Organización y métodos

Facultad de Ciencias Económicas

Organización y Métodos

Catedrático: Lic. Wilber Evenor Gómez Rivas

Grupo: 0

Temas:

Tipos de organización

Organización virtual

Organización inteligente

Reglas para organizar

Modelo de MCKINSEY de las siete claves de la organización

Manuales administrativos

INTEGRANTES:
Carnét:

Oswaldo Neftalí Pérez

PP103208

Mónica Guadalupe Salazar

SS100109

Silvia Vanessa Flores Sosa FS100209

Tiffany Lisbet Pérez Zelada

PZ100109

Vivian Stephanie García Orellana

GO100408

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 Organización y métodos

INTRODUCCION

El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interacción con sus
semejantes, por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar
unos con otros, por sus restricciones personales, y deben constituir
organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual
no alcanzaría realizar.

Estas organizaciones son extremadamente heterogéneas y diversas, cuyo

tamaño, características, estructuras y objetivos son diferentes. Esta situación, da
lugar a una amplia variedad de tipos de organizaciones que los administradores y
empresarios deben conocer para que tengan un panorama amplio al momento de
estructurar o reestructurar una organización.

Incluimos una breve explicación de los principales tipos de organizaciones,

clasificados según sus objetivos, estructura y características principales, con la
finalidad de brindar un panorama amplio, ordenado y comprensible acerca de este
importante tema.

Además la Organización según Mc McKinsey y la 7S que son la clave de la

organización y la importancia que se le da a la planificación de la estructura dentro
de una entidad.

Seguidamente se presentan: los manuales administrativos, sus generalidades,

objetivos de los manuales, la importancia de ellos, los tipos de manuales
administrativos, el proceso de elaboración de un manual y principales manuales
dentro de la organización.

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OBJETIVOS.

Objetivo General.

• Investigar los diferentes tipos de organización, citando sus conceptos,

estructuras y características principales.

Objetivos Específicos.

• Dar a conocer los diferentes tipos de organizaciones y su clasificación

según su tipo citando sus características, ventajas y desventajas.

• Describir el modelo de la Organización según McKinsey y sus 7S así como

también las nueve reglas para la planificación de la estructura organizativa.

• Mencionar las características, objetivos, importancia, procesos de

elaboración y tipos de manuales administrativos y cuáles son los principales
manuales dentro de la organización.

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INDICE

1. TIPOS DE ORGANIZACION...............................................................................6
1.1 Organización formal...................................................................................6
1.2 Organización Informal................................................................................6
1.3 Organizaciones Sociales.............................................................................7
1.4 Organización Lineal....................................................................................8
1.5 La organización funcional .........................................................................9
2. ORGANIZACIONES VIRTUALES.......................................................................11
Ventajas competitivas de los sistemas virtuales. ..........................................11
Desventajas competitivas de los sistemas virtuales......................................12
Características de una Organizaciones Virtual...............................................13
Actitudes y Comportamiento.........................................................................13
ORGANIZACIONES INTELIGENTES.....................................................................14
Ventajas de la organización inteligente.........................................................14
Las organizaciones inteligentes necesitan que sus equipos desarrollen cinco
disciplinas...................................................................................................... 15
1. Dominio Personal....................................................................................15

2. Modelos Mentales...................................................................................15
3. Construcción de una visión compartida..................................................15
4. Aprendizaje en equipo............................................................................16
5. El pensamiento sistémico.......................................................................16
REGLAS PARA ORGANIZAR.............................................................................16
4. MODELO DE MCKINSEY DE LAS 7 CLAVES DE LA ORGANIZACIÓN.................17
STRATEGY (Estrategia)...................................................................................17
STRUCTURE (Estructura)................................................................................18
SKILLS (Habilidades).....................................................................................18
SHARED VALUES (Valores compartidos).......................................................18

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SYSTEMS (Sistemas).....................................................................................18
STYLE (Estilo).................................................................................................19
STAFF (Personal)............................................................................................19
Fortalezas del modelo ...................................................................................20
5. MANUALES ADMINISTRATIVOS.....................................................................21
Tipos de manuales.........................................................................................23

Manual de organización..............................................................................23
Manual de normas y procedimientos..........................................................24
Manual de puestos y funciones...................................................................25
Lineamientos para elaborar los manuales administrativos............................27

1. recopilación de información....................................................................27

2. interpretación y diseño de la información...............................................28

3. Elaboración del manual..........................................................................28

4. Aprobación y actualización del manual...................................................28

CONCLUSION.....................................................................................................29

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1. TIPOS DE ORGANIZACION
1.1 Organización formal

Mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una

forma eficiente. Cada miembro puede contribuir en forma más eficiente con su
trabajo, para la conservación del objetivo primordial.

Es un sistema de tareas bien determinadas, cada una de estas tiene en si una

determinada cantidad específica de autoridad, responsabilidad y deber de rendir
cuentas.

Esta organización facilita la determinación de objetivos y políticas, es una forma de

organización fija y predecible, lo que permite a la empresa anticipar sus futuros
logros.

Propósitos:

• Permitir al administrador o ejecutivo profesional la consecución de los

objetivos primordiales de una empresa.
• Eliminar duplicidad de trabajo
• Asignar a cada miembro de la organización una responsabilidad y
autoridad para la ejecución eficiente de sus tareas.
• Una excelente organización permite el establecimiento de canales de
comunicación adecuados.

La organización formal es un elemento de la administración que tiene por objeto

agrupar o identificar las tareas y trabajos a desarrollarse dentro de la empresa.

1.2 Organización Informal

Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante
la organización formal.

Este tipo de organización se puede observar en cinco niveles diferentes:

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1. Organización Informal Total, considerada como un sistema de grupos

relacionados entre sí.
2. Constituida en grupos mayores de opinión o de presión sobre algún
aspecto particular de la política de la empresa
3. Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados
más o menos íntimamente.
4. Grupos pequeños de tres y cuatro personas relacionados
íntimamente.
5. Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales.

1.3 Organizaciones Sociales

Grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con mayor eficiencia
determinados objetivos en común que individualmente no es posible lograr.

Sus objetivos son los fines o metas que pretenden alcanzar mediante el esfuerzo
colectivo.

Pueden distinguirse dos etapas principales:

1. La estructuración o construcción del mismo.

2. Consiste en la operación o funcionamiento normal del mismo para
lograr los fines propuestos.

En una empresa debe analizarse los elementos que la forman:

• Recursos Humanos:

Elementos activos de la empresa, es decir, aquellos cuyo trabajo es de categoría

más intelectual y de servicio.

• Recursos Materiales:

Lo integran sus edificios y las instalaciones que en éstos se realizan para

adoptarlas a la labor productiva.

• Recursos Técnicos:

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 Organización y métodos

Son las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas cosas,
personas o éstas con aquéllas. Puede decirse que son los bienes inmateriales de
la empresa.

1.4 Organización Lineal

Se originó con los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de la era

medieval.

Es una organización muy simple y de conformación piramidal, donde cada jefe

recibe y transmite todo lo que sucede en su área, cada vez que las líneas de
comunicación son rígidamente establecidas.

Tiene una organización básica o primaria y forma un fundamento de la

organización. Sus características las pasaremos a enunciar a continuación.

Autoridad lineal y única:

Es la autoridad del superior sobre los subordinados. Cada subordinado se reporta

solamente a su superior, tiene un solo jefe y no recibe órdenes de ningún otro.

Líneas formales de comunicación:

La comunicación se establece a través de las líneas existentes en el organigrama.

Cada superior centraliza las comunicaciones en línea ascendente de los
subordinados.

Centralización de las decisiones:

Su característica es el desdoblamiento y convergencia de la autoridad hacia la

cúspide de la organización. Solo existe una autoridad suprema que centraliza
todas las decisiones y controla la organización.

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Construcción de la organización interna:

Los principales objetivos de la organización son: desarrollo, estabilidad e

interacción. Esta última es la provisión de medios para que sus miembros se
asocien, recíprocamente en actividades que hacen a la organización.

1.5 La organización funcional

El principio fundamental es el Staff. Este tipo de organización se sustituyó en la

organización lineal por la funcional en la que cada operario pasa a reportar, no
solo a su jefe superior, sino a varios, pero cada uno en su especialidad.

Las características principales de la organización funcional son:

1. Autoridad funcional o dividida:

Esta se basa en la especialización, es autoridad de conocimiento y se expande a

toda la organización.

2. Línea directa de comunicación:

Las comunicaciones son efectuadas directamente sin necesidad de intermediarios.

3. Descentralización de las decisiones:

No es la jerarquía sino la especialidad quien promueve las decisiones.

4. Énfasis en la especialización:

Cada órgano o cargo contribuye con su especialidad a la organización.

Organización de una gran empresa industrial fabricante de tejidos.

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Staff

El Staff es el resultado de la organización lineal y funcional, en esta organización

existen órganos de decisión en la asesoría.

Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar,

mientras que los órganos Staff prestan asesoría a servicios especializados.

Comités

El comité es un grupo de personas con autoridad de línea y Staff, a las cuales se

les entrega un asunto para su estudio. Esta característica diferencia el comité de
otros órganos de la administración.

Existen diferentes clases de comités los que hacen funciones administrativas, los
que realizan funciones técnicas, y los que realizan el estudio de problemas y
aquellos que proveen recomendaciones.

Las características principales son:

1. El comité no es un órgano de la estructura organizaciones.

2. Los comités pueden ser formales, informales, temporales o
permanentes.

a) Formales: Cuando Forman parte de la estructura de la empresa, con

deberes y autoridad específicamente delegadas.

b) Informales: Cuando se organiza por una persona que desea un estudio

o decisión sobre algún problema especial.

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c) Temporales: Cuando se realiza el estudio de algún problema en

especial por un tiempo relativamente corto.

d) Permanentes: Los comités formales son, por lo general, permanentes.

2. ORGANIZACIONES VIRTUALES

La organización virtual se refiere a una estructura que promueve la realización de

alianzas temporales entre personas, instituciones y empresas con el propósito de
realizar tareas específicas enlazadas mediante el empleo de las tecnologías de la
sociedad de la información, siguiendo esquemas que reducen los costes y facilitan
el acceso a las capacidades y recursos de las partes involucradas.

Ventajas competitivas de los sistemas virtuales.

• La creciente relevancia del estudio de los sistemas virtuales se centra en la

capacidad que éstos tienen para permitir una rápida adaptación a las necesidades
del entorno, proporcionando una mayor flexibilidad a la cadena de valor formada
por las empresas participantes. Desde este punto de vista, las ventajas
competitivas del uso y desarrollo de una red virtual pueden englobarse en dos
grandes grupos:

1) Agiliza la respuesta a los cambios en las necesidades de los clientes

2) Mejora la eficiencia organizativa.

• En cuanto a la agilidad para reaccionar a los cambios, en entornos muy

dinámicos el éxito depende fundamentalmente de la rapidez de los procesos de
aprendizaje/des aprendizaje. El acceso a los conocimientos de los agentes
miembros de la red, favorece este proceso.

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 Organización y métodos

• Este tipo de organizaciones consigue menores costes fruto de la especialización

de cada uno de los agentes participantes en sus competencias esenciales, lo que
supone externalizar ciertas actividades y permite a las empresas incrementar su
eficiencia.

Desventajas competitivas de los sistemas virtuales.

• Una de las principales desventajas de este tipo de organizaciones es la posible

pérdida del Know-How Clave.

• A medida que se subcontratan más actividades, la ganancia del valor agregado

es entregada a otros.

• Necesidad de grandes dosis de autodisciplina, el tele trabajador deberá orientar

su actividad hacia la prestación efectiva de servicios, por los que aquellos que
carezcan de poder de auto organización o autodisciplina tendrán una gran
desventaja competitiva.

• Problemas de tipo psicológico o relacional, ya que puede producir sensación de

aislamiento en el tele trabajador.

• Dificultad para motivar a los trabajadores a distancia y hacerles partícipes de los

objetivos de la compañía lo que puede llevar a que ésta pierda parte de su fuerza
corporativa.

• En la mayor parte de países, especialmente las naciones en desarrollo, no hay

un marco legal que regule el teletrabajo.

• Las empresas deben poner especial énfasis en la seguridad de la información,

tanto a nivel físico como a nivel de redes.

• Y finalmente, existe la posibilidad de perder el control sobre el negocio, al surgir

un conflicto con alguna de las empresas que conforman la red.

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Características de una Organizaciones Virtual

• Los individuos tienen una visión o meta compartida y un protocolo para

la colaboración.
• Agrupan actividades de acuerdo a sus "core competences".
• Trabajan juntos en equipos con el fin de aportar sus "core competences"
a la cadena de valor.
• Procesan y distribuyen la información en tiempo real a través de toda la
red. Lo que les permite tomar decisiones y coordinar acciones de
manera rápida.
• Se agregan miembros a la red, según sean necesarias nuevas "core
competences".

Actitudes y Comportamiento
Esta nueva de estructura de negocio y nueva manera de interacción y
coordinación llamada Organización Virtual requiere de cambios por parte de los
empleados y administradores. La tecnología con todos sus avances no puede
remplazar la necesidad básica de tener metas claras, un liderazgo efectivo y
relacione humanas adecuadas. La tecnología es una herramienta un facilitador
que nos permite realizar actividades de manera distinta y más rápidamente, pero
el contenido y la dirección, los que hacen la diferencia entre el éxito y el fracaso,
todavía está determinado por los seres humanos.

Otros temas que se deben abordar por las Organizaciones Virtuales son:
identificar las "core competences" actuales de la empresa y las "core
competences" deseadas, proveer de la infraestructura tecnológica que permita la
colaboración y comunicación de equipos geográficamente dispersos, medir las
mejoras del servicio al cliente, estimular el aprendizaje, cambiar el antiguo sistema
de remuneración basado en el tiempo de la era industrial a un nuevo sistema de
remuneración basado en desempeño acorde a la era de la información.

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 Organización y métodos

ORGANIZACIONES INTELIGENTES

Una organización
inteligente es una
estructura integrada,
trabaja como un todo,
que es capaz de tejer
permanentemente la
habilidad de cambiar la
esencia de su carácter;
tiene valores, hábitos,
políticas, programas, sistemas y estructuras que apoyan y aceleran el
aprendizaje organizacional.

Las características de las organizaciones inteligentes es el manejo efectivo de su

conocimiento, detección oportuna de necesidades de mercado y por su capacidad
de innovación. Los sistemas de manejo de conocimiento permitirán lograr esta
meta, facilitando el trabajo colaborativo y creativo de todos los miembros de la
empresa.

Ventajas de la organización inteligente

• Reutilización del conocimiento y la experticia de otros integrantes de la

empresa
• La creación a partir de la información existente, en lugar de la creación
desde cero
• Toma de decisiones más informadas, y por lo tanto con mayor
posibilidad de éxito
• Intercambio constante de información entre los miembros de la empresa

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Las organizaciones inteligentes necesitan que sus equipos

desarrollen cinco disciplinas.
1. Dominio Personal

Consiste en aprender a reconocer nuestras verdaderas capacidades y las de las

personas que nos rodean. Solo si conocemos quiénes somos en realidad, que
queremos y que es lo que somos capaces de hacer, tendremos la capacidad para
identificarnos con la visión de la organización, de proponer soluciones creativas, y
de aceptar el compromiso de crecer cada vez más junto con la organización.

2. Modelos Mentales

Nuestras formas de pensar o modelos inconscientes (paradigmas), que pueden

restringir nuestra visión del mundo y la forma en que actuamos. Para descubrirlos
debemos mirar hacia nuestro interior y descubrir esos conceptos que nos
gobiernan y que marcan y condicionan nuestro comportamiento. Conocer y
manejar nuestros modelos mentales o paradigmas nos permitirá promover formas
de comunicación clara y efectiva dentro de la organización, que sean un apoyo
para el crecimiento y no un obstáculo.

3. Construcción de una visión compartida

Lograr una visión que se convierta en una fuente de inspiración y productividad

para la organización, para que todos los miembros de la organización aprendan a
descubrir en sí mismos la capacidad de crear una visión personal que de sentido a
su vida y a su trabajo, que apoye la visión central propuesta por el líder. Todas las
visiones personales van alimentando la gran visión de la organización, y cada uno
siente en ella una conexión intima que lo impulsa a dar todo de sí para convertirla
en realidad.

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 Organización y métodos

4. Aprendizaje en equipo

Generar el contexto y desarrollo de aptitudes de trabajo en equipo, logrando el

desarrollo de una figura más amplia, superadora de la perspectiva individual.
Crear y fortalecer a los equipos de trabajo se centra fundamentalmente en el
diálogo, en pensar juntos para tener mejores ideas. En el interior de los grupos se
dan infinidad de relaciones inconscientes que van determinando la calidad del
diálogo, tales como: mecanismos de auto-defensa, sentimientos de inferioridad o
superioridad, deseos de complacer al superior, etc.

5. El pensamiento sistémico

Esta quinta disciplina nos ayuda a pensar en términos de sistemas, ya que la

realidad funciona en base a sistemas globales. Para ello, es necesario que
comprendamos cómo funciona el mundo que nos rodea.

La esencia de la quinta disciplina consiste en un cambio de perspectiva de las

situaciones que vivimos para poder identificar las interrelaciones en lugar de
asociarlas a cadenas lineales de causa – efecto. Es necesario ver los procesos de
cambio que se generan, en vez de las imágenes instantáneas que se producen.

Las organizaciones que cobrarán relevancia en el futuro serán las que descubran
cómo aprovechar el entusiasmo y la capacidad de aprendizaje de la gente en
todos los niveles de la organización. El aprendizaje en equipo es vital porque la
unidad fundamental para el aprendizaje en las organizaciones modernas no es el
individuo sino el equipo

REGLAS PARA ORGANIZAR

-Todas las personas deben obedecer a un objetivo, responsabilidad y autoridad.

-Establecer niveles de autoridad
-Establecer una autoridad suprema
- Delimitar el número de trabajadores a supervisar

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-Los deberes y obligaciones deben estar por escrito

-La autoridad superior debe decidir sobre aquellos aspectos no rutinarios

4. MODELO DE MCKINSEY DE LAS 7 CLAVES DE

LA ORGANIZACIÓN

 Strategy (Estrategia)

 Structure (Estructura)

 Staff (personal)

 Style (estilo de administración)

 System (sistemas y procedimientos)

 Shared values (valores compartidos y conceptos rectores

 Skills (habilidades y fuerzas de la organización.

STRATEGY (Estrategia)

Es vital plantear una estrategia correcta que refleje una precisa evaluación del
entorno y, en especial, de la competencia. Es, en definitiva, la adecuada acción y
asignación de los recursos lo que permite lograr los objetivos de la empresa. Lo
difícil no es proponer estrategias, sino ejecutarlas.

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 Organización y métodos

STRUCTURE (Estructura)

Es la estructura organizacional que comprende el conjunto de unidades advas.

Creadas dentro de la empresa y las relaciones de autoridad y responsabilidad que
en ella se dan.

Desde este punto de vista, la estrategia determinará la estructura y el diseño

organizacional y será el mecanismo facilitador para que la empresa logre sus
objetivos. De esta forma: si la estrategia cambia, la estructura cambia; no
constituyendo un escollo para la primera.

SKILLS (Habilidades)

Son las capacidades distintivas de la empresa. Lo que Michael Porter llamaría sus
competencias centrales o lo que la empresa hace mejor. Es vital que la estrategia
elegida sea consecuente con estas habilidades.

SHARED VALUES (Valores compartidos)

Equivalen al concepto de misión y son los valores que comparten todos los
miembros de la empresa y que traduce la estrategia en metas circulares uniendo a
la organización en el logro de objetivos comunes.

SYSTEMS (Sistemas)

Son todos los procedimientos y procesos necesarios para desarrollar la estrategia

(sistemas de información, sistemas y procesos de producción, presupuestos,
controles, etc.). Son, también, todos los procedimientos formales e informales que
permiten que funcione una organización. Deben estar alineados con la estrategia y
constituir el soporte adecuado para su logro.

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 Organización y métodos

STYLE (Estilo)

Es la forma en que la alta dirección se comporta y, por lo tanto, establece el

modelo a seguir. La tesis de fondo es que las acciones relevantes, incluso las
simbólicas, comunican a cada miembro de la organización respecto de las
prioridades y compromiso de la empresa con la estrategia.

STAFF (Personal)

Son las personas que conforman la empresa y se encargan de ejecutar la

estrategia. En este contexto, la clave es que los recursos humanos estén
orientados hacia la estrategia.

McKinsey sostiene que los cambios en la eficacia de una empresa son una
consecuencia directa de la interacción de múltiples factores, muchos de los cuales
no son obvios o no han sido considerados en los modelos tradicionales.

El modelo, por ello, asume tres ideas clave:

1. La existencia de una multiplicidad de factores que influyen en la viabilidad y

correcto desarrollo de una organización
2. No es suficiente la identificación de esta diversidad de factores. Lo más
importante es la combinación que se logra entre ellos para optimizar los
resultados.
3. La forma esquemática del modelo, más cerca de una red de relaciones que
de una estructura piramidal, determina que a priori ninguno de los factores
es más relevante para mejorar la eficacia organizacional. La importancia
relativa de cada variable dependerá de las condiciones de tiempo y
espacio.

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 Organización y métodos

Fortalezas del modelo

• Herramienta de diagnóstico para entender organizaciones que son

ineficaces e identificar sus nudos de acción
• Guía el cambio organizacional combinando elementos racionales (duros /
hard skills) con emocionales (blandos / soft skills). Soft Skills: Shared
Values, Skills, Style, Staff. Hard Skills: Strategy, Structure, Systems.
• Facilita una estrategia corporativa, ya que las 7s deben ejecutarse en
paralelo, porque están correlacionadas. No es posible realizar progresos en
una sin hacer ajustes en las otras.
• Confirma que una multiplicidad de factores influyen en la efectividad de una
organización y su habilidad para cambiar. ¿La razón? Los administradores

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 Organización y métodos

tienden a focalizarse sólo en algunos elementos (compensaciones o

sistemas, por ejemplo), ignorando piezas clave.
• Apoya la gestión del líder, ya que lo obliga a reconocer un rango completo
de elementos que pueden llegar a ser cambiados y focalizarse en aquellos
que tendrán el efecto más grande.

5. MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales Administrativos son documentos escritos que concentran en forma

sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar
la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los
objetivos trazados. Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas
que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las
funciones, procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra
organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene
información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones
en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación
precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las
actividades que se le han encomendado.

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 Organización y métodos

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa,

para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran
adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de
cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado
únicamente por las exigencias de la administración.

Entre los objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales

Administrativos destacan:

• Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la

organización

• Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones

de cada área integrante de la organización

• Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa

• Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las

labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los
procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios

• Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando

funciones de control y supervisión innecesarias

• Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales

• Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en

general

• Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los

lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones

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 Organización y métodos

• Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento

de los sistemas y procedimientos

• Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal

• Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así

como de sus propios papeles y relaciones pertinentes

• Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y

cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de
sus elementos componentes.

• Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con

los demás integrantes de la organización.

• Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita

los conflictos inter-estructurales

Tipos de manuales.

Existen 3 tipos de manuales:

- De Organización

- De Normas y Procedimientos

- De Puestos y funciones

Manual de organización.

Es un Manual que explica en forma general y condensada todos aquellos

aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus
integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.
En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las

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 Organización y métodos

áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro
de los objetivos organizacionales.

Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y

visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de
este contenido se sugiere:

• Historia y Descripción de la Empresa

• Misión, visión y objetivos de la empresa

• Legislación o base legal

• Estructura de la organización (organigrama General)

• Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en

general (Organigrama por área)

• Normas y políticas generales

Manual de normas y procedimientos.

Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de

los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica
de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y
evitar su alteración arbitraria.

Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las

actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de
los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del
control interno y su vigilancia. Contiene un texto que señala las normas que se
deben cumplir para la ejecución de las actividades que integran los procesos, se
complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se

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 Organización y métodos

emplean en cada uno de los procedimientos que se describan.

El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una
de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que
elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo,
por pequeña que sea la organización.

La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:

• Identificación del procedimiento

• Área de desempeño

• Codificación

• Descripción Genérica (objetivo)

• Normas generales

• Responsable de cada una de las actividades que lo integran

• Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)

Manual de puestos y funciones.

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los

diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la
descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional,

es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas
que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de
cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad,
esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.

Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su

relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro

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 Organización y métodos

de la estructura organizacional, a que posiciones está subordinado directa e

indirectamente y cuál es su relación con otros puestos de trabajo. Al igual que el
Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada
una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que
elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo,
por pequeña que sea la organización.

La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:

• Identificación del Puesto de Trabajo

• Área de desempeño

• Codificación

• Descripción Genérica (objetivo)

• Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto

• Diarias o frecuentes

• Semanales

• Quincenales

• Mensuales

• Trimestrales

• Semestrales

• Anuales

• Ocasionales o eventuales

• Requisitos del ocupante del puesto (perfil)

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 Organización y métodos

• Nivel académico

• Habilidades y destrezas

• Conocimientos técnicos y/o específicos

Lineamientos para elaborar los manuales administrativos.

Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas universales,

ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su
conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

1. RECOPILACION DE INFORMACION

2. INTERPRETACION Y DISEÑO DE LA INFORMACION

3. ELABORACION DEL MANUAL

4. APROBACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL

1. recopilación de información.

La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del

manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener
presente el objetivo general y los objetivos específicos del Manual, definir a
quienes estará dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y todos
aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las características particulares
del documento.

La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el

personal, cuestionarios y por medio de la observación directa, es
recomendable utilizar las tres técnicas e interrelacionar la información
resultante en cada una de ellas.

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 Organización y métodos

2. interpretación y diseño de la información.

La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle forma a

la información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del personal
encargado de elaborarlos. Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados
de la información recopilada verbalmente contra la información que proviene de
las respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa.

La depuración y complemento de información es muy importante para no elaborar

documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la
información al momento de ser diseñada es importante que sea revisada por los
entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos.

3. Elaboración del manual.

La elaboración del Manual es la etapa más sencilla pero laboriosa de la

metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos
claros y homogéneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la
comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y de
todos los niveles jerárquicos de la organización. Debe evitarse el uso de
tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual específico para
una tarea de tipo técnico. Dentro de la elaboración del manual es importante incluir
las conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretación del
contenido del mismo.

4. Aprobación y actualización del manual.

La etapa de aprobación de los Manuales independientemente a su objetivo

particular es de suma importancia para la adecuada utilización de los mismos y
para el fomento de dicha cultura dentro de la organización en general.

El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser el Gerente

General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comité específico para el

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 Organización y métodos

efecto, etc. No importa quién o quienes lo aprueben lo importante es que se haga

por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales
serán consultados y respetados por todos los integrantes de la organización.

Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su

elaboración será un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante
altos.

CONCLUSION.

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 Organización y métodos

Los diferentes tipos de organización no solo están dirigidas al ámbito

empresarial, sino que el individuo puede hacer uso de ellas en la vida
cotidiana y es importante no solo conocer los tipos de organización sino
indagar en sus ventajas y desventajas basándonos en el tipo de aplicación y
así puedan ejecutarse correctamente para que el cumplimiento de objetivos
sea el esperado; por esa razón es que se deben seguir diferentes pasos y
reglas al momento de organizar las empresas u organizaciones destinadas al
cumplimiento de objetivos.

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