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Las técnicas que sirvieron de ayuda para la recolección de datos en el desarrollo del
proyecto fueron: La entrevista, la revisión bibliográfica disponible referente al tema, la
observación directa del proceso administrativo, el cuestionario y la encuesta. Los resultados
obtenidos sirvieron de inducción para detectar la situación negativa que se presenta en la empresa
“Perfumería San Antonio, C. A.”.
Entrevista.
Propósito de la Entrevista.
En este proyecto la entrevista aplicada tuvo como propósito determinar quienes
son los responsables directos del proceso administrativo y como funciona dicho proceso,
así como también al cliente que se le va a ofrecer el sistema para el control administrativo
de la empresa “Perfumería San Antonio, C. A.”
La entrevista se diseñó bajo un patrón de preguntas abiertas y le fue aplicada al
Gerente General y a la Sub- Gerente de la empresa “Perfumería San Antonio, C. A.”
El modelo de la entrevista fue el siguiente:
Cuadro 1
Formato de la entrevista
ESTRUCTURA DE LA ENTREVISTA
¿Estaría usted dispuesto a dar apoyo al desarrollo de una herramienta que se implemente en
la empresa con el fin de simplificar las labores cotidianas inherentes al proceso administrativo
(control de ventas, compras, facturación, ingresos y egresos)?
¿Cuáles son los errores más comunes en el manejo de los datos en el proceso de inventario?
¿De qué herramientas dispone la empresa para llevar a cabo el proceso de facturación e
inventario?
¿Quién toma las decisiones financieras para aprobar este proyecto?
¿Quién se encarga del manejo de la documentación referente a los procesos de ventas,
inventario y compras como son facturas, orden de compras, comprobantes, recibos?
¿En que fase del proceso administrativo, se presentan problemas en la veracidad de la
información?
¿De qué manera os problemas del manejo de información afectan la rentabilidad de la
empresa?
¿Se generan reportes mensuales del proceso administrativo en cuanto a la variación de los
ingresos y egresos?
¿Estaría usted dispuesto a llevar a cabo los cambios propuestos al proceso administrativo
(ventas, compras, egresos, ingresos, facturación, inventario) en este proyecto?
¿Quién da la aprobación final a la hora de una solicitud de pedido?
Resultado de la entrevista
Por medio de la entrevista realizada al gerente general, se pudo afirmar que
existen muchas debilidades en el proceso administrativo de la organización que impiden
su desarrollo, como lo es la burocracia en la toma de decisiones a la hora de solicitar un
pedido a un proveedor, ya que no existen reportes “que hablen, por si solos” de los
niveles de existencia de un producto. Asimismo, se planteó la carencia de registros de
proveedores de manera tal que pueda ayudar y sustentar la toma de decisiones a la sub-
gerente en el momento de la ausencia del gerente por ejemplo. También se pudo
determinar según la opinión del gerente general que la fase del proceso administrativo en
donde se reflejaba la problemática es en la entrada y salida de los productos del almacén,
debido a la inexistencia de un “control” que regule este movimiento y por ende este
descontrol va influir directamente en el área de las ventas y así sucesivamente en todo el
proceso generando inestabilidad en los niveles de rentabilidad del negocio.
De acuerdo a la opinión del gerente general, no se cuenta con ninguna herramienta
computarizada para el proceso de facturación y el control del inventario. Para el caso de
facturar las ventas, hacen uso de talonarios de facturas preimpresas, en donde asientan la
mercancía que le fue vendida al cliente. Para el caso del control del inventario, sólo hace
uso de una hoja en blanco para tomar nota de la cantidad de productos presentes en el
almacén. Este último proceso se realiza únicamente cuando el gerente general solicita un
informe de los niveles de existencia.
Finalmente, de la entrevista se pudo determinar que el gerente general de la
Perfumería “San Antonio C.A” está interesado en apoyar el desarrollo de una herramienta
computarizada que le permita llevar el control de las compras y ventas de mercancía así
como el control de las entradas y salidas del inventario.
Revisión Bibliográfica.
Observación Directa.
Propósito de la observación.
Con la observación se permitió conocer las tareas habituales que se realizan en la
empresa, así como también detallar situaciones que pueden surgir en torno a ellos, con el
fin de obtener algún dato clave que pueda proporcionar información para el desarrollo del
proyecto; además de identificar las principales oportunidades de mejora para el estudio.
Cuadro 3
Registro de la observación: Ambiente de trabajo
Aspectos
Resultados Oportunidades de mejora
Observados
El proceso se lleva a cabo en una Diseñar un sistema de
empresa tipo comercial mayorista, información que permita
donde sus empleados realizan varias detallar la entrada, proceso y
tareas a la vez (despacho de mercancía salida de los datos inherentes
en stock, búsqueda de mercancía en a las ventas (monto,
almacén, preparación de mercancía al descripción, pedido, cantidad)
instante como esencias, polvos, etc.), lo para, de esta manera,
que en algunos casos ocasiona pérdida garantizar la veracidad de
de tiempo y aglomeración de la clientela monto registrado en la caja y,
para ser atendida. a su vez, emitir facturas al
El cobro de la venta de la mercancía cliente; de esta manera se
Área de Ventas solo es realizado por los dueños de la tendrá un mayor control de lo
empresa, esto debido a que no existe un que se vendió con respecto a
control en la caja que garantice la lo registrado en la caja.
integridad del dinero que se posee.
La factura de la venta del pedido se
realiza en forma manual en un talonario
números correlativos y se entrega solo
cuando el cliente la solicita; en algunos
casos se entrega solamente un
comprobante de caja (ticket)
dependiendo del requerimiento del
cliente.
Almacén En el almacén no existe un control de la Incluir un módulo en el
mercancía que entra y sale del mismo; sistema propuesto que
solo cuando el gerente lo solicita se permita controlar la entrada y
hace un control de manera visual de lo salida de mercancía del
que se tiene en existencia, originando almacén (fecha, cantidad,
desconfianza y errores en la veracidad tipo, mercancía), así como
de los datos y trayendo como emitir reportes oportunos y
consecuencia pérdida en las ventas o confiables acerca de los
solicitud de pedidos innecesarias o productos dentro de los
erróneas. Cabe destacar que no existe niveles de inventario que se
ningún tipo de organización en la tienen en el depósito y
mercancía dentro del almacén lo que satisfacer los requerimientos
evidentemente genera mayor dificultad de solicitud de cualquier
al momento de llevar a cabo el usuario así como también
inventario. permita mejorar la
organización del depósito y
solapar la debilidad de
desorganización de
inventario. Ej. Tipo de
mercancía, tamaño y
descripción de productos.
Se observó que no se tiene ningún tipo Diseñar un sistema de
de equipo (computadoras, archivadores) información que registre la
que resguarden la integridad de la información de los
documentación e información de los documentos de compra y
procesos relacionados con la empresa venta de mercancía, así
de forma ordenada tales como las como, los ingresos y egresos
facturas de compra pago de impuestos de la empresa. Además de
Administración municipales, cotizaciones a considerar la compra de
proveedores, patente de industria y archivadores para almacenar
comercio, así como los ingresos y todos los documentos que
egresos, lo que ocasiona pérdida de están relacionados con la
tiempo al momento de requerir alguna actividad de la empresa de
información sobre un documento; forma ordenada ayudando a
además de existir la probabilidad de su fácil ubicación cuando se
extravío de los mismos. necesite.
Cuadro 4
Registro de la observación: Herramientas Utilizadas
Aspectos
Resultados Oportunidades
Observados
La “Perfumería San Antonio, C. A.” Diseñar un Sistema de
cuenta con un talonario de números información que registre las
correlativos, para efectuar la ventas diarias (cantidad, tipo de
facturación, expedida solo cuando lo mercancía, precio) y a su vez
requiera el cliente, además de valerse que se emita una factura que
de: caja registradora, calculadora y de será entregada al cliente; esto
un cuaderno que hace las veces de permitirá un mayor control en
Área de Ventas
libro diario donde se registra el ingreso caja y el inventario, es decir,
total de las ventas del día. ¿qué es lo que entra? (dinero),
¿qué monto sale? (mercancía).
Evidentemente el tener claras
las respuestas a estas
preguntas esto ayudará a la
toma de decisiones.
Se utiliza una hoja de papel bond sin Implantar un módulo que
ningún tipo de membrete ni formato permita registrar entradas –
específico, además de valerse de salidas de mercancía, generar
calculadora, lápiz o bolígrafo. reportes eficientes y oportunos
de acuerdo a los requerimientos
(cantidad, tipo de mercancía) de
Almacén los usuarios (gerente,
empleados) al momento de la
solicitud del pedido y también
servirá para evaluar el inventario
físico con el lógico, las
ganancias y pérdidas de la
empresa.
Área de Utiliza una carpeta para llevar la Implementar módulos donde se
documentación inherente al proceso puedan registrar todas las
administrativo de la empresa (sin ventas y compras de productos,
ningún tipo de orden), posee un además de los ingresos y
cuaderno en donde se registran las egresos de la empresa y, a su
Administración
ventas totales generadas durante el vez, generar reportes
día. Cabe destacar que el detalle de los dependiendo del requerimiento
libros de contabilidad están a cargo de de los usuarios.
un contador externo.
Cuadro 5
Registro de la observación: Obtención del inventario
Aspectos
Resultado Oportunidades
Observados
El proceso para realizar el inventario Crear un sistema de información
resulta un poco complicado y tedioso que permita elaborar reportes
debido a la gran cantidad y diversidad actualizados de los niveles
de mercancía. reales de inventario con el
La herramienta utilizada no ayuda a control de la compra – venta de
efectuar el inventario de forma mercancía; de esta manera se
permanente trayendo consigo obtendrá un flujo de información
desconocimiento total de los niveles de más eficaz, optimizando la toma
inventario. de decisiones a nivel gerencial.
El proceso de inventario comienza con
la solicitud del mismo por parte del
Almacén gerente de alguna mercancía en
específico que se desea conocer, por lo
general dependiendo de los resultados
de este inventario realizado de forma
visual para luego emitirlo en un reporte
manual generará la liberación de
alguna solicitud de pedido en particular.
No existe ninguna comparación entre la
mercancía que se ha vendido y la
mercancía que existe en el almacén lo
que genera un descontrol en la
veracidad de los datos.
Cuadro 6
Registro de la observación: Confidencialidad de la Información
Aspectos
Resultado Oportunidades
Observados
Se observó que los vendedores en Diseñar un sistema de
reiteradas ocasiones le preguntaban al información que permita a los
gerente sobre la existencia de algún vendedores generar consultas
Area de Ventas producto así como el precio unitario, de existencia y precios de los
además de ofertar productos que no productos para mejorar la
existían en el inventario generando veracidad de la información.
malestar en los clientes.
Almacén No existen registros acerca de la Diseñar un módulo que registre
entrada y salida de los productos. la entrada y salida de los
Desconocimiento de los niveles reales productos para tener
de inventario de mercancía. conocimiento de los niveles de
inventario.
La documentación referente al proceso Diseñar un módulo que permita
administrativo de la empresa presenta generar reportes confiables
un desorden evidente lo que genera dependiendo de los
pérdida de tiempo al momento de su requerimientos del usuario,
solicitud, así como la posibilidad de ayudando a la toma de
extravío de cualquier documento. Los decisiones; igualmente incluir
Área de
reportes emitidos por almacén son poco archivadores para los
Inventario
confiables ya que en ocasiones se han documentos de la empresa
hecho solicitudes de pedidos (facturas, patente de industria y
innecesarias porque hay existencia de comercio, Seniat, etc).
esa mercancía en el depósito, trayendo
consigo pérdidas económicas y
malestar por parte de la gerencia.
Cuadro 7
Registro de la observación: Documentos involucrados
Aspectos
Resultado Oportunidades
Observados
Factura membretada y llenada Proponer un sistema de
manualmente, la cual se expide de información que permita la
acuerdo a la solicitud por parte del emisión de facturas por cada
cliente. venta de manera concreta y
Ticket de caja que registra el total de rápida. Establecer dentro del
Área de Ventas
cada venta. sistema de información un
módulo para ingresar cada venta
del día, mostrar un reporte
diario/mensual del ingreso
(cierre de caja).
Hoja de papel bond sin ningún tipo de Crear un sistema de información
formato ni membrete, debido a que se que permita registrar las
realiza de acuerdo a los requerimientos entradas – salidas de productos
de una mercancía específica por parte y que estos se actualicen
Almacén
de la gerencia. dependiendo de los movimientos
de la empresa generando
reportes de acuerdo a los
requerimientos.
• Factura de compra de Crear un sistema de información
mercancía. que permita llevar el control del
• Patente de industria y ingreso (dinero / mercancía),
comercio. egresos (gastos y costos) y flujo
• Documentos de las de mercancía con el fin de
Área de prestaciones sociales. organizar y disponer de esa
Administración • Pago de impuestos información cuando sea
municipales. necesario mediante emisión de
• Comprobante de pago SENIAT. reportes rápidos y oportunos.
• Cotizaciones de proveedores.
• Copia de facturas de ventas.
Cuadro 8
Registro de la observación: Responsables directos
Aspectos
Resultado Oportunidades
Observados
Esta área está compuesta por dos En esta área se generan
vendedores, quienes son los oportunidades de mejora.
Área de ventas responsables de atender al público,
despachar la mercancía y generar la
factura a los clientes.
Al igual que en el área de ventas, los Incorpora políticas de
responsables son los mismos dos administración y distribución del
empleados y son ellos los encargados inventario, así como implantar
Almacén de generar reportes del inventario un Sistema de Información que
además de controlar el orden y la permita registrar las entradas y
integridad de la mercancía que existe salidas de productos del
dentro del depósito. almacén.
El Gerente general es el encargado de Esta área no genera
supervisar, verificar, consultar, tomar oportunidades de mejora.
decisiones, realizar pedidos y controlar
Área de todo el proceso que se ejecuta dentro
Administración de la organización, aparte de controlar
los ingresos y egresos de la
organización para diariamente hacer la
evaluación final.
Cuestionario.
Propósito del cuestionario
Los datos que se recolectaron a través de éste cuestionario suministraron
información clave del proceso administrativo (ventas, compras, ingresos y egresos), y se
tomarán como base para atender las necesidades que requiere la organización. Este
cuestionario esta conformado por un grupo de preguntas cerradas dirigido al gerente
general y al personal del área de ventas (dos vendedores), ya que estos están vinculados
directamente con la investigación.
Cuadro Nº 10
Resultados (%) de la aplicaciones del Cuestionario.
Respuesta %
Pregunta Observaciones
1 2 3 4
Se puede observar que la
herramienta que se utiliza
es aquella que no tiene
ningún formato específico
1. ¿Qué herramienta se utiliza
ni apoyada en
actualmente para el manejo del 0 0 33 67
computadoras, debido, a
inventario?
que se va a basar en los
requerimientos del gerente
y se registra de manera
improvisada.
2. ¿Con qué frecuencia la compra de La orden de compra se
mercancía se pide a los proveedores? genera sin tener ningún
0 33 0 67
conocimiento de cuánto
queda en almacén.
3. ¿La compra de mercancía a los 33 33 0 33 Los tres elementos
proveedores depende de una situación consultados opinan que la
especifica? compra de mercancía
básicamente depende de la
época de año (días
festivos) que guardan
relación con el gremio y por
supuesto la demanda de
los clientes hacia los
productos del negocio.
4. ¿Cada cuánto tiempo es realizado el 0 100 0 0 El 100 % de los
inventario del almacén? consultados contestaron
que solo el inventario se
realiza cuando es requerido
por el gerente.
5. ¿Cuándo se realiza el inventario, 0 0 33 66 El tiempo que se tarda en
cuanto tiempo se invierte para realizar el inventario, es de
efectuarlo? más 3 horas, dedicando
mucho tiempo para esta
tarea por la misma
desorganización.
6. ¿Cómo es el movimiento de 100 0 0 0 El 100 % de los
mercancía que entra al negocio? consultados aseguró que el
movimiento de mercancía
es considerablemente alto.
7. ¿Conoce usted los niveles reales de 0 67 33 0 La mayoría de los
inventario que tiene en la empresa? consultados no tienen
conocimiento exacto del
inventario.
8. ¿Qué método se aplica dentro del 67 0 33 0 La mayoría de los
almacén para sacar mercancía? consultados respondieron
que utilizaban el método
primero en llegar, primero
en salir para sacar la
mercancía del depósito.
9. ¿Cómo se almacena la información 0 100 0 0 El 100 % opinó que la
que se maneja en el proceso información se llevaba en
administrativo? una carpeta sin orden
ninguno aparente.
10. ¿En dónde se lleva los registros de 0 100 0 0 El 100 % aseguró que los
los clientes que compran a crédito? clientes que adeudan
dinero a la perfumería se
llevan en un registro
manual (planillas,
formularios, facturas)
11. ¿Dónde se llevan los registros de 0 0 100 0 El 100 % dijo que el registro
los proveedores? de los proveedores se lleva
por medio de contactos
telefónicos.
12. La toma de decisiones de una 100 0 0 0 La solicitud de mercancía
solicitud de compra de mercancía, ¿De depende netamente del
quién depende? gerente general de la
perfumería.
13. ¿Cómo se hacen las proyecciones 0 0 67 33 La mayoría dijo que no se
sobre la rentabilidad de la empresa? hacia proyecciones sobre la
rentabilidad de la empresa.
En caso de realizarlo, se
basaban en elementos
empíricos.
Encuesta
Propósito de la encuesta
La encuesta esta basada en un grupo de preguntas orientada a identificar
debilidades y amenazas que serán tomadas en cuenta en el diseño del sistema propuesto.
Estuvo dirigida a la clientela de la empresa “Perfumería San Antonio”
(Aproximadamente se encuestaron 10 personas).
Cuadro 11
Modelo de Encuesta
Casi Siempre
Casi Nunca
Resultado
Siempre
A Veces
Nunca
Encuesta a los clientes de la “Perfumería San Antonio”
orientada a la detección de debilidades y amenazas.