ZTRAVEL – MANUALE APPROVATORE

Sommario
HR PORTAL – NUOVO MODULO ZTRAVEL ......................................................................................................... 3
APPROVAZIONE RICHIESTE DI TRASFERTA .................................................................................................... 3
APPROVAZIONE NOTE SPESE ......................................................................................................................... 5
INSERIMENTO DI RICHIESTO O NOTE SPESE PER CONTO DI COLLABORATORI ............................................. 6
HR PORTAL – NUOVO MODULO ZTRAVEL
Per accedere al nuovo modulo collegati al HR Portal Zucchetti e clicca su ZTRAVEL

APPROVAZIONE RICHIESTE DI TRASFERTA

Per policy solo le richieste di trasferte intercontinentali richiederanno l’approvazione del responsabile di
secondo livello
Per tutte le trasferte il dipendente deve sempre richiedere preventivamente l’autorizzazione
Per i viaggi nazionali e continentali: il diretto responsabile riceve solo una mail di notifica (vale il principio
del silenzio-assenso). Qualora il responsabile non autorizzi questa missione può comunque sempre
intervenire accedendo al sistema e rifiutando la missione con una motivazione. Il rifiuto blocca il processo
di richiesta di eventuali servizi di viaggio e genera una mail verso il collaboratore che viene così informato
del rifiuto autorizzativo.
Per i viaggi intercontinentali: il diretto responsabile riceve una mail di notifica e può intervenire come nel
caso precedente.
Il sistema invierà anche una seconda notifica al responsabile di secondo livello che lo informa di una
missione che necessita obbligatoriamente di esplicita approvazione. Solo dopo la sua approvazione la
richiesta di servizi verrà inoltrata all’agenzia di viaggi

Per visualizzare tutte le trasferte dei propri collaboratori accedere alla sezione “Pianificazione Trasferte”

Il sistema presenterà di default la sezione delle “Approvazioni”.

In questo cruscotto di riepilogo è possibile visualizzare tutte le trasferte, filtrarle per periodo, oppure per
stato di workflow, cliccando sui relativi box colorati.
Le trasferte intercontinentali, cioè in attesa di approvazione esplicita, saranno contraddistinte dal colore
giallo, mentre quelle tacitamente approvate dal colore verde
Per approvare o rifiutare la richiesta cliccare selezionare la trasferta e cliccare sui relativi bottoni

In caso di rifiuto dovrà essere specificato il motivo nell’apposito box Note (sopra i bottoni “approva” e
“respingi”).

Il viaggiatore verrà informato della scelta dell’approvatore attraverso una mail di notifica di conferma o
rifiuto.
APPROVAZIONE NOTE SPESE

E’ la richiesta di autorizzazione delle spese sostenute durante le trasferte. La richiesta di approvazione della
nota spese viene inviata al responsabile di riferimento e, solo dopo la sua approvazione, verrà inviata
all’amministrazione del personale per il definitivo controllo e l’approvazione.

Per visualizzare tutte le note spese dei propri collaboratori accedere alla sezione “Inserimento Rimborsi”
Il sistema presenterà di default la sezione delle “Approvazioni”.

In questo cruscotto di riepilogo è possibile visualizzare tutte le note spese, filtrarle per periodo, oppure per
stato di workflow, cliccando sui relativi box colorati.

Selezionando la nota spese nel box di destra saranno visibili tutti i dettagli. Sarà possibile accedere in modo
rapido alla visualizzazione delle spese oppure degli allegati, si vedrà il totale delle spese ed il rimborso km,
ecc.
Eventuali anomalie presenti nella nota spese saranno evidenziate da un triangolo rosso.

Cliccando sul quadratino colorato vicino al nome del viaggiatore sarà sempre possibile vedere lo storico
della richiesta di trasferta o della nota spese.
INSERIMENTO DI RICHIESTO O NOTE SPESE PER CONTO DI COLLABORATORI
Il responsabile, accedendo al portale con le proprie credenziali, potrà inserire richieste di trasferta o note
spere per tutti i suoi collaboratori.
Per le richieste conto terzi accedere alla sezione “Richieste pianificazione” o “Richieste rimborsi”.

Al momento della creazione di una nuova richiesta o nota spese verrà chiesto per conto di chi si vuole
procedere:

Ricercare quindi il codice del proprio collaboratore e confermare.

Si potrà quindi procedere come descritto nel manuale utente.