Prêmio Assespro POR TI BAHIA 2010

Participante: Diagrama Tecnologia Ltda.

Título do Projeto: (150 caracteres)

Gestão descentralizada de documentos.

Modalidade a ser inscrita: (150 caracteres)

1ª opção: Pequena Empresa: A Diagrama se enquadra nesta categoria.

2ª opção: Processo: Foi necessário remodelar alguns processos de negócio do cliente e

implementar outros novos para viabilizar o projeto.

3ª opção: Produto: O software utilizado (SimplesDOC Gestão Eletrônica de Documentos) para

implementar o projeto é desenvolvido pela Diagrama. A Diagrama é a única revenda autorizada
do Nordeste dos equipamentos fornecidos.

Resumo: (400 caracteres)

Objetivo: Otimização da gestão de documentos (físicos) que transitam entre as empresas do
grupo.

Ações:
1- Levantamento;
2- Planejamento; e
4- Implantação em fases.

Resultados:
1- Liberação de áreas; Ganhos de produção nestas áreas;
3- Eliminação de despesas transporte, Correios e cópias físicas de documentos;
4- Redução drástica nas despesas com armazenamento de documentos (físicos);

Apresentação do Cliente: (400 caracteres)

Grupo que atua no ramo de transporte público de passageiros urbanos e outros setores, sendo
um dos maiores do estado. O grupo Gevan possui várias empresas, como Praia Grande, Axé
Transportes, Expresso Metropolitano, Litoral Norte, entre outras.

Cenário do problema: (1000 caracteres)

Um volume elevado de documentos (físicos) precisava transitar diariamente entre as empresas
do grupo, eles eram direcionados especialmente para a centralizadora, que muitas vezes
precisava aguardar alguns dias pelos documentos solicitados. O armazenamento dos
documentos era descentralizado, fazendo com que muitas vezes esses documentos tivessem
que ser devolvidos para o seu local de origem, após utilização. Comumente se faziam diversas
fotocópias de um mesmo documento, sem controle de versão ou revisão.

Era realizada a digitalização (de documentos) sob demanda, mas não se fazia a gestão das
imagens digitalizadas. Sem o devido controle, um mesmo documento poderia ser digitalizado,
fotocopiado (fisicamente) e solicitado novamente (do arquivo) inúmeras vezes.

Os custos com transporte, postagem (Correios), digitalização, fotocópias e armazenamento

(físico) de documentos drenavam recursos que poderiam ser destinados a centros de resultado.

A lentidão na obtenção de informações contidas em documentos causava prejuízos financeiros,

entre outros transtornos.

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[Formulário de Inscrição Prêmio Assespro 2010
Solução proposta: (até 4000 caracteres)
A Proposta:
Triagem da documentação armazenada, com o objetivo de determinar tipos e características
individuais.

Mudança gradativa na cultura de trabalho antes baseada em cópias físicas, passando para
imagens digitalizadas dos documentos.

IMPLANTAÇÃO - FASE1

Será montado um bureau de digitalização com equipamentos de alta performance e software

para gestão eletrônica de documentos. O serviço inicialmente será centralizado e com mão de
compartilhada (parte própria, parte terceirizada). Os recursos serão dimensionados para
processar o acervo de documentos armazenados, excetuando o arquivo morto, e os novos
documentos recebidos diariamente. A equipe terceirizada será composta por mão obra
especializada e a equipe do cliente será treinada. Nesta fase as unidades remotas ainda
efetuaram o envio de documentos (físicos) para a centralizadora, no entanto estes documentos
não precisarão necessariamente ser devolvidos para os locais de origem, pois as imagens
digitalizadas estarão disponíveis para consulta.

O software de gestão documental fará o controle de acesso dos usuários às imagens dos
documentos, de modo que cada um terá permissão de visualizar ou editar apenas os
documentos previamente autorizados.

Será montada uma estrutura apropriada, com mão de obra especializada, para centralizar o
armazenamento de documentos. Após o prazo legal, as cópias físicas poderão ser descartadas
tendo em vista que as imagens digitalizadas estarão disponíveis para consulta.

O banco de dados de informações e as imagens de documentos serão armazenados em

servidor na unidade centralizadora e as consultas serão feitas através da rede local, as unidades
remotas farão as consultas através de VPN. O servidor de arquivos já se encontra incluído na
rotina de backup estabelecida pelo cliente.

IMPLANTAÇÃO – FASE2

Parte dos equipamentos de alta performance, licenças de software e mão de obra treinada serão
deslocados da unidade centralizadora para as unidades remotas. O processamento dos
documentos passará a ser feito também nas pontas, eliminando a necessidade de remeter
documentos (físicos) para o bureau de digitalização. Os documentos físicos serão encaminhados
diretamente para o arquivo central.

O banco de dados de informações e as imagens de documentos continuarão sendo

centralizados no site principal e as consultas sendo feitas através da rede local, as unidades
remotas farão as consultas através de VPN.

IMPLANTAÇÃO – FASE3

A solução (software, informações e imagens de documentos) será migrada para Data Center de
alta disponibilidade, acessível via Internet. Isso permitirá que seja concedida permissão de
acesso para edição ou visualização para usuários de dentro ou fora da rede local.

Abrangência:
O projeto envolverá todas as áreas administrativas das 7 empresas do grupo, que estão
localizadas em diversos bairros de Salvador e área metropolitana.

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Resultados alcançados: (até 4000 caracteres)

Impactos Conquistados na Competitividade da Empresa

Principal Impacto Conquistado:
O cliente passou a ter mais agilidade na obtenção de informações contidas em documentos,
minimizando os prejuízos provenientes de multas ou encargos legais e agilizando diversos
processos de negócio.

Eliminou-se quase totalmente as despensas com transporte, Correios e cópias físicas de

documentos. Isto liberou recursos para investimento em atividade geradoras de receita.

Ao centralizar o arquivamento de documentos (físicos) se teve dois principais ganhos:

1- O arquivo central foi construído em área de menor custo (por m²) do que as utilizadas
anteriormente, liberando recursos para investimento em atividade geradoras de receita.

2- A liberação das áreas nas empresas do grupo, antes ocupadas por papeis, permitiram montar
estruturas de trabalho produtivas e desafogar áreas antes sobrecarregadas.

O fornecimento de informações passou a ser mais rápido para funcionários e clientes. Houve
aumento na produtividade dos funcionários que antes precisavam aguardar um período superior
por informações ou documentos necessários à atividade desempenhada.

Alguns funcionários normalmente se deslocam entre as empresas do grupo, para eles houve um
ganho adicional em matéria de mobilidade, tendo em vista que independente de onde estejam
terão acesso instantâneo as informações e documentos.

Anexos: (Indique os arquivos anexos)

Diagrama - Gestao descentralizada de documentos.ppt

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