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GUIDA AL RIMBORSO DELLE SPESE PER VACANZE STUDIO, CAMPUS E

LUDOTECHE

Si riportano, di seguito, le informazioni necessarie alla presentazione delle domande di rimborso per le
spese per vacanze studio, campus e ludoteche.

In caso di dubbi, contatta il servizio assistenza mediante l’apposito box.

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Chi può beneficiare del servizio?


Ai fini dell’accettazione della domanda, il servizio per il quale si richiede il rimborso deve essere
destinato esclusivamente ai familiari dei lavoratori di cui all’art. 12 del TUIR e all’art. 433 del
Codice Civile, ossia:
• il coniuge (inclusa ognuna delle parti dell'unione civile tra persone dello stesso sesso
contratta/costituita in Italia o all’estero1 e ognuna delle parti del matrimonio tra persone dello
stesso sesso contratto all’estero);
• i figli, anche adottivi o affidati, e, in loro mancanza, i discendenti prossimi;
• i genitori e, in loro mancanza, gli ascendenti prossimi;
• gli adottanti;
• i generi e le nuore;
• il suocero e la suocera;
• i fratelli e le sorelle germani o unilaterali, con precedenza dei germani2 sugli unilaterali3.
Il dipendente è chiamato ad autocertificare la veridicità dei dati indicati afferenti lo status di familiare
del soggetto nel cui interesse la spesa è stata sostenuta. Si ricorda che in caso di dichiarazioni non veritiere
si rendono applicabili le sanzioni previste dal D.P.R. n. 445/2000.
Si specifica che non possono essere presentate richieste di rimborso per servizi destinati al
dipendente stesso.

Per quali spese è possibile richiedere il rimborso?


È possibile presentare la richiesta di rimborso per le spese sostenute per ludoteche, campus, centri estivi
e invernali (in Italia e all’estero), vacanze studio (in Italia o all’estero) che si sostanziano in:
• spese di iscrizione;
• spese di frequenza;

1Aisensi dell’art. 1 comma 20 della Legge 76/2016 e dell’art. 1, comma 1 del Decreto Legislativo 7/2017
2Fratelli che hanno in comune entrambi i genitori
3Fratelli che hanno in comune un solo genitore

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Informazione ad uso interno
• spese di viaggio e/o pernottamento;
• spese per materiale didattico previsto dallo specifico Piano dell’Offerta Formativa (POF) o
da un’apposita dichiarazione da parte dell’istituto scolastico.
Si specifica che la spesa deve essere sostenuta direttamente dal dipendente che presenta la richiesta
di rimborso. Non saranno rimborsate spese sostenute da soggetti diversi dal dipendente.

Entro quando è possibile presentare la richiesta di rimborso?

E’ possibile richiedere il rimborso entro e non oltre il 20 dicembre dell’anno al quale si riferiscono
le spese.

Quali giustificativi di spesa bisogna presentare per ottenere il rimborso?


Ai fini del riconoscimento del rimborso può essere accettato uno dei seguenti giustificativi di spesa:
• fattura (con quietanza di pagamento*);
• ricevuta fiscale (documento di per sé quietanzato);
• ricevuta del bollettino postale (documento di per sé quietanzato);
• ricevuta del bollettino bancario (documento di per sé quietanzato);
• MAV/RID (con quietanza di pagamento*).

ATTENZIONE! Si specifica che lo scontrino fiscale normalmente rilasciato dagli esercenti non
costituisce un giustificativo ma vale esclusivamente come quietanza di pagamento*

*Quietanza di pagamento: nei casi in cui il giustificativo di spesa deve essere accompagnato dalla
quietanza di pagamento la stessa deve essere fornita mediante:
• dicitura “pagato in data _______” apposta sul giustificativo (ad esempio fattura o
dichiarazione del prestatore del servizio); tale dicitura, se riportata a penna, deve essere
corredata da un timbro del soggetto che ha rilasciato il servizio;
• scontrino fiscale allegato al giustificativo;
• copia del bonifico bancario;
• copia dell’addebito sul conto corrente;
• copia dell’addebito su carta di credito/di pagamento;
• copia contabile del MAV/RID.
I pagamenti elettronici sopra indicati (bonifico, addebito in conto corrente, addebito su carta di credito/
di pagamento, MAV/RID) devono essere effettuati da conti intestati/cointestati al dipendente. In nessun
caso saranno accettati pagamenti effettuati tramite conti attivati da soggetti diversi dal dipendente.
Si ricorda ai dipendenti che, come disposto dall’articolo 1199 del Codice Civile, il prestatore del
servizio è obbligato all’emissione della quietanza di pagamento.

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Informazione ad uso interno
Quali informazioni deve contenere il giustificativo di spesa?
Nel giustificativo di spesa devono essere riportate le seguenti informazioni:
• la causale di pagamento, che deve necessariamente essere ricompresa tra le voci di spesa
ammissibili.
Nei casi in cui il giustificativo includa anche tipologie di spesa non passibili di rimborso,
devono essere identificabili in modo inequivoco l’importo e la causale oggetto della richiesta
di rimborso.
• I dati identificativi del soggetto erogante il servizio, cioè:
- dati identificativi della struttura (denominazione e attività);
- codice fiscale e/o Partita Iva;
- indirizzo.

A chi deve essere intestato il giustificativo di spesa?


Il giustificativo di spesa deve essere intestato al dipendente o al familiare beneficiario per il quale è
stata sostenuta la spesa e deve riportare i seguenti dati:
• nome e cognome del dipendente che sostiene la spesa e nome e cognome del familiare
beneficiario per il quale è stata sostenuta la spesa;
oppure
• nome e cognome del familiare beneficiario per il quale è stata sostenuta la spesa.

Come vanno presentati i giustificativi in lingua straniera?


Nel caso di giustificativi in lingua straniera il dipendente che presenta i rimborsi deve corredare gli stessi
(che devono rispettare tutte le specifiche innanzi indicate) da apposita traduzione giurata in lingua
italiana.
Ove la documentazione sia trascritta in una lingua differente dall’italiano, la traduzione può essere
sottoscritta dal dipendente che ne deve garantire la veridicità ed assumersi, in caso di dichiarazioni non
veritiere e di falsità negli atti, le conseguenti responsabilità legali.
Ove il corrispettivo pagato sia in valuta estera, deve essere fornita specifica indicazione del tasso di
cambio del giorno in cui si è sostenuta la spesa.

Ulteriori disposizioni
In caso di documentazione fiscale di importo superiore a euro 77,47 è necessario apporre la marca da
bollo cartacea (euro 2,00) salvo il caso in cui:
• l’importo sia già comprensivo di IVA (con opportuna esposizione dell’IVA stessa);
• l’istituto/soggetto che ha erogato il servizio sia esente dall’obbligo del pagamento
dell’imposta di bollo (in tal caso, ciò deve essere espressamente indicato nel giustificativo);

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Informazione ad uso interno
• l’imposta di bollo sia assolta in modalità virtuale dall’emittente (in tal caso è necessaria
l’indicazione di tale modalità sul documento stesso).

ATTENZIONE! Ove richiesta per legge l’apposizione sul documento giustificativo di una marca da
bollo, questa deve essere applicata dal prestatore del servizio contestualmente all’emissione del
giustificativo stesso. L’eventuale apposizione di una marca da bollo con data posteriore a quella in cui
è stato emesso il documento stesso ne determina l’irregolarità a livello fiscale di quest’ultimo e la
conseguente responsabilità solidale dell’intestatario (art. 22 d.p.r 642/1972).

Trattamento dei dati personali


Si informa che i dati personali oggetto della presente iniziativa saranno trattati dal DoubleYou srl (titolare
del trattamento) secondo quanto riportato nella privacy policy disponibile nella piattaforma welfare.

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Informazione ad uso interno