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5 L’aggiornamento dei dati

Chi ha già usato le tabelle pivot di Excel sa che queste non si aggiornano mai in maniera automatica.
Questa affermazione non è del tutto vera: scopriremo più avanti che esiste un modo per ottenere
almeno un tipo di aggiornamento automatico.

Nella scheda Strumenti tabella Pivot Analizza, all’interno del gruppo Dati, troviamo il pulsante
Aggiorna. Quando lo clicchiamo Excel va ad aggiornare i risultati della pivot nella quale ci troviamo:
controlla tutte le modifiche apportate alla sorgente di dati che stiamo analizzando ma non può
prendere in considerazione righe e colonne che sono state aggiunte. È per questo motivo che prima
di creare una tabella pivot conviene sempre trasformare l’intervallo di dati in una tabella, come
abbiamo visto nella Lezione 1. Se non lo facessimo dovremo usare il pulsante Cambia origine dati
e indicare ogni volta manualmente dove inizia e finisce l’intervallo da analizzare.

Nel menu del pulsante Aggiorna troviamo Aggiorna tutti: questo serve ad aggiornare tutte le
tabelle pivot create a partire dall’origine dati che stiamo usando. Ad esempio, nel file allegato
Dipendenti Filiali.xlsx troviamo due tabelle pivot che analizzano la stessa tabella presente nel foglio
DipendentiFiliali: un click su Aggiorna tutti ed entrambe le pivot verranno aggiornate.

In realtà troviamo i comandi Aggiorna e Aggiorna tutti in altre due schede di Excel: Dati, all’interno
del gruppo Query e connessioni e Strumenti tabella Progettazione, gruppo Dati tabella esterna.
Quest’ultimo è visibile solamente se il cursore è posizionato in una cella di una tabella dati e contiene
solo l’opzione Aggiorna tutti.

Diverso è il discorso relativo all’analisi effettuata sulle sorgenti esterne, ad esempio altri file di Excel.
Nella scheda Dati, gruppo Query e connessioni, troviamo infatti il pulsante Proprietà che mostra
la finestra visibile in Figura 1. Qui l’unica opzione selezionata è Aggiorna la connessione in caso
di aggiorna tutto che permette di aggiornare i dati solo premendo Aggiorna tutti.

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Figura 1 - Le proprietà di connessione

Aggiorna dati all’apertura del file permette di avere l’aggiornamento dei dati ogni volta che
apriamo il file che contiene la o le tabelle pivot. Abilita aggiornamento in background e Aggiorna
ogni 60 minuti garantiscono gli aggiornamenti in tempo reale automaticamente o ad intervalli
regolari di tempo, ma si possono utilizzare solamente se la connessione è un file presente sul web,
magari in un cloud, o addirittura una pagina di un sito. Parleremo più nel dettaglio di queste tematiche
in seguito. In ogni caso, volendo, si possono scegliere tutte e quattro le modalità di aggiornamento.

Per concludere questa lezione cerchiamo di completare il pensiero esposto nel primo paragrafo: le
tabelle pivot non si aggiornano mai in modo automatico. In realtà, nella scheda Strumenti tabella
Pivot Analizza, gruppo Tabella pivot, troviamo il pulsante Opzioni. Se lo clicchiamo la finestra che
appare, nella sezione Dati, presenta l’opzione Aggiorna dati all’apertura del file (vedi Figura 2).
Selezionandola ogni volta che apriremo il file che contiene la tabella pivot avremo l’aggiornamento
automatico dei dati.

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Figura 2 - La finestra opzioni tabella pivot nella sezione Dati

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