Todo acerca de las aplicaciones

Hasta ahora, hemos visto información acerca del equipo: cómo utilizarlo y
qué hacer con él. Pero los equipos no son sólo sistemas operativos, ni incluso
archivos o carpetas o discos. También son aplicaciones: los programas que
hacen realmente que los equipos hagan las cosas que nosotros queremos que
hagan. Las aplicaciones son lo que usted ve cuando desea utilizar el equipo
para escribir, dibujar, jugar al ajedrez, aprender otro idioma, diseñar un jardín,
remodelar la cocina o refrescar cualquier cosa, desde cálculo hasta química.
A pesar de todo el trabajo que las aplicaciones pueden ayudarle a hacer, una
lección acerca de las aplicaciones no es muy útil en el sentido práctico, por la
sencilla razón de que para ayudarle a aprender a escribir, dibujar, diseñar un
jardín o resolver una ecuación, el libro tendría que suponer que en su PC hay ya
una aplicación apropiada o lista para instalar. Y desgraciadamente un libro no
puede suponer eso ni proporcionarle las aplicaciones necesarias.
Lo que esta sección puede hacer es un recorrido por los tipos de software de
aplicación más conocidos. Puede mostrarle qué apariencia tienen, cómo hacer
un uso básico de ellas y, lo que es más importante, explicarle por qué o cuándo
puede utilizarlas.

Tipos básicos de aplicaciones de escritorio

Para empezar, veamos cinco aplicaciones: procesadores de textos, hojas de
cálculo, presentaciones, bases de datos, y administración de correo electrónico
y calendarios. Estas cinco aplicaciones están muy difundidas tanto en el hogar
como en las empresas.
Microsoft Office XP es realmente un conjunto de aplicaciones, lo que
significaque es una serie de estos programas complementarios que funcionan
conjuntamente para ayudarle a realizar lo que necesita. Estos son los programas
principales que componen Office XP:
● Microsoft Word 2002, un programa de procesamiento de textos
que puede utilizar para escribir cartas, crear informes, publicar boletines,
etc.
● Microsoft Excel 2002, un programa de hoja de cálculo capaz de
realizar operaciones financieras sencillas o complejas, ordenar y analizar
datos, y crear gráficos e informes.
● Microsoft PowerPoint® 2002, un programa de gráficos de
presentación que puede utilizar para crear presentaciones con
diapositivas, exposiciones en quioscos e incluso difusión en el Web.

En este curso también se
explican otras aplicaciones
de Microsoft, como Microsoft
FrontPage, un programa para
la creación de páginas Web
de nivel profesional.
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● Microsoft Access 2002, un programa de administración de datos
relacionales que le ayuda a organizar, hacer un seguimiento, ordenar,
filtrar y generar informes de sus datos.
● Microsoft Outlook® 2002, un administrador de información y de
comunicaciones que puede utilizar para enviar y recibir correo
electrónico, organizar el calendario, y hacer un seguimiento de notas,
tareas y contactos personales y empresariales.
En esta sección se define cada tipo de aplicación de escritorio y se explica un
poco acerca de la solución de software de Microsoft para cada uno de ellos.
Software de procesamiento de textos
Los procesadores de textos necesitan poca presentación. Los utiliza para
escribir cosas. Este curso, por ejemplo. O un boletín. O la crítica de un libro.
O cualquier cosa que esté compuesta principalmente por palabras.
¿Ofrece muchas ventajas el uso de un procesador de textos? Usted apueste.
Con un procesador de textos:
● Puede dar forma y cambiar la forma de lo que dice y de su
apariencia hasta que esté 100 por cien satisfecho y, después, puede
imprimirlo.
● Nunca tiene que preocuparse por las líneas que quedan sueltas
al final de la página o en los márgenes; el programa se encarga de eso,
dividiendo las líneas y las páginas a medida que usted escribe. Todo lo
que tiene que saber es dónde termina un párrafo y dónde empieza otro
nuevo.
● Puede hacer que los títulos y encabezados sean mayores o más
oscuros que el resto del texto e incluso puede imprimirlos en otro tipo de
letra si lo desea.
● Puede imprimir tantas copias como desee y todas ellas serán
iguales; es como un “original”.
Y lo mejor de todo, nunca tendrá que utilizar un borrador.
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Aprenderá más acerca de Microsoft Word es el software de procesamiento de textos incluido en Office.
Word en las lecciones 1 a 3
de la parte III.

Examine Word, el software de procesamiento de textos de Microsoft.

Programas de hoja de cálculo
Un programa de hoja de cálculo es el equivalente electrónico de tantos libros
mayores como pueda imaginar, cada uno de ellos lleno de hojas llenas de
números. Como verá en este libro, algunas de las tareas que puede asignar a
una hoja de cálculo parecen tener muy poco que ver con el cálculo de balances
o de pérdidas y ganancias. Pero son trabajos ideales para una hoja de cálculo
debido a la forma en que un programa de ese tipo organiza y trabaja con la
información. Siempre que tenga que trabajar con números o con información
(como la hoja de notas de los alumnos, si es profesor) que queda mejor
presentada en una cuadrícula que pueda leer en horizontal y en vertical, es el
momento de empezar a pensar en utilizar una hoja de cálculo.
A diferencia de un procesador de textos, que está diseñado para trabajar con
líneas y párrafos de información, puede ver aquí que una hoja de cálculo está
diseñada para tratar “pepitas” de información que se introducen en los espacios,
conocidos como celdas, que hay a lo ancho de la hoja en filas y en vertical en la
hoja en columnas. Esta organización básica es el sello distintivo de todas las
hojas de cálculo electrónicas.
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Microsoft Excel es la respuesta de Office para el software de hoja de cálculo.

Conozca Excel: el software de hoja de cálculo de Microsoft.

Software de presentación
Si va a dar una presentación, ya no tiene que utilizar un viejo retroproyector
y rotuladores, una pizarra polvorienta o montones de papeles impresos.
El software de presentación le permite crear una presentación con diapositivas
y todas sus notas, ayudas visuales e incluso películas o sonido y difundirla a
una sala llena de gente.
El software de presentación no sólo simplifica la presentación del contenido,
sino también el diseño y la organización de la charla. Ofrece diseños, y
marcadores de posición de textos y gráficos, de forma que sólo tiene que hacer
clic y escribir para agregar su contenido. También puede agregar notas del
orador para recordarle lo que debe decir durante la presentación; ya no hacen
falta las tarjetas de notas. Y su audiencia o los alumnos no tendrán que tomar
frenéticamente notas a la vez que intentan escucharle. El software de
presentación le permite imprimir las diapositivas para dárselas a los asistentes,
de forma que tengan la presentación delante y puedan escuchar realmente lo
que usted tiene que decir.
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Aprenderá más acerca Microsoft PowerPoint es el software de presentación incluido en Office.

de PowerPoint en la
lección 1, “Creación de
presentaciones”, de la
parte V.

Microsoft PowerPoint es su respuesta para la creación de presentaciones

efectivas.
Software de base de datos
Hay programas de base de datos de varios tamaños, desde los más sencillos
hasta otros muy grandes. Por ejemplo, los gobiernos utilizan bases de datos
para hacer un seguimiento de la información: impuestos, seguridad social,
servicios sociales, etc. Este tipo de base de datos entra dentro de la categoría
“muy grande” y requiere equipos de profesionales entrenados para actualizarlas
y mantener su contenido exacto. En una escala inferior están las bases de datos
como inventarios, información de empleados y ventas que se mantienen en
grandes empresas de todo el mundo. Éstas también requieren profesionales
entrenados.
La gente utiliza bases de datos para proyectos cotidianos mucho menores.
Son muy útiles para organizar y hacer un seguimiento de cualquier conjunto
de información relacionada que desee organizar, ordenar y poder actualizar
siempre que lo desee.
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El software de base de datos que forma parte de Office se llama

Microsoft Access.

Cree su propia base de datos con Microsoft Access.

Administración de correo electrónico y calendarios
El correo electrónico es cada vez más popular para comunicarse con personas
de todo el mundo. En lugar de mantener costosas conversaciones telefónicas
con alguien que está en la otra parte del mundo, puede utilizar el correo
electrónico para enviarle de forma barata e instantánea un mensaje que
contenga imágenes, archivos o incluso un vídeo. Puede utilizar software de
correo electrónico para almacenar las direcciones y la información de contacto
de todos sus alumnos, compañeros, amigos y familiares. Puede organizar su
bandeja de entrada de correo electrónico de forma que conserve los mensajes
relacionados en carpetas y tenga un registro de las conversaciones importantes.
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Microsoft ofrece dos programas de correo electrónico: Microsoft Outlook, que

es parte de Microsoft Office, y Microsoft Outlook Express, que es un
componente de Windows XP.

Outlook Express es el software de correo electrónico que forma parte de

Windows XP.
El programa de correo electrónico que forma parte de Office se llama Microsoft
Outlook. Es un programa mucho más robusto que Outlook Express, y ofrece un
lugar para poner notas, un diario y una lista de tareas para recordarle lo que
tiene que hacer cada día. Más útil es aún la función de calendario de Outlook.
Puede utilizar el calendario para hacer un seguimiento de las reuniones de cada
día y ver o imprimir su calendario para el día, la semana o el mes. Puede
utilizar el calendario de Outlook para programar reuniones con otras personas,
adjuntar el orden del día de la reunión y reservar recursos (como salas de
conferencia) que necesitará para la reunión. Outlook también le permite crear
reuniones periódicas con la frecuencia que desee: semanal, quincenal, mensual
o anual. Y los avisos adjuntos al anuncio de cada reunión le permiten saber
cuándo se acerca una reunión o una cita. El aviso toca una campana y muestra
un cuadro de diálogo para avisarle de la reunión que se avecina.
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Utilice Microsoft Outlook para hacer un seguimiento del día y programar

reuniones con otras personas.

Hacer que las aplicaciones de escritorio funcionen

conjuntamente
Seguramente ahora ya tendrá una buena idea de las distintas capacidades que
incluye este conjunto de software que va a aprender a utilizar. Tanto si desea
trabajar con textos como con números, imágenes, contenido Web o datos, hay
un programa en Office XP creado para hacer lo que usted desee. Cualquiera
que sea el tipo de resultado que necesite (un informe, una página Web, una hoja
de cálculo, una base de datos, una presentación o una campaña de correo
electrónico), lo más probable es que Office XP tenga la herramienta para
ayudarle en su trabajo.
He aquí algunas formas en que puede utilizar Office XP:
● Puede crear un boletín en Word, convertirlo a contenido Web con
FrontPage y enviar una versión por correo electrónico mediante Outlook
o Outlook Express.
● Puede almacenar toda la información de los libros de su biblioteca
personal en una base de datos de Access y hacer un seguimiento de los
libros que ha comprado o tomado prestados en Excel. Puede hacer un
envío de correo masivo a sus amigos mediante la función de combinar
correspondencia de Word.
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● Si es profesor, puede crear un sitio Web de la escuela de nivel

profesional mediante FrontPage, redactar la carta anual para los padres
en Word e importar los gráficos creados en Excel para representar la
situación financiera de la escuela.
● Puede utilizar Outlook como ayuda para organizar su calendario,
programar reuniones con sus compañeros, hacer un seguimiento de la
información de los clientes, asignar tareas (para usted y para otras
personas), agregar notas a los documentos revisados y administrar la
lista de contactos, siempre en crecimiento.

Sugerencia
El mejor uso de Office XP es, por supuesto, cualquier cosa que piense
hacer con él. ¿Cómo le ayudarán las aplicaciones de Office XP en su
trabajo cotidiano? El pensar en las tareas que realiza manualmente o con
otro programa y preguntarse cómo le gustaría mejorar o simplificar esas
tareas puede ayudarle a sacar el máximo partido de Office a medida que
avanzamos en el curso.

Una de las mayores ventajas de utilizar Office XP como un conjunto de

aplicaciones es la forma sencilla en que puede utilizar los programas
conjuntamente. Los programas individuales están tan estrechamente integrados
que puede mover datos de Word a Excel a PowerPoint a Access en cuestión de
segundos. Puede modificar una tabla en Word y hacer que su información, que
procedía originalmente de Excel, se actualice automáticamente. Puede crear
una página Web en FrontPage, hacer algunos cambios en Word y volverlos a
llevar a FrontPage, todo ello de manera sencilla, sin trucos ni conversiones de
formato de los que preocuparse.
Y no sólo sus datos y cifras se transfieren fácilmente de una aplicación a otra,
sino que sus conocimientos de las distintas funciones compartidas por los
programas también son transferibles. Desde la apariencia básica de la pantalla
hasta el uso del sistema de Ayuda para guardar, imprimir, cambiar nombre y
eliminar archivos, la similitud entre las aplicaciones reducirá su curva de
aprendizaje y le dará un punto de partida cada vez que utilice un programa nuevo.

Aplicaciones Web: cómo funciona el Web

El World Wide Web es un lugar apasionante. Cada día hay más información y
servicios disponibles en el Web. Muchos de estos servicios le simplifican la
vida, ya que puede realizar tareas diarias desde su equipo sin tener que conducir
a la otra parte de la ciudad. En esta sección se describen algunos ejemplos de
aplicaciones Web y cómo el Web puede trabajar para usted.
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Herramientas de búsqueda
Puede encontrar de todo en el Web, o eso parece. Y una de las razones por
lasque puede encontrar información es la abundancia de herramientas de
búsqueda. Yahoo, Google, MSN y otras son excelentes herramientas de
búsqueda que le permiten escribir simplemente una descripción de lo que desea
buscar y recibir una lista de posibles sitios relacionados. Reducir esa lista y
encontrar lo que desea es ya un arte. Si su búsqueda es demasiado amplia,
puede recibir literalmente millones de vínculos a información. En las lecciones
1 a 3 de la parte VI se ofrecen algunas sugerencias de cómo buscar de manera
efectiva en el Web.
Aplicaciones de compra
El Web puede considerarse el mayor centro comercial del mundo. Si desea
comprar algo, ya sea ropa, libros o un coche nuevo, seguramente hay alguien en
el Web que lo vende. Muchas tiendas mantienen un sitio Web además de su
catálogo o sus tradicionales escaparates. De hecho, comprar en el Web es similar
a comprar algo de un catálogo. El Web suele permitir el acceso al catálogo de
productos de la tienda y usted puede comprar lo que desee directamente en el
sitio Web o puede llamar a un número gratuito y realizar su pedido con un
vendedor, como si estuviera comprando a través de un catálogo en papel.
Seguridad
El pedido de artículos desde el Web utilizando una tarjeta de crédito es un
método rápido y razonablemente seguro. Al contrario de lo que se dice por ahí,
es bastante difícil que alguien intercepte el número de su tarjeta de crédito
cuando entra en un sitio Web seguro. El número de su tarjeta de crédito está
cifrado cuando lo envía el equipo y, aunque lo interceptaran, sería muy difícil
de descifrar. Una vez completada la transacción, el número de tarjeta puede
pasar a formar parte de los registros de la tienda y entonces puede ser
vulnerable si alguien lo roba junto con otros números de tarjetas de crédito.
Pero eso mismo puede ocurrir cuando utiliza una tarjeta de crédito en una
tienda tradicional o cuando hace un pedido a través de un catálogo de compra
por correo. Es decir, siempre y cuando trabaje con una empresa que conozca y
en la que confíe, la compra en Internet no es más peligrosa que utilizar su
tarjeta de crédito en una tienda tradicional.
Viajes
Si está organizando unas vacaciones o cualquier tipo de viaje, el Web tiene
muchas aplicaciones diferentes que pueden ayudarle con todos los detalles.
Si está conduciendo puede buscar su destino, obtener mapas adaptados al tipo
de conducción que prefiera (autopistas principales, carreteras pintorescas,
rutas más cortas, etc.) o buscar cosas que hacer y ver durante el camino.
Con frecuencia también puede hacer las reservas necesarias en hoteles y
otros lugares del camino.
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En el caso de viajes aéreos y por otros medios, varios sitios Web son agencias
de viajes virtuales. Estos sitios pueden ayudarle a encontrar el billete aéreo más
barato, hacer reservas en aviones, buscar y hacer reservas en hoteles, reservar
coches y hacer todas las gestiones de su viaje.
Banca en línea
Una aplicación Web en crecimiento es la banca y las finanzas en línea.
El Web es un método perfecto para tener acceso a sus finanzas personales
y controlarlas. Cada vez más bancos e instituciones financieras están
implementando la banca en línea. La banca en línea le permite administrar
todas sus finanzas personales desde su equipo. Puede emitir cheques, transferir
fondos y administrar sus cuentas las 24 horas del día, los 7 días de la semana,
sin abandonar la comodidad de su casa o de la oficina.
La banca en línea es bastante sencilla de utilizar. Por ejemplo, para pagar
facturas tiene acceso a su cuenta y a la aplicación de pago de facturas. Escribe
la información del beneficiario (normalmente sólo una vez, ya que el sistema
recordará esta información automáticamente), el importe que desea pagar y la
fecha de vencimiento de la factura. Cuando se aproxime la fecha de vencimiento,
el dinero se transferirá electrónicamente para pagar la factura o el banco
imprimirá un cheque real y lo enviará por correo en su nombre a su proveedor.
Esto le permite pagar todas las facturas cuando le venga bien, pero los
fondos no saldrán de su cuenta hasta que no sea la fecha de vencimiento de
las facturas. Con el tiempo esto puede ahorrarle dinero, especialmente si recibe
intereses por su cuenta. También puede comprobar el estado de sus cuentas en
cualquier momento que desee, de forma que sepa exactamente qué facturas hay
que pagar próximamente y qué fondos tiene disponibles en cada momento.
Entretenimiento
El Web es una fuente de entretenimiento asombrosa. Hay sitios que abarcan
virtualmente todas las aficiones o intereses que pueda tener (y si no existe,
usted puede crear uno). Puede obtener información acerca de cómo realizar
su último proyecto o ideas para el próximo proyecto.
Una de las áreas que está creciendo constantemente es el juego en línea.
Puede tener acceso a sitios Web donde puede participar en su juego informático
favorito y competir con jugadores de todo el mundo.
Noticias
Muchos periódicos tienen una edición electrónica gratuita. Puede tener acceso
a las últimas noticias y leerlas. Es posible que los artículos se publiquen en el
Web antes de llegar a la TV, a la radio o a los periódicos impresos. Los
artículos en Internet pueden ser sólo de texto o pueden contener imágenes,
audio e incluso segmentos de vídeo completos.