Gestión de proyectos en equipos distribuidos

Flavia Lanfranqui
Gerente de Producto
1. Características

 Gestión por proyecto

 Centrado en Procesos
 Sistema de Notificaciones
 Actividades de Gestión Documental
2. Gestión por proyecto
Niveles
Cada proyecto se visualiza y ejecuta en 3 niveles o capas: proyecto, actividades y tareas.

-En el nivel proyecto se desarrolla el plan, definiendo la duración y los responsables de obtener el producto
de cada actividad: documento aprobado, registros etc.

- En el nivel actividad el responsable de la misma define los circuitos de tareas y monitorea la ejecución de
las tareas que se deben realizarse para obtener el producto en el tiempo planeado.

- En el nivel tarea el responsable recibe las tareas asignadas a medida que se van lanzando y completa la
información requerida en el formulario asociado.

Roles
Las participaciones internas y externas se configuran asignando a cada persona involucrada en el proyecto
uno o mas roles de acuerdo a sus funciones: coordinador, monitor, auditor interno o externo,
colaborador.
Cada rol define lo que el participante puede visualizar y las acciones disponibles.

A diferencia de los sistemas de gestión de proyectos tradicionales, el plan del proyecto está integrado a
la ejecución de las actividades, y se actualiza automáticamente a medida que avanza el proyecto.

Tiene indicadores precisos y actualizados del avance del proyecto en todo momento, puede comparar los
desvíos entre la planificación y la realidad a fin de contar con estimaciones sólidas para el futuro.
2.a Planeamiento

Plan de actividades
En el plan se visualiza el estado de cada actividad: no iniciada, en
curso, detenida o finalizada.

Indicadores de avance
La vista de indicadores muesta el grado de avance de las actividades
según su tipo.
2.b Roles de proyecto

Coordinador general
- Define a los participantes.
- Inicia, detiene y finaliza el proyecto.
- Visualiza el plan completo de actividades.
– Accede a todos los materiales producidos.
- Puede delegar el rol de coordinador de
proyecto.

Coordinador de actividades
- Puede incorporar actividades al plan.
- Puede delegar el rol de coordinador en las
actividades que controla.
- Visualiza en el plan solo las actividades
que controla.

Monitores y Auditores
-Visualizan el plan completo de actividades
-Acceden a los todos los materiales
producidos.

Colaborador
- La visualización del plan se limita solo a
las actividades en las que participa.
2.c Personalización

Tablero de control
- Muestra la información de gestión
relevante para el usuario de manera
resumida.

Bloque tareas
– Tareas pendientes y en curso.
- Tabla resumen por tipo de tarea para
todos los proyectos.
- Tabla resumen de tareas por actividad y
tipo de tarea

Bloque actividades
- Muestra las actividades que el usuario
debe monitorear o auditar en todos los
proyectos.

Bloque proyectos
- Muestra los roles del usuario en los
proyectos activos.
- Muestra las novedades de la semana de los
proyectos activos.
3. Dinámica centrada en procesos
Procedimientos
kbee.projects está diseñado con un modelo de gestión de procesos de trabajo estandarizados (workflow) para
cada una de las actividades que forman parte del proyecto.

Esta capa de procesos permite la gestión eficiente descentralizada, auditada y controlada.

Cada colaborador cuenta con una consola de tareas donde puede recibir y tomar las tareas asignadas por el motor
de workflow según los procedimentos del plan.

Trazabilidad de procesos
kbee.projects ofrece trazabilidad en tiempo real de cada actividad, en cuanto al estado-asignación de cada tarea
y al avance del producto (partes de documento aprobadas).
Posibilita que participantes autorizados puedan monitorear y auditar el estado de cada proceso, deteniendo o
reiniciando actividades y reasignando tareas cuando lo considere necesario.

Indicadores de avance
A medida que la información se va produciendo, es procesada generando indicadores de gestión que permite
medir la eficiencia de los procesos, detectar cuellos de botella en las tareas y desvíos respecto de lo planeado.

kbee.projects simplifica el cumplimiento regulatorio, mejora la eficiencia operativa, ofrece trazabilidad

y auditoría en tiempo real, y mayor control interno y confiabilidad.
3.a Procedimiento Gestión Documental

Procedimientos
(workflow)

- Procesos de trabajo
estandarizados definidos en
los procedimientos.

- Flexibles, con opciones de

configuración de acuerdo a
las necesidades de gestión.
En gestión documental, ciclos
programados de 3 o 2 pasos y
ciclos no programados .

-Las tareas se generan

dinámicamente a partir de la
confguración inicial, hasta
obtener el material
planeado. En gestión
documental, un documento
con las aprobaciones
requeridas.
3.b Control y trazabilidad de tareas

Monitoreo de actividad
-Los monitores de actividad pueden consultar la carga de trabajo de los
participantes y reasignar tareas en función de esa información.
3.c Reasignación de tareas

Monitoreo y control de actividad

- Se pueden reasignar tareas en función de

la carga de trabajo de los participantes del
proyecto.

- Se pueden reasignar las tareas asignadas a

un participante que finaliza su participación
en un proyecto.

- Las tareas en curso que son reasignadas

con los datos que tienen guardados en el
momento de la tranfererencia.

- La información de gestión de cada tarea

se conserva como historial.
4. Sistema de notificaciones

Si bien René es una aplicación full web, no requiere que

el usuario tenga el web browser abierto en todo momento
para recibir sus tareas.

Cuando el motor de procesos le asigna una tarea, el

usuario recibe un email de notificación, y también un
alerta en el notificador de René que se instala en la barra
de herramientas de la PC de cada usuario.

Desde la notificación, el usuario puede ir a su consola de

tareas para tomar la tarea asignada.

El sistema de seguridad de René registra, con fines de

análisis de gestión y cumplimento regulatorio, cuando
cada usuario recibe y cuando abre una notificación.
5.a Gestión documental - Procedimiento
5.b Gestión Documental - Características

Organizador de tareas
Cada usuario recibe y toma en su consola de tareas las
tareas asignadas por los procesos en ejecución.

Tareas de Elaboración Documental

Para cada tarea de elaboración documental -edición,
revisión, corrección, aprobación, etc.- cuenta con un
formulario simple e intuitivo.

Plantillas
Además, la Base de Documentos permite la definición de
plantillas que pueden ser tomadas como base para el
desarrollo de documentos (contratos, presupuestos,
protocolos , consentimientos, declaración jurada, etc) .
5.c. Gestión Documental - Ejecución

Estructura del documento

Se define la estructura del documento como nuevo
documento, basado en plantilla o nueva versión sobre un
documento existente.

Ciclos editoriales
Para cada parte se selecciona un tipo de ciclo: programado
de 3 pasos, programado de 2 pasos o no programado.
Una parte puede no tener un ciclo asociado, en este caso se
conserva el material de la parte como se definió en la
coordinación.

Editores, revisores, correctores, aprobadores

Para cada parte y ciclos definidos, se definen los
responsables de cada tipo de tarea.

Aprobación general
Cuando todas las partes completaron un ciclo, el aprobador
general del documento las recibe y aprueba/desaprueba.
Las partes desaprobadas reinician su ciclo editorial.
5.d Gestión Documental - Producto

Historial de gestión
El Sponsor del proyecto puede auditar el estado de cada
proceso, y tener trazabilidad en tiempo real de todo lo
que ocurre en el proyecto.

Versión de documento
El monitor de procesos registra todas las versiones de
cada documento, qué usuario y cuando editó, corrigió,
aprobó, etc.
Muchas gracias !

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