FORMAZIONE

Lean 6 sigma – GREEN BELT

DEFINE
Parte I
Agenda

 Finalità Define
 Descrivere il problema
 Project Charter
Finalità della fase define

 Definizione del problema e dell’ambito operativo

 Sviluppo di una visione di alto livello dei processi
correlati (SIPOC) e di dettaglio per le aree più
rilevanti
 Raccolta delle esigenze dei clienti (VOC)
 Definizione del/dei parametri di qualità fondamentali
del progetto (CTQ)
 Definizione degli obiettivi del progetto quantitativi e
temporali
 Costituzione e avviamento del team di progetto
 Sviluppare il Project Charter
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Definire il problema: effetti e non cause

 In questa fase è inutile cercare di descrivere cause e

pensare a rimedi e soluzioni quando non è ancora
stato definito il problema

Le cause vanno ricercate nella successiva fase di

ANALYZE
 In questa fase ci si deve limitare a definire gli effetti e
questi devono essere individuati correttamente per
delineare in modo chiaro il problema
Definire il problema: in sintesi
 Evidenziare che il problema che si considera è
rilevante

La chiarificazione dell’importanza del problema è

necessaria perché se il grado di importanza è
elevato ed è pienamente compreso da molte
persone, il problema sarà affrontato seriamente.
Ciò ne rende altamente probabile la soluzione

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Definire il problema: in sintesi
 Analizzare in profondità il
problema e studiare qual è stato
il suo evolversi sino ad oggi

 Descrivere in termini concreti gli

aspetti insoddisfacenti derivanti
da un risultato scadente,
dimostrando qual è la attuale
perdita di prestazione e quanto
può essere migliorata (Problem
Statement)

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Definire gli obiettivi del progetto

 La definizione degli obiettivi deve avvenire sulla base

di criteri tecnico / economici, ossia come miglior
compromesso tra sforzi e benefici

 Se il problema e l‘obiettivo è complesso / difficile,

suddividerlo in sotto-obiettivi quantitativi e temporali

 Stabilire un termine massimo per trovare la soluzione

al problema: se non vengono fissati i tempi di
soluzione del problema, questo avrà un basso livello
di priorità
Selezione Progetti:
Le caratteristiche Critical To Quality (CTQ)

 Un progetto 6 sigma lavora su una o

più CTQ (preferibilmente su una
sola)
 Le CTQ sono desunte dalla VOC
mediante strumenti quali Survey,
QFD*
 Tuttavia l’analisi dei rischi di
progetto, del valore economico e
eventuali implicazioni legislative
possono mettere in evidenza altre
CTQ
*QFD: Quality Function Deployment 9
 Agenda
 Descrivere il problema
 Project Charter
 Comprendere e delimitare il problema:
 5W+H e Is/Is-Not Matrix
 Diagramma delle Affinità
 Diagramma ad Albero
 Dalla VoC alla CTQ
 SIPOC e mappatura di processo
 Analisi degli Stakehoder
 Benefici economici del progetto
 Review della fase Define
 Ragione del
Opportunità e
progetto e
Benefici Obiettivo Ambito Pianificazione Team
Problem
Economici
Statement

DEFINIZIONE DEL PROGETTO

PROJECT CHARTER
Obiettivi

 La definizione del progetto stabilisce i punti di

riferimento e le intenzioni comuni per il lavoro di
gruppo.

 Si chiarisce ciò che ci si aspetta dalla squadra

Contenuti
Ragione del
Opportunità e
progetto e
Benefici Obiettivo Ambito Pianificazione Team
Problem
Economici
Statement

1. Ragione del progetto e Problem Statement

 Spiegazione del perché questo progetto dovrebbe essere realizzato
 Individuazione e descrizione del problema
2. Opportunità e Benefici economici
 Individuazione dei benefici economici reali e potenziali del progetto
3. Obiettivo del progetto
 Definizione dell’obiettivo in termini chiari, concisi e misurabili (SMART)
4. Ambito (Scope)
 Perimetro e dimensione del progetto
5. Pianificazione
 Attività e orizzonte temporale del progetto
6. Team
 Personale coinvolto, aspettative e responsabilità
Ragione del progetto e Problem Statement
Ragione del
Opportunità e
progetto e
Benefici Obiettivo Ambito Pianificazione Team
Problem
Economici
Statement

Perché è importante il progetto?

Perché è importante iniziare ora?

RAGIONE DEL
PROGETTO e
Come questo progetto si inserisce nelle
PROBLEM STATEMENT strategie ed obiettivi di business?

Quale è il problema?

Progetti correlati?
Ragione del progetto

Esempio:

 C’è un problema nella gestione del recupero

crediti che influenza il cashflow dell’azienda
Descrizione del problema
Problem Statement
Formulare il problema in una singola frase, considerando i
seguenti aspetti:

 Non descrivere la soluzione

 Non supporre le cause del problema
 Basarsi sui fatti, non supporre
 Essere concreti
 Pensiero del cliente
Descrizione del problema

Esempio:
40 % delle fatture sono
inviate con un ritardo
di 15 giorni. Questa
percentuale relativa
all’ultimo anno
evidenzia un trend in
peggioramento e
comporta un impatto
negativo su cash flow
Opportunità e Benefici Economici

Ragione del
Opportunità e
progetto e
Benefici Obiettivo Ambito Pianificazione Team
Problem
Economici
Statement

Quali opportunità ci offre il progetto?

Opportunità e Qual è il beneficio economico netto

del progetto?
Benefici Economici
Quali altri benefici potenziali
prevediamo?

Quali sono i rischi nel non

intraprendere il progetto?
Obiettivo del progetto

Ragione del
Opportunità e
progetto e
Benefici Obiettivo Ambito Pianificazione Team
Problem
Economici
Statement

Quali sono le CTQ del progetto?

Qual è la linea di base delle CTQ?

OBIETTIVO
Quali sono gli obiettivi di
miglioramento sulle CTQ?
Definire l’obiettivo di progetto

 Descrivere l’obiettivo
considerando i seguenti aspetti:
 Definire il miglioramento che il
team vuole raggiungere
 Iniziare con un verbo ( ridurre,
eliminare, controllare,
aumentare )
 Definire un obiettivo misurabile
e una data conclusiva
 Non supporre mai una causa o
prescrivere una soluzione!
Definire l’obiettivo di progetto
“SMART” è una Specific (Specifico)
•Si occupa di un problema reale?
metodologia di L’obiettivo è adeguatamente specificato
e non generico?
definizione Measurable (Misurabile)
•Siamo in grado di misurare il problema,
degli obiettivi stabilire un valore di riferimento e
del progetto. definire gli obiettivi del miglioramento?
Attainable (Conseguibile)
•Si può conseguire l'obiettivo? La data
di completamento del progetto è
realistica?
R elevant (Pertinente)
•Si riferisce a un obiettivo aziendale ed è
sufficientemente sfidante?
T ime Bound (Definito nel tempo)
•É stata definita una data per il
completamento?
Definire l’obiettivo di progetto

Esempio
Ricevere il 99,5 % delle fatture entro la data prevista
Entitlement
La migliore prestazione che può essere fornita dal vostro processo
È LA PRESTAZIONE LIMITE RAGGIUNGIBILE SE TUTTO
FUNZIONASSE BENE, REGOLARMENTE, SENZA PROBLEMI
(quando il fornitore consegna puntuale, il 100% di lotti
conformi, in produzione non emergono problemi di nessun
tipo, i sistemi informativi non si bloccano, ecc.)

NON È UNA PRESTAZIONE VIRTUALE IMPOSSIBILE DA

RAGGIUNGERE

(Es. GOLF: LA PRESTAZIONE MIGLIORE RAGGIUNGIBILE È 18

TIRI 18 NUMERO DI BUCHE).
Definizione dell’obiettivo tramite il
concetto di Entitlement
Obiettivo del progetto - esempio
Project goal statement:

Increase the process capability and the baseline short-

term sigma level from 2.8 to 6 for Lopinavir final bulk, and
reduce the variability. This goal has been established from
the comparison between the process capability and the
long-term sigma value of an historical period (from run 1
to run 43 of 2005) and the baseline data (from run 68 to
run 100 of 2005).
Ambito (Scope)
Ragione del
Opportunità e
progetto e
Benefici Obiettivo Ambito Pianificazione Team
Problem
Economici
Statement

Di quale processo/i dobbiamo occuparci?

Cosa è incluso / escluso dall’ambito ?

AMBITO
Quali sono le linee guida da seguire?

Quali sono i vincoli da considerare?

 Ambito (Scope): esempio

Esempio:

 Analisi del processo dalla ricezione dell’ordine alla

fatturazione e recupero crediti

 Vincolo: la soluzione proposta non può presupporre

una crescita a livello organizzativo
 Vincolo: La soluzione deve essere implementata in 4
mesi
Pianificazione
Ragione del
Opportunità e
progetto e
Benefici Obiettivo Ambito Pianificazione Team
Problem
Economici
Statement

Vincolata alle fasi della metodologia

di miglioramento (DMAIC)

PIANIFICAZIONE Quali attività prevediamo di

sviluppare nelle varie fasi?

Quando termineremo il lavoro

Milestones
Diagramma di GANTT

 É la tecnica più semplice per organizzare una

sequenza di attività nel tempo.

 Le attività definite e quantificate sono

rappresentate mediante barre di lunghezza
proporzionale alla loro durata.

 Il GANTT é utilizzato come mezzo di comunicazione

della pianificazione del progetto.
 Pianificazione: esempio
Luglio Agosto Settembre Ottobre
Attività
Fasi 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5

Definizione  Creazione gruppi di lavoro

del  Descrizione preliminare del problema e dell’obiettivo
problema  Si fissa il calendario

 Diagramma dei processi

Raccolta  Analisi della voce del cliente
Informazioni
 Sviluppo ed applicazione del piano di raccolta dati
 Si fissano gli obiettivi di miglioramento

 Stratificazione dei dati

Analisi  Analisi dei dati

 Identificazione delle cause principali
 Quantificazione delle opportunità
 Verifica delle cause primarie

 Formulazione delle possibile soluzioni

Selezione  Selezione delle soluzioni
soluzioni

 Si fa il pilot test
Realizzazione
 Implementazione completa

Mantenimento
 Applicazione di un sistema di controllo continuo
e
Miglioramento
Gli obiettivi intermedi: la milestone

 É un obiettivo intermedio che definisce un

evento importante e misurabile del progetto e
rappresenta il risultato che deve essere
raggiunto in quel punto.
 Tutti i progetti devono avere le proprie
milestone.
 Le milestone aiutano a rendere visibili i
progressi del progetto al committente, ai
membri dei gruppi di progetto ed al resto
dell’organizzazione
Team
Ragione del
Opportunità e
progetto e
Benefici Obiettivo Ambito Pianificazione Team
Problem
Economici
Statement

Chi sono i componenti del team?

A quale ente/funzione aziendale

appartengono?

Team Che ruolo hanno nel progetto?

Chi bisogna informare sul procedere del

progetto e quando?

Chi è lo Sponsor?
Project charter
Titolo del Progetto
RAGIONE DEL PROGETTO e
OPPORTUNITA’ e BENEFICI ECONOMICI
PROBLEM STATEMENT
Perché è importante il progetto?
Perché è importante iniziare ora?
Come questo progetto si inserisce
nelle strategie di Business?
Quale è il problema?
Progetti correlati?
OBIETTIVO
Quali sono le CTQ di progetto?
Qual è la linea di base delle CTQ?
Quali sono gli obiettivi di miglioramento
sulle CTQ?
PIANIFICAZIONE
Vincolata alle fasi della metodologia
di miglioramento (DMAIC)
Quali attività prevediamo di
sviluppare nelle varie fasi?
Quando termineremo il lavoro?
Milestones
Quali opportunità ci offre il progetto?
Qual è il beneficio economico netto del progetto?
Quali altri benefici potenziali prevediamo?
Quali sono i rischi nel non intraprendere il progetto?
AMBITO
Di quali processi dobbiamo occuparci?
Cosa è incluso /escluso dall’ambito?
Quali sono le linee guida da seguire?
Quali sono i vincoli da considerare?
TEAM
Chi sono i componenti del team?
A quale ente / funzione aziendale appartengono?
Che ruolo hanno nel progetto?
Chi bisogna informare sul procedere del progetto e
quando?
Chi è lo Sponsor?
 Project charter: esempio 2
RAGIONE DEL PROGETTO e PROBLEM OPPORTUNITA’ e BENEFICI ECONOMICI
STATEMENT
Ragione del Progetto: I nostri costi di smaltimento sono più elevati Una riduzione dell’acqua su pulper del 70% implica un beneficio
rispetto alla concorrenza europea. economico pari circa 850 k€ / anno.
E’ necessario ridurre il costo specifico di smaltimento (media Il recupero del 25% di Fibra scartata implica un beneficio
Genn/Magg 2006 10,42 €/ton di prodotto finito) al fine di economico di circa 100 k€ / anno in costo di smaltimento e di
poter assicurare profitti in linea con le attese degli azionisti e 50 k€ / anno in Materia Prima.
valorizzare gli investimenti previsti per aumento capacità
Riducendo la quantità di scarto, inoltre, si ha una migliore
produttiva.
immagine sul territorio.
Problem Statement: Attualmente la quantità di acqua nello scarto
comporta un duplice effetto negativo sui costi in quanto
aumenta il peso dello scarto e trattiene fibra che potrebbe
essere recuperata.

OBIETTIVO AMBITO
CTQ1: % Acqua su Pulper Area di lavoro:
Attuale: xx % Da Alimentazione Materia Prima a Preparazione Impasti
Target: -70% Linee Guida:
Discriminare il materiale di scarto in flussi omogenei,
CTQ2: % Fibra su secco dello scarto Privilegiare la possibilità di recupero energetico.
Attuale: xx% Eseguire benchmarking interno
Target: -25% Vincoli: Non modificare le politiche di acquisto delle Materie Prime.
Utilizzare ricette standard
Non aumentare il declassato per carta sporca

PIANIFICAZIONE TEAM
Rossi (BB o GB)
Bianchi (Team Member - Qualità)
Neri (Team Member - Produzione)
Verdi (Team Member – Manutenzione)
Marroni (Team Member – Acquisti)
APPROVAZIONE DEL PROGETTO – SPONSOR
Gialli (General manager):