REPUBLICA DE COLOMBIA

DEPARTAMENTO DE SUCRE
Alcaldía de Coveñas
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SECRETARIA DE PLANEACION, OBRAS PÚBLICAS Y SANEAMIENTO BASICO MUNICIPAL

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ESTUDIO DE NECESIDAD, OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA PARA UNA CONTRATACIÓN

El suscrito Secretario de Planeación, Obras Públicas y Saneamiento Básico del Municipio de Coveñas,
Departamento de Sucre, en uso de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias, en espacial
las conferidas en el numeral 7 y 12 del Artículo 25 de la Ley 80 de 1.993, el artículo 3º del decreto
reglamentario 2474 del 07 de julio de 2008.

Se permite realizar el presente estudio previo de necesidad para una contratación.

1. CAPACIDAD JURÍDICA PARA LA CONTRATACIÓN

1.1.CAPACIDAD OBJETIVA.
1.1.1. Fundamento Jurídico: Artículo 311 y numeral 9 del Artículo 315 de la Constitución Política de
Colombia.
1.2.CAPACIDAD SUBJETIVA.
1.2.1. Fundamento Jurídico: El Alcalde interino Municipal de Coveñas según Decreto 0739 del 30
de abril de 2009, emanado por la Gobernación del Departamento de Sucre, debidamente
posesionado y en ejercicio del cargo y como tal, es el Representante Legal y Constitucional
del Municipio para todos los efectos.

2. ESTUDIO DE CONVENIENCIA

2.1.1. Estudio de conveniencia y oportunidad del Convenio – Parte Introductoria.

En atención y en virtud de lo reglado en la Ley 80 de 1.993, articulo 25 numerales 7 y 12, donde se
establecen que se debe analizar la conveniencia del objeto a contratar con antelación al inicio de los
procesos de selección del contratista, lo mismo que elaborar los estudios, diseños y proyectos requeridos.
Teniendo en cuenta el anterior articulo el gobierno nacional expidió la ley 1150 de 2007 y el Decreto No.
2474 de 2.008 donde para garantizar el principio de transparencia en la actividad contractual, se
estableció la obligatoriedad de realizar los estudios en los cuales se analice la conveniencia y la
oportunidad de realizar la contratación y que tendrán lugar de manera previa a la apertura de los procesos
de selección y deberán contener como mínimo los siguientes puntos e información que a continuación se
desarrollan:

2.2.Definición de la necesidad que se quiere satisfacer con la celebración del convenio

interadministrativo de apoyo a la gestión de la Administración Municipal.
A través de la puesta en marcha de este proyecto se pretende dotar a la Secretaría de Planeación

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Municipal de personal de carácter administrativo, que ayude a la ejecución de los procesos técnicos que
en ella se desarrollan, como lo es el correcto manejo digitalización de la documentación derivada de la
Contratación Pública, las cuales sirven de base para respuestas a entes de control y atención a las
auditorías de Ley que estos mismos realizan y el adecuado archivo de toda esta documentación, volumen
de documentos en medio físico y magnético, que no puede ser manejado por el personal profesional y
técnico toda vez que estos se encuentran exclusivamente dedicados a estas funciones.

El desarrollo territorial del municipio de Coveñas se adelantara bajo los principios de coordinación
administrativa e institucional, participación social, equidad, sostenibilidad, competitividad, equilibrio y
desarrollo social y ecológica de la propiedad y a la vez contribuirá con el proceso de modernización y la
autonomía territorial. Este personal es necesario para el desarrollo de las labores adelantadas a través de
la conformación del equipo de trabajo respectivo.

En cuanto a la oportunidad de la contratación en estos momentos este proceso se debe desarrollar con el
propósito de mejorar las condiciones y calidad de vida de los coveñeros, atendiendo a los principios y
preceptos constitucionales, objetivos y estrategias de desarrollo de los niveles nacional, regional,
departamental y local.

2.3.Descripción del objeto a contratar.

Técnicamente el Municipio puede satisfacer esta necesidad contratando la prestación de servicios
profesionales para el manejo de documentación y recepción de personal en la Secretaría de Planeación
Municipal, de las cuales dependen las siguientes funciones:

a. Transcripción de oficios correspondientes al área de la contratación de obras públicas y

saneamiento básico.
b. Apoyar en el proceso de recopilación de la información que se digitalizara.
c. Apoyar en la elaboración en coordinación con el secretario de planeación los informes requeridos
por los entes de control.
d. Digitalización de la información de contratación que se reporta a los organismos de control.
e. Rendir informes de la actividad que realice.
f. En la organización de los y escaneo de los expedientes de la presente vigencia.
g. Las demás relacionadas con el marco que regula la Ley y le sean asignadas por Secretario de
Planeación.

2.4. Soporte Jurídico en que la Administración Municipal puede satisfacer la necesidad.

El Municipio de Coveñas pretende satisfacer la necesidad planteada a través de la celebración de un

Contrato de Prestación de Servicios Profesionales de apoyo a la gestión de la entidad, ya que se trata de
fines específicos y la administración actual no cuenta con personal de planta suficiente para desarrollar
esta actividad, de conformidad con lo establecido en el artículo 2, numeral 4, literal h de la Ley 1150 de
2007 y el artículo 82 del decreto 2474 de 2008.

2.5. Condiciones del contrato de prestación de servicios.

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OBJETO: Contrato Estatal del Prestación de Servicios de Apoyo a la gestión administrativa de la

Secretaría de Planeación, Obras Públicas y Saneamiento Básico del Municipio de Coveñas, en materia de
Manejo de Documentación derivada de los actos de contratación Pública y su archivo en medios
magnético y físico para atención de entes de control y público en general, en la zona urbana de Coveñas,
Departamento de Sucre.

LUGAR: El Objeto del presente contrato se desarrollará en el Municipio de Coveñas.

PLAZO: El plazo estipulado para la ejecución del presente contrato será de cinco (11) Meses una vez
cumplido a satisfacción con el objeto contratado y los respectivos recibidos a satisfacción y liquidación del
contrato de prestación de servicios.

2.6.Soporte técnico y económico del valor estimado del Contrato de prestación de servicios
profesionales.
De acuerdo con los estimativos realizados por el Municipio de Coveñas, el costo total de la Formulación y
desarrollo del objeto del presente contrato ascendería a la suma de DOCE MILLONES CIENTO
SESENTA Y SEIS MIL PESOS MONEDA C/TE ($12.166.000,oo). De acuerdo al siguiente componente
y/o actividades del mismo: se realizarán 11 pagos mensuales, equivalentes a la suma de UN MILLON
CIENTO SEIS MIL PESOS MONEDA C/TE($ 1.106.000), a partir del mes de agosto hasta el mes de
diciembre de 2010, previa certificación de cumplimento de las actividades por parte del interventor.

Valor correspondiente al costo total de la prestación de servicios, según el siguiente detalle:

ITEM FUNCIONES DURACIÓN VALOR MENSUAL A VALOR TOTAL

PARTIR DE
AGOSTO
1.0 Honorarios del
auxiliar de la
oficina de 5 meses $ 2.400.000,oo $ 12.000.000,oo
planeacion

2.7. Análisis de los riesgos de la Contratación y el nivel y extensión de los riesgos que deben
ser amparados por el ejecutante del Contrato.

El Municipio de Coveñas considera que los riesgos más representativos en los cuales se incursa en la
presente contratación serían el siguiente:

2.7.1.1. El cumplimiento del contratista.

2.7.1.2. Mala calidad del servicio.
2.7.1.3. El no pago oportuno por parte del Municipio.
2.7.1.4. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnización.

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2.8.Análisis sobre la exigencia de garantías.

El Municipio deberá exigir al contratista las siguientes garantías:

1. De cumplimiento, por una cuantía igual o superior al 10% del valor total de contrato y or una
extensión en tiempo igual a las del contrato más ocho (08) meses.
2. En caso de pactarse anticipo en la forma de pago del contrato, el contratista deberá incluir en la
garantía, el anticipo por un valor equivalente al 100% del valor del anticipo y por un término de
tiempo igual al contrato más ocho (08) meses.
3. De calidad del servicio, por una cuantía igual o superior al 10% del valor total del contrato, y por
una extensión de tiempo de ocho (08) meses más.
4. De salarios y prestaciones sociales, por una cuantía igual o superior al 5% del valor del contrato y
tres (03) años más.

Para mas constancia se firma a los 2 días del mes de julio de 2010.

JULIO CESAR DIAZ TORRES

Secretario de Planeación, Obras Públicas y Saneamiento Básico Municipal

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