MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Dirección de Servicios y Apoyo Técnico Logotipo de la

Unidad (Cuando
Aplique) Rev.1
2. Procedimiento: Recepción de Muestras Biológicas Foráneas
Hoja: 1 de 9

2. PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE MUESTRAS BIOLÓGICAS FORÁNEAS

CONTROL DE EMISIÓN

Elaboró : Revisó : Autorizó:

Nombre Dra. Martha Santarriaga Sandoval Dr. Jorge Morales Pineda.- Director de Dr. Ignacio F. Villaseñor Ruiz.-
Dra. Alejandra Silva Aguilar Servicios y Apoyo Técnico Director General Adjunto del InDRE
Firma

Fecha 17 de Noviembre de 2005 13 de Diciembre de 2005 15 de Diciembre de 2005

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2. Procedimiento: Recepción de Muestras Biológicas Foráneas
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1.0 Propósito
1.1 Establecer los lineamientos de recepción, registro y entrega de muestras biológicas para
diagnósticos especializados y en apoyo a Programas de importancia en Salud Pública.

2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al Instituto de Diagnóstico y Referencia
Epidemiológicos.
2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable al personal de los Laboratorios Estatales de Salud
Pública y del Sector Salud Público o Privado.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos

3.1 El Instituto de Diagnóstico y Referencia Epidemiológicos (InDRE) a través de la Dirección de

Servicios y Apoyo Técnico será responsable de elaborar y emitir los lineamientos para la
recepción, registro y entrega de las muestras biológicas.

3.2 La Dirección de Servicios y Apoyo Técnico través del Departamento de Control de Muestras y
Servicios del InDRE, deberá informar a los usuarios sobre los documentos que deberán
presentar en la entrega o toma de muestras biológicas:

o Laboratorios Estatales de Salud Pública e Instituciones del Sector Salud Público y

Privado: Formato Único de Envío de Muestras y un breve resumen clínico y/o oficio
de solicitud, este último para las instituciones del área metropolitana.

o Médico Particular: Orden médica y un breve resumen clínico.

3.3 La Dirección de Servicios y Apoyo Técnico través del Departamento de Control de Muestras y
Servicios del InDRE deberá informar a los usuarios sobre los requisitos que deben cumplir las
muestras biológicas recibidas, así como la fecha probable de entrega de resultados de
acuerdo a los tiempos proporcionados por los laboratorios del Instituto.

3.4 El personal de los laboratorios del Instituto de Diagnóstico y Referencia Epidemiológicos

(InDRE), acudirá al área de Recepción de Muestras todos los días de 8:00 a 10:00 horas
para recoger las muestras que procesará.

CONTROL DE EMISIÓN

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4.0 Descripción del procedimiento

Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
1.1 Recibe por mensajería el paquete con las Departamento de Control
muestras embaladas y el Oficio de Solicitud de de Muestras y Servicios
Estudios (OSE), Formato Único de Envío de (Área de Recepción de
Muestras (FUEM), o Resumen de historia clínica Muestras).
(RHC), y en caso de solicitar diagnóstico de CD4,
PCR Y Carga Viral, la Ficha de Depósito Bancario
(FDB).

1.2 Revisa que la guía presentada por la compañía

de mensajería corresponda con el paquete
entregado. Sella y/o firma los documentos de la
compañía.

1.3 Verifica que el paquete cuente con el Oficio de

1.0 Recepción de
Solicitud de Estudios (OSE), el Formato Único de
Muestras
Envío de Muestras (FUEM) o el Resumen de la
Historia Clínica (RHC) y la Ficha de Depósito
Bancario (FDB).

1.4 Abre el embalaje para la selección de las

muestras.

1.5 Turna simultáneamente:

• Fotocopias del Oficio de Solicitud de
Estudios (OSE) y de la Ficha de Depósito
Bancario (FDB), y entrega al responsable de la
gestión de pagos.
• La documentación al encargado de la captura.
• Los paquetes de muestras biológicas al
encargado de entrega de muestras a los
laboratorios.

2.1 Recibe el responsable de la gestión de pagos la Departamento de Control

fotocopia del Oficio de Solicitud de Estudios (OSE) de Muestras y Servicios
y la de la Ficha de Depósito Bancario (FDB). (Área de Recepción de
2.0 Gestión de Pagos Muestras).
2.2 Inicia la gestión para obtener el Recibo Único de
Ingresos (RUI), en el área de caja.

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2.3 Registra en la bitácora de “Gestión de Pago”:

No. de Red, Nombre del usuario, Procedencia,
Nombre del estudio, No. de Ficha de depósito,
Fecha del depósito, Costo, No. del Recibo Único de
Ingresos (RUI).

2.4 Una vez concluido el registro lo entrega al

encargado del archivo.

ƒ Recibo Único de Ingresos (RUI)

3.1 Recibe el responsable de captura

los Departamento de Control
documentos. de Muestras y Servicios
(Área de Recepción de
3.2 Registra en el Sistema de Información del Muestras).
InDRE, los datos de las muestras.
3.0 Captura de
información 3.3 Asigna número consecutivo del Sistema de
Información del InDRE.

3.4 Entrega estos documentos a la responsable de

entrega de muestras a los laboratorios.

4.1 Recibe los documentos. Departamento de Control

de Muestras y Servicios
4.2 Registra la responsable de entrega de muestras (Área de Recepción de
en la Bitácora de “Recepción y Entrega de Muestras Muestras).
a los Laboratorios”, la cual contiene dos secciones.
• En la sección de Recepción de Muestras:
No. Consecutivo del paquete, Procedencia, No. de
guía, hora de llegada del paquete, Registro de la
persona que lo recibe en ventanilla.
4.0 Entrega de
• En la sección del laboratorio de destino registra:
Muestras
Nombre del laboratorio de destino, Hora de la
llamada telefónica para la Notificación de llamada
del paquete, Nombre de la persona que atiende la
llamada, hora de entrega del paquete, Nombre,
fecha y firma de la persona que lo recibe.

4.4 Por último entrega las muestras y los

documentos a los laboratorios correspondientes.

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5.1 Recibe el paquete y documentos. Departamentos del

InDRE
5.2 En su laboratorio, verifica el estado y las (Parasitología, Virología,
características de la muestra y de su rotulación.
Corrobora que los datos de la muestra Inmunología,
correspondan con los registros en el Formato Único Bacteriología,
de Envío de Muestras (FUEM) o del Resumen de la Enfermedades
historia clínica (RHC), Oficio de solicitud de Estudio Emergentes y Urgencias,
(OSE), en caso de CD4, PCR Y Carga Viral, Ficha Biología Molecular y
de Depósito Bancario (FDB). Validación de Técnicas).

5.3 Procesa las muestras.

5.0 Diagnóstico
5.4 Registra los resultados a través del Sistema de
Información del InDRE.

5.5 Los imprime y firma.

5.6 Por último los envía al área de Recepción de

Muestras junto con el Formato Único de Envío de
Muestras (FUEM) o del Resumen de la Historia
Clínica (RHC), el oficio de solicitud de estudios
(OSE), la ficha de depósito bancario (FDB), en el
caso de CD4, PCR y carga viral.

6.1 Recibe copia de los resultados e integra un Departamento de Control

expediente con el Formato Único de Envío de de Muestras y Servicios
Muestras (FUEM) o del Resumen de la Historia (Área de Recepción de
Clínica (RHC), el Oficio de solicitud de estudios Muestras).
6.0 Recepción de (OSE), la Ficha de Depósito Bancario (FDB) y el
Resultados Recibo Único de Ingresos (RUI) para su control.

6.2 Turna los originales de los resultados al

responsable de su envío.

7.1 Envía por fax y/o mensajería al laboratorio Departamento de Control

foráneo solicitante tanto los resultados como el de Muestras y Servicios
7.0 Envío de Recibo Único de Ingresos (RUI). (Área de Recepción de
Resultados Muestras).
TERMINA PROCEDIMIENTO

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5.0 Diagrama de Flujo

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MUESTRAS Y SERVICIOS DEPARTAMENTOS DEL InDRE (PARASITOLOGÍA, VIROLOGÍA, INMUNOLOGÍA,
(ÁREA DE RECEPCIÓN DE MUESTRAS) BACTERIOLOGÍA, ENFERMEDADES EMERGENTES Y URGENCIAS, BIOLOGÍA
MOLECULAR Y VALIDACIÓN DE TÉCNICAS)

INICIO
1
|

Recepción de
Muestras

Documentos
de las Muestras

Gestión de Pagos

RUI

Captura de
Información de
Muestras

Documentos de las
muestras

Entrega de 5
Muestras
Diagnóstico
Documentos de las
muestras
Resultados

Recepción de
Resultados

Resultados

Envío de
Resultados

Termino

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6.0 Documentos de referencia

Documentos Código (cuando aplique)

Reglamento Interior de la Secretaría de Salud 2004 NO APLICA
Manual de Organización Específico del Instituto de Diagnóstico y
DG-MA-002
Referencia Epidemiológicos 2004
Guía Técnica para la elaboración de manuales de procedimientos de la
NO APLICA
Secretaría de Salud. Junio 2004
Manual Técnico para la Toma, Envío y Recepción de Muestras para el
REM-MA-03
Diagnóstico
Norma Oficial Mexicana 017 SSA2-1994 Para la vigilancia
NOM-017 SSA2-1994
epidemiológica
Instructivo para la Elaboración de Procedimientos normalizados de
GC-I-01
Operación
Manual de Gestión de la Calidad DG-MA-01

7.0 Registros

Tiempo de Código de registro o

Registros Responsable de conservarlo
conservación identificación única
Ficha de pago
3 años Subdirección de Operación F-REM-08

Formato Único de Envío

de Muestras Departamento Control de
3 años F-REM-05, F-REM-06
Muestras y Servicios

Bitácora de registro para

la entrega de muestras Departamento Control de
3 años NO APLICA
a los laboratorios Muestras y Servicios

3 años Subdirección de Operación F-REM-08

Recibo Único de Ingresos
Bitácora de registro de Departamentos de
muestras de los 3 años Parasitología, Virología, NO APLICA
Departamentos de Inmunología, Bacteriología,
Parasitología, Virología, Enfermedades Emergentes y
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Inmunología, Urgencias, Biología Molecular

Bacteriología, y Validación de Técnicas
Enfermedades
Emergentes y Urgencias,
Biología Molecular y
Validación de Técnicas
Departamento Control de
Resultados de Laboratorio 3 años Muestras y Servicios NO APLICA

8.0 Glosario

8.1 Carga Viral: Número de copias del VIH en la sangre. Cantidad de virus que existe en el
organismo por unidad de volumen de sangre. Este marcador cada vez se considera más importante.

8.2 CD4: Proteína que se encuentra en la superficie de algunas células que por esta razón toman
este nombre "células CD4", particularmente la proteína se encuentra en las cooperadoras o linfocitos
T4, en macrófagos y células dendríticas.

8.3 PCR : Prueba de laboratorio que mide la cantidad de virus de VIH en una muestra de sangre o
nudo linfático duplicando rápidamente una pieza de muestra de DNA.

8.4 Resumen de la Historia Clínica (RHC): Documento médico-legal que contiene información
sintetizada referente a los antecedentes personales, hereditarios, patológicos y no patológicos, así
como el diagnóstico presuntivo del paciente.
8.5 Orden Médica (OM): Documento emitido por el médico especificando el (los) tipo (s) de
estudio (s) solicitado (s).

8.6 Recibo Único de Ingresos: Documento mediante el cual se recibe el pago correspondiente al
servicio otorgado.

8.7 Formato Único de Envío de Muestras: Documento emitido por el InDRE para el control y
registro de las muestras biológicas foráneas.

9.0 Cambios de esta versión

Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio

NO APLICA NO APLICA NO APLICA

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10.0 Anexos
10.1 Formato Único de Envío de Muestras.
10.2 Ficha de pago.
10.3 Recibo Único de Ingresos.
10.4 Resultados de Laboratorio (Cada laboratorio emite su propio formato de entrega de
resultados).

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