Bogotá, D.C.

, 15 de septiembre de 2009
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Señor(a)
PROCURADOR(A} PROVINCIAL O DISTRIT AL
CIUDAD
Ciudad

ASUNTO: PRECISIONES Y ALCANCE DE LA CIRCULAR No. 035 DE 2009 EN

RELACION CON EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY 594 DE 2000-Por
medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y otras
disposiciones.

Respetado (a) Procurador (a):

El Procurador General de la Nación expidió la Ciq:;ular 035 del 12 de junio de 2009, por
medio de la cual instó a los representantes legales, funcionarios y servidores públiCOS
responsables de los procesos de archivo y de administración documental de las entidades
territoriales, a "adelantar las gestiones correspondientes, para que se cumpla, en el menor
tiempo posible, con lo preceptuado en la Ley 594 de 2000" y las circulares 004 de 2003 y
012 de 2004 del Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General de
la Nación!!

Al efecto, se señaló como plazo para el cumplimiento de las disposiciones antes

señaladas, el mes de diciembre de 2009.
• _...Jo')

Al Procurador Regional se le solicitó dar traslado de la presente comunicación a Alcaldes,

Gerentes de Entidades Descentralizadas del orden departamental y municipal, Asambleas
Departamentales, Concejos Municipales y Personeros Municipales.

FUNDAMENTOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES

Dentro del marco que regula la mencionada obligación, se tienen las siguientes normas
constitucionales y legales:

Art. 277.1 Constitución Política. El Procurador General de la Nación por sí, o a través
de sus Delegados y Agentes, tendrá como función la de "Vigilar el cumplimiento de la
Constitución, las leyes, las decisiones judiciales y los actos administrativos".

Ley 80 de 1989. "Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras
disposiciones"

Ley 594 de 2000. "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones".

Decreto 4124 de 2004. "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y se

dictan otras disposiciones relativas a los archivos privados"

El Decreto 262 de 2000. y Resolucion 017 de 2000 establece como funcion de la

Procuraduría Delegada para Descentralización y las Entidades Territoriales las de " Velar
por el cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales, asi como de las

l'rocnradnría Delegada para la DesccIltralizaci6n y las El1Hdad{~sTerritoriales

I:;xlti.;11026 - 11027 - HOZ9 FAX l~xt. 11095 dC5cenlracntidades@procuraduria.gov.co
Cm. 5" No. 15-80 Piso 10. NUEVO PBX. 5878750 www.procllralluria.gov.co

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Decreto 262 de 2000 y Resolución 017 y 018 de 2000. Funciones y competencias de

las Procuradurías Regionales, Provinciales y Distritales.

OBJETIVO

El objetivo del presente oficio es precisar a los representantes legales y diferentes

funcionarios y Servidores Públicos responsables de los procesos de archivo y de
administración documental de las Entidades Territqriales, las actividades archivísticas que
deberán cumpiir al mes de DICIEMBRE DE 2009, EN CUMPLIMIENTO DE LA
CIRCULAR 035 DE JUNIO DE 2009 Y fijar como plazo para el cumplimiento de la
totalidad de procesos, concernientes a la Ley 594 de 2000, el mes de DICIEMBRE DE
2010.

RESPECTO A LAS ACCIONES A CARGO DE GOBERNADORES, ALCALDES,

GERENTES DE ENTIDADES DESCENTRALIZADAS DEL ORDEN MUNICIPAL Y
DEPARTAMENTAL, ASAMBLEAS DEPARTAMENTALES, CONSEJOS MUNICIPALES
PERSONEROS MUNICIPALES:

De conformidad a las normas citadas y dando alcance a la Circular 035 de 2009, se

precisan las actividades archivísticas que los destinatarios del presente oficio deberán
cumplir al mes de DICIEMBRE DE 2009:

• Creación de los Consejos Territoriales de Archivos, encargados de dirigir y

coordinar la función archivística a nivel territorial asegurando que este organismo
pueda dar cabal cumplimiento a las funciones establecidas para éstos, en el
Artículo 6 del Decreto 4124 de 2004.
• Conformilción de los respectivos Comités Evaluadores de Documentos.
• Elaboración de las Tablas de Retención Documental y presentación de las mismas
en el mes de Diciembre de 2009 ante la respectiva instancia, para su evaluación y
aprobación y posterior adopción e implementación en la respectiva entidad
territorial. En el caso de aquellas entidades cuyas TRD ya fueron aprobadas,
deberán adoptarse e implementarse de manera inmediata.
Es importante anotar que, la elaboración de las TRD deberá hacerse según la
metodología establecida por el Archivo General de la Nación mediante Acuerdo
039 del 31 de octubre de 2002. Si la entidad decide contratar el servicio, debe
exigir al contratista asesorar todo el proceso hasta la aprobación e implementación
de las Tablas. (, y haciendo énfasis en que en el caso de contratar el servicio,
deberá preverse que el contratista asesorará el proceso hasta su misma
aprobación e implementación.)
• Dar cumplimiento al Artículo 10 del Título 111- Obligatoriedad de la creación de
archivos, asegurando la creación del Archivo General del respectivo ente territorial
(Departamentos y Municipios), mediante acto administrativo en el que se defina
que contendrá el Central de la Administración y el histórico del departamento ó
municipio, el espacio y los recursos destinados para su funcionamiento.
• Organización do Historias laborales de servidores activos y retirados con sus
respectivos inventarias únicos documentales conforme a la circular 04 de 2003
emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo
General de la Nación.
• Organización c:e los expedientes de contratos en atención al principio de
procedencia y orden original mediante la identificación de las áreas o el área
responsable de la conformación y administración del expediente.
• Proporcionar los recursos y mecanismos necesarios para la atención de los
usuarios de los archivos en especial los ciudadanos del ente territorial.
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Exts.:l1026 - 110~7·- 11029 FAX Ex!..11005 deset~nl.raentidadcs\ij¡procuradllda.gov,(:o
Cra. 5" No. JG-80 Piso 10. NUEVO I'UX. G878750 www.procuradllria.~~ov.co
Se fija como plazo para atender las restantes actividades archivisticas, el mes de
DICIEMBRE DE 2010, previa evaluación del nivel de cumplimiento de las obligaciones
legales y el nivel de avance.

RESPECTO A LA INFORMACION QUE DEBEN REPORTAR LAS ENTIDADES

TERRITORIALES ANTE CONSEJOS Y ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.

Las entidades territoriales deberán informar al Consejo Departamental de Archivo de su

departamento la creación de instancias articuladoras del Sistema Nacional de Archivos y
asesoras señaladas anteriormente, así como la realización o ejecución de procesos de
organización relacionados con las diferentes acciones señaladas en el presente oficio, así
también de aquellas adicionales determinadas en virtud del nivel de avance del ente
territorial, y los Consejos Departamentales al Archivo General de la Nación dado que es
la máxima autoridad encargado de la vigilancia y control de la función archivística y la
administración documental.

A su vez, el Archivo General de la Nación de oficio, o a solicitud de parte, tendrá la

potestad de adelantar Visitas de Inspección, Control y Vigilancia a los archivos de las
entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 594
de 2000. En caso de advertirse irregularidades, en el cumplimiento y ejecución de los
Planes de Mejoramiento Archivístico de las entidades, requerirá a la respectiva entidad
para que adelante los correctivos y dará traslado a la Procuraduría para lo de su
competencia.

RESPECTO DE LAS FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE LA PROCURADURíA

GENERAL DE LA NACiÓN

Se hará seguimiento al cumplimiento de la Circular 035 de 2009 y de lo precisado en el

presente oficio, conforme a las normas legales expedidas sobre la materia a través de los
Procuradores Provinciales y Distritales, bajo la orientación y supervisión de los
Procuradores Regionales, quienes al detectar el incumplimiento de la función legal aquí
referida, iniciarán las investigaciones disciplinarias a que haya lugar dentro del marco de
su competencia. Se deberá presentar informe a la Procuraduría Delegada para la
Descentralización y las Entidades Territoriales según lo señalado en la Circular 035.

La información no modificada con el presente oficio, sigue vigente conforme a las

circulares existentes.

Atentamente,
,

--- ~-$'"~.

CARLOS AUGUSTO MESA DIAZ

--
Procurador Delegado

CAMD/ElsaLM PGN-NatashaEslava-AGN

l'rocuradnría Delegada para la Descentralización y las Entidad.es Territoriales

Ex!.s.: 11026- Ex!.. 11095 descenl:raentlda<lc6@procnradnria.gov.eo
11027 - 11029 FA."¡:
Cra. 5" No. 15-80 Piso 10. NUI'.~VOpnx. 5(~78750 www.procllm<lurla.gov.co