PARTE V

Presentaciones y
PowerPoint
 2

LECCIÓN 1

Creación de
presentaciones
Una vez completada esta lección, podrá:
 Iniciar Microsoft PowerPoint.
 Explorar la ventana de PowerPoint.
 Elegir un método para iniciar una presentación.
 Crear una presentación mediante un asistente.
 Guardar una presentación.

Con Microsoft® PowerPoint® puede crear presentaciones generales, notas del

orador, documentos para distribuir para los asistentes y esquemas, todo ello en
un único archivo de presentación. PowerPoint incluye eficaces herramientas
que facilitan la creación y organización de presentaciones paso a paso.
Por ejemplo, suponga que usted es el vicepresidente de ventas de la empresa
de relaciones públicas Contoso, Ltd. y es responsable de elaborar un nuevo
programa de aprendizaje para los empleados. El presidente de Contoso le ha
pedido que cree una breve presentación para describir el proyecto en la junta
anual de accionistas.
En esta lección aprenderá a iniciar PowerPoint, explorará la ventana de
PowerPoint, elegirá un método para iniciar una presentación, creará una
presentación con el Asistente para autocontenido y guardará su trabajo.
No necesitará ningún archivo de prácticas para esta lección. En su lugar, creará
todos los archivos y las carpetas que necesite en el transcurso de esta lección.

Inicio de Microsoft PowerPoint

Después de instalar PowerPoint y los archivos de prácticas ya puede iniciar
PowerPoint. Como ocurre con otros programas, hay varias formas de iniciar
PowerPoint. Una forma consiste en utilizar el botón Inicio de la barra de tareas.
En este ejercicio iniciará PowerPoint.
1 En la barra de tareas, haga clic en Inicio.
Aparecerá el menú Inicio.
2 En el menú Inicio, seleccione Todos los programas.
Aparecerá el menú Programas, que muestra todos los programas
que hay en la unidad de disco duro, incluyendo Microsoft
PowerPoint. Una parte del menú Programas debe ser similar
a la que se muestra en la ilustración siguiente.
 3

Si ha instalado
PowerPoint 2002 como un
programa independiente,
puede que su menú
sea distinto.

3 Haga clic en el icono de Microsoft PowerPoint para iniciar PowerPoint.

Sugerencia
También puede iniciar PowerPoint si crea un icono de acceso directo al
mismo en el escritorio de Windows. Basta con hacer doble clic en el icono de
un acceso directo para iniciar su programa asociado. Para crear un acceso
directo, haga clic en el botón Inicio, seleccione Todos los programas, haga
clic con el botón secundario del mouse (ratón) en Microsoft PowerPoint,
seleccione Enviar a y haga clic en Escritorio (crear acceso directo).
Un acceso directo del escritorio se representa mediante un icono con una
flecha curva en su esquina izquierda.

Exploración de la ventana
de PowerPoint
Cuando Microsoft PowerPoint se abre, muestra la ventana de programa. Una
ventana es un área de la pantalla que se utiliza para mostrar una ventana de
programa o de presentación de PowerPoint. La ventana de presentación es el
lienzo electrónico en el que se escribe texto, se dibujan formas, se crean gráficos,
se agrega color y se insertan objetos. Como ocurre con todos los programas de
Microsoft Windows XP, puede ajustar el tamaño de las ventanas de PowerPoint y
de presentación con los botones Minimizar y Restaurar/ Maximizar, y puede
cerrar la ventana de PowerPoint o de presentación con el botón Cerrar.

Cuando las barras de
herramientas Estándar y
Formato comparten una
misma fila, no puede ver
todos los botones, pero
puede tener acceso a otros
botones si hace clic en la
flecha hacia abajo de
Opciones de barra de
herramientas que hay al final
de la barra de herramientas.
Puede desactivar la
característica de menús
personalizados para que
todos los comandos
aparezcan siempre en los
menús. En el menú
Herramientas, haga clic en
Personalizar, haga clic en la
ficha Opciones, desactive la
casilla de verificación
Mostrar primero los últimos
comandos usados y haga
clic en Cerrar.
4
En la parte superior de la ventana de PowerPoint están los menús y los botones
que se utilizan para realizar las tareas de presentación más frecuentes. Puede
aparecer otra fila de botones a lo largo de la parte izquierda y en la parte inferior
de la pantalla. Los menús son listas de comandos u opciones disponibles en
PowerPoint. Los botones que usted ve están organizados en barras de
herramientas. Los botones de barra de herramientas son accesos directos a
comandos de menú y herramientas de formato que se utilizan con frecuencia.
Basta con hacer clic en la barra de herramientas apropiada para tener acceso
rápido a tareas como dar formato a texto y guardar una presentación.
Opciones de barra de herramientas
Las barras de herramientas Estándar y Formato están situadas justo debajo
de la barra de menús. La primera vez que se inicia PowerPoint, las barras de
herramientas Estándar y Formato aparecen en la misma fila para ahorrar espacio
en la ventana. En las barras de herramientas sólo aparecen los comandos que se
utilizan con más frecuencia. Las barras de herramientas de su equipo pueden
mostrar botones diferentes de los que aparecen en las ilustraciones de esta
lección. Para ver el resto de los comandos de una barra de herramientas, haga clic
en la flecha hacia abajo de Opciones de barra de herramientas, que se muestra
en el margen. Una vez que utilice un botón de la lista Opciones de barra de
herramientas, reemplazará a un botón utilizado con menos frecuencia en la parte
visible de la barra de herramientas. En este libro, si se le indica que haga clic en
un botón y no lo ve, haga clic en la flecha hacia abajo de Opciones de barra de
herramientas para ver todos los botones de la barra.
PowerPoint utiliza barras de herramientas y menús personalizados. Cuando
haga clic en un nombre de menú, aparecerá un menú abreviado con los
comandos que utiliza con más frecuencia. Para ver el menú completo, puede
dejar el puntero sobre el nombre de menú durante varios segundos, hacer
doble clic en el nombre de menú o bien hacer clic en el nombre de menú y, a
continuación, hacer clic en la pequeña flecha doble situada en la parte inferior
del menú abreviado. Cuando aparezca el menú completo, los comandos que no
se veían en el menú abreviado aparecerán en color gris claro.
Panel Esquema/Diapositivas
La vista predeterminada, la Normal, consta de tres paneles:
Esquema/Diapositivas, Diapositiva y Notas. El panel Esquema/Diapositivas
contiene fichas que le permiten alternar entre ver el esquema del texto de la
diapositiva (la ficha Esquema) y ver una lista de las diapositivas de la
presentación como miniaturas (la ficha Diapositivas). El panel Diapositiva
muestra la diapositiva tal y como aparecerá en la presentación. El panel Notas
es donde se introducen las notas para el orador. Puede cambiar el tamaño de
cualquiera de los paneles si arrastra la barra de color gris que los separa.
 5

Panel de tareas
En la parte derecha de la ventana de PowerPoint está el panel de tareas, como se
muestra en la ilustración siguiente. El panel de tareas muestra comandos y
funciones que utiliza con frecuencia cuando trabaja con presentaciones. Los
paneles de tareas le permiten trabajar con comandos sin necesidad de mostrar
menús o utilizar botones de barra de herramientas. Algunos paneles de tareas
aparecen automáticamente. Por ejemplo, el panel de tareas Nueva presentación se
abre junto con PowerPoint cada vez que se inicia el programa. Otros paneles de
tareas se muestran como respuesta a una solicitud específica. Por ejemplo,
cuando indica a PowerPoint que desea insertar una imagen prediseñada se abre el
panel de tareas Insertar imagen prediseñada para ayudarle a buscar una imagen.

Para abrir el panel de tareas Puede cambiar rápidamente de un panel de tareas a otro si hace clic en la flecha
manualmente, haga clic en hacia abajo de Paneles de tareas adicionales en cualquier panel de tareas para
Panel de tareas en el menú ver los otros paneles de tareas. Cuando haya terminado de utilizar un panel de
Ver. Este comando abrirá el
panel de tareas si está oculto
tareas, haga clic en su botón Cerrar para ocultarlo.
o lo cerrará si está abierto.

En la parte inferior del panel Esquema/Diapositivas hay botones de vista que le

permiten ver las diapositivas de la presentación de distintas formas. La primera
vez que abre PowerPoint, la presentación se muestra en la vista Normal.
Aparecen mensajes en la parte inferior de la ventana, en un área llamada la
barra de estado. Estos mensajes describen lo que está viendo y haciendo
en la ventana de PowerPoint mientras trabaja en ella.

Puede activar y desactivar la
Información de pantalla para
barras de herramientas. En el
menú Herramientas, haga
clic en Personalizar, haga
clic en la ficha Opciones,
desactive la casilla de
verificación Mostrar
información de pantalla en
las barras de herramientas
y haga clic en Cerrar.
También puede ver el menú
expandido si hace clic en el
menú y espera unos
segundos hasta que
aparezca el menú.
6
Para obtener más información acerca de los distintos elementos de la pantalla,
puede hacer que se muestre una Información de pantalla. Haga clic en el
comando ¿Qué es esto? del menú Ayuda y, después, haga clic en el elemento
acerca del que desee más información. Aparecerá un cuadro con más
información acerca del elemento. Para ver una Información de pantalla para un
botón de barra de herramientas, sitúe el puntero sobre el botón sin hacer clic
en él; aparecerá una Información de pantalla que indica el nombre del botón,
como se muestra en el margen.
Información de pantalla
En este ejercicio personalizará el menú Ventana y verá una Información de
pantalla para un botón.
1 En la barra de menús, haga clic en Ventana.
Aparecerá el menú Ventana.
2 Haga clic en las flechas situadas en la parte inferior del menú
Ventana para ver el menú expandido.
Aparecerá el menú expandido.
3 Haga clic en Panel siguiente.
4 En la barra de menús, haga clic de nuevo en Ventana.
Observe que Panel siguiente aparece ahora en el menú Ventana.
PowerPoint ha personalizado su menú Ventana.
Ficha Diapositivas
En este ejercicio verá la ficha Diapositivas y utilizará el menú Paneles de tareas
adicionales.
1 Sitúe el puntero sobre el icono de la diapositiva en la ficha
Diapositivas del panel Esquema/Diapositivas.
Cuando sitúe el puntero sobre el icono aparecerá una Información
de pantalla.
2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Paneles de tareas adicionales.
Se abrirá el menú Paneles de tareas adicionales.
3 Haga clic en cualquier lugar vacío de la ventana de PowerPoint.
Se cerrará el menú Paneles de tareas adicionales y el panel de
tareas Nueva presentación seguirá abierto.
 7

Elección de un método para iniciar

una presentación
El panel de tareas Nueva presentación puede ayudarle a trabajar con
presentaciones existentes y a crear presentaciones nuevas. Si ya ha creado
una presentación, el nombre de la misma aparecerá en la sección Abrir una
presentación del panel de tareas. Si desea crear una presentación nueva, puede
empezar a agregar texto a la presentación en blanco en el panel Diapositiva o
puede utilizar las opciones de la sección Nuevo del panel de tareas.
● Haga clic en Presentación en blanco para empezar una
presentación nueva desde el principio.
● Haga clic en De plantilla de diseño para aplicar una de las plantillas
de diseño de PowerPoint a una nueva presentación en blanco.
● Haga clic en Del Asistente para autocontenido para que
PowerPoint le ayude con el contenido de la presentación
y con el diseño.

Creación de una presentación

mediante un asistente
La creación de una presentación con el Asistente para autocontenido puede
ahorrarle tiempo ayudándole a organizar y escribir la presentación. El asistente
le guía por un proceso paso a paso y le pregunta información acerca de la
presentación, empezando por la diapositiva de título, que es la primera
diapositiva de la presentación.
En este ejercicio creará una presentación utilizando el Asistente para
autocontenido.
1 En el panel de tareas Nueva presentación, haga clic en Del
Asistente para autocontenido en la sección Nuevo.
Se cerrará el panel de tareas Nuevas presentación y se abrirá el
cuadro de diálogo Asistente para autocontenido, que muestra la
pantalla Inicio. En la parte izquierda del cuadro de diálogo hay una
lista de las pantallas del asistente.

Sugerencia
Si aparece el Ayudante de Office, haga clic en No, no me proporcione
ayuda en este momento en la pantalla de ayuda.
 8

2 Lea la introducción y haga clic en Siguiente.

Aparecerá la segunda pantalla del Asistente para autocontenido y
el cuadrado situado junto a Tipo de presentación a la izquierda del
cuadro de diálogo cambiará al color verde para indicar que se trata
de la pantalla actual. El Asistente para autocontenido le pedirá que
seleccione un tipo de presentación. Para ayudarle a identificar
rápidamente los tipos de presentación, el asistente organiza las
presentaciones por categoría.
3 Haga clic en Proyectos.
4 En la lista de la derecha, haga clic en Información general
del proyecto.

5 Haga clic en Siguiente.

El Asistente para autocontenido le pedirá ahora que seleccione un
tipo de medio para la presentación.
6 Si es necesario, haga clic en la opción Presentación en pantalla
para seleccionar ese tipo de presentación.
7 Haga clic en Siguiente.
En los pasos de este libro, la El Asistente para autocontenido le pedirá ahora que introduzca
negrita indica texto que usted información para la diapositiva de título y la información del pie de
debe escribir exactamente
como aparece. Si comete
página que se incluirá en cada diapositiva.
algún error mientras escribe
8 Haga clic en el cuadro Título de la presentación, escriba Nuevo
esa información, presione
Retroceso para eliminar el programa de aprendizaje de empleados y presione Tab.
error y escriba el texto
correcto.
9 En el cuadro Pie de página, escriba Contoso, Ltd.

Si desea cambiar cualquier
dato introducido previamente,
haga clic en el botón Atrás.
Casi todos los cuadros de
diálogo incluyen un botón de
signo de interrogación en la
esquina superior derecha de
su ventana. Cuando hace clic
en este botón y después
hace clic en cualquier
control del cuadro de diálogo,
aparece una ventana de
Ayuda que explica qué es el
control y cómo utilizarlo.
9
10 Compruebe que las casillas de verificación Fecha de la última
actualización y Número de diapositiva están activadas.
11 Haga clic en Siguiente y, después, haga clic en Finalizar.
La ventana de presentación de PowerPoint aparecerá con el
contenido proporcionado por el Asistente para autocontenido
en forma de esquema en la ficha Esquema del panel Esquema/
Diapositivas y la diapositiva de título en el panel Diapositiva.
El nombre que aparece en la diapositiva de título es el nombre
del usuario registrado.
Guardar una presentación
El trabajo que ha realizado hasta ahora sólo se ha almacenado en la memoria
temporal del equipo. Para guardar su trabajo de manera que pueda usarlo más
adelante, debe asignar un nombre a la presentación y almacenarla en la unidad
de disco duro del equipo.
La primera vez que guarda una presentación nueva, aparece el cuadro de
diálogo Guardar como al elegir el comando Guardar. En el cuadro de diálogo
Guardar como puede asignar nombre a la presentación y elegir dónde desea
guardarla. Después de asignar nombre a una presentación, puede guardar los
cambios realizados si hace clic en el botón Guardar de la barra de herramientas
Estándar o si selecciona Guardar en el menú Archivo. Es decir, la versión más
reciente sobrescribe la versión original. Si desea conservar ambas versiones,
puede elegir el comando Guardar como del menú Archivo para guardar la
nueva versión con un nombre distinto.

La barra Sitios que aparece
en el lado izquierdo del
cuadro de diálogo Guardar
como ofrece un acceso
cómodo a las ubicaciones
utilizadas con frecuencia
para guardar archivos.
Para crear una presentación
nueva a partir de diapositivas
existentes, haga clic en
Archivo en la barra de
menús, haga clic en Guardar
como, escriba un nuevo
nombre en el cuadro
Nombre de archivo y haga
clic en Guardar.
Si su disco duro utiliza una
letra distinta de C, sustituya
la C por la letra de unidad
apropiada.
10
En este ejercicio guardará una presentación.
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar.
PowerPoint mostrará el cuadro de diálogo Guardar como, como se
muestra en la siguiente ilustración. El texto del cuadro situado junto
a la etiqueta Nombre de archivo estará seleccionado, de forma que
pueda escribir un nombre para la presentación.
2 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Informe de aprendizaje
para empleados de Contoso Pres 01.
La palabra Pres del nombre de archivo es una abreviatura de
Presentación.
3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar en y, después, haga
clic en la unidad C.
4 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en
las carpetas Practice, Part V y Lesson01 sucesivamente.
5 Haga clic en Guardar o presione Entrar para guardar la presentación.
El nombre de la barra de título cambiará de Presentación1 a
Informe de aprendizaje para empleados de Contoso Pres 01.
Sugerencia
PowerPoint guarda las presentaciones para poder recuperarlas en caso de
que el programa deje de responder o haya un corte del suministro eléctrico.
PowerPoint guarda los cambios en un archivo de recuperación basándose
en las opciones indicadas en las funciones de guardar Autorrecuperación.
En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, haga clic en la ficha
Guardar, active la casilla de verificación Guardar información de
Autorrecuperación cada, especifique el período de tiempo en que desee
guardar y haga clic en Aceptar.
 11

Resumen de la lección
En esta lección ha aprendido a iniciar PowerPoint, explorar la ventana de
PowerPoint, elegir un método para iniciar una presentación, crear una
presentación con el Asistente para autocontenido y guardar una presentación.
Si va a proseguir con la siguiente lección:
● En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. Si PowerPoint le pregunta
si desea guardar los cambios, haga clic en Sí.
PowerPoint guardará los cambios y cerrará la presentación.
Si no va a proseguir con otras lecciones:
● Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha
de la ventana de PowerPoint. Si PowerPoint le pregunta si desea
guardar los cambios, haga clic en Sí.
PowerPoint guardará los cambios, cerrará la presentación y saldrá.

Ejercicio corto
1 ¿Qué formas hay de iniciar una sesión de PowerPoint?
2 ¿Cómo se crea una presentación mediante un asistente?
3 ¿Cómo puede guardar dos versiones del mismo archivo?

Resumen de conceptos
Ejercicio 1: su jefe le pide que cree un plan comercial. Para ayudarle a
empezar, utilice el Asistente para autocontenido con el fin de crear la nueva
presentación. Cree una presentación en pantalla de plan comercial con el título
Plan comercial y el pie de página Contoso, Ltd. Guarde la presentación como
Plan comercial en la carpeta Part V, Lesson01 situada en la carpeta Practice.
Ejercicio 2: trabaja para una empresa de servicios llamada A. Datum
Corporation que personaliza sistemas para pequeñas empresas. Su empresa
esperaba ganar un contrato para suministrar 25 equipos nuevos a una escuela
local, pero otra empresa de su área ofreció condiciones más ventajosas. Utilice
la plantilla Comunicación de malas noticias del Asistente para autocontenido
con el fin de comunicar ese hecho a los demás empleados. Modifique el
contenido sugerido de las diapositivas de acuerdo con su situación. Guarde
la presentación con el nombre Malasnoticias en la carpeta Part V, Lesson01
que se encuentra en la carpeta Practice.
 12

Ejercicio 3: A. Datum Corporation, su empresa, no quiere perder más

contratos. Su jefe ha convocado una reunión de ventas y desea que usted
elabore una presentación que ayude al personal de ventas a centrarse en los
servicios y los puntos fuertes de A. Datum Corporation. Utilice la plantilla
Venta de un producto o servicio del Asistente para autocontenido y personalice
las diapositivas para explicar las necesidades de los clientes de A. Datum
Corporation y cómo A. Datum Corporation puede resolver sus estrategias de
precio y servicio al cliente. Guarde la presentación con el nombre Venta en la
carpeta Part V, Lesson01 que se encuentra en la carpeta Practice y déjela
abierta para el próximo ejercicio.
LECCIÓN 2

Trabajo con
presentaciones
Una vez completada esta lección, podrá:
 Crear una nueva presentación mediante una plantilla de diseño.
 Introducir texto en el panel Diapositiva.
 Crear una diapositiva nueva.
 Introducir texto en la ficha Esquema.
 Insertar diapositivas de otras presentaciones.
 Reorganizar diapositivas en la vista Clasificador de diapositivas.
 Crear una carpeta para almacenar una presentación.
 Mostrar diapositivas en la vista Presentación con diapositivas.
 Personalizar PowerPoint.

Para trabajar de manera eficiente con Microsoft® PowerPoint® necesita

familiarizarse con las características más importantes del producto. En la
lección anterior aprendió a crear una presentación con el Asistente para
autocontenido, cambiar el texto del título y de los párrafos, cambiar de vista,
pasar de una diapositiva a otra, guardar una presentación y utilizar opciones
de yuda de PowerPoint.
Después de crear una presentación de informe del progreso del programa de
aprendizaje para los empleados de Contoso, Ltd, decide utilizar PowerPoint
para desarrollar el contenido del programa. El próximo paso consiste en iniciar
una presentación nueva y desarrollar el contenido para la primera sesión de
aprendizaje, “Captar nuevos clientes”. Su director de ventas le ha dado varias
diapositivas para que las incluya en la presentación.
En esta lección aprenderá a iniciar una presentación nueva mediante
una plantilla de diseño, introducir texto en las diapositivas, crear nuevas
diapositivas, introducir texto en la ficha Esquema, insertar diapositivas
de otras presentaciones y reorganizar diapositivas.
Para completar los procedimientos de esta lección tendrá que crear una
presentación nueva a partir de una plantilla de diseño. Utilice el archivo 02 PPT
Lesson de la carpeta Part V, Lesson02, en la carpeta Practice del disco duro.
 14

Creación de una presentación nueva

a partir de una plantilla de diseño
Además de empezar una presentación con el texto de ejemplo proporcionado
por el Asistente para autocontenido como hizo en la lección 1, también puede
iniciar una presentación nueva sin que PowerPoint inserte ningún texto de
ejemplo. Puede elegir una plantilla de diseño o una presentación en blanco. Una
plantilla de diseño es una presentación con un formato y una combinación de
colores diseñados de forma profesional a la que sólo necesita agregar texto.
Puede utilizar una de las plantillas de diseño suministradas con PowerPoint o
puede crear su propia plantilla.
En este ejercicio iniciará una presentación nueva con una plantilla de diseño.
1 Si salió de PowerPoint al final de la lección anterior, vuelva a iniciar
ahora PowerPoint.
2 En el menú Ver, haga clic en Panel de tareas si es necesario para
ver el panel de tareas Nueva presentación.
3 En el panel de tareas Nueva presentación, haga clic en De plantilla
de diseño.
Aparecerá el panel de tareas Estilo de la diapositiva con diversas
plantillas de diseño por orden alfabético.

Sugerencia
Para crear una presentación en blanco o una presentación utilizando el
Asistente para autocontenido, abra el panel de tareas Nueva presentación
y haga clic en Presentación en blanco o en Asistente para autocontenido.
Las plantillas que se muestran en el panel de tareas Estilo de la diapositiva
son las mismas que las que usa el Asistente para autocontenido.

4 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, seleccione una

plantilla de diseño.
El nombre de la plantilla de diseño aparecerá como una
Información de pantalla y aparecerá una flecha hacia abajo en la
parte derecha del diseño.
5 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, haga clic en la flecha
hacia abajo que hay en la parte derecha de la plantilla de diseño.
Aparecerá un menú con comandos que le permiten aplicar la
plantilla de diseño a toda la presentación o a determinadas
diapositivas, o cambiar el tamaño de las plantillas de diseño de
vista previa en el panel de tareas Estilo de la diapositiva.
 15

6 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, arrastre el cuadro

de desplazamiento hacia abajo hasta que aparezca el estilo Arce;
después, haga clic en el estilo Arce.
El estilo Arce se aplicará a la diapositiva en blanco en el panel
Diapositiva.

7 Haga clic en el botón Cerrar del panel de tareas Estilo de la

diapositiva para cerrarlo.

Introducción de texto en el panel

Diapositiva
Para agregar texto a una presentación, incluyendo títulos y subtítulos, puede
introducirlo en el panel Diapositiva o bien en la ficha Esquema en la vista
Normal. El panel Diapositiva le permite introducir texto en una diapositiva
mediante un método visual, mientras que la ficha Esquema le permite
introducir texto mediante un método de contenido. El panel Diapositiva,
que muestra el diseño Diapositiva de título, incluye dos cuadros de texto
denominados marcadores de posición de texto. El cuadro superior es un
marcador de posición para el texto del título de la diapositiva. El cuadro
inferior es un marcador de posición para el texto del subtítulo de la diapositiva.
Después de introducir texto en un marcador de posición, éste se convierte en un
objeto de texto; es decir, en un cuadro que contiene texto de una diapositiva.
 16

En este ejercicio pondrá título a una diapositiva y agregará un subtítulo.

1 Si es necesario, haga clic en la ficha Esquema en el panel
Esquema/Diapositivas.
2 En el panel Diapositiva, haga clic en el marcador de posición de
texto Haga clic para agregar título.
Aparecerá un cuadro de selección alrededor del marcador de
posición para indicar que éste está preparado para que usted
introduzca o modifique texto. Desaparecerá el texto del marcador
de posición y aparecerá un punto de inserción parpadeante.

Si comete algún error 3 Escriba Captar nuevos clientes.

mientras escribe, presione Observe que el texto aparecerá en la ficha Esquema al mismo
Retroceso para eliminar el tiempo.
error y escriba el texto
correcto. 4 Haga clic en el marcador de posición del texto Haga clic para
agregar subtítulo.
Se anulará la selección del objeto de título y se seleccionará el
objeto de subtítulo.
5 Escriba Su nombre y presione Entrar.
6 Escriba Contoso, Ltd.
La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra
en la siguiente ilustración:
 17

Creación de una nueva diapositiva

Hay dos formas de agregar más diapositivas a una presentación rápida y
fácilmente: hacer clic en el botón Nueva diapositiva de la barra de herramientas
Formato que aparece justo encima del panel de tareas o hacer clic en el
comando Nueva diapositiva del menú Insertar. Cuando utiliza cualquiera de
estos métodos, PowerPoint inserta la nueva diapositiva en la presentación
inmediatamente después de la diapositiva actual y muestra el panel de tareas
Diseño de la diapositiva con 27 estilos de diapositiva prediseñados, de los que
podrá aplicar uno a la nueva diapositiva. Para seleccionar un diseño, haga clic
en él en el panel de tareas Diseño de la diapositiva. Aparecerá el título del
diseño de diapositiva seleccionado cuando deje descansar el mouse (ratón)
sobre cada opción.
Los diseños de diapositiva le permiten crear diapositivas con determinadas
apariencias y funciones. Por ejemplo, puede elegir un diseño que muestre
únicamente un título en una diapositiva o uno que ofrezca marcadores de
posición para un título y un gráfico.
En este ejercicio creará una nueva diapositiva e introducirá texto en ella.
1 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Nueva
diapositiva.
Aparecerá el panel de tareas Diseño de la diapositiva. PowerPoint
agregará una nueva diapositiva vacía después de la diapositiva
actual en el panel Diapositiva y creará un nuevo icono de
diapositiva en la ficha Esquema. PowerPoint aplicará el estilo de
diapositiva predeterminado Título y texto (un título y una lista con
viñetas) a la nueva diapositiva. En la barra de estado se mostrará
Si empieza a escribir en una
diapositiva vacía sin haber
Diapositiva 2 de 2.
seleccionado primero un
2 Escriba Elaborar un plan.
marcador de posición,
PowerPoint introducirá el Observe que la nueva diapositiva y el nuevo título aparecen en el
texto en el objeto de título. panel Esquema cuando los crea en el panel Diapositiva.
PowerPoint le permite trabajar directamente en el panel Diapositiva
y en la ficha Esquema para que introduzca sus ideas.
3 Cierre el panel de tareas Diseño de la diapositiva.

Para agregar texto de párrafo
a la diapositiva 2 en lugar de
comenzar una diapositiva
nueva, tiene que cambiar el
nivel de esquema de título
de diapositiva a una viñeta.
18
Introducción de texto en la ficha
Esquema
La ficha Esquema muestra el texto de la presentación en forma de esquema,
como si hubiera escrito el texto utilizando la vista Esquema de Microsoft
Word 2002. El panel Esquema le permite introducir y organizar el título y el
texto de los párrafos de todas las diapositivas de una presentación. En la ficha
Esquema, el texto del título de la diapositiva aparece a la derecha de cada icono
de diapositiva y el texto de los párrafos aparece bajo cada título, sangrado un
nivel. Para introducir texto en la ficha Esquema, haga clic en el lugar donde
desea que comience el texto y empiece a escribir. Mientras trabaja en la ficha
Esquema también puede crear una diapositiva nueva, y agregar texto de título
y de párrafos, mediante el comando Nueva diapositiva o la tecla Entrar.
En este ejercicio introducirá texto de párrafos en una diapositiva existente, y creará
una nueva diapositiva y agregará texto a esa diapositiva en la ficha Esquema.
1 Sitúe el puntero, que cambiará a una I, a la derecha del título de la
diapositiva 2 en la ficha Esquema y haga clic en el área en blanco.
Aparecerá un punto de inserción parpadeante.
2 Presione Entrar.
PowerPoint agregará una nueva diapositiva en el panel Diapositiva
y un nuevo icono de diapositiva en la ficha Esquema, con el punto
de inserción parpadeante situado junto a él.
3 Presione Tab.
Al presionar Tab se sangra el texto hacia la derecha un nivel y el
texto de la diapositiva 3 vuelve a la diapositiva 2. El icono de
diapositiva cambia a una pequeña viñeta de color gris en la
diapositiva 2 en la ficha Esquema.
4 Escriba Crear una lista de contactos y presione Entrar.
PowerPoint agregará una nueva viñeta con el mismo nivel de
sangría. Observe que una vez que presiona Entrar después de
escribir texto de viñetas, la viñeta pasa a ser de color negro.
Observe también que el texto se ajusta a la línea siguiente en la
ficha Esquema sin necesidad de presionar Entrar.
5 Escriba Programar llamadas telefónicas periódicas a posibles
clientes y presione Entrar.
6 Escriba Volver a evaluar la estrategia periódicamente y hacer
los ajustes necesarios y presione Entrar.
7 En la barra de herramientas Esquema, haga clic en el botón
Aumentar nivel.
Importante
Si la barra de herramientas Esquema no es visible en la pantalla, haga clic
en el menú Ver, seleccione Barras de herramientas y haga clic en Esquema.
PowerPoint creará una nueva diapositiva con el punto de inserción
a la derecha del icono de diapositiva.
 19

8 Escriba Hacer el cliente número uno y presione Entrar.

9 Presione Tab.
PowerPoint creará un nuevo nivel de sangría para la diapositiva 3.
10 Escriba Ser creativo y presione Entrar.
Aparecerá una nueva viñeta.
11 Escriba Ser persistente, presione Entrar y escriba Seguir siendo
positivo.
12 Mantenga presionada la tecla Ctrl y presione Entrar.
Aparecerá una nueva diapositiva.
13 Escriba Resumen, presione Entrar y, después, presione Tab.
PowerPoint creará un nuevo nivel de sangría para la diapositiva 4.
14 Escriba Crear un plan adecuado a su temperamento y presione
Entrar.
15 Escriba Intentar evitar llamadas frías y presione Entrar.
16 Escriba Estar al día de las tendencias en la industria del cliente.
La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra
en la siguiente ilustración:
 20

Inserción de diapositivas de otras

presentaciones
Puede ahorrar tiempo al crear una presentación si utiliza diapositivas que usted
u otra persona ya había creado en otras presentaciones. Al insertar diapositivas
de una presentación en otra, las diapositivas insertadas se adaptan al diseño y al
color de la presentación actual, por lo que no tiene que hacer ningún cambio.
En este ejercicio insertará diapositivas de una presentación en otra.
1 En el menú Insertar, haga clic en Diapositivas de archivos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Buscador de diapositivas.
2 Haga clic en la ficha Buscar presentación si es necesario y,
después, haga clic en Examinar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Examinar.
3 En el cuadro Buscar en, compruebe que está seleccionado el disco
duro.
4 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en la
carpeta Unlimited Potential.
5 Haga doble clic en la carpeta Practice, después en Part V y, por
último, en Lesson02.
6 Haga clic en el archivo 02 PPT Lesson y, después, haga clic en el
botón Abrir.
Volverá a aparecer el cuadro de diálogo Buscador de diapositivas.
7 Si es necesario, haga clic en Mostrar.

Si usa una o más 8 Haga clic en la diapositiva 2, en la diapositiva 3, después en la

diapositivas en varias flecha de desplazamiento hacia la derecha y, por último, en la
presentaciones, puede hacer diapositiva 4 para seleccionar las diapositivas que desea insertar.
clic en Agregar a Favoritos
El cuadro de diálogo Buscador de diapositivas debe ser similar al
para guardar las diapositivas
seleccionadas en la ficha que se muestra en la siguiente ilustración:
Lista de favoritos del cuadro
de diálogo Buscador de
diapositivas.
 21

9 Haga clic en Insertar.

PowerPoint insertará las diapositivas en la nueva presentación
después de la diapositiva actual.
10 Haga clic en Cerrar.
La última diapositiva insertada aparecerá en el panel Diapositiva.

Reorganización de diapositivas en la
vista Clasificador de diapositivas
Después de insertar diapositivas de otra presentación en la presentación actual,
quizás tenga que reorganizarlas en el orden que comunique su mensaje de
manera más efectiva. La mejor forma de hacerlo es utilizar la vista Clasificador
de diapositivas, donde puede arrastrar una o más diapositivas de una ubicación
a otra.
En este ejercicio reorganizará diapositivas en la vista Clasificador de
diapositivas.
1 Haga clic en el botón Vista Clasificador de diapositivas.
Observe que la barra de herramientas Clasificador de diapositivas
aparecerá encima de la ventana de presentación.
 22

2 Haga clic en la diapositiva 4 (“Resumen”) y arrástrela hasta el

espacio vacío que hay detrás de la diapositiva 7 (“Mantener una
lista de contactos”).
Cuando empiece a arrastrar, observe que el puntero cambiará y
adoptará la forma de puntero de arrastre (vea la ilustración
siguiente). Cuando suelte el botón del mouse, la diapositiva 4
cambiará a su nueva posición, y PowerPoint cambiará de posición
y volverá a numerar las demás diapositivas de la presentación.
En la vista Clasificador de
diapositivas puede mover
también diapositivas entre
dos o más presentaciones
abiertas. Abra todas las
presentaciones, cambie la
vista a Clasificador de
diapositivas y haga clic en
Organizar todas en el menú
Ventana. Arrastre las
diapositivas de una ventana
de presentación a otra.

3 Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la parte superior de la

barra de desplazamiento vertical y haga clic en la diapositiva 4
actual (“Objetivos del día”).
4 Arrastre la diapositiva 4 entre las diapositivas 1 y 2.
5 Haga doble clic en la diapositiva 1 para volver a la vista anterior, la
vista Normal.

Creación de una carpeta para

almacenar una presentación
Para mantener las presentaciones ordenadas y tener acceso a ellas fácilmente,
puede almacenarlas en carpetas diferentes que usted cree y darles nombre. Por
ejemplo, puede almacenar todas las presentaciones de aprendizaje de Contoso,
Ltd en una carpeta llamada Aprendizaje. Si después de un tiempo hay
demasiados archivos en la carpeta Aprendizaje, puede crear subcarpetas
dentro de ella con nombres como Captación y Técnicas.
 23

Utilice el botón Crear nueva carpeta del cuadro de diálogo Guardar como para
crear una carpeta nueva. Antes de hacer clic en el botón Crear nueva carpeta,
quizás tenga que hacer clic en la flecha hacia abajo de Guardar en para buscar
la unidad en la que desea almacenar la nueva carpeta. Puede utilizar la barra
Sitios para cambiar a otra ubicación del equipo. La barra Sitios situada en la
parte izquierda de los cuadros de diálogo Guardar como y Abrir proporciona
acceso rápido a ubicaciones que se utilizan frecuentemente para almacenar y
abrir archivos.
En este ejercicio creará una carpeta y guardará la presentación actual en la
nueva carpeta.
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar.
PowerPoint mostrará el cuadro de diálogo Guardar como, en el que
puede escribir un nuevo nombre para la presentación y crear una
nueva carpeta para almacenarla.
2 En el cuadro Guardar en, compruebe que está seleccionado el
disco duro.
3 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en
las carpetas Practice, Part V y Lesson02 sucesivamente.
4 Haga clic en el botón Crear nueva carpeta.
Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva carpeta. Observe que la
carpeta que va a crear es una subcarpeta de PowerPoint Practice.

5 Escriba Captación como nuevo nombre de la carpeta y haga clic

en Aceptar.
Captación se convertirá en la carpeta actual del cuadro de diálogo
Guardar como.
6 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Captación de Contoso
Pres 02.
El “02” al final del nombre de archivo de la presentación
corresponde al número de lección.
7 Haga clic en Guardar.
PowerPoint guardará la presentación con el nuevo nombre
Captación de Contoso Pres 02, que ahora aparecerá en la barra de
título de la ventana de presentación, en la carpeta Captación.

Para terminar una
presentación con diapositivas
antes de llegar a la última
diapositiva, presione Esc.
24
Ver diapositivas en la vista
Presentación con diapositivas
En cualquier momento durante el desarrollo de una presentación puede revisar
de forma rápida y sencilla las diapositivas para controlar su precisión y su
secuencia en la vista Presentación con diapositivas. La vista Presentación con
diapositivas muestra las diapositivas en orden según el número de diapositiva,
utilizando toda la pantalla del equipo.
En este ejercicio verá diapositivas en la vista Presentación con diapositivas.
1 En el panel Esquema, haga clic en el icono de la presentación 1 si
es necesario.
2 Haga clic en el botón Presentación con diapositivas.
PowerPoint mostrará la primera diapositiva de la presentación.
3 Haga clic en la pantalla para avanzar hasta la diapositiva siguiente.
4 Haga clic en una diapositiva cada vez para avanzar por la
presentación. Después de la última diapositiva, haga clic para salir
de la vista Presentación con diapositivas.
PowerPoint volverá a la vista actual.
Personalización de PowerPoint
Puede personalizar PowerPoint para adaptarlo a su forma de trabajar si cambia
distintas opciones. Puede ver estas opciones si hace clic en el comando
Opciones del menú Herramientas. Por ejemplo, puede abrir los archivos usados
recientemente si tiene acceso a ellos desde el menú Archivo. Con el comando
Opciones puede cambiar el número de archivos usados recientemente que
aparecen en el menú Archivo.
En este ejercicio personalizará una opción de PowerPoint.
1 En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, después, haga
clic en la ficha General.
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones con la ficha General abierta.
2 Haga clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo de Archivos
usados recientemente para ver seis entradas.
3 Haga clic en Aceptar.
4 Haga clic en el menú Archivo para ver la lista expandida de archivos
usados recientemente y presione Esc para cancelar el menú.
 25

Resumen de la lección
En esta lección ha aprendido a crear una presentación nueva mediante
una plantilla de diseño, introducir texto en las diapositivas, crear nuevas
diapositivas, introducir texto en la ficha Esquema, insertar diapositivas de
otras presentaciones y reorganizar diapositivas.
Si va a proseguir con la siguiente lección:
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar.
PowerPoint guardará los cambios en la presentación.
2 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.
PowerPoint cerrará la presentación.
Si no va a proseguir con otras lecciones:
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar.
PowerPoint guardará los cambios en la presentación.
2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha
de la ventana de PowerPoint.
PowerPoint cerrará la presentación y saldrá.

Ejercicio corto
1 ¿Cómo se empieza una presentación nueva mediante una plantilla
de diseño con PowerPoint ya en ejecución?
2 ¿Cómo agrega texto de título a una diapositiva?
3 ¿Qué formas hay de crear una diapositiva nueva?
4 ¿Cómo puede cambiar el nivel de sangría del texto de un párrafo?
5 ¿Cómo se mueve una línea de texto entera?
6 ¿Cómo puede ver las diapositivas que desea insertar de otra
presentación?
7 ¿Cómo puede mover una diapositiva en la vista Clasificador de
diapositivas?
 26

Resumen de conceptos
Ejercicio 1: el equipo de ventas le ha nombrado para que elija la nueva
plantilla de diseño para los informes mensuales de ventas. Decide utilizar el
texto siguiente para crear una nueva presentación mediante una plantilla de
diseño con una diapositiva de título, y una nueva diapositiva con un título
y viñetas.
Orden del día de repaso de ventas del Suroeste {título}
Fecha de hoy {subtítulo}
Orden del día {título}
Presentación {viñeta}
Discusión {viñeta}
Resumen {viñeta}
Guarde la presentación con el nombre Ventas SO en la carpeta Part V,
Lesson02 que se encuentra en la carpeta Practice.
Ejercicio 2: su supervisor le ha pedido que le ayude con una presentación de
motivación. Empiece por crear una nueva presentación utilizando una plantilla
de diseño con las diapositivas siguientes:
Diseño estratégico personal {título}
Equipo de ventas {subtítulo}
Temas {título}
Planear para cambiar {viñeta}
Identificar las barreras para el éxito {viñeta}
Conseguir las habilidades y los
conocimientos necesarios {viñeta}
Inserte la diapositiva 2 (“Objetivos del día”) al final de la presentación desde el
archivo 02 PPT lesson de la carpeta Part V, Lesson02 contenida en la carpeta
Practice. Mueva la diapositiva para que sea la segunda diapositiva.
Guarde la presentación con el nombre Motivar en la carpeta Part V, Lesson02
que se encuentra en la carpeta Practice.
 27

Ejercicio 3: el departamento de personal de A. Datum Corporation desea crear

varias presentaciones para recordar a los empleados las normas de la compañía.
Empiece por crear una nueva presentación utilizando una plantilla de diseño
con las diapositivas siguientes:
A. Datum Corporation {título}
Días no laborables
y tiempo personal {subtítulo}
Días no laborables {título de la diapositiva Sólo el título}
Días no laborables oficiales {título de la diapositiva Título y texto}
Año Nuevo {viñeta}
Día de Reyes {viñeta}
Viernes Santo {viñeta}
Día del trabajo {viñeta}
Nuestra Señora del Pilar {viñeta}
Navidad {viñeta}
En la ficha Esquema, cree una nueva diapositiva con el título Días no
laborables ampliados. Escriba después los siguientes elementos de viñeta en
la ficha Esquema:
Sólo para el personal senior
Seis días de vacaciones
Día después del Pilar
Nochebuena
Nochevieja
Mueva la primera viñeta para que sea la última viñeta de la diapositiva. Guarde
la presentación con el nombre Días no laborables en una nueva carpeta
llamada Personal que usted cree en la carpeta Part V, Lesson02, que se
encuentra en la carpeta Practice.
 28

Ejercicio 4: cree otra presentación nueva para el departamento de personal de

A. Datum Corporation. Utilice la misma plantilla de diseño que para el
ejercicio anterior y guarde la presentación como Vacaciones en la carpeta
Personal. Cree el siguiente contenido:
A. Datum Corporation {título}
Normas de vacaciones {subtítulo}
Personal de administración {título}
Menos de 1 año, 0 días {viñeta}
De 1 a 5 años, 7 días {viñeta}
De 6 a 10 años, 14 días {viñeta}
Ejercicio 5: cree una nueva presentación mediante una plantilla de diseño
para la cafetería de su empresa. El personal de la cafetería desea informar a los
empleados de la compañía de las nuevas entradas “ligeras” y de un bar de café
que ofrece bebidas de café como las que venden en los establecimientos de las
cadenas de café. Cree el contenido de las diapositivas y modifique el orden de
las mismas como desee. Vea después las diapositivas en la vista Presentación
con diapositivas.
LECCIÓN 3

Impresión de
presentaciones
Una vez completada esta lección, podrá:
 Abrir una presentación existente.
 Agregar un encabezado y un pie de página.
 Obtener una vista preliminar de una presentación.
 Imprimir una presentación.

Microsoft® PowerPoint® le ofrece flexibilidad para imprimir las diapositivas

de una presentación y cualquier suplemento. Por ejemplo, puede agregar
encabezados y pies, obtener una vista preliminar de su presentación en escala
de grises o en blanco y negro para ver cómo quedarán las diapositivas a color
una vez impresas e imprimir diapositivas, notas del orador, documentos para
distribuir a los asistentes y esquemas de presentaciones. Puede personalizar
fácilmente el proceso de impresión si selecciona el tamaño del papel, la
orientación de la página, el intervalo de impresión y el tipo de impresora que
mejor se ajusten a sus necesidades. Cuando esté preparado para imprimir,
puede obtener una vista preliminar de la presentación en la pantalla para
asegurarse de que tiene la apariencia que desea.
Como vicepresidente de ventas de Contoso, Ltd, tiene que crear presentaciones
para un nuevo programa de aprendizaje para los empleados. En la lección
anterior creó una presentación para la primera sesión de aprendizaje, “Captar
nuevos clientes”, y ahora desea abrir e imprimir la presentación y las páginas
de notas para el orador que la acompañan.
En esta lección aprenderá a abrir una presentación existente, agregar un
encabezado y un pie de página, obtener una vista preliminar de las diapositivas
e imprimir una presentación.
Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar un archivo
llamado 03 PPT Lesson de la carpeta Part V, Lesson03 que hay en la carpeta
Practice del disco duro.

Apertura de una presentación

existente
Puede abrir una presentación existente (por ejemplo, una creada por un
compañero) y trabajar en ella del mismo modo en que crearía una presentación
nueva. Para abrir una presentación existente, primero debe identificar la
presentación y su ubicación.

La flecha hacia abajo del
botón Abrir del cuadro de
diálogo Abrir ofrece otras
formas de abrir un archivo.
30
En este ejercicio abrirá una presentación existente y la guardará con un nuevo
nombre.
1 Si salió de PowerPoint al final de la lección anterior, vuelva a iniciar
ahora PowerPoint.
2 En el menú Ver, haga clic en Panel de tareas si es necesario para
ver el panel de tareas Nueva presentación.
3 En el panel de tareas Nueva presentación, bajo Abrir una
presentación, haga clic en Más presentaciones o bien, en la barra
de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.
PowerPoint mostrará el cuadro de diálogo Abrir, que es donde
debe especificar el nombre y la ubicación de la presentación que
desea abrir.
4 En el cuadro Buscar en, compruebe que está seleccionado el
disco duro.
5 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en
la carpeta Unlimited Potential para abrirla.
6 Haga doble clic en la carpeta Practice para abrirla.
7 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en la
carpeta Part V, después en la carpeta Lesson03 y, por último, haga
clic en el archivo 03 PPT Lesson, si no está ya seleccionado.
8 Haga clic en Abrir.
PowerPoint mostrará la presentación 03 PPT Lesson en la vista
Normal.
La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra
en la siguiente ilustración:
 31

9 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. Compruebe que la
carpeta Practice aparece en el cuadro Guardar en.
10 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Contoso Captar Pres 03
y haga clic en Guardar.
PowerPoint guardará la presentación y en la barra de título
aparecerá el nuevo nombre.

Búsqueda de una presentación

Si no recuerda el nombre de un archivo de presentación pero conoce parte del
nombre o de su contenido, puede utilizar el panel de tareas Búsqueda básica para
buscar la presentación que contiene parte del nombre de archivo o determinadas
palabras. Si desea realizar búsquedas más avanzadas puede utilizar propiedades,
condiciones y valores en el panel de tareas Búsqueda avanzada para especificar
criterios más específicos. El panel de tareas Búsqueda avanzada contiene un
conjunto de propiedades (como nombre de archivo, texto, fecha de creación,
fecha de la última modificación y número de diapositivas) y condiciones
asociadas (como igual a, en o antes de, más que o sí/no) para ayudarle a buscar
determinados archivos o conjuntos de archivos. Por ejemplo, puede escribir el
criterio de búsqueda “nombre de archivo incluye aprendizaje”, donde nombre de
archivo es la propiedad, incluye es la condición y aprendizaje es el valor, para
encontrar todos los archivos que contengan la palabra aprendizaje. Si la opción
de búsqueda rápida está instalada en el equipo, PowerPoint podrá buscar en los
archivos y organizar la información para poder recuperarla con mayor rapidez.
Si esta opción no está instalada, puede hacer clic en Instalar en el panel de tareas
Búsqueda básica para instalarla.
 32

Para buscar una presentación con el panel de tareas Búsqueda básica:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Buscar.
Aparecerá el panel de tareas Búsqueda básica. Si aparece el panel
de tareas Búsqueda avanzada, haga clic en Búsqueda básica en la
parte inferior del panel.
2 En el cuadro de texto Buscar, escriba el texto que desea buscar en
los archivos.
3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en y active la casilla
de verificación Ubicaciones para buscar archivos de presentación.
O bien, active la casilla de verificación En cualquier sitio para
buscar en todos los archivos del equipo.
4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Resultados posibles y active
la casilla de verificación correspondiente a los tipos de elementos
que desea buscar o active la casilla de verificación Cualquier cosa
para buscar todos los tipos de archivo.
5 Haga clic en Búsqueda avanzada en la parte inferior del panel de
tareas Búsqueda básica para que aparezca el panel de tareas
Búsqueda avanzada.
6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Propiedad.
El cuadro Propiedad mostrará las propiedades de la presentación
abierta en este momento.
7 Elija una propiedad de la lista o escriba el nombre de propiedad
que desee buscar.
8 En el cuadro Condición, elija una condición en la lista o escriba una
condición.
9 En el cuadro Valor, escriba el valor que desea asociar a la condición.
10 Si los criterios de búsqueda anteriores existen, haga clic en Y para
agregar criterios que deban ser verdaderos además de los
anteriores o haga clic en O para agregar un criterio que sea
suficiente, independientemente de los criterios anteriores.
11 Haga clic en Agregar para agregar el criterio de búsqueda.
12 Haga clic en Buscar.
PowerPoint buscará en los archivos seleccionados de las carpetas indicadas.
Cuando haya terminado la búsqueda, PowerPoint mostrará los archivos que
cumplan los criterios del panel de tareas Resultados de la búsqueda. Puede
hacer doble clic en los archivos en el panel de tareas Resultados de la búsqueda
para abrirlos.
 33

Agregar un encabezado y un pie

de página
Antes de imprimir su trabajo, puede agregar un encabezado o un pie de página,
los cuales se mostrarán en todas las diapositivas, copias impresas o páginas de
notas. Los encabezados y pies de página contienen información útil acerca de la
presentación, como el nombre del autor o de la empresa, la fecha y la hora, y el
número de página o de diapositiva. Como PowerPoint le permite agregar más
de un encabezado y pie de página a una presentación, puede tener diferentes
encabezados y pies de página para las diapositivas, notas y documentos para
distribuir. Puede agregar rápida y fácilmente un encabezado y un pie de página
a las diapositivas, documentos para distribuir a los asistentes, esquemas y notas
del orador mediante el comando Encabezado y pie de página del menú Ver. La
información de encabezado y pie de página aparece en la diapositiva maestra.
En este ejercicio agregará un encabezado y un pie de página a una presentación.
1 En el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página.
Aparecerá el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página con la
ficha Diapositiva abierta.
2 Active la casilla de verificación Pie de página y escriba
Aprendizaje para empleados a la derecha de la frase
Contoso, Ltd.
En el cuadro Vista previa, un rectángulo negro resalta la posición
del pie de página en las diapositivas. El cuadro de diálogo debe ser
similar al que se muestra en la siguiente ilustración:
 34

3 Haga clic en la ficha Notas y documentos para distribuir.

Aparecerán las opciones de encabezado y pie de página para las
páginas de notas y documentos para distribuir. Se activarán las
cuatro casillas de verificación.
4 Haga clic en el cuadro Encabezado y escriba Captar nuevos clientes.
5 Haga clic en el cuadro Pie de página y escriba Contoso, Ltd.
6 Desactive la casilla de verificación Fecha y hora.
PowerPoint incluirá el encabezado, el pie de página y el número de
página en todas las páginas de notas o de documentos para
distribuir que imprima.
7 Haga clic en Aplicar a todas.
La información de encabezado y pie de página se aplicará a las
diapositivas, y a las página de notas y de documentos para distribuir.
Observe que la diapositiva actual aparecerá con el pie de página.

Vista preliminar de una presentación

Vista preliminar le permite ver la apariencia que tendrán las presentaciones
antes de imprimirlas. En la vista preliminar tiene la opción de cambiar entre
varias vistas, como notas, diapositivas, esquemas y documentos para distribuir,
y de cambiar la orientación de impresión. Si va a utilizar una impresora en
blanco y negro para imprimir una presentación en color, querrá comprobar que
la presentación impresa será legible. Por ejemplo, un texto rojo oscuro sobre un
fondo sombreado tal vez quede bien a color; en cambio, cuando se ve en blanco
y negro o con sombras de gris, puede que el texto no se distinga bien del fondo.
Para evitar este problema, en la vista preliminar puede ver las diapositivas a
color en blanco y negro puros o en escala de grises y, de este modo, saber la
apariencia que tendrán cuando se impriman.
Con la opción Blanco y negro puros, los colores se muestran únicamente en
blanco y negro; en cambio, con la opción Escala de grises se muestran en
distintos tonos de gris. Si desea hacer cambios a las diapositivas mientras las ve
en blanco y negro, puede cambiar la opción de color a blanco y negro en la
vista Normal.
En este ejercicio obtendrá la vista preliminar de los documentos para distribuir
de la presentación, verá las diapositivas en Escala de grises y en Blanco y negro
puros, y cambiará la apariencia de las diapositivas en blanco y negro.
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Vista
preliminar.
La pantalla cambiará a la vista preliminar y mostrará la
presentación con las opciones seleccionadas actualmente.
 35

Importante
Si va a imprimir en una impresora de escala de grises, las diapositivas se
mostrarán con escala de grises en la vista preliminar.

2 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en la flecha

hacia debajo de Imprimir y, después, haga clic en Documentos
(2 diapositivas por página).
La pantalla de vista preliminar muestra la presentación como un
documento con dos diapositivas por página.
3 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en la flecha
hacia debajo de Opciones, seleccione Color o escala de grises y
haga clic en Escala de grises.
La pantalla de vista preliminar mostrará la presentación en una
escala de grises con sombras.
4 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón
Página siguiente.
La pantalla de vista preliminar mostrará la siguiente página del
documento para distribuir.
5 Sitúe el puntero (que cambiará a una lupa con un signo más) en el
área de vista preliminar y haga clic en el centro de la diapositiva
superior.
La pantalla de vista preliminar se ampliará para ver una vista más
detallada de la diapositiva.
 36

6 Sitúe el puntero (que cambiará a una lupa con un signo menos) en

el área de vista preliminar y haga clic en el centro de la diapositiva.
La pantalla de vista preliminar se reducirá para ver la vista original
de la diapositiva.
7 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón
Página anterior.
La pantalla de vista preliminar mostrará la página anterior del
documento para distribuir.
8 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en Cerrar
vista preliminar.
Se cerrará la pantalla de vista preliminar y la diapositiva aparecerá
en la vista anterior.
9 Haga clic en el botón Vista normal, si es necesario, y haga clic en
la ficha Diapositivas para ver miniaturas de las diapositivas en el
panel Esquema/Diapositivas.
10 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Color o
escala de grises y, a continuación, haga clic en Escala de grises.
La diapositiva cambiará de color a escala de grises y se abrirá la
barra de herramientas Vista Escala de grises. Todavía puede ver
las miniaturas de las diapositivas en color en la ficha Diapositivas,
lo que permite comparar más fácilmente las diapositivas en color
con las de blanco y negro.

11 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Color o

escala de grises y, a continuación, haga clic en Blanco y negro puros.
La diapositiva se mostrará en blanco y negro puros.

Si va a imprimir las
diapositivas con una
imprenta profesional, deberá
imprimirlas en un archivo en
lugar de en una impresora.
Para imprimir las diapositivas
en un archivo, active la
casilla de verificación
Imprimir a archivo de la
sección Impresora.
37
12 En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en el
botón Valor y, después, haga clic en Negro con relleno en escala
de grises.
El fondo de la diapositiva cambiará de blanco a gris.
13 En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en el
botón Valor y, después, haga clic en Blanco.
El fondo de la diapositiva será de nuevo blanco.
14 En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en el
botón Cerrar Vista en blanco y negro.
La diapositiva volverá a cambiar a color.
Impresión de una presentación
Hay varias formas de imprimir una presentación de PowerPoint: como
diapositivas, notas para el orador, documentos para distribuir a la audiencia o
esquema. PowerPoint simplifica la impresión de una presentación. Detecta el
tipo de impresora que ha elegido (ya sea a color o de blanco y negro) e imprime
la versión apropiada de la presentación. Por ejemplo, si selecciona una
impresora en blanco y negro, se configurará la presentación para que se
imprima en sombras de gris (escala de grises).
PowerPoint imprime las diapositivas y los suplementos basándose en las
opciones del cuadro de diálogo Imprimir. En el cuadro de diálogo Imprimir
puede seleccionar una impresora o la opción de imprimir en un archivo. Allí
establece el intervalo de impresión, que define qué diapositivas se imprimirán.
Puede elegir imprimir varias copias de una presentación y, si imprime más de
una copia de cada diapositiva, puede elegir intercalar la presentación a medida
que se imprime. Cuando intercala la presentación, PowerPoint imprime una
copia completa antes de imprimir la copia siguiente. El cuadro de diálogo
Imprimir también contiene un botón Vista previa que le lleva a la ventana
Vista preliminar, donde puede ver cómo quedarán los cambios realizados.
Al hacer clic en la flecha hacia abajo de Imprimir en el cuadro de diálogo
Imprimir puede elegir imprimir la presentación como uno de cuatro tipos
de resultado:
● Diapositivas Imprime las diapositivas tal y como aparecen en la
pantalla, una por página. Para imprimir una diapositiva como una
transparencia se sigue el procedimiento habitual, excepto que en lugar
de papel hay que poner en la impresora transparencias.
● Documentos Imprime una, dos, tres, cuatro, seis o nueve
diapositivas por página.
● Páginas de notas Imprime cada diapositiva con las notas del
orador debajo.
● Vista Esquema Imprime las diapositivas con formato, de acuerdo
con la configuración de la vista actual. Lo que se ve en la ficha Esquema
es lo que aparece en el documento impreso.
 38

A continuación se muestra un ejemplo de cada tipo de impresión.

Diapositiva (horizontal)
 39

Página de notas
 40

Página de documento para distribuir

 41

Página de esquema

Al hacer clic en la flecha hacia abajo de Color o escala de grises en el cuadro

de diálogo Imprimir puede elegir imprimir la presentación como una de tres
opciones de color:
● Color Utilice esta opción para imprimir una presentación en color
en una impresora de color. Si selecciona una impresora de blanco y
negro con esta opción, la presentación se imprimirá en escala de grises.
● Escala de grises Utilice esta opción para imprimir una
presentación en escala de grises en una impresora de color
o de blanco y negro.
● Blanco y negro puros Utilice esta opción para imprimir una
presentación sólo en blanco y negro, sin grises, en una impresora de
color o de blanco y negro.
 42

Por último, en la parte inferior del cuadro de diálogo Imprimir se encuentran las
siguientes opciones de impresión, que permiten mejorar el resultado:
● Ajustar al tamaño del papel Utilice esta opción para ajustar las
diapositivas al tamaño del papel de la impresora en caso de que el papel
no se corresponda con las opciones de tamaño y orientación de las
diapositivas.
● Enmarcar diapositivas Utilice esta opción para agregar un marco
alrededor de las diapositivas de la presentación que va a imprimir.
● Incluir páginas de comentarios Utilice esta opción para que se
impriman los comentarios que haya insertado en la presentación.
● Imprimir diapositivas ocultas Utilice esta opción para que se
impriman todas las diapositivas ocultas.
Si está satisfecho con las opciones actuales del cuadro de diálogo Imprimir,
puede hacer clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar para
imprimir directamente sin ver primero las opciones. De lo contrario, haga clic
en el comando Imprimir del menú Archivo para imprimir con otras opciones
diferentes.
En este ejercicio examinará los tipos de resultados y las opciones de impresión.
Después imprimirá diapositivas, documentos para distribuir y notas del orador
de la presentación.
1 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir (si no se muestra ya el
cuadro de diálogo Imprimir).
Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

Puede imprimir documentos
para distribuir a la audiencia
en seis formatos: una, dos,
tres, cuatro, seis o nueve
diapositivas por página.
43
2 En el área Intervalo de impresión, haga clic en la opción
Diapositiva actual.
3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Imprimir y, después, haga clic
en Diapositivas.
4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Color o escala de grises,
haga clic en Escala de grises y, después, haga clic en Aceptar.
PowerPoint imprimirá la diapositiva actual de la presentación.
Aparecerá un pequeño icono de impresión en la barra de estado
que muestra el estado de la impresión.
Sugerencia
Todas las impresoras imprimen el texto y los gráficos de manera
ligeramente distinta. PowerPoint ajusta el tamaño de las diapositivas de la
presentación a la impresora que usted elija. Mediante fuentes escalables,
como fuentes TrueType, PowerPoint le permite imprimir una presentación
en distintas impresoras y conseguir los mismos resultados. Cuando
imprime una presentación con fuentes escalables, PowerPoint reduce
o amplía el tamaño del texto de la presentación para cada impresora
con el fin de conseguir resultados coherentes.
5 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.
6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Imprimir y, después, haga clic
en Documentos.
7 Haga clic en la flecha hacia abajo de Diapositivas por página y,
después, haga clic en 2.
Observe que PowerPoint activará la casilla de verificación
Enmarcar diapositivas cuando usted seleccione Documentos.
8 Haga clic en Aceptar.
PowerPoint imprimirá las diapositivas de la presentación como
páginas de documentos.
9 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.
10 Haga clic en la flecha hacia abajo de Imprimir y, después, haga clic
en Página de notas.
11 En el área Intervalo de impresión, haga clic en la opción
Diapositivas.
El punto de inserción aparecerá en el cuadro de intervalo junto a la
opción Diapositivas.
 44

12 Escriba 1-3; 5.
PowerPoint imprimirá las páginas de notas de la 1 a la 3 y la 5.

Puede imprimir páginas de 13 Haga clic en Aceptar.

notas o diapositivas en PowerPoint imprimirá las páginas de notas 1, 2, 3 y 5.
cualquier orden si especifica
los números de diapositiva y

Sugerencia
los intervalos separados por
signos de punto y coma.

Puede guardar una diapositiva como una imagen para utilizarla en otros
programas. Muestre o seleccione la diapositiva que desee guardar y,
después, haga clic en Guardar como en el menú Archivo. En el cuadro
Guardar como tipo, haga clic en Metarchivo de Windows y, después, haga
clic en el botón Guardar. Ahora puede insertar la diapositiva como si se
tratara de cualquier imagen.

Resumen de la lección
En esta lección ha aprendido a abrir una presentación existente, agregar un
encabezado y un pie de página, obtener una vista preliminar de las diapositivas
e imprimir una presentación.
Si va a proseguir con la siguiente lección:
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar.
PowerPoint guardará los cambios en la presentación.
2 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.
PowerPoint cerrará la presentación.
Si no va a proseguir con otras lecciones:
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar.
PowerPoint guardará los cambios en la presentación.
2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha
de la ventana de PowerPoint.
PowerPoint cerrará la presentación y saldrá.
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Ejercicio corto
1 ¿Cómo puede cambiar a la vista Blanco y negro puros?
2 ¿Qué cuatro opciones puede especificar en un encabezado o en
un pie de página?
3 ¿En qué tipos de resultados puede imprimir una presentación?
4 ¿Cómo imprimiría documentos para distribuir a la audiencia con
cuatro diapositivas por página?
5 ¿Cómo puede obtener una vista preliminar del esquema de una
presentación antes de imprimirla?

Resumen de conceptos
Ejercicio 1: abra la presentación Contoso Captar Pres 03 de la carpeta Part V,
Lesson03 que hay dentro de la carpeta Practice e imprima dos diapositivas por
página sin un marco.
Ejercicio 2: abra la presentación Contoso Captar Pres 03 de la carpeta Part V,
Lesson03 que hay dentro de la carpeta Practice e imprima documentos para
distribuir a la audiencia utilizando seis diapositivas de escala de grises por
página en orden vertical.
Ejercicio 3: abra la presentación Días no laborables que creó en el ejercicio 3
de la lección 2. Agregue un pie de página a todas las diapositivas que muestre
la fecha (elija la opción de fecha que se actualiza automáticamente), el número
de diapositiva y el texto A. Datum Corporation. En las páginas de notas y de
documentos para distribuir, agregue un encabezado que incluya la fecha (que se
actualice automáticamente) y el texto Días no laborables y tiempo personal, y
un pie de página con el texto A. Datum Corporation.
Ejercicio 4: abra la presentación Días no laborables y véala en Vista
preliminar. Cambie a la vista Esquema. Amplíe la vista para ver el texto de
encabezado y pie de la página. Imprima la presentación como un esquema.
Ejercicio 5: abra la presentación Vacaciones que creó para el ejercicio 4 de la
lección 2. Muestre las diapositivas en la vista Normal, en Blanco y negro puros.
Cambie la vista a Escala de grises. Imprima las páginas de notas en escala de
grises, con un marco alrededor de las páginas.