LECCIÓN 3

Impresión de
presentaciones
Una vez completada esta lección, podrá:
 Abrir una presentación existente.
 Agregar un encabezado y un pie de página.
 Obtener una vista preliminar de una presentación.
 Imprimir una presentación.

Microsoft® PowerPoint® le ofrece flexibilidad para imprimir las diapositivas

de una presentación y cualquier suplemento. Por ejemplo, puede agregar
encabezados y pies, obtener una vista preliminar de su presentación en escala
de grises o en blanco y negro para ver cómo quedarán las diapositivas a color
una vez impresas e imprimir diapositivas, notas del orador, documentos para
distribuir a los asistentes y esquemas de presentaciones. Puede personalizar
fácilmente el proceso de impresión si selecciona el tamaño del papel, la
orientación de la página, el intervalo de impresión y el tipo de impresora que
mejor se ajusten a sus necesidades. Cuando esté preparado para imprimir,
puede obtener una vista preliminar de la presentación en la pantalla para
asegurarse de que tiene la apariencia que desea.
Como vicepresidente de ventas de Contoso, Ltd, tiene que crear presentaciones
para un nuevo programa de aprendizaje para los empleados. En la lección
anterior creó una presentación para la primera sesión de aprendizaje, “Captar
nuevos clientes”, y ahora desea abrir e imprimir la presentación y las páginas
de notas para el orador que la acompañan.
En esta lección aprenderá a abrir una presentación existente, agregar un
encabezado y un pie de página, obtener una vista preliminar de las diapositivas
e imprimir una presentación.
Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar un archivo
llamado 03 PPT Lesson de la carpeta Part V, Lesson03 que hay en la carpeta
Practice del disco duro.

Apertura de una presentación

existente
Puede abrir una presentación existente (por ejemplo, una creada por un
compañero) y trabajar en ella del mismo modo en que crearía una presentación
nueva. Para abrir una presentación existente, primero debe identificar la
presentación y su ubicación.

La flecha hacia abajo del
botón Abrir del cuadro de
diálogo Abrir ofrece otras
formas de abrir un archivo.
3
En este ejercicio abrirá una presentación existente y la guardará con un nuevo
nombre.
1 Si salió de PowerPoint al final de la lección anterior, vuelva a iniciar
ahora PowerPoint.
2 En el menú Ver, haga clic en Panel de tareas si es necesario para
ver el panel de tareas Nueva presentación.
3 En el panel de tareas Nueva presentación, bajo Abrir una
presentación, haga clic en Más presentaciones o bien, en la barra
de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.
PowerPoint mostrará el cuadro de diálogo Abrir, que es donde
debe especificar el nombre y la ubicación de la presentación que
desea abrir.
4 En el cuadro Buscar en, compruebe que está seleccionado el
disco duro.
5 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en
la carpeta Unlimited Potential para abrirla.
6 Haga doble clic en la carpeta Practice para abrirla.
7 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en la
carpeta Part V, después en la carpeta Lesson03 y, por último, haga
clic en el archivo 03 PPT Lesson, si no está ya seleccionado.
8 Haga clic en Abrir.
PowerPoint mostrará la presentación 03 PPT Lesson en la vista
Normal.
La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra
en la siguiente ilustración:
 4

9 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. Compruebe que la
carpeta Practice aparece en el cuadro Guardar en.
10 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Contoso Captar Pres 03
y haga clic en Guardar.
PowerPoint guardará la presentación y en la barra de título
aparecerá el nuevo nombre.

Búsqueda de una presentación

Si no recuerda el nombre de un archivo de presentación pero conoce parte del
nombre o de su contenido, puede utilizar el panel de tareas Búsqueda básica para
buscar la presentación que contiene parte del nombre de archivo o determinadas
palabras. Si desea realizar búsquedas más avanzadas puede utilizar propiedades,
condiciones y valores en el panel de tareas Búsqueda avanzada para especificar
criterios más específicos. El panel de tareas Búsqueda avanzada contiene un
conjunto de propiedades (como nombre de archivo, texto, fecha de creación,
fecha de la última modificación y número de diapositivas) y condiciones
asociadas (como igual a, en o antes de, más que o sí/no) para ayudarle a buscar
determinados archivos o conjuntos de archivos. Por ejemplo, puede escribir el
criterio de búsqueda “nombre de archivo incluye aprendizaje”, donde nombre de
archivo es la propiedad, incluye es la condición y aprendizaje es el valor, para
encontrar todos los archivos que contengan la palabra aprendizaje. Si la opción
de búsqueda rápida está instalada en el equipo, PowerPoint podrá buscar en los
archivos y organizar la información para poder recuperarla con mayor rapidez.
Si esta opción no está instalada, puede hacer clic en Instalar en el panel de tareas
Búsqueda básica para instalarla.
 5

Para buscar una presentación con el panel de tareas Búsqueda básica:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Buscar.
Aparecerá el panel de tareas Búsqueda básica. Si aparece el panel
de tareas Búsqueda avanzada, haga clic en Búsqueda básica en la
parte inferior del panel.
2 En el cuadro de texto Buscar, escriba el texto que desea buscar en
los archivos.
3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en y active la casilla
de verificación Ubicaciones para buscar archivos de presentación.
O bien, active la casilla de verificación En cualquier sitio para
buscar en todos los archivos del equipo.
4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Resultados posibles y active
la casilla de verificación correspondiente a los tipos de elementos
que desea buscar o active la casilla de verificación Cualquier cosa
para buscar todos los tipos de archivo.
5 Haga clic en Búsqueda avanzada en la parte inferior del panel de
tareas Búsqueda básica para que aparezca el panel de tareas
Búsqueda avanzada.
6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Propiedad.
El cuadro Propiedad mostrará las propiedades de la presentación
abierta en este momento.
7 Elija una propiedad de la lista o escriba el nombre de propiedad
que desee buscar.
8 En el cuadro Condición, elija una condición en la lista o escriba una
condición.
9 En el cuadro Valor, escriba el valor que desea asociar a la condición.
10 Si los criterios de búsqueda anteriores existen, haga clic en Y para
agregar criterios que deban ser verdaderos además de los
anteriores o haga clic en O para agregar un criterio que sea
suficiente, independientemente de los criterios anteriores.
11 Haga clic en Agregar para agregar el criterio de búsqueda.
12 Haga clic en Buscar.
PowerPoint buscará en los archivos seleccionados de las carpetas indicadas.
Cuando haya terminado la búsqueda, PowerPoint mostrará los archivos que
cumplan los criterios del panel de tareas Resultados de la búsqueda. Puede
hacer doble clic en los archivos en el panel de tareas Resultados de la búsqueda
para abrirlos.
 6

Agregar un encabezado y un pie

de página
Antes de imprimir su trabajo, puede agregar un encabezado o un pie de página,
los cuales se mostrarán en todas las diapositivas, copias impresas o páginas de
notas. Los encabezados y pies de página contienen información útil acerca de la
presentación, como el nombre del autor o de la empresa, la fecha y la hora, y el
número de página o de diapositiva. Como PowerPoint le permite agregar más
de un encabezado y pie de página a una presentación, puede tener diferentes
encabezados y pies de página para las diapositivas, notas y documentos para
distribuir. Puede agregar rápida y fácilmente un encabezado y un pie de página
a las diapositivas, documentos para distribuir a los asistentes, esquemas y notas
del orador mediante el comando Encabezado y pie de página del menú Ver. La
información de encabezado y pie de página aparece en la diapositiva maestra.
En este ejercicio agregará un encabezado y un pie de página a una presentación.
1 En el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página.
Aparecerá el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página con la
ficha Diapositiva abierta.
2 Active la casilla de verificación Pie de página y escriba
Aprendizaje para empleados a la derecha de la frase
Contoso, Ltd.
En el cuadro Vista previa, un rectángulo negro resalta la posición
del pie de página en las diapositivas. El cuadro de diálogo debe ser
similar al que se muestra en la siguiente ilustración:
 7

3 Haga clic en la ficha Notas y documentos para distribuir.

Aparecerán las opciones de encabezado y pie de página para las
páginas de notas y documentos para distribuir. Se activarán las
cuatro casillas de verificación.
4 Haga clic en el cuadro Encabezado y escriba Captar nuevos clientes.
5 Haga clic en el cuadro Pie de página y escriba Contoso, Ltd.
6 Desactive la casilla de verificación Fecha y hora.
PowerPoint incluirá el encabezado, el pie de página y el número de
página en todas las páginas de notas o de documentos para
distribuir que imprima.
7 Haga clic en Aplicar a todas.
La información de encabezado y pie de página se aplicará a las
diapositivas, y a las página de notas y de documentos para distribuir.
Observe que la diapositiva actual aparecerá con el pie de página.

Vista preliminar de una presentación

Vista preliminar le permite ver la apariencia que tendrán las presentaciones
antes de imprimirlas. En la vista preliminar tiene la opción de cambiar entre
varias vistas, como notas, diapositivas, esquemas y documentos para distribuir,
y de cambiar la orientación de impresión. Si va a utilizar una impresora en
blanco y negro para imprimir una presentación en color, querrá comprobar que
la presentación impresa será legible. Por ejemplo, un texto rojo oscuro sobre un
fondo sombreado tal vez quede bien a color; en cambio, cuando se ve en blanco
y negro o con sombras de gris, puede que el texto no se distinga bien del fondo.
Para evitar este problema, en la vista preliminar puede ver las diapositivas a
color en blanco y negro puros o en escala de grises y, de este modo, saber la
apariencia que tendrán cuando se impriman.
Con la opción Blanco y negro puros, los colores se muestran únicamente en
blanco y negro; en cambio, con la opción Escala de grises se muestran en
distintos tonos de gris. Si desea hacer cambios a las diapositivas mientras las ve
en blanco y negro, puede cambiar la opción de color a blanco y negro en la
vista Normal.
En este ejercicio obtendrá la vista preliminar de los documentos para distribuir
de la presentación, verá las diapositivas en Escala de grises y en Blanco y negro
puros, y cambiará la apariencia de las diapositivas en blanco y negro.
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Vista
preliminar.
La pantalla cambiará a la vista preliminar y mostrará la
presentación con las opciones seleccionadas actualmente.
 8

Importante
Si va a imprimir en una impresora de escala de grises, las diapositivas se
mostrarán con escala de grises en la vista preliminar.

2 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en la flecha

hacia debajo de Imprimir y, después, haga clic en Documentos
(2 diapositivas por página).
La pantalla de vista preliminar muestra la presentación como un
documento con dos diapositivas por página.
3 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en la flecha
hacia debajo de Opciones, seleccione Color o escala de grises y
haga clic en Escala de grises.
La pantalla de vista preliminar mostrará la presentación en una
escala de grises con sombras.
4 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón
Página siguiente.
La pantalla de vista preliminar mostrará la siguiente página del
documento para distribuir.
5 Sitúe el puntero (que cambiará a una lupa con un signo más) en el
área de vista preliminar y haga clic en el centro de la diapositiva
superior.
La pantalla de vista preliminar se ampliará para ver una vista más
detallada de la diapositiva.
 9

6 Sitúe el puntero (que cambiará a una lupa con un signo menos) en

el área de vista preliminar y haga clic en el centro de la diapositiva.
La pantalla de vista preliminar se reducirá para ver la vista original
de la diapositiva.
7 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón
Página anterior.
La pantalla de vista preliminar mostrará la página anterior del
documento para distribuir.
8 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en Cerrar
vista preliminar.
Se cerrará la pantalla de vista preliminar y la diapositiva aparecerá
en la vista anterior.
9 Haga clic en el botón Vista normal, si es necesario, y haga clic en
la ficha Diapositivas para ver miniaturas de las diapositivas en el
panel Esquema/Diapositivas.
10 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Color o
escala de grises y, a continuación, haga clic en Escala de grises.
La diapositiva cambiará de color a escala de grises y se abrirá la
barra de herramientas Vista Escala de grises. Todavía puede ver
las miniaturas de las diapositivas en color en la ficha Diapositivas,
lo que permite comparar más fácilmente las diapositivas en color
con las de blanco y negro.

11 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Color o

escala de grises y, a continuación, haga clic en Blanco y negro puros.
La diapositiva se mostrará en blanco y negro puros.

Si va a imprimir las
diapositivas con una
imprenta profesional, deberá
imprimirlas en un archivo en
lugar de en una impresora.
Para imprimir las diapositivas
en un archivo, active la
casilla de verificación
Imprimir a archivo de la
sección Impresora.
10
12 En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en el
botón Valor y, después, haga clic en Negro con relleno en escala
de grises.
El fondo de la diapositiva cambiará de blanco a gris.
13 En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en el
botón Valor y, después, haga clic en Blanco.
El fondo de la diapositiva será de nuevo blanco.
14 En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en el
botón Cerrar Vista en blanco y negro.
La diapositiva volverá a cambiar a color.
Impresión de una presentación
Hay varias formas de imprimir una presentación de PowerPoint: como
diapositivas, notas para el orador, documentos para distribuir a la audiencia o
esquema. PowerPoint simplifica la impresión de una presentación. Detecta el
tipo de impresora que ha elegido (ya sea a color o de blanco y negro) e imprime
la versión apropiada de la presentación. Por ejemplo, si selecciona una
impresora en blanco y negro, se configurará la presentación para que se
imprima en sombras de gris (escala de grises).
PowerPoint imprime las diapositivas y los suplementos basándose en las
opciones del cuadro de diálogo Imprimir. En el cuadro de diálogo Imprimir
puede seleccionar una impresora o la opción de imprimir en un archivo. Allí
establece el intervalo de impresión, que define qué diapositivas se imprimirán.
Puede elegir imprimir varias copias de una presentación y, si imprime más de
una copia de cada diapositiva, puede elegir intercalar la presentación a medida
que se imprime. Cuando intercala la presentación, PowerPoint imprime una
copia completa antes de imprimir la copia siguiente. El cuadro de diálogo
Imprimir también contiene un botón Vista previa que le lleva a la ventana
Vista preliminar, donde puede ver cómo quedarán los cambios realizados.
Al hacer clic en la flecha hacia abajo de Imprimir en el cuadro de diálogo
Imprimir puede elegir imprimir la presentación como uno de cuatro tipos
de resultado:
● Diapositivas Imprime las diapositivas tal y como aparecen en la
pantalla, una por página. Para imprimir una diapositiva como una
transparencia se sigue el procedimiento habitual, excepto que en lugar
de papel hay que poner en la impresora transparencias.
● Documentos Imprime una, dos, tres, cuatro, seis o nueve
diapositivas por página.
● Páginas de notas Imprime cada diapositiva con las notas del
orador debajo.
● Vista Esquema Imprime las diapositivas con formato, de acuerdo
con la configuración de la vista actual. Lo que se ve en la ficha Esquema
es lo que aparece en el documento impreso.
 11

A continuación se muestra un ejemplo de cada tipo de impresión.

Diapositiva (horizontal)
 12

Página de notas
 13

Página de documento para distribuir

 14

Página de esquema

Al hacer clic en la flecha hacia abajo de Color o escala de grises en el cuadro

de diálogo Imprimir puede elegir imprimir la presentación como una de tres
opciones de color:
● Color Utilice esta opción para imprimir una presentación en color
en una impresora de color. Si selecciona una impresora de blanco y
negro con esta opción, la presentación se imprimirá en escala de grises.
● Escala de grises Utilice esta opción para imprimir una
presentación en escala de grises en una impresora de color
o de blanco y negro.
● Blanco y negro puros Utilice esta opción para imprimir una
presentación sólo en blanco y negro, sin grises, en una impresora de
color o de blanco y negro.
 15

Por último, en la parte inferior del cuadro de diálogo Imprimir se encuentran las
siguientes opciones de impresión, que permiten mejorar el resultado:
● Ajustar al tamaño del papel Utilice esta opción para ajustar las
diapositivas al tamaño del papel de la impresora en caso de que el papel
no se corresponda con las opciones de tamaño y orientación de las
diapositivas.
● Enmarcar diapositivas Utilice esta opción para agregar un marco
alrededor de las diapositivas de la presentación que va a imprimir.
● Incluir páginas de comentarios Utilice esta opción para que se
impriman los comentarios que haya insertado en la presentación.
● Imprimir diapositivas ocultas Utilice esta opción para que se
impriman todas las diapositivas ocultas.
Si está satisfecho con las opciones actuales del cuadro de diálogo Imprimir,
puede hacer clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar para
imprimir directamente sin ver primero las opciones. De lo contrario, haga clic
en el comando Imprimir del menú Archivo para imprimir con otras opciones
diferentes.
En este ejercicio examinará los tipos de resultados y las opciones de impresión.
Después imprimirá diapositivas, documentos para distribuir y notas del orador
de la presentación.
1 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir (si no se muestra ya el
cuadro de diálogo Imprimir).
Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

Puede imprimir documentos
para distribuir a la audiencia
en seis formatos: una, dos,
tres, cuatro, seis o nueve
diapositivas por página.
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2 En el área Intervalo de impresión, haga clic en la opción
Diapositiva actual.
3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Imprimir y, después, haga clic
en Diapositivas.
4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Color o escala de grises,
haga clic en Escala de grises y, después, haga clic en Aceptar.
PowerPoint imprimirá la diapositiva actual de la presentación.
Aparecerá un pequeño icono de impresión en la barra de estado
que muestra el estado de la impresión.
Sugerencia
Todas las impresoras imprimen el texto y los gráficos de manera
ligeramente distinta. PowerPoint ajusta el tamaño de las diapositivas de la
presentación a la impresora que usted elija. Mediante fuentes escalables,
como fuentes TrueType, PowerPoint le permite imprimir una presentación
en distintas impresoras y conseguir los mismos resultados. Cuando
imprime una presentación con fuentes escalables, PowerPoint reduce
o amplía el tamaño del texto de la presentación para cada impresora
con el fin de conseguir resultados coherentes.
5 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.
6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Imprimir y, después, haga clic
en Documentos.
7 Haga clic en la flecha hacia abajo de Diapositivas por página y,
después, haga clic en 2.
Observe que PowerPoint activará la casilla de verificación
Enmarcar diapositivas cuando usted seleccione Documentos.
8 Haga clic en Aceptar.
PowerPoint imprimirá las diapositivas de la presentación como
páginas de documentos.
9 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.
10 Haga clic en la flecha hacia abajo de Imprimir y, después, haga clic
en Página de notas.
11 En el área Intervalo de impresión, haga clic en la opción
Diapositivas.
El punto de inserción aparecerá en el cuadro de intervalo junto a la
opción Diapositivas.
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12 Escriba 1-3; 5.
PowerPoint imprimirá las páginas de notas de la 1 a la 3 y la 5.

Puede imprimir páginas de 13 Haga clic en Aceptar.

notas o diapositivas en PowerPoint imprimirá las páginas de notas 1, 2, 3 y 5.
cualquier orden si especifica
los números de diapositiva y

Sugerencia
los intervalos separados por
signos de punto y coma.

Puede guardar una diapositiva como una imagen para utilizarla en otros
programas. Muestre o seleccione la diapositiva que desee guardar y,
después, haga clic en Guardar como en el menú Archivo. En el cuadro
Guardar como tipo, haga clic en Metarchivo de Windows y, después, haga
clic en el botón Guardar. Ahora puede insertar la diapositiva como si se
tratara de cualquier imagen.

Resumen de la lección
En esta lección ha aprendido a abrir una presentación existente, agregar un
encabezado y un pie de página, obtener una vista preliminar de las diapositivas
e imprimir una presentación.
Si va a proseguir con la siguiente lección:
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar.
PowerPoint guardará los cambios en la presentación.
2 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.
PowerPoint cerrará la presentación.
Si no va a proseguir con otras lecciones:
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar.
PowerPoint guardará los cambios en la presentación.
2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha
de la ventana de PowerPoint.
PowerPoint cerrará la presentación y saldrá.
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Ejercicio corto
1 ¿Cómo puede cambiar a la vista Blanco y negro puros?
2 ¿Qué cuatro opciones puede especificar en un encabezado o en
un pie de página?
3 ¿En qué tipos de resultados puede imprimir una presentación?
4 ¿Cómo imprimiría documentos para distribuir a la audiencia con
cuatro diapositivas por página?
5 ¿Cómo puede obtener una vista preliminar del esquema de una
presentación antes de imprimirla?

Resumen de conceptos
Ejercicio 1: abra la presentación Contoso Captar Pres 03 de la carpeta Part V,
Lesson03 que hay dentro de la carpeta Practice e imprima dos diapositivas por
página sin un marco.
Ejercicio 2: abra la presentación Contoso Captar Pres 03 de la carpeta Part V,
Lesson03 que hay dentro de la carpeta Practice e imprima documentos para
distribuir a la audiencia utilizando seis diapositivas de escala de grises por
página en orden vertical.
Ejercicio 3: abra la presentación Días no laborables que creó en el ejercicio 3
de la lección 2. Agregue un pie de página a todas las diapositivas que muestre
la fecha (elija la opción de fecha que se actualiza automáticamente), el número
de diapositiva y el texto A. Datum Corporation. En las páginas de notas y de
documentos para distribuir, agregue un encabezado que incluya la fecha (que se
actualice automáticamente) y el texto Días no laborables y tiempo personal, y
un pie de página con el texto A. Datum Corporation.
Ejercicio 4: abra la presentación Días no laborables y véala en Vista
preliminar. Cambie a la vista Esquema. Amplíe la vista para ver el texto de
encabezado y pie de la página. Imprima la presentación como un esquema.
Ejercicio 5: abra la presentación Vacaciones que creó para el ejercicio 4 de la
lección 2. Muestre las diapositivas en la vista Normal, en Blanco y negro puros.
Cambie la vista a Escala de grises. Imprima las páginas de notas en escala de
grises, con un marco alrededor de las páginas.