ZTRAVEL – MANUALE UTENTE

Sommario
HR PORTAL – NUOVO MODULO ZTRAVEL ......................................................................................................... 3
PIANIFICAZIONE TRASFERTA ......................................................................................................................... 3
SERVIZI DI VIAGGIO ................................................................................................................................... 6
INSERIMENTO RIMBORSI ............................................................................................................................. 11
SPESE ....................................................................................................................................................... 12
ITINERARIO E RIMBORSI KM .................................................................................................................... 14
HR PORTAL – NUOVO MODULO ZTRAVEL
Per accedere al nuovo modulo collegati al HR Portal Zucchetti e clicca su ZTRAVEL

PIANIFICAZIONE TRASFERTA

Nel cruscotto di riepilogo è possibile visualizzare tutte le trasferte, filtrarle per periodo, oppure per stato di
workflow, cliccando sui relativi box colorati

Per creare una nuova trasferta clicca su “Nuova Trasferta”

I campi obbligatori sono contraddistinti dall’asterisco rosso.
Dati trasferta - inserisci i dettagli relativi all’inizio e fine missione (data ora e luogo di partenza/rientro).
La località di partenza può essere la sede di assunzione o di residenza, oppure si può digitare il comune
scrivendo i primi caratteri o effettuando la ricerca attraverso la lente d’ingrandimento.

Nella maschera successiva vedrai gli itinerari pianificati e potrai inserire le richieste dei servizi di viaggio
SERVIZI DI VIAGGIO

Clicca su simbolo “più” per aprire il menù dei servizi che si possono richiedere

Per la richiesta dei singoli servizi suggeriamo di utilizzare la selezione rapida della località che consente di
scegliere il percorso, in questo modo si compileranno automaticamente le date e le località che potranno
poi comunque essere modificate
L’eventuale bagaglio al seguito può essere specificato nella sezione “Dati prenotazione”

Al termine degli inserimenti salva

Per cancellare o modificare un servizio clicca sui tre puntini in alto a destra.

Le modalità di inserimento sono uguali per tutte le tipologie di servizio

ANTICIPI
Clicca su simbolo “più” per richiedere l’anticipo in contanti o con bonifico

Inserisci l’importo richiesto ed eventuali note

Per salvare la trasferta clicca sul simbolo in alto a destra come evidenziato sotto

In questo modo verrà creata la BOZZA.

Dalla videata di riepilogo potrai decidere se inviare la richiesta dei servizi all’ufficio viaggi e la notifica al tuo
approvatore. Per farlo è necessario cliccare sul simbolo con l’aeroplano (come evidenziato)
Per inviare una richiesta di trasferta in un secondo momento clicca sul simbolo evidenziato nel cruscotto di
riepilogo
INSERIMENTO RIMBORSI
Per inserire la nota spese accedi alla sezione “inserimento rimborsi”.

Per iniziare ad inserire le spese selezionare “Nuova nota spese” e selezionare il mese di competenza
Inserisci i dati dell’intestazione della nota spese e la/le località della trasferta

E clicca su “CREA”

SPESE
La prima videata è la sezione “SPESE” per l’inserimento dei giustificativi. Potrai inserire le spese solo nei
giorni di competenza della trasferta evidenziati in bianco.
Clicca sul “più” nel giorno in cui è stata sostenuta la spesa
Scegli la spesa

L’unico campo obbligatorio è l’importo della spesa.

Se la spesa è da attribuire ad una commessa diversa da quella delle altre spese puoi specificarla nel campo
libero4 disponibile per ogni voce di spesa . La compilazione di questo campo obbligatoria.
ITINERARIO E RIMBORSI KM
In questa sezione sono elencate tutte le tratte effettuate durante la trasferta, il totale dei chilometri
percorsi e l'importo dell'eventuale rimborso chilometrico.

Nella parte sinistra della pagina sono elencate tutte le tratte della trasferta selezionata.

Nella parte destra sono elencati i rimborsi chilometrici in riferimento alla singola tratta.
Se devi modificare l’itinerario seleziona “Modifica itinerario” che consente di aggiornare i dati.

Per aggiungere una nuova tratta utilizza il pulsante “Aggiungi destinazione”.

Una volta completato l’elenco delle tratte per cui devi chiedere il rimborso clicca su “aggiungi rimborsi Km”

Inserire il numero dei km percorsi e la tipologia di auto: il sistema calcolerà in automatico l’importo da
rimborsare.
Quando avrai completato l’inserimento dei dati dovrai salvare la nota spese

In questo modo verrà creata la BOZZA.

Dalla videata di riepilogo potrai decidere se inviare la nota spese al tuo responsabile. Per farlo è necessario
cliccare sul simbolo con l’aeroplano (come evidenziato)

La nota spese potrà essere inviata anche in un second momento dal cruscotto iniziale

La nota spese verrà così inviata all’ufficio del Personale che, dopo i dovuti controlli, la invierà
all’autorizzatore.