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INTRODUCCION:
En primera instancia se analizarán las partes del teclado, para conocer la función de
cada tecla.
Cuando se desarrollen las fórmulas, el nombre de las mismas aparecerá con letra
grande y en colores.
Conociendo el Teclado:
Retroceso
Teclas de Función Imprimir Bloquear
Escape Pantalla Desplazamiento
Luces
Bloq Bloq Bloq Indicadoras
Num Mayús Despl
TAB
MAYUS- Teclado
CULAS Numérico
Shift
ENTER
Bloqueo Teclado
Control Tecla Tecla Alternativa Teclas de Numérico
Alternativa P/3° función de Control Dirección o
las teclas Shift desplazamiento
Tecla para activar
el menú Inicio de ENTER
Windows
Las Teclas
MAYUS Al ser presionada se enciende la luz indicadora Bloq Mayús, e indica que todo lo que escriba saldrá en mayúsculas.
Bloq Num Al presionar esta tecla se bloquea el teclado numérico y solo funcionan las teclas del mismo, que dicen en su parte inferior: inicio, Fin, Re Pág. Y Av. Pág.
Bloq Despl. Al ser presionada anula las teclas de desplazamiento.
Todas las teclas mencionadas se desactivan presionando nuevamente las mismas.
Inicio
Insertar Repaginar
ó ir una
Insert Inicio Re. página
Pág.
Tecla Insert: Esta tecla cuando es activada, inserta lo que escriba a partir del cursor, si el cursor se encuentra en medio de una palabra, lo que escriba se agregará a partir de
donde está el cursor cortando la palabra. Se desactiva presionándola nuevamente.
Tecla Suprimir: Borra o elimina el carácter o letra inmediatamente después del cursor. La tecla Retroceso en el teclado, elimina pero (como la flecha lo indica) el carácter
anterior al cursor.
Inicio: Esta tecla sirve para desplazarse, en todos los programas, no solo en excel, por ejemplo sirve para ir al comienzo de la hoja o al principio de una fila. Además cuando
se utiliza combinada con otras teclas, puede producir otros desplazamientos, como se verá más adelante.
Fin: Sirve para desplazarse también, y si se combina con otras teclas (al igual que inicio), produce otro tipo de desplazamientos.
Av. Pág.: Sirve para avanzar una página o pantalla hacia delante.
También podemos acceder rápidamente por la Barra de Office, haciendo clic sobre
Barra de
Menúes
Encabezados
Barra de Fórmulas o edición
de Columna
Cuadro de Nombre
Encabezados
de Fila
Celda
Activa
Botones de
Desplazamiento Etiquetas de
de Etiquetas Hojas Barra de Barras de
Estado Desplazamiento
Hoja 1 de Cálculo
Libro: Se llama así a los archivos de excel que tienen más de una Hoja (gralmente.
Tienen 3 por defecto).
Celda: En excel tenemos filas y columnas, una celda resulta la intersección de una fila y
una columna y hacemos referencia a ella nombrando la columna primero y luego el n°
de fila. Ejemplo: A11, B32, etc.
Referencias y Rangos:
Referencia Absoluta: cuando deseo que una referencia a una celda quede siempre igual
y no se modifique si copio una fórmula que la contiene, entonces debo anteponer el
signo $ antes del nombre de la columna o de la fila o ambos. Ejemplo:
$A7 Solo está fija la columna
A$7 Solo está fija la fila
$A$7 Fila y columna fijas
Ejemplo:
A11
…………………………………………
Z15
D1:D4;F2:F4
Desplazamientos:
Al presionar… Me desplazo a:
Un lugar a la derecha
Un lugar a la izquierda
COMO ESCRIBIR:
MENÚ ARCHIVO
Carpeta
activa
Contenido
de la
carpeta
activa
Nombre del archivo: puedo escribir el nombre, o buscarlo en el cuadro con el contenido
de las carpetas.
La Ventana Guardar Como… permite guardar los archivos con determinado nombre y
en una ubicación especial.
Guardar como Tipo: me permite guardar el archivo Excel con otro tipo de archivo por
ejemplo: como libro de Excel de una versión anterior, como plantilla, etc.
Opciones…:
Me permite crear una copia de seguridad del archivo que voy a guardar, entonces si se
llega a dañar el archivo actual, lo podré recuperar a través de la copia.
La copia de seguridad no guarda las últimas modificaciones, es como una versión
anterior a la actual. Por lo tanto puedo recuperar la mayoría del archivo pero no todo.
Configurar Página:
En la pestaña Página:
Márgenes
|
En esta pestaña puedo:
Vista Preliminar: Me permite ver una presentación panorámica de cómo saldrá impresa
mi hoja.
♦ Desde aquí puedo ver más lejos o más cerca la hoja mediante el botón zoom
♦ Volver a configurar mi página si no me gusta cómo está.
♦ Ver la página anterior y la siguiente
♦ Insertar saltos de página, es decir que una página se corte y salte a la siguiente en
determinado lugar.
♦ Cerrar para salir de la presentación preliminar.
Personalizar Encabezado
Pestaña Hoja:
Area de Impresión :
♦ Puedo establecer o Borrar el área de impresión, con las opciones que nos muestra el
menú, siempre habiendo seleccionado con anterioridad el área que quiero definir
para que se imprima o no.
Vista Preliminar:
♦ Sirve para ver desde lejos, o con una vista panorámica como se imprimirá mi
archivo, aparecerá la siguiente ventana:
Imprimir
Tecla Rápida CTRL + P
Con esta opción mando a imprimir un archivo, aparecerá la siguiente ventana:
Para configurar la
impresora, aparecerá
Puedo indicar otra ventana con
desde qué pág. distintas opciones
y hasta qué
dependiendo de la
pag. imprimir impresora.
Para especificar el
número de copias a
imprimir
Salir para salir de Excel. Si no he guardado los cambios en mis trabajos, me preguntará
(para cada uno) si quiero guardar.
MENU EDICION
♦ La mayoría de las opciones de este menú tiene una combinación de teclas rápidas a
la derecha por ejemplo CORTAR CONTROL + X.
♦ Puedo deshacer una o más de las acciones realizadas sobre la hoja, siempre y
cuando aparezca activa la opción, también puedo hacerlo desde la tecla rápida
en la barra.
♦ Puedo rehacer una acción que he desecho con la flechita en el otro sentido o con la
opción rehacer del menú Edición.
Cortar
Copiar
Pegar
Tecla Rápida para cortar CTRL + X
Tecla Rápida para copiar CTRL + C
Tecla Rápida para pegar lo copiado o cortado CTRL + V
usarlo, por lo tanto aquello que copie o corte en excel podrá ser pegado en otros
programas.
Lugar de Origen
(Celdas, otro Portapapeles Lugar de
archivo o libro , Destino
otra hoja)
Pasos :
Pegar todo.
Pegar solo las fórmulas del lugar origen en el lugar destino.
Pegar los valores del resultado de los cálculos, sin las fórmulas.
Solo los formatos
Solo los comentarios que tenga la hoja de cálculo.
Todo excepto los Bordes.
También permite realizar una operación sobre los datos de origen, y recién pegarlos en
el destino sin que los datos originales se alteren.
Sumar: Suma los datos de origen a los que se encuentren en el destino.
Restar: Resta los datos de origen a los que se encuentren en el destino.
Multiplicar: Multiplica los datos de origen por los que se encuentren en el destino.
Dividir: Divide los datos de origen por los que se encuentren en el destino.
Saltar Blancos: Impedir que las celdas en blanco se peguen sobre los datos
existentes en el área destino y sustituyan a esos datos.
Transponer: Invierte la matriz, las filas se convierten en columnas y las columnas en
filas.
Luego de seleccionar la/s celda/s podré aplicar las distintas acciones que desee.
3. Con el mouse me paro sobre la 1° de las celdas, de manera que aparezca así
y lo arrastro pintando las celdas contiguas que quiero seleccionar.
Pegado especial…
Esta opción presentará distintas formas de pegar los datos originales, dependiendo de
esas formas podré trabajar mejor con lo que esté pegando. Por ejemplo, si estoy
copiando una imagen, dependiendo de “como” la pegue podré ver mejor las imágenes, y
hacer que ocupen menos espacio en el archivo, entre otras cosas.
Rellenar…
Ubicándome debajo de una celda que quiero rellenar, selecciono las celdas en blanco en
las que quiero que se repitan las celdas, y elijo la opción rellenar hacia abajo.
De igual modo pero desplazándome y ubicándome a la derecha, izquierda o arriba, se
procede con los otros rellenar.
Borrar
• Todo
• Solo los formatos
• El contenido de la/s celda/s
• Comentarios (ya veremos como introducirlos)
Eliminar…
MENU CONTEXTUAL:
Se despliega al hacer clic con el botón derecho del mouse; presenta opciones de trabajo
relacionadas con el elemento desde el cual se trabaja.
4. Sin soltar la tecla CONTROL arrastre las celdas hasta la posición de destino.
• Si las celdas de destino tienen datos los nuevo REEMPLAZARÁN los anteriores,
tenga CUIDADO.
Seleccionarlas haciendo clic sobre las etiquetas de las hojas, si están contigua las hojas a
copiar mantener presionada la tecla SHIFT, si no están contiguas mantener presionada
la tecla CONTROL e ir haciendo clic sobre las pestañas correspondientes.
Buscar…
Puedo buscar información ó ciertos datos dentro de mis hojas, con la opción buscar del
menú edición, aparecerá u cuadro como el siguiente:
Cuando encuentre lo
que busco permite
reemplazarlo por el
texto especificado en
Reemplazar Con:
Permite escribir el texto para reemplazar el que encuentre
Permite reemplazar todo lo que
encuentre por el texto
especificado de una sola vez
Me permite especificar cuando encuentre el texto buscado, con qué texto lo voy a
reemplazar
Ejemplo:
Si tengo una planilla con datos mensuales del año 2000
Enero 2000
Febrero 2000
Marzo 2000
……………
Y quiero crear una igual para el año 2001, puedo:
Crear una copia de ésta en otra hoja y luego seleccionar la planilla y dar la opción
Buscar 2000
Reemplazar con 2001
Ir a…
También me permite desplazarme o ir hacia rangos a los que les haya asignado un
nombre, como encabezado_mes
Para desplazarme solo debo hacer clic para elegir el rango o bien tipearlo en el cuadro
de referencia, y presionar Aceptar.
Vinculos…
Esta Opción se utiliza cuando tenemos libros vinculados.
Ejemplo:
Si estoy trabajando en el archivo costo 11 2000.xls, y deseo cambiar ese origen a costo
12 2000.xls, ubicado en otra carpeta de origen, debo hacer clic en cambiar origen,
buscar y elegir el archivo de 12 2000, y luego presionar aceptar.
Concepto IMPORTANTISIMO NO DEJAR DE SABER
TECLAS RAPIDAS
Habiendo seleccionado previamente el/las celdas a las que quiero aplicar el formato
presiono cualquiera de las siguientes:
CTRL + S Subrayado
CTRL + K Cursiva (Letra inclinada a la derecha)
CTRL + T Centrado
CTRL + I Alineación Izquierda
CTRL + D Alineación Derecha
CTRL + X Cortar
CTRL + C Copiar
CTRL + V Pegar
CTRL + Z Deshacer
CTRL + Y Rehacer lo deshecho o Repetir
OTRAS
Teclas Acción
CONTROL + F6 Moverme entre distintas ventanas abiertas
en un mismo programa
ALT + TAB () Saltar de un programa abierto a otro
F4 Repite la última acción efectuada
MENU VER
La hoja se verá con líneas entrecortadas gruesas, que representan donde están los saltos
de página.
Si quiero correrlos solo debo pararme sobre los mismos con el mouse, hacer clic y
arrastrarlas hacia la nueva ubicación.
Barra de Herramientas: me permite ver una ventana lateral con las distintas barras de
herramientas, si se encuentran tildadas con una V a su lado izquierdo, significa que está
visible. Para dejar de verlas las vuelvo a seleccionar. Se sugiere practicar eligiéndolas y
sacándolas para conocerlas y familiarizarse con sus nombres.
Las barras que son más usadas gralmente. y que por ello figuran en el menú con un
acceso más directo:
• Barra de fórmulas
• Barra de Estado
Vista Previa de los saltos de página: me muestra una vista desde lejos de donde
termina cada una de mis páginas y me permite modificar los límites del final de mis
páginas con el mouse.
Comentarios: esta opción hará que todos los comentarios de la hoja de cálculo se vean
simultáneamente.
Pantalla Completa: Me muestra la pantalla sin título, etc, para ganar espacio de
visualización. Se verá similar a esto.
Zoom: Me permite ajustar el tamaño de la hoja que veo, puedo reducirlo para ampliar
mi campo visual, es similar a alejarme para poder ver más cantidad de filas y columnas.
También aparece en la barra de herramientas
MENU VENTANA
Nueva Ventana
Me permite abrir varias ventanas con un mismo archivo, entonces si mi archivo tiene 2
hojas, en una ventana trabajo con una hoja y en la otra trabajo con la segunda Hoja.
Una vez que tengo abiertas varias ventanas, puedo organizarlas como sigue:
* Tener en cuenta que aparecerá una barra de título en cada una de las ventanas
indicando que hoja o libro o archivo es.
Organizar:
Ventanas del libro activo: Puedo organizar solo las ventanas que tenga abierta con un
libro determinado, no con todos los libros.
Ejemplo: supongamos que tengo un archivo o libro con tres hojas, y que abro cada una
de esas hojas en una ventana diferente.
Mosaico
Horizontal
Vertical
Cascada
* En todos los casos anteriores la ventana activa tendrá la barra de título azul, el resto
gris.
Ocultar:
Con esta opción puedo ocultar la hoja de cálculo que seleccioné previamente.
Mostrar:
Aparece una ventana con la lista de hojas ocultas para que seleccione cual quiero ver o
mostrar nuevamente.
Se puede dividir una misma ventana en varias secciones por las que se puede
desplazarse independientemente. Sirve para trabajar con varias porciones de
información viéndolas simultáneamente.
1. Active:
La fila o columna por la que desea dividir la ventana en dos.
la celda por la cual desea dividir la hoja en cuatro.
2. Elija el menú ventana Dividir.
Ejemplo:
Arrastrar los
cuadros de
división
MENU AYUDA
Ayuda de Microsoft Excel: Aparecerá un ayudante animado con distintas formas, que
me guiará para pedir ayuda sobre los que necesito, en gral. aparecerá esta pantalla:
Esta Opción me permite buscar en cada uno de los contenidos haciendo clic en el
mismo y presionando abrir.
También con la opción Indice me permite escribir una palabra y buscar en toda la
ayuda, a través de esa palabra. Ejemplo: hipervínculo.
Qué es esto?: Esta opción hace que junto al curso aparezca un signo de pregunta, y me
brinda ayuda del elemento que yo quiera simplemente haciendo clic sobre él.
MENU INSERTAR
Celdas…
Me preguntará entonces si quiero insertar una fila completa, una columna completa, o
insertar una celda desplazando las celdas hacia la derecha o hacia abajo.
Insertar Filas
Insertar Columnas
Insertar Hoja de Cálculo: aparecerá una nueva hoja de cálculo con su correspondiente
etiqueta en la parte inferior de la pantalla Hoja 4
Gráfico…
Crear rótulos (títulos) en las filas o columnas de los datos, pues se trasladarán
automáticamente al gráfico.
Hay más de 120 tipos distintos de gráficos, no es necesario saberlos a todos de
antemano, “la práctica hace al maestro"
Excel tiene un asistente que los guiará en la elaboración del gráfico, sus pantallas y
pasos son gralmente. Los siguientes:
1. Hacer clic en el botón o bien dentro del menú Insertar elija Gráfico.
2. Aparecerá la siguiente pantalla:
Tipo de
Gráfico
Actual
Subtipos de
Gráficos
Botones
Botones:
Además de los tipos comunes de gráficos, hay tipos personalizados como el que
podemos observar en la pestaña, Tipo: Conos.
Segundo Paso:
Series de
datos
graficados
Nombre
Lista de de la Serie
las Series
Graficadas Rango de Valores
que grafica esa
serie
Rango de
datos que
Botones para figura en el
agregar o quitar eje X
series de datos
Eje: Permite poner o sacar los ejes o modificar los rótulos que aparecen debajo de los
ejes.
Leyenda: Permite agregar o quitar una leyenda que indica los nombres y colores de las
series de datos graficadas, y su ubicación.
Rótulos de Datos: permite colocar rótulos o inscripciones junto a cada barra o parte de
lo que se está graficando para dar más claridad. También permite mostrar la clave (o
color) de la leyenda junto al rótulo.
Tabla de Datos: Permite adjuntar al gráfico una tabla con los datos.
Paso 4: Sirve para ubicar el gráfico en una hoja nueva a la que nos permite nombrar, o
bien en una hoja existente.
Area de Trazado
Título
Esquina
Plano
Lateral
Plano
Inferior
Rótulos de
Gráficos
Una vez insertado el gráfico, puedo modificar los fomatos del mismo haciendo clic
derecho sobre el gráfico apareciendo el siguiente menú contextual.
El menú contextual varía dependiendo del objeto que he seleccionado por ejemplo, si
selecciono o hago clic sobre el Eje X, y luego llamo al menú contextual con el botón
derecho del mouse, aparecerá:
Generalidades:
Si coloca el cursor sobre una de las series, en una punto determinado aparecerá una
etiqueta con dicho valor.
Gráficos Circulares:
Tabla Ejemplo:
Ventas Enero
Perico 37.825,00
Ledesma 51.752,00
San Pedro 51.538,17
Orán 27.392,00
Tartagal 66.636,00
Perico
Ledesma
16% 12% San Pedro
Orán
Tartagal
28%
Se puede resaltar una porción de un gráfico circular, haciendo doble clic sobre el sector
y arrastrándolo con el mouse para separarlo un poco del resto de las porciones.
70.000
60.000
50.000
Ventas
40.000
30.000
20.000
10.000
-
Enero Febrero Marzo
Tipo: Anillos.
Subtipo: Anillos.
35.555
36.745
65.999
37.825
66.062
66.636
51.752
50.879
50.555
27.392
26.587
25.999
51.524
50.568
50.444
Inclinan el
texto en
Presenta la ángulo
Añade o quita una Evolución de los ascedente e
leyenda (rótulos datos por filas descendente
para colores)
Permite
Elija aquí el área del modificar el Permite Presenta la
gráfico a modificar o formato de modificar el Incorpora
Evolución de los
haga clic sobre ella en la sección tipo de o Elimina
datos por columnas
el gráfico seleccionada gráfico una tabla
con los
datos del
gráfico
Se puede activar la barra de herramientas de dibujo a través del menú Ver, o bien con el
botón:
Para crear un dibujo debo hacer clic sobre el botón adecuado y luego arrastrar el
mouse sobre la hoja donde quiero que aparezca el mismo.
Para aplicar un formato determinado, debo seleccionar el objeto, haciendo clic sobre
el mismo, y luego hacer clic sobre el botón correspondiente, y luego seguir los pasos
que se me presenten.
El Botón Le permite…
Crear una línea recta
Crear un rectángulo
Crear un Círculo
Ejemplos:
Cuadro de Texto: Sirve para insertar texto fuera de una celda. Dentro de un gráfico, o
dibujo, con más libertar de moverlo con solo arrastrarlo.
Word Art: Es una forma de crear textos artísticos, con colores llamativos y de formas
irregulares. Ejemplo:
1. Posicionarme donde quiero poner el Word Art, y hacer clic sobre el botón
correspondiente.
2. Elegir el tipo de Word Art de la siguiente ventana y hacer clic en aceptar::
3. Aparecerá la siguiente ventana, donde puedo colocar el texto del mismo, y el tipo de
letra, luego debo hacer clic en aceptar para que se inserte
Botones de formato:
El Botón Le permite…
Asignar colores de fondo y efectos de relleno
Agregar sombras
Salto de Página: me posiciono en la celda (fila y columna), desde la cual quiero que
comience la nueva página, y elijo esta opción del menú.
Se insertará el salto de página (se verá como una línea punteada) en el margen superior
izquierdo de la celda seleccionada.
Insertar Nombre:
Definir: Esta opción permite asignarle un nombre a un rango, eliminar ese rango
Comentario
En esta ventana puedo elegir la categoría de dibujo que quiero (a la izquierda) y luego el
dibujo (a la derecha), posteriormente debo presionar insertar.
Insertar Objetos:
Fórmulas
Puedo fabricar mis propias fórmulas para realizar cálculos específicos entre celdas o
grupos de celdas. Cuento con los siguientes operadores:
Consideraciones grales.:
Operador Operación
* Multiplicación
/ División
- Resta
+ Suma
( ) Usados para separar operaciones
^ Potencia
= Igual
<> Distinto
> Mayor
< Menor
=-2+4*3 –2 + 12 = 10
= -(2+4*3) -14
- (2+4) * 3 -18
= (-2+4) *3 6
Importante: al copiar una fórmula debo tener en cuenta si deseo que las referencias a
filas o columnas se modifiquen automáticamente, de acuerdo al lugar en el que estoy
copiando, si no quiero que ocurra debo poner referencias absolutas en las fórmulas.
Contenido de la Fórmula
Cursor ubicado en
posición, y listo para
copiar la fórmula a las
celdas inferiores
Otras formas: Copiar y Pegar del menú ó de la barra de herramientas o las teclas
rápidas. También con las opciones del menú contextual.
Funció
Es una herramienta predefinida por Excel que nos permiten realizar los cálculos más
ágilmente.
=SUMA (A5:A10;C5:C15)
Signo igual que
indica que lo que Nombre de la Argumentos de la
sigue es una función que indica función
función el tipo de cálculo
realizado
= Para ingresar una función debo poner primero el signo igual, sino la máquina
interpreta que lo que voy a escribir es un texto.
A la izquierda aparecen las categorías de las funciones, que sirven para organizarlas por
tipos. A la derecha vemos las funciones en sí, que engloba el tipo de función de la
izquierda que figura resaltado en azul.
Una vez que hago clic para seleccionar la función que deseo insertar, presiono aceptar y
aparecerá:
Visualiza el resultado
que da la fórmula luego
de elegir los argumentos Pequeña ayuda del elemento resaltado, o
argumento activo, en este caso el cursor está en
argumento 1, este es el actual.
Si hacen falta más números se irán insertando solos sus cuadros en la ventana
Además dentro del cuadro de diálogo de cada condición, puedo poner números,
fórmulas, o cualquiera de los argumentos posibles, no solo referencias a rangos.
Para trabajar con varias fórmulas enlazadas pero utilizando el comando pegar función,
procedo como antes:
Al elegir una función, aparecerá su ventana correspondiente, para que complete sus
argumentos, valores o condiciones. Al hacer clic sobre aceptar, volverá a esta pantalla
original y en el argumento aparecerá el nombre y argumentos de la función elegida.
=SUMA(Argumentos)
Los argumentos pueden ser
Referencias o Nombres de Celdas
Referencias o Nombres de Grupos de Celdas
Resultados de fórmulas o cálculos.
Números
Ejemplo:
=SUMA(B10:C25;H9;99;D4*C3/H3)
Los argumentos de la función son los elementos sobre los que se llevarán a cabo los
cálculos, pueden ser:
=CONTAR(rango)
Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas que tienen valores numéricos
=CONTAR.BLANCO(rango)
Cuenta la cantidad de celdas dentro de una rango, que están en blanco.
=CONTAR.SI(rango;”operador”& referencia a
celda o valor)
Ejemplo:
=CONTAR.SI(F7:F12;">"&10000)
=MAX(lista de valores)
Devuelve el Máximo de un grupo de valores
=MIN(lista de valores)
Devuelve el mínimo de un grupo de valores
=PROMEDIO(lista de valores)
Devuelve el Promedio de un grupo de valores
Ejemplo:
3. En la celda activa aparecerá la función suma y los argumentos de la misma serán las
celdas por encima de ella o bien al costado. El rango que aparece en la función se
distinguirá por estar rodeado por una línea de puntos.
Si tengo una tabla y deseo totalizar las filas y las columnas de la misma debo:
1. Seleccionar el rango que contiene los datos y una fila y columna adicionales.
2. Presionar el botón Autosuma.
Ejemplo:
= ESERROR(Valor)
Valor es la celda, función, etc. que se desea probar.
Esta función controla que el valor contenga uno de los errores (descriptos en fórmulas)
como #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!.
Esta función Devuelve el valor VERDADERO si el Valor contiene un error, y FALSO
si no lo contiene.
Ejemplo:
=SI(A1="VENTAS";"";"No lo encontró")
Si en la celda A1 dice VENTAS, el resultado de la prueba lógica será verdadero
entonces la función colocará en la celda en la que está espacio en blanco.
Si en la celda no dice ventas se ejecutará la acción 2 (falsa), y se colocará en la celda la
leyenda: No lo encontró.
ESERROR(SUMA(A1:A10)):
Es la prueba lógica, pues si de la función suma surge algún error esta prueba lógica
dará verdadero y se ejecutará la acción verdadera y se escribe en la celda: Error.
Si no da error solo se mostrará el resultado de la función suma.
Una herramienta útil para encadenar funciones SI son los diagramas de flujo,
describiremos brevemente su utilización con gráficos, y un ejemplo,
Ejemplo:
Inicio.
No No
"El mayor es C1". B1 > C1 ? A1 > B1 ?
Si Si
No
Fin. "El mayor es B1". A1 > C1 ? "El mayor es C1".
Si
Fin!
FUNCIONES LOGICAS
Ejemplo:
Valores
A1 = 3
B1 = 2
C1 = 1
=Y(A1>B1;A1>C1) dará como resultado VERDADERO
Valores
A1 = 5
B1 = 6
C1 = 1
=Y(A1>B1;A1>C1) dará como resultado FALSO, pues una de sus condiciones es
falsa.
Ejemplo:
Valores
A1 = 5
B1 = 3
C1 = 8
Ejemplo:
=SUMAR.SI(E7:E11;">500";F7:F11)
Si en la columna E hay valores mayores que 500, se sumará su fila correspondiente
dentro de la columna F.
=BUSCARV(Valor a buscar;tabla;N°
columna;VERDADERO o FALSO)
Valor a Buscar: Es el valor que se va a buscar en la tabla
Tabla: Es el conjunto de valores donde voy a buscar, la primera columna de la misma
debe contener el valor que se busca.
N° de Columna: indica la columna dentro de la tabla, que contiene los valores a
responder cuando se encuentre en la primera columna el valor.
VERDADERO: Si no encuentra el valor exacto, muestra el valor más próximo al
buscado.
FALSO: Solo me muestra el resultado si encuentra el valor exacto.
Si no encuentra el valor dará como resultado el error #N/A.
Ejemplo:
A B C D
29 N° CLIENTE NOMBRE Y APELLIDO ENERO Fórmula
30 =SI(ESERROR(BUSCARV(A30;
$A$41:$D$46;4;FALSO));0;
2101003 BUSTAMANTE LABARTA GUSTAVO 200
BUSCARV(A30;$A$41:$D$46;4;
FALSO))
31 2101028 ASOC. COOPER. DR H. PEMBERTON 0 IDEM
32 2101037 URETA MARCELA ALEJANDRA V.DE 0 IDEM
33 =BUSCARV(A33;$A$41:$D$46;4;
2101039 CALIZAYA IRENE #N/A
FALSO)
34 =BUSCARV(A33;$A$41:$D$46;4;
2101046 PEREZ DE TEJERINA ROSA FLORENT 25
FALSO)
35 =BUSCARV(A33;$A$41:$D$46;4;
2101047 LUCCIONI JORGE MARIO 20
FALSO)
=PAGO(TASA;NPER;VA;VF;TIPO)
Observaciones
El cuota devuelta por PAGO incluye el capital y el interés, pero no incluye impuestos,
pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los préstamos.
Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos
tasa y nper. Si efectúa pagos mensuales de un préstamo de 4 años con un interés anual
del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si
efectúa pagos anuales del mismo préstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4
para el argumento nper.
Sugerencia Para encontrar la cantidad total que se pagó durante la duración del
préstamo, multiplique el valor devuelto por PAGO por el argumento nper.
Sistema Francés
12
10
Porcentaje
0
1 2 3 4 5
Tiempo
Ejemplos
Usando el mismo préstamo, si los pagos vencen al comienzo del período, y el valor final
es cero, el pago es:
La siguiente fórmula devuelve la cantidad que se le deberá pagar cada mes si presta
5.000 $ durante un plazo de cinco meses a una tasa de interés del 12 por ciento, con
sistema francés:
Puede utilizar PAGO para determinar otros pagos anuales. Por ejemplo, si desea ahorrar
50.000 $ en 18 años, ahorrando una cantidad constante cada mes, puede utilizar PAGO
para determinar la cantidad que debe ahorrar. Asumiendo que podrá devengar un 6 por
ciento de interés en su cuenta de ahorros, puede usar PAGO para determinar qué
cantidad debe ahorrar cada mes.
Si deposita 129,08 $ cada mes en una cuenta de ahorros que paga el 6 por ciento de
interés, al final de 18 años habrá ahorrado 50.000 $.
=PAGOINT(TASA;PERIODO;NPER;VA;VF;TI
PO)
Devuelve el interés pagado en un período específico por una inversión basándose en
pagos periódicos constantes y en una tasa de interés constante.
La fórmula siguiente calcula el interés que se pagará el último año por un préstamo de
8.000 $, a tres años, con una tasa de interés anual del 10 % y de pagos anuales:
PAGOINT(0;1; 3; 3; 8000) es igual a -292,45 $
Período es el período para el que se desea calcular el interés y deberá estar entre 1
y el argumento nper.
Observaciones
Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica tasa y nper. Si
realiza pagos mensuales de un préstamo de cuatro años con un interés anual del 12 por
ciento, use 12%/12 para tasa y 4*12 para nper. Si realiza pagos anuales del mismo
préstamo, use 12% para tasa y 4 para nper.
En todos los argumentos, y como norma gral., el efectivo que se paga (sale de nuestro
bolsillo) se representa con números negativos; el efectivo que se recibe (entra en nuestro
bolsillo) se representa con números positivos.
Ejemplos
La fórmula siguiente calcula el interés que se pagará el primer mes por un préstamo de
8.000 $, a tres años y con una tasa de interés anual del 10 %:
La fórmula siguiente calcula el interés que se pagará el último año por un préstamo de
8.000 $, a tres años, con una tasa de interés anual del 10 % y de pagos anuales:
=PAGOPRIN(TASA;PERIODO;NPER;VA;VF;
TIPO)
Devuelve el pago sobre el capital de una inversión (amortización de Capital), durante un
período determinado basándose en el sistema francés (pagos periódicos y constantes), y
en una tasa de interés constante.
Observaciones
Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos
tasa y nper. Si efectúa pagos mensuales de un préstamo de 4 años con un interés anual
del 12%, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si efectúa
pagos anuales del mismo préstamo, use 12% para el argumento tasa y 4 para el
argumento nper.
Ejemplos
=TASA(NPER;PAGO;VA;VF;TIPO;ESTIMAR)
Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad. TASA se calcula por iteración
y puede tener cero o más soluciones. Si los resultados consecutivos de TASA no
convergen en 0,0000001 después de 20 iteraciones, TASA devuelve el valor de error
#¡NUM!
Pago es el pago que se efectúa en cada período y que no puede cambiar durante la vida
de la anualidad. Generalmente el argumento pago incluye el capital y el interés, pero no
incluye ningún otro arancel o impuesto.
Ejemplo
Para calcular la tasa de un préstamo de 8.000 $ a cuatro años con pagos mensuales de
200 $:
Esta es la tasa mensual ya que el período es mensual. La tasa anual es 0,77%*12, que es
igual a 9,24 por ciento.
=NUMERO.ROMANO(NUMERO;FORMA)
Convierte un número arábigo en número romano con formato de texto.
valor del argumento forma, más conciso es el estilo devuelto. Vea los ejemplos
siguientes.
VERDADERO Clásico
FALSO Simplificado
Observaciones
Ejemplos
=POTENCIA(NUMERO;POTENCIA)
Observación
Se puede utilizar el operador "^" en lugar de la función POTENCIA para indicar a qué
potencia se eleva el número base, por ejemplo 5^2.
Ejemplos
POTENCIA(5;2) es igual a 25
POTENCIA(98,6;3,2) es igual a 2401077
POTENCIA(4;5/4) es igual a 5,656854
=RAIZ(NUMERO)
Devuelve la raíz cuadrada de un número.
Número es el número cuya raíz cuadrada desea obtener. Si número es negativo, RAIZ
devuelve el valor de error #¡NUM!
Ejemplos
RAIZ(16) es igual a 4
RAIZ(ABS(-16)) es igual a 4
=AHORA( )
Ejemplos
Si está usando el sistema de fechas 1900 y el reloj integrado de su equipo está ajustado a
las 12:30:00 p.m., 1 de enero de 1987:
=DIA(FECHA)
FECHA: es el código de fecha y hora empleado por Microsoft Excel para los cálculos
de fecha y hora. La variable fecha se trata como un núm_de_serie y puede
proporcionarse como texto, por ejemplo, "15-4-93" o "15-Abr-1993", en lugar de como
número. El texto se convierte automáticamente en un número de serie. Para obtener más
información acerca de núm_de_serie, vea la función AHORA.
Observaciones
Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh usan diferentes
sistemas de fecha predeterminados. Para obtener más información, vea la función
AHORA.
Ejemplos
DIA("4-ene") es igual a 4
DIA("15-abr-1993") es igual a 15
DIA("11-8-93") es igual a 11
=DIA(NUM_DE_SERIE;TIPO)
Núm_de_serie es el código de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los cálculos
de fecha y hora; núm_de_serie puede expresarse como texto, por ejemplo "15-abr-1993"
Tipo es un número que determina que tipo de valor debe ser devuelto.
Observaciones
Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh usan diferentes
sistemas de fecha predeterminados. Para obtener más información, vea la función
AHORA.
También puede usar la función TEXTO para convertir un valor en un formato de
número especificado usando el sistema de fechas 1900:
Ejemplos
=MAYUSC(Texto)
Texto es el texto que se desea convertir en mayúsculas. El argumento texto puede ser
una referencia o una cadena de texto.
Ejemplos
=MINUSC(Texto)
Ejemplos
=NOMPROPIO(Texto)
Cambia a mayúscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras
de texto que se encuentren después de un carácter que no sea una letra. Convierte todas
las demás letras a minúsculas.
Texto es el texto entre comillas, una fórmula que devuelve texto o una referencia a una
celda que contiene el texto al que se desea agregar mayúsculas iniciales.
Ejemplos
Ejemplos
Número es el número que desea dividir y cuyo residuo o resto desea obtener.
Observaciones
RESIDUO(n;d) = n - d*ENTERO(n/d)
Ejemplos
RESIDUO(3; 2) es igual a 1
RESIDUO(-3; 2) es igual a 1
MENU FORMATO
A través de este menú Ud. Podrá dar más claridad a su planilla, aplicar distintos
diseños, dar distintos formatos, tamaños, colores, etc. a los componentes de la misma.
Gran parte de los formatos que se pueden aplicar a la planilla está en el menú formato y
tienen teclas rápidas para efectuar las acciones.
Barra de
Tecla Rápida Acción
Herramientas
P/Cambiar el tipo de letra
P/Cambiar el Tamaño de fuente
CTRL + N Negrita
CTRL + S Subrayado
CTRL + K Cursiva (Letra inclinada a la derecha)
CTRL + T Centrado
CTRL + I Alineación Izquierda
CTRL + D Alineación Derecha
Combinar celdas
Dar formato monetario
Dar formato porcentual
Pone separador de miles y dos
posiciones decimales
Aumenta posiciones decimales
Quita posiciones decimales
Quita tabulaciones (espacios) dentro de
la celda
Aumenta tabulaciones dentro de la celda
Colocar bordes a la celda
Poner algún relleno de color a la celda
Darle color a lo escrito en la celda
Celdas:
Con esta opción puedo darle color a las celdas, distintos tipos de bordes, alineaciones,
tipos de letras, tamaños, y protecciones de acceso, veamos como:
Antes de aplicar un formato debo seleccionar aquellos elementos a los que le voy a dar
el mismo.
Número: Esta pestaña permite darle un determinado formato a los datos, se presentará
como sigue o similar:
Tipo de
formato
Se Presentan 9 categorías:
Formatos Resultado
Número con 4 decimales 17.382,0000
Moneda $ 17.382,00
Contabilidad USS 17.382,00
Fecha 03/08/47
Hora 12:00:00 a.m.
Porcentaje 1738200,00%
Fracción 17/38
Científica 1,74E+04
Texto 17382
N° de Teléfono 0388-4237300
Personalizado 03/08/47 00:00
Veamos la pestaña
Alineación
Alineación
Horizontal y Establece la
Vertical del texto orientación y
grados de
rotación del
Ajusta el texto en
texto
varias líneas dentro
de la celda
Ajusta el tamaño de la letra para
que el texto entre exactamente en
una celda
Combina las celdas
seleccionadas para que se
conviertan en una sola
Ahora veamos
Fuente
Pone la letra en distintos
estilos: negrita, cursiva,
etc.
Al texto
seleccionado Cambia el color del
lo pone texto
tachado,
como
subíndice o
superíndice Muestra de cómo
quedará el texto
Ejemplos:
Tipos de Líneas
para los bordes
Donde van a ir los
distintos tipos de
líneas
Color de las
líneas
Muestra como se
verán los bordes si
presiono aceptar
Formatos Resultado
Número con 4 decimales 17.382,0000
Moneda $ 17.382,00
Contabilidad USS 17.382,00
Fecha 03/08/47
Hora 12:00:00 a.m.
Porcentaje 1738200,00%
Fracción 17/38
Científica 1,74E+04
Texto 17382
N° de Teléfono 0388-4237300
Personalizado 03/08/47 00:00
Ahora Veamos
Tramas
Color de la Trama
Formatos Resultado
Número con 4 decimales 17.382,0000
Moneda $ 17.382,00
Contabilidad USS 17.382,00
Fecha 03/08/47
Hora 12:00:00 a.m.
Porcentaje 1738200,00%
Fracción 17/38
Científica 1,74E+04
Texto 17382
N° de Teléfono 0388-4237300
Personalizado 03/08/47 00:00
Total 156.438,4474
PROTEGER INFOMACION
Bloqueada: Cuando una celda está bloqueada, si se protege la hoja no podrá ser
modificada.
Oculta: Al ser protegida la hoja, se podrá ver el resultado de las celdas con este formato
que contengan fórmulas o funciones en su interior, pero no se podrá ver las fórmulas o
funciones.
Estas dos formas de proteger tendrán valor real cuando se proteja la hoja a través del
menú Herramientas que explicamos brevemente a continuación.-
Esto me permite:
Proteger la hoja
Proteger todo el libro con las hojas que los componen.
Proteger o compartir el libro con otros usuarios de la red.
Para proteger una hoja pide una contraseña, y además pregunta que quiero proteger.
Luego pide una confirmación de la contraseña escrita. Proteger una hoja implica que no
se pueden modificar las celdas que tengan el formato “bloqueado”. Para modificar estas
celdas se deberá previamente desproteger la hoja.
Se puede omitir la contraseña. En este caso tampoco la pedirá al desprotegerla. Se
sugiere tener especial cuidado al proteger o desproteger las hojas con las contraseñas
“No Olvidar las mimas”.
Además debemos tener en cuenta que por defecto (predeterminado) las celdas están
bloqueadas.
Pedido de confirmación de
contraseña ingresada, para
evitar errores de tipeo.
Para desproteger las hojas o los libros, aparecerá una ventana solicitando una sola vez
la contraseña con la que se protegió. Si no se puso contraseña esta ventana no aparecerá.
COMPARTIR UN LIBRO:
Para trabajar con una hoja del libro o varias, debo Seleccionar la/s misma/s, y puedo:
Cambiar el nombre (a una).
Ocultar una o varias hojas.
Mostrar una hoja que esté oculta
Cambiar el fondo que tiene una hoja.
Autoformato:
Seleccionando un grupo de celdas, se puede aplicar distintos formatos prediseñados que
contiene Excel, por ejemplo:
Formato Condicional:
Este formato es útil cuando quiero resaltar ciertos datos que cumplen alguna condición
y otros no.
Luego de elegir las condiciones que quiero que cumplan, hacer clic en Formato y
aparecerá:
Esto me permitirá aplicar algunos formatos simples a las celdas que cumplan las
condiciones expuestas de las celdas seleccionadas.
Para evaluar más de una condición, hacer clic en el botón agregar y se agregará una
condición más debajo de la inicial. Ej:
Estilo:
Nota: Si el libro activo contuviera estilos con el mismo nombre que los estilos que desee
copiar, deberá confirmar que desea combinar los estilos que tienen los mismos nombres.
Para reemplazar los estilos del libro activo por los estilos copiados, haga clic en Sí. Para
mantener los estilos del libro activo, haga clic en No. Este mensaje de advertencia
aparecerá una sola vez, independientemente del número de nombres de estilos en
conflicto.
MENU HERRAMIENTAS
Ortografía:
Debo ubicarme al principio de la hoja, o bien seleccionar las celdas que deseo controlar,
y elegir la opción Herramientas Ortografía, o bien la tecla rápida F7, y aparecerá:
Palabra no encontrada
Sugerencias
principales y Corregir esa palabra, o bien
secundarias corregir todas las palabras
para como esa
cambiar la
palabra
desconocida
Deshacer la/s última/s
Agregar la palabra corrección/es
desconocida al diccionario
Autocorrección:
Esta opción nos permite trabajar con las opciones de correción automática que tiene
Excel para corregir “mientras escribo”:
Opciones de autocorrección
que se cambiarán
automáticamente si la casilla
“Reemplazar texto mientras
escribe” está tildada.
Excepciones
Permite evitar que se corrijan las letras iniciales o dos mayúsculas seguidas en ciertos
casos, aparecerá una ventana como sigue:
También puedo crear una Nueva…, al pulsar este botón aparecerá una nueva barra en
blanco a la que podré agregar botones con la siguiente pestaña de esta ventana:
Botón de Comando,
la acción se ejecuta
inmediatamente
Para Debe:
Mover un botón dentro de la misma barra Arrástrelo hasta su nueva ubicación
Mover un botón de una barra a otra Arrástrelo con el mouse
Eliminar un botón o menú de una barra Arrástrelo fuera de toda la barra de
herramientas
Incorporar un botón a una barra Dentro de la ficha de comandos, lo busco,
y lo tomo y arrastro hasta la barra deseada.
Incorporar un menú a una barra Elija la categoría Menúes Integrados,
busque el menú deseado y arrástrelo hasta
la barra de herramientas.
Crear un nuevo menú en la barra de Vaya a la categoría Nuevo Mnú y arrastre
menúes Nuevo Menú hasta la barra de menúes
Agregar comandos a un menú Hacer clic en el menú para desplegarlo,
luego busque el comando ó botón en la
categoría correspondiente y arrástrelo hasta
la lista de submenúes.
Se puede cambiar los comandos y dibujos de los comandos, para ello debo:
Tener abierto la opción personalizar
Hacer clic con el botón derecho en el menú, sobre el botón que quiero cambiar y
aparecerá el menú contextual
Restablecer:
Eliminar: Para eliminar el botón.
Nombre: Permite modificar el nombre; este cambio será visible solo cuando el
comando contenga su nombre al lado en la barra de herramientas.
Copiar imagen del botón: permite copiar la imagen en el portapapeles y pegarla en
otra aplicación o programa.
Pegar imagen del botón: Pega el contenido del portapapeles borrando la imagen
anterior del botón..
Restablecer imagen del botón: restaura la imagen vieja del mismo.
Modificar imagen del botón: aparece una ventanita que permite editar los botones.
Cambiar imagen del botón: aparece una ventana con otros dibujos posibles para los
botones.
Iniciar grupo: crea una marca que permite diferenciar un grupo a partir de este
botón.
Opciones:
La pestaña VER permite elegir los elementos de la pantalla que deseo ver y gralmente.
Como deseo verlos.
Pestaña LISTAS PERSONALIZADAS: Permite crear listas que servirán para efectuar
el llenado en series de celdas.
Auditoría:
Celdas Precedentes: Son las celdas a las que hago referencia en la fórmula, aunque
queden físicamente después de la celda que contiene la fórmula. Por ejemplo B4 es
precedente de la celda B2.
MENU DATOS
Ordenar…
Filtro
Esta opción me permite en una serie extensa de datos, visualizar un subconjunto de filas
que cumplan con determinado criterio/s seleccionado/s. Para aplicar esta herramienta:
Si elijo la Opción Tartagal de la lista desplegable que tenía, aparecerá solo la fila que
contiene Tartagal en esa columna, y aparecerá la flechita del autofiltro y el n° de la fila
en azul, no en negro. También se actualizan los gráficos para el rango filtrado.
Mostrar Todo debo elegir esta opción, cuando ya no necesite ver los datos filtrados, y
desee ver todas las filas. También puedo ver todo con la opción del menú desplegable.
Si bien el título es “las diez más” se puede seleccionar un número mayor o menor de 10
datos.
En la pantalla anterior quiero mostrar los tres elementos inferiores de la tabla, que queda
como podemos apreciar arriba de la ventana, también se actualizan los gráficos
vinculados a la tabla original.
Autofiltro Personalizado…
Si deseo que además de una condición, cumpla otra condición simultáneamente activo o
hago clic sobre la casilla Y
Si pretendo que cumpla una condición o bien la otra activo la casilla O.
Luego lleno la segunda condición que se va a cumplir junto con la primera o como una
alternativa a la misma.
Formulario…
Para manejar de una manera más gráfica e interactiva las tablas de datos, puedo utilizar
formularios, para ello, debo contar con una tabla que tenga una fila con encabezados y
posteriormente los datos.
Ejemplo:
Insertan o Eliminan
respectivamente un
nuevo registro
Deshacen la última
acción
Muestran el registro
anterior o el siguiente
Subtotales:
En una lista extensa de datos numéricos, permite calcular subtotales siguiendo
determinado criterio. Para ello debo:
1. Ordenar la lista por la columna cuyos subtotales deseo calcular.
2. Hago clic en una celda de la lista
3. En el menú “datos” hago clic en “Subtotales”.
Tabla de Trabajo
Ventana con las opciones
de Subtotales
4. En el cuadro “para cambio en”, hago clic en la columna que contenga los grupos
cuyos subtotales deseo calcular. Deberá ser la misma columna por la que he
ordenado la lista en el paso 1.
5. En el cuadro “Usar Función”, selecciono la función que deseo emplear para calcular
los subtotales.
Ejemplo:
Tabla original:
Validación:
Primero elegir las celdas donde voy a ingresar datos, que quiero controlar.
Voy al menú DATOS VALIDACION, y aparecerá una pantalla en la cual está
por defecto CUALQUIER VALOR, por eso se puede ingresar cualquier tipo de
valor cuando escribo en una celda.
Lugar seleccionado
donde voy a ingresar
los datos a validar
Lista:
Luego voy a proceder a especificar el origen o donde esta la lista de valores que puede
tomar la columna seleccionada.
Botón para
achicar o
agrandar la
pantalla
Cada vez que me posicione en una celda de la columna Producto, aparecerá una flechita
indicando que hay una lista desplegable, si hago clic sobre ella y se desplegará un
conjunto de valores entre los cuales podré elegir el deseado. También puedo ingresarlo
manualmente sin la lista, y cuando cometa un error, aparecerá un mensaje avisándome.
Contenido del
mensaje
Título del
mensaje de error
Información que
Para elegir el contendrá el
estilo del mensaje
mensaje:
* Límite
* Advertencia
* Información
Tabla:
Una “Tabla de Datos” es un rango de celdas que muestra como afecta el cambio de
algunos valores de las fórmulas, o los resultados de las mismas.
Tabla de simple entrada o de un solo valor que varía: con una tabla de simple entrada se
puede analizar como varía el resultado de una fórmula si varío uno de sus parámetros o
datos de entrada.
Para aclarar este concepto, veremos un ejemplo, analizaremos cómo varía el pago de un
préstamo si variamos las tasas de interés, esto se puede realizar con una tabla de simple
entrada, la entrada simple que haremos variar para analizar el resultado será el Interés.
$ 540
8,0% $ 501,86
8,5% $ 520,69
9,0% $ 539,84
9,5% $ 559,28
10,0% $ 579,01
Si cambio las
celdas de esta fila
se recalcularán los
datos inferiores
Es posible que Ud. tenga datos correspondientes a una tabla pero creados en Word, o el
Bloc de Notas, que tengan separadas las columnas por espacios en blanco o
tabulaciones, etc.
Si Ud. Quiere trabajar esas tablas o bases de datos en Excel hay una herramienta que lo
permite, veamos como:
Luego presiono Siguiente y aparecerá el segundo paso del asistente que me permite
crear las columnas en cantidad y con el tamaño deseado, o bien indicar que datos deben
ir en una u otra columna, las instrucciones para trabajar se encuentran en la parte
superior de la ventana.
Una vez que definí el tamaño y que va en cada columna, presiono siguiente.
Este paso del asistente me permitirá dar el formato deseado a cada columna, observar
que a la izquierda de la ventana aparecen observaciones sobre cada formato. Una vez
concluido este paso presionar terminar
TABLAS DINAMICAS:
Cuando tengo planillas muy largas o extensas, puedo necesitar resumir o clarificar
estos datos de acuerdo a necesidades específicas, esto se puede realizar por medio de
tablas dinámicas, veamos cómo:
1. Primer paso: Permite especificar de dónde se van a extraer los datos, luego
presionar siguiente.
2. Segundo Paso: Muestra el rango de origen sugerido por Excel, si no está de acuerdo
Usted puede especificar un nuevo rango, y pulsar siguiente.
3. Tercer Paso: es el principal paso, aquí se diseña como debe verse la tabla, se puede
arrastrar cada botón indicativo de una fila o columna de la tabla original a la tabla
dinámica, dependiendo de la organización que deseo para la table.
Un concepto útil es el de Campo de Página: cuando una sola tabla puede dar origen a
varios informes relacionados, por ejemplo un mismo informe para cada día del mes, la
tabla se comportará como una pila de hojas. Cada una de ellas será uno de los informes.
El campo de página permite ver una lista desplegable con distinto componentes, para
elegir una hoja de la pila. Es decir, actúa como una forma rápida de acceder a
determinado informe en la pila.
Datos de Origen:
DIA Depósito CC FN SP
25/11/99 Perico 37.825 36.745 35.555
26/11/99 Ledesma 51.752 50.879 50.555
30/11/99 Orán 51.524 50.568 50.444
30/11/99 Jujuy 37.392 26.587 25.999
01/12/99 Perico 66.636 66.062 65.999
02/12/99 San Pedro 38.625 36.035 35.005
El Campo Día
Botones
se utilizará
indicativos de
como Campo los campos de
de Página fila o columna
(encabezados
de fila o
columna)
Si deseo modificar la forma de operar con los datos: generalmente la operación que
se realiza con los datos a totalizar es una suma, existen otras posibilidades, para verlas y
especificar otra debemos:
Hacer doble clic sobre el rótulo arrastrado en el paso 3 del asistente, dentro de la
sección DATOS. Aparecerá entonces una ventana como esta:
Nombre del
campo en la tabla
dinámica, se
puede cambiar
Permite
establecer un
formato (número,
Permite moneda, etc.)
especificar una
operación sobre
los datos
4. Paso Cuatro: Permite especificar donde quiero la tabla dinámica, si en una hoja de
cálculo nueva, o en una existente.
Introducir la fórmula
relacionada, que
calculará el nuevo
campo
Luego presionar
aceptar
Opción Campo: Esta opción permite modificar el nombre de los campos existentes, la
operación que éstos realizan, eliminar campos, darle formato al número que presentan
los mismos, etc.
Modifica el nombre
del campo, Para eliminar el
seleccionado en campo que se
azul encuentre
seleccionado en
azul.
Para dar formato al
número que
presenta el campo
seleccionado
Al hacer clic en
Opciones >>,
aparecerá
Esta parte de la ventana nos permite mostrar los datos de distintas formas, al hacer clic
en el cuadro de lista desplegable (flechita hacia abajo), aparecerán las siguientes
opciones:
Campos que se
modificaron
Botón Descripción
Abre el asistente de tablas dinámicas para rediseñar su tabla activa
Crea una nueva hoja de cálculo con cada una de las páginas pertenecientes al campo
de página.
Separa un grupo de elementos en sus componentes individuales.
Agrupa elementos por categorías resumiéndolos; por ejemplo de datos de días crea
un informe mensual.
Oculta las filas o columnas de detalle de una celda de resumen que esté
seleccionada.
Restablece las filas o columnas de detalle de una celda de resumen que estén
seleccionadas
Actualiza los datos de la tabla, haga clic aquí cada vez que se modifiquen los datos
de origen
Permite, al hacer clic en un rótulo de campo, seleccionar los rótulos asociados a
éste, pero no los datos.
Determina, que al hacer clic en un rótulo de campo, queden seleccionados los datos
asociados, pero no los rótulos.
Al hacer clic en el rótulo de campo, selecciona tanto los rótulos como los datos
asociados.
VINCULOS E HIPERVINCULOS
HIPERVINCULOS:
Por medio de un clic se puede acceder a la última actualización de los datos de origen.
Los hipervínculos permiten a acceder a información ubicada en cualquier sitio, en el
mismo archivo, en otro archivo, en Internet o en la intranet de su empresa.
INTERNET: Es una red abierta formada por muchas computadoras, y por redes más
pequeñas. La información que contiene es accesible a todo el mundo, y desde cualquier
ubicación geográfica.
http://www.coca-cola.com.ar
ar: Los dos últimos caracteres son la abreviatura del país donde está alojada la página.
Si el país es Estados Unidos se omiten.
INTRANET:
Es un tipo especial de Web, pero es local. Las empresas y organizaciones pueden
compartir información confidencial a través de intranets, pues una intranet es cerrada. El
acceso está restringido, solo pueden acceder integrantes de la entidad.
La forma de acceso a una Internet y a una Intranet, es la misma. Estas solo difieren en el
ámbito que abarcan, mundial o local.
Nota: Los hipervínculos y las páginas Web, se verán como texto subrayado y en color
azul.
Ubicarse sobre la celda, dibujo, etc, que queremos que nos vincule a otra ubicación.
Elegir el menú Insertar Hipervínculo
También puede hacer clic en la barra de herramientas en el botón:
O presione las teclas rápidas: ALT + CTRL + K.
Veamos un ejemplo:
Supongamos que queremos que el vínculo no lleve a un archivo Prueba.xls, que
buscamos y elegimos a través de la opción Examinar…
Al hacer clic sobre un vínculo, accederemos a la página o documento al que éste nos
lleve, y si desde éste documento hacemos un clic sobre otro hipervínculo, accederemos
a otro documento o página. El orden en el que accedemos a estos, queda registrado
podré moverme o ir hacia atrás o adelante dentro de ese orden con la ayuda de la Barra
de herramientas Web.
Detiene la Abre la
carga de la página que le Presentará un
página o permitirá submenú que
Muestra el documento buscar se describe a
documento vinculado información continuación
posterior en Internet.
Vuelve a
cargar la Abre la
página página de Permite Oculta o Si escribe el
inicio agregar el muestra las nombre o una
sitio o página otra barras de dirección
Muestra el actual a los herramientas URL , y
documento favoritos, presiona
anterior para acceder enter, éste se
rápidamente abrirá
al mismo
INDICE:
Qué es excel y cómo accedo al mismo: ........................................................................................................ 4
Referencias y rangos: ................................................................................................................................... 6
Modulo especial: fórmulas, funciones y algo de lógica.............................................................................. 69
Mover un grupo de celdas: ......................................................................................................................... 28
Teclas rápidas…………………….…………………………………...…………………………………………………………..30
Botones de formato: ................................................................................................................................... 64
CERRAR VENTANA ................................................................................................................................ 41
Como Dibujar en Excel: ........................................................................................................................... 61
COMO ESCRIBIR: ................................................................................................................................... 7
Como insertar un Word Art:................................................................................................................... 63
COMO SELECIONAR .............................................................................................................................. 24
Conceptos Fundamentales Necesarios: ..................................................................................................... 5
CONCEPTOS ÚTILES ADICIONALES............................................................................................... 27
Conociendo el Teclado: ............................................................................................................................. 2
CONOCIENDO LA PANTALLA DE EXCEL .......................................................................................... 5
CONOCIENDO LOS MENUES .................................................................................................................. 9
COPIAR UNA CELDA O UN GRUPO DE CELDAS CON EL MOUSE................................................ 28
Desplazamientos: ........................................................................................................................................ 7
EDITAR O MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA .............................................................. 27
Formas de seleccionar elementos: ............................................................................................................. 6
INTRODUCCION: .................................................................................................................................... 1
MENU ARCHIVO
ABRIR .................................................................................................................................................... 11
AREA DE IMPRESION ........................................................................................................................ 18
CERRAR ................................................................................................................................................ 11
CONFIGURAR PAGINA ...................................................................................................................... 13
GUARDAR ............................................................................................................................................ 12
GUARDAR COMO ............................................................................................................................... 12
NUEVO .................................................................................................................................................. 10
MENÚ ARCHIVO
Imprimir ................................................................................................................................................. 20
Salir ........................................................................................................................................................ 20
Vista Preliminar ...................................................................................................................................... 19
MENU AYUDA ......................................................................................................................................... 45
MENU CONTEXTUAL: ......................................................................................................................... 27
MENU DATOS .................................................................................................................................... 124
FORMULARIO.................................................................................................................................... 128
SUBTOTALES .................................................................................................................................... 129
TABLA................................................................................................................................................. 135
TABLAS DINAMICAS ....................................................................................................................... 140
TEXTO EN COLUMNAS ................................................................................................................... 137
VALIDACION ..................................................................................................................................... 131
MENU EDICION
COPIAR-CORTAR-PEGAR.................................................................................................................. 21
IR A ........................................................................................................................................................ 30
MOVER O COPIAR HOJA ................................................................................................................... 28
PEGADO ESPECIAL ............................................................................................................................ 22
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BIBLIOGRAFIA: