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Radioterapia e Sistemas de Qualidade Como, Quando e Porqu

Rui Paulo Rodrigues


http://ruirodrigues.pt

Qualidade

Def.

aptido do conjunto das caractersticas inerentes a um produto ou servio em satisfazer os requisitos de todas as partes interessadas

conformidade com os requisitos


zero defeitos

fazer a coisa certa primeira tentativa


adequao ao uso

Qualidade e Gesto
o sistema da qualidade um subsistema da gesto constitudo por um conjunto de medidas organizacionais capaz de transmitir a mxima confiana de que um determinado nvel de qualidade est a ser alcanado ao mnimo custo.

=== ORGANIZAO ===


(empresa / hospital / unidade funcional)

Processos
(produtos / servios)

Manual da Qualidade
(regras de procedimentos e documentao)

Correces

Sistema da Qualidade
(descritivo / normativo / mensurvel)

Anlise de resultados

Certificao
(aceitao num grupo de elite)

Qualidade
uma necessidade

demonstra preocupao e interesse

visa satisfazer as necessidades / expectativas dos clientes

procura identificar essas necessidades / expectativas

e assegurar a sua satisfao de forma eficaz e eficiente

Pertinncia
a qualidade est a assumir um papel de destaque crescente em todas as organizaes
a implementao de novas tecnologias, o aumento da concorrncia e a publicao de normativas cada vez mais exigentes

existe uma presso crescente junto das organizaes resultante de uma acentuada conscincia dos cidados / clientes para a problemtica da qualidade.

Desenvolvimento (SQ)
processo de aprendizagem processo de implementao e procura de melhorias para aumentar a eficincia:
satisfao de utentes e acompanhantes organizao dos servios

eficcia dos processos


clima organizacional e qualidade de vida no trabalho preveno dos riscos clnicos e no clnicos promoo de sade de utentes e colaboradores

Qualidade na Sade
os processos de garantia da qualidade nos servios de sade so fundamentais
servios em que a segurana de pessoas e bens crtica erros humanos (ou outros) podem provocar danos srios a doentes e profissionais a preveno tem um valor incalculvel os clientes dispem de menor possibilidade de escolha, mantendo o direito a usufruir de uma elevada qualidade de servio

Vantagens (SQ)
medidas organizacionais com capacidade de transmitir a confiana de que um determinado nvel de qualidade est a ser atingido permitem
melhoria da sistematizao interna
maior disciplina de processos confiana para os clientes, gesto, colaboradores e accionistas menores variaes na prestao de servios (assim como nos custos, falhas e reclamaes) potenciando uma maior credibilidade externa

Implementao (SQ)
A implementao de um sistema de qualidade parte daquilo que a organizao realmente e do que faz
no se trata de
criar regras dissociadas da actividade normal da organizao impostas de fora para dentro

mas sim de
orientar as decises e a aco para um determinado objectivo, decorrente da necessidade de garantir a satisfao dos clientes com o desempenho dos servios prestados.

Implementao (SQ)
Implementar um Sistema da Qualidade implica
envolver todos os colaboradores da Unidade

criar e manter um clima de motivao e trabalho


cumprir um calendrio de actividades obter uma certificao

se necessrio, recorrer a apoio e formao por especialistas em consultoria

Etapas - I
Recolha da Informao
fundamental para entender quais os requisitos necessrios e qual a norma que deve ser utilizada

Definir o mbito do sistema


identificar os locais onde a organizao vai implementar o sistema da qualidade

Decidir a norma aplicvel


escolher uma norma de certificao (NP EN ISO 9001:2000)

Analisar as exigncias da norma


verificar se algumas das exigncias esto j em execuo melhorar algumas destas prticas passar a descrio dos processos para o papel descrever a forma como se realiza ou vo realizar as diversas actividades

Etapas II
Analisar quem pode fazer o trabalho
verificar o trabalho que tem que ser feito e quem o pode realizar avaliar competncias existentes e solicitar ajuda externa

Analisar o que se faz


analisar o que o Servio faz identificar os seus processos crticos e eventuais sub-processos desenho de fluxogramas: ilustram de forma ordenada o conjunto de etapas, variveis, entradas e sadas que contribuem para a obteno de um produto

Recorrer a ajuda externa


se necessrio: diagnstico com recurso a um especialista em sistemas de qualidade, para detalhar o trabalho a desenvolver os fornecedores de consultoria e formao devem responder a critrios de qualificao reconhecida

Etapas III
Necessidade de formao
em gesto e garantia da qualidade e nos requisitos da norma aces de sensibilizao a um nmero to alargado quanto possvel de colaboradores

Escrever os procedimentos do sistema


compilar toda a informao e documentao interna existente reunir material em pequenos manuais sectoriais (agrupamentos de intrues), que podero vir a fazer parte de um procedimento geral

Envolver as pessoas na elaborao dos documentos


os colaboradores (d)escrevem: o que fazem, como o fazem, onde o fazem, de que modo executam as suas tarefas e onde as registam.

Etapas IV
Manter as coisas simples
no criar papeis inteis no inventar formas complicadas de evidenciar coisas simples

Institucionalizar o sistema
o colaborador tem de conhecer
o que importante para o seu trabalho e a razo de ser de uma dada exigncia do sistema

As aces de sensibilizao/formao efectuadas previamente so fundamentais para que todos percebam o que deles se espera:

contributo disciplinado para o sucesso do sistema

Etapas V
Reavaliar constantemente
o sistema deve constituir a base da melhoria contnua, recolhendo ideias e sugestes, retendo ocorrncias que indicam a necessidade de aco correctiva imediata ou de uma atitude proactiva

Alteraes ao sistema
os colaboradores devem saber como as podem propr mas todas as alteraes tm que ser discutidas, aprovadas e divulgadas antes da sua implementao.

Manual da Qualidade
o documento de referncia
estabelece a poltica da qualidade descreve o sistema de qualidade implementado referncia para a monitorizao de processos, produtos e decises as actividades do servio devem ser realizadas tal como esto documentadas (ou documentadas tal como esto a ser realizadas) o manual da qualidade deve conter orientaes prticas

Uma utilizao descuidada pode ter desvantagens


consider-las um fim em si e no um meio de obter a satisfao dos clientes dar origem a uma excessiva burocratizao por exagero de detalhe criar um sistema rgido incompatvel com a flexibilidade que um servio necessita

Certificao
processo de reconhecimento da existncia de determinados requisitos da qualidade nos servios

consiste no reconhecimento formal da eficcia dos sistemas da qualidade por uma terceira parte independente

pressupe que existem documentos normativos de referncia que servem de modelo na avaliao dos servios ou sistemas da qualidade da organizao

Certificao Auditoria
o auditor procurar registos, documentos ou outra evidncia objectiva para confirmar se se est a fazer o que os procedimentos escritos no Manual da Qualidade dizem que a organizao realiza aps a certificao sero efectuadas Auditorias de Acompanhamento durante o perodo de validade da certificao, que corresponde em regra geral a 3 anos a organizao certificada tem como obrigao:
manter em funcionamento o sistema da qualidade inicialmente aceite, comunicar entidade certificadora as alteraes introduzidas no seu sistema da qualidade e cumprir com os encargos de acompanhamento

(E depois da)

Certificao

A qualidade no termina com a certificao


est presente no dia-a-dia,

na permanente identificao das necessidades do mercado,


na inovao e evoluo tecnolgica na investigao e desenvolvimento de novas teraputicas, no controlo dos processos e contnua valorizao e motivao dos diversos elementos que constituem a equipa multidisciplinar da Unidade

Melhoria contnua
Um Servio no deve nunca satisfazer-se com o seu sucesso

A melhoria contnua deve estar presente em todas as operaes e sectores, devendo ser considerada uma ideia fixa e uma meta de todos

Devem ser descobertas novas oportunidades de melhoria, descobrindo e solucionando os problemas apresentados, eliminando as suas causas

Colaboradores
O desempenho do servio depende da qualidade, motivao, criatividade e envolvimento dos seus colaboradores

Deve apostar-se no desenvolvimento dos colaboradores e no apenas na tecnologia, atravs dum processo de educao contnuo (cursos, estgios, mudana de funo, reunies)

No so os colaboradores que dependem da empresa, mas sim a empresa que depende dos seus funcionrios para realizar os seus objectivos

Caso prtico
A unidade de radioterapia do HCD foi formalmente certificada em 19 de Julho de 2005. Norma BS EN ISO 9001:2000

Eplogo

Mens mind, once stretched by a new idea, never regains its original dimensions

Oliver Wendell Holmes (1841 1935)