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Índice
Introducción …………………………………………….3
2
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Introducción
3
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Objetivo general
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Objetivos específicos
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Marco jurídico
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
7
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
CÓMO ELABORAR EL
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Identificación
Consiste en la investigación y análisis de las características de los dos elementos
esenciales que constituyen la serie documental, la función, el sujeto productor y el
documento de archivo.
• Reunir las disposiciones que regulan sus competencias, así como las normas y
procedimientos que condicionan su aplicación real.
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Valoración
Consiste en el análisis y la determinación de los valores primarios y secundarios
de la documentación, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación
o eliminación.
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Legal: el que puedan tener los documentos para servir como prueba ante la
Ley.
Fiscal: el que tiene los documentos que pueden servir como prueba del
cumplimiento de obligaciones tributarias.
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Regulación
En esta fase se elaborará e integrará el Catálogo de disposición documental en
los formatos establecidos, determinando con toda claridad los plazos de
conservación y las técnicas de selección.
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• Registro de todas y cada una de las series documentales con sus plazos de
conservación y técnicas de disposición documental.
Control
Es la última fase y consiste en validar y aplicar el Catálogo de disposición
documental.
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Anexo.
Ficha de valoración
Serie documental: ________________________________________________________.
(Cuando se decida que la serie tendrá además una subserie u otras más, se indicará su
clave y nombre; en caso contrario, no es aplicable).
• ___________________________________________________________________.
• ___________________________________________________________________.
• ___________________________________________________________________.
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Legal
_______________________________________________________________________ .
(Disposición legal, artículo, fracción o párrafo donde se señala el tiempo o hecho que
determina el plazo de conservación o vigencia documental).
Fiscal o contable
_______________________________________________________________________ .
(Normatividad técnica o disposición legal, artículo, fracción o párrafo donde se señala el
tiempo o hecho que determina el plazo de conservación o vigencia documental).
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17. El responsable del archivo de trámite de la unidad administrativa o del área generadora:
_______________________________________________________________________.
(Nombre y firma)
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Registro general
Elementos Descripción
1 Sección Registrar el nombre de la sección
Clasificador con el que se identifica la serie y en
2 Código su caso la subserie, de acuerdo con el Cuadro
general de clasificación archivística
Niveles
Serie y subserie Nombre genérico de la serie y en su caso la
3
documental subserie
Plazos de conservación
Valoración primaria
Vigencia
Técnicas de selección
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Contexto de la información
Sección : (1)
Código Niveles Plazos de conservación Técnicas de selección Obser Información
vacio
nes
Serie y subserie Valoración Vigencias Eliminación Conservación Muestreo Periodo Conf.
documental primaria de
reserva
A L F AT AC Total
(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15)
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VALORACIÓN
SERIES Y SUBSERIE DOCUMENTAL VIGENCIAS E C M R C.
PRIMARIA
A L F AT AC Total
3S HIDROCARBUROS
PROYECTOS DE
MODERNIZACIÓN DEL
3S.1
SUBSECTOR
HIDROCARBUROS
SEGUIMIENTO Y APOYO
3S.2
TÉCNICO PETROLERO
Instructivos de exploración y
S.2.01 X 2 2 4 X
explotación de hidrocarburos
Instructivos de
3S.2.02 COMERCIALIZACIÓN DE X 2 2 4 X
HIDrocarburos
ESTUDIOS, EVALUACIÓN Y
3S.3 BUEN APROVECHAMIENTO
DE LOS HIDROCARBUROS
3S.5.01 Concesiones X 10 20 30 X
3S.5.02 Asignaciones X 10 20 30 X
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3S.5.03 Contratos X 10 20 30 X
3S.5.04 Zonas de reserva petrolera X 10 20 30 X
Ocupaciones temporales y
3S.5.05 X 10 20 30 X
expropiaciones
Permisos de exploración
3S.5.06 X 10 20 30 X
superficial
3S.6 CATASTRO PETROLERO
ASIGNACIONES
3S.8
PETROLERAS
Reglamento de Trabajo
Petrolero. Registro de la
3S.8.01 Dictámenes X X 10 20 30 X Ley Reglamentaria del 6
artículo 27 constitucional
en el Ramo del Petróleo
Reglamento de Trabajo
Petrolero. Registro de la
3S.8.02 Títulos de asignación petrolera X X 10 20 30 X Ley Reglamentaria del
artículo 27 constitucional
en el Ramo del Petróleo
Reglamento de Trabajo
Petrolero. Registro de la
3S.8.03 Asignaciones terrestres X X 10 20 30 X Ley Reglamentaria del
artículo 27 constitucional
en el Ramo del Petróleo
Reglamento de Trabajo
Petrolero. Registro de la
3S.8.04 Asignaciones marinas X X 10 20 30 X Ley Reglamentaria del
artículo 27 constitucional
en el Ramo del Petróleo
CONDICIONES TÉCNICAS
DE EXPLORACIÓN Y
3S.9 EXPLOTACIÓN MINERA EN
ASIGNACIONES
PETROLERAS
Concesiones mineras sin
3S.9.01 X 2 8 10 X
condiciones técnicas
Concesiones mineras sujetas a
3S.9.02 X 2 8 10 X
condiciones técnicas
VIGILANCIA E INSPECCIÓN
3S.10 DE TRABAJOS
PETROLEROS
Reglamento de Trabajo
Petrolero. Registro de la
3S.10.01 Inspecciones ordinarias X 4 6 10 X Ley Reglamentaria del 3
artículo 27 constitucional
en el Ramo del Petróleo
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Reglamento de Trabajo
Petrolero. Registro de la
3S.10.02 Inspecciones extraordinarias X 4 6 10 X Ley Reglamentaria del 3
artículo 27 constitucional
en el Ramo del Petróleo
Reglamento de Trabajo
Petrolero. Registro de la
Verificación de pruebas de
3S.10.03 X 4 6 10 X Ley Reglamentaria del 3
hermeticidad
artículo 27 constitucional
en el Ramo del Petróleo
Reglamento de Trabajo
Petrolero. Registro de la
3S.10.04 Otras inspecciones X 4 6 10 X Ley Reglamentaria del 3
artículo 27 constitucional
en el Ramo del Petróleo
EXPROPIACIÓN,
3S.11
OCUPACIÓN TEMPORAL
Dictámenes técnicos de
3S.11.01 X 10 20 30 X 6
expropiación
Dictámenes técnicos de
3S.11.02 X 10 20 30 X 6
ocupación temporal
SANCIONES Y MULTAS POR
VIOLACIONES A
3S.12 DISPOSICIONES EN
MATERIA DE EJE DE
HIDROCARBUROS
3S.12.01 Por infracciones a la LRA27C X 3 3 6 X 3
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Estudios de reintegración de
3S.15.02 X 2 3 5 X
cadenas productivas
Documentos de política en
3S.15.03 materia de refinación y X 2 3 5 X
petroquímica
DIAGNÓSTICO DEL
3S.16 SUBSECTOR
HIDROCARBUROS
Estudios y documentos sobre
3S.16.01 análisis de la industria X 2 3 5 X
petroquímica y fertilizantes
Análisis sobre aspectos
3S.16.02 comerciales del mercado de la X 2 3 5 X
industria de refinación y gas
Informes mensuales sobre la
evolución de la industria de
3S.16.03 X 2 3 5 X
refinación, gas y petroquímica
en México
Informes de precios de los
3S.16.04 X 2 3 5 X
principales combustibles
Indicadores de Gestión de la
3S.16.05 X 2 3 5 X
Industria de Hidrocarburos
Estudio de potencial nacional
3S.16.06 de almacenamiento de gas X 2 3 5 X
natural
PROYECTOS DE INVERSIÓN
3S.17 EN MATERIA DE
HIDROCARBUROS
Otorgamiento de permisos para
la operación y ejecución de
3S.17.01 obras y trabajos relacionados X 2 3 5 X
con las industrias de refinación,
gas y petroquímica
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
D ocumento que sin importar su Documentos creados o recibidos por una D ocumentos constituidos por
forma o medio ha sido creado, institución o individuos en el curso de ejemplares de origen y características
recibido, manejado y usado por un trámites administrativos o ejecutivos. diversas cuya utilidad en las unidades
individuo u organización en responsables reside en la información
cumplimiento de obligaciones que contiene para apoyo de las tareas
legales y en el ejercicio de su asignadas.
actividad.
Son producidos en forma natural en
función de una actividad administrativa. Generalmente son ejemplares
Son producidos en forma múltiples que proporciona información,
natural en función de una actividad no son originales: se trata de
administrativa.
Son comprobantes de la realización de ediciones, reprografías o acumulación
un acto administrativo inmediato: vales de
de copias y fotocopias que sirven de
fotocopias, minutarios, registros de
Constituye el único testimonio y visitantes, listados de envíos diversos, control.
garantía documental del acto facturas de correspondencia de entrada y
administrativo, por tanto se trata de salida, tarjetas de asistencia, etc. Se trata de un conjunto ficticio o
documentación única. integrado artificialmente por unidades
temáticas.
No son documentos estructurados con
Esta estructurado en conjuntos relación a un asunto.
de documentos organizados que se Por lo general no se consideran
interrelacionan. patrimonio documental, se destruyen y
S u vigencia administrativa es solo se conservan aquellos por su
inmediata o no más de un año. valor de información.(biblioteca o
S on o pueden ser: patrimonio
Documental. Centro de Documentación)
N o son transferidos al Archivo de
Concentración. No se transfieren al Archivo de
C umplida su vigencia
administrativa pasan al Archivo de Concentración.
Concentración para su conservación
S u baja debe darse de manera
precautoria por su vigencia fiscal o inmediata al terminó de su utilidad. Carecen de conceptos tales como
legal, posteriormente, previa vigencia o valores administrativos.
valoración documental pasa al
Archivo histórico de la dependencia,
entidad o al Archivo General de la
Nación para su conservación
permanente o se tramita su baja por
carecer de valor evidencial o
testimonial.
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Re visa manuales
de Organización
2.3 Registra el orden
establecido para
cada serie
6 .1
Analiza los
elementos que
incorporen Toma acuerdos
características sobre el orden
generales 2. 4 establecido
6 .2
Identifica y separa
las funciones en
Asigna el c ódigo a
comunes y
cada una de las
sustantivas
series
2.5
7
Integra las
categorías de Integra en un
agrupamiento cuadro los niveles 2
2 .6 8
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Entrevista
2 respecto a los
términos
relacionados con
las series
9 .4
Inicia análisis de
cada serie que
integra el cuadro
Investiga los
9
valores primarios
de las series
administrativas
Estudio 9 .5
corporativo de las
series
9 .1 Establece los
parametros de
utilidad de las
Identifica la series 9. 6
función de la cual
deriva la serie
9 .2 Identifica y hace
consenso de los
plazos de vigencia
9 .7
Estudio
corporativo de las
series Se hace un
9.3 estudio
comparativo y
registro de las
series 9.8
Identifica los
valores
secundarios de
las series
9 .9
Registra y vincula
las series
documentales
con los índices
10
Coteja el registro
de la reserva o
confiabilidad
10 .1
Integra el
repertorio de
fichas de
valoración 11
3
Registra en el
formato
establecido los
elementos
recopilados
11. 1
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Recaba firmas de
los funcionarios
autorizados
11 . 2
Integra
introducción ,
objetivo , marco
legal texto o
anexos
11 . 3
Aprobar y validar
en cat álogo
11.4
Envia para su
registro y
validación al AGN
11. 5
Remite
dictamen de
validación
11 . 6
Recibe
Dictamen y
verificación
11. 7
Difunde el
catálogo de
disposición
documental
11.8
Fin
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
29
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
30
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
31
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
32
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Coordinador
de archivos
Unidades
Difunde el Catálogo de disposición
Administrativa,
documental y establece los
11.8 Responsables
mecanismos para su permanente
de archivos de
actualización
trámite,
Recursos
Humanos
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