HARVINDER SINGH

C REATE  A   F ORM  I N  W ORD  

Forms  in  Microsoft  Word  provide  a  way  for  you  to  gather  information  from  the 
people you send them to. Once the respondents have returned their completed 
forms, you can then use another program like Excel or Access to store the results, 
or just view them in Word. 

FORM FIELDS IN WORD 2010 

The  form  fields  toolbar  of  Word  2003  has  been  relocated  to  the  Legacy  Tools 
button in the Controls group in Word 2010 (in fact, this change occurred in Word 
2007).  However,  the  Controls  group  is  on  the  Developer  tab  and  this  is  not 
displayed by default. If you can’t see the Developer tab in the ribbon, click the File 
tab > Options > Customise Ribbon, and ensure that “Developer” exists in the right 
hand  pane  and  that  the  option  is  checked.  Read  more  about  displaying  the 
Developer Tab. 

Suppose  we  need  to  create  a  form  that  enables  attendants  to  a  course  to  give 
their feedback. Let’s list the information we might need: 

‰ Date 

‰ Name 

‰ Branch 

‰ Overall Rating 

These pieces of information will appear in our form for the respondents to fill in. 

CREATING THE FORM IN WORD 

Many  people  find  that  tables  are  a  great  help  when  aligning  the  elements  of  a 
form, so we’ll use a table for our form too. 

Create  a  new  document  (ctrl‐n)  and  save  it  immediately  (ctrl‐s).  Save  it  as  a 
template by changing the Save as type to .dotx and give it a name. We do this so 
that  we  always  have  a  “clean”  version  of  the  form  on  which  to  base  individual 
 HARVINDER SINGH
 

documeent  copies  for  distrib

bution.  Th
his  means  that  we  can  send  out 
o a  feedb back 
form  caalled  Dave_Feedbackk.docx  to  Dave  that  is  based  on 
o the  temmplate  wee  are 
about to create.  Dave will ffill out thee form andd return it to us. Simmilarly, wee can 
create ddocumentss based on n this tempplate for An
nne, Pete, Christine aand Kev. 

Insert  a 
a table  byy  clicking    Insert  >  Tables  >  Table,  and  click  the  square  that 
represeents a table e with 4  rows and 2 2 columns..  We need d to type in n the nam me of 
the  piecce  of  information  in
n  the  left  hand  column  and  in
nsert  a  forrm  field  in
n  the 
right haand column n. 

We should now have sometthing like this: 

 
We’re  going 
g b adding  form  field
to  be  ds  now,  soo  the  first  thing  we  need  to  do 
d is 
change  to Design  Mode: clicck Develop per > Controls > Design Mode. The first fform 
t cursor  in  the  table  cell  in  the 
field  wee  need  to  add  is  a  date  pickeer.  Place  the 
second column an nd first roww and then n click the Date Pickeer Content Control in n the 
Control  group 

 
With thhe date piccker still seelected, click the Pro
operties bu
utton and ggive it a tittle. I 
called m
mine “date”. 
 HARVINDER SINGH
 

 
The titlee will be displayed next to the date pickeer when it is active, tto give a visual 
clue abo out what the field is. 

Let’s inssert a formm field for NName. Placce the curssor in the n next blank cell down and 
this  tim
me  click  the
e  Plain  Texxt  Contentt  Control  button. 
b Aggain,  we’ree  going  to  title 
this field
d by clickinng the Prop perties buttton and tyyping in thhe title. 

We can repeat the same pro ocess for aadding a “B Branch” form field, b

but things gget a 
little raccy when w we add thee Overall R Rating field d. We’re gooing to givve the read der a 
choice o of 1‐5 for ttheir ratingg score. Cliick the Dro op‐Down LList button and then click 
Propertties.  Give  the  drop  down  list  a  name  (like  “Ratiing”)  and  then  add   the 
ratings  1‐5  to  the
e  list.  We  do  this  byy  clicking  the 
t Add  button 
b and d  typing  in
n  the 
Display Name and d the Valuee. Something like thiss would do o: 
 HARVINDER SINGH
 

 
Do the ssame for aall the ratin
ngs and wee should haave a list like this: 

 
If you’d
d like to ge
et rid of thee “Choose an item”  entry in th
he list, seleect it and tthen 
click Remove. 

Notes:  Even though the forrm is in a ttable, pressing the taab key mo
oves the cu
ursor 
next form ffield – not the next taable cell. 
to the n