Archivo General de la Nación

FORMATO DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA HOJA: 1 DE: 7
OFICINA PRODUCTORA: 120 SECRETARIA GENERAL

RETENCIÓN Disposición Final

Archivo de Archivo
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central CT E M S PROCEDIMIENTOS
120-01 ACTAS
120-01-01 Actas de Comitè de Seguimiento Electoral 2 20 X Conservar totalmente, posee valor histórico para la
entidad. Ley 95 de 2005, acta de informes de gestión
Convocatoria
proceso de entrega y recepción de los asuntos y recursos
Acta públicos del Estado Colombiano inicio del ejercicio de un
cargo público.

120-02 CONTRATOS
120-02-01 Contratos por Oferta Pùblica 2 20 X Seleccionar una muestra del 20% de la producción anual
Publicaciòn de la necesidad para el archivo histórico .

Aviso de convocatoria pùblica

Certificado de disponibilidad presupuestal
Registro Càmara de Comercio
Pliego de condiciones
Presentación de propuestas
Resolución de apertura de licitación
Constancia de visita de obra
Informes de análisis financiero de propuestas

CONVENCIONES: FIRMA RESPONSABLE: Sandra Peña

CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación FECHA: 25 ENERO 2004
S: Selección
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FORMATO DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA HOJA: 2 DE: 7
OFICINA PRODUCTORA: 120 SECRETARIA GENERAL

RETENCIÓN Disposición Final

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CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central CT E M S PROCEDIMIENTOS
Evaluación técnica
Resolución de adjudicación de licitación
Minuta del contrato
Registro presupuestal
Nombramiento del interventor
Concepto jurídico
Pólizas
Acta de inicio
Actas de Comité de obra
Actas de suspensión
Actas de reinicio
Actas de recibo parcial
Actas de recibo final
RUT

CONVENCIONES: FIRMA RESPONSABLE: Sandra Peña

CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación FECHA: 25 ENERO 2004
S: Selección
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FORMATO DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA HOJA: 3 DE: 7
OFICINA PRODUCTORA: 120 SECRETARIA GENERAL

RETENCIÓN Disposición Final

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CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central CT E M S PROCEDIMIENTOS
Fotocopia del documento de identidad
Pago aportes a seguridad social
Antecedentes fiscales
Antecedentes disciplinarios
Fotocopia reseña del DAS
Libreta militar
Publicación gaceta
Impuesto de timbre
Estampilla pro H.U.E.M.
Informe del interventor
Constancia del interventor
cuentas de Cobro
Memorando tramité de pago

CONVENCIONES: FIRMA RESPONSABLE: Sandra Peña

CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación FECHA: 25 ENERO 2004
S: Selección
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FORMATO DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA HOJA: 4 DE: 7
OFICINA PRODUCTORA: 120 SECRETARIA GENERAL

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CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central CT E M S PROCEDIMIENTOS
120-03 CONVENIOS
Seleccionar una muestra del 20% para conservación
120-03-01 Convenios de Cooperación Internacional 2 20 X total.
Solicitud de la disponibilidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Propuesta
Convenio
Concepto oficina jurídica
Solicitud de registro presupuestal
Registro presupuestal
Nombramiento del supervisor
Acta de inicio
Informes de supervisión
Acta de liquidación

CONVENCIONES: FIRMA RESPONSABLE: Sandra Peña

CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación FECHA: 25 ENERO 2004
S: Selección
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ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA HOJA: 5 DE: 7
OFICINA PRODUCTORA: 120 SECRETARIA GENERAL

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CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central CT E M S PROCEDIMIENTOS

120-03-02 Convenios Interadministrativos 2 20 X Seleccionar una muestra del 20% para conservación total
Estudio de conveniencia y oportunidad
Solicitud de la disponibilidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Propuesta
Convenio
Concepto jurídico
Solicitud de registro presupuestal
Registro presupuestal
Asignación de supervisor
Acta de inicio
Informes de supervisión
Actad e liquidación

CONVENCIONES: FIRMA RESPONSABLE: Sandra Peña

CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación FECHA: 25 ENERO 2004
S: Selección
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FORMATO DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA HOJA: 6 DE: 7
OFICINA PRODUCTORA: 120 SECRETARIA GENERAL

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CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central CT E M S PROCEDIMIENTOS
120-04 INFORMES
120-04-01 Informes de Gestión 2 10 X Conservar totalmente posee valor histórico
Oficio solicitud informe
Informe
Oficio remisorio

120-05 MANUALES
120-05-01 Manual de funciones 5 20 X
Manual de funciones y competencias Conservar totalmente, posee valor histórico institucional

120-05-02 Manual de Procedimientos 5 20 X Conservar totalmente, posee valor histórico institucional

Manual de funciones y procedimientos

120-06 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

120-06-01 Tablas de Retención Documental 2 10 X Conservar totalmente, posee valor histórico institucional
Instructivos y manuales
Cronograma de transferencias

CONVENCIONES: FIRMA RESPONSABLE: Sandra Peña

CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación FECHA: 25 ENERO 2004
S: Selección

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FORMATO DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA HOJA: 7 DE: 7
OFICINA PRODUCTORA: 120 SECRETARIA GENERAL

RETENCIÓN Disposición Final

Archivo de Archivo
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central CT E M S PROCEDIMIENTOS
Actas de transferencias documentales
TRD
Instructivos de aplicación
Explicación del formato
Revisión y actualización de las T.R.D.

Eliminar por picado, mediante previa autorización del

120-06-02 Registro y Control de Comunicaciones Oficiales 2 10 X Comité de Archivo
Formato de registro y Control de comunicaciones
oficiales
Eliminar por picado, mediante previa autorización del
120-06-03 Registro y Control de Préstamo de Documentos 2 10 X Comité de Archivo
Formato de registro y Control de préstamos

120-07 RESOLUCIONES

CONVENCIONES: FIRMA RESPONSABLE: Sandra Peña

CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación FECHA: 25 ENERO 2004
S: Selección