File PDF

crearli, ottimizzarli,
renderli fruibili
 Indice del corso

• Cosa è un pdf?
• I vantaggi del formato pdf
• Creare un pdf
• Creare un pdf da documenti di Office
• Creare un pdf da pagine web
• Creare un pdf da file immagini
• Creare un pdf da scansioni
• Pdf da documenti con più di 5 pagine
• Come creare un Sommario in Word
• Regole di gestione del file
• Ridurre il peso con PDF CREATOR
• Come leggo i file pdf? Acrobat reader
• Ho un pdf ma non ho più il file originale in Word
• Last but not least
 Cosa è un pdf?

PDF

Portable Document Format

è un formato di file basato su un linguaggio di descrizione di pagina

sviluppato da Adobe Systems nel 1993 per rappresentare
documenti in modo indipendente dall'hardware e dal software
utilizzati per generarli o per visualizzarli.
 I vantaggi del formato pdf

1.
Il vostro file sarà visualizzato
su ogni periferica esattamente come lo
visualizzate voi!

risolve fondamentalmente i vecchi conflitti

di lettura tra un programma e l’altro
Vuoi approfondire un po’?

“Documento in Formato Portabile”

lo dice la parola stessa. Capita infatti che se trasmettiamo un
documento in Word con una versione del 2000, probabilmente chi lo riceve non lo
leggerà in maniera identica se ha una versione precedente di Word.
Personalmente mi capita qualcosa di analogo anche per la trasmissione di files di
immagini: talvolta inviando immagini, anche se in jpeg, non arrivano al destinatario
allo stesso modo se non addirittura “rotte”.
È un problema di decodifica dei files della macchina ricevente che, nell’interpretare i
dati, utilizza quelli in essa settati che spesso non si rifanno alle norme di codifica
internazionali. Avete presente alcuni messaggi di posta elettronica in cui le “è”, gli
accenti ed altri simboli vengono trasformati in “?” o altri simboli strani? Questo
accade perchè il programma di posta elettronica non è settato in Unicode
(ISO10146), ovvero, un sistema di codifica elettronico internazionale che fa
corrispondere ad ogni carattere, compresi i simboli di tutte le lingue del mondo, un
numero ben preciso.
Col PDF tutto ciò è risolto: se trasformate un qualsiasi testo o immagine da un
programma di scrittura o grafico in PDF, chi riceverà questo documento lo leggerà
perfettamente come lo vedete voi sul vostro monitor !
Vuoi approfondire un po’?

PDF/A

ISO 19005-1:2005 è uno standard ISO pubblicato il 1º ottobre 2005:

Document Management - Electronic document file format for long term preservation
- Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)
Questo standard definisce un formato (PDF/A) per l'archiviazione nel lungo periodo
di documenti elettronici ed è basato sulla versione 1.4 del formato PDF di Adobe
Systems Inc., implementato in Adobe Acrobat versione 5 e successive.
PDF/A è in effetti un sottoinsieme di PDF, ripulito delle funzioni non pensate per
l'archiviazione di lungo periodo. È simile nella definizione a PDF/X, un sottoinsieme
concepito per la stampa e la grafica di qualità.
Inoltre lo standard definisce i requisiti cui devono rispondere i software di lettura dei
file in questo formato. Un "lettore conforme" deve rispettare alcune regole
riguardanti, ad esempio, la gestione dei colori, l'utilizzo dei caratteri per il rendering
e la gestione delle annotazioni contenute disponibili all'utente.

(fonte: wikipedia)
 I vantaggi del formato pdf

2.
Pronto per la stampa

Non solo ciò che vedo io lo vede invariato anche un

altro utente su un altro PC, ma anche le stampanti
“vedono” e riproducono su carta esattamente ciò che si
visualizza a video
 I vantaggi del formato pdf

3.
Ipertesti, collegamenti e allegati

all’interno di un documento in PDF è possibile creare

dei link che rimandano ad altri documenti (da inserire
nella cartella del lavoro) realizzati con qualsiasi
programma ed anche a siti web in linea.
Se avete un ipertesto realizzato con altro
programma, potete mantenere tutti i collegamenti
di questo trasformandolo in PDF.
 I vantaggi del formato pdf

4.
Indicizzazione

nel caso il documento sia composto da più pagine,

è possibile creare un indice che collega ad ogni pagina
o a parte di esso
 I vantaggi del formato pdf

5.
PROTEZIONE 1
Legge solo chi deve

ogni documento in PDF può essere criptato da una

password in modo che vi possano accedere solo gli
autorizzati
 I vantaggi del formato pdf

5.
PROTEZIONE 2

È possibile anche impedire la stampa, la copia, la

selezione ecc… del documento lasciando solo la
possibilità di visualizzarlo sul monitor
 I vantaggi del formato pdf

6.
Miniature

è possibile visualizzare delle anteprime per tutte le

pagine del documento in modo da poter individuare più
celermente la pagina che interessa
 I vantaggi del formato pdf

7.
Condivisione

il PDF è stato creato per condividere al 100%

qualsiasi file su qualsiasi computer. Potete inserire
documenti in PDF scaricabili dal vostro sito web,
trasmetterlo per posta elettronica, caricarlo su CD.
Basta che, chi deve leggere, abbia installato sul proprio
computer l’Acrobat Reader scaricabile gratuitamente
dal web (700 kb circa).
 Creare pdf

WOW! INIZIAMO!

Ora vorrete subito iniziare a convertire in pdf i vostri

files, magari il doc che contiene la tesi di laurea, il
grafico excel creato per il bilancio aziendale, la
presentazione da consegnare al capo...
Il problema
(che poi non è un problema)
Non esistono strumenti di authoring
(ossia di creazione dei documenti) gratuiti,
ragion per cui dobbiamo appoggiarci a programmi esistenti per
creare convertire poi i file generati in PDF.

esistono 2 possibili
soluzioni al problema
Il problema
(che poi non è un problema)

1. conversione diretta da parte

di un programma da un formato
all'altro (ad esempio DOC -> PDF)

Molti produttori di programmi stanno lavorando affinché

qualsiasi documento, realizzato con qualsiasi software,
possa essere salvato in PDF.
Per quanto ci riguarda, al momento, solo Office 2007.
Il problema
(che poi non è un problema)

2. la creazione di una
stampante virtuale che generi
il file che ci interessa

La seconda soluzione è la più economica e pulita, in

quanto ci permette di creare un file pdf da QUALSIASI
programma permetta la stampa.
 Creare pdf

Il pdf è il risultato
di una stampa virtuale
di un qualsiasi tipo di file
Tra cui quindi i documenti di Microsoft Office
(e quindi: word, excel, power point, outlook), le
pagine web, i file immagini (e quindi tutti i documenti
prodotti da scansioni)
 Creare pdf - PDF CREATOR

Eccellente utilità gratuita, opensource

e distribuita sotto licenza GNU GPL (licenza d'uso che consente di
impiegare PDF Creator non solo in ambito domestico, per uso
personale, ma anche in azienda)

MA COSA è?
Un programma, capace di generare file PDF a partire da
qualsiasi applicazione integri una funzionalità di stampa, è
impiegabile in qualsiasi contesto.
Vuoi approfondire un po’?

Tra le possibilità offerte da PDF Creator vi sono

funzionalità specifiche rivolte alla sicurezza che
permettono di crittografare un file PDF ed impedirne
l'apertura, la stampa, la modifica e così via.

È possibile fare in modo che tutti gli utenti della stessa

rete locale (si pensi ad una configurazione aziendale)
siano in grado di generare documenti PDF senza dover
installato il software su ogni singola workstation…

 download PDF CREATOR

(http://www.pdfforge.org/download)
 Creare pdf dai documenti di OFFICE

Il pdf dai documenti di Microsoft Office

(word, excel, power point, outlook…)

File > Stampa > Pdf creator

SOLO PER OFFICE 2007

File > Salva con nome > pdf
 Creare pdf dai documenti di OFFICE

File

Stampa

Pdf creator
 Creare pdf dai documenti di OFFICE

File

Salva con nome

pdf
 Creare pdf da pagine web

File

Salva con nome

pdf
 Creare pdf da file immagine
(jpg, gif, png, bmp…)

Direttamente nella
cartella senza aprire
il file

Tasto DX

Stampa

Pdf Creator
 Creare pdf da file immagine
(jpg, gif, png, bmp…)

Aprendo il file
immagine (con il
visualizzatore, con
Paint, o con altri SW)

File

Stampa

Pdf Creator
 Creare pdf con stampanti/fotocopiatrici

Si possono creare pdf da documenti cartacei

già in vostro possesso utilizzando la funzione
di acquisizione delle stampanti/fotocopiatrici interne

Acquisizione da documento cartaceo

(di 1 o + pagine)

Regolazione qualità (peso)

 Creare pdf con stampanti/fotocopiatrici

Posizionare
gli originali
cartacei
 Creare pdf con stampanti/fotocopiatrici

Scegliere la
funzione
“INVIO”
 Creare pdf con stampanti/fotocopiatrici

Selezionare la
destinazione
 Creare pdf con stampanti/fotocopiatrici

Selezionare la
destinazione
dalla
“RUBRICA”
Creare pdf con stampanti/fotocopiatrici

Scegliere il
destinatario
dall’elenco e
“OK”
 Creare pdf con stampanti/fotocopiatrici

Selezionare
“Tipo originale /
Trasmissione”
 Creare pdf con stampanti/fotocopiatrici

Selezionare
“Formato file”
 Creare pdf con stampanti/fotocopiatrici

Selezionare
“Formato file”
Pdf, tiff, jpg
 Creare pdf con stampanti/fotocopiatrici

Selezionare
la qualità
(=peso) del file
e “OK”
 Creare pdf con stampanti/fotocopiatrici

AVVIO
Creare pdf con stampanti/fotocopiatrici

Troverete nella
vostra cartella
sul desktop il
file pdf che
avete appena
creato
Se non siete configurati…

Inserire richiesta apposita

tramite intranet
e contattare l’ICT al

355
 Pdf da documenti con più di 5 pagine

Se avete un documento (non cartaceo) formato

da più di 5 pagine da PIDIEFFARE

È buona prassi inserire un sommario

degli argomenti principali trattati
il sommario creato in automatico con word mantiene le proprie
caratteristiche di ipertesto anche nel formato
Pdf da documenti con più di 5 pagine

Come si fa?
 Come creare un sommario in Word?

2 semplici passi

1. Assegnare uno stile ai titoli

2. Utilizzare la funzione automatica

“Inserisci” - “Sommario”

oppure per office 2007

Pannello “Riferimenti” - “Sommario”
 Come creare un sommario in Word?

Selezionare con il
mouse il titolo nel
testo del documento

Assegnare lo stile
 Come creare un sommario in Word?

Creare il sommario
 Come creare un sommario in Word?

Creare il sommario
 Regole di gestione del file

Salvataggio file e naming

• I file da allegare agli articoli del sito vanno salvati sempre senza
spazi utilizzando il simbolo “_” per separare le parole

• utilizzare il carattere minuscolo

• nomi brevi, MAI accenti, apostrofi, virgole, punti asterischi e

caratteri simili…)

OK convegno_stati_gen_cooperazione.pdf

Convegno Stati Generali della cooperazione e

dell’imprenditorialità sociale.pdf
 Regole di gestione del file

Creazione nuove cartelle ed

eliminazione file e pagine

Per la creazione di nuove cartelle nella Library del sito,

per la cancellazione di file o pagine create per errore
contattare l’ufficio Comunicazione
 Regole di gestione del file

Sostituzione dei file

Per sostituire un file già presente in una pagina del sito,

nominare il file con il nome esattamente uguale a
quello già presente, in questo modo il file verrà
sovrascritto
 Regole di gestione del file

Dimensioni dei file

Ricordare sempre di inserire le dimensioni del file.

dopo avere inserito il file nell’articolo fare “doppio clic”
sul file e nella finestra che si apre
inserire alla voce descrizione la dicitura
“in formato pdf …”

esempio: in formato pdf 15 KB

 Regole di gestione del file

Dimensioni dei file

Come faccio a sapere

quanto pesa un file?
 Regole di gestione del file

Dimensioni dei file

Selezionando il file con il mouse

Tasto dx  Proprietà

Pannello proprietà
 Regole di gestione del file

Dimensioni dei file

Visualizzando
i dettagli della
cartella
 Regole di gestione del file

PDF di dimensioni
mastodontiche?
 Regole di gestione del file

Solitamente si tratta di documenti che contengono, oltre

al testo, molte immagini acquisite, ad esempio, tramite
scanner (e stampanti/fotocopiatrici/scanner)

Ciò rende il documento generato estremamente

pesante e più difficoltoso da gestire, soprattutto se deve
essere trasmesso via e-mail o pubblicato sul web.
 Regole di gestione del file

Come faccio a ridurre

il peso di un file pdf?
 Regole di gestione del file

Bisogna esser un mago…

 Regole di gestione del file

NO!
Bisogna PIDIEFFARE il pdf
 Ridurre il peso con PDF CREATOR

Aprire il PDF da
"compattare" con
Adobe Reader

File > Stampa

scegliendo la stampante
virtuale "PDFCreator“

Il file risultante, anche

impiegando le
impostazioni di
default del software,
risulterà decisamente
più compatto.
 Ridurre il peso con PDF CREATOR

Nella scheda
Compressione di PDF
Creator
Menù:
Stampante > Opzioni

il software propone una

serie di opzioni che
consentono di ottenere
documenti più compatti
in termini di dimensioni.
 Ridurre il peso con PDF CREATOR

Ricorrendo a PDF
Creator è possibile
ridurre le dimensioni di
un file PDF.
Il programma, infatti,
agisce sui contenuti del
documento riducendo le
palette di colori utilizzate,
ad esempio, per le
immagini presenti
all'interno del file.
More info…

Va comunque sottolineato come il

suggerimento legato all'utilizzo di PDF Creator
dia migliori risultati ogniqualvolta si ha a che fare con
PDF generati a partire da documenti acquisiti tramite
scanner.

Su un documento PDF che contiene solo testi

selezionabili, caselle di test, link cliccabili (generalmente
creati a partire da file word) non si otterranno risultati
apprezzabili perché…
 di fatto questi file risultano sempre molto leggeri
 Come si leggono i file pdf?

con Acrobat reader

o altri software pdf reader

 Acrobat Reader

Funzionalità principali
barra degli strumenti

Stampa

Pagine (up & down)

Visualizzazione

Trova

ATTENZIONE: per mostrare la

barra degli strumenti
Menù > Vista > Barre degli
strumenti
 Acrobat Reader

Trova

Permette di cercare (e
trovare) una parola
all’interno del testo.

ATTENZIONE:
Funziona solamente su
pdf con testo
selezionabile (non
funziona con pdf creati
da immagini o da
scansioni)
 Acrobat Reader

Menù Vista

Pannelli di navigazione

Pagine
 Acrobat Reader

Menù Modifica

Seleziona tutto

Copia e incolla in word

Ho un pdf ma non ho più il file di word!

Come faccio?
 Regole di gestione del file

Bisogna esser Einstein?

Tutto dovrebbe essere reso

semplice quanto possibile,
ma non più semplice.
 Regole di gestione del file

NO!

Bisogna FARSI UNA

DOMANDA… e DARSI UNA
RISPOSTA
 Ho un pdf ma non ho più il file di word!

Il testo di questo pdf è

selezionabile?

Ad es. per tutti i pdf Ad es. pdf creato da

creati da word o file immagine o
excel… scansione

Seleziono, copio e
incollo il testo in un
STOP!
Lasciate ogni speranza o
documento di word, lo voi che non avete salvato
formatto e lo salvo l’originale
 Ho un pdf ma non ho più il file di word!

Alcuni reader permettono di

salvare il testo in fotmaro .txt
… ma non tutti

File > Salva come testo

More info…

Esiste un software gratuito che rende possibile l'effettuazione

del processo inverso.
Il software si chiama PDF to Word Converter ed è un'applicazione che
agevola questa operazione rendendola possibile con pochi clic del mouse.

PDF to Word Converter dà il meglio di sé nella

conversione a file .doc di tutti quei documenti PDF
che non contengano interamente immagini
scansionate.
Il file .doc risultante, inoltre, dovrebbe essere aperto solo con Microsoft
Word: con altri software alternativi è possibile si ottengano risultati che
differiscono dal layout originale del file PDF.

Il download della versione più recente di PDF to Word Converter è

effettuabile gratuitamente cliccando qui (1,1 MB circa).
 Last but not least

Per qualsiasi dubbio,

o perplessità…
 Last but not least

…esiste un passepartout
 Last but not least

il tasto:

F1
 F1, nel dubbio il tuo migliore amico

Non ricordate più un

passaggio???
Il tasto F1 (da tastiera) o
dalla voce “?” da menù
permettono di accedere
alla “Guida” del
programma che si sta
utilizzando.

La cosa bella
è che esiste
per ogni
programma!