HARVINDER SINGH

 
INSERT A
A TABLE O
OF CONTEENTS IN W
WORD 

A  table  of  contentss  (TOC)  provides  a  quick  reference  point  for  your  documment,  givingg  the 
reader a  brief overviiew of wherre to find wh hat content.. When you  insert a tab ble of conten nts in 
Word  20010,  Word  searches 
s thrrough  your  document 
d lo
ooking  for  items  markeed  for  use  in
n  the 
TOC.  Somme  elementts,  such  as  headings, 
h arre  marked  by 
b default  but 
b you  can  also  mark  other 
o
elementss manually yyourself. 

We’ll loo
ok at insertin
ng a table off contents firrst, and then
n look at how
w we can mark items fo
or use 
in the TO
OC later. 

INSERTIING A TAB
BLE OF CON
NTENTS 

When  yo our  docume ent  is  ready  for  a  tablee  of  contennts  be  careful  where  yo
ou  position  your 
cursor. TThe TOC willl be inserted d where thee cursor is, n not at the sttart of the ddocument. M Make 
sure  you
u  go  to  the  start 
s of  your  documentt  before  you u  proceed.  To 
T make  som me  room  fo
or  the 
TOC, inse ert a page b break by cliccking Insert  > Pages > P Page Break.  The insertio on point remmains 
where it was, with th he new blank page preceding it so ggo back to th he top of youur document and 
click Refeerences > Table of Contents > Table of Conten nts. Thumbn nail images  representing the 
differentt  TOC  styless  are  displayyed  in  the  gallery 
g and  they  adopt  the  curren
nt  theme  in  your 
documen nt. Below, th he theme in  use by the  document w was Equity and you can  see that thee TOC 
uses thosse colours. 

 
 HARVINDER SINGH
 
You’ll alsso notice thaat there are  two optionss in the men nu for Autom matic Table  1 and Autommatic 
Table 2.  These two o options inseert a table off contents that is autom matically gen nerated from
m the 
headingss in the docu ument. This is a quick an nd easy task.. If you selecct Manual Taable, howevver,  a 
structureed  TOC  template  is  inseerted  but  yo
ou  have  to  type 
t in  the  TOC’s 
T conteents  manually,  as 
shown beelow. 

 
USING TTHE INSER
RT TABLE O
OF CONTEN
NTS OPTIO
ON 

The thummbnails give you a quick way of inserting a tablee of contentss that will bee styled the ssame 
way yourr documentss is, but you are given m
more control with the Inssert Table off Contents op ption 
at the bo
ottom of the menu. Wheen you click tthis option, the followin
ng window opens 

 
 HARVINDER SINGH
 
You  can  change  such  attributess  for  your  TO
OC  as  the  fo
ormat  and  how 
h many  heading 
h leveels  to 
show. If yyou want to show only aa brief TOC, you can cho oose to show
w only level 1
1 headings.

UPDATIING THE TA
ABLE OF C ONTENTS

Quite oftten we will innsert a tablee of contentss and find th
hat we need to change ssome of the 
documen nt’s content.. The TOC may become o out of date aand meaninggless if you aadd or remo ove 
headingss and change e the page numbers used. To updatee the TOC so o that it refleects what really 
is in the d
document, sselect the TO OC by clicking in it and yoou should seee a tab apppear at the toop 

 
Click on  the Update  Table optio on and then  select whetther you waant to updatte page num mbers 
only, or  to  update the  entire taable. You caan also click  on the buttton to its leeft to  changee the 
attributees of the tab
ble, and this  gives us thee same optioons we saw  when we originally inseerted 
the TOC 

ADDING
G ENTRIES  TO A TAB LE OF  CO NTENTS 

You can  add entries  to a table o

of contents b
by selecting  the text thaat you want  to add and  then 
ng References > Table o
by clickin of Contents  > Add Textt, and then sselect the le
evel you req quire. 
Level 1 fformats the  text as a he
eading 1, and so on. Notte that the w whole paraggraph is affeected, 
not just tthe selected
d text. You can update tthe TOC by cclicking the  Update Tabble button on the 
same tab b. 

REMOV ING ENTR IES FROM  A TABLE O

OF  CONTEENTS 

Removin ng entries frrom the TOC C is just as eeasy. Select  the text thaat you previously added d and 

click  References  >  Table 
T of  Con
ntents  >  Addd  Text,  and
d  then  selecct  Do  Not  Show 
S in  Tab
ble  of 
Contentss. You will neeed to updatte the TOC aagain to see the changess reflected th here. 

The disad
dvantage of f adding entrries to a TOC
C in this wayy is that thee text (and in
ndeed the w
whole 
paragrap
ph) gets style
ed as a heading, which m may not be w
what you waant. 

TABLE O
OF CONTEN
NTS FIELD S 
 HARVINDER SINGH
 
Another  way  of  addding  entries  to  a  table  of  contentss  is  to  use  a 
a TC  field.  Insert 
I some
e  text 
immediately before the contentt you want to add and select it. Click Insert > Te ext > Quick Parts 
Field > TTC, and type  some text iinto the Texxt entry field d. This text  will appear  in the TOC.  Click 
OK. 

Note thaat the text yo
ou marked iss not visible anymore. N Next, insert aa TOC, but byy using the Insert 
Tabble  of  Contents  at  thee  bottom  off  the  Table  of  Contentts  menu.  We’ll 
W need  to 
t do 
sommething  spe ecial  with  th
his  TOC  to  get 
g the  field
d  to  displayy,  so  click  Options, 
O unccheck 
Styyles, check Table entry fiields and clicck OK twice. 

 
Unfortun
nately, doingg this ignoress the headin
ngs that appeear in the do
ocument.