Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
FACULDADE DE
TECNOLOGIA DE
BRAGANÇA PAULISTA
ADMINISTRAÇÃO
GERAL
Conteúdo Programático
PRINCÍPIO BÁSICO
as Pessoas.
administram.
ADMINISTRAÇÃO GERAL
A palavra administração tem sua origem no latim (ad = direção, tendência para – ministe =
subordinação ou obediência, isto é, aquele que realiza uma função abaixo do comando de outrem, aquele
que presta um serviço a outro) e significa subordinação e serviço. Em sua origem, a palavra administração
significa a função que se desenvolve sob o comando do outro, um serviço que se presta a outro.
Durante toda a sua longa história até meados do século XVIII, as empresas se desenvolveram com
uma impressionante lentidão. Apesar de sempre ter existido o trabalho organizado e dirigido na história da
humanidade, a história das empresas e, sobretudo, a história da sua administração, são um capítulo
recente, que teve o seu início há bem pouco tempo.
A partir de 1776, com a invenção da máquina a vapor por James Watt (1736-1819) e a sua
conseqüente aplicação à produção, surgiu uma nova concepção de trabalho, que veio modificar
completamente a estrutura social e comercial da época, provocando profundas e rápidas mudanças de
ordem econômica, política e social que, em um período de aproximadamente um século, foram maiores do
que todas as mudanças ocorridas no milênio anterior. É o período chamado de Revolução Industrial, que se
iniciou na Inglaterra e rapidamente se alastrou por todo o mundo civilizado da época. A Revolução
Industrial provocou a substituição do precário artesanato das oficinas pela industrialização, preparando o
caminho para o aparecimento das modernas empresas e dos desafios de sua administração.
1. Fase artesanal: é a fase que vai desde a Antigüidade até aproximadamente 1780, quando se
inicia a Revolução Industrial. Na fase artesanal, o regime de produção é fundamentado no artesanato
rudimentar nas pequenas oficinas e na mão-de-obra intensiva e não-qualificada na agricultura. Há um
predomínio de pequenas oficinas, granjas e agricultura, com base no trabalho escravo, com ferramentas
toscas. Há resquícios ainda do feudalismo, e o sistema comercial é baseado na antiga tradição das trocas
locais.
4. Fase do gigantismo industrial: é a fase situadas entre as duas Grandes Guerras Mundiais -
entre 1914 e 1945 -, nas quais se utilizam organização e tecnologia avançada para fins bélicos. É a fase
que compreende a grande depressão econômica de 1929 e a crise mundial por ela provocada. É,
sobretudo, a fase que as empresas atingem proporções enormes, atuando em operações de âmbito
internacional e multinacional. Ocorre o predomínio de aplicações técnico-científicas e ênfase em materiais
petroquímicos. Os transportes se intensificam: a navegação de grande porte, estradas de ferro e rodovias,
aprimoramento do automóvel e do avião. As comunicações se tornam mais amplas e rápidas, com o rádio
e a televisão. O mundo se torna menor ainda. E cada vez mais complexo.
5. Fase moderna: é a fase mais recente, que vai de 1945 (pós-guerra) a 1980, marcando uma
nítida separação entre os países desenvolvidos (ou industrializados), ou subdesenvolvidos (ou não-
industrializados) e os países em desenvolvimento. O desenvolvimento tecnológico é surpreendente e se
torna mais rápida a sua utilização para fins comerciais através de produtos e processos mais sofisticados.
Novos materiais básicos surgem (como o plástico, o alumínio, novas fibras sintéticas, o concreto
pretendido) e novas fontes de energia são desenvolvidas (a energia nuclear, a energia solar); contudo, o
petróleo e a eletricidade mantêm seu predomínio. Novas tecnologias surgem (como o circuito integrado, o
transistor, o silicone), provocando o surgimento de novas maravilhas de nossa época (a televisão em cores,
o som de alta fidelidade, o computador, a máquina de calcular eletrônica, a comunicação telefônica e a
Professor José Mario Balan
7
FATEC – BRAGANÇA PAULISTA - ADMINISTRAÇÃO GERAL
Contudo, o final da fase moderna é marcado por dois choques sucessivos na comercialização do
petróleo: em 1873 e em 1979 os preços mundiais do petróleo são aumentados violentamente, provocando
uma crise mundial, acompanhada de uma inflação sem precedentes e de uma brutal recessão. Os países
dependentes de importação do petróleo passaram a ter enormes problemas com sua balança de
pagamentos no exterior e com o aumento de sua dívida externa. É justamente o caso do Brasil, que antes
de 1973 experimentava a euforia do milagre econômico do seu desenvolvimento, que o havia tirado da
classificação de país subdesenvolvido.
Uma terceira Revolução Industrial marca esta fase: a revolução do computador, substituindo agora
não mais o músculo humano pela máquina, mas o cérebro humano pela máquina eletrônica.
Categorias de empresas:
O proprietário da empresa pode ser apenas uma pessoa, caso das empresas individuais, como podem ser
mais de uma, formando sociedades.
• Cooperativas, (CRL)
• Em Comandita,
c) Pelo tamanho
A empresa pode ser ainda categorizada pelo seu tamanho, de acordo com um ou uma série de critérios,
como o número de empregados, volume de negócios, etc. Uma forma rápida para traduzir genericamente
este compêndio de critérios é dizer que a empresa pode ser:
• Microempresa
• Macroempresa
• Pequena empresa
• Grande empresa
d) Pelo fim
A história da T.A. é bastante recente e tem o seu início no começo do século XX.
A técnica para se chegar ao método racional era o estudo de tempos e movimentos (motion-time
study). As atividades mais complexas deveriam ser divididas em atividades mais simples e estas em
movimentos elementares para facilitar sua racionalização e padronização. Até os movimentos elementares
- os quais Gilbreth denominou Therbligs para poder utilizá-los como a unidade fundamental de trabalho -
foram padronizados no sentido de facilitar a atividade dos cronoanalistas.
1. Procurar
2.Escolher
3. Pegar
4. Transportar vazio
5. Transportar cheio
6. Posicionar (colocar em posição)
7. Pré-posicionar (preparar para colocar em posição)
8. Unir (amontoar)
9. Separar
10. Utilizar
11. Soltar a carga
12.Inspecionar
13. Segurar
14. Esperar inevitavelmente
15.Esperar quando inevitável
16.Repousar
17.Planejar
Os movimentos elementares (Therbligs).
Fonte: Franck B. Gilbreth and Lilian M. Gilbreth. Applied Motion Study. New York, Sturgis &
Walton, 1917.
1. Reelaboração da tarefa para fazer com que os movimentos sejam mais simples e mais rápidos.
3. Estabelecimento de padrões para que certas tarefas sejam usadas como base para a
determinação de escalas de pagamento e como critérios de avaliação dos trabalhadores.
10
4. Desenvolvimento de uma descrição completa de tarefas para ajudar no processo de
recrutamento e seleção de novos trabalhadores, orientação e treinamento dos mesmos.
Daí a fragmentação das tarefas para permitir a especialização do trabalhador. A linha de montagem
onde cada operário executa tarefas simples e repetitivas ao longo de sua jornada diária de trabalho é um
dos exemplos típicos dessa fragmentação, simplificação das tarefas e busca da padronização. Localizada a
Professor José Mario Balan
11
FATEC – BRAGANÇA PAULISTA - ADMINISTRAÇÃO GERAL
“melhor maneira” de executar a tarefa, esta passa a ser o método de trabalho do operário e a preocupação
seguinte é o estabelecimento dos tempos e padrões de produção por meio da cronometragem para medir o
tempo médio necessário para um operário normal realizar a tarefa devidamente racionalizada. Esse tempo
constitui o tempo-padrão ou eficiência equivalente a 100%. O tempo-padrão passou a ser uma das formas
de controle do desempenho do operário. Para assegurar a eficiência do operariado, tornava-se necessário
selecionar os operários mais aptos, treiná-los na execução do método escolhido e oferecer-lhe condições
ambientais de trabalho agradáveis e condições de conforto capazes de reduzir a fadiga - poderoso inimigo
da eficiência. Para conseguir a colaboração e o engajamento do operariado no sistema e sua participação
no aumento da eficiência, a solução encontrada foram os planos de incentivos salariais e prêmios de
produção. A produção individual até o nível de 100% de eficiência era remunerada de acordo com o
número de peças produzidas. Acima de 100% de eficiência, a remuneração era acrescida de um prêmio ou
incentivo adicional que aumentava à medida que se elevava a eficiência do operário. A certeza de que a
liberdade de escolha poderia se recompensada por uma remuneração maior era baseada na concepção do
homo economicus, ou seja, a pressuposição de que as pessoas são motivadas exclusivamente por
interesses salariais e materiais. Com esta imagem materialista e utilitarista da natureza humana e com o
preconceito de que o desperdício industrial era causado pela vadiagem do operariado, Taylor e seus
seguidores se preocuparam em construir um modelo de administração baseado na racionalização e no
controle das atividades humanas. Ao buscar uma produtividade sempre maior, a Administração Científica
voltou-se para a tecnologia de produção em massa, cujos princípios se apoiam em cinco conceitos, alguns
deles ligados ao estudo de tempos e movimentos. Os princípios de produção em massa são:
1. Padronização.
2. Racionalização do trabalho.
A padronização das máquinas e dos equipamentos de produção, o cuidado com o arranjo físico e a
disposição racional foram outras conseqüências dessa profunda tentativa de reduzir a variabilidade e
diversidade no processo produtivo. Um padrão é uma unidade de medida ou um sistema de classificação
comumente aceito. A padronização é a aplicação de padrões num grupo, numa organização ou numa
sociedade. Significa que métodos científicos serão empregados para desenvolver os melhores padrões
possíveis para determinados propósitos. Tende a promover a simplificação pela eliminação de “padrões”
desnecessários e pela utilização de padrões uniformes numa empresa ou indústria. Todavia, a simplificação
pode ser procurada por si só, com ou sem um programa de padronização. A padronização e a simplificação
podem aumentar significativamente a eficiência operacional e reduzir os custos.
Seleção Plano de
certifica do Incentivo
trabalhador Salarial
Determinação Maiores
Estudo de do método de Padrão Supervisão Máxima lucros e
tempos e trabalho de funcional eficiência maiores
movimentos (The best way) Produção salários
Lei Condições
Professor José Mario Balan da ambientais de
Fadiga trabalho
12
FATEC – BRAGANÇA PAULISTA - ADMINISTRAÇÃO GERAL
Taylor preocupou-se também com o papel do gerente. Este deveria obedecer aos Princípios da
Administração Científica, a saber:
c) Princípio do controle: controlar o trabalho para se certificar de que o mesmo está sendo
executado de acordo com as normas estabelecidas e segundo o plano previsto. A gerência deve cooperar
com os trabalhadores, para que a execução seja a melhor possível.
A ênfase nas tarefas é uma abordagem microscópica feita no nível do operário e não no nível da
empresa tomada como uma totalidade. É uma abordagem mecanicista por envolver um conjunto de fatores
(estudo de tempos e movimentos, seleção científica do operário, aplicação do método planejado
racionalmente, medidas para reduzir ou neutralizar a fadiga, estabelecimento de padrões de produção etc.),
como se cada um deles contribuísse determinantemente para a maximização da eficiência, como se
fossem dentes de uma grande engrenagem.
A ênfase nas tarefas no nível do operário representa o primeiro enfoque administrativo -- ainda
míope, limitado e reduzido a algumas poucas variáveis da realidade empresarial.
Teorias
Ênfase Principais enfoques e enfase
administrativas
Administração Racionalização do trabalho no nível operacional (começou com a
Tarefas
científica (1903) ênfase nas tarefas, com a administração científica de Taylor)
Estrutura Teoria clássica Organização Formal; Princípios gerais da Administração; Funções do
Professor José Mario Balan
13
FATEC – BRAGANÇA PAULISTA - ADMINISTRAÇÃO GERAL
Áreas da administração
• Administração financeira
• Administração da produção
• Administração pública
• Administração de Materiais
• Marketing
• Gestão de Pessoas
• Gestão Sistêmica
• Comércio Internacional
Eficiência Eficácia
• Ênfase nos meios. • Ênfase nos resultados.
• Ausência de desperdícios. • Capacidade de realizar resultados.
• Uso econômico de recursos. • Grau de realização dos objetivos.
• Menor quantidade de recursos para • Capacidade de resolver problemas.
produzir mais resultados.
• Fazer corretamente as coisas. • Fazer as coisas certas.
• Resolver problemas. • Atingir os objetivos.
• Salvaguardar os recursos. • Otimizar a utilização dos recursos.
• Cumprir tarefas e obrigações. • Obter resultados.
• Treinar os subordinados. • Proporcionar eficácia aos subordinados.
• Manter as máquinas. • Máquinas em bom funcionamento.
• Presença nos templos. • Prática dos valores religiosos.
• Rezar. • Ganhar o céu.
• Jogar futebol com arte. • Ganhar a partida.
Adaptado de: Willian J. Reddin, Administração por Objetivos: O Método 3D, São Paulo, Ed. Atlas, 1978.
Necessida
des de
auto-
realização
Necessidades
Secundárias
Necessidades de estima
Necessidades sociais
Necessidades de segurança
Necessidades
Primárias
Necessidades fisiológicas
4 - PRINCÍPIOS DE ADMINISTRAÇÃO
As funções do administrador, aquelas as quais ele consagra a maior parte de seu tempo e que
representa sua razão de ser na empresa são as seguintes:
A. Planejamento
B. Organização
C. Direção
D. Controle
Sob o ponto de vista empresarial o planejamento consiste, no seu sentido mais amplo, em um
processo que estabelece objetivos, define linhas de ação e planos detalhados para atingi-los, ao mesmo
tempo, especificando e detalhando os recursos necessários a consecução dos mencionados objetivos.
Esta definição é uma síntese do enfoque de muitos autores e especialistas estudiosos na área.
Desde que Henry Fayol, autor clássico da Administração, abordou a função básica do
planejamento, sistematizando-a juntamente com outras funções, o seu conceito e conteúdo têm se
transformado ao longo do tempo. (* Administrar é prever, planejar, organizar, coordenar e controlar),
acrescentava ainda que, para o administrador desempenhar as funções a ele atinentes (relativo). Planejar
significa fazer previsões conjugadas com a preparação do plano de ação.
É com efeito, para desempenhar suas funções, que o administrador toma a iniciativa do plano de
ação, indicando seus objetivos e missões, fixando a participação de cada departamento nas tarefas
comuns, coordenando as partes, harmonizando o todo, e por fim, decidindo pela linha de conduta a ser
seguida.
Sob um outro prisma a moderna organização passa a ser vista como um sistema aberto, em que a
sensibilidade às pressões externas, assim como a necessidade de responder a essas pressões de forma
efetiva, levam a desenvolver processos dinâmicos, que renovem sua estrutura e procedimentos.
A antiga concepção da organização era vista como um sistema fechado, onde eram acentuados o
crescimento e progresso, em função do grau de domínio e eficiência das funções organizacionais internas.
A moderna concepção apresenta um novo quadro referencial ao colocar a natureza das transações
Ambiente
Organização como fator ponderável para a sobrevivência e
Desenvolvimento organizacional.
O planejamento é, nitidamente, um processo de tomada de decisão, mas é claro, que nem todo
processo decisório é planejamento. Não são tão claras, porém, as características que fazem do
planejamento um tipo especial de tomada de decisões. Ele é especial de três formas:
1 - Planejamento é algo que fazemos antes de agir, isto é, tomada antecipada de decisão. É um
processo de decidir o que fazer e como fazer, antes que requeira uma ação. Se desejarmos certa situação
em algum tempo, no futuro, e demora-se para decidir o que fazer, e como fazer, devemos tomar as
decisões necessárias antes de agir. Se essas decisões pudessem ser tomadas rapidamente, sem perda de
eficiência, não seria necessário planejar.
a) São muito grandes para serem manipuladas de uma só vez. Portanto, o planejamento deve ser
dividido em fases ou estágios, que sejam desenvolvidas seqüencialmente em um único ponto de decisão,
ou simultaneamente, em diferentes pontos ou mesmo por alguma união de esforços em série e
simultâneos. O planejamento deve ser dividido por etapas, ou em outras palavras, ele deve ser planejado
em si.
Estas duas propriedades sistêmicas do planejamento provam que ele não é um ato, e sim um
processo.
A distinção entre o planejamento Tático e Estratégico é sempre feita, mas quase nunca é clara.
Decisões que para alguns pareçam estratégicas, podem parecer táticas para outros. Daí, podemos concluir
que a distinção é relativa e não absoluta. Grande parte da confusão e aparente ambigüidade, vêm do fato
de que a diferença entre planejamento tático e estratégico é tridimensional.
a) Quanto mais demorado for o efeito de um plano, e quanto mais difícil for alterá-lo, mais
estratégico ele será. Portanto, planejamento estratégico lida com decisões de efeitos duradouros, que
sejam difíceis de se modificar. Planejamento estratégico é para longo prazo e o tático é para prazos mais
curtos.
b) Quanto mais as atividades de uma organização forem afetadas por um plano, mais estratégico
ele o será, ou seja planejamento estratégico é mais amplo, enquanto o tático é mais restrito. São conceitos
relativos, longo e curto prazo. O planejamento ao nível da administração central é geralmente, mais
estratégico do que qualquer nível inferior.
c) Planejamento tático se destina a escolher os meios pelos quais se tentará atingir os objetivos
especificados. Os objetivos são geralmente, ditados pelos níveis hierarquicamente mais altos. O
planejamento estratégico destina-se tanto a formulação dos objetivos quanto à escolha dos meios para
atingi-los.
O conjunto de operações de toda empresa pode ser dividido em seis grupos, a saber:
Esses seis sistemas de operações ou funções essenciais existem sempre em qualquer empresa,
seja ela simples ou complexa, pequena ou grande.
Os seis pequenos sistemas são bem conhecidos. Poucas palavras bastarão para delimitar as
respectivas atribuições. O grupo administrativo requer explicação mais ampla.
a) FUNÇÃO TÉCNICA
Entretanto, a função técnica nem sempre é a mais importante de todas. Mesmo nas empresas
industriais, há circunstâncias em que quaisquer uma das outras funções podem ter uma influência muito
maior do que a função técnica.
É preciso recordar sempre que as seis funções essenciais vivem em estreita interdependência. A
função técnica, por exemplo, não pode subsistir sem matéria-prima e sem mercado para seus produtos,
sem capitais, sem garantia e sem previsão.
b) FUNÇÃO COMERCIAL
A prosperidade de uma empresa industrial depende tanto da função comercial quanto da função
técnica; se o produto não se vende, temos ruínas.
Finalmente quando alguns produtos passam, em uma mesma empresa, de um serviço a outro, a
função comercial zela para que os preços da encomenda não sejam a fonte de perigosas ilusões
c) FUNÇÃO FINANCEIRA
Nada se faz sem uma intervenção. O capital é necessário para o pagamento de salários, para a
aquisição de imóveis, utensílios e matéria-prima, para o pagamento de dividendos, para a realização de
hábil gestão financeira, para o aumento de capital a fim de tirar o melhor partido possível das
disponibilidades e evitar aplicações imprudentes de capital.
Muitas empresas que poderiam ter tido vida próspera, morreram porque em determinado momento
faltou dinheiro.
Constitui condição essencial de êxito ter constantemente à vista, a situação financeira da empresa.
d) FUNÇÃO DE SEGURANÇA
Sua missão é proteger os bens e as pessoas contra o roubo, o incêndio e a inundação, além de
evitar as greves os atentados e todos os outros obstáculos de ordem social que possam comprometer o
progresso e mesmo a vida da empresa.
É o olho do patrão, o cão de guarda, numa empresa rudimentar; é a polícia, é o exército num
Estado. É, de modo geral, toda medida que dá a empresa segurança e ao pessoal a tranqüilidade de
espírito necessária.
e) FUNÇÃO DE CONTABILIDADE
Constitui o órgão de visão das empresas. Deve revelar a qualquer momento, a posição e o rumo
dos negócios. Deve dar informações exatas e precisas sobre a situação econômica da empresa.
Uma boa contabilidade, simples e clara, dá idéia exata das condições da empresa, é um poderoso
meio de direção.
Para a função, como para as outras, é necessária certa iniciação. A indiferença, que é dispensada
nas grandes escolas industriais, demonstra que não são devidamente apreciados os serviços que ela
presta.
f) FUNÇÃO ADMINISTRATIVA
Das cinco funções precedentes, esta tem o encargo de formular o programa geral de ação da
empresa, de constituir o seu corpo social, de coordenar esforços, de harmonizar atos. Essas operações não
fazem parte das atribuições de caráter técnico, nem tão pouco das funções comerciais, financeiras, de
segurança, ou de contabilidade. Elas constituem outra função, designada habitualmente sob o nome de
administração, cujas atribuições e esfera de ação são muito mau definidas.
É necessário incluir também entre elas o comando? Não, é imprescindível. Pode-se ainda estudá-lo
à parte. Não obstante, pelas seguintes razões foram incluídas na administração.
3 - Esse agrupamento, dá origem a uma função muito importante, digna de atrair e reter a atenção
do público, tanto quanto a função técnica.
Assim compreendida, a administração não é nem privilégio exclusivo, nem cargo pessoal do chefe
ou dos dirigentes da empresa; e a função que se reparte, como as outras funções essenciais, entre a
cabeça e os membros do corpo social.
A função administrativa distingui-se claramente das outras funções essenciais. É necessário não
confundi-la com a direção.
Dirigir é conduzir a empresa, tendo em vista os fins visados, procurando obter as maiores
vantagens possíveis de todos os recursos que ela dispõe; é assegurar a marcha das seis funções.
A administração nada é senão uma das seis funções, cujo ritmo é assegurado pela direção; mas
ocupa tão grande lugar nas funções de altos chefes, que às vezes, pode parecer que elas sejam
exclusivamente administrativas.
Até o início do século passado, as empresas administravam de maneira totalmente empírica, por
tentativas ou por tradição. Homens como F.W. Taylor e H. Fayol, muito bem sucedidos na prática
empresarial, enunciaram nas primeiras décadas do século certos princípios de administração. O corpo de
doutrinas criado por eles e seus seguidores chama-se ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA.
A partir de 1925, psicólogos como Elton Mayo e outros, também baseados em experiências,
provaram que o fator humano é preponderante para a obtenção de bons resultados em produção e
administração. Modificaram os princípios clássicos e criaram novos princípios. Negaram os postulados da
Professor José Mario Balan
23
FATEC – BRAGANÇA PAULISTA - ADMINISTRAÇÃO GERAL
Escola Clássica. O homem, segundo eles, é muito complexo para ser considerado apenas como entidade
econômica; além do lucro, ele tem muitos objetivos, notadamente o reconhecimento de seu valor pelo
grupo. A empresa também possui outros objetivos, além do lucro, especificamente os úteis a sociedade,
que promovem a satisfação dos empregados. O mais famoso princípio da Escola de Relações Humanas, é
simplesmente, uma advertência ao administrador no sentido de atentar sempre ao elemento humano; de
comandar através de liderança, ao invés de usar autoridade formal; de colher sugestões dos seus
subordinados e manter excelente comunicação com eles; de respeitar a organização informal, isto é, a
estrutura espontânea , feita de preferências, rivalidade e agrupamento natural entre os seres humanos.
Uma empresa pode ter a fábrica e os equipamentos mais modernos; mão-de-obra e equipe de
vendas altamente capacitada e experiente, amplos recursos financeiros e fontes adequadas de suprimento
e ainda assim ser um fracasso no seu objetivo de obter lucros. Há muitos motivos e responsabilidades para
tal fracasso, mas a razão mais comum é a administração fraca.
Embora responsável pela determinação da política para todos os segmentos da empresa, possui
responsabilidade operacional direta nas relações com os acionistas e com os investimentos externos, nas
relações públicas, inclusive com clientes e fornecedores e nas relações jurídicas tanto internas como
externas.
Inclui todas as demais funções, basicamente de natureza interna, e opera sob as instruções gerais
e as políticas traçadas pela alta administração ou grupo político
6 - FALHAS DO ADMINISTRADOR
ORGANIZAÇÃO DO TEMPO
Muitas vezes ouvimos um executivo falar mais ou menos assim: "Hoje eu tenho tanta coisa para
fazer, mas tanta coisa para fazer, que eu nem sei por onde começar". Ou: "O dia precisava ter quarenta e
oito horas" ou coisas como: "Eu trabalhei feito um desgraçado e não fiz nada".
Tudo isso representa falhas, na organização do tempo. Estudamos diversas fórmulas para
administrar o tempo. De todas, a mais simples, a mais eficiente, é esta:
URGENTE IMPORTANTE
Tudo o que temos a fazer‚ importante. Mas o que temos que definir a cada dia, é, o que é urgente.
Urgentes, são aquelas coisas que você precisa hoje e se deixar de fazer hoje, vai dar problema.
Importante? Importante são aquelas coisas que deveria fazer hoje, mas se não fizer, você pode fazer
amanhã, ou outro dia. Logo de manhã cedo, coloque em cima de sua mesa o formulário
Urgente/Importante e em seguida, comece a estabelecer as prioridades. Como se faz? Relacione primeiro
as urgentes, depois as importantes e em seguida numere em ordem de importância: Qual ‚ a mais urgente
das urgentes? Faça isso também com as importantes. Feito isso, concentre-se no número 1 das urgentes e
leve até o fim.
"Como é difícil tirar um elogio da boca de um chefe". Esta tem sido a mais freqüente de todas as
queixas, entre os funcionários. Eles dizem: "Aqui não adianta a gente dar duro. Nós nunca somos
reconhecidos..."
Seja sincero na apreciação, pródigo num elogio, quando seus funcionários tiverem um bom
desempenho, mas não se esqueça de desafiá-los, para que utilizem cada vez mais, o potencial que têm.
Portanto:
ELOGIE E DESAFIE
ACHISMO
Achismo, é quando você não tem certeza de nada, dentro da empresa, porque as informações não
são precisas e isso o impede de tomar decisões acertadas.
COOPERAÇÃO x COORDENAÇÃO
Você pode resolver grandes problemas, escutando seus funcionários e fazendo com que participem
das soluções.
OPORTUNIDADE DE PARTICIPAR
NA SOLUÇÃO DE
PROBLEMAS!
As pessoas não gostam de sentir-se apenas como meras executoras de tarefas. Elas precisam
sentir-se co-participantes dos problemas e das soluções.
A primeira solução é obvia, ou seja, simplificar, mas como normalmente, é o obvio que passa
despercebido, é bom lembra-lo.
Complicar, é fácil. Isso muita gente faz. O difícil é simplificar. A regra é sempre entre duas idéias
que lhe forem apresentadas, escolher sempre a mais simples e a sua chance de acertar será sempre muito
maior. Procure então, desburocratizar sua empresa, evitando o excesso de papelada, os controles inúteis.
A solução do outro problema está muito ligada ao desenvolvimento de uma atitude adulta e amadurecida,
dentro da empresa.
O que importa, não é quem está certo ou errado. Mas o que é certo e o que é errado.
RELAÇÕES HUMANAS
O sucesso global de uma empresa, pode ser avaliado da seguinte maneira: 25% apenas diz
respeito à parte técnica, as roscas e ferrolhos da profissão e 75% ao sucesso global de uma pessoa, no que
se refere a sua habilidade para ter a colaboração harmônica de outras pessoas. O fator "X" das relações
humanas, consiste na compreensão de uma das maiores necessidades do ser humano que é a ânsia de ser
apreciado, sentir-se importante e valorizado. As pessoas recorrem a todos os expedientes para obter tudo
isso, e se não conseguem por bem, conseguem por mal. Daí, um grande problema: quando as pessoas não
são capazes de fazer as coisas positivas, acabam fazendo as coisas notórias, para chamarem a atenção.
COMUNICAÇÃO
Uma pesquisa revelou que, de cada 10 horas de trabalho de um executivo, 7 horas ele passa
lendo, escrevendo e ouvindo, ou seja, comunicando. O nosso negócio é comunicar. Nós somos
comunicadores profissionais. A maior dificuldade, dentro da comunicação, é fazer-se entender. Quantas
vezes você dá uma ordem para um funcionário fazer alguma coisa e ele faz outra. Para isso, utilize aquela
técnica de pedir, ao funcionário que repita a ordem que você acaba de lhe dar. É provável que você fique
surpreso com que ele vai lhe dizer. Mas muitas vezes, isto acontece porque não soubemos transmitir a
mensagem, na linguagem dele. Leve em consideração as diferenças sociais e culturais de cada um. Outras
vezes, nós conseguimos transmitir perfeitamente a mensagem e mesmo assim o trabalho não sai? Por
quê? O funcionário atendeu a mensagem, mas ele não estava convencido de que deveria executa-la.
Saber é poder. É essencial para uma liderança bem sucedida que o administrador conheça as
operações da empresa. Seus pontos fracos e vulneráveis; seus pontos fortes e oportunidades. De que
maneira pode se garantir de que a corrente das informações, adequadas e necessárias estará fluindo com
suficiente velocidade a fim de fornecer as bases para as decisões, tanto de curto como de longo prazo?
Quais são as fontes básicas de informações? Como um equipamento adequado pode auxiliar no
processamento das informações? Que assistência técnica está disponível para analisar as informações e
auxiliar a tomada de decisões? Estes são os problemas da administração das operações.
Coação: implica a imposição de uma idéia sob a ameaça de castigos físicos ou morais. Todas as
três podem ser consideradas como parte do processo geral de sugestão.
AUTOCRÁTICO
LAISSEZ-FAIRE
Ninguém dirige
Não há decisões
Todo mundo faz o que quer
Cada um age conforme seu interesse
Indiferença aos erros
DEMOCRÁTICO
Há necessidade, contudo, de deixar bem claro que o gerente democrático não deixa de ser
enérgico. A chefia democrática ‚ consciente quanto aos direitos e deveres, quanto a recompensas e
punições. Difere de outros modos de dirigir, porque procura se fazer compreender, ao invés de impor, sem
ser compreendido.
Para conseguir uma coordenação eficaz e utilização eficiente desses recursos, o executivo
desenvolve uma organização de pessoas em grupos de trabalho sob liderança e espaços predeterminados.
A tomada de decisão é a escolha de uma alternativa, para determinar uma opinião ou um curso de
ação. É o evento físico e criativo no qual pensamentos, sentimentos e conhecimentos são traduzidos juntos
para a ação. Esse fato envolve incerteza. Na tomada de decisão, o administrador lida com valores
desconhecidos, cuja anuência não se conhece. Além disso a escolha da alternativa baseia-se sempre em
alguns critérios, tais como: redução de custos, economia de tempo ou desenvolvimento de executivos. Os
critérios usados influenciam a escolha da alternativa. E para ela existir é preciso que existam sempre duas
ou mais alternativas. Em muitos casos existem apenas duas: por exemplo, no tipo máximo ou mínimo ou
no tipo sim ou não.
Para cada alternativa, as conseqüências possíveis são previstas e então avaliadas em termos de
quantidades desejáveis relativas. De modo geral, o mais desejável é aquilo que pode contribuir mais para o
resultado pretendido. Esta avaliação pode colocar dificuldades reais. É influenciada grandemente pelos
valores individuais, muitas vezes conflitantes. Elementos desejáveis e indesejáveis parecem existir em
todas as alternativas. Estes aspectos conflitantes precisam ser reconciliados de maneira satisfatória na
tomada de decisão, porque a tomada de decisão literalmente significa "assunto encerrado" ou chegar a
uma conclusão.
São considerados, nestes esforços, os fatores reais ou irreais. O primeiro fator inclui lucros,
dinheiro, produtividade humana, produtividade da máquina e outros dados quantitativos. Estes fatores
estão inter-relacionados. Para ilustrar: geralmente, um lucro máximo, depende, em parte, da comparação
de vários fatores físicos. Na produção programada, a utilização da capacidade física humana e a carga das
máquinas podem ser os fatores físicos limitadores. Quando temos num mesmo momento fatores físicos
tangíveis e intangíveis, a seleção de alternativas é relativamente simples quando os primeiros superam os
segundos. Devemos lembrar, entretanto, que os fatores físicos se baseiam em dados estimativos e em
previsões, que raramente são exatos e precisos. Sempre existe uma margem de erro e incerteza.
Os fatores irreais são normalmente muito difíceis de avaliar. Eles precisam primeiro serem
reconhecidos, depois classificados de acordo com sua importância, e finalmente comparados conforme a
probabilidade de seus efeitos sobre os resultados esperados. E quase sempre, por assim dizer, é feita uma
tentativa para avaliar os fatores irreais. Estes julgamentos são difíceis e nunca são infalíveis. Um executivo
precisa saber que algum dia uma invenção nova, tornará seu produto obsoleto, mas desconhece quando
isso acontecerá. Ou desconhece a possibilidade da ocorrência de uma greve na fábrica. Além do mais,
nesta avaliação, é útil concentrar-se nos fatores realmente importantes ou limitadores, sejam eles reais ou
irreais, que são decisivos para obtenção das metas. Através dessa abordagem a avaliação das tarefas se
torna controlável. Além disso, descobrir o fator ou fatores limitadores pode ser difícil, especialmente se as
reações são complexas e os fatores obscuros. Alguns usam a terminologia fatores complementares para
designar, respectivamente, aqueles que são decisivos ou limitadores e aqueles que não o são.
Uma decisão poderia ser tomada por uma pessoa, no mais baixo nível da organização, que
possuísse habilidade, desejo e acesso a informações relevantes e que estivesse em posição de pesar
imparcialmente os fatores. Muitas vezes não é fácil determinar quem é esta pessoa. Conseqüentemente, é
comum definir que tipos de problemas um executivo pode decidir.
a) Um fundamento individual.
b) Um fundamento de grupo
A tomada de decisão baseada no grupo tornou-se muito aceita. Através desse meio, todos aqueles
que serão afetados por uma decisão tem a oportunidade de participar na sua formulação. Além disso ajuda
o entusiasmo na decisão e o auxílio no desenvolvimento administrativo. Também torna possível incorporar
o julgamento de especialistas e técnicos que tem conhecimentos especializados no que concerne
problemas a decidir. A contribuição individual dos participantes será variável. Alguns não terão muita coisa
a dizer, e outros, quando falarem, também não contribuirão muito, ou então irão concordar com
aquilo que já foi estabelecido. Há muitos que acreditam que a tomada de decisão é essencialmente uma
tarefa solitária e trabalho para um homem só. Combatem que mesmo sob o fundamento do grupo, na
análise final, um único homem precisa verdadeiramente tomar a decisão. Seu julgamento inicial pode ser
modificado pelo grupo, mas ele precisa ainda, tomar a decisão final.
7.2.2 - COORDENAÇÃO
No entanto uma coordenação eficaz exige muito mais que uma estrutura organizacional. O quadro
abaixo apresenta a seqüência dos elementos que devem ser incorporados à organização a fim de
transformá-la numa organização operativa.
Nota-se no alto do gráfico o objetivo: coordenação das atividades da organização. Essa é a nossa
meta. Organização é gente. A experiência tem demonstrado que a produtividade numa empresa depende
Professor José Mario Balan
30
FATEC – BRAGANÇA PAULISTA - ADMINISTRAÇÃO GERAL
COORDENAÇÃO
COOPERAÇÃO
BOAS RELAÇÕES HUMANAS
COMPREENSÃO
COMUNICAÇÃO
Para que possa haver compreensão entre as pessoas ‚ preciso que hajam meios efetivos de
comunicação entre elas. Um dos grandes poderes dos homens ‚ a facilidade de se comunicar uns com os
outros. Apesar de nosso progresso tecnológico na produção, temos desprezado muitas das condições
favoráveis … comunicação eficiente. Se as pessoas podem conversar bastante entre si, as possibilidades
de que sejam capazes de eliminar as diferenças e descobrir objetivos comuns aumentam muito. Isto se dá
porque se obtém melhor compreensão. É muito difícil para compreender as atitudes e motivações de um
homem com o qual não podemos nos comunicar.
7.2.3 - CONTROLE
Uma vez que não é possível para o executivo manter-se pessoalmente em contato com a rotina e
os detalhes das operações de uma grande empresa, é preciso que ele desenvolva controles
administrativos. Os dicionários definem o verbo controlar como: "verificar ou regular......manter dentro de
limites". No entanto controle administrativo possui um sentido muito mais amplo, aplica-se não apenas a
área da verificação como também a da correção; não só regular mas também estimular.
Para controlar, o executivo deve receber as informações que lhe revelam os pontos onde sua
atenção é exigida, conforme o princípio da exceção. Essas atividades tanto podem exigir ação restritiva
como corretiva, tais como rejeições em excesso de produtos acabados resultantes de uma qualidade de
produção, alta rotatividade de mão-de-obra, custos desproporcionais de mão-de-obra, ou quebras
injustificáveis de máquinas. Por outro lado, informações adequadas para controle poderão revelar pontos
fortes nas operações os quais deverão ser intensamente utilizados, tais como: uma tendência crescente de
popularidade de um determinado produto ou linha de produtos; uma crescente carteira de pedidos que
podem justificar um turno adicional de trabalho ou a reabertura de outro departamento de produção; a
descoberta de uma fonte favorável de suprimento de matéria-prima, que deve ser explorada antes que os
concorrentes a monopolizem. São pontos onde se torna necessária uma ação administrativa, o que
somente ocorrerá se a administração tomar conhecimento da existência das condições peculiares. No
entanto, é preciso lembrar que os controles apenas levam a uma ação administrativa específica, revelando
a necessidade de uma atitude e desvios da rotina.
Aqui a administração tenta controlar emitindo normas que orientem antecipadamente toda a
empresa. Todos os segmentos da organização devem conformar-se a essas normas ou será necessária
mudança do pessoal.
O pessoal de linha e assessoria é, por definição, competente e deve dirigir as funções da empresa
de um modo responsável. Deverão estar utilizando as ferramentas e técnicas de controle em todos os
segmentos da empresa.
Se alguma coisa vai mal, devem fazer as correções baseadas em normas predeterminadas,
através de padrões preestabelecidos, resolvendo os problemas de acordo com o princípio da exceção ou
substituindo elementos de linha ou de assessoria.
Antes de falarmos sobre o líder, devemos compreender o que é liderança. Liderança é a arte de
influenciar pessoas, para que colaborem na realização das metas que propomos. É fruto de duas grandes
heranças: genética ou predisposição e cultural, isto é, formação sócio cultural e familiar. A herança cultural
pode ser impulsora, se desenvolver as predisposições de iniciativa, coragem, capacidade de decisão,
integração social e segurança; bloqueadora, se castrar essas predisposições.
A liderança existe em todo homem, só que está bloqueada em alguns. Cabe a cada pessoa fazer
uma auto-análise dos bloqueios e desfazer-se dos mesmos pela motivação pessoal.
Variantes da liderança
A. Indivíduos: Cada pessoa tem suas particularidades, por isso deve ser tratada de maneira
especial. Além do aspecto hierárquico, que coordena o tratamento adequado a cada
pessoa, é necessário observar e perceber os aspectos da personalidade de cada um, para
agir coerentemente.
sem ter cargo de chefia, induz todo o pessoal a ter determinado comportamento. Essa
pessoa deve ser identificada para estar ao lado do líder formal.
C. Situações: Estamos vivendo uma época de grandes desafios, onde existe variações de
que fazer e como fazer.
A lista dos traços pessoais indispensáveis aos líderes, varia de autor para autor. Quase todos
porém, concordam quanto aos seguintes traços:
A. Iniciativa
D. Firmeza
E. Compreensão humana
F. Coragem
Obs.: A letra G, explica porque muitas pessoas capazes e mesmo brilhantes, não chegam a liderar;
falta-lhes essa "conformidade" com o grupo.
7.4 - MARKETING
7.4.1 - CONCEITOS
FILOSÓFICA - marketing é a filosofia que faz a empresa ser lucrativa através da satisfação do
cliente.
FUNCIONAL - marketing é a atividade que visa facilitar a realização da trocas entre a empresa
e seus mercados.
A plena adoção de orientar para o mercado pressupõe algumas condições sem as quais não existe
efetivo conceito de marketing:
Existência de uma situação de livre mercado onde haja concorrência e sobrevivam aquelas que
são eficazes e eficientes;
CRESCIMENTO
Altas vendas, investimento mantido no mesmo nível ou pouco acima do anterior, entrada da
concorrência, preço igual ou pouco inferior ao anterior;
MATURIDADE
a. Mercado: procura de novos segmentos; estimula maior uso entre os atuais consumidores;
reposiciona a marca;
DECLÍNIO
c. Decidir sobre o nível de estoque de partes e acessórios que devem ser mantidos.
A. “O Bem Humorado”
B. “O Calado”
C. “O Precavido”
D. "O que se preocupa com o preço”
F. “O Briguento”
G. “O Presunçoso”
H. “O que se julga importante”
I. “O Sabido”
A. “O BEM HUMORADO”
• É muito simples
COMO TRATÁ-LO?
B. “O CALADO”
COMO TRATÁ-LO
• Force um diálogo
C. “O PRECAVIDO”
• É desconfiado
• É firme
COMO TRATÁ-LO?
• Incentivá-lo
• Mostrar confiança
• Ser firme
• Use a lógica
• É fácil identificar
COMO TRATÁ-LO?
• Mostrar-lhe que o consumidor de sua loja também não irá achar o produto caro
E. “O BRIGUENTO”
• Gosta de brigar
COMO TRATÁ-LO?
• Saber ouví-lo
F. “O PRESUNÇOSO”
• É o sabe tudo
• Raramente argumenta
• Deseja o poder
COMO TRATÁ-LO?
• Não evitá-lo
• Não temê-lo
• Seja agradável
• É vaidoso
COMO TRATÁ-LO?
• Ter cuidado
• Saber ouvi-lo
H. “O SABIDO”
• É bem informado
COMO TRATÁ-LO?
• Deixá-lo a vontade
• Seja firme
7.5.1 - CONCEITO
A separação entre estas duas áreas administrativas justifica-se com base em limitações inerentes
aos sistemas de informações disponíveis e, também considerando que num sistema e operação muito
aprimoramentos podem ser feitos.
a. Planejamento
b. Programação
c. Controle
O retrato no atendimento de encomenda até que haja disponibilidade dos bens, se apresenta como
uma prática pouco saudável numa economia em regime de concorrência.
a. Nível de vendas
b. Processo de fabricação
c. Durável, não obsoleto e não perecível
O investimento global de um estoque e seu quociente de rotação serão mais elevados ou mais
baixos, depende da qualidade de centenas de decisão específicas, com relação a centenas de pontos de
estocagem por toda a empresa.
A gestão eficaz dos estoques vai além do controle físico e contábil dos materiais que somente
demonstram o ativo em estoque da empresa.
O controle de estoque inicia-se com a utilização de um fichário passando por sistemas manuais e
ainda por sistemas de processamento eletrônico de dados e completa-se com a gestão dos dados obtidos
nos controles físicos e contábeis.
A rotação dos estoques e os resultados obtidos graças à redução dos níveis do inventário permitem
o verdadeiro e eficaz meio de controle dos estoques:
OBJETIVOS
Material de escritório - são materiais utilizados no escritório tais como impressos, formulários,
canetas, borrachas, grampeadores, etc.
O estoque elevado já foi sinônimo de riqueza, atualmente os estoques são considerados como uma
necessidade que possibilita atingir altas taxas de responsabilidade.
O controle de estoques deve ser efetuado tanto ao nível do estoque de cada item como a nível
geral de estoque.
Atrasos de fornecimento
Suprimento sazonal
Riscos de falhas no fornecimento
Matéria-prima
Material auxiliar
Material de conservação
Material de escritório
Materiais diversos
Os computadores têm capacidade de operar sistemas com grande número de dados e com
velocidade adequada como o necessário ao MRP que envolve programas muito complexos.
Cadastro de materiais
Estrutura do produto (lista de materiais)
Saldos de estoque
Controle das ordens em aberto
E outros...
Todos os itens devem ter identificação única e estruturados com seus respectivos níveis de
fabricação;
Deve-se levar em consideração que uma determinada peça pode ser utilizada em um mesmo
produto, mas em diferentes níveis;
Levar ainda em consideração que uma determinada peça pode ser utilizada em mais de um
produto.
O termo tem sido usado na linguagem e na prática de planejamento e controle de estoque há alguns
anos. No entanto, apesar de seu campo de aplicação ter encontrado um terreno mais fértil nos casos
particulares de controle de estoque, controles físicos e cálculos de máximo e mínimo, ele significa muito
mais do que isso - significa ordem de prioridade.
Pode servir para reconhecer a ordem de prioridade dos itens de uma lista de problemas, de uma lista
de pessoas, de uma lista de projetos, etc.
É então o ABC, de uma maneira de pensar, uma filosofia de trabalho que pode ser aplicada em
todas as atividades. A idéia parece ter surgido na Itália, por intermédio do pensador Paretto, que viveu por
volta de 1800. Uma classificação ABC existe em qualquer situação.
Uma tarefa a cumprir é mais importante que outra, um papel na mesa é mais destacado que outro,
uma obrigação doméstica tem primazia sobre outra assim por diante.
A filosofia ABC em controle de estoques foi aplicada, pela primeira vez, na General Eletric
Corporation, e seu introdutor foi H.F.Dixie, que publicou um artigo sobre o assunto, onde emitiu os
princípios básicos que, através dos anos, têm resistido a todos os testes. Na sua metodologia ele reporta
que os itens A, embora constituindo apenas 8% da variedade dos itens em estoque, representam, um
Professor José Mario Balan
45
FATEC – BRAGANÇA PAULISTA - ADMINISTRAÇÃO GERAL
conjunto, 75% do valor desse estoque B, constituem 25% dos itens em estoque, porém, 20% do valor do
estoque e os itens C, embora cheguem a 67%, em quantidade, representam apenas, 5% do valor desse
estoque.
Essa não é uma situação isolada. Quase todas as empresas, principalmente as que trabalham no
sistema misto de produção, produzindo um grande número de artigos compostos de muitos itens,
apresentam classificações ABC como características semelhantes.
Então, podemos e devemos controlá-los com menor rigor. Podemos, porque, como representam uma
parcela pouco significativa em valor, as perdas que tivemos não terão repercussão no valor. Devemos
porque seu grande número elevaria consideravelmente o custo do controle, pois, estaríamos gastando
muito em controle já que incidiria sobre um número grande de itens de estoque.
Resumindo, a constatação primordial da classificação ABC é que se deve tratar de uma maneira
diferente, os diferentes itens de estoque.
No controle de estoque, a classificação ABC pode ser usada em relação a várias unidades de
medida. Pode-se fazer uma classificação por peso, por tempo de reposição, por volume, por preço unitário,
etc, e para qualquer dessas unidades seria obtida uma solução específica.
Porém, o mais correto e de aplicação mais generalizada é fazer a classificação ABC pelo mensal,
isto é, o valor do consumo mensal que é expresso da seguinte maneira:
A classificação ABC permite separar os itens de um estoque em três categorias, de acordo com seu
valor relativo. Verifica-se um pequeno número de itens, representando grande parte do valor, um número
médio representando um valor médio, um grande número de itens representando um pequeno valor de
estoque. Os primeiros são chamados classe A, os seguintes classe B e os utilitários classe C.
A tabela abaixo mostra a lista das dez ordens em destaque com o respectivo custo médio, o número
de unidades utilizadas por mês e o valor requisitado mensal (custo médio multiplicado pela utilização
mensal).
P1 5 3.000 15.000
P2 50 10.000 500.000
P3 5 4.000 20.000
P4 10 200 2.000
P5 20 5.000 100.000
P6 20 300 6.000
P7 30 250 7.500
P8 3 3.000 9.000
P9 10 1.000 10.000
P10 8 8.000 64.000
CLASSES % TOTAL
ENCONTRADO(%)
A 20 51,8
B 30 34,5
C 50 13,7
VALORES ACUMULADOS
CLASSES % TOTAL
ENCONTRADO(%)
A 20 81,8
B 30 13,5
C 50 4,7
Colocando em um gráfico cartesiano no eixo das abscissas o número de ordem e no eixo das
ordenadas as respectivas porcentagens sobre o valor total registrado, obtemos a curva ABC.
A fase seguinte consiste em definir as classes A, B e C. O critério de escolha dos pontos de divisão
entre classes é sujeito apenas a ditames de bom senso. Costuma-se colocar na classe A uma pequena
porcentagem de itens, na maioria dos casos menos do que 20% do itens. Na classe C, costuma-se colocar
em torno do 50% dos itens.
O procedimento adotado neste exemplo só necessita ser modificado no caso de existirem muitos
itens em estoques. Assim, se existirem em estoque alguns milhares de itens, seria demasiadamente
trabalhoso adotar o procedimento incluindo todos os itens. E então conveniente adotar o procedimento para
apenas uma amostra dos itens. Se os itens para esta amostra forem escolhidos puramente ao acaso, a
curva ABC para a amostra será muito próxima das curvas ABC para a totalidade dos itens.
Note-se que os itens de alto custo unitário não obrigatoriamente pertencerão à classe A, podendo
mesmo pertencer a classe C, enquanto que itens de baixo valor unitário poderão pertencer a classe A, se
tiverem utilização freqüente.
Os objetivos da classificação ABC são imediatos. Os itens da classe A., pela sua importância,
merecem um tratamento administrativo mais detalhado que os demais. Por isso, os procedimentos
administrativos, aplicáveis a classe A, devem ser mais detalhados que os procedimentos para a classe B e
C. Os procedimentos para a classe C devem ser o mais simples possível, pois se o volume de trabalho for
proporcional ao número de itens, ter-se-á um grande trabalho para cuidar de itens pouco importantes.
% 20 % 50 % 100 %
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Ítens na sequência
P2 P10 P5 P3 P1 P8 P9 P6 P7 P4
de ordem
Classe A Classe B Classe C
A = 51,8 %
B = 34,5 %
C = 13,7 %
% 20 % 50 % 100 %
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Ítens na sequência
P2 P5 P10 P3 P1 P9 P8 P7 P6 P4
de ordem
Classe A Classe B Classe C
A = 81,8 %
B = 13,5 %
C = 4,7 %
Professor José Mario Balan
49
FATEC – BRAGANÇA PAULISTA - ADMINISTRAÇÃO GERAL
8- ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Podemos olhar a empresa com a visão simplista de dois planos: o horizontal (departamentalização)
e o vertical (hierarquização). Mas a estrutura organizacional deve trazer em si a visão das atividades,
relações e decisões, isto é, necessitamos reconhecer facilmente:
os níveis hierárquicos;
os sistemas de comunicação;
Isto significa que a seleção de uma estrutura organizacional adequada é um desafio para OMIS. A
mesma deve ser feita sob o ponto de vista do dinamismo da empresa, como um instrumento facilitador das
atividades das pessoas e, como conseqüência, da organização como um todo.
Apresentamos um quadro geral para seleção de uma Estrutura Organizacional como guia para
OMIS (Organização, Métodos, Informação e Sistemas).
Item: RESPONSABILIDADE
Definição:
Obrigação de executar ou não uma atividade para outrem, prestando contas a quem delegar a
tarefa.
Aspectos Básicos:
Departamentalização
Linha e assessoria
Atribuições aos órgãos
Características:
Item: AUTORIDADE
Definição:
Direito de tomar decisões e dar ordens exigindo obediência, durante o desempenho de um trabalho
para o qual foi designado
Aspectos Básicos:
Características:
Item: PODER
Definição:
Aspectos Básicos:
Características:
Item: COMUNICAÇÃO
Definição:
Processo ininterrupto entre duas ou mais pessoas por códigos e símbolos, através de fluxos
horizontal, vertical e diagonal.
Aspectos Básicos:
Características:
Definição:
Profissionais que realizam as tarefas que permitam o alcance dos objetivos, metas e projetos
prefixados
Aspectos Básicos:
Qualidade técnica
Qualidade administrativa
Qualidade humana
Características:
Definição:
Conhecimentos que operacionalizarão as tarefas para que os objetivos empresariais sejam alcança
dos
Aspectos Básicos:
Professor José Mario Balan
52
FATEC – BRAGANÇA PAULISTA - ADMINISTRAÇÃO GERAL
Características:
Definição:
Aquele contido no espaço físico ocupado pela empresa. Voltado para dentro de si
Aspectos Básicos:
Composto por RH e RM
Características:
Definição:
Aquilo que cerca a empresa. Ambiente em que ela atua e em relação ao qual sofre e exerce
influências
Aspectos Básicos:
Características:
Definição:
Aspectos Básicos:
Três níveis:
Estratégico (PE),
Tático (PT),
Operacional (PO).
Características:
O planejamento (P) explicita as influências do nível mais alto (PE) para o mais baixo (PO).
Professor José Mario Balan
53
FATEC – BRAGANÇA PAULISTA - ADMINISTRAÇÃO GERAL
A estrutura informal é aquela que surge das necessidades subjetivas das pessoas em comunicar-se
e inter relacionar-se, e dos processos de dar e receber. Não é planejada, pode ser até irracional pelo
envolvimento das emoções, não possuindo controle e nem um sistema fixo de avaliação. É subjacente a
qualquer movimento humano.
Os profissionais que atuam com OMIS têm na estrutura informal a sua grande preocupação e
assim procuram conhecê-la da melhor maneira possível, pois, como trabalham em processo de mudança e
atualização constantes, há resistências formais que são apenas percebidas na informalidade.
Cabe ao OMIS saber evitar choque entre as duas estruturas, sendo que a melhor recomendação é
evitar considerações supérfluas, infundadas e desnecessárias sobre elas. Entretanto, sabemos que todo
processo de mudanças e otimização de recursos obriga a alterações estruturais e em qualquer nível.
Quando estudamos os diversos tipos de organogramas verificamos que estes nomes (linha,
funcional etc.) refletem uma realidade empresarial ou aquilo que agora chamamos de estrutura
organizacional.
Qualquer que seja a estrutura organizacional considerada, ela deverá ser observada pelo
posicionamento da empresa e de OMIS sobre:
Vantagens:
Desvantagens:
Vantagens:
Promove aperfeiçoamento
Fácil aproveitamento do indivíduo
Equipe cooperativa e integrada
Custo baixo para grandes empresas.
Desvantagens:
“Bitola” na especialização
Responsabilidades diluídas
Cria “panelinhas”.
Custo elevado para implantar
Vantagens:
Desvantagens:
Vantagens:
Liberdade de crítica.
Visão generalizada (GLOBAL)
Continuidade (de orientação).
Espírito de equipe
Desvantagens:
Vantagens:
Desvantagens:
Vantagens:
Desvantagens:
Momentânea
Instável.
Reativa em situações difíceis.
É comum um profissional de OMIS ser controlado e receber como objetivo do diretor o seguinte:
"Quero uma análise e uma avaliação da minha estrutura organizacional..." e seguem-se uma
quantidade enorme de comentários desabonadores e um ou outro raro elogio. Estes são os mais perigosos,
porque neles devem estar concentrados os "olhos do chefe" por alguns motivos, que talvez não seja até
profissional.
Além de tentar evitar o choque entre a estrutura formal e informal, OMIS deve observar algumas
orientações neste trabalho de "análise e avaliação" pedido pelo diretor. Sugerimos:
onde as resistências ou gargalos da empresa são reconhecidas como tal; este dado facilita o
desenvolvimento do trabalho de forma geral e evita conflitos com estas áreas;
qual o processo de implantação que adotar, isto é, tratamento de choque ou por fases, em doses
lentas e graduais; esta definição que lhe permite estabelecer planos diferenciados e prioridades de
forma mais nítidas.
todos os envolvidos em cargos de liderança participam com opinião nos estudos e fornecem
subsídios para a nova estrutura e participam ativamente da implantação.
e. Implantação e acompanhamento
Fase: INTRODUÇÃO
Ações:
Fase: LEVANTAMENTO
Ações:
Quadro de pessoal
Quadro de equipamentos
Nível de satisfação de: empregados, fornecedores e clientes
Nível de problemas evidenciados pelos: empregados fornecedores, e clientes
Entrevistas
Fase: ANÁLISE
Ações:
Dados e informações passadas e presentes
Padrões e parâmetros de análise e avaliação
Efeito das informações sobre a estrutura organizacional
Fase: AVALIAÇÃO
Ações:
Planejamento (estabelecimento de).
Organização (estrutura de).
Liderança(formas de).
Avaliação (sistema de).
Envolvimento dos departamentos com as quatro funções.
Lealdade à empresa e confiança no empreendimento
OMIS trabalha com a mudança, podemos dizer, na chamada era das mudanças.
A tecnologia muda, como muda a estrutura social; mudam as pessoas, assim como mudam as
necessidades. Cada dia mais, a mudança passa a ser valorizada e a estabilidade, mal vista. A estabilidade
passa a ser uma condição de mudança, na procura de um equilíbrio dinâmico a um nível sempre mais alto.
a. ORGANIZAÇÃO
b. MÉTODOS DE PRODUÇÃO
c. LINHA DE PRODUTOS
qualidade;
formulação e composição.
d. AMBIENTE DE TRABALHO
condições físicas;
Desafio Desenvolvimento
- Relações interpessoais - Aprimoramento
- Novos valores ao indivíduo e mais atenção social. - Transformação da legitimação em entendi mento
inter e intragrupal de equipes mais eficientes e
eficazes com grupos. Efetividade.
- Superação das tensões nos grupos. - Técnicas, como os 10 Cs*, para analisar e
solucionar conflitos tecnológicos e orgânicos.
- Métodos de solução de conflitos. - Substituição dos sistemas mecânicos
- Participação emancipadora do trabalhador - Novos padrões e expectativas de papéis
Não existe um critério, princípio, ação, regra, teoria ou fórmula científica ou prática preestabelecida
para que o sucesso de qualquer processo de departamentalização seja garantido.
Por quê? Porque o fator principal num processo de departamentalização é o humano, por si só uno
e imprevisível.
Todo administrador pode criar uma série de critérios para uma departamentalização,
principalmente se a empresa para qual trabalha permite certas liberdades administrativas e criativas, que
induzem, por exemplo, a uma departamentalização "ad hocrática". Sugerimos ao profissional de OMIS
analisar empresa e depois escolher um dos tipos abaixo ou criar um híbrido. Os resultados são os mesmos
para qualquer sistema escolhido, tendo em vista que os objetivos empresariais no sistema capitalista estão
muito bem caracterizados e impregnados na sociedade.
Processo: Clientes, fregueses ou material. Ex.: clientes estatais, clientes infantis, clientes especiais, etc.
Vantagens:
Direcionamento ao atendimento
Direcionamento ao atendimento (MP ou produto acabado).
Definição clara das preferências (idem).
Segurança de continuidade (do produto).
Segurança na rapidez (do atendimento).
Desvantagens:
Processo: Território ou local físico. Ex.: clientes da Bahia e da Grande São Paulo, Compras no Rio
Vantagens:
Desvantagens:
Processo: Produtos & Serviços, Objetivo Principal ou Propósito Dominante. Ex.: Linha têxtil, Linha
branca, Seleção e Treinamento, Saúde, Assessoria econômica.
Vantagens:
Desvantagens:
Vantagens:
Desvantagens:
Vantagens:
Desvantagens:
Centralização de atividades.
Visão dirigida e focal.
Perda do global para o local.
Flexibilidade limitada e local.
Informações falsas ou incompletas.
Análises setoriais.
Vantagens:
Professor José Mario Balan
62
FATEC – BRAGANÇA PAULISTA - ADMINISTRAÇÃO GERAL
Desvantagens:
Processo: Funcionamento
Vantagens:
Desvantagens:
Processo: Qualidade
Vantagens:
Desvantagens:
Professor José Mario Balan
63
FATEC – BRAGANÇA PAULISTA - ADMINISTRAÇÃO GERAL
Vantagens:
Desvantagens:
Como o profissional de OMIS pode julgar uma empresa em relação ao grau de concentração de
poderes de decisão.
No diagnóstico empresarial, OMIS obtém os indícios que determinarão esta classificação, que tanto
podem vir do ambiente externo (Ae) como do interno (Ai).
Sugerimos os seguintes indicadores como fatores que podem conduzir à concentração de poderes
e, logicamente, à centralização nas tomadas de decisão.
Ai (Ambiente interno)
falta de interação entre as partes dos sistemas, inclusive nos processos de planejamento ,
organização, liderança e avaliação;
grande número de nível hierárquico que leva à dispersão das forças sinérgicas;
Centralizar é canalizar todas as tomadas de decisão para pessoas de nível hierárquico superior,
visando à redução dos outros decisórios ao mínimo, principalmente em assuntos que necessitem de
uniformidade filosófica e estratégica, e que estejam vinculados à sobrevivência, manutenção e crescimento
da empresa no ambiente onde atua.
Desta forma, decisão sobre objetivos filosóficos e estratégicos devem ser centralizadas, bem como
aquelas que envolvem altos riscos financeiros ou humanos, ou ainda ecológicos e materiais.
Alguns OMIS utilizam centralizar e controlar como sinônimo. Sugerimos o segundo termo para
indicar fatos empresariais, como concentrar esforços na produção, concentrar as forças de vendas,
concentrar pedidos na matriz etc. Usamos centralizar para o relacionamento com o poder e a tomada de
decisão.
Há uma tendência à descentralização, desde que a empresa esteja preparada para as vantagens e
desvantagens apresentadas no quadro a seguir. A descentralização é comum às empresas médias,
grandes e gigantes que possuem linhas de produção diversificadas ou linhas de montagens de multipeças,
seja através de grupos mínimos de pessoas ou pela criação de empresas independentes, fato comum hoje
com a concentração de renda ou capital.
Um cuidado especial para OMIS que prestam serviços a empresa em ritmo acelerado de
crescimento: a descentralização é necessária para os escalões intermediários para maior liberdade de ação
principalmente de nas tomadas de decisão. Seu uso de forma racional leva a empresa ao sucesso; o uso
descomedido apenas cria conflitos e problemas ou, até mesmo, o desaparecimento da empresa.
Todo o processo de descentralização não pode ser criado e implantado de uma só vez. Há uma
série de graus para que ocorra a descentralização, que podemos resumir nos seguintes passos:
1o. grau: determinação das funções e os níveis da hierarquia que podem ser descentralizados e
receber as tarefas descentralizadas;
b.Amplitude limitada: idem, com consulta ao nível superior, que pode ser do tipo:
II) amplitude consultiva: idem com troca de informação com a chefia antes da tomada de
decisão.
Os graus podem ser avaliados numa escala de 0 a 100, conforme abaixo, mas dificilmente as
empresas estarão nos quartis extremos:
50 - descentralização/centralização mediana
25 - descentralização semimínima
Vantagens:
Desvantagens:
O último item das vantagens da descentralização chama-se delegação. Vamos a sua definição e
comentários.
A delegação, normalmente, é de cima para baixo, mas pode ocorrer o inverso, quando um
subordinado "delega” a seu chefe algum tipo de poder que está sob sua esfera de influência ou
competência.
Delegação envolve dupla responsabilidade. Quando ocorre a delegação cria-se uma nova
responsabilidade; o empregado que recebe a delegação torna-se responsável perante ou diante do superior
imediato, que permanece responsável para que o subordinado à quem foi confiado a delegação de tarefa
cumpra-a por completo e de modo satisfatório (conforme os objetivos). Esta forma de amarração chega até
diretor geral, o que o torna responsável por toda a organização
Chefe:
Subordinado:
O profissional de OMIS deverá estar atento para alguns sinais bem evidentes que torpedeiam a
delegação e podem levar ao fracasso todo um processo de descentralização. Vejamos:
falta de confiança entre os participantes (do chefe para com o subordinado e vice-versa);
perfeccionismo dos participantes, que nunca acham que o trabalho está bom;
falta de capacidade do chefe em detectar o que pode ser delegado e distribuir a carga de
trabalho;
preferência pessoal pela execução por alguns chefes (lembranças do tempo que era subordinado
no "deixa que eu faço" ou "eu faço melhor e mais depressa");
O princípio da unidade de comando é que o subordinado deve ter somente um chefe. Ordens
contraditórias confundem subordinados e desmoralizam os chefes dos setores. Se os chefes atuarem em
áreas totalmente diversas e derem ordem sobre assuntos que não interfiram uns com os outros, pode-se
admitir a existência de dois ou mais chefes UM SUBORDINADO DEVE TER SOMENTE UM CHEFE PARA
CADA ÂMBITO DE COMPETÊNCIA.
Nos níveis inferiores da organização verifica-se que é preferível ter somente um chefe; os
operários em geral, somente compreendem e admitem o recebimento de ordens por parte de seu mestre.
Nos níveis mais elevados é menor o perigo de os subordinados jogarem um chefe contra o outro ou
invocarem, para não cumprir uma ordem, a emissão de uma contra-ordem por outro chefe; portanto, na
cúpula da empresa, admite-se que um funcionário receba ordens de vários supervisores, mas sempre em
campos distintos.
A organização de uma empresa depende não apenas do tipo e arranjo do trabalho a ser
executado, como da habilidade e capacidade do pessoal que executa o trabalho. Esta afirmativa torna-se
particularmente verdadeira quando a escolha de líderes, supervisores e chefes. Há dois fatores
especialmente significativos:
b - Disponibilidade de pessoa experiente e de confiança capaz de agir com habilidade para supervisão.
Operações rotineiras que não exigem perícia especial necessitam baixo grau de supervisão. Nesse
caso um grande número de operadores pode ser reunido sob um supervisor ou chefe. Por outro lado,
durante períodos de expansão rápida, quando está sendo admitida uma grande leva de novos empregados
é em geral recomendável reduzir o número de operários subordinados a um supervisor de modo que cada
novo empregado possa receber maior atenção e ajuda para se familiarizar com o trabalho.
Uma das grandes dificuldades das indústrias é a constante falta de homens capazes de liderar e
supervisionar. Isto, está acontecendo devido a falta de incentivo para as posições de supervisão, ao
inadequado e deficiente recrutamento de funcionários com potencial de liderança e ao treinamento
insuficiente dos supervisores atuais e daqueles potenciais.
acordo mutuo antes mesmo de chegarem ao executivo superior. Trata-se apenas de reconhecer o fato de
que discussões, cortes e informações entre indivíduos próximos a determinado problema podem e devem
simplificar a solução e evitar influências estranhas como desentendimentos e desconfianças.
Por essa razão as linhas de comunicação tem um valor reconhecido, mas devem ser
cuidadosamente resumidas aos pontos onde são realmente necessárias.
COMUNICAÇÃO NA ESTRUTURA
EXEMPLO:
Vertical
Horizontal
Diagonal
VANTAGENS:
Rapidez
DESVANTAGENS:
Menos confiável
- comissões técnicas;
- comissões administrativas.
- comissões perpétuas (não tem data marcada para sua dissolução, por ser o problema de
natureza contínua).
- comissões permanentes (são convocadas para enfrentar situações de emergência, como greves,
acidentes, distúrbios);
- comissões com reuniões semanais, quinzenais, mensais, etc.(reúnem-se em data e hora fixa);
Reunião é um grupo de pessoas convocadas com dia e hora marcada ou ocasionalmente para
discutir um problema.
Professor José Mario Balan
71
FATEC – BRAGANÇA PAULISTA - ADMINISTRAÇÃO GERAL
O teste para um administrador é fazer com que os outros trabalhem com ele em busca de um
objetivo comum. Deve estar livre para concentrar sua atenção em problemas especiais conforme surjam
esses novos desenvolvimentos para melhoria geral das operações. No entanto, se tentar ditar uma solução
rápida para um problema ou para a estrutura de um novo projeto, concluirá que ele mesmo, sozinho, deve
acompanhar a solução até o fim. Seus subordinados e colegas estão muito atrasados em relação a ele nos
seus pensamentos, não tem entusiasmo pelo plano. Provavelmente a falha mais comum de um
administrador é sua impaciência e incapacidade de gastar tempo em dividir o processo de planejamento
com os que devem trabalhar com ele no desenvolvimento e operação do projeto - aqueles que devem
traduzir os planos em ação.
O resultado dessa situação será, sem dúvida, um acúmulo de obstáculos no programa, tais como
horas extras forçadas para os treinados, má vontade de providenciar a transferência dos treinamentos de
um departamento para outro, bem como dos supervisores em tomar parte ativa no treinamento.
Tão pouco o administrador pode ser uma pessoa que permaneça preguiçosamente sentada
enquanto espera que os outros forneçam todas as idéias e trabalhos necessários ao desenvolvimento. Uma
idéia precisa ser comentada. Precisa receber apoio através da assistência pessoal do administrador e de
outras pessoas que possam contribuir para tal desenvolvimento. Raramente uma sugestão pode receber
um "sim" ou "não" imediato. Se a resposta é "sim" e o indivíduo recebe luz verde, inevitavelmente haverá
debates, desacordos e atrasos. Em geral a idéia está apenas num estágio embrionário. Falta-lhe definições
claras. O seu modelo completo não foi ainda composto. Se a resposta for um "não" imediato, aquele que
fez a sugestão sentirá que não lhe foi dada a necessária e adequada consideração, tornando-se
desencorajado a fazer outras sugestões no futuro. Ele deverá ser cuidadosamente assistido para chegar a
própria conclusão que faltava suficiente mérito a sua idéia para ser adotada. Muitas vezes só se consegue
essa atitude permitindo ao indivíduo a elaboração de planos com a ajuda e crítica de seus companheiros.
Os membros de uma comissão podem ser todos pares; ou ao contrário, ocupar posições de nível
hierárquico diverso. As comissões nomeiam freqüentemente subcomissões ou designam um membro para
estudar assuntos mais restritos. Essas subcomissões por sua vez, podem ser, em relação a comissão que
as criou, de estudo, deliberativas ou executivas.
Algumas comissões mais comuns em nossas empresas são as seguintes: conselho de diretoria,
conselho administrativo, comissão de novos produtos, comitê de produção, comitê de planejamento,
comissão técnica, comissão interna de prevenção de acidentes (CIPA), comissão de padronização,
comissão de organização, comissão de qualidade, comissão de salários etc.
b) Minuta das recomendações e dos estudos, distribuídas com antecedência aos participantes.
c) Local fixo para as reuniões, onde não haja interrupções de qualquer espécie.
d) Regimento interno, que fixe o mecanismo das deliberações, da apresentação de propostas e da votação.
e) Atas taquigrafadas ou, ao menos, resumo da sessão e íntegra das decisões tomadas. As atas devem ser
aprovadas e assinadas pelos participantes.
b) Tirania do dirigente mais graduado. Certas comissões logo aprendem que sua única função é aprovar
decisões do chefe. Seus membros perdem rapidamente todo o interesse. A única motivação será a
oportunidade de cortejar o chefe.
d) Falta de "implementação". As comissões devem, após a tomada de uma decisão, designar claramente
responsáveis pela execução das deliberações tomadas. Às vezes, a pessoa designada opusera-se
inicialmente a medida e é necessário muita habilidade para contornar essa dificuldade.
e) Desinteresse dos participantes. Se não for dada oportunidade a todos para opinarem e defenderem
sua opinião, os participantes menos extrovertidos ou hábeis na discussão sentir-se-ão inferiorizados e
evitarão aparecer nas reuniões. Isso também sucederá se as reuniões degenerarem em sessões de crítica
a atuação de algum membro. E se um homem chave não participar das reuniões, as decisões tomadas
serão inócuas. Outra causa freqüente de desagregação de uma comissão é a falha na especificação do seu
objetivo e dos seus poderes.
Outros inconvenientes das comissões são: a maior demora em alcançar a decisão, o que pode ser
funesto quando o tempo é premente; a diluição da responsabilidade e a divisão da autoridade.
As comissões são instrumentos indispensáveis à empresa moderna para a obtenção dos seguintes
resultados:
a) Transmissão de informações: Muitas vezes, a reunião é a única ou melhor oportunidade para
comunicar ou receber rapidamente uma informação, por exemplo, um reajuste salarial ou a admissão de
um novo dirigente.
c) Soluções de problemas difíceis: Nas reuniões, pela própria mecânica da discussão, podem nascer
novas idéias que não ocorreriam aos indivíduos isolados. A necessidade de formular em voz alta certas
considerações permite ao expositor aprofundar seu raciocínio; algumas palavras suas farão germinar novas
idéias no espírito dos seus ouvintes e no seu próprio.
Comissões executivas são raras: a ação é melhor exercida por um só homem do que um grupo.
Mas e verdade que, muitas vezes, duas cabeças pensam e decidem melhor do que uma só, de modo que
as comissões consultivas e deliberativas têm ganhado realce.
Estas definições levam ao analista de OMIS uma técnica de visualização global da empresa, com
as seguintes vantagens:
Vantagens:
Desvantagens:
PODER: É uma habilidade pessoal, dentro da ciência do comportamento, utilizada para influir ou
mudar o comportamento de pessoas ou grupos, de acordo com sua vontade ou conforme normas por ela
sancionadas. É uma capacidade inerente da pessoa para induzir outras pessoas, sob a aceitação da
autoridade e das ordens.
Alguns organogramas tentam representar a dualidade autoridade e poder. Os diversos tipos de
organograma são apresentados a seguir, mas na escolha de um modelo, OMIS deve levar em conta os
seguintes fatos:
organograma dinâmico para empresa dinâmica, que indique a rapidez nas decisões, na vida dos
produtos e o trabalho diário ou em turnos
Conforme a situação, o profissional de OMIS deve utilizar uma ou mais regras mencionadas a
seguir, estabelecendo outras ou mesmo seguindo sua própria criatividade, tão necessária nesta função de
analista de OMIS.
Diretor Presidente
Staff (Consultoria)
Diretor Dep. Industrial Diretor Dep. Administrativo Diretor Dep. Financeiro Diretor Dep. Comercial
10 - INFORMAÇÕES
Os controles técnicos que fornecem informações são extremamente importantes mas não
suficientes. Mesmo os possuindo, o executivo principal de uma empresa pode se tornar no homem mais
mal informado da companhia a não ser que estabeleça o necessário relacionamento com o pessoal de
dentro e de fora da empresa. Constantemente estão se desenvolvendo novas condições e circunstâncias
para as quais ainda não existem controles preestabelecidos e portanto só podem ser detectadas através de
observação e interpretação pessoais. Se um executivo permanece apenas aguardando que apareçam
diante de si os problemas e as oportunidades, acabará descobrindo que seus subordinados, tranqüilos e
sem imaginação acabaram por envolvê-lo em dificuldades insuperáveis. O problema então é que controle
deve ter o executivo sobre seus assistentes e em que quantidade? Tal problema não é apenas do
executivo principal da empresa, mas de qualquer nível administrativo.
1 - que decisões devem ser relatadas ao seu superior antes de serem postas em prática?
3 - Que decisões não precisam ser relatadas a não ser que surjam problemas, dificuldades ou
circunstâncias fora do comum?
É claro que não é fácil predeterminar exatamente a classificação de cada atividade, devendo-se
confiar, até certo ponto no critério do funcionário. É justamente o desenvolvimento dessa avaliação
criteriosa que deve ser o objetivo do treinamento dos assistentes de maneira a torná-los capazes de
distinguir entre atitudes rotineiras e de emergência, saber quando devem consultar outros e quando deve
proceder independentemente. Por exemplo, em geral as empresas estabelecem limites de autoridade para
certos gerentes, no montante de despesas que podem autorizar, sem aprovação de seu superior. No
entanto, se ocorrer uma repentina quebra de equipamento numa instalação longínqua e seja necessária
uma despesa imediata para evitar prejuízos maiores, supõe-se que o gerente encarregado seja capaz de
autorizar a despesa, mesmo que ela supere o limite autorizado. É preciso mencionar que uma parcela
importante do desenvolvimento se origina através de um trabalho conjunto do assistente com seu superior.
Por exemplo, um assistente de engenharia industrial pode ser chamado a reportar diária ou semanalmente:
"O que eu executei". Trata-se de uma parte de seu treinamento, treinamento em planejamento, auto
avaliação, na divisão de problemas e informações com seu superior imediato. Conforme o tempo
desenvolva confiança entre os dois homens eles chegarão a um acordo sobre que tipos de informações
devem ser relatadas ou a intervalos regulares ou quando a ocasião exigir.
É exatamente quando o "princípio de exceção", já mencionado, entra em ação . Cada uma das
principais funções da empresa tem preparado sua programação de dados. São instrumentos de controle
através dos quais a administração exerce sua função orientadora. Os dados tornam-se parte do sistema
através do qual uma grande massa de detalhes são reunidos sob forma de rotinas, executadas pelos que
estão diretamente encarregados de fazê-las mas que em certos momentos revelam exceções que precisam
ser levadas aos escalões superiores.
11 - CONSULTORES
Teoricamente uma empresa, pelo menos média , deve ser capaz de investigar e achar soluções
para seus próprios problemas. Mas a crescente complexidade dos negócios tornam valiosa, se não
essencial, a busca de consultoria externa. Essas consultorias são de grande valia no fornecimento de
literatura e relatórios especiais sobre pesquisas e experiências de outras empresas com problemas
semelhantes.
Consultores, sejam indivíduos ou firmas, dão um passo a mais, fazendo análise do problema
próprio da empresa, passando a ampla experiência adquirida em diferentes empresas. Mais importante,
ainda, eles são capazes de abordar o problema sem vícios ou interesses particulares. O elemento de fora
tem condições de ver imediatamente aquilo que só não é óbvio para os que estão em permanente contato
com o problema. Muitas vezes ainda, os empresários chamam consultores apenas para confirmar aquilo
que eles pensam já saber obtendo uma verificação independente de suas próprias avaliações, procurando
acrescentar um pouco mais de autoridade, solidez e confiança a uma dada situação e obter assim uma
aceitação mais rápida dentro da organização. Quando os consultores são chamados, eles, em geral,
preferem trabalhar em cooperação com os executivos e pessoal da assessoria apenas na qualidade de
conselheiros. A função do consultor é analisar e fazer recomendações. A administração da empresa e sua
estrutura organizacional aceitam ou rejeitam essas recomendações. Se, como resultado desse processo,
devem ser feitas algumas mudanças, a própria companhia promove a implantação dessas mudanças
talvez com o auxílio dos consultores.
12 - TENDÊNCIAS
Já foi previsto que em pouco tempo um computador será campeão mundial em xadrez. O
significado dessa previsão em termos industriais é que os computadores serão cada vez mais rápidos e
com maior capacidade de memória, mas que continuarão precisando de objetivos definidos e regras
precisas que possam guiá-los na solução dos problemas. Da mesma forma continuarão sendo
desenvolvidas técnicas novas para solucionar problemas que se enquadrarem no âmbito da ciência
administrativa. As técnicas de simulação vão promover uma ligação mais íntima entre o mundo
simbólico da investigação de laboratório e o comportamento industrial do mundo real. As simulações cada
vez mais realistas são poderosas ferramentas para avaliar as dificuldades da administração operacional
sem as limitações e conseqüências do desempenho real. Esses tipos de soluções aprimoradas fornecem o
apoio logístico para se obter vantagem do desenvolvimento dos mais poderosos equipamentos de
computação.
MÉTODO DO CASO
O método do caso é uma técnica de simulação. Como o aluno não pode manipular
experientemente uma empresa - da mesma forma como um estudante de Medicina aprende a fazer
cirurgias em cadáveres, ou o estudante de Engenharia aprende fazer reações químicas no laboratório - , o
método caso procura simular uma realidade fictícia, na qual o aluno pode aplicar seus conhecimentos "na
prática". Como o administrador nunca trabalha sozinho, mas em contato com os outros administradores
encarregados de outras áreas da empresa, o método do "caso" é uma técnica que tanto pode ser aplicada
individualmente ou em grupo. Quando é individual, é uma técnica de resolução de problemas e de tomada
de decisão pessoal. Mas em grupo, torna-se uma técnica eminentemente social e que requer de cada aluno
a exata compreensão, e mais do que isso, o conhecimento necessário e argumentação suficiente para
convencer seus colegas de grupo de que seus pontos de vista devem ser aceitos. Além do mais, método
caso impõe a cada aluno tanto a habilidade de argumentar, como a capacidade de aceitar idéias melhores
de seus colegas. É um aprendizado que lhe será útil na vida profissional, pois desenvolverá suas
habilidades sociais que lhe permitirão uma proveitosa bagagem para conviver com os problemas e com os
colegas de sua empresa.
O modo se baseia no processo decisional. Parte do princípio de que existe sempre mais de uma
solução adequada para qualquer problema de administração de Empresas. A solução que um administrador
propõe, poderá ser diferente de outro. Igualmente, o mesmo administrador poderá propor diferentes
soluções para o mesmo problema, tendo em vista determinados objetivos e à medida que mudam os
recursos disponíveis, a situação ambiental ou os aspectos envolvidos. Dificilmente haverá um completo
acordo entre os administradores em relação às soluções, já que cada um pode perceber diferentes
configurações do problema, partir de diferentes valores e objetos, privilegiar determinados aspectos
envolvidos no problema, visualizar diferentes conseqüências futuras de sua decisão, e assim por diante.
O método do caso, quando aplicado em grupos, requer que cada grupo escolha um coordenador
que deverá ser o elemento capaz de fazer o grupo trabalhar em conjunto. O coordenador deve equilibrar a
contribuição dos membros de seu grupo, de modo que todos possam contribuir para com todas idéias,
pontos de vista e impedir que um ou outro membro tenha exclusividade ou predomine sobre os demais;
deverá escolher um secretário para fazer todas as anotações principais a respeito das conclusões do grupo.
Terminando o trabalho, o coordenador deverá escolher um membro para apresentar a classe ou aos outros
grupos as conclusões do seu. O apresentador poderá ser um ou mais membros, e a utilização de recursos
audiovisuais é recomendável para auxiliar na apresentação.
Todas estas etapas deverão ser cumpridas em conjunto, se o caso for trabalhado em grupos. O
coordenador deverá conduzir os detalhes no sentido de que não haja perda de tempo ou discussões inúteis
no grupo.
1- IDALBERTO CHIAVENATO
INTRODUÇÃO GERAL DA TEORIA DA ADMINISTRAÇÃO
Campus, 2004
3- HARDINGHAM, ALISON
TRABALHO EM EQUIPE
Nobel, 2001
2- HENRY FAYOL
ADMINISTRAÇÃO INDUSTRIAL E GERAL
Atlas, 1.987 - 9* edição
3- CYRO BERNARDES
TEORIA FERAL DA ADMINISTRAÇÃO (A ANÁLISE INTEGRADA DAS ORGANIZAÇÕES)
Atlas, 1993.
5- TIBOR SIMCSIK
O.M.I.S.- ORGANIZAÇÃO & MÉTODOS - VOL. I.
O.M.I.S.- INFORMAÇÃO & SISTEMA - VOL. II.
Makron books, 1993.
6- IDALBERTO CHIAVENATO
ADMINISTRAÇÃO - TEORIA, PROCESSO E PRÁTICA
McGraw.Hill, 1.987- 2* edição