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INTRODUCCION
El Análisis de Precios Unitarios tiene necesidad de una amplia base de datos, tanto por los
insumos materiales, como de mano de obra y maquinaria, esto nos demanda sistemas ágiles
para disponer de tal información al momento de ir elaborando las Matrices de cada precio.
Al tener posibilidades de uso de sistemas informáticos, el trabajo se nos fue haciendo mas
ágil y preciso, pues ahora basta un cambio en tales bases de datos, para que toda la
información contenida en un Sistema de Precios, se vea automáticamente actualizada.
1.- Base de Datos de Materiales, Mano de Obra y Maquinaria. En este nivel podremos
manejar el Impuesto al Valor Agregado (IVA), según nos sea requerido; con un simple
“click” en la Base de Datos de Materiales, podrá obtener un Catálogo de Mano de Obra. En
este mismo nivel, tendremos la tabla de Sobrecosto de la Mano de Obra”, que afectará a los
Salarios pagados a los trabajadores; y finalmente tendremos también la base de datos
correspondiente a la Maquinaria.
2.- En el segundo nivel tendremos las Matrices o Tarjetas donde haremos el Análisis de
cada precio, utilizando la información contenida en las Bases de Datos.
3.- El nivel tres estará representado por el Catálogo de todos nuestros precios.
Una vez terminado el apartado de cementantes, podremos anotar los tabiques, blocks,
ladrillos, etc., luego vendrán los aceros, las maderas para cimbras, los materiales para
instalaciones, acabados, muebles sanitarios, etc. La lista es grande, pero lo mejor es ir
incrementándola en la medida que vayamos ocupando mas elementos.
La siguiente base de datos será la correspondiente a la Mano de Obra, esta es muy pequeña,
pues los especialista que intervienen en la construcción de una casa habitación son muy
pocos; es posible que se vaya incrementando cuando vayamos teniendo acción en obras de
otro tipo, como edificios, urbanizaciones, etc. Por lo pronto, bástenos con el Peón,
Ayudante, Albañil, Yesero, Pintor, Electricista y Plomero.
En el rubro de Mano de Obra, se puede trabajar con individuos o con Cuadrillas, pero para
este sistema se nos haría un poco mas complicado, pues, además de hacer la lista
convencional, tendríamos que definir las Cuadrillas para utilizarlas en nuestros Análisis.
La Mano de Obra tiene la particularidad que además de las cantidades que pagamos
físicamente a cada trabajador, habrá que considerar un porcentaje destinado al pago del
Sobrecosto representado por las Cuotas Obrero Patronales al IMSS, el SAR, el
INFONAVIT, etc. Esto se irá viendo en el Capítulo 2.
La tercera base de datos corresponde a la Maquinaria, igual que en la anterior, ésta es muy
corta, pues pocas máquinas se usan en la construcción de una casa habitación, por lo
general será la Revolvedora de concreto, Vibrador, etc.
Una vez definidas nuestras tres bases de datos, ya podremos empezar a elaborar nuestras
Matrices. Las “Pestañas de nuestro libro se irán incrementando, pues son varios los pasos
que seguiremos: Primarios, donde analizaremos los Costos Horarios de las maquinarias que
vayamos ocupando.
En fin, que abriremos pestañas para los distintos rubros que conforman un proceso
constructivo: Terracerìas, Albañilería, Acabados, Instalaciones, etc. Cuando algún cliente
nos solicite un precio por Unidad de Obra Terminada, como por ejemplo el m.l. de castillo
de concreto de 15 x 15 cm, armado con 4 varillas de 3/8” y estribos de ¼” @ 20 cm,
tendremos necesidad de abrir una “Pestaña” que denominaremos Integrados, donde
estaremos trabajando con Precios Unitarios Básicos, integrándolos a una nueva Matriz para
dar cumplimiento al requerimiento de nuestro Presupuesto.
Al final de este proceso llegaremos a nuestro Catálogo, para lo cual nombraremos una
pestaña con este título, esta será la base de datos que ocuparemos para hacer nuestros
presupuestos. Ahora bien, para poder utilizar toda esta información de manera rápida y
segura, ocuparemos los recursos que Excel nos proporciona, para que utilizando los
“nombres” de los conceptos, podamos “traer” a nuestro presupuesto los valores o
descripciones requeridos.
Demos paso pues al primer Capítulo, en el que iremos viendo la manera de preparar nuestro
Libro. Reiteramos nuestra mejor disposición para atender cualquier duda que se les pudiese
presentar, por favor, hàganme saber a: sergioamayas@gmail.com
Con el botón derecho del “Mouse”, hagamos click sobre la pestaña 1, se desplegará un
Menú y llevaremos el Cursor a la leyenda “cambiar nombre” o “rename”, el cursor se
pondrá sobre la pestaña y le pondremos por nombre “MATERIALES”
Empecemos a dar de alta nuestros productos: Tenemos la Columna “A” para poner la Clave
o Nombre del producto; la Columna “B” para la descripción, la Columna “C” para la
Unidad en que utilizaremos el producto: M2, M3, Tonelada, Kg, etc; la Columna “D” será
para el precio de adquisición. Aquí vale la pena hacer un paréntesis, ya que el Costo puede
sernos útil, en cierto momento, incluyendo el IVA; en otro Presupuesto quizá debamos
desglosarlo. A fin de hacerlo de una manera rápida y segura la eliminación del Impuesto en
nuestro Costo, o que podamos cambiar el valor del mismo, según la zona del País en que
vayamos a construir, tomaremos una casilla fuera de los renglones de nuestra Base de
Datos. Pensemos que en la hoja pondremos, como encabezado, nuestros datos personales o
de Empresa, tal vez algún logotipo, de forma que los primeros cinco o seis renglones
quedan fuera de los datos, por lo tanto, podremos ocupar las casillas “F5” ó “G5” para
nuestro desglose del IVA.
Veamos que en la casilla “F5” pondremos la leyenda “VALOR DEL I.V.A.” y en “G5”, el
valor de tal Impuesto 1.15 ó 1.10, según la región en que presupuestemos. Ahora bien,
volvamos a nuestra Base de Datos y demos de alta un producto, en este caso, Cemento
Gris: Clave M-0080; Descripción: Cemento Gris; Unidad: Ton; Costo: $ 1,722.60 * $G$5;
si en la Casilla G5 tenemos 1.10 para el Impuesto al Valor Agregado, nuestro resultado es $
1,894.86, pero si requerimos el precio sin IVA, en G5 pondremos valor de “1” y nuestro
precios aparecerá como $1,722.60; de esta forma, con un solo cambio, modificaremos todo
el Catálogo de Precios. De igual manera, si nos piden solo Mano de Obra, en G5
pondremos valor “0” y todos los Materiales aparecerán sin valor. Es conveniente que al ir
formando nuestra Base de Datos, como explicamos anteriormente, dejemos un margen
amplio entre “familias de materiales”, pues con cierta frecuencia nos veremos precisados a
incluir nuevos productos a nuestra Base de Datos, aunque también nos queda el recurso de
aumentar numerales o literales, P. ej. En el caso de que no tuviéramos espacio disponible
entre M-0079 y M-0089 y nos pidieran un Análisis con un cemento especial, tal vez
podríamos llamarle MX-0080, o M-0080X, en fin, las posibilidades son muchas, lo
importante es que sean lógicas para encontrarlas con facilidad. Siempre debemos cuidar
que nuestra Base de Datos, sea sencilla y clara.
Un punto importante, la hoja de cálculo tiene una gran cantidad de renglones, pero si
quieres tener una previsualizaciòn, te mostrará hasta el renglón 54, pero si deseas que en
cada página mostrada aparezca tu logotipo, deberás hacer lo siguiente:
PREPARANDO EL LIBRO
MANO DE OBRA
Vamos ahora a la segunda “Pestaña” de nuestro Libro, adonde dice “Hoja 2” y repitamos el
procedimiento para renombrarla; a esta Hoja le llamaremos “MANO DE OBRA”.
Siguiendo el mismo criterio que para Materiales, utilizarnos el sistema de nombrado que
nos parezca más adecuado.
Como pueden ver, el Sobre Costo de la Mano de Obra lo hemos puesto en la parte baja de
la Base de Datos, primero porque está ligada totalmente a este costo y segundo porque
tenemos suficiente espacio en la misma hoja, de esta manera nos es mas sencillo ver que
nuestros cambios sean correctos.
Desde luego que los valores son enunciativos, no limitativos, pues habrá lugares en el País
en que algunos rubros sean obligatorios y en otros no, o que se manejen diferentes valores;
en el caso del IMSS, la diferencia podría estar en el riesgo de trabajo que le determinen al
Patrón, pues el riesgo sube cada vez que hay un accidente. Los Impuestos Federales como
el Infonavit y el SAR, no cambian, pero los Estatales pueden presentar variaciones. En la
succión pintada de gris, tenemos la manera de determinar los “Dìas pagados NO
Trabajados”, incluyendo el Séptimo: La suma de los días se divide entre 365
La siguiente operación será multiplicar la resultante del Salario semanal entre 7 dias,
multiplicado por el Sobre Costo de la Mano de Obra; la siguiente lámina lo explica:
Con estos datos damos por terminado lo referente a la Mano de Obra y su Sobrecosto,
como habremos iniciado con los trabajadores que se requieren para construir una casa
habitación, cuando se necesiten otros especialistas se deberá seguir el mismo método.
En otro sentido, si nos vemos en la necesidad de rentar las máquinas que utilizaremos,
debemos estar seguros de cual es el Costo Horario real de la máquina en cuestión, a fin de
que nuestro presupuesto tenga valores reales.
En este breve Curso y como lo hemos reiterado, estaremos analizando los precios que se
necesitan para construir una casa habitación, por lo que tal vez tengamos que rentar alguna
máquina, la que podría ser: Revolvedora, vibrador para concreto y, caso no muy frecuente,
una retroexcavadora con cargador frontal.
Ahora procedamos a cargar nuestra Base de Datos, recordemos que, en caso de optar por el
sistema alfanumérico, emplearemos la letra “Q” para denominar a los elementos de esta
base. Igual que en la Base de Datos de Mano de Obra, en esta no tendremos muchos
conceptos, pero es posible que vaya creciendo en la medida que se incrementen nuestras
necesidades.
En esta imagen podemos darnos cuenta que hay alguna diferencia, como decíamos líneas
arriba, ocasionalmente estas máquinas se cotizan en Dólares Americanos, por tanto en “F5”
tenemos anotado el tipo de cambio y en “E5” el valor del Impuesto al Valor Agregado, que
en el caso de Ciudad Juárez, es el 10%; aquí las operaciones son de la siguiente forma:
Situamos el cursor en la casilla “E11” y ponemos el signo “=”, lo que indica que haremos
una operación aritmética, tecleamos el “*” que señala que multiplicaremos por el valor que
tenemos colocado en “F11”, luego llevamos el cursor a “F5” (tipo de cambio) y volvemos a
teclear el “*” y llevamos el cursor a “E5” (valor del IVA) y damos “enter”
=2828.00 x F5 (10.50) x E5 (1.10) = 32,663.40
=750000*$E$5 = 825,000.00
Es importante que siempre hagamos las operaciones por fórmulas, pues de esa manera nos
será mas sencillo actualizar. Aún mas eficiente lo podrás hacer si en una columna adicional
colocas los precios antes de IVA, pues en caso de cambio de precios solamente teclearás los
precios nuevos y automáticamente tendrás actualizado tu Catálogo.
Ya tenemos listas nuestras tres Bases de Datos, ahora ya podemos empezar a elaborar
nuestras Matrices de Análisis de Precios; iniciaremos con el apartado de “Primarios”
Capítulo 4
PRIMARIOS.
Una vez terminada la carga de nuestras Bases de Datos, empezaremos a analizar nuestros
precios sobre la forma que hayamos diseñado, lo importante es que tenga los elementos
mínimos necesarios para trabajar:
Como observamos, esta será la Matriz del Costo Horario de una revolvedora de un saco. Es
recomendable que ya hayamos hecho una relación de los conceptos que utilizaremos en la
construcción de esa hipotética casa habitación, de esa forma habremos nombrado a cada
concepto con un número que lo identificará siempre.
Si ahora me preguntan por qué asigné el número B-0100 a esta Matriz, no lo recuerdo, tal
vez porque empecé a Analizar antes de que llegaran las Computadoras, pero eso es algo que
cada uno deberá diseñar, será su trabajo personal.
Al hacer clic en el icono “fx” que aparece junto a la barra de diálogo, se abrirá la ventana
de “funciones”, este cuadro de funciones contiene una gran variedad de fórmulas para hacer
diferentes operaciones; a nosotros por ahora nos interesa la función “BUSCARV”,
seleccionamos tal opción y se abrirá una nueva ventana:
Teniendo el cursor en la casilla “B11”, el primer renglón de los elementos de Mano de
Obra, habremos aceptado la selección hecha en la lámina anterior, se despliega el cuadro
que vemos en la imagen de arriba; donde dice “Valor buscado”, colocaremos el cursor con
el “mouse” en la casilla “A11”, indicando con ello que en esa casilla se buscará el nombre
del elemento que llamaremos. En seguida ponemos el cursor en el renglón que dice
“Matriz buscar en” y como estamos buscando elementos de Mano de Obra, abriremos
dicha base de datos:
Una Vez abierta la base de datos de mano de obra, colocaremos el cursor en la casilla “A7”
y presionando la tecla con la flecha para las mayúsculas, llevaremos el cursor hasta donde
termine nuestra Base de Datos, en este ejemplo la llevamos hasta la casilla “F30”, al soltar
el botón del mouse, aparecerá la leyenda ‘MANO DE OBRA’!$a$7:$F$30; y nos regresará
a nuestra hoja de Primarios; eso nos indica que al anotar en la casilla“A11” de nuestra
Matriz, nos llevará la leyenda que buscamos.
Recordemos aquí que el signo de pesos ($) antes de la letra de la columna o del número de
renglón, hace que en caso de copiar esa casilla, la letra o número señalados por el signo, no
se moverá de acuerdo al cursor.
Para completar nuestra Matriz, necesitamos repetir el procedimiento, ahora con la Base de
Datos de “Materiales”:
Una vez complementada esta parte, repetiremos el proceso en la Base de Datos denominada
“Maquinaria” y al obtener los datos de “Revolvedora de un saco” y “Equipo de
Seguridad”, tendremos completa nuestra Matriz.
Este procedimiento lo haremos “N” número de veces, tantas como matrices vayamos
ocupando, si en un principio se nos hace algo complicado, es sólo seguir con cuidado las
indicaciones, pues en realidad es sencillo su procedimiento y a medida que avancemos en la
construcción de nuestro Sistema de Precios, iremos tomando confianza.
A medida que vayamos haciendo Matrices, es conveniente ir haciendo nuestro Catálogo, así
es que pasemos al siguiente Capítulo.
Capítulo 5 -CATALOGO-
Es conveniente que a la vez que se van haciendo las matrices, se vaya integrando el
Catálogo, a fin de irlo encadenando a las propias Matrices, pues una vez terminado, si no se
tiene este cuidado, es muy tardado encontrar una Matriz.
LAMINA 1
Una vez hecho este paso, nombraremos las columnas que vamos a utilizar: Columna “A”
estará ocupada por la “CLAVE” , la “B” por el “CONCEPTO”, la “C” por la “UNIDAD”,
la “D” por el “COSTO DIRECTO”, la “E” por el Costo “INDIRECTO” y la “F” por el
“PRECIO UNITARIO”.
Es conveniente hacer las tres últimas columnas, porque cuando hagamos un Presupuesto,
éste puede sernos requerido a COSTO DIRECTO, de manera que utilizaríamos los datos de
la columna “D” (4); si nos lo piden a PRECIO UNITARIO, entonces tomaremos los datos
de la columna “F” (6). Veamos cómo va a quedar:
LAMINA 2
Ya tenemos prepara nuestra hoja de Catálogo, ahora podemos empezar a cargar los
elementos que vayamos creando. Es importante que definas cual va a ser el orden en que
pondrás tus Conceptos, puede ser en orden consecutivo, según su número o puedes
agruparlos por actividades; es decir un espacio para conceptos primarios, como los
morteros, masillas, etc., otro para trabajos preliminares, como trazos, despalmes. Limpiezas
de terreno, etc., en fin, que tú lo acomodarás como te sea mas práctico, ahora solo vamos a
ver el procedimiento:
En la Columna “A”, correspondiente a la clave, pondremos el signo “=” luego nos iremos a
la hoja de matrices que queremos ligar, para situarnos en la clave de la Matriz elegida.
LAMINA 3
LAMINA 4
El siguiente paso será poner la descripción larga del concepto analizado con el número B-
0100:
LAMINA 5
Para Que la leyenda del concepto nos quepa en el espacio de la columna B, es necesario
hacer un pequeño ajuste:
LAMINA 6
Al aceptar, veremos cómo el renglón se expande para poder alojar a toda la leyenda. Ahora
seguimos con la columna “C”, correspondiente a la Unidad, por ser tan sencillo, optamos
por poner directamente la unidad, en el caso que nos ocupa es Costo Horario (C.H.)
LAMINA 7
Luego iremos a la página de “PRIMARIOS” y situaremos el cursor sobre la casilla que
tiene el COSTO DIRECTO.
LAMINA 8
El siguiente paso será buscar el COSTO INDIRECTO, recordemos que este es el valor que
tendrá la ejecución de cada unidad que utilicemos de esta Matriz. La tabla de cálculo se
encuentra en la parte inferior de la hoja de MANO DE OBRA, por lo que ligaremos la
casilla del Catálogo, con la de MANO DE OBRA:
LAMINA 9
La tabla de análisis de indirectos, que presentamos puede ser diferente, siempre de acuerdo
a sus propias necesidades, lo importante es que tenga un porcentaje final que será el que
elegiremos para ligarlo con nuestro Catálogo:
LAMINA 10
Al llevar este valor a nuestra hoja de Catálogo, sólo nos resta hacer la operación para
multiplicar el Costo Directo con el porcentaje del Indirecto.
LAMINA 11
Para el resto de las Matrices que se vayan creando, se seguirá el mismo procedimiento, de
forma que cuando terminemos de analizar nuestros precios, tendremos ya disponible el
Catálogo de Precios Unitarios.
Hemos visto los puntos básicos para construir nuestro propio Sistema de Precios Unitarios,
veremos ahora las herramientas de búsqueda de que disponemos para localizar rápidamente
los elementos dentro de cada hoja.
Capítulo 6 -Búsqueda-
HERRAMIENTAS DE BUSQUEDA
Si tenemos necesidad de revisar o editar alguna de las matrices que hemos hecho, ponernos
a buscarla puede ser algo tardado, por lo que utilizaremos la referencia que nos da el haber
ligado las páginas. Pongamos por ejemplo que necesitamos revisar la matriz de “Muro de
tabique rojo recocido”, primero la localizaremos en el Catálogo, situamos el cursor sobre la
casilla “A”, donde aparece el número de Clave, si vemos la barra de fórmulas, veremos la
ubicación de la Matriz
Veamos que elegimos buscar “Dentro del libro”, “Sin formato establecido”, al aceptar la
tecla “Buscar todo”, nos llevará al Catálogo, donde tenemos esta frase:
Estas son las formas de búsqueda que tenemos para movernos dentro de nuestro Sistema de
Precios Unitarios, ya en el uso del programa se podrán ir conociendo otras prestaciones
para editar y dar una presentación especial a nuestros documentos.
Una vez que tengamos bien definidos nuestros conceptos, procederemos a copiar el
Catálogo y pegarlo en un libro nuevo, al cual le pondremos el nombre o referencia que nos
permita identificarlo fácilmente.
Ya tenemos nuestro libro guardado, procedamos a pegarle el Catálogo de Precios Unitarios,
pero como queremos que se conserven los valores que calcularemos, tendremos que
pegarlo sin vínculos.
Nótese que los logotipos no se pegaron, como este documento siempre será de uso interno,
queda a gusto del usuario copiar y pegar el nombre o logotipo de la empresa.
Como se puede ver, hemos incluido nuestros logotipos, pues este documento será entregado
a nuestro cliente, para que podamos ver el total del presupuesto, deberemos hacer la carga
de conceptos total y borrar los renglones que no se ocupen. Al tenerlo copiado sin vínculos
en un libro diferente, nos aseguramos que los precios que anotamos no podrán ser
modificados; en el caso de que, por aumentos a los insumos, tuviéramos que revisar el
presupuesto, solamente tendremos que actualizar nuestro Catálogo general, copiarlo y
pegarlo sin vínculo en nuestro Presupuesto XXX.
Cuando hayamos terminado nuestro presupuesto y si éste lo tuviéramos que enviar por
correo electrónico, es conveniente proteger nuestra información para evitar que
accidentalmente pueda ser borrada o modificada, para ello primero cerremos la “pestaña”
del CATALOGO; esto lo haremos abriendo primero la hoja que vamos a cerrar, después,
mediante el Menú principal, en la opción “Formato”, llevamos el cursor a la selección
“Hoja”, luego a “Ocultar”; al realizar esta función, ya no veremos la pestaña del Catálogo.
Ahora, estamos viendo nuestro Presupuesto, nuevamente en el Menú principal, elegimos la
opción “Herramientas” y vamos a “Proteger”, luego “Hoja”, aquí deberemos poner la clave
que elijamos para proteger y abrir nuevamente nuestro documento; debemos elegir una
clave que recordemos fácilmente, es importante tomar en cuenta que el programa reconoce
mayúsculas y minúsculas, así que tengamos cuidado en observar cómo escribiremos la
clave, esta clave la deberemos escribir dos veces; luego hacemos la misma operación pero
elegiremos la opción “Libro”; de esta manera ya no se puede abrir la hoja del Catálogo ni
se puede modificar el presupuesto. Cuando eventualmente tengamos qué hacer alguna
modificación a nuestro presupuesto, primero iremos al Menú principal, en la opción
“Herramientas” elegimos “Libro”, luego “Mostrar”, se abrirá un cuadro de diálogo y
elegimos “Catálogo”; es posible que hayamos utilizado diversas hojas para hacer cálculos o
anotaciones, si las cerramos previamente, aparecerán en dicho cuadro de diálogo, al dar
“enter” en la hoja señalada, la tendremos a la vista, pero a fin de poder trabajar en ella,
repetiremos la operación de “Mostrar”, pero esta vez en la opción “Hoja”. Recordemos que
antes de quitar las protecciones, el programa nos pedirá teclear la clave que utilizamos para
proteger.
Con esto hemos finalizado este breve cursito, pero contiene lo suficiente para el objetivo
que nos marcamos; a medida que nos vayamos familiarizando con el Programa Excel de
Microsoft, iremos encontrando más funciones y herramientas que nos ayudarán a hacer
mejores y más rápidas presupuestaciones.
Para aclaraciones posteriores, estaré siempre a sus órdenes en nuestro correo electrónico:
sergioamayas@gmail.com