Procesos de Administración de Proyectos

Los proyectos están compuestos de procesos. Un proceso es una serie de acciones

desarrolladas por personas y que generan un resultado y se categorizan en:

– Procesos de Administración de Proyectos: Se relacionan con la descripción y organización

del trabajo del proyecto y son aplicables a la mayoría de los proyectos

– Procesos orientados al producto: Se relacionan con la especificación y creación del producto

del proyecto. Son definidos típicamente por el ciclo de vida del proyecto y varían dependiendo
del área de aplicación

Los procesos administrativos y los procesos orientados al producto se mezclan e interactúan en el

desarrollo del proyecto por lo que el alcance de un proyecto no puede ser definido sin el
entendimiento de cómo se crea el producto deseado. Es en este concepto en donde se establece
que además de las metodologías para realizar un producto, deben considerarse los procesos para
el desarrollo del ciclo de vida.

En este tema se analizarán los grupos de Procesos establecidos en la guía del PMI (PMBOK
guide):

Los procesos de la administración de proyectos pueden ser organizados en cinco grupos de uno o
más procesos:

– Iniciación. Reconocimiento de que el proyecto o fase debe iniciar por lo que se establece un
compromiso para hacerlo

– Planeación. Establecimiento de un esquema de trabajo para cumplir con las necesidades del
negocio

– Ejecución. Coordinación de las personas y otros recursos para cumplir con el plan

– Control. Aseguramiento de que los objetivos del proyecto sean logrados, medición del avance
y establecimiento de medidas correctivas
– Cierre. Formalización de la aceptación del proyecto o fase para terminar el proyecto

Cada uno de estos procesos establece actividades para el cumplimiento de la etapa y se

interrelacionan entre ellos a medida que se avanza en el desarrollo

Los grupos de procesos se ligan a través de sus resultados de una manera iterativa, tal como se
muestra a continuación en donde los procesos de iniciación generan resultados que se utilizarán
en la etapa de planeación.

Cuando se planea el proyecto, se establecen las bases para la ejecución, es decir para el
desarrollo de todas las actividades que permiten el logro del producto final.

Cuando se lleva a cabo el desarrollo, se establecen proceso de control que determinan cambios o
actualizaciones que a su vez originan que se modifique el plan del proyecto.

Este ciclo de planeación, ejecución, control y nuevamente la planeación para contemplar cambios,
continua hasta que se presentan las condiciones de terminación que dan lugar al proceso de cierre
que finaliza el proyecto.

A continuación se presenta en forma gráfica la interacción de los procesos:

Procesos de
Planeación
Procesos de
Iniciación

Procesos de Procesos de
Control Ejecución

Las flechas representan flujos

de documentos y elementos
documentables
Procesos de
Cierre

Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management
Institute, 1996

Los procesos de administración de proyectos no son discretos sino que mezclan actividades que
ocurren en diferentes niveles de intensidad a través de cada fase del proyecto. Es decir, cada uno
de los grupos de procesos presentan actividades en diferentes momentos del Tiempo:
 Procesos de
Ejecución
Procesos de
Nivel de Planeación
Actividad
Procesos de
Procesos de
Cierre
Iniciación
Procesos de
Control

Fase de Inicio Tiempo Fase Final

Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management
Institute, 1996

En la gráfica puede observarse que, por ejemplo, los procesos de control, que consisten en
verificar que se cumpla con los objetivos del proyecto, se realizan desde la etapa de iniciación en
donde se definen los requerimientos para lograr el producto final. El control aplicado en este
momento, sería la verificación de los objetivos y el alcance del proyecto con todos los
stakehokders.

De igual manera, en la etapa de cierre, deben establecerse actividades de control para lograr la
aceptación del cliente y la entrega del proyecto satisfactoriamente.

Además, estos grupos de procesos se establecen en cada una de las etapas del ciclo de vida de
los proyectos, interactuando a través de las fases, de tal manera que el cierre de una fase provee
una entrada input para iniciar la siguiente:

Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management
Institute, 1996

Puede observarse que el desarrollo del proyecto se realiza en forma progresiva y el avance del
plan de proyecto en esta forma es llamado rolling wave planning
 Las etapas que se describen en este diagrama muestran las primeras fases de desarrollo de un
producto de software en donde la fase de diseño produce entradas para la fase de implantación,
pero para hacerlo, se llevan a cabo los procesos en la misma fase.

Áreas de conocimiento en la Administración de Proyectos

Las áreas de conocimiento de la Administración de Proyectos describen los procesos utilizados en

las actividades administrativas. Se organizan en nueve áreas principales:

Administración de la Integración del proyecto

Son los procesos requeridos para asegurar la coordinación de los elementos del proyecto, consiste
en el desarrollo del plan del proyecto, la ejecución del plan y el control total de cambios

Administración del alcance

Describe los procesos que aseguran que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente
el trabajo requerido para terminar el proyecto exitosamente, sus procesos son iniciación,
planeación del alcance, definición del alcance, verificación del alcance y control de cambios en el
alcance

Administración del tiempo

Describe los procesos que aseguran la terminación a tiempo del proyecto, consiste en la definición
de actividades, la secuenciación de actividades, la estimación de la duración de las actividades, el
desarrollo del calendario y el control del calendario

Administración del costo

Describe los procesos para asegurar que el proyecto termine dentro de los presupuestos
establecidos, consiste en la planeación de recursos, la estimación del costo, la presupuestación del
costo y el control del costo

Administración de la calidad
Son los procesos requeridos para asegurar que el proyecto cumplirá con las necesidades para las
que fue creado. Consiste en la planeación de la calidad, el aseguramiento de la calidad y el control
de calidad

Administración de los recursos humanos

Describe los procesos requeridos para hacer el más eficiente el trabajo y la asignación de los
participantes en el proyecto, consiste en la planeación organizacional, la contratación/asignación
de personal, y el desarrollo del equipo.

Administración de las comunicaciones

Describe los procesos necesarios para asegurar la comunicación a tiempo y en forma apropiada.
Esto incluye la generación, recolección, distribución, almacenamiento y disponibilidad de la
información
Sus procesos son: Planeación de la comunicación, distribución de la información, reportes, y cierre
administrativo

Administración del riesgo

Describe los procesos relacionados con la identificación, el análisis y la respuesta al riesgo del
proyecto. Sus procesos son identificación del riesgo, cuantificación del riesgo, desarrollo de una
respuesta al riesgo y control de la respuesta al riesgo
Administración de adquisiciones
Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios desde el exterior a la
organización que desarrolla el proyecto. Consiste en la planeación de las adquisiciones, planeación
de las solicitudes, solicitudes, selección de fuentes, administración de contratos y cierre de
contratos.

Procesos en el ciclo de vida de los proyectos

Los procesos utilizados en la administración de proyectos deben interactuar entre ellos para
establecer una secuencia de actividades que permitan desarrollar el producto o servicio ofrecidos
en los entregables. En cada grupo , los procesos individuales están ligados por sus entradas y
salidas por lo que pueden ser descritos en términos de:

• Inputs que son documentos o elementos documentables sobre los que actuará
• Herramientas y técnicas lo forman mecanismos aplicados a los inputs para crear los
outputs
• Outputs expresados en documentos o elementos documentables que son el resultado del
proceso

Procesos de Iniciación corresponden a un compromiso de la organización para comenzar la

siguiente fase del proyecto

Procesos de Iniciación

Proceso de
Iniciación
Planeación

Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management
Institute, 1996

Procesos de Planeación Son los procesos de mayor importancia, ya que los proyectos involucran
actividades no hechas anteriormente. Se compone de

Procesos Principales (Core)

Procesos que tienen una dependencia clara y que requieren que sean realizados en el mismo
orden en la mayoría de los procesos. Estos procesos pueden tener varias iteraciones durante
cualquier fase del proyecto

Procesos de facilitación
Procesos que se desarrollan en forma intermitente y cuando se requieren en un proyecto, pero no
son opcionales

A continuación se muestran los procesos de planeación y de facilitación en la etapa de planeación:

Procesos de Planeación

Procesos Principales (Core)

Planeación
Del alcance Secuenciación
Definición de
actividades de actividades Desarrollo del
calendario
Estimación de
Definición duración de Presupuesto
del alcance Planeación actividades de costos
de recursos

Estimación Desarrollo del

de costos plan del proyecto
Proceso de
Ejecución
Procesos de facilitación

Planeación Planeación de Identificación Cuantificación Respuesta

De la calidad comunicación del riesgo del riesgo al riesgo

Planeación Adquisición Planeación Planeación

organizacional del Staff De adquisiciones Del alcance

Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management
Institute, 1996

Procesos de Ejecución. Los procesos de ejecución también incluyen procesos de facilitación:

Procesos de Ejecución

Ejecución del
plan del proyecto

Procesos de facilitación

Aseguramiento
Distribución de Desarrollo de la calidad
la información del equipo

Verificación del
alcance
Solicitudes Selección de
Fuentes
Administración
de contratos
 Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management
Institute, 1996

Procesos de Control

Procesos de Control

Reporte del Control total de

Proceso de desempeño cambios
Ejecución

Proceso de
Procesos de facilitación Planeación

Proceso de
Cierre
Control de cambios Control del Control de costos
en el alcance calendario

Control de calidad Control de reapuesta

al riesgo

Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management
Institute, 1996

Procesos de Cierre

Procesos de Cierre
Proceso de
Control
Cierre
Reporte del Control
Cierre total de
técnico
Administrativo
desempeño o cambios

Derivado de "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Project Management
Institute, 1996

En los diferentes temas de este curso, se aplicarán cada uno de los procesos para administrar un
proyecto de acuerdo a su ciclo de vida.