I taccuini di GAS N° 3

IL TEMPO
il tempo

Sembra che il tempo sia diventato la risorsa più scarsa di cui disponiamo.

O, così è nella percezione di molti, sicuramente la sensazione che tutti abbiamo è di avere troppi
impegni, di non riuscire a portare a termine quanto ci viene richiesto, di non avere abbastanza
tempo da dedicare a noi o alla nostra famiglia, e questo diventa fonte di stress e di insoddisfazione.

Il tempo non si lascia gestire, il mio rapporto con il tempo è sempre stato a corrente alternata,
qualche volta mi riesce gestirlo e qualche volta invece mi faccio gestire dagli eventi, e di questo ne
sono consapevole da tempo, ricordo ad esempio un meeting di un mio fornitore ad Ibiza, l’aero partì
con cinque ore di ritardo e all’arrivo in stanza, stanco e stressato trovai su letto una cartella con
all’interno 10/12 pagine di test predisposto dalla famiglia Varvelli, (1) ci raccomandarono di farlo
subito e senza pensarci molto.
L’indomani a colazione il risultato: la mia gestione del tempo non era ottimale, migliorabile e mi
suggerivano tra le altre cose di: “Non essere troppo generoso se questo vuol dire che fai sempre le
priorità altrui e dimentichi le tue; impara a dire di no.”

Questo accadeva nel 92……forse qualche cosa è cambiata?

Non lo so, però qualche riflessione sulla gestione del tempo l’ho fatta e ad esempio ho capito che è
una risorsa equamente distribuita, nel senso che ognuno di noi, finche vive, ne dispone del
medesimo quantitativo, non è manipolabile, in quanto non può essere modificato a piacere, si può
però “sprecare” ad esempio utilizzando due ore per una attività che si era pianificato di fare in
un’ora; non può essere risparmiato, infatti non esiste una banca del tempo, come ad esempio quella
del seme, il tempo scorre, quando si usa l’espressione “risparmiare tempo” in effetti si dovrebbe
dire “accelerare i tempi”.
Il tempo è inarrestabile, passa indipendentemente da ciò che accade e si modifica
indipendentemente dalla nostra volontà, sembrerebbe quasi che di fronte al tempo non si possa
agire.

il tempo non è gestibile!

In effetti il tempo non è gestibile, però nella mia ricerca sul tempo ho scoperto che si possono
gestire le attività, dipendono dai noi, infatti, le azioni che svolgiamo nel tempo, queste sono
collegate alla quantità e al tipo di compito da svolgere, le attività a differenza del tempo sono
manipolabili, nel senso che si possono scegliere le priorità.

Semplificando si potrebbe dire che una corretta gestione del tempo dipende da una valida gestione
delle priorità e che pianificare è l'elemento fondamentale della gestione del tempo.

Ma creare un buon piano o una buona tabella di marcia non basta, bisogna saperli implementare,
questo significa tener conto della realtà del lavoro quotidiano, lasciando spazio alle normali
interruzioni, alle crisi e ai rinvii.

I migliori piani per la gestione del tempo comprendono tutti gli aspetti della vita, non soltanto le ore
di lavoro, gli esperti raccomandano di dividere in blocchi separati il tempo da dedicare alla
famiglia, agli amici, agli interessi personali o ai progetti particolari, non bisogna lasciare che a
queste cose si dedichi solo “il tempo che rimane".
Facendo così si avrà la possibilità di dare il giusto valore al tempo libero, che non è meno
importante delle ore dedicate al lavoro, e si potrà eventualmente ripristinare l’equilibrio perduto.
Ogni tabella di marcia riflette in modo univoco la scala delle priorità e di responsabilità di chi l'ha
redatta, non esistono due persone al mondo che hanno precisamente la stessa idea di che cosa sia la
perfetta gestione del tempo.

La differenza fondamentale sta nel modo di concepire il proprio rapporto con il tempo:
un rapporto sereno potrebbe essere quello che consente di rispettare gli impegni professionali, ma
anche di stare con le persone che si amano e di prendersi cura del bene più prezioso- la salute.

Una tecnica suggerita nella pianificazione del tempo è quella di fissare le scadenze in modo non
rigido, ma con una certa tolleranza, è una buona norma sovrastimare un po' il tempo previsto per
svolgere un dato lavoro. Questo perché:

darà la sicurezza di poter finire il lavoro in tempo, anche se si verificano ritardi improvvisi e
sorprenderà piacevolmente “gli altri” quando vedranno consegnare il lavoro prima del previsto!

Il tempo che è uguale per tutti è una risorsa fondamentale per lavoratori autonomi nel senso più
ampio del termine e con poche eccezioni dove le altre risorse sono meno importanti della risorsa
tempo.

se consideriamo le risorse produttive con la classificazione anglosassone delle 5M:

MONEY
MEN
MACHINES
MATERIALS
METHODS
o la classificazione italiana corrispondente a:
MONETA
(risorse finanziarie)

MANODOPERA
(risorse umane)

MACCHINE
(impianti, attrezzature, immobili, tecnologia)

MATERIALI
(merci)

METODI
(organizzazione)

si scopre che per alcune categorie tutte queste risorse hanno un’importanza secondaria rispetto alla
risorsa tempo.
Ho voluto analizzare però solo quelle attinenti il nostro mondo, e in particolare i NEGOZIANTI che
nei confronti del tempo sono a metà strada tra un manager e un lavoratore autonomo vero e proprio.
Infatti, NOI negozianti, abbiamo in comune ai manager il dover rispettare un orario di lavoro, vedi
apertura e chiusura del negozio, con gli altri lavoratori autonomi abbiamo in comune di non
lavorare alle dipendenze ma con molte differenze sulla primarietà della risorsa tempo.

Per molti di Noi il lavoro consiste prevalentemente nell’attesa del cliente, in quanto si tratta di fare i
porgitori di un bene, associato poi ad alcune operazioni quale riordinare e rimpiazzare le merci,
pulire il negozio, gestire gli aspetti burocratici, tutto sembra quasi preordinato e prestabilito e
certamente la risorsa tempo appare ben poco rilevante se paragonata ad esempio alla risorsa
“immobile” o alla risorsa “materiali”.

Ma le tipologie sono tante e viene difficile generalizzare, però qualche osservazione si può fare:

si può sicuramente dire che ci sono, per la stessa categoria merceologica alcuni che sono di
successo e altri meno

si può sicuramente dire che ci sono, per la stessa categoria merceologica alcuni che passano ore a
fare parole crociate e altri che sono sempre attivi.

ma sicuramente si può anche dire che ci sono, per la stessa categoria merceologica alcuni che si
lamentano nei confronti di governo, regione ecc. ecc., che si lamentano delle cose che secondo loro
non vanno bene e quindi causa dei magri affari e persone che non si lamentano mai.

Ci sono esempi, per la stessa categoria merceologica di negozianti che nel tempo hanno sviluppato
il loro business fino a trasformarlo in una catena di negozi di successo, e di altri che hanno o
tireranno sempre più la cinghia sino a chiudere.

Ci sono anche, per la stessa categoria merceologica dei negozianti che, riconosciuto un periodo
negativo in atto al proprio settore o in più generale, hanno, con largo anticipo cambiato attività o
rimodellato la loro attività nel tempo, mentre altri sono stati travolti dalla tendenza negativa che non
hanno visto o non hanno visto in tempo.
(ricordo con soddisfazione quando, lavorando in un settore ormai saturo come quello della
fornitura per uffici, con pochi margini e molta concorrenza, nonostante il nostro posizionamento
fosse buono, avendo alle spalle una storia iniziata nel 1919, con molto coraggio e impegno
finanziario mi sono “buttato” in un segmento di mercato quale quello dell’ informatica per le
farmacie, nuovo e sconosciuto, ma che ci ha permesso almeno per ora di andare avanti.)

È sempre il tempo un fattore importante.

Ci sarebbero tanti altri esempi, ma si può individuare un fenomeno generale, e cioè che la
sopravvivenza, il successo o l’eccellenza di un negozio, in un mercato sempre più competitivo
dipendono esclusivamente dall’abilità, dall’impegno, dalla determinazione, dalla creatività e
ingegno che ognuno di noi dispone, in secondo piano ci sono la posizione, le merci, le leggi , le
regole fiscali o la recessione.

Pertanto, possiamo dire che:

tutti gli input che arrivano dal negoziante, capace di influenzare in modo drastico l’andamento del
negozio, sono profondamente collegati al modo con cui lui pianifica, crea, organizza, serve il
cliente, si impegna, si aggiorna, si forma culturalmente, e quindi in conclusione a come gestisce il
suo tempo.
Ma allora il tempo è un fattore importante?

si può dire di sì, perché a parità di tutte le altre risorse, la differenza tra un buon andamento ed uno
meno buono, addirittura tra il successo e il fallimento, è costituita da come gestiamo il nostro
tempo.

Perdere tempo Investire tempo

Aspettando i clienti facendo parole crociate Migliorando il negozio
In lamentele Cercando di generare opportunità
Trascorrendolo Con letture costruttive, formazione, marketing, cura al
cliente.

Ma molti di Noi pensano di avere abilità innate sia nella gestione del loro business, sia nel modo di
trattare i clienti, altri invece hanno scoperto che tali abilità possono essere costruite, ed in ogni caso
migliorate continuamente, e allora che cosa se non il fattore tempo fa la differenza?

Il tempo e il nostro Sistema.

nel nostro caso, considerato che impieghiamo parecchi collaboratori, il fattore tempo può apparire
meno predominante rispetto alla risorsa Men e alla risorsa Methods perché a produrre il “reddito”
sono soprattutto i collaboratori impiegati e stipendiati.

Ma questo è solo in apparenza, in quanto anche le attività operative, comprese quelle non dedicate
direttamente alla produzione del “reddito” devono essere rivolte ad aspetti altrettanto critici, se non
vitali, per il buon andamento del Sistema, penso solo alla promozione mirata per l’allargamento
della base associativa, all’impostazione di strategie che diano risposte ai nostri associati, allo studio
di metodi operativi di pianificazione e controllo del lavoro dei collaboratori, alla gestione
finanziaria-amministrativa, per tutte queste attività svolte in prima persona dal Direttore di Sistema
e dai Dirigenti, la risorsa tempo è ancora una volta fondamentale.

Forse in passato la regola della primarietà del tempo era un elemento secondario, in quanto ci
trovavamo quasi in una situazione di “monopolio” o meglio di unicità di servizi offerti ai nostri
associati, con la possibilità di prestare tali servizi con risorse umane che non richiedevano
particolari sistemi di organizzazione di lavoro, di supervisione e di controllo, ma oggi la
competizione e sempre più agguerrita, la garanzia del successo duraturo è certamente da
considerare sempre più incerta e anche nell’ambiente associativo è in atto una rapida
trasformazione con importanti cambiamenti che ci riguardano e ci riguarderanno nel breve e nel
lungo periodo.

Dunque il tempo è proprio una (se non la) risorsa fondamentale, dei “lavoratori autonomi “in quanto
abbiamo la fortuna di decidere la gestione del nostro tempo, una fortuna, ma anche una grossa
responsabilità, sta a noi decidere infatti:

le priorità sulle cose da fare

se rispettare o meno gli impegni temporali assunti

Lascio a una prossima riflessione (se avrò tempo) a come organizzare e usare il tempo.

Ai fortunati lettori di questi appunti, intanto suggerisco di procurasi un’agenda, elettronica o

cartacea poco importa, ma iniziate a pianificare con largo anticipo i Vostri impegni.
quante volte vi è capitato di arrivare a fine giornata e accorgersi di aver completato solo una piccola
parte di quanto ci si era ripromessi di fare?

domani dovremo recuperare! ma con quali risultati è facilmente intuibile.

Perché se non sapremo gestire il nostro tempo, saranno gli altri, con le loro continue interruzioni,
con le loro esigenze, e…… gli imprevisti a gestirlo per noi.

Non dispiacerti di ciò che non hai potuto fare,

rammaricati solo di quando potevi e non hai voluto.
Mao Tse-tung

(1) La famiglia Varvelli, composta da padre, madre, figlio e moglie sono dei consulenti aziendali, quando gli
rimane tempo scrivono anche libri come: Saper gestire il tempo. Come migliorare l'utilizzo del proprio
tempo e diventare padroni della propria vita il cui contenuto è: Il successo nella vita personale e
professionale è anche frutto di un atteggiamento positivo e attento rispetto al tempo. Ognuno di noi ha un
determinato numero di ore a disposizione ogni settimana: alcuni le 'vivono', altri le 'occupano', altri ancora le
'trascorrono'. Ma il tempo è una risorsa critica: non ritorna e non si ricrea; non lo si può risparmiare né
guadagnare. Un minuto sprecato è un minuto perduto. Il libro, indirizzato sia a chi pensa di essere già padrone
del proprio tempo sia a chi del tempo si sente prigioniero e vive questa situazione con fatica, propone un
percorso di miglioramento perché il tempo sia vissuto.