Sei sulla pagina 1di 16

GESTIONE HSE

REPORT
Mantenere la
prospettiva
durante una crisi
Best practice per una gestione HSE
forte e sostenibile
P R E PA R A Z I O N E :
Affronta le crisi con successo
grazie a solidi processi

D I N A M I C I TÀ E
ACC E SS I B I L I TÀ :
Rafforza l‘HSE e la cultura del-
la leadership nella tua azienda

FU T U R O
D I G I TA L E :
Promuovi la gestione HSE
attraverso nuove soluzioni

LE PERSONE AL CENTRO
D E L L’AT T E N Z I O N E :
Incoraggia la resilienza
nel tuo team e
in tutta l’azienda
REPORT SULLA GESTIONE HSE // Mantenere la prospettiva durante una crisi

PUNTI CRITICI PREDETERMINATI E


CRISI PRODUTTIVE
“Se dopo aver metabolizzato il primo colpo inizi a vedere una crisi anche
come un’opportunità, allora hai un’occasione unica per rafforzare il
significato della salute e sicurezza sul lavoro nella tua azienda, e questo
avrà effetti a lungo termine.”

Timo Kronlöf, MSc Safety Management & Product Manager, Quentic

All’improvviso, un colpo dopo l’altro: le crisi inaspettate come la pandemia


del coronavirus possono portare rapidamente ad un senso i di impotenza. Ma
in una tale situazione, senza precedenti, non bisogna bloccarsi a causa dello
shock: è necessaria un’azione rapida e attenta. Di questi tempi, la vita quotidiana
in un’azienda è dettata da volatilità, incertezza, complessità e ambiguità (VUCA).
Gli HSE manager sanno benissimo che solo coloro che investono seriamente
nella gestione dei rischi e delle crisi saranno ancora in grado di agire in futuro.

“È probabile che accadranno cose improbabili.” Aristotele lo sapeva già molto prima
che la digitalizzazione e la globalizzazione guidassero i mercati. In ottica di pre-
venzione dei rischi, gli specialisti della salute e sicurezza sul lavoro e i Risk manager
si chiedono quotidianamente: Quali rischi siamo chiamati a fronteggiare? Quali
conseguenze potrebbero avere? Quale è la probabilità che essi accadano? Nel
caso ideale, le valutazioni dei rischi aiutano a trarre azioni, definire processi e
responsabilità - in altre parole, essere pronti a tutto.

2
Quando crisi impreviste richiedono un’azione immediata, vale anche la pena sin-
tetizzare processi a lungo termine a cui poter fare sempre riferimento. Ogni crisi
ha il potenziale di avviare un’ottimizzazione duratura, a vantaggio delle aziende e
dei loro dipendenti anche in futuro. Quando sorgeranno ulteriori crisi, avrai già a

6
disposizione i giusti mezzi per agire rapidamente.

L’unica certezza è l’incertezza: aumentare la resilienza in tempi di crisi


È chiaro: oltre a confrontarci con nuove sfide, le crisi mostrano anche i nostri
punti deboli. Eppure apportano ogni sorta di potenziale di miglioramento, se
riusciamo a vederle come opportunità. Diversi mesi fa, nessuna azienda poteva Comunicazione accessibile
prevedere una pandemia globale come quella del coronavirus, né tantomeno e dinamicità: gli strumenti
immaginare le sue conseguenze economiche. Tuttavia, alcune aziende si
sono dimostrate più preparate e più resilienti di fronte alle crisi grazie a
per una crisi
processi collaudati e testati e ad una solida cultura HSE basata su principi Ecco come l’azienda manifatturiera
stabili e sul miglioramento continuo. tedesca Deutsche Werkstätten di Dresda
Anche per il crescente riconoscimento del fatto che nulla è affidabile quanto (Hellerau) ha utilizzato solidi processi
il cambiamento stesso, il modello di resilienza basato sulla psicologia riscuo- HSE per affrontare la pandemia del
te sempre più successo tra le aziende. “La resilienza organizzativa è la capacità coronavirus.
di un’organizzazione di assorbire e adattarsi in un ambiente in evoluzione che le Frank Mrosowski
consenta di raggiungere i propri obiettivi e di sopravvivere e prosperare. Le organiz- HSE Coordinator | HSE Manager , Deutsche
zazioni più resilienti possono anticipare e rispondere alle minacce e alle opportunità, Werkstätten Beteiligungs GmbH
derivanti da cambiamenti improvvisi o graduali nel loro contesto interno ed esterno.”
(Norma ISO 22316:2017).

3
REPORT SULLA GESTIONE HSE // Mantenere la prospettiva durante una crisi

8Creare vicinanza
nonostante la distanza
con i training online
Le aziende resilienti sono generalmente caratterizzate da una visione condi-
Ecco come Heidelberger Druckmaschinen
AG ha formato più di 7.000 dipendenti visa, obiettivi chiari e un’agilità eccezionale. Queste abilità consentono loro di
nella prevenzione delle infezioni anticipare e gestire meglio i cambiamenti, oltre a comprendere e modellare
il loro ambiente. Esse vantano una cultura che incoraggia la resilienza tramite
Cornelia Schmitz-Hanig
l’empowering leadership e promuovono la condivisione aperta di conoscenze
Tecnico della sicurezza,
e informazioni per prevenire la formazione di mentalità a compartimenti stagni
Heidelberger Druckmaschinen AG
che generano crisi. Le organizzazioni resilienti lavorano per l’ottimizzazione
continua e sono caratterizzate dal coordinamento tra le funzioni aziendali e la
disponibilità di risorse di supporto. Soprattutto, processi ottimizzati e chiare
linee di responsabilità costituiscono la base per una gestione HSE stabile,
che a sua volta consente ad un’azienda di agire rapidamente e di resistere
a qualsiasi crisi.

Il futuro inizia adesso! Pensare oggi al domani


La pandemia del COVID-19, soprattutto nella sua fase iniziale, è stata una crisi
acuta per la maggior parte delle persone, poiché è stata sia imprevedibile
che in rapida diffusione su scala globale. Poche aziende hanno avuto il tempo
sufficiente per prepararsi. Gli HSE manager raramente si trovano nella posizione
di poter decidere di investire in una cultura resiliente nella loro organizzazione
ed i cambiamenti culturali generalmente richiedono molto tempo, una risorsa
questa gravemente carente durante una crisi. In questi casi è necessario fare
affidamento sulla consapevolezza e sull’impegno del top management e sui
suoi sforzi di resilienza.

Durante una crisi spesso è necessario inventare nuove soluzioni al volo e questo
processo è rischioso per la sua stessa natura. È importante non solo correre

10
in giro a spegnere immediatamente i focolai, ma anche assicurarsi che non si
riaccendano. Le aziende attive a livello globale devono compiere continui
sforzi volti a garantire che le diverse normative e azioni vengano imple-
mentate correttamente nelle loro sedi presenti in tutto il mondo e che
tutti i dipendenti godano dello stesso livello di protezione. Una cultura
La crisi funge da HSE moderna e solida e l’utilizzo di un software HSE possono aiutare tutti a
acceleratore nella mantenere la calma. I responsabili devono prendere decisioni sulla base di
fatti concreti piuttosto che fare affidamento sul proprio istinto, rimanendo
modernizzazione dei
comunque concentrati su ciò che più preme ai propri dipendenti. Bisogna
processi HSE agire razionalmente e comunicare senza contraddizioni.
Ecco come Miba è stata in grado di
introdurre i controlli in materia di sicu-
rezza oltre i confini e migliorare la sua
compliance in maniera trasparente
Franz Almhofer-Amering
Coporate HSE Manager |
Facility Manager, Miba AG

4
12
Gli HSE manager e i leader aziendali devono includere nella loro agen-
da anche i rischi legati alla salute mentale. Proprio come accade a livello
aziendale, allo stesso modo le persone possono adottare misure per essere più
resilienti a livello individuale e uscire dalla crisi più forti di prima. L’ottimismo, Vie d’uscita dalle
l’accettazione dei limiti delle proprie prestazioni, l’attenzione alle soluzioni, le
relazioni di supporto, l’autoregolamentazione, la responsabilità personale e la
crisi personali:
capacità di improvvisare sono solo alcuni dei fattori su cui individui, team e Ecco come combattere lo
aziende possono lavorare per dare loro la giusta forma. stress mentale dei dipendenti
e incoraggiare la resilienza
Dagli esperti per gli esperti: la guida per tempi incerti  Nicole Scheibner e Alexander Tirpitz
Perché le crisi sono un’opportunità per influenzare positivamente la gestione HSE Amministratori delegati, EO Institut
a lungo termine? Quali ruoli svolgono la comunicazione e la leadership? Come
si possono utilizzare le soluzioni digitali per tenere aggiornati gli stakeholder,
prendere decisioni fondate e elaborare rapidamente un piano d’azione? In que-
sto report, gli esperti HSE condivideranno alcune best practice per gestire con
successo la pandemia del coronavirus.

Al centro dell’attenzione vi sono soprattutto le persone coinvolte, insieme a


temi quali la gestione del cambiamento continuo, i valori affidabili e il rinforzo
positivo. Scopri come coinvolgere a lungo termine il top management, i
manager e i dipendenti nella salute e sicurezza sul lavoro e nella preven-
zione delle infezioni. Scopri come puoi superare i silos di informazioni,
rafforzare in modo permanente la fiducia degli stakeholder e trarre ispira-

15
zione da uno dei più rinomati esperti HSE internazionali per affrontare le
sfide future.

Ci auguriamo che questi esempi tratti da esperienze reali ti possano


aiutare nel tuo lavoro!
Una chat stimolante:
La sicurezza durante e dopo la pandemia
David Cant
Professionista qualificato in salute e sicurezza |
Consulente CDM (costruzione, progettazione
e gestione) | Tutor | Coach, Veritas Consulting
Safety Services

5
REPORT SULLA GESTIONE HSE // Mantenere la prospettiva durante una crisi

Comunicazione accessibile e dinamicità:


gli strumenti per una crisi
Ecco come l’azienda manifatturiera tedesca Deutsche Werkstätten di Dresda (Hellerau)
ha utilizzato solidi processi HSE per affrontare con successo la pandemia del coronavirus.

Deutschen Werkstätten è caratterizzata da un ambiente di lavo-


ro aperto: le persone fanno i pendolari dalla Spagna, i cantieri
La gestione dinamica dei cambiamenti, l’uso edili e navali sono dislocati in tutto il mondo, gli affari vengono
delle tecnologie digitali e della comunicazione svolti in Asia orientale. L’azienda doveva agire a livello globale in
questo momento di crisi. Mrosowski ha dovuto aggiornarsi sulle
proattiva concentrata sulle persone coinvolte normative diverse in vigore in vari paesi, stati, città e comunità e
sono stati elementi fondamentali. implementare misure di protezione ovunque.

Un’azione efficace: insieme contro la pandemia


È diventato subito chiaro: era necessaria un’azione rapida,
Dominare la crisi: dal laboratorio di falegnameria agli decisa e coerente. Ciò è stato possibile grazie alle sessioni di
esperti di interior design cooperazione regolari e sempre più digitalizzate tra i manager
Lo spazio è il mezzo in cui Deutsche Werkstätten opera e pensa. Sin (di progetto), i responsabili HSE, gli esperti legali, gli esperti di
dalla sua fondazione da parte di Karl Schmidt nel 1898, l’azienda ha comunicazione e i rappresentanti dei lavoratori. “A causa della
dovuto reinventarsi continuamente. Nel 1951, la società divenne natura globale del nostro lavoro, le situazioni a distanza erano già
proprietà della Repubblica Democratica Tedesca. 40 anni dopo, qualcosa che sapevamo come affrontare e siamo stati rapidamente
l’azionista Fritz Straub trasformò l’azienda in una GmbH e la in grado di adattare i nostri processi aziendali. Avevamo già da
riprivatizzò nel 1992, facendola passare inoltre dalla produzione in tempo stabilito soluzioni come il telelavoro e la comunicazione
serie alla produzione di singole unità. digitale per i nostri dipendenti. Abbiamo immediatamente reso
obbligatori il rispetto di determinati requisiti igienici e dei contatti
Straub è convinto: “Siamo sopravvissuti alle crisi per diventare limitati tra le persone, e abbiamo iniziato a utilizzare i turni nel no-
ciò che siamo oggi: uno dei massimi specialisti al mondo in quanto stro reparto di produzione per soddisfare gli standard di sicurezza
a espansione di residenze private, yacht, sale riunioni e hotel di lusso” sul lavoro SARS-CoV-2”, osserva Mrosowski.
Il motto: da una crisi arriva la forza! Oggi, oltre 270 persone lavorano
presso la sede centrale di Dresda (Hellerau). Le consociate e le filiali Deutschen Werkstätten ha inoltre subito annullato eventi
consentono all’azienda di mantenere una presenza in Germania, pubblici e viaggi d’affari. Per aiutare i dipendenti ad andare
Russia, Cina e Svizzera. al lavoro senza difficoltà e supportarli per eventuali controlli
stradali, l’azienda ha rilasciato certificati di lavoro. Proteggere i
Apertura e relazioni personali... e poi coronavirus lavoratori e prevenire le malattie significava anche chiudere i
Dall’area espositiva pubblica che, ogni mese, ospitava workshop cantieri e ricorrere a sospensioni temporanee del personale. Ai
e visite guidate, ai primi open space ed eventi di cooperazione dipendenti è stata data anche la possibilità di fare l’isolamento
diretta tra partner, costruttori e falegnami stessi: tutto è stato volontario a casa. I lavoratori erano grati del fatto che il datore
sconvolto dall’arrivo del coronavirus in questa azienda di medie di lavoro non li avesse messi in una situazione più pericolosa in
dimensioni. Dove una volta c’erano vicinanza e scambio perso- questi tempi incerti. La sicurezza viene prima di tutto!
nale, ora tutto doveva essere fatto a distanza per garantire la
sicurezza. L’HSE manager Frank Mrosowski ricorda questa L’arte di dire qualcosa: fornire informazioni in via
transizione: “Ci siamo riorganizzati in tempi rapidissimi e abbiamo digitale e favorire la connessione
invitato i nostri dipendenti a lavorare da casa. Ma, al contempo, non Lo sappiamo: soprattutto in tempi di crisi, la comunicazione
volevamo distruggere lo spirito speciale che contraddistingueva il continua gioca un ruolo cruciale. È importante comunicare con
nostro lavoro e le nostre relazioni, specialmente perché, allora, tanti una sola voce, in maniera univoca, anche se gli sviluppi dinamici
erano ancora scettici sugli sviluppi in Cina, perché apparentemente di una pandemia rendono questa una sfida particolarmente
ancora lontani.” difficile. Deutschen Werkstätten ha deciso di ricorrere ad un mix
di strategie di comunicazione durante la pandemia del corona-

6
I sei pilastri della comunicazione in caso di crisi:

AG G I O R NA M E N TI
CO M PR E N S I O N E
T R A S PA R E N Z A

A F F I D A B I L I TÀ

COERENZA

CO N TI N U I
O N E S TÀ

virus. I dipendenti venivano informati, formati e dotati di video Dopo la pandemia come prima della pandemia:
tutorial attraverso l’intranet aziendale. Nella loro “nuova casa una soluzione software coinvolge tutti
digitale”, i lavoratori trovavano informazioni e link a materiale Indipendentemente da come progredirà la pandemia del corona-
relativo al COVID-19 e altri argomenti correlati al lavoro, insieme virus in futuro, Deutschen Werkstätten continuerà a dare la
a guide pratiche per questioni di natura privata come i servizi massima priorità alla prevenzione delle infezioni e alla salute e
per l’infanzia e gli spostamenti. Una crisi come la pandemia del sicurezza sul lavoro. Per proteggere i dipendenti durante e dopo
coronavirus spesso comporta un peso ulteriore per la salute la pandemia e rispondere facilmente ai requisiti legali, l’azienda
mentale dei dipendenti. Per ottenere una migliore panorami- ha scelto di utilizzare un software HSE integrato in grado di
ca dello stato d’animo dei dipendenti e mitigare i problemi contribuire a soddisfare le sue priorità.
attraverso una comunicazione e azioni appropriate, l’azienda ha
condotto un sondaggio tra i dipendenti. “La nostra comunica- “Quentic ci aiuterà a gestire i visitatori, a condividere le norme e a
zione diretta e proattiva ha migliorato notevolmente la fiducia e la organizzare i training online per i dipendenti. Quentic ha pensato a
disponibilità al compromesso di tutto il personale”, afferma Frank tutte queste funzioni e le rende immediatamente disponibili per l’uso”,
Mrosowski, HSE manager. spiega Mrosowski

La comunicazione non è una strada a senso unico:


offrire una direzione nonostante la distanza
Deutschen Werkstätten voleva anche trattare, in modo adeguato,
argomenti specifici che erano motivo di preoccupazione tra i
lavoratori. L’azienda sapeva che arrivare a un determinato livello
emotivo e chiarire domande complesse spesso è possibile solo
in un contesto personale. Per questo motivo, Deutschen Werk-
stätten ha organizzato un’assemblea dei dipendenti all’aperto, nel
rispetto delle linee guida relative al mantenimento della distanza
minima di sicurezza. L’azienda ha poi reso disponibile online una
registrazione video dell’evento.

Sia i responsabili HSE che i manager in generale hanno impie-


gato molto tempo per rispondere anche alle domande meno
importanti dei loro dipendenti. “Ero un referente disponibile in
vari momenti del giorno e della notte. Per garantire che le nostre
informazioni fossero sempre aggiornate, ero in costante contatto
con le autorità sanitarie, mi sono documentato attivamente su vari
argomenti e ho esaminato le diverse normative. Una sfida parti-
colare che abbiamo dovuto affrontare è stato il fatto che i media
avrebbero annunciato nuove normative in parte prima che entras-
sero in vigore e che tutti i requisiti pratici fossero noti. Per rilasciare
dichiarazioni affidabili, ho lavorato a stretto contatto con il nostro
ufficio legale”, afferma Frank Mrosowski, pienamente in linea con Deutschen Werkstätten usa Quentic Base e i moduli
la premessa: la competenza attraverso la credibilità. Sostanze pericolose, Sicurezza sul lavoro, Compliance
e Training online. Usa Quentic dal 2016.

www.dwh.de

7
REPORT SULLA GESTIONE HSE // Mantenere la prospettiva durante una crisi

Creare vicinanza nonostante la distanza con i training online


Ecco come Heidelberger Druckmaschinen AG ha formato più di 7.000 dipendenti nella
prevenzione delle infezioni

La pandemia del coronavirus è stata una sfida enorme per molte aziende. Anche Heidelberger
Druckmaschinen AG, leader del mercato mondiale rinomato per i suoi sistemi di facile utilizzo,
prodotti di alta qualità e servizi innovativi, ha dovuto implementare in modo rapido e flessibile
i requisiti emersi a causa della pandemia del coronavirus.

Una delle maggiori difficoltà iniziali sta nel comunicare a tutti Quali mansioni il team che ha gestito la crisi a livello aziendale ha
i propri dipendenti le misure di prevenzione delle infezioni assegnato a lei in quanto tecnico della sicurezza? 
richieste. Nel caso di Heidelberger Druckmaschinen AG, oltre Il team di crisi ha indirizzato le sue attività verso il reparto
7.000 dipendenti in varie sedi in Germania avevano bisogno centrale per la sicurezza sul lavoro, che si è coordinato con il
di conoscere e attuare le azioni pianificate. Inoltre, il reparto team di gestione della sicurezza, un team composto da tutti gli
responsabile della sicurezza sul lavoro ha avuto solo una specialisti della SSL di tutte le nostre sedi in Germania. In parti-
settimana di tempo per farlo. In questa intervista, il tecnico colare, questo è stato incaricato di mettere a punto valutazioni
della sicurezza Cornelia Schmitz-Hanig spiega come ha potuto dei rischi applicabili in tutto il territorio tedesco utilizzando la
sfruttare il software HSE di Quentic non solo per gestire la crisi soluzione software Quentic. Sono state incorporate informazioni
immediata, ma anche per utilizzare i nuovi processi volti ad provenienti da vari stati tedeschi. Partendo da questa base, è
avviare miglioramenti a lungo termine nelle aree della sicurezza stato poi creato un training. Per la prima volta, i singoli manager
sul lavoro e della compliance. non erano responsabili dell’organizzazione delle istruzioni in
Quentic ma era compito mio quello di centralizzare questa azione,
Signora Schmitz-Hanig, quali azioni ha intrapreso la sua azienda formando i manager che l’avrebbero attuato e fornendo loro dei
per garantire la sicurezza di tutti i dipendenti? consigli sulle specifiche linee di azione. La sfida più grande poi
Abbiamo pubblicato il nostro piano pandemico il 15 marzo. Suc- era rendere il training disponibile per oltre 7.000 dipendenti in
cessivamente, abbiamo comunicato i nuovi codici di condotta modo centralizzato e fruibile online.
ai nostri dipendenti. Questi consistevano in regole generali di
distanziamento e igiene insieme all’annullamento o alla ridu-
zione drastica dei viaggi d’affari verso aree a rischio o altrove.
Abbiamo inoltre adottato normative in materia di quarantena e
intrapreso ulteriori azioni per quanto riguarda il lavoro agile, la
sicurezza informatica e la protezione dei dati.

8
Come avete superato questa sfida? I manager giocano un ruolo centrale nella gestione HSE. Se
Avevamo bisogno di una soluzione rapida e pratica e Quentic sono convinti dell’importanza delle misure di sicurezza sul lavoro
ha esaudito la nostra richiesta. Abbiamo inviato un link statico nel lungo periodo, possono motivare attivamente il personale
via mail, attraverso il quale i dipendenti potevano completare ad aderirvi e comportarsi in modo più sicuro. Ciò consente
il training online direttamente a casa. I responsabili di reparto a tutti di trarre vantaggio da azioni e processi ottimizzati nel
potevano quindi monitorare il tasso di acquisizione della nuova lungo periodo.
qualifica e creare e utilizzare gli elenchi con le firme per orga-
nizzare il training per i colleghi senza accesso diretto a Quentic. Quali suggerimenti vuole dare relativamente alla selezione e
Guardando indietro, penso che possiamo dire che in questo l’implementazione di nuovi processi?
modo abbiamo raccolto molti consensi in merito alla sicurezza Processi ottimizzati e chiare linee di responsabilità sono il
sul lavoro presso la nostra azienda. cardine di una gestione HSE stabile. Ci consentono di gestire le
crisi e di agire rapidamente. Un software HSE che consente pro-
Le persone sono creature abitudinarie e spesso reagiscono con cessi ad hoc non ancora testati in azienda non è solo un utile
scetticismo di fronte a cambiamenti e nuove incognite. Come han- strumento in tempi di crisi. Abbiamo anche discusso di tutti i
no reagito i vostri dipendenti, dato che molti di loro non avevano possibili problemi che potrebbero sorgere in materia di sicu-
mai lavorato con Quentic prima di allora?  rezza sul lavoro e abbiamo avuto colloqui con i rappresentanti
La maggior parte dei nostri dipendenti è stata in grado di di Quentic per vedere come potremmo implementarli concre-
completare il training senza problemi. Di certo attribuiamo tamente. Le azioni che abbiamo pianificato, come l’uso di link
parte di questo successo al fatto che eravamo lì per fornire loro statici, sono state discusse e testate più volte con i dipendenti,
informazioni approfondite in ogni fase del processo. Sapevano che avevano meno esperienza in campo software. Numerose
perché avevano ricevuto questa mail, come completare il training possibili fonti di problemi sono state scoperte e mitigate in
online e chi potevano contattare in caso di problemi. Natural- anticipo grazie a questa azione. Ciò ha avuto anche una grande
mente, abbiamo riscontrato anche casi in cui questo non è influenza sul modo in cui abbiamo formulato il contenuto delle
stato sufficiente. Ma grazie al nostro approccio centralizzato, la diapositive del training. Direi quindi che la fase dei test e molta
maggior parte di questi casi mi è stata comunicata rapidamente comunicazione sono già metà della battaglia.
e siamo stati in grado di trovare soluzioni appropriate.

In che misura la pandemia ha favorito cambiamenti procedurali


che rimarranno in vigore anche dopo la crisi?
Visto il successo di questo progetto, è diventato chiaro che
avremmo iniziato a utilizzare i Training online più spesso all’in-
terno della nostra azienda. Essi semplificano la trasmissione di
nuove informazioni e forniscono ai dipendenti un accesso facile e
veloce agli argomenti legati alla sicurezza. Continueremo inoltre
a utilizzare link statici. Ed è emersa chiaramente la necessità di
continuare a formare i nostri manager, coinvolgerli e supportarli
di più, in alcuni casi anche con massicce azioni centralizzate.

Heidelberger Druckmaschinen usa


Quentic Base e i moduli Supervisione
lavori, Sostanze pericolose, Salute e
sicurezza, Compliance, Training online
e Rischi e audit. Usa Quentic dal 2013.

www.heidelberg.com

9
REPORT SULLA GESTIONE HSE // Mantenere la prospettiva durante una crisi

La crisi funge da acceleratore nella modernizzazione dei


processi HSE
Ecco come Miba è stata in grado di introdurre i controlli in materia di sicurezza oltre
i confini e migliorare la sua compliance in maniera trasparente

Nel 2018, la società di tecnologia industriale Miba ha iniziato a utilizzare Quentic per docu-
mentare i suoi processi HSE e integrarli in tutta l’azienda. Quando si è verificata l’epidemia del
COVID-19, due terzi dei 7.800 dipendenti Miba in Europa, Nord e Sud America e Asia stavano
già lavorando con Quentic presso la propria sede.

Fino ad allora, la grande azienda e i suoi partner strategici in In risposta a queste sfide, avete reso l’implementazione del
tutto il settore automobilistico avevano implementato Quentic modulo Quentic Rischi e audit un requisito necessario in ogni sede
gradualmente e senza alcuna pressione temporale. Franz e avete utilizzato questo modulo per impostare le ispezioni di
Almhofer-Amering, responsabile HSE e Facility manager di sicurezza COVID-19. Quali obiettivi concreti intendevate perseguire
Miba, ha messo a punto questa strategia di un’attenta gestione con questa azione?
del cambiamento per garantire che Quentic diventasse un’inter- Il nostro obiettivo era quello di supportare tutte le sedi nell’im-
faccia HSE integrata accessibile a tutti i dipendenti nelle 30 sedi plementazione delle nostre misure di sicurezza. Ciò significava
di produzione e vendita di Miba. Ha scelto il modulo Quentic che dovevamo verificare se le azioni concordate avevano un
Sicurezza sul lavoro come primo passo importante nell’imple- effetto sul comportamento dei dipendenti in loco e se stavamo
mentazione di uno standard a livello aziendale, poiché Miba davvero riducendo il rischio di infezioni da COVID-19. Le nostre
aveva già consolidato la segnalazione degli incidenti di base ispezioni tramite il modulo Quentic avevano anche lo scopo
a livello globale e, quindi, il modulo Quentic corrispondente di ridurre il rischio di responsabilità in capo al nostro ramo
avrebbe influenzato ogni singolo dipendente. esecutivo e al top management. I nostri dipendenti dovevano
capire che i dirigenti, i manager e gli specialisti HSE erano tutti
L’epidemia del COVID-19 ha sorprendentemente creato sia legalmente tenuti a garantire che tutte le normative fossero
un’opportunità che la necessità di raggiungere gli obiettivi HSE rispettate, anche una volta che le normative sul coronavirus
di Miba a un ritmo molto più veloce, poiché l’azienda doveva prescritte dal loro paese, in particolare per quanto riguarda il
garantire che la prevenzione delle infezioni fosse implementata distanziamento fisico in pubblico, cominciavano ad allentarsi.
per tutto il personale in tutte le sedi internazionali, nonostante
le diverse normative. Questa sfida ha sicuramente conquistato Siete riusciti a raggiungere questi obiettivi?
l’attenzione collettiva del management. Le ispezioni di sicurezza e il successivo inasprimento delle
restrizioni hanno spinto i dipendenti a prendere le cose più
Signor Almhofer-Amering, ci parli delle sfide che Miba ha dovuto seriamente. Il solo fatto che i dirigenti volessero vedere i risultati
affrontare a causa della pandemia del COVID-19. di questi controlli ha avuto un effetto estremamente positivo.
Operiamo in più continenti e il coronavirus viene gestito a
velocità e in modi diversi in ogni paese. La sfida consisteva nel Grazie a queste ispezioni, abbiamo anche notato numerose aree
gestire la diversità delle nostre sedi e le costanti modifiche, in cui potevamo migliorare. Ad esempio, abbiamo deciso che
specifiche per paese, apportate alle normative legali di cui do- le stanze dovevano essere etichettate in base a quante persone
vevamo tenere conto. Abbiamo messo a punto le appropriate potevano esservi presenti contemporaneamente. Questa azione
valutazioni dei rischi e poi stabilito, riscritto, adeguato e infine è stata pubblicata internamente molto tempo fa, ma durante i
pubblicato vari regolamenti sul coronavirus. Ma maggiore era la controlli di sicurezza ci siamo resi conto per la prima volta che
distanza tra una sede locale e le nostre sedi centrali in Austria, c’erano aree in cui doveva essere ancora implementata.
più forti erano le discrepanze nel modo in cui implementare
questi regolamenti.

10
§ §
§§
§
Quali consigli si sente di dare ad altre aziende alla luce dei vostri Abbiamo sperimentato che una tale crisi consente di introdurre
controlli anti-COVID-19? processi nuovi e individuali. Maggiore è il livello di standardiz-
Invito ogni azienda a effettuare una seria valutazione dei con- zazione dei processi e delle linee di responsabilità esistenti,
trolli e dedicarvi tutto il tempo necessario per svolgerla bene, più facile sarà implementare piani che interessano l’intera
soprattutto nell’area compliance, ma anche nella comunicazione azienda, piuttosto che le singole sedi. Durante la fase acuta di
esterna ed interna. Un software come Quentic in grado di gene- gestione della crisi, abbiamo dovuto prendere decisioni rapide
rare automaticamente i risultati è molto utile a questo proposito. e gerarchiche. Ora è necessario che l’attenzione del manage-
Abbiamo richiesto ai dipendenti responsabili dello svolgimento ment si concentri sulla pianificazione di azioni e processi con
delle ispezioni non solo di valutare se le misure di sicurezza benefici a lungo termine per la sicurezza sul lavoro, in modo
erano state implementate con successo o meno e se erano da poter gestire meglio anche le future pandemie o altre crisi.
presenti ulteriori problemi legati alle raccomandazioni, ma anche È fondamentale adesso prendere decisioni attente riguardo a
di fornire informazioni su come esattamente ciascuna azione quali regolamenti e processi derivanti da questa crisi vogliamo
veniva realizzata. Era anche possibile aggiungere foto a supporto stabilizzare e continuare a implementare nel lungo periodo. In
di quanto dichiarato. questo modo ci assicureremo che funzionino perfettamente
una volta che l’attenzione del management sarà tornata su
Solo utilizzando una documentazione così completa si può altre questioni.
dimostrare che i dipendenti hanno reagito in modo appropriato
alla crisi, apportato i miglioramenti necessari e ridotto il rischio
nelle rispettive sedi. La documentazione consente di rispondere
a tutti i tipi di domande sulle azioni HSE, indipendentemente
dal fatto che queste domande provengano da dipendenti, top
management, compagnie assicurative o autorità locali. Quentic
può generare una documentazione legalmente valida con un
solo clic.

Voi siete stati in grado di implementare velocemente Quentic


come parte integrante del vostro crisis management. Quali
saranno secondo lei gli effetti sul futuro HSE di Miba e cosa Miba usa Quentic Base e i moduli
consiglierebbe di fare ad altri HSE manager che si trovano in Supervisione lavori, Sostanze pericolose,
una situazione simile? Sicurezza sul lavoro, Compliance, Training
Ho ricevuto feedback molto positivi dalle sedi in cui abbiamo online, Rischi e audit, Gestione ambientale
iniziato a utilizzare Quentic durante la crisi, come ad esempio e Processi. Usa Quentic dal 2018.

“Che bello avere questo tipo di software. Cos’altro può fare?” www.miba.com
Quindi, presumo che saremo in grado di passare da un sistema
push centrale a un sistema pull dalle nostre sedi quando dovre-
mo integrare i più moderni processi HSE in Quentic.

11
REPORT SULLA GESTIONE HSE // Mantenere la prospettiva durante una crisi

Vie d’uscita dalle crisi personali:


Ecco come combattere lo stress mentale dei dipendenti e incoraggiare la resilienza

Quando una situazione insolita limita permanentemente la nostra vita quotidiana e le nostre
routine, anche la nostra psiche ne risente. Le crisi possono metterci a dura prova e richiedere una
sensibilità speciale. Se qualcuno ha difficoltà a gestire questi effetti psichici, diventa ancora più
difficile fidarsi e fare affidamento sui propri colleghi e superiori. I manager e gli esperti HSE hanno
la speciale responsabilità, in tempo di crisi, di prevenire fin dall’inizio il peso sulla salute mentale, e
non soltanto di attivarsi una volta che i dipendenti mostrano i primi segni di sofferenza.

Nicole Scheibner e Alexander Tirpitz, amministratori delegati Gli aspetti sociali, come i conflitti o la mancanza di connessione
ed esperti in psicologia del lavoro, gestione della salute e svi- umana, non solo possono portare a sintomi psichici come
luppo organizzativo presso l’EO Institut, usano l’esempio della esaurimento, depressione e mancanza di capacità di concen-
crisi del coronavirus per mostrare come riconoscere quando i trazione, ma possono anche causare effetti negativi a livello
dipendenti sono sotto stress mentale, come proteggerli e utiliz- fisico. Lo stress mentale e la tensione si accumulano spesso nei
zare una comunicazione mirata e trasparente per fugare paure muscoli del collo.
e incertezze. Mostrano anche come una squadra può imparare
a lavorare insieme meglio nel lungo periodo e costruire un In tempi come quello della crisi del coronavirus, in cui i lavoratori
certo livello di resilienza di fronte ad una crisi. che prima lavoravano regolarmente in un ufficio si trovano ora
a lavorare nelle quattro mura di casa, questo insolito isolamento
Stress mentale in tempi di crisi e/o la presenza costante del proprio partner e figlio/figli possono
Può insorgere lo stress mentale rivelandosi imprevedibile e spesso portare a ulteriore stress da solitudine o sovra-stimo-
complesso tanto quanto una crisi. Le cause possono essere lazione. Possono sorgere anche numerose paure e incertezze:
diverse. Una di queste è il sovraccarico, ad esempio per un Quale livello di rischio di infezione corro nella mia azienda?
carico di lavoro extra pesante, scadenze ravvicinate o ansia da Quando e come migliorerà questa situazione? Potrebbe peg-
prestazione. Anche la mancanza di una mole di lavoro sufficiente giorare? A seconda della situazione particolare dell’azienda,
da svolgere, un lavoro breve o un lavoro che non coinvolge le possono sorgere anche preoccupazioni finanziarie: Il mio lavoro
capacità del dipendente possono causare stress sulla psiche e è sicuro? Cosa succederà all’azienda nei prossimi mesi?
avere effetti a lungo termine sulla salute.

12
Prevenire e combattere lo stress Creare il giusto equilibrio tra cosa ci si aspetta e cosa è
I manager e gli specialisti HSE spesso devono anche affrontare possibile realizzare
la pressione aggiuntiva di dover riconoscere rapidamente lo I dipendenti dovrebbero essere in grado di strutturare le loro
stress e di combatterlo. Devono intraprendere in modo rapido giornate lavorative il più vicino possibile alla normalità, attenersi
e flessibile percorsi nuovi e sconosciuti, soprattutto quando alle loro solite routine e mantenere una sana separazione tra
la cooperazione e la leadership devono operare a distanza e i lavoro e vita privata. Inoltre, i manager dovrebbero fare del loro
dipendenti devono lavorare con tecnologie che di solito non meglio per garantire che i livelli di concentrazione dei dipen-
fanno parte della loro normale routine. Le incertezze associate denti non siano sovraccaricati da tante chiamate, mail e video
a questo possono portare a sfiducia e sentimenti di subordi- chat. Lo scenario migliore è informare in modo trasparente i
nazione tra i membri del personale. Ecco perché è ancora più partner, i clienti e il team stesso su chi è disponibile e quando.
importante affrontare le cose con sensibilità, empatia e fiducia, Ciò consente ai dipendenti di dedicare degli slot temporali a
perché, se è vero che i dipendenti fanno uno sforzo per conti- dei lavori di concentrazione e alle pause. Soprattutto in tempi
nuare il loro lavoro in una situazione insolita, è altrettanto vero difficili, è importante rendere lo spazio digitale il più vicino
che possono raggiungere rapidamente i propri limiti. Nicole possibile al mondo “normale” e lavorare sul rafforzamento delle
Scheibner e Alexander Tirpitz raccomandano ai manager di relazioni reciproche. Comunicando e prendendo regolarmente
capire attivamente le incertezze e le domande che i loro team decisioni di gruppo, tutti si sentiranno visti ed ascoltati e le
potrebbero porsi in questa situazione. Dovrebbero anche incomprensioni potranno essere discusse immediatamente.
tenere incontri individuali regolari con i singoli dipendenti e Scheibner e Tirpitz raccomandano ai manager di verificare che
chiedere a ciascuno di loro quanto sono in grado di affrontare i propri dipendenti abbiano compreso che il cambiamento
la situazione e come l’azienda può supportarli meglio. Non si dell’orario di lavoro dovuto alla cura dei figli o al lavoro a turni
dovrebbe mai aspettare che siano i dipendenti a farsi avanti significa che non tutti hanno la disponibilità di prima e di aiu-
con i loro problemi. La raccomandazione più forte è di affrontare tare i dipendenti a capire quando hanno bisogno di fermarsi in
questa situazione in modo proattivo. modo da non sovraccaricarsi.

Tra le altre cose, questo significa rendere il lavoro stesso il meno Prevenire attivamente l’incertezza e la paura del futuro
stressante possibile e creare uno spazio virtuale per pause, Le crisi arrivano all’improvviso e la fine della tempesta non è
domande, problemi di squadra o individuali. “Quando non vedi sempre visibile all’orizzonte. I manager dovrebbero sempre
regolarmente i tuoi dipendenti, non dovresti dare per scontato che sforzarsi di dare ai propri dipendenti la sensazione che le loro
tutti se la stiano cavando bene. Prenditi del tempo per porre domande paure e preoccupazioni vengano ascoltate e affrontate con una
e gestire gli aspetti tecnici e organizzativi necessari per rendere il comunicazione mirata e proattiva.
lavoro dei dipendenti il più efficiente e normale possibile, fornendo
gli strumenti e le istruzioni di cui hanno bisogno” raccomandano A tal proposito, gli esperti dell’EO Institut consigliano: “Le se-
gli esperti. guenti parole dovrebbero farti da guida: Guarda dove stai andando!
Comunica solo le cose che puoi davvero vedere e valutare. Se puoi
pianificare solo per un certo periodo di tempo, fai previsioni e prendi
accordi che riguardano esclusivamente questo periodo. Comunica
SOTTOCARICO
DI RUOLO
ANSIA quali azioni sono in atto e per quali periodi di tempo. Una comu-
SOVRACCARICO nicazione onesta e realistica è assolutamente essenziale: non far
sembrare le cose più tragiche del necessario e non suscitare una
ANSIA DA
PRESTAZIONE ISOLAMENTO PERDITA paura inutile, ma non sminuire nemmeno la situazione. Dipingi
Lavoro a orario ridotto DEL LAVORO un’immagine chiara, trasparente e comprensibile di dove si trova la

PREOCCUPAZIONE tua azienda in questo momento e qual è il piano.”

PERICOLO DI INFEZIONE
SFIDUCIA INSICUREZZA
SOLITUDINE Limiti
SOVRASTIMOLAZIONE
di stress
MAREA DI
MAIL
PERDITA DELLA
conflitti ROUTINE Depressione
Pressione PROBLEMI DI
CONCENTRAZIONE
13
REPORT SULLA GESTIONE HSE // Mantenere la prospettiva durante una crisi

Dovresti inoltre calare ciò che comunichi nel contesto attuale e È importante che i membri del team si guardino l’un l’altro:
condividere eventuali nuovi sviluppi con il team. Il personale non Come sta ognuno di loro? Come sono i carichi di lavoro degli
dovrebbe mai venire a conoscenza dei nuovi sviluppi dai media altri membri del team e quale livello di stress stanno affron-
prima di sentirlo da te. tando in generale? I manager dovrebbero sempre iniziare la
conversazione su come il team può sostenersi meglio. In tempi
La leadership della tua azienda dovrebbe anche valutare in cui un team non lavora fisicamente insieme, certe azioni,
attentamente quali informazioni rendere pubbliche. È neces- come le videoconferenze, possono sembrare strane all’inizio, ma
sario fornire a tutto il personale informazioni sui profitti e sugli possono effettivamente funzionare per rafforzare i sentimenti
sviluppi aziendali in modo che possa comprendere meglio le di solidarietà e resilienza del team. Sfrutta al meglio le situazioni
decisioni dell’azienda? O solo un gruppo ristretto dovrebbe e pianifica azioni che ti consentano di rimanere in contatto nel
essere informato sulla situazione attuale dell’azienda? Trovare tempo. Anche mantenere una mentalità positiva verso il futuro
un buon equilibrio qui è fondamentale, poiché dare troppe può aiutare nei momenti difficili. Inoltre, durante una crisi, ha
informazioni può causare le stesse incertezze di fornirne troppo senso iniziare a pensare da squadra a come ridurre lo stress al
poche. Ma si potrebbe anche avere l’impressione che tu stia ritorno alla normalità e alle cose a cui dare la priorità. Il tempo
mantenendo segreti. Sforzati invece di proiettare l’immagine impiegato per farlo è ben investito, in quanto può assicurarti
che la tua azienda sta facendo tutto ciò che rientra nella sfera di non passare da un periodo stressante ad un altro. Una volta
del possibile. Se sono in arrivo cambiamenti significativi, ad tornati alla normalità, prenditi del tempo per un debriefing col-
esempio l’introduzione di tempi di lavoro ridotti, prepara questo lettivo del team in cui i compagni di squadra possono riflettere
annuncio con attenzione e nel migliore dei modi, ma assicurati in modo critico sulle seguenti domande: Cosa ha funzionato
di non impiegare troppo tempo, il che può dare adito a voci di particolarmente bene in questa situazione? Cosa vogliamo
corridoio. Non cullare i tuoi dipendenti in un falso senso di sicu- continuare a fare? Cosa non ha funzionato affatto e quali tipi di
rezza, ma non lasciarli nemmeno completamente all’oscuro. problemi, che in precedenza erano minimi, sono peggiorati in
quel periodo?
Incoraggiare e utilizzare la resilienza di gruppo
a lungo termine Prendere una certa distanza dalla situazione può aiutarti a
In situazioni insolite, i team si trovano a lavorare insieme in con- riconoscere ciò che il tuo team ha imparato e quali di questi
dizioni diverse da quelle che normalmente incontrerebbero. Ma apprendimenti sono rilevanti per il futuro. In sostanza, tutto ciò
quanto sono resilienti i team di fronte a crisi e situazioni di forte aiuterà ogni individuo, ogni squadra e l’intera azienda a lavorare
stress? Alcune routine che aiutano le singole persone possono meglio insieme e rafforzare la tua posizione nel lungo periodo.
anche essere un aiuto essenziale per i team nel riconoscere
carichi e altre sfide e gestirle meglio. Un team che ha già svilup-
pato determinati ritmi e strategie può adattarli rapidamente per
affrontare una situazione insolita e reagire ai cambiamenti man
mano che si verificano.

Un si n ce ro r i n g r a z ia m e nto a ll ‘ EO I ns t i t u t , sp e c i a l i z z ato
n e ll ‘a u m e nt a re l ‘e f f i c a c i a , m i g l i o r a re l a s a l u te e re n d e re
l e a z i e n d e m i g li o r i .

www.eo-institut.de

14
Il coronavirus non si muove; le
persone lo muovono. Se le persone

Una chat stimolante: smettono di muoversi, il coronavi-


rus smetterà di muoversi – e morirà.

La sicurezza durante e dopo la pandemia

Le aziende che desiderano stabilire una cultura della sicurezza a lungo ter-
mine non devono soltanto raggiungere la testa dei loro dipendenti. Devono
anche raggiungere il loro cuore. Nessuno va dritto al punto così come lo fa Ricorda, noi non controlliamo in che modo
in modo pratico David Cant. L’esperto di salute e sicurezza sul lavoro sfrutta funziona il mondo. Controlliamo, invece, il
il potere dei social media con post che dimostrano quanto siano veramente modo in cui noi rispondiamo.
#CoronavirusOutbreak
vitali il rinforzo positivo e un approccio di gestione olistico per cambiare i
modelli di comportamento umano. David Cant è membro dell’Istituto per
la sicurezza e la salute sul lavoro (IOSH) nel Regno Unito e vanta 20 anni
di esperienza in questo campo. Dirige Veritas Consulting, una società che Cosa non puoi controllare:
supporta principalmente professionisti dell’edilizia, architetti e rivenditori. le notizie, la scienza, la tua industria,
In questa pagina abbiamo riportato alcuni dei suoi tweet più stimolanti i numeri, il governo.
degli ultimi mesi.
Cosa puoi controllare: il tuo stress,
le tue azioni, la tua mentalità, ciò che
ascolti, il modo in cui aiuti gli altri.

Non c‘è momento migliore di adesso Ricorda, sono i lavoratori che


per leader, imprenditori e manager creano la cultura della sicurezza
per farsi avanti e dimostrare di pren- e non la documentazione.
dersi cura del loro personale e dei
loro colleghi.

I manager possono influenzare/incoraggiare il Usa il rinforzo positivo con saggezza: i lavoratori


comportamento che vogliono che gli occhi dei possono essere incoraggiati da un manager a
lavoratori vedano. Perché ciò che i lavoratori ve- tenere comportamenti non sicuri, anche se ciò
dono, imitano: se vedono agire con superficialità, viene fatto in maniera non intenzionale. “Grazie
agiranno con superficialità; se vedono agire con mille per aver fatto le cose rapidamente questa
impegno, agiranno a loro volta con impegno. settimana.” Ma senza rendersene conto, nel pro-
Rafforza le cose buone. cesso potrebbero essere state prese scorciatoie per
la sicurezza.

Suggerimento per i responsabili della sicurezza:


se vuoi che le regole siano comprese, devi Evita di utilizzare gergo e parole troppo
capire come farle capire ai lavoratori. Parla ai ricercate nelle procedure di sicurezza, per-
lavoratori nella loro lingua. Non nella tua. ché il momento in cui inizi a confondere i
lavoratori è il momento in cui li perdi.

Leggi di più di
David Cant su Twitter:

twitter.com/davidgcant

15
QUENTIC. L’A ZIENDA

Quentic è uno dei principali fornitori di soluzioni Software as a Service (SaaS) operanti sul
mercato HSE e CSR europeo. L’azienda con sede centrale a Berlino opera in tutta Europa
attraverso uffici e partner in Germania, Austria e Svizzera, Finlandia, Svezia, Danimarca, paesi
Bassi, Belgio, Francia, Spagna e Italia.

QUENTIC. IL SOFT WARE

Numerosi clienti di diversi settori rafforzano la loro gestione HSE e CSR con la soluzione
software modulare Quentic. I moduli liberamente combinabili fra loro coprono tutti i
principali ambiti: sicurezza sul lavoro, sostanze pericolose, compliance, rischi e audit, inci-
denti e segnalazioni, supervisione lavori, training online, processi, gestione ambientale e
sostenibilità. Il software integrato supporta in modo ideale i sistemi di gestione a norma
ISO 14001, ISO 45001 e ISO 50001. Lo conferma anche l’istituto DEKRA Assurance Services
GmbH. Quentic connette dati, collega tutte le parti interessate nel processo HSE e CSR e
conquista per l’ampiezza del suo campo d’azione (via browser o via app). Così i processi
aziendali possono essere gestiti in modo efficiente in conformità con i requisiti di legge,
anche quando gli incarichi spaziano fra reparti, sedi e paesi.

Editore:
QUENTIC SICUREZZA SUL LAVORO E QUENTIC APP
Quentic GmbH
Viale Luca Gaurico 91/93
Il modulo Sicurezza sul lavoro supporta in modo completo la sicurezza sul 00143 Roma
lavoro e la tutela della salute nella tua azienda. Valutazioni del rischio e
+ 39 06 9318 8530
istruzioni operative vengono comodamente realizzate con un solo clic del
contact.it@quentic.com
mouse. Le misure protettive vengono stabilite direttamente nel sistema. Basta www.quentic.it
uno sguardo per vedere subito di quali qualifiche dispongono i dipendenti e
quando sono in programma le prossime misure formative. I training vengono Crediti immagini:
organizzati in modo efficiente. Con la Quentic App gli utenti hanno sempre a Cover: istock/PeopleImages
Page 2: Shutterstock/fizkes
disposizione un canale di reporting HSE. La facilità di utilizzo garantisce che gli
Page 3: iStock/101cats
utenti e le ditte terze vengano coinvolti in modo diretto nelle tematiche rigu-
Page 7: iStock/Funtay
ardanti la sicurezza sul lavoro. Questo consente un aumento a lungo termine Page 14: iStock/ijeab
dell’attenzione verso le tematiche relative alla sicurezza. Oltre alla possibilità Page 16: iStock/svetikd
di scattare foto e alle funzioni offline, i singoli formulari offrono una flessibilità
ancora maggiore.
QC2JR1

Potrebbero piacerti anche