ÎNREGISTRAREA DATELOR CU PRIVIRE LA CORESPONDENȚA

PRIMITĂ

În cadrul unei unități, se pot folosi următoarele variante de înregistrare a

corespondenței primite:
- Registrele și fișele de corespondență = se înregistrează corespondența
primită dar și cea expediată;
- Dosarele, clasoarele și bibliorafturile în care se păstrează și se clasează
actele, împreună cu corespondența compartimentelor funcționale
implicate;
- Condicile de expediere și distribuire a corespondenței;
- Borderourile de expediere a corespondenței.
La primirea corespondenței, persoana desemnată cu această activitate
semnează în condica de expediere, verifică corespondența, o sortează.
Modalități de lucru:
- Se atașează la scrisoare o notiță în care sunt enumerate toate
departamentele interesate și apoi scrisoarea este trimisă pe rând la
toate acestea;
- Scrisoarea se distribuie departamentului care se ocupă de majoritatea
problemelor cuprinse în ea;
- Se fac copii și se trimite câte una fiecărui departament interesat.

EXPEDIEREA CORESPONDENTEI PRIN POȘTĂ SAU FAX

Corespondența expediată de o instituție cuprinde răspunsuri la scrisorile

primite sau scrisori care initiază un ciclu de corespondență cu alte unități sub
formă de adrese, rapoarte, scrisori, documentatii de afaceri, somații, cereri,
oferte.
Modalități de expediere a corespondenței: prin poștă, prin fax, directă cu
ajutorul curierilor.
Faxul este un aparat ce transmite direct la un număr de telefon prevăzut
 cu fax imagini sub formă digitală. Spre deosebire de email, faxul poate fi
folosit la transmiterea unor documente cu antet sau parafate și semnate, care nu
pot fi transmise prin email decât dacă avem la dispoziție un scaner.
Funcțiile unui fax:
- se pot recepționa automat faxurile și li se poate răspunde automat;
- pot fi imprimate toate informațiile în memoria locală;
- poate fi apelat fără a fi un operator langă acesta.

POȘTA ELECTRONICĂ

Poșta electronică sau e-mailul face parte din aplicațiile consacrate ale
rețelelor de calculatoare, fiind utilizată de un număr din ce în ce mai mare de
persoane de aproape trei decenii. Poșta electronică s-a dovedit curând mult mai
eficientă decât cea clasică: mesajele electronice ajung foarte repede la destinație
și, în plus, permit transmiterea unor informații de tipuri diverse.
Avantajele poștei electronice:
- un mesaj trimis prin poșta electronică nu se poate rătăci precum o
scrisoare obișnuită;
- permite o transmitere rapidă către orice loc din lume;
- folosește instrumente de gestiune a mesajelor.
Dezavantajele poștei electronice:
- un fișier atașat poate conține un virus de computer;
- se pot produce erori și neglijențe în folosirea emailului.