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Horas Recursos Responsable Días

Actividad logros

Revisé la documentación necesaria como facturas, conocimientos de embarque, permisos en

Juan Carlos Jimenez
cada trámite para detectar cualquier error que pueda ocasionar un mayor costo o atraso en Computadora, calculadora,
20 Reinaldo Pearson S. 4 100% Hernandez Cédula 1-0684-
los trámites. Se revisará que las facturas y conocimientos de embarque indiquen todos los marcadores
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datos de forma clara y correcta y que las facturas de los proveedores sean claras y acorde a
las cotizaciones.
Atendí las consultas de los clientes en cuanto a costos de cada proceso, sean fletes internos, Juan Carlos Jimenez
confección de documentación adicional, o consultas sobre errores en documentación, como 15 Teléfono, celular, computadora, fax Reinaldo Pearson S. 3 100% Hernandez Cédula 1-0684-
se corrige y duración de cada trámites. 0646

Visité a proveedores de servicios para entregar comprobantes de pagos, retirar facturas y Juan Carlos Jimenez
aclarar dudas sobre alguna tarifa, los proveedores pueden ser transportistas, almacenes, 15 Vehículos, celular. Reinaldo Pearson S. 3 100% Hernandez Cédula 1-0684-
agentes navieros, instituciones de gobierno como el Ministerio de Agricultura y Ganadería y la 0646
Aduana de Caldera.

Entregé la documentación necesaria como comprobante de nacionalización de mercadería, Juan Carlos Jimenez
comprobante de salida de viaje, copia conocimiento de embarque que son requeridos por el 20 Vehículos, celular, fax, computadora Reinaldo Pearson S. 4 100% Hernandez Cédula 1-0684-
transportista para la movilización de la mercadería al cliente. Esta documentación es el 0646
comprobante de nacionalización de la mercadería con los respectivos sellos de autorización
de salida de la mercadería, ya sea de la empresa portuaria o de los Almacenes fiscales

Digitalicé toda documentación que resulte de los trámites realizados como comprobantes de
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entrega de documentos a transportista, facturas de servicios que tengan relación con el
20 Computadora, escáner Reinaldo Pearson S. 4 100% Hernandez Cédula 1-0684-
tramite realizado y que debe ser enviado por los medios electrónicos a la jefatura, Dpto. de
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cobro (para realizar facturación del servicio) y a los clientes para que puedan coordinar la
movilización de la mercadería.

Archivé documentación física propia de la oficina como copias de los reintegros de caja chica, Juan Carlos Jimenez
controles de kilometrajes, documentos de la Aduana, comprobantes de entrega de 16 Archivos, computadora Reinaldo Pearson S. 4 100% Hernandez Cédula 1-0684-
documentos, en su respectivo apartado en el archivo y con el respectivo numero que hace 0646
referencia al cliente.

Controlé el Kilometraje de los vehículos utilizados en cada trámite para cuantificar los gastos Juan Carlos Jimenez
Bitácoras, boletas de kilometraje,
incurridos y distancias recorridas, por medio de una bitácora en la cual se anotará la placa del 10 Reinaldo Pearson S. 2 100% Hernandez Cédula 1-0684-
calculadora
vehículo, el kilometraje antes de salir y el kilometraje al regresar de las gestiones, así como el 0646
nombre de los sitios visitados y el motivo de la visita.

Controlé los trámites realizados semanalmente para poder cuantificar el nivel y cantidad de Juan Carlos Jimenez
trabajo en la oficina periférica. Al final de la semana se realizará un informe el cual indique 10 Computadora, bitácoras Reinaldo Pearson S. 2 100% Hernandez Cédula 1-0684-
nombre del cliente, código del trámite y el estatus del mismo con la finalidad de evaluar el 0646
funcionamiento y nivel de trabajo de la oficina.

Realizé arqueos de caja chica periódicos para verificar el buen uso de los dineros de la
empresa que serán verificados por los superiores. El arqueo constará de cuatro secciones a
revisar, facturas canceladas sin reintegrar que deben estar en la caja respectiva, monto en Juan Carlos Jimenez
efectivo al momento del arqueo en la caja respectiva, reintegros en tesorería sin aplicar a la 6 Computadora, calculadora Reinaldo Pearson S. 2 100% Hernandez Cédula 1-0684-
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cuenta y saldo en la cuenta del Banco de Costa Rica exclusiva para la caja chica al momento
del arqueo. Lo que debe sumar la totalidad del monto aprobado para la caja chica de la
oficina.

Confeccioné pagos de caja chica ya sean a través de transferencia o retirando efectivo del
banco para cancelar en el sitio o para depositar en cuentas de otras entidades bancarias.
Juan Carlos Jimenez
Para los pagos por transferencia se debe consultar el número de cuenta del proveedor del Computadora, Internet, calculadora,
6 Reinaldo Pearson S. 2 100% Hernandez Cédula 1-0684-
servicio y el banco al que pertenece, el monto a cancelar no debe sobrepasar el límite de la vehículo 0646
caja chica, en la transferencia se debe hacer referencia al cliente y código del trámite. Para
pagos en efectivo o depósitos se debe confeccionar una boleta de entrega de dinero en
efectivo anotando nombre y cedula del funcionario solicitante y el tramite a realizar, la misma
debe ser cancelada contra la factura que demuestra el servicio contratado.
Actividad Horas Recursos Responsable

Confeccioné los reintegros de caja chica necesarios y prontos para mantener el monto previa
revisión de la facturas para que cumplan con las normas establecidas por el Dpto. de
Tesorería. La caja chica es utilizada para cancelar pagos pequeños pero urgentes para Juan Carlos Jimenez
cumplir con los objetivos de cada trámite, dicho dinero debe ser reintegrado rápidamente para 6 Computadora, Internet, calculadora Reinaldo Pearson S. 2 100% Hernandez Cédula 1-0684-
mantener los fondos necesarios, para lo cual se debe hacer el reintegro, el cual es un 0646
resumen realizado en la computadora que indique el numero de factura, monto en colones,
tipo se servicio realizado, nombre del proveedor, código y nombre del cliente al que
pertenece el trámite. Las facturas deben ser originales, legibles y confeccionadas de acuerdo
a la legislación vigente.

Envié los documentos requeridos en las oficinas centrales para cada trámite y que son
requeridos para el cobro del servicio a los clientes como factura, comprobantes de entrega de
documentos, reintegros de caja chica. Como mínimo un vez por semana se debe mandar Juan Carlos Jimenez
documentación necesaria para los archivo principales de la oficina central, el envío se debe Computadora, sobres, boletas de
6 Reinaldo Pearson S. 2 100% Hernandez Cédula 1-0684-
realizar con un documento denominado remisión de documentos en el cual se debe detallar el remisiones, vehículo 0646
nombre del documento enviado, quien lo envía y el nombre de quien debe recibirlo, por
ejemplo, factura canceladas desde oficinas centrales, la originales se den enviar al encargado
de tesorería. La documentación debe ser clasificada para enviarla a la persona indicada.
Estos documentos deben ser enviados por medio de encomienda y el número de guía
reportada a la jefatura para su retiro por parte del mensajero.
Total de Horas 150 Total de Horas 34