Combinar correspondencia en Word 2007

En primer lugar se debe acceder a la ficha Correspondencia.

En Iniciar combinación de correspondencia seleccionamos Cartas, ya

que es el tipo de documento con el que se trabajará en este ejemplo.

Se Comienza a escribirel texto de la carta modelo

Estimado

Les comunicamos que desde el próximo 22 de Noviembre, hasta el 7 de

Diciembre nuestra tienda estará cerrada por remodelaciones en la
estructura interna del edificio.

Un cordial saludo,

Director de Obras.

Una vez escrito el texto de la carta se hace clic en Seleccionar

destinatarios, dentro de la ficha Iniciar combinación de
correspondencia.
En el menú que se despliega se selecciona la opción Escribir nueva
lista, ya que se creará la base de datos en este momento.

Nota: Si anteriormente se creo la base de datos se selecciona desde la

opción Usar lista existente, para conectar la carta con la base de datos
y poder realizar la combinación.

Se accede de esta manera al menú Nueva lista de direcciones, donde

se puede introducir los registros de cada persona a la que se va enviar
la carta. Si la lista de direcciones de Word tiene demasiados campos o
se requiere cambiar alguno de ellos se pulsa en Personalizar
columnas.

Se puede eliminar cualquier campo que no sea necesario,

seleccionándolo y pulsando el botón Eliminar. También se puede
cambiar al nombre de alguno de los campos desde el botón Cambiar
nombre.
Para el ejemplo se eliminan los campos Tratamiento, Campo dirección
2, País o Región, Teléfono privado, Teléfono del trabajo y Dirección de
correo electrónico.

Se cambia el nombre del campo Provincia o estado por Provincia.

A continuación se introducen los datos de los destinatarios en la lista:

Para el ejemplo se han escrito los datos de tres destinatarios.

Se pulsa en Aceptar para finalizar, luego a continuación se debe

guardar la base de datos que se creo. Word determina de manera
automática la carpeta Mis archivos de origen de datos, pero se puede
elegir cualquier otra carpeta para guardarla. Siguiendo el ejemplo, se
identifica la base de datos con el nombre Agenda y se pulsa en
Guardar.
A partir de este paso lo que se debe hacer es insertar los campos de
combinación de la base de datos en los lugares del texto donde se desea
que aparezcan los datos de los destinatarios. Para ello se accede a la
ficha Escribir e insertar campos y pulsar sobre Insertar campo
combinado.

Situar el cursor en el lugar del texto donde se necesita insertar el

campo, en este caso se debe situarse tras la palabra estimado para
insertar el campo Nombre. Se selecciona y hacer clic en insertar.
Se repite la operación con los demás campos de combinación:

Ahora la carta modelo está conectada con la base de datos, ya que se

insertaron los campos de combinación en ella. A continuación se
selecciona la pestaña Vista previa de resultados:

Se puede observar los datos del primer registro de la base de datos en la carta.
Para finalizar la combinación se accede a la ficha Finalizar y combinar,
para luego Editar documentos individuales:

Se Combinan Todos los registros y se pulsa Aceptar.

El resultado es un nuevo archivo de Word llamado Cartas1, que

contiene las 3 cartas combinadas, una por destinatario.