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Generador de la Planilla Electrónica de RT

Manual de Usuario
INDICE

INTRODUCCION .................................................................................................... 4

DESCRIPCIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL PANEL PRINCIPAL ....................... 1

A. Acceso directo a la página web de envío de planillas:............................................... 1

B. Año de planilla:............................................................................................................. 1

C. Mes de la planilla:......................................................................................................... 1

D. Tipo de planilla ............................................................................................................. 1

E. Botón Importar archivo:............................................................................................. 1

F. Botón Imprimir reporte:.............................................................................................. 1

G. Botón Ingreso de datos:................................................................................................ 1

H. Botón Generar archivo: ............................................................................................... 2

I. Datos de la última planilla salvada: ............................................................................ 2

J. Total de trabajadores:.................................................................................................. 2

K. Total de salarios:........................................................................................................... 2

L. Dirección del patrono:.................................................................................................. 2

M. Número de facsímil: ..................................................................................................... 2

N. Número de teléfono: ..................................................................................................... 2

O. Cédula del patrono: ...................................................................................................... 3

P. Número de póliza:......................................................................................................... 3

Q. Hoja con catálogo de nacionalidades:......................................................................... 3

2 Seguro de Riesgos del Trabajo


R. Hoja con catálogo de ocupaciones: ............................................................................. 3

BOTONERA PRINCIPAL DE LA APLICACIÓN..................................................... 4

Importar Archivo ................................................................................................................. 4

Imprimir Reporte ................................................................................................................. 5

Ingreso de Datos ................................................................................................................... 5


• Tipo ID: ...................................................................................................................... 6
• No. de identificación: ................................................................................................. 7
• Nacionalidad:.............................................................................................................. 8
• Número de asegurado: ................................................................................................ 8
• Nombre, primer apellido y segundo apellido: ............................................................ 8
• Tipo de jornada:.......................................................................................................... 9
• Salario mensual: ......................................................................................................... 9
• Días:............................................................................................................................ 9
• Horas: ....................................................................................................................... 10
• Ocupación:................................................................................................................ 10
• Observaciones: ......................................................................................................... 10
• Botonera de desplazamiento:.................................................................................... 12

Generar Archivo ................................................................................................................. 12

ANEXO 1............................................................................................................... 15

Habilitación de Macros ...................................................................................................... 15


• Procedimiento:.......................................................................................................... 15

Seguro de Riesgos del Trabajo 3


INTRODUCCION

Estimado patrono:

Con el fin de mantener la mejora en el servicio que brinda a sus clientes, el


Instituto Nacional de Seguros le presenta una versión mejorada de su Generador
de Planillas para el Reporte Mensual que debe presentar al Departamento de
Riesgos del Trabajo.

Esta nueva plantilla -en formato de Excel- le facilitará al usuario la inserción de


datos, a la vez que le permitirá la corrección de errores en forma guiada, sin
mayores complicaciones.

Este Manual le permitirá conocer las nuevas opciones de la plantilla y también le


guiará en la forma que se deberán llenar cada uno de los campos que componen
dicha plantilla, lo cual esperamos sea de su beneficio y satisfacción.

4 Seguro de Riesgos del Trabajo


DESCRIPCIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL PANEL PRINCIPAL

A B C D E F

G H

L
J
M
K
N

R Q
A. Acceso directo a la página web de envío de planillas:
Esta opción le permite al usuario de Internet registrado previamente el acceder
directamente a la página “web” de envío de planilla, con un simple “clic” del
“mouse”, disminuyendo los pasos de navegación.

B. Año de planilla:
Espacio para indicar el año correspondiente al reporte de planilla que desea
enviar.

C. Mes de la planilla:
Espacio para indicar el mes de planilla a reportar.

D. Tipo de planilla
Este espacio es para indicar el tipo de planilla a reportar. La clasificación es la
siguiente:

 MENSUAL: se indica tipo de planilla “mensual” cuando se va a hacer el


reporte ordinario correspondiente a enviar.
 ADICIONAL: se indica tipo de planilla “adicional” para reportar a los
trabajadores como anexo a la planilla mensual. También se puede utilizar para
hacer un reporte de planilla separado cuando el patrono así lo requiera.
 SIN ACTIVIDAD: se indica el tipo de planilla “sin actividad” cuando el patrono
no ha contado con los servicios de personal a su cargo y por tanto no ha
incurrido en el pago de salarios para el mes a reportar.

E. Botón Importar archivo:


Este botón le permitirá “traer” a su pantalla, un archivo de texto anterior, generado
con referencia en la plantilla Excel, con el fin de utilizarlo como referencia e
incorporar solo los cambios para el mes que se procesa.

F. Botón Imprimir reporte:


Este botón le permitirá imprimir el detalle de la planilla procesada –en Excel- y sólo
se habilitará si en su software está instalado el Visual Basic versión 6.0).

G. Botón Ingreso de datos:


Este botón permite incluir los datos requeridos de manera más ordenada y clara, a
la vez que le guía acerca del formato que deben tener los mismos y omite la
posibilidad de digitar información que no cumpla con los parámetros que permitan
su posterior validación.

H. Botón Generar archivo:


Este botón le permitirá generar el Archivo en formato tipo texto (Txt) que es el
requerido para el proceso de la información que deberá remitir al INS. Se debe
activar una vez que se ha concluido la digitación la información requerida en los
diferentes campos de la plantilla.

I. Datos de la última planilla salvada:


Este espacio está diseñado para que el usuario pueda visualizar cual fue el último
reporte mensual de planilla generado con la plantilla de Excel.

J. Total de trabajadores:
Muestra el total de trabajadores incluidos en la planilla y se actualiza
automáticamente con cada inclusión.

K. Total de salarios:
Muestra el total de salarios incluidos en la planilla y se actualiza automáticamente
con cada inclusión.

L. Dirección del patrono:


Espacio reservado para que el patrono reporte la dirección por señas que registra
al momento de envío de la planilla, la cual debe contar con un mínimo del 25
caracteres. Tiene como propósito actualizar los registros de la base de datos de
patronos.

M. Número de facsímil:
Espacio reservado para el número de facsímil del patrono.

N. Número de teléfono:
Espacio reservado para la información referente al número de teléfono del
patrono.

Seguro de Riesgos del Trabajo 2


O. Cédula del patrono:
Espacio para ubicar el tipo de identificación del patrono, que debe estar contenido
en los siguientes valores:

Descripción
Cédula Jurídica
Cédula Nacional
Cédula Residencia
Número Pasaporte

 Cédula jurídica : corresponde si el patrono es una empresa o negocio.

 Cédula nacional, cédula residencia, número de pasaporte: corresponde


si el patrono es una persona física.

P. Número de póliza:
Espacio reservado para el número de póliza.

Q. Hoja con catálogo de nacionalidades:


Contiene la codificación asignada por país, necesaria para reportar la nacionalidad
de trabajadores extranjeros, cuando estos no registran un documento formal de
identificación.

R. Hoja con catálogo de ocupaciones: (Eliminado)


Contiene la codificación de las ocupaciones, de conformidad al Manual de
Clasificación de Ocupaciones de Costa Rica –2000 emitido por la Instituto
Nacional de Estadística y Censos en mayo del año 2000.

Ésta opción ha sido eliminada y trasladada a la aplicación web de envío de


planillas.

3 Seguro de Riesgos del Trabajo


BOTONERA PRINCIPAL DE LA APLICACIÓN

(para que pueda ver la información correspondiente a cada botón oprimir la tecla
de CONTROL y el botón izquierdo del MOUSE)

Importar Archivo

Este botón le permitirá “traer” a su pantalla, un archivo de texto anterior, generado


con referencia en la plantilla Excel, con el fin de utilizarlo como base para crear
una nueva planilla e incorporar sólo los cambios para el mes que se procesa.

Para activarlo debe desplazar el “Mouse” hasta el botón de “IMPORTAR


ARCHIVO” y dar un “clic” sobre él, con lo cual se le desplegará una ventana
similar a la que se ilustra a continuación:

Luego deberá ubicar dentro de su computadora el archivo de texto generado


previamente, señalarlo y darle “ABRIR”.

Seguro de Riesgos del Trabajo 4


Después de realizados los pasos anteriormente señalados el usuario visualizará
en la plantilla de Excel la información contenida en el archivo de texto extraído.

Imprimir Reporte

Este botón le permitirá imprimir el detalle de la planilla procesada –en Excel- y sólo
se habilitará si en su software está instalado el Visual Basic versión 6.0).
Para activarlo debe desplazar el “Mouse” hasta el botón de “IMPRIMIR
REPORTE” y dar un “clic” sobre él, con lo cual se le desplegará una ventana con
el siguiente mensaje:

El usuario deberá seleccionar entre “SI” ó “NO” después de haber leído el mensaje
que advierte que el impreso no será recibido como el reporte mensual de planilla.
Para esos efectos se genera el archivo de texto.

Ingreso de Datos

Este botón permite incluir los datos requeridos a la vez que le guía acerca del
formato que deben tener los mismos para su correcto procesamiento. Omite la
posibilidad de digitar información que no cumpla con los parámetros que permitan
su posterior validación.

El botón de ingreso de datos es la mejor herramienta para que el usuario pueda


ingresar los trabajadores en la plantilla de Excel. Esta herramienta impide la
ocurrencia de errores, así el usuario tiene la certeza de que la información que
reporta es la correcta.

Para activarlo debe desplazar el “Mouse” hasta el botón de “INGRESO DE


DATOS” y dar un “clic” sobre él, con lo cual se le desplegará la siguiente ventana:

5 Seguro de Riesgos del Trabajo


Los criterios a aplicar para el ingresos de los datos se indican a continuación:

• Tipo ID:

Se utiliza para identificar el tipo de documentación que registra el trabajador a


incluir. Sus valores son los siguientes:

Código Descripción
CN Cédula Nacional
CR Cédula Residencia
PT Permiso de Trabajo
NP Número Pasaporte
SD Sin documentos

Seguro de Riesgos del Trabajo 6


• No. de identificación:

En este campo se digita el número asignado a la identificación que registra el


trabajador. Según el tipo, debe considerar lo siguiente:

TIPO CEDULA CANTIDAD TIPO CARACTERISTICAS


ID CARACTERES CARACTERES PRINCIPALES

 No debe contener guiones,


CN CED. FIJO 9 NUMERICO comas ni letras.
NACIONAL Ejemplos:
Formato Formato
no válido válido
6-234-456 602340456
1-561-089 105610089
1-1145-256 111450256

 Se debe sustituir letras por “0”


CR CED MÁXIMO 11 NUMERICO (ceros), y un máximo de 11
RESIDENCIA dígitos.
Ejemplo

Formato no válido Formato


válido
135RE45902623561 13500459026
135RE163 13500163

 Al no contar el trabajador con


SD SIN MINIMO 7 NUMERICO número de identificación oficial
DOCUMENTOS MAXIMO 8 se debe de procesar con la
fecha de nacimiento.
Ejemplo:

Fecha de Formato de
nacimiento reporte
26/07/1972 26071972
02/12/1984 2121984

7 Seguro de Riesgos del Trabajo


TIPO CEDULA CANTIDAD TIPO CARACTERISTICAS
ID CARACTERES CARACTERES PRINCIPALES

 Debe contener como máximo


PT PERMISO DE MAXIMO 13 NUMERICO 13 dígitos, todos numéricos y
TRABAJO anteponer el año en que fue
otorgado dicho permiso.
Ejemplo:
1. Permiso de trabajo
otorgado en el 2004 y el
número de permiso es el
123456789; el número de
identificación queda
2004123456789.
2. Permiso de trabajo
otorgado en el 2005 y el
número de permiso es el
123; el número de
identificación queda
2005123.

NP NÚMERO DE MAXIMO 11 NUMÉRICO  Debe digitar la numeración


PASAPORTE referente al pasaporte, sin
incluir letras, guiones o espacios
y con un máximo de 11 dígitos.

• Nacionalidad:

Este Campo se activa únicamente con la opción SD (sin documentación). Para el


dato debe utilizar el catálogo de nacionalidades adjunto a la plantilla de Excel,
para ubicar el código del país de origen del trabajador. El registro de nacionalidad
está directamente relacionado con el “TIPO DE CÉDULA” , dado que se activa
únicamente con la opción SD (sin documentación).

• Número de asegurado:

En este campo se digita el número de carné de asegurado que le asigna la Caja


Costarricense de Seguro Social al trabajador, con un máximo de 14 dígitos. Es un
dato obligatorio para todos los trabajadores, con excepción de los reportados con
“CÉDULA NACIONAL”.

• Nombre, primer apellido y segundo apellido:

Seguro de Riesgos del Trabajo 8


Digite el nombre del trabajador y apellidos del trabajador. Permite 14 caracteres
como máximo en cada espacio.

• Tipo de jornada:

En esta celda se debe indicar el tipo de jornada laboral que desempeñó el


trabajador durante el mes del reporte de planilla. Estos tipos de jornada están
predeterminadas; sus valores son:

TIPO DE JORNADA DESCRIPCIÓN

Tiempo completo • Para la jornada laboral ordinaria


de 8 horas diarias.

Medio tiempo • Para la jornada laboral entre 4 y


menos de 8 horas por día.

Ocasional • Para la jornada laboral que se


ejecuta por días sin completar el
mes (contratos por períodos
fijos).

Por Jornales • Para la jornada laboral por


horas durante el mes.

• Salario mensual:

En este campo se indica salario bruto devengado por el trabajador en el mes a


reportar. Los trabajadores con salarios en cero (“0”) o subsidios por incapacidad
de la CCSS, deben omitirse del reporte.

• Días:

En esta celda se indica la cantidad de días que laboró el trabajador durante el mes
a reportar.

Esta casilla se inhabilita si en el campo “TIPO DE JORNADA” se escogió la


opción “JORNALES”.

9 Seguro de Riesgos del Trabajo


• Horas:

En esta celda se indica la cantidad de horas que laboró el trabajador durante el


mes a reportar. La misma solo se activa si en el campo “TIPO DE JORNADA”
se escogió la opción “JORNALES”.

• Ocupación:

En este espacio, se deberá indicar la ocupación que desempeña el trabajador, No


debe quedar en blanco, porque el sistema no le permitirá la generación del archivo
de texto de la planilla.
Para la referencia del código de una ocupación específica deberá consultar el
Catálogo de ocupaciones adjunto a la plantilla de Excel.
La lista no es modificable.

• Observaciones:

En esta celda se puede indicar cualquier observación que desea sea considerada
para el aseguramiento del trabajador. Si ninguna aplica, deje el campo en blanco.

Las opciones de esta casilla están predeterminadas, así:

Seguro de Riesgos del Trabajo 10


OPCIÓNES DISPONIBLES DESCRIPCIÓN

(Vació) No hay observaciones especiales para


el trabajador en este mes

Nuevo ingreso Indica la condición del trabajador


nuevo, que ingresó en el mes a
reportar. Este dato no sustituye la
“INCLUSIÓN PROVISIONAL”.

Salió en el mes Indica la condición del trabajador que


término la relación laboral, durante el
mes a reportar.

Incapacitado por la CCSS Indica la condición del trabajador


incapacitado por la CCSS durante el
mes a reportar.

Incapacitado por el INS Indica la condición del trabajador que


estuvo incapacitado por INS durante el
mes a reportar.

Disfrutó vacaciones Indica la condición del trabajador que


disfrutó vacaciones durante el mes a
reportar.

Disfrutó de licencia Indica la condición del trabajador que


disfrutó de licencia sin goce de salario
durante el mes a reportar.

11 Seguro de Riesgos del Trabajo


• Botonera de desplazamiento:

BOTON DESCRIPCIÓN

ANTERIOR Para desplazarse al anterior registro digitado.

SIGUIENTE Para desplazarse al siguiente registro digitado

IR A Para buscar en la base de datos algún registro en


REGISTRO particular.

SALVAR Después de ingresar la información de los trabajadores,


permite que esos datos queden registrados.

SALIR Después de incluir la información de todos los


trabajadores permite regresar a la plantilla .

Generar Archivo

Este botón le permitirá generar el Archivo en formato tipo texto (con extensión
*.txt) que es el requerido para el proceso de la información que deberá remitir al
INS. partiendo de la información digitada por parte del usuario previamente en la
plantilla de Excel. Se debe activar una vez que se ha concluido la digitación la
información requerida en los diferentes campos de la plantilla.

Seguro de Riesgos del Trabajo 12


Para activarlo debe desplazar el “Mouse” hasta el botón “GENERAR ARCHIVO”,
y dar un “clic” sobre él, con lo cual se le desplegará una ventana como la que se
ilustra en la siguiente página:

En cada uno de estos campos se desplegará la información digitada por el usuario


al inicio del proceso de creación de la plantilla del mes que se va a reportar.

Si falta alguno de los campos, deberá completarlos para poder continuar el


proceso.

Si ninguno de los campos está en blanco, el usuario deberá hacer clic en el botón
y le aparecerá la siguiente ventana:

13 Seguro de Riesgos del Trabajo


Al activar el botón “GUARDAR”, además de generarse automáticamente el
archivo definitivo en formato *.txt que deberá enviar al INS, se le desplegará la
siguiente ventana:

Esta opción le permitirá –si el usuario lo desea- guardar la plantilla de Excel para
no perder la información digitada, de manera que siguiente mes le sea más
sencillo procesar el reporte mensual de planilla para Riesgos del Trabajo

Seguro de Riesgos del Trabajo 14


Anexo 1.

Habilitación de Macros

Si usted tiene instalado Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP u otra versión
superior en su PC, Usted debe ejecutar el siguiente procedimiento antes de utilizar
la aplicación de Planilla en Excel.

• Procedimiento:

1. Abra un documento de Excel cualquiera.

2. Seleccione la opción “HERRAMIENTAS”, “MACRO”, y “SEGURIDAD”


(ver imagen)

15 Seguro de Riesgos del Trabajo


3. En la ventana “NIVEL DE SEGURIDAD”, seleccionar “MEDIO”, y
“ACEPTAR”

4. Cierre la aplicación de Excel (no es necesario salvar el documento)

5. Abra nuevamente la aplicación de Planillas en Excel (PlaniRT Aplicación), y


seleccione la opción “HABILITAR MACROS".

Seguro de Riesgos del Trabajo 16

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