In quel primo giorno, Jeff era frenetico e nervoso.

Andò nel suo

ufficio e accese Sentinel. Si avviò . Era una buona cosa. E poi tentò di
approvare un documento con una firma elettronica, un compito
basilare e quotidiano che decine di migliaia di dipendenti dell’FBI
avrebbero dovuto eseguire continuamente. Arrivò un messaggio di
errore. Non funzionava. Johnson ricorda di essere andato nel panico,
mentre nella sua mente danzavano immagini del disastro. E poi
guardò attentamente il codice di errore e capì che cosa significava.
Non aveva inserito il suo documento di riconoscimento nella macchina
per verificare la sua identità . Inserì la tessera, cliccò sul mouse, e
Sentinel era pronto a partire.
L’effetto di Sentinel sull’FBI è stato enorme. La capacità di
comunicare e condividere informazioni ha cambiato in modo
sostanziale ciò che il Bureau è capace di fare. Nel gennaio del 2013 un
ufficio sul campo dell’FBI è stato chiamato in causa quando l’account
di una piccola impresa è stato violato. Prima che le banche potessero
intervenire, un milione di dollari era stato trasferito all’estero.
Utilizzando Sentinel, l’ufficio locale si coordinò con l’addetto legale
dell’ambasciata del paese destinatario del trasferimento, il quale
avvisò le autorità locali, che a loro volta fermarono il trasferimento
prima che potesse entrare nel circuito bancario. Tutto ciò avvenne in
poche ore, una cosa che semplicemente non avrebbe potuto essere
fatta nei giorni delle tre copie cartacee e delle penne rosse. Era la
differenza tra beccare un truffatore e farselo scappare.
Il team di Sentinel è ancora nel seminterrato dell’FBI, i pannelli che
lo dividevano in cubicoli sono stati rimossi, cosicché i membri possano
vedersi l’un l’altro. Sul muro c’è un poster con i principi dell’“Agile”,
che ho aiutato a scrivere e alla cui implementazione in tutto il mondo
ho dedicato la vita. È abbastanza sorprendente per una stanza senza
finestre, ma una pianta di lavanda prospera sotto le luci fluorescenti,
all’entrata. “Lavender” (lavanda) era il nome in codice del prototipo di
Sentinel. I membri del team sono ancora al loro posto, a realizzare
miglioramenti e aggiungere nuove funzionalità al sistema che hanno
costruito.
Nella comunità Scrum gira una vecchia battuta. Una gallina e un
maiale stanno camminando per la strada, e la gallina dice: “Ehi, maiale,
stavo pensando che dovremmo aprire un ristorante”.
 “Come dovremmo chiamarlo?”
“Che ne dici di ‘Prosciutto e uova’?”
“No grazie” risponde il maiale “Io sarei impegnato, ma tu saresti
solo coinvolta!”
In Scrum l’idea è che i “maiali” sono quelli totalmente impegnati
nel progetto e responsabili per i suoi risultati. I “polli” sono coloro che
sono informati sui progressi, gli stakeholder. Sul muro della stanza di
Sentinel c’è una campana a forma di maiale. Quando suona, le persone
che hanno realizzato quello che tutti ritenevano impossibile sanno che
sono stati chiamati. C’è un’altra campana, più piccola: quella della
porta; ma quella è per i polli.
Il mondo diventa sempre più complicato, e il lavoro che facciamo
sta crescendo in complessità a un tasso sempre più veloce. Prendete le
auto, per esempio. Io ero solito lavorare sempre sulla mia macchina,
facendo le riparazioni fondamentali. Trent’anni fa potevo ricostruire
un radiatore. Ora, quando apro il cofano, potrei anche star lì a vedere
l’interno di un computer. In realtà , è proprio quello che sto facendo,
dato che una nuova Ford ha dentro più linee di programma di
Facebook e Twitter messi insieme. Creare qualcosa di così complicato
è un enorme sforzo umano. Ogniqualvolta le persone sono coinvolte in
uno sforzo creativo e complesso, che si tratti di mandare un missile
nello spazio, costruire un interruttore per la luce migliore o catturare
un criminale, i metodi tradizionali del management vanno
semplicemente in pezzi.
Noi questo lo sappiamo, come individui e come società .
Osserviamo delle eco delle nostre vite reali catturate in distopie
narrative del luogo di lavoro come il fumetto Dilbert o il film
Impiegati… male!. Tutti quanti siamo rientrati a casa e abbiamo
raccontato ai nostri compagni o amici quanto è pazza
l’“organizzazione” moderna. A tutti è stato detto che riempire il
modulo in modo corretto è più importante che fare il lavoro, o che
dobbiamo tenere degli incontri preparatori al pre-meeting. È una
follia. E tuttavia continuiamo a farlo, anche di fronte al fallimento
completo e assoluto.
Il lancio di Healthcare.gov, il sito web su cui si suppone che gli
americani dovrebbero essere in grado di registrarsi per l’assistenza
sanitaria, è un esempio paradigmatico. Il front-end era fantastico. Era
intelligente, chiaro: un grande design. È stato completato in tre mesi
utilizzando Scrum. Il back-end, però , quello è stato il fallimento.
Semplicemente, non funzionava. Avrebbe dovuto collegare i database
dell’IRS (Internal Revenue Service, l’agenzia del governo USA che si
occupa del pagamento delle tasse, n.d.t.) con quelli statali, quelli delle
compagnie assicurative e del Dipartimento della salute e dei servizi
umani. Si tratta di un lavoro molto complesso. Coinvolgeva più di 20
appaltatori al lavoro su dati e oggetti differenti, ed è stato pianificato
tutto con tecniche a cascata. Hanno testato il sito solo all’ultimo e per
pochi giorni, invece di condurre prove incrementali durante il
percorso.
La tragedia è che tutti lo sapevano. Le persone che lavorano per
quegli appaltatori non sono degli stupidi; lo sapevano bene. Il
problema è stato che tutti hanno detto “Non è il mio lavoro”. Hanno
fornito il loro pezzo e si sono fermati lì. Non hanno mai considerato il
sito dal punto di vista dell’utilizzatore, ma solo dal loro. Il motivo per
cui hanno potuto comportarsi in questo modo è che non erano
allineati, non avevano uno scopo comune. Il lavoro di Scrum è mettere
insieme i team per creare grandi cose, e ciò richiede che tutti non solo
vedano lo scopo finale, ma che lavorino in modo incrementale per
raggiungerlo. Nessuno che avesse la responsabilità del progetto
Healthcare.gov ha insistito che tutto fosse testato non appena
realizzato e, sfortunatamente, come dimostrano i fallimenti, non è un
caso atipico. Le persone che hanno aggiustato Heathcare.gov? Hanno
usato Scrum.
Quante volte avete sentito di progetti enormi che sono costati
milioni e milioni e che sono stati cancellati non perché avevano sforato
i costi, ma perché semplicemente non funzionavano? Quanti miliardi di
dollari vengono spesi ogni anno per non produrre niente? Quanta
parte della vostra vita viene sprecata in un lavoro che voi e il vostro
capo sapete non creare alcun valore? Per l’impatto che state
ottenendo, potreste anche essere lì a scavare buche e poi riempirle.
Non deve per forza andare così. Veramente. Solo perché tutti vi
hanno sempre detto che è il modo in cui funziona il mondo non
significa che abbiano ragione. C’è un modo diverso di fare le cose: un
metodo diverso per lavorare.
 E se non lo fate, il vostro lavoro finirà in outsourcing. Oppure la
vostra società scomparirà . Il mondo del lavoro supercompetitivo del
XXI