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CADERNO DE FINANÇAS
Daniel Paz e Virgínia Valdetaro
(com dicas de Paula Padilha)
julho de 2000
1 - Introdução
Bem-vindos!
Se está lendo isto (e tentando ler tudo), é porque está prestes a organizar um Encontro, e
só essa necessidade iria lhe dar paciência para enfrentar este Caderno...
Esse Caderno existe pra tentar ajudar você. Você vai mexer com muita grana, em muito
pouco tempo e isso requer certa organização.
Antes de mais nada: a organização de um Encontro é complexa. Mas isso só vale para
nós, aprendizes de arquiteto. Tem gente que resolveria com uma mão amarrada nas
costas coisas que levamos meses quebrando a cabeça.
Daí dá pra ver a importância das Finanças. Um Encontro bem pensado não só não dá
prejuízo, como dá lucro: no mínimo ele tem que se pagar.
E lembrem-se:
- A criatividade é sempre a forma mais barata, divertida e interessante de resolver as
coisas!
Antes de tudo você deve sempre manter a calma, e ter jogo de cintura. Ser uma pessoa
ciente de que é muita grana, e que necessita de um controle rigoroso. Saber negociar
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com os outros membros da comissão quando esses chegam com orçamentos muito altos,
ou idéias muito mirabolantes.
- Trate de fazer com que cada Setor da Comissão Organizadora incorpore essa
preocupação com os custos do Encontro. Que eles imaginem soluções próprias para
economizar dinheiro, tempo e gente. Seguramente sairão idéias muito boas, ao invés do
recurso fácil de pensar que “o Encontro paga”.
E ainda:
- O Encontro mexe com muito dinheiro, em muito pouco tempo; tenham isso em mente
sempre, antes de formular suas propostas de pagamentos.
- Como o dinheiro só vai entrar nas etapas finais da organização, a princípio Finanças
pode não ter muito o que fazer. Aproveite enquanto é tempo, porque tudo vai mudar...
- Todo gasto deve ter um objetivo determinado e explícito, que venha a colaborar com o
Encontro. Pode parecer óbvio agora, mas nem sempre uma Comissão pensa com essa
clareza...
3 – Registrar a Comissão?
Vamos falar do CNPJ, a famosa Pessoa Jurídica.
A Pessoa Jurídica pode facilitar o trato com os patrocinadores, já que eles vão ficar bem
mais convencidos da seriedade do encontro; inclusive tem alguns que só depositam em
conta de pessoa jurídica.
Nesse estatuto tem que estar bem claro que o encontro é um evento sem fins lucrativos, e
deve possuir uma cláusula falando sobre a “validade” da comissão, isto é, até quando ela
vai existir. (um ou dois meses após o término do encontro).
Claro, isso dependerá muito da escala do Encontro e mesmo das empresas de sua
cidade. A depender dos casos, podem nem se importar se quem paga é Pessoa Física ou
Jurídica.
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Ferramentas e materiais são recursos. Junto com o capital, costumam ser computador
Mas existe um dado que é tomado muitas vezes a priori: as inscrições do Encontro.
Implica em três riscos:
- O primeiro, da dependência estrutural do orçamento ao número de participantes
(e isso dependerá da astúcia dos mecanismos do planejamento financeiro)
A experiência nos demonstra que existe uma elasticidade maior do que a imaginada nos
custos do Encontro: é quase que diretamente proporcional ao tanto de esforço que se
aplica para minimizar os custos.
Isso se faz através de negociações cansativas, solicitações, doações, esforço humano,
etc.
Sempre é possível economizar mais um pouco.
E quando se tem uma “certeza” – que é falsa – em uma entrada de capital vinda de
inscrições – o mais comum é acomodar-se, e parar de baratear os custos.
Porque “está dentro do orçamento”.
Muitas aberrações acontecem, mas há tranqüilidade porque “há dinheiro para isso”.
Os ELEAs, por exemplo, já custaram de US$ 30,00 a US$ 40,00. E com os mesmos
serviços básicos oferecidos ao participante – que é o que determina o grosso do
orçamento. Onde está a diferença?
Que eles tinham como limite máximo os tais US$ 40,00 e suaram mais a camisa para
poder adequar ao orçamento.
7 - Contratos
Esta parte parece fácil mas é onde mora todo o perigo. Vamos lá!
- Para começar: vocês são estudantes, logo, vocês são pobres. Sempre chorem miséria e
falem de suas enormes dificuldades. Alguns ficarão convencidos, outros farão cara feia,
mas é parte do jogo...
- Para piorar: vocês são estudantes, logo, vocês são otários. A maioria vai vê-los como
ingênuos, idealistas, pronto para serem enganados. Além do mais: só fecharão contrato
com esta ou aquela empresa uma vez na vida... Então, eles podem cobrar seu preço
mais caro.
- Se vocês fossem clientes habituais, o preço seria bem menor. Uma solução é tentar o
Apoio de algum cliente importante dessa firma e usar o seu prestígio para baixar o
preço. A depender do caso, podem baixar o preço em até 30% (isso em grandes
contratos de infra-estrutura).
- Vocês são os organizadores de um Encontro, logo, têm a faca e o queijo na mão. Com
dinheiro, e sabendo que se tem dinheiro, dá pra negociar melhor. Vocês são os
pagantes: nada de fazer concessões desnecessárias. Na mente dos outros, o Encontro
é um produto; na de vocês deve ser um sonho, e nisso não se mexe.
- Seguindo esse princípio, para todas as empresas que executarão serviços ao Encontro,
principalmente as de Infra-Estrutura, conhecer seus antecedentes e a opinião de outros
clientes seus.
- Sendo mais específico: a comissão deve sempre provar a comida das firmas estudadas
e se isso for feito sem a firma saber, melhor ainda.
- Deixar tudo sob contrato (nada de Ordens de Serviço), de preferência amparado com
advogados.
- Assinar só quando tiver tudo certo. Uma dica é avisar verbalmente sobre as condições
do Encontro com muita antecedência e firmar o contrato em cima da hora, com os
valores (quantidade e preço) definidos nesse momento. Assim, a empresa não será
pega de surpresa, nem a Comissão terá se comprometido desnecessariamente.
- Caso o número de inscritos não esteja confirmado, existe uma alternativa; em todos os
grandes gastos exige-se que se pague uma porcentagem antes e outra durante a
prestação do serviço ou após o Encontro. Tentem estabelecer o seguinte acordo: uma
porcentagem antes sobre o número estimado, e o restante sobre o número real; o
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- Sempre incluir uma cláusula que permita o rompimento do contrato caso do não-
atendimento, ou atendimento insatisfatório, do mesmo. E sempre ter a possibilidade de
um segundo contratado, de última hora.
- O custo de firmar contratos de última hora, apesar de ser a única opção quando os
recursos não se conhecem, é a perda do poder de barganha com os prestadores de
serviço.
- No Brasil se fazem seis Encontros por ano: existem experiências das mais variadas de
sucessos e fracassos com contratos. Consultem essas figuras e perguntem sobre as
condições do sucesso e do fracasso. Sobre as lanchonetes, transportes, energia
elétrica...
8 – Arrecadação de Capital
Existem várias formas de arrecadação de grana.
A principal é a que vem das inscrições no encontro, mas como é que você vai saber
quantas pessoas vem?? E com quanto de grana você pode contar??
Bom, um começo é procurar saber do histórico dos encontros anteriores ao seu, daí ter
uma idéia, a outra é ter uma data limite para um preço x da inscrição e após essa data
aumentar o preço da mesma, isso faz com que grande parte das pessoas se inscreva
dentro desse prazo, mas atenção para que ele fique bem divulgado.
- O BAR! Mas tome muito cuidado com ele, faça uma estimativa de custos, lembrando
de tudo: bebida, gelo, freezer.... e é prudente não contar muito com essa grana, tente
deixá-la pro final.
- Aluguel de espaços dentro do encontro, para certos tipos de comércio que interessem
à Comissão Organizadora. Esse tipo de coisa deve ficar bem acertada: o que essas
pessoas podem vender, o horário, e o preço do espaço. Você pode estar pensando
em ter uma porcentagem do lucro desse vendedor ao invés do aluguel, mas lembre-se
de que isso é muito difícil de controlar.
8.1 – O Bar
- Coisa muito importante é o bar. Definam se o bar vai ficar na mão de um particular ou da
comissão. Se o bar for para um particular, menos trabalho para vocês, mas façam de
tudo para que a cerveja fique barata. Se o bar ficar com a comissão, melhor, vai ser
lucro para o encontro.
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- Então o bar vai para a comissão... segundo passo, definir quem vai ficar no bar, se vai
ser uma pessoa paga para isso ou se vai ser a própria comissão. Se for a comissão, é
bom escolher uma ou duas pessoas só para essa função, ou então façam uma tabela
dizendo quem vai ficar tal dia até tal hora, quem vai ficar no balcão e quem vai ficar no
caixa. O bar vai funcionar praticamente o dia todo.
- Exija notas do gelo, cerveja, cadeiras e mesas, freezers, etc. O bar nunca dá prejuízo, a
não ser que se distribua cerveja de graça. O negócio é prestar atenção para que se
tenha o maior lucro possível com o bar.
- Pode se usar um sistema misto: para serviços onde circula muito dinheiro, usa-se
dinheiro-padrão (como fichas); para os outros, um aluguel fixo (supõe-se que haja
interesse da Comissão Organizadora em que se preste o serviço). Aí pode se pensar em
lugares diferentes, ou instalações de infra diferentes.
- Deve-se pensar nesta perda como obrigatória; é um jogo difícil e por isso a Comissão
pode pedir favores aos comerciantes; é um jogo, sempre vantajosa para os
comerciantes, mas pelo menos tentem tirar uma lasquinha.
9 - O Pré-Orçamento
Todo orçamento feito antes do Encontro é um pré-orçamento. O Orçamento Final só
estará concluído depois do Encontro (e às vezes nem tão rápido assim...).
Nesse meio tempo, claro, a Comissão trabalha com um pré-orçamento. Ele não precisa
acompanhar precisamente as definições do Encontro, até porque na maioria das vezes
ele só é definido completamente na véspera, ou até mesmo durante o Encontro. Na
verdade, as primeiras versões correspondem a “esboços de viabilidade”, do próprio
Encontro, e de suas partes.
10 – Controle Orçamentário
O controle do orçamento é importantíssimo!!!! Muito!! não descuide de nenhum centavo!
Antes de tudo você tem o orçamento em mãos, isto é, todo o que vai ser gasto no
encontro, tudo o que cada diretoria vai gastar. Não desgrude desses papéis, eles vão te
ajudar a controlar o fluxo de grana no encontro.
- Antes: aqui as coisas são mais fáceis, você tem mais tempo pra pensar, pra tentar
diminuir o orçamento, pra discutir preços, pra fechar os contratos, mas não descuide
do controle. Os gastos já começaram! e a grana também já começou a entrar.
- Durante: aqui as coisas ficam mais complicadas, tudo vai estar acontecendo ao
mesmo tempo, e você ainda vai ter que dar conta de controlar todo o fluxo de dinheiro!
não é nada fácil! mas mantenha sempre a calma, principalmente quando as pessoas
chegarem desesperadas atras de grana, faça tudo com paciência, ANOTE tudo!
Mesmo que seja em um guardanapo! E não saia distribuindo grana pra qualquer
besteira, lembre-se de que sempre existem os imprevistos, sempre vai ter alguma
coisa pra consertar, material pra comprar de última hora, etc....
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- Na hora de distribuir o dinheiro para compras e/ou pagamentos, ficar atento para que a
Diretoria ou Subcomissão não ultrapasse o seu orçamento.
- Prepare um documento especificando quanto dinheiro você deu, quanto foi a compra,
quanto foi o troco, para que sub-comissão foi e as assinaturas de quem pegou o
dinheiro e do tesoureiro. Sim, deixe também um espaço para especificar o que foi
comprado.
Exemplo:
CONTROLE ORÇAMENTÁRIO DATA:
MOTIVO:
RESPONSÁVEL: ___________________________________________
Assinatura
TESOUREIRO: ___________________________________________
Visto
“ANEXAR NOTA(s) FISCAL(is)”
- É legal separa uma pasta para cada sub-comissão para se ter um controle melhor dos
gastos.
Exemplo:
CONTROLE ORÇAMENTÁRIO
SUB COMISSÃO:
ORÇAMENTO:
VALOR VALOR DIFERENÇA DATA TOTAL
SOLICITADO GASTO
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- Na metade do Encontro os maiores gastos já foram feitos (ou previstos, como o caso
dos contratos que tem porcentagens a pagar após o Encontro); salvo uma catástrofe
sem precedentes, os gastos serão pequenos a partir daí.
11 – Montando Orçamento
O Diretor de Finanças tem que ter duas características raras: tem que ser minucioso para
controlar centavo a centavo (mais ou menos o serviço de Tesouraria) e tem que ser capaz
de pensar o global, e se for possível, propôr soluções (algo do tipo de Planejamento). Se
mais de uma pessoa estiver nessa Diretoria, melhor.
- É mais prático que as Subcomissões montem o seu orçamento e venham discutir com o
Diretor de Finanças.
- Tenham grandes margens de erro. Sabe como é: dá uma segurança contra imprevistos
(tanto acidentes quanto descuidos das subcomissões, que subestimaram um gasto ou
se esqueceram de algo tipo segurança contra incêndio).
- Tenha sempre um plano B, uma alternativa, para cada etapa do Encontro... com
orçamento previsto.
Se conseguir fazer isso, o que vier é lucro, em todos os sentidos. Se duvidar, esta é a
dica mais importante de todas!
12 – Exemplos
Um exemplo desse raciocínio: suponhamos que sejam 7 dias de Encontro, com almoço e
jantar, e que cada refeição saia a R$2,00 a unidade. Ora, por participante, independente
do valor da inscrição e do número de participantes, sai R$28,00. O ideal é que feche
exatamente o número de refeições pagas pela Comissão com o número de participantes.
Assim, os participantes, e não a Comissão, estará pagando realmente pela alimentação.
Um outro exemplo: suponhamos que a sacola do evento custe R$5,00, e que a inscrição
seja R$100,00. Pronto. Independente dos patrocínios, do aluguel de espaços ou do bar,
essa sacola estará custando no mínimo 5% do orçamento do Encontro. E se vocês
fizerem a mais, então, nem se fala...
Vamos agora para algumas considerações ainda mais complexas, ligadas à Finanças e à
organização interna de uma Comissão Organizadora:
- A Comissão Organizadora estrutura-se de acordo com peculiaridades próprias
(pessoais, metodológicas, culturais), mas devem solucionar os desafios apresentados
pelo Encontro. Alguns são previsíveis, mas dificilmente pensamos neles.
Nas duas situações, as soluções propostas não alteram as estruturas existentes, mas
criam mecanismos de funcionamento interno que corrigem as deficiências.
14 – Dicas Finais
Estamos terminando, enfim!!
O que nos resta são dicas avulsas e alguns pensamentos.
- É importante que o tesoureiro seja uma pessoa mão fechada, que tenha cara de pau de
cobrar as coisas e seja inflexível, porque o que tem de gente chorona pra pagar as
coisas...
- Outra coisa é: gastos só com nota fiscal. De tudo. Vai fazer o povo da Comissão
aprender a se policiar, a ser o mais preciso possível, e evitar desconfianças de que
fulano ou sicrano está misturando os gastos e se beneficiando.
- Em todos os ofícios a serem entregues ponham a data, e entreguem com duas cópias
(uma para a entidade, outra para controle interno da Comissão), com assinatura ou
carimbo de recebido.
- Pensar na escala das atividades, dos muitos encontros dentro de um Encontro, e das
pessoas envolvidas (isso vale para todo mundo, e é uma coisa que economiza tempo e
dinheiro). Um exemplo: mais vale uma grande conferência com um arquiteto
estrangeiro, ou pequenas mesas redondas com bons professores da sua Faculdade?
Qual dos dois vai ser mais democrático, mais aberto, mais participativo, menos
cansativo e mais barato?
- Pensar no esforço humano que as idéias demanda. Às vezes pode ser barato, mas
envolver muita gente, ou desgastar muito a Comissão Organizadora. O típico caso do
barato que sai caro.
- Pensar no que as pessoas levam para casa após o Encontro. Existe um valor emocional
agregado a uma série de coisas que representam o Encontro, após o Encontro.
15 - E Caso de Prejuízo?
O quê? Além de tudo que já escrevemos ainda tem essa possibilidade?
O seguro morreu de velho, meu caro.
Não temos solução maravilhosa para esse acidente da natureza (embora você já tenha
visto que isso não é um acidente...). Mas existe um modo de evitar que apenas uma ou
duas pessoas arquem com tudo.
No estatuto da Comissão, caso vocês venham a fazer isso, deve ficar claro a igualdade
de todos, na riqueza ou na miséria. Se feito direitinho (para isso, contem com um
advogado ou alguém que entenda bem do assunto), não precisa nem ir pra cartório: se
todos assinarem, vale como um contrato de todos perante todos. Vocês se tornarão uma
sociedade de direito, e os Foros legais irão reconhecer (para isso tem que estar
direitinho....).