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3 I layout

Nelle lezioni precedenti abbiamo visto come creare una tabella pivot in Excel: abbiamo capito che
in tutte e quattro le aree possiamo inserire più campi provenienti dalla sorgente che stiamo
analizzando. Ciò che inseriamo nelle righe o nelle colonne viene estratto in maniera univoca dalla
sorgente e viene ordinato in maniera crescente. Quando inseriamo nelle righe o nelle colonne campi
contenenti date o valori numerici possiamo raggruppare le informazioni.

Se riprendiamo il file allegato Ordini_2018.xlsx possiamo trascinare il campo Data_Ordine nelle


Colonne, questo viene automaticamente raggruppato per mese; accanto ad ogni mese appare un
+ che ci permette di espandere il raggruppamento e leggere le informazioni giorno per giorno (vedi
Figura 1)

Figura 1 - Le date raggruppate per mese

Nel caso questo raggruppamento non sia di nostro gradimento possiamo selezionare la prima data
e cliccare il pulsante Gruppo da selezione nella scheda Analizza. La finestra che appare ci
permette di modificare il raggruppamento (vedi Figura 2). Secondi, Minuti, Ore si usano quando ad
essere raggruppati sono degli orari mentre ovviamente Giorni, Mesi, Trimestri e Anni servono per
le date e si possono selezionare anche tutti e quattro contemporaneamente. Quando le date coprono
un periodo superiore a dodici mesi è necessario raggrupparle sempre anche per anno.

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Figura 2 - La finestra con le opzioni di raggruppamento

Se inseriamo le date nell’area Filtri non sarà possibile raggrupparle; se invece dopo averle
raggruppate dalle Righe o dalle Colonne le trasciniamo nei Filtri allora risulteranno raggruppate.
Possiamo notare infatti che una volta raggruppate le date mostrano nell’area dove si trovano campi
aggiuntivi come Anno, Mese o Trimestre che possono essere liberamente spostati in altre aree (vedi
Figura 3).

Figura 3 - L'area delle colonne con i campi aggiuntivi Trimestri e Mesi

Oltre a quelli già citati non esistono altri raggruppamenti automatici per le date e per le ore; nel caso
ci servisse un raggruppamento differente come le settimane, i semestri o le stagioni dovremo
aggiungere colonne alla nostra tabella sorgente utilizzando le formule per ricavare i dati che ci
interessano.

Se invece inseriamo un campo numerico nelle Righe o nelle Colonne della tabella pivot il
raggruppamento non è mai automatico. Il già citato pulsante Gruppo da selezione ci permette di
scegliere i parametri. Se prendiamo come esempio il file allegato Dipendenti Filiali.xlsx ed inseriamo
il campo Età nelle Righe la finestra che ci permette di raggrupparlo mostra queste opzioni (Figura
4).

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Figura 4 - Un raggruppamento automatico per un campo numerico

Come valore iniziale e finale vengono suggeriti rispettivamente 28 e 59 che corrispondono all’età
minore e maggiore. Conviene arrotondare per difetto alla decina più vicina il valore di partenza e per
eccesso quello finale. Inseriamo quindi 20 e 60; manteniamo il raggruppamento per 10 e avremo le
classiche fasce dei ventenni, trentenni, quarantenni ecc. Se non avessimo agito così avremmo
ottenuto i gruppi 28-37, 38-47, ecc. Teniamo però presente che è possibile raggruppare i dati
numerici soltanto in un modo.

Quando un raggruppamento è sbagliato o inutile lo cancelliamo cliccando sul pulsante Separa


presente sempre nella scheda Strumenti tabella pivot Analizza.

Le tabelle pivot di Excel mettono a disposizione diversi layout per cercare di soddisfare ogni
esigenza. Questa caratteristica va tenuta in considerazione quando creiamo pivot che hanno più
campi nelle Righe o nelle Colonne. Tornando all’esempio precedente: se inseriamo nelle Righe
prima il campo Età e poi Qualifica otteniamo il risultato visibile in Figura 5.

Figura 5 - Il layout formato compatto

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Sotto ad ogni fascia d’età troviamo le varie qualifiche. Non necessariamente tutte e cinque in ogni
fascia, perché se non esiste nessun dipendente che ha Qualifica 5 e un’età compresa fra i 40 e i 49
anni in questo gruppo non apparirà l’elemento Qualifica 5.

La soluzione che Excel ci propone viene definita formato compatto e permette di comprimere i vari
elementi raggruppati: se clicchiamo con il tasto destro su una delle fasce d’età troviamo
Espandi/comprimi e da qui possiamo scegliere Comprimi intero campo. In alternativa possiamo
cliccare sul – per comprimere e poi sul + per espandere un elemento.

Nel caso questo layout non ci piaccia possiamo sceglierne altri due: nella scheda Strumenti tabella
pivot Progettazione, gruppo Layout, troviamo il pulsante Layout report. Da qui scegliamo Mostra
in formato tabella (vedi Figura 6).

Figura 6 - Il layout formato tabella

Qui i due campi inseriti nell’area delle Righe vengono mostrati affiancati, come se fossero due
diverse colonne. È comunque possibile anche in questo caso comprimere gli elementi. Il formato
compatto è la scelta predefinita in tutti i file .xlsx, mentre il formato tabella viene proposto
automaticamente ogni volta che creiamo una tabella pivot in un file .xls.

La terza possibilità è data dal formatto struttura che è una via di mezzo fra le due soluzioni che
abbiamo appena visto (Figura 7).

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Figura 7 - Il layout formato struttura

Nei layout formato tabella e formato struttura è possibile riempire le righe vuote grazie al comando
Ripeti tutte le etichette elementi presente nel menu del pulsante Layout report.

Naturalmente la scelta fra uno dei tre layout dipende sia dal nostro gusto estetico, sia dalla leggibilità
della tabella pivot che abbiamo creato. È consigliabile fare delle prove per capire qual è la scelta
migliore.

Altri due aspetti modificabili nelle tabelle pivot sono i Subtotali e i Totali complessivi. I subtotali
mostrano i totali parziali e sono presenti solamente nelle Righe o nelle Colonne se ci sono due o
più campi o un campo raggruppato. La riga dei subtotali è normalmente evidenziata o scritta in
grassetto. Se vogliamo modificarla andiamo ancora nella scheda Strumenti tabella Progettazione,
gruppo Layout, pulsante Subtotali (Figura 8).

Figura 8 - Il pulsante subtotali

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Qui abbiamo tre opzioni: Non mostrare i subtotali, Mostra tutti i subtotali alla fine del gruppo e
Mostra tutti i subtotali all’inizio del gruppo. La scelta permette quindi di non visualizzare i subtotali
oppure di spostarli prima dei dati dettagliati.

I totali complessivi invece mostrano i totali di riga e di colonna e sono, per impostazione predefinita,
sempre visibili. Per gestirli è sufficiente utilizzare il pulsante Totali complessivi che troviamo nella
scheda Strumenti tabella Progettazione, gruppo Layout (Figura 9).

Figura 9 - Il menu del pulsante Totali complessivi

Capita infatti che sia necessario talvolta mostrare solo i totali di riga o di colonne, specialmente
quando si lavora con le percentuali sul totale.

Per quanto riguarda gli aspetti puramente estetici, la scheda Strumenti tabella Progettazione, nel

Figura 10 - Gli stili tabella pivot gruppo Stili veloci tabella pivot, ci mette a disposizione una
serie di stili grafici preimpostati che possiamo applicare alla
pivot con un semplice click (vedi Figura 10). I colori proposti
dipendono dal tema di colore che abbiamo scelto sfruttando il
pulsante Colori nella scheda Layout di pagina, gruppo Temi.
Se non troviamo nulla che faccia al caso nostro possiamo
cliccare Nuovo stile tabella pivot… e personalizzare
completamente l’aspetto grafico. Questo stile creato da noi
rimarrà per sempre disponibile nel menu di Stili veloci tabella
pivot.

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