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MANUAL DE USUARIO
Fecha: 21-Febr-11
Manual de Usuario
HISTORIAL DE REVISIONES
Autor(es):
YC : Yajaira Canal
LA : Liz Alvarez
Revisores:
HZ : Hugo Zumaeta
Contenido
1. Introducción ......................................................................................................................... 4
2. Ingreso al Sistema .............................................................................................................. 5
CAPITULO I: ADMINISTRACION GENERAL............................................................................ 8
3. Datos Institución Educativa ............................................................................................... 8
4. Año Académico ................................................................................................................. 15
5. Fases .................................................................................................................................. 19
6. Períodos de Evaluación ................................................................................................... 20
7. Registro de Ambientes .................................................................................................... 21
8. Grados y Secciones ......................................................................................................... 23
9. Fechas Especiales IE ...................................................................................................... 34
CAPITULO II: ESTUDIANTES Y MATRICULAS ...................................................................... 36
10. Registro de Estudiantes .............................................................................................. 36
11. Matrícula de Estudiantes ............................................................................................. 47
12. Nómina de Matrícula .................................................................................................... 62
13. Registro de Nómina Básica ........................................................................................ 64
14. Resoluciones IE ............................................................................................................ 71
15. Estudiantes por sección .............................................................................................. 75
16. Padrón de Apoderados ................................................................................................ 79
17. Cambio de Sección por Estudiante ........................................................................... 79
18. Traslado de Estudiantes .............................................................................................. 81
19. Retiro de Estudiantes................................................................................................... 83
CAPITULO III: ADMINISTRACIÓN DE ASITENCIA/EVALUACIÓN ........................................ 84
20. Asistencia Mensual a la IE .......................................................................................... 84
21. Registro de Notas Genérico........................................................................................ 87
22. Subir Notas desde Excel ............................................................................................. 93
23. Registro de Apreciaciones de Docentes ................................................................... 95
24. Procesar Notas ............................................................................................................. 97
25. Proceso Disgregado de Notas.................................................................................. 102
26. Impresión de Boletas de Información ...................................................................... 106
27. Acta Consolidada de Evaluación ............................................................................. 109
28. Recuperación Subsanación ...................................................................................... 110
29. Registro de Notas de Área a Cargo ........................................................................ 110
30. Reporte Recuperación y Subsanación.................................................................... 111
1. Introducción
Este documento es una Guía Práctica para el manejo del SIAGIE versión 2.0 de tal manera que
sea ejecutado íntegramente en ambientes de internet y pueda ser configurado para trabajar de
manera independiente y centralizada.
c) DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA
Módulo diseñado para permitir el acceso del usuario, basado en el rol y los permisos otorgados
para su acceso al sistema.
e) Configuración
Módulo diseñado para configurar los diferentes parámetros y conceptos que se aplicarán a nivel
de todas las instituciones educativas que usarán el sistema. Este módulo sólo es accesible por
parte del equipo de administración central del MINEDU.
f) Administrar Personal
Módulo diseñado para gestionar el registro de la información del personal que labora en la
institución educativa.
g) Administrar IE
Módulo diseñado para registrar la información que se genera por cada estudiante, producto de su
proceso de aprendizaje y en base al Diseño Curricular Nacional vigente o usado. Incluye el
soporte a las funciones de Matrícula, Asistencia y Evaluación de estudiantes.
h) Administrar Red
Módulo diseñado para realizar la gestión de administración de las redes educativas, manteniendo
el registro y control de los recursos necesarios para su infraestructura y soporte.
i) Seguridad
Módulo diseñado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al
sistema, la asignación de roles y la administración de privilegios.
Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes características:
j) Ayuda
Son ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades
del Sistema, la cual podrán identificar por el símbolo en estas
ventanas también encontraran videos interactivos donde se les enseña paso a paso a realizar las
operaciones del sistema.
La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opción
abrirá la siguiente ventana.
2. Ingreso al Sistema
Se puede ingresar al sistema a través de la página web del Ministerio de Educación URL:
http://www.minedu.gob.pe/, mostrara la ventana principal de la pagina del Ministerio de Educación,
después ingresar a la opción de “Intranet”
Ingrese a la
opción Intranet
Después de ingresar a la opción Intranet mostrara la siguiente ventana donde muestra los aplicativos
con los que cuenta el Ministerio de Educación entre ellos el SIAGIE 2.0.
Ingrese al
SIAGIE 2.0
Después de pulsar la opción SIAGIE 2.0 mostrara la ventana principal del sistema
Para facilitar la configuración de la I.E a los usuarios, la primera ventana que mostrara el Sistema
será la de configuración Inicial de la Institución Educativa en donde se puede seleccionar los datos
básicos de la I.E y de esta manera se podrá configurar rápidamente su Institución Educativa
Por defecto
aparece el
nombre de la IE
Seleccione los
turnos de la IE
Después de ingresar la información pulse el botón grabar, el estado estará en “Procesado”, pulsar
varias veces el botón Refrescar.
Datos de la IE
extraídos del
padrón de
ESCALE.
Esta opción se constituye en la puerta de entrada para el uso del sistema. Mediante esta opción se
realiza la primera vez que se modifica el registro de la institución educativa. Esta opción no tiene un
botón para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institución educativa que está
previamente registrada en la base de datos del ESCALE. Esto último brinda la seguridad de que solo
las IE que están registradas allí tienen acceso al sistema.
La primera vez, como los datos son extraídos de la base de datos de ESCALE, lo primero que se
tiene que hacer es pulsar el botón modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta
manera la información se guarde en la Base de datos del SIAGIE, le mostrara la siguiente ventana y
pulse aceptar
Buscar personal en
Sistema Único de
Planillas
Búsqueda de personal
en la base del sistema
Tamaño
del escudo
3. Para modificar los datos del turno. Cuando pulse la opción de turno se abrirá la siguiente
ventana en donde puede ingresar el horario del Turnos y la duración de las horas académicas
como la duración de la hora libre
Seleccione el turno
Ingrese el horario
del turno
Ingrese la duración
de la hora
académica y de la
hora libre
4. Para modificar las horas pedagógicas por día. En la opción de horas pedagógicas puede
agregar las horas pedagógicas para lo cual les mostrará la siguiente ventana.
Después de pulsar agregar abrirá la siguiente ventana donde se tiene que seleccionar el tipo
de hora, el mismo que puede ser académico o libre. Después tiene que ingresar desde y hasta
qué hora serán las horas. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas,
entonces el sistema irá mostrando las mismas.
Si el usuario ha establecido la
duración de las horas, tanto
académica como libre, entonces el
sistema colocará la hora que
corresponde.
Finalmente después de agregar las horas académicas y la hora libre quedará como la siguiente
ventana:
Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrará los registros de orden
superior. De esta manera el sistema se asegura que no existan órdenes de horas vacías
5. Días laborales por semana.- Permite indicar al sistema que la IE va a laborar ciertos días de la
semana. Ello condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades.
6. Carga del Logo de la IE.- Esta opción permite cargar el escudo o logo de la institución
educativa al sistema. Se accede al pulsar el botón Cargar Foto, el logo debe tener un tamaño
de 1.5 cm x 1.5 cm.
Ruta de la
imagen
Muestra la ventana
de dialogo
Carga imagen
al sistema
Pulse el botón
Abrir para copiar la
ruta de la imagen
b) MODIFICAR PARÁMETROS.-
Para modificar los parámetros de la institución educativa debe hacer clic en la pestaña
Parámetros y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten
configurar un comportamiento especial del sistema en la IE.
1. Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la pestaña
correspondiente y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que
permiten configurar los programas en la IE.
Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opción es haber definido al menos un año
académico en la IE.
Por defecto, aparecen marcados para agregar todos los programas. Al final después de haber
seleccionado el o los programas adecuados, se muestra una pantalla parecida a la siguiente:
4. Año Académico
Esta opción permite dar apertura al Año Académico dentro del sistema, indicando su estado y el
período de inicio y fin de vigencia.
Registrar Año
Académico
Enlace
modificar Año
Académico Eliminar el
registro
a. Agregar Año Académico.- Para agregar un año académico debe pulsar el botón Agregar y
luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.
b. Modificar Año Académico.- Para modificar el año académico ubique el registro y luego elija el
enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.
c. Eliminar Año Académico.- Para eliminar el año académico ubique el registro y luego pulse el
botón Eliminar (símbolo del aspa).
d. Especialidades.- Este link permite asociar una o más módulos de especialidades para que
sean ofrecidas como parte de las áreas que así lo permitan como por ejemplo Educación para
el Trabajo.
El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar a la que
se muestra a continuación:
Al pulsar el botón Agregar se muestra una ventana con todas las opciones disponibles de
combinación entre especialidades y módulos:
Inactivo: Implica que el año académico ha sido creado recientemente y que en el proceso de
activación se puede inicializar con los datos que son copiados de un año académico anterior.
Activo: Significa que un año académico ya está en condiciones de poder aceptar información.
El proceso de activación consiste en hacer clic en el ícono del estado inactivo, entonces se
mostrará el siguiente mensaje:
Hacer clic en
año inactivo
Al aceptar, se mostrará la siguiente ventana que pregunta al usuario por cómo desea activar el
año académico:
Al pulsar el botón SI, el sistema hará la copia de la información contenida en el año académico
indicado en la ventana. Entre la información que copia se encuentra: las secciones, las áreas
por grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la información copiada se aprecia en el
informe, al cual se accede haciendo clic en el ícono de la columna Informe. El resultado sería
parecido al siguiente.
Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario refrescar la
página desde el explorador presionando la tecla F5.
Cerrado: Significa que no se podrá realizar ninguna operación del sistema que corresponda a
un año académico con este estado. Para cerrar un año académico se debe hacer clic sobre el
ícono de un año académico abierto, en seguida se advertirá al usuario que va a proceder a
cerrar un año académico.
Hacer clic en
año abierto
5. Fases
Permite establecer el período de inicio y fin en el cual se llevará a cabo la fase o etapa a
desarrollarse dentro de un año académico (por ejemplo: período regular, período de recuperación).
El siguiente gráfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un año académico.
Registrar Fase
Enlace
Modificar
Fase Elimina el
registro
a. Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los
datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.
Listado de fases
ESTADO
Activo
Inactivo
Al marcar la casilla se
establece la
asistencia a la fase
b. Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de
la columna “ID” para realizar los cambios.
c. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar
(símbolo del aspa).
6. Períodos de Evaluación
Esta opción permite registrar los períodos de evaluación (por ejemplo: Primer Bimestre) para el
Período Educativo (por ejemplo: Bimestral) elegido y dentro de los cuales se desarrollará las
actividades del Año Académico.
a. Agregar Período por IE.- Para agregar el período por IE debe pulsar el botón Agregar y luego
ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.
Enlace Modifica
Período
Evaluación
El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin no se traslapen y evitar que se registre esa
inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:
b. Modificar Período por IE.- Para modificar el período por IE ubique el registro y luego elija el
enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios.
c. Eliminar Período por IE.- Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego pulse el
botón Eliminar (símbolo del aspa).
7. Registro de Ambientes
Esta opción permite registrar los datos del espacio físico utilizado como aula o salón de clases de la
institución educativa.
Registro de
Ambiente
a. Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar
los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.
Enlace
Modifica
Ambiente
Eliminar
el registro
b. Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace
debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.
c. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón
Eliminar (símbolo del aspa).
8. Grados y Secciones
Esta opción permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la
Institución Educativa para un año académico en particular. Inicialmente se mostrará lo siguiente:
El dato de diseño curricular es muy importante porque tiene que ver con las áreas que un grado va a
llevar en un año académico determinado.
a. A GREGAR G RADO POR A ÑO .- Para agregar un grado debe pulsar el botón Agregar y luego
marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que están
disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.
1. Agregar áreas por grado. Una IE puede haber definido áreas particulares que son
consideradas como talleres para un grado particular de IE. Para agregar un taller primero debe
pulsar el enlace “Num Áreas” abrirá la siguiente ventana donde nos muestra a lista de las áreas
correspondientes a un determinado grado.
Configuración de
Especialidad a un área
de grado de la IE.
Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botón “Agregar” y luego
seleccione los talleres y pulse el botón Agregar.
Finalmente pulse
Agregar
Seleccione los talleres
que va agregar
En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la “X” y abrirá una ventana en
donde sale el mensaje de que si está seguro eliminar el registro y pulse aceptar.
Si el área tiene criterios de evaluación relacionados, entonces primero deben ser eliminados.
Para configurar las especialidades de un área dentro de un grado, si es que ello fuera
necesario, se deberá hacer clic en el ícono , tras lo cual se presentará una ventana que
solicita creación de una lista con los módulos de especialidad que tendrán lugar en el grado
especificado.
Seleccione el módulo
Al presionar el botón de especialidad y
Agregar, se muestra pulse el botón Grabar.
esta ventana.
2. Eliminar Grado por Año.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botón
Eliminar (símbolo del aspa). El sistema no eliminará si es que existe información de secciones
asociadas a un grado de la IE.
3. Número de Áreas por Grado.- Permite visualizar las áreas genéricas según el grado
seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluación y el contenido silábico del
área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Areas”.
Contenido
Silábico
Números de
criterios de
evaluación
Agrega
Criterio de
Evaluación
Elimina el
registro
6. Contenido Silábico.- Permite registrar el contenido silábico del área genérica. Se accede al
elegir el enlace “Número de Sílabo” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.
7. Agregar Contenido Silábico.- Para agregar una contenido silábico debe pulsar el botón
Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el
botón Grabar.
Opción para
modificar la sección
Horarios de
Estudiantes
Sección
de Sección
b. A GREGAR S ECCIONES .
1) Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una sección en la fase regular
debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para
grabar los datos pulse el botón Grabar
Listado de
Personal
Listado de
Aulas
Al elegir la sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse doble
click en el registro del aula.
Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde está la lista del personal de la
Institución Educativa, pulse doble click en el registro del personal.
Después elija la sección, mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse
doble click en el registro del aula.
Después de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente ventana
4) Asignar Horarios a la Sección.- Para agregar un horario a una sección debe pulsar el
botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos
pulse el botón Grabar.
Listado de Áreas
Genéricas
Listado de
Docentes
Esta asignación del docente (que viene a se un personal de la IE) va a ser utilizada
posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando sea usuario del
sistema, solo podrá registrar notas que correspondan al área y las secciones que tienen
una asignación de este tipo.
Listado por Estudiantes por Sección.- Al seleccionar el enlace “estudiantes” de un
registro de sección, se muestra el listado de estudiantes de la misma.
Para una sección regular:
Después de pulsar la opción de la libreta nos va mostrar el reporte de la misma como nos
muestra la siguiente ventana
Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promoción y Repitencia del año
académico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de recuperación. Al
presionar el botón Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la sección.
5) Registro de Notas
El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de
registrar las notas de una determinada área en una sección, el ícono del candado sirve
para bloquear o desbloquear el registro de notas.
Pulse la opción y le
mostrara la siguiente
ventana
En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que se
desea controlar.
Elige el periodo de
evaluación
Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del
candado y viceversa.
Si el candado se
encuentra cerrado no
podrá realizar
modificaciones de notas
en el área
Si el candado se
encuentra abierto podrá
realizar modificaciones
de notas en el área
9. Fechas Especiales IE
Esta opción permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas ó no
laborables dentro del presente Año Académico para una IE. Aquí mismo se pueden identificar a las
fechas de recuperación. Una fecha de recuperación permitirá registrar asistencia y programar
evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sábado o un
domingo.
Agregar fecha
especial
a. Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botón Agregar y
luego ingresar los datos a continuación descritos. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.
Enlace
Modificar
fecha Eliminar
especial el registro
b. Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el
enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.
c. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el
botón Eliminar (símbolo del aspa).
Búsqueda
por filtros
Búsqueda
específica
a. Nuevo Estudiante.- Para agregar un estudiante debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se
habilitan la siguiente ventana y los campos para registro y luego ingrese los datos a
continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.
Calendario para
selección de fecha
Listado de Ubigeo:
Nota: En la opción “Posee Apellidos” Si escoge la opción Ambos podrá ingresar los apellidos
y nombre de estudiante, si escoge la opción Solo Paterno el campo del Apellido Materno se
bloqueara y si elige Solo Materno el campo del Apellido Paterno se bloqueara
Los datos que se registran en este mantenimiento son:
El registro mostrado podría tratarse de un estudiante, un familiar o una docente de una IE. Para
que el usuario pueda verificar información adicional que le permita determinar si se trata de un
caso de homonimia, entonces podrá solicitar al sistema información adicional desde la columna
“registrado como”.
Si el usuario determina que se trata de un caso de homonimia, entonces la ventana se carga
con los datos del estudiante, en caso contrario, el usuario sale de la ventana y registra toda la
información como nueva.
Finalmente y regresando al registro de los datos principales del estudiante, después de
ingresar la información requerida del estudiante pulse grabar para que guarde la información
ingresada y le saldrá la siguiente ventana.
En seguida el sistema en esta parte considera como estudiante registrado y los demás datos
se pueden ir registrando como si se estuviera modificando el registro.
b. Modificar Estudiante.- Para modificar un estudiante, utilice la búsqueda específica o por filtros
para ubicar el registro, seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botón
Modificar para realizar los cambios.
Nuevas pestañas
Cargar foto del estudiante: Para cargar la imagen del estudiante, se hace clic en el botón
correspondiente y aparece la siguiente ventana.
Ingresando al botón Examinar, se podrá buscar el archivo que contiene la imagen del
estudiante. Enseguida pulse “Abrir”.
Enseguida tendrá que presionar el botón Cargar foto con lo que el sistema muestra una barra
de progreso:
Ingrese el número
de documento
Seleccione el tipo
de documento
Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la
información solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.
Registro de
Situación
Laboral
Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la
información solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.
Calendario
d. Eliminar Estudiante.- Para eliminar un estudiante, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros
para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de
confirmación de la acción.
f. Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un personal en el
sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace
ubicado bajo la columna “código”, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado
en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.
Búsqueda por
datos
específicos
a. Nueva Matrícula.- Para agregar una matrícula debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se
habilitan los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para
grabar los datos pulse el botón Grabar.
Enlace Registrar
el apoderado
Condición de Matricula
Situación matrícula
Condicion Laboral
“Búsqueda General” Realizara una búsqueda general en toda la base de datos. Esta
será más costosa en recursos y retornará la información en un periodo más largo de
tiempo.
Registrar
Estudiante
Búsqueda Búsqueda en el
dentro de la IE archivo general
de estudiantes
En caso que el estudiante se encuentre registrado y fue encontrado por el sistema pulse sobre
el registro el cual volverá a la ventana de “Registro de Matricula” como se muestra en la
siguiente ventana
Pulse sobre el
registro
En caso que el estudiante no fue encontrado con ninguna de las dos opciones puede pulsar la
opción “Nuevo Estudiante” y les mostrara la siguiente ventana:
Esta ventana permite registrar un estudiante de manera más directa que la opción de Registrar
Estudiantes. Una vez ingresado los apellidos y nombres y los demás datos, la ventana que
queda se parece a la siguiente:
Una vez registrado el estudiante, se requiere registrar la información del apoderado que está
matriculando al estudiante en el año académico en cuestión. Por lo tanto se emite el siguiente
mensaje:
Luego de presionar Aceptar, se muestra el siguiente formulario que solicita la información del
apoderado:
Pulse la opción “Nuevo” para que se habilite los campos del apoderado para que pueda
ingresar la información.
Finalmente pulse el botón grabar para que guarde la información ingresada del apoderado. Con
ello la ventana de Matrícula del estudiante vuelve a tomar el control y se debe continuar con el
registro de la matrícula. Note que el número de estudiante que se ha creado.
b. Modificar Matrícula.- Para modificar una matrícula primero busque el registro que desee
modificar, ingrese los datos del estudiantes del cual va realizar la modificación y pulse la opción
“Buscar”
Búsquedas específicas
Permite ver la
fotografía del
estudiante.
Registrar Apoderado
Pulse el
enlace para
modificar el
familiar
Ingrese a la
opción de “Otros
Datos”
Áreas a Cargo
Como se muestra en la siguiente ventana, pulse el botón modificar para que pueda ingresar la
información
Pulse Modificar
Se quedara registrada el área exonerada; en el caso que desee modificar pulse el enlace
debajo de “ID”
Pulse el
enlace para
modificar
REGISTRAR AREA A CARGO.- Esta funcionalidad solo se activa siempre que se trate de una
matrícula que no tiene situación de Ingresante (dado que se trata de un grado que recién inicia
dentro del nivel académico, no existe un grado previo).
c. Eliminar Matrícula.- Utilice la búsqueda específica para ubicar el registro que desea eliminar.
La eliminación solo será posible si es que el registro de matrícula está en el estado de “En
proceso” y no existen ninguna información relacionada al registro. Una vez ubicado el registro
pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.
Después de pulsar aceptar nos mostrará la siguiente ventana donde nos confirma que la
matricula ha sido eliminada:
d. Confirma matrícula. Cuando esté seguro que los datos ingresados en la matrícula del
estudiante son los correctos pulse el botón “Confirmar Matricula”; el estado de matricula que se
encontraba “En proceso” pasara al estado “Definitiva” por lo tanto ya no podrá realizar ningún
tipo de modificación como se muestra en la siguientes ventanas.
Estado
Cuando el estado de matricula sea “Definitiva” no se podrá realizar ninguna modificación a los
datos.
Estado paso a
definitiva
Nota: En la Nomina de Matricula solo aparecerá los estudiantes que tienen su matrícula en
estado “DEFINITIVA”.
Seleccione
Primero tiene que la sección
seleccionar el grado.
Primero se tiene que seleccionar el grado el cual va habilitar la opción de sección, también tenemos
que elegir una de las opciones; automáticamente va mostrar los datos de Responsable de la
matrícula, R.D institucional, Fecha de aprobación como se muestra en la siguiente pantalla
Pulse el botón
Generar Nómina
Después pulse el botón “Generar Nómina” para que muestre la imagen en PDF de la Nomina de
Matricula la cual la puede imprimir la imagen de la cara de adelante
Usted está en la libertad de Abrir o guardar el archivo que se descarga, tenga en cuenta
únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre
del mismo que la información allí contenida se depositarán los datos correctamente.
b) Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente:
La segunda hoja denominada NominaDeMatricula, es donde se deben ingresar los datos de los
estudiantes que pertenecen a la sección
c) Proceda a cargar los datos de los estudiantes en las celdas que correspondan manualmente.
Si la IE cuenta con un sistema de información podrá rellenar estos campos a través de una
interfase.
f) Presione el botó Cargar registros para que el sistema capture los datos contenidos en el
archivo Excel. Es importante saber que a este punto no se ha realizado la carga de datos,
solamente se ha leído la hoja de cálculo y la información es presentada al usuario
g) Al presionar Aceptar, el sistema muestra los datos contenidos en el archivo en Excel para que
el usuario pueda observar los datos que serán actualizados.
Para eliminar
registros
Para modificar
registros
Para agregar
registros
h) El usuario puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relación. Para
modificar un registro, haciendo clic sobre el ícono se apertura el formulario correspondiente
para modificar los datos que se requiere para la nómina.
i) Sin embargo, posiblemente el usuario desea modificar la hoja de cálculo y volver a realizar la
carga nuevamente, repitiendo los pasos anteriormente descritos. Antes de realizar una carga
nueva es necesario que se eliminen la relación haciendo clic en el botón Borrar Carga de
Datos, tras lo cual se muestra el mensaje siguiente:
j) Al presionar el botón Validar datos, el sistema realiza una serie de validaciones sobre la
información registrada por el usuario. Si no hay problemas, el sistema emite el siguiente
mensaje:
Un acápite aparte se debe tener en cuenta para el tema de validaciones en esta carga de datos
básicos para la nómina:
Caso 1: Tratamiento de estudiantes homónimos:
En algunos casos, es posible que se esté cargando un estudiante con los mismos nombres y
apellidos y fecha de nacimiento de otro que ya previamente está registrado. Todo hace indicar
que se trata del mismo estudiante, sin embargo el sistema solicita la confirmación por parte del
usuario que viene realizando la carga. Esto se hace mediante una pantalla similar a la que se
muestra a continuación:
En este punto, el usuario debe indicar si es que se trata de un homónimo o no. Para indicar que
es un homónimo, es decir es OTRA persona con los mismos datos, se debe hacer doble clic
sobre el registro. Si el usuario pulsa el botó Salir, estará indicando que se trata de la misma
persona. El sistema no creará otro estudiante, pero asumirá que el código de estudiante que se
consigna en la hoja de cálculo es el válido.
Caso 2: Tratamiento del código de estudiante:
En algunos casos, es posible que se esté cargando un estudiante con un código de estudiante
que ya pertenece a un estudiante previamente registrado en el sistema.
El archivo Excel de
carga contenía DNI
para estos estudiantes
Luego de transferir la información, el sistema lo que ha hecho es considerar cada DNI como el
nuevo código de estudiante y el anterior código de estudiante no se ha perdido sino que se ha
convertido en uno de los documentos adicionales, tal como lo muestra la ventana de siguiente:
14. Resoluciones IE
Esta opción permite registrar las resoluciones que la institución educativa va generando y que sirven
en proceso administrativo de matrícula y demás funcionalidades que progresivamente se vayan
incluyendo en el sistema.
Al ingresar a esta opción el sistema muestra una página con el listado de las resoluciones
registradas. Inicialmente la lista está vacía.
Al agregar una nueva resolución aparece la siguiente ventana para registrar los datos de una
resolución.
Note el ícono siguiente . Indica que la resolución tiene una finalidad que obliga al usuario a
trabajar con la información contenida en el sistema.
En este caso se trata de una resolución de matrícula, por lo tanto se solicita el registro de las
matrículas asociadas. Al pulsar en este ícono se muestra la siguiente ventana:
Al presionar el botón Agregar, se muestran las matrículas nuevas que se encuentren en el rango de
fechas de control y por defecto aparece marcado el check para ser agregadas.
Fíjese en la leyenda, el engranaje más oscuro significa que la resolución se encuentra en el estado
de registrado.
Procesar una resolución cuya finalidad es de matrícula implica que todas las matrículas asociadas
son confirmadas y la resolución no podrá ser modificada. Para procesar una resolución usted debe
hacer clic sobre el ícono del engranaje, el sistema le pedirá confirmar la acción.
La resolución pasa al estado de procesado y ya no podrá ser eliminada ya que desaparece el ícono
de eliminación.
Enlace que
Secciones del grado permite
modificar los
datos del
estudiante
matriculado
Diseño Curricular
Nacional vigente
b. Orden Manual
Esta opción permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por
conveniente el docente.
Se podrá cambiar el
orden de la lista,
cambiando de posición
de los números
En la siguiente ventana se puede observar que los números de orden ya están cambiados
En la opción “Orden Manual” usted ingresa un número que excede al total de estudiantes
existentes en el momento de de pulsar grabar le saldrá la siguiente ventana de
advertencia.
En el caso que desee realizar alguna modificación de los datos del estudiante presione el
enlace “Código Educando” que permite modificar los datos del estudiante matriculado
Después de pulsar el enlace, mostrara la siguiente ventana en la cual tiene que pulsar el
botón “Modificar” y se habilitara los campos para que pueda realizar las modificaciones.
Los estados de la matrícula de estudiantes se realizan mediante esta pantalla. Los estados
posibles son:
Pre matrícula La matrícula del estudiante procede del proceso de promoción del
año académico anterior.
En proceso La matrícula es libre y no proviene del proceso de promoción del año
académico anterior.
Definitiva La matricula no puede ser modificada
Anulada La matrícula fue anulada y no tiene validez. El usuario podrá eliminar
toda la información del estudiante, pues se activa el botón de
eliminación
Pre matrícula No No Si Si
En proceso No No Si Si
Definitiva No Si No Si
Anulada Si Si Si No
Después de seleccionar todos los campos abrirá la siguiente ventana en la cual muestra la relación
de todos los apoderados correspondientes a un mismo grado, grupo y sección
Al pulsar abrirá la
ventana de búsqueda
por el estudiante.
Luego debe presionar el botón Grabar y se agregará a la lista de la pantalla principal de la opción.
Hasta este momento, el cambio de sección del estudiante no se ha efectuado aun. Para lograrlo se
debe pulsar el ícono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:
En este campo se
ingresa el nombre de
la IE.
Note que luego del registro de Traslado de Estudiantes, el sistema en la opción de Registro de la
Asistencia impide el registro de información de asistencia y muestra de color naranja los días que le
corresponden, tal como se muestra a continuación:
Esta opción permite el registro de los estudiantes retirados de la Institución Educativa durante un
año académido.
Para agregar a los estudiantes que serán retirados de la Institución Educativa pulse el botón
“Agregar”
Al pulsar abrirá la
ventana de búsqueda
por el estudiante.
Después de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en el caso
que desee modificar algún dato pulse sobre el código de cada registro
Pulse el enlace
para modificar
la información
Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opción de Registro de la Asistencia
impide el registro de información de asistencia y muestra de color rojo los días que le corresponden,
tal como se muestra a continuación:
Esta opción permite realizar el registro de la asistencia de los estudiantes a la institución educativa
por meses, para las fechas dentro del año académico establecido para la institución educativa.
Al ingresar a esta opción aparece la ventana siguiente:
Enlace
Registro de
Asistencia
Permite consolidar o
resumir el total de
asistencias por mes,
para su posterior
consulta.
b. Por defecto todos aquellos días laborables y marcados como de recuperación aparecen
como Asistió (símbolo de punto), con la finalidad que el usuario marque, solo aquellos
estudiantes que no asistieron a clases.
c. Por defecto las fechas muestran los días de la semana y días festivos de manera
informativa, así como una descripción por cada uno de los estados.
Pulsar con el
mouse en la
casilla para
cambiar el Si pone el cursor
estado aparecerá el
significado de
cada letra Fechas
especiales
marcadas
Leyenda que describe cada uno de los
estados de la asistencia
Después Pulse el botón grabar el cual va mostrar la siguiente ventana indicando que los datos
fueron grabados con éxito.
Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla asociada
al estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a continuación.
Descripción Símbolo
Falta F
Tardanza T
Falta Justificada J
Tardanza Justificada U
Asistió símbolo de punto
espacio en
No se registro blanco
a. Imprimir asistencia
Para imprimir el reporte de asistencia, pulse el ícono de la impresora, luego el sistema mostrará
la siguiente ventana:
b. Eliminar asistencia
La eliminación de la asistencia puede hacerse total es decir eliminar la asistencia de todos les
estudiantes pulsando la opción “Limpiar Asistencia”
En el caso que este seguro de borrar la asistencia de todos los estudiantes le mostrara la
siguiente ventana de confirmación y pulse “Aceptar”
En el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante le mostrara la siguiente
ventana de confirmación y pulse “Aceptar”
Grado
Después de seleccionar los datos pulsar la opción “Registro Resumen”, mostrara la siguiente
ventana.
Datos generales
En el caso que algún estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estará de color
amarillo y en el caso que es el estudiante fue retirado, la línea correspondiente a dicho estudiante
estará de color anaranjado, tal como se muestra en la siguiente ventana. En ambos caso no se
podrá realizar el registro de las notas.
Naranja: Retirado
Amarillo: Trasladado
Cualquier ingreso
incongruente, se marca
inmediatamente con un
asterisco. En este caso, se ha
definido que para tipos de
notas vigesimales, esta nota
no esta permitida.
- En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD serán de color azul y B, C
serán de color rojo.
Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los mismos e
indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con el botón de Cerrar
registro. Cuando el usuario presiona este botón recibe la siguiente advertencia:
Después de pulsa la opción “Generar archivo Excel” mostrara la siguiente ventana, donde
primero tendrá que pulsar el botón guardar para que después pueda abrir el archivo donde
podrá ingresar las notas en el archivo de Excel, este ingreso se realiza de la misma forma
como vimos en el “5.16 Registro de Notas por Docente”
Pulse “Abrir”
Después de pulsar “abrir” se mostrara la siguiente ventana donde muestra el informe de carga
Informe de
Carga
Pulse
“Cargar
Notas”
Pi
Informe de
Inconsistencias
Ingrese las
notas
directamente
En el caso que ingresaron las notas erróneamente como por ejemplo el área de comportamiento
solo acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaña “Informe de Inconsistencia”
donde le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra el detalle de todas las inconsistencias.
Relación de inconsistencias
Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el botón
grabar o puede pulsar primero el botón grabar y después corregir las notas desde el sistema en
ambos caso mostrara la siguiente ventana
En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opción de “Nueva
Carga”.
Después de seleccionar el grado y sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de
estudiantes.
Opción para
registrar las
apreciaciones
Después de pulsar el icono de “Registra apreciaciones” nos mostrara la siguiente ventana donde
se podrá registrar las apreciaciones por cada periodo.
Pulse modificar para que pueda ingresar la información como se muestra en la siguiente ventana
Ingrese las
apreciaciones del
estudiante
Después de ingresar la información pulse el botón grabar, en el caso que quiera seguir ingresando
información en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de ellos y se habilitará el campo para
que pueda ingresar la información.
Las apreciaciones del docente se reflejan en la libreta de cada Estudiante como se muestran en la
siguiente ventana.
Apreciaciones del
Docente
Es asíncrono. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones mientras
que el servidor va realizando el cálculo correspondiente.
Por estas dos razones existe el botón de “refrescar tablero” mediante el cual el usuario puede
actualizar la información que se muestra en la pagina una vez que sea emitido una orden de
procesamiento de notas.
El usuario debe indicar el año académico, diseño curricular y la fase que desea realizar el cálculo
de notas.
FASE REGULAR
Al ingresar a esta opción se muestra por defecto seleccionada la fase regular, tal como lo muestra
la siguiente pantalla:
Porcentaje de avance
Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del año académico
a) La primera y segunda columna se refiere al identificador (ID) y nombre del periodo del año
académico.
b) La tercera columna se refiere al “estado del periodo”. En esta columna los estados
posibles son:
c) La cuarta columna se refiere al “proceso notas finales” que consiste en obtener la nota
final de cada estudiante en el periodo seleccionado.
Al culminar un proceso el cálculo de notas el sistema emite un informe que es similar que
se muestra en la ventana siguiente
Informe de
Datos de la fecha,
Proceso de
hora y usuario que
Cálculo de Notas
ejecuto el proceso
Enlace Informe
de Proceso
Cálculo de
Notas.
d) La quinta columna es “Procesos previos” se refiere a los procesos que se deben realizar
antes de generar la libreta de calificaciones correspondiente al último periodo y solo se
activa para el último periodo del año académico en curso. Este proceso consiste en
actualizar la situación del estudiante una vez terminada la fase correspondiente aplicando
las reglas de promoción y repitencia que han sido definidas previamente.
El sistema aplica las reglas de promoción de repitencia estudiante por estudiante. Las
reglas de promoción y repitencia se definen centralizadamente.
Procesos
previos. Aplica
las reglas de
promoción y
repitencia
Con este
botón es
posible
consultar el
estado de
cada proceso.
Pulse el icono de
impresora y abrirá la
siguiente ventana
f) La sétima columna se refiere a la impresión del reporte consolidado de notas
correspondiente a un periodo determinado.
Pulse mostrar
reporte y le mostrara
la siguiente ventana
Áreas y criterios de
evaluación.
Los estados se
encuentran
como Evaluados.
Cuando el estado se
encuentra en evaluado
Recién se activan el boton
Requisito 02: El año académico siguiente al año en curso en la IE debe existir. Asegúrese
de ello, de lo contrario, el sistema le mostrará un mensaje similar al siguiente y no podrá
realizar este proceso:
Requisito 03: Al menos debe existir una sección para cada grado a donde serán
promovidos los estudiantes.
Requisito 04: El año académico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario el
proceso no será completo y se mostrará el siguiente mensaje:
Sector de selección de
Sector de estudiantes para
selección. procesar
Sector de
procesamiento
Lista de los
procesos que
fueron ejecutados
anteriormente
Muestra el estado
en que se
Los datos que se seleccionan en esta ventana son: encuentra el
registro
Diseño Curricular Escoger el diseño curricular
Fase
Después de seleccionar los grados pulse la opción “Procesar Notas”, esta opción se va encargar
de procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe pulsar la opción de
“Refrescar tablero” para que actualice estado del proceso de las notas como se muestra en la
siguiente ventana.
Selección los
grados
Seleccione las
secciones
Después de seleccionar las secciones pulse la opción “Procesar notas” esta opción se encargara
de realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron seleccionadas.
Tercer Criterio de Selección: Estudiantes.
Permite el proceso de notas y generación de libretas por un grupo de estudiantes determinado.
Sector de búsqueda
de estudiantes
Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:
Presione la
tecla DEL
para eliminar
el estudiante
de la lista.
Si el usuario debe ingresar más de tres caracteres para buscar, sino se emitirá este mensaje
Finalmente, es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan ejecutado.
Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link “Ver Informe”.
En el caso que haya elegido el criterio de selección la opción “Por Grados” le mostrara la siguiente
ventana:
Después de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrirá la siguiente ventana en la cual
aparece el registro del estudiante que estamos buscando
Una vez que el usuario ha ubicado la sección que desea imprimir, pulsa el botón Generar Acta y se
muestra el acta correspondiente.
En primera instancia se debe elegir la sección que se desea ingresar las notas de áreas a cargo.
Seleccione año
académico y haga click
en Mostrar reporte
Después de seleccionar el año académico y hacer click en el botón “Mostrar Reporte” le mostrara la
siguiente ventana: