Distrito Nº 2

Zona Nº 23 “Córdoba Este”

Scouts de Argentina

GUÍA PARA
ORGANIZAR
EVENTOS
LOCALES Y
DISTRITALES

Guía para Organizar Eventos Locales y Distritales Página 1

Página 2 Distrito Nº 2 – Zona Nº 23 – Scouts de Argentina
INTRODUCCION
Para organizar un evento, ya sea campamentos, talleres, charlas, etc. debemos saber planificar.
Planificar es pensar ahora lo que va hacer después. Esto significa programar en el tiempo las
actividades de un grupo dejando en claro:

o ¿qué se va a hacer?
o ¿por qué se hará?
o ¿con qué recursos?

La planificación es un proceso de toma de decisiones que permite pensar antes, cual es el mejor
camino para alcanzar los resultados que se desean.
Para ello les ofrecemos un instructivo que nos ayuda a planificar nuestros campamentos y otros
eventos a nivel distrital o local.
Este instructivo, pretende ser una "GUÍA" para todos los dirigentes que tengan la agradable
responsabilidad de formar parte del "EQUIPO" encargado de organizar uno de estos eventos. Y
hablamos de "EQUIPO" porque una de las claves del éxito de este tipo de campamentos, consiste en
dejar de lado intereses personales para lograr, trabajando cada uno desde su posición, completar con
éxito las múltiples tareas a realizar antes, durante y después del mismo.
En la medida que todo el Equipo de Dirigentes y Distrito asuma como suyo el campamento, en esa
misma medida este tendrá éxito.
Queremos, así mismo, resaltar el carácter de "GUÍA" que tiene este instructivo, ya que no
pretendemos ni deseamos crear un recetario que anule y mediatice la creatividad del equipo que
organice cada uno de los eventos.
Por eso les agradecemos que utilicen este instructivo de manera crítica, adaptándolo en cada caso a la
realidad de tu Distrito, Grupo o Sección. Recordemos que en caso de duda sobre la idoneidad de
cualquier actividad, debemos revisarla a la luz de los elementos bases del Proyecto Educativo.

¿POR DÓNDE EMPEZAMOS?

Debemos plantear un diagnóstico y el énfasis determinando las conductas que se desean alcanzar. Y
al hacer esto nos planteamos los OBJETIVOS.
Los Objetivos Generales que se persiguen con un Macro Campamento son los siguientes:

- Evaluar el desarrollo de los NIÑOS Y JÓVENES en general, de manera de determinar la calidad

con que se está aplicando El Método y El Programa Scout en nuestro Distrito y/o Zona.
- Todo evento y/o campamento, sirve como una insustituible oportunidad para la formación de los
dirigentes.
- La reunión de un número significativo de miembros de nuestra Asociación, en el Municipio, Zona
y/o Distrito es la mejor oportunidad para realizar una proyección de la imagen del Escultismo
hacia la comunidad.
- Queremos resaltar que por sus características naturales cualquier Campamento es una actividad
en donde se debe vivir a plenitud lo que conocemos por Vida al Aire Libre. Por esta razón es
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indispensable asegurar que, durante el evento, los grupos (seisenas, patrulla y equipo) de cada
sección puedan acampar como tal, respetando su necesidad de disfrutar de momentos en los que
pueda realizar lo que conocemos como vida de equipo.
Aspiramos que todo scout que participe en un campamento de esta magnitud encuentre una
oportunidad para desarrollar los siguientes aspectos:

• EN ÁREA DE CORPORALIDAD
• EN ÁREA DE CREATIVIDAD
• EN ÁREA DE CARACTER
• EN ÁREA DE AFECTIVIDAD
• EN ÁREA DE SOCIABILIDAD
• EN ÁREA DE ESPIRITUALIDAD

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Cada edición que se haga de una actividad de Campamento debe realizarse con la correspondiente
definición de los objetivos específicos que tendrá la actividad en ese momento, es decir que se
deben definir aquellos logros particulares que se pretenden alcanzar en beneficio de los scouts del
Distrito.
Para esto los organizadores deben tomar en cuenta algunos parámetros de orientación general:

- Los objetivos específicos deben definirse en atención a las necesidades propias de los niños y
jóvenes dentro del Distrito según corresponda. Esto amerita un permanente diagnóstico.

- Los objetivos específicos deben estar acordes con la intencionalidad expresada por los objetivos
generales (invariables) de la actividad.

- Los objetivos específicos deben guardar estrecha relación con el tema institucional que ese año
tenga en marcha la Asociación. (Opcional).

- En caso de que el Campamento se realice en alguna fecha conmemorativa, este motivo debe ser
tomado en cuenta para la actividad, pudiendo estar expresado o bien directamente en los objetivos
específicos o, al menos, en la ambientación que se defina.

- Las otras áreas del Distrito (Operaciones, Finanzas, Recursos Adultos, Gestión Institucional)
deberán aprovechar el efecto que logra un evento de esta magnitud para impulsar sus campañas
y/o programas específicos.

Ej.: Que el scout logre participar e integrarse con sus pares compartiendo distintas actividades.-

ESTRUCTURA
La estructura comúnmente utilizada para eventos de estas características, y la que utilizaremos en
este instructivo, es la de dividir el Campamento en Sub-Campos.

EVALUACIÓN
El equipo organizador del evento debe contar con un grupo de dirigentes encargados de realizar la
evaluación manteniendo tres (3) líneas de acción para esta tarea.

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- Evaluación Educativa: Está dirigida a medir las fortalezas y vacíos que puedan tener los
pequeños equipos participantes durante el evento, buscando observar habilidades y destrezas así
como comportamientos y actitudes.-
- Evaluación Organizativa: Está dirigida a medir los resultados del evento mismo, buscando
determinar la calidad de la actividades y servicios ofrecidos a los pequeños grupos y demás personas
asistentes al evento. Conviene aquí que los responsables de evaluación conozcan al detalle los
parámetros de calidad y funcionamiento planificados para cada actividad o servicio, para luego
compararlos con los resultados finales.
- Evaluación Institucional: Se quiere acá medir el grado de compromiso y de relación que el
campamento tuvo respecto a la estructura que lo está organizando (Distrital, Zonal y/o Grupal).

Hay que medir resultados de los esfuerzos realizados no sólo por los responsables de
Programa de Jóvenes al montar los detalles técnicos del evento, sino también los
resultados de impacto en adultos scouts y no scouts, de Captación , de recursos
materiales y financieros, de proyección e imagen corporativa hacia la comunidad,
entre otros.
Esta información permitirá preparar con mayor calidad educativa y organizativa los
eventos siguientes.-

PLANIFICACIÓN DEL EVENTO

Para la organización de un evento de esta envergadura, es indispensable la utilización de un sistema
de planificación, que nos permita definir y controlar todas las actividades involucradas, su secuencia
lógica y sus interrelaciones.-

La cantidad de actividades, orden y detalle que se le dé a esta planificación dependerá de la magnitud

de cada campamento en particular. Sin embargo, a manera de ayuda, a continuación detallamos un
listado de las actividades básicas que deberían estar presentes en cualquier campamento de esta
envergadura.

Nº Descripción Responsable Días Actividades previas

El Equipo o Consejo
1 Fijar objetivos específicos del evento
correspondiente.
El Equipo o Consejo
2 Elección de la sede del evento
correspondiente.
El Equipo o Consejo
3 Fijar fecha del evento
correspondiente.
El Equipo o Consejo
4 Nombrar al Jefe de Campo
correspondiente.
Nombrar al Equipo de Dirección
5 Jefe de Campo
(Jefe de Programa y Administración)
6 Elección del lugar Administrador
7 Definición de la ambientación Jefe de Programa
Diseño y/o elección de logos,
insignias, canciones, lemas y otros
8
elementos inherentes a la imagen del
evento.
9 Preparación del Programa Jefe de Programa
Establecer perfil (requisitos) de los
10 Jefe de Programa
asistentes (beneficiarios y staff)
Definición sobre invitación a otros
11 Jefe de Campo
Distritos o Zonas o Asociaciones
12 Definir normas del evento Jefe de Campo
13 Preparar presupuesto preliminar Administrador

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 Campaña de “VENTA” del evento y/o
14 Administrador
actividades específicas del mismo
Comienzo de las comunicaciones a los
dirigentes y beneficiarios. Debe incluir
15 Administrador
los elementos diseñados y/o elegidos
en los puntos Nº 7 y 8.
16 Definir cantidad de Sub-Campos Jefe de Campo
17 Elección de los Jefes de Sub-Campos Jefe de Campo
Definir sistema para el suministro de
18 Administrador
los alimentos
Formación de los Staff de cada
19 Jefes de Sub-Campos
Sub-Campo
Determinar la división del terreno:
- Área de Sub-campos (campamento)
20
- Área de Programa
- Área de Servicio
Definir y conformar sistema de
servicios:
- Comunicaciones
- Enfermería
21 - Intendencia Administrador
- Alimentación
- Seguridad
- Secretaría / Periódico
- Servicios Generales
22 Definir el Programa Final del evento Jefe de Programa
23 Preparar presupuesto previo Administrador
24 Fijar cuota Jefe de Campo
Información definitiva para
beneficiarios:
- Cuota (que incluye)
- Planilla de inscripción
- Programa General Administrador
25
- Días de visitas Jefe de Programa
- Equipo recomendado
- Necesidades del Programa
- Modo de inscripción
- Normas del evento
26 Apertura de inscripciones Administrador
Invitación a las autoridades y medios
27 Jefe de Campo
de comunicación
Informar a los sistemas asistenciales Encargado de
28
de la zona del campamento Enfermería
29 Informar a las autoridades locales Jefe de Campo
Determinar servicios internos:
- Agua potable
- Baños Encargado de Servicios
30
- Duchas Generales
- Recolección de basura
- Estacionamiento, etc.

ASISTENTES
Consideraremos como asistentes al evento, a todas aquellas personas que tengan asignada una
función especifica a cumplir durante el campamento. A todas las otras personas que asistan las
consideraremos como (Servicios Público y Seguridad).
De acuerdo a lo expuesto, los asistentes al evento serán los siguientes:
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- Los pequeños grupos (seisenas, patrulla, equipos).

- Staff de los Sub-Campos: Consideramos en este grupo a los Jefes y Sub-Jefes de la sección, así
como todos aquellas personas que tengan funciones de servicio dentro de la misma, la labor de estas
personas es de vital importancia ya que son ellos los que mantienen el contacto directo con los chicos,
por lo que de ellos dependerá en gran medida el éxito del Programa del Campamento. El vínculo
entre estos dirigentes y el Staff Central lo realizan los Jefes de Sub-Campo, a los cuales podemos
considerar como miembros de los dos grupos.

- Staff Central: Es el encargado de la organización y dirección del evento, la cantidad y cargos del
mismo dependerá de la envergadura del campamento, sin embargo, existe una organización típica
para este tipo de evento, la cual contribuye de manera significativa al éxito del campamento.

- Equipo de Apoyo: Comúnmente en este tipo de campamentos se utiliza un equipo de apoyo

conformado por Jóvenes de las Ramas Mayores o Padres para la ejecución de tareas de logística y
servicio. En la conformación de dichos equipos es importante tener en cuenta con los siguientes
aspectos:
- Todos los Jóvenes de las Ramas Mayores o Padres asistentes al campamento, deberán pertenecer a
este equipo.
- El equipo deberá ser coordinado por un solo dirigente el cual distribuirá las tareas de manera justa y
equitativa de acuerdo a características de los muchachos asistentes. Este encargado será responsable
también por que se estén cubriendo satisfactoriamente las necesidades básicas de los jóvenes
(comida, lugar de dormir, baños, etc.)
- Este dirigente reportará al área de administración, la cual le asignará las tareas pendientes.
- Previamente al evento, el dirigente encargado reunirá a todo el equipo y les explicará lo que se
espera de ellos. Se les debe explicar especialmente a los muchachos que el programa de este
campamento está destinado especialmente a los beneficiarios asistentes y que ellos asisten en
funciones de servicio.
- La cantidad necesaria de Jóvenes de las Ramas Mayores será definida por el administrador, el cual
abrirá un periodo de inscripciones hasta lograr el cupo deseado.
- Nunca debemos olvidar que los jóvenes son receptores del Programa Scout y no dirigentes.

Adicionalmente, es indispensable para el éxito de cualquier organización que cada uno de los
miembros que la integran, conozca lo que se espera de él y lo que se espera de los demás, por esta
razón debe redactarse e informarse la descripción de cada uno de los cargos existentes en el
campamento. A continuación presentamos una descripción típica de algunos de los cargos, la cual
podrá adaptarse dependiendo de cada evento en particular:

JEFE DE CAMPO:
- Cumplir y hacer cumplir la Norma CE 004 Seguridad en Actividades Scouts.
- Velar que el campamento sea una actividad enmarcada en los Principios Scouts, El Método y
Programa Scout.
- Elegir el resto del equipo que trabajará en el campamento.
- Reemplazar a aquellas personas que no cumplan con sus responsabilidades, previa información al
STAFF CENTRAL.
- Velar por que se cumpla la programación del campamento.
- Confirmar el lugar en donde se realizará.
- Revisar y aprobar el programa.
- Programar de manera periódica las reuniones del STAFF CENTRAL del Campamento formado por :
El Jefe de Campo, El Jefe de Programa Central, El Jefe de Programa por Sub-Campo, los Jefes de
Sub-Campo y el Administrador. A estas reuniones podrán ser invitadas otras personas relacionadas
con el evento.
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- Apoyar a todos los miembros del STAFF CENTRAL en sus funciones.
- Sustituir al administrador en caso de necesidad hasta nombrar a otro.
- Sustituir a los Jefes de Sub-Campo cuando sea necesario hasta que sea nombrado un sustituto.

JEFE DE PROGRAMA GENERAL:

- Junto con el Jefe de Programa de Actividades Especificas debe preparar el "Programa Horario" del
Campamento, y presentarlo al STAFF CENTRAL para su aprobación.
- Debe elegir responsables de cada una de las actividades centrales y presentarlos a las reuniones del
STAFF CENTRAL para su aprobación.
- Debe presentar al Administrador la lista de recursos necesarios para cada una de las actividades que
le corresponden. No se deberán aceptar listas de materiales que no estén canalizadas por este medio.
- Velar que la programación de sus actividades se desarrolle según lo planeado.
- Visitar el lugar para comprobar que se corresponde con la actividad programada.
- Sustituir o buscar sustituto para los responsables de actividades que por alguna razón no cumplan
con sus responsabilidades.
- Informar a los asistentes al campamento de los detalles del programa que deben preparar antes del
evento como: ambientación, comidas, actos, canciones o himnos, disfraces y/o cualquier otro que sea
necesario para el buen desarrollo del programa de aquellas actividades que les corresponden.
- Sustituir al Jefe de Programa de Actividades Específicas cuando sea necesario y hasta que sea
nombrado un sustituto.
- Velar que los programas preparados por cada una de las personas a su cargo estén enmarcados
dentro de los Principios Scouts, el Método y el Programa Scout.
- Asistir a todas la reuniones del STAFF CENTRAL.
- Reportar al Jefe de Campo.

JEFE DE PROGRAMA ACTIVIDADES ESPECÍFICAS:

- Junto con el Jefe de Programa General debe preparar el "Programa Horario" del Campamento, y
presentarlo al STAFF CENTRAL para su aprobación.
- Debe elegir responsables de cada una de las actividades por Sub-Campo que así lo requieran y
presentarlos a las reuniones del STAFF CENTRAL para su aprobación.
- Debe presentar al Administrador la lista de recursos necesarios para cada una de las actividades que
le corresponden. No se deberán aceptar listas de materiales que no estén canalizadas por este medio.
- Velar por que la programación de sus actividades se desarrolle según lo planeado.
- Visitar el lugar para comprobar que se corresponde con la actividad programada.
- Sustituir o buscar sustitutos para los responsables de las actividades que por alguna razón no
cumplan con sus responsabilidades.
- Informar a los asistentes al campamento de los detalles del programa que deben preparar antes del
evento como: ambientación, comidas especiales, actos, canciones o himnos, disfraces y/o cualquier
otro que sea necesario para el buen desarrollo del programa de aquellas actividades que le
corresponden.
- Sustituir al Jefe de Programa General cuando sea necesario y hasta que sea nombrado un sustituto.
- Sustituir al Jefe de Campo cuando sea necesario.
- Velar por que los programas preparados por cada una de las personas a su cargo estén enmarcados
dentro de los Principios Scouts, el Método y el Programa Scout.
- Asistir a todas la reuniones del STAFF CENTRAL.
- Preparar la información requerida para los beneficiarios y dirigentes asistentes.
- Reportar al Jefe de Campo.

JEFE DE SUB-CAMPO:
- Elegir los Colaboradores de su Sub-Campo y presentarlos CENTRAL para su aprobación.
- Visitar el lugar para adecuarlo a los participantes de su Sub-Campo.
- Realizar reuniones periódicas con los Colaboradores para mantenerlos informados.
- Coordinar con el Jefe de Programa por Sub-Campo y por la persona encargada por este, el programa
de su Sub-Campo.
- Entregar al Jefe de Programa por Sub-Campo los requerimientos de materiales y equipos para que
este los tramite a través del administrador.
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- Asistir a todas las reuniones del STAFF CENTRAL.
- Sustituir cuando sea necesario a los Colaboradores hasta que sea nombrado un sustituto.
- Reporta al Jefe de Campo y al Jefe de Programa por Sub-Campo.

ADMINISTRADOR:
- Nombrar y ser responsable de los encargados de: Secretaría, Intendencia, Enfermería, Servicios
Generales y cualquier otro que se considere necesario.
- Presentar una lista de todos los nombrados al STAFF CENTRAL para su aprobación.
- Coordinar todo lo referente a lograr el financiamiento del evento (donaciones, cuotas, ventas y/u
otros).
- Visitar el lugar y asegurarse de que presente todas las condiciones necesarias para este tipo de
evento.
- Tramitar todo lo referente a permisos con respecto al lugar.
- Presentar los presupuestos. En es punto para determinar el presupuesto del evento deberá tener en
cuenta el Art. Nro 4 del Reglamento de Eventos Distritales.
- Coordinar la obtención de todos los materiales y recursos solicitados por los Jefes de Programa.
Bajo ninguna razón deberá tramitar compra de recursos para programa que no esté autorizadas por
ellos.
- Coordinar la obtención de recursos para todo lo referente a los departamentos a su cargo. Para estos
recursos no se necesitará autorización.
- Coordinar, a través del encargado de Gestión Institucional, la fabricación y obtención de las
Insignias, remeras, gorras y cualquier otro recuerdo ("souvenir") referente al campamento.
- Coordinar cualquier venta de recuerdos (“souvenir”) referente al campamento.
- Coordinar las inscripciones.
- Se encargará de editar toda la publicidad previa al evento que sea producida por cualquier otro
miembro del STAFF CENTRAL.
- Mantener informado al STAFF CENTRAL de todo lo referente a sus responsabilidades.
- Asistir a todas las reuniones del STAFF CENTRAL.
- Reportar al Jefe de Campo.

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 Organigrama de cargos y responsabilidades:

Comité Ejecutivo de Distrito /

Equipo Distrital de Rama

Jefe de Campo

Jefe de Programa Jefe de Programa

General Actividades Específicas
- Actividades Generales -Actividades Rotativas
- Inauguración por Sub-Campo
- Clausura
- Salidas del Lugar

Administrador Ejecutivo
Correspondiente
- Seguridad
- Comunicaciones
- Secretaria/Periódico
- Intendencia
- Servicios Generales
- Ventas
- Gestión Institucional
- Sanidad

Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de

Sub-Campo Nº1 Sub-Campo Nº2 Sub-Campo Nº3 Sub-Campo Nº4
- Colaborador Nº 1 - Colaborador Nº 1 - Colaborador Nº 1 - Colaborador Nº 1
- Colaborador Nº 2 - Colaborador Nº 2 - Colaborador Nº 2 - Colaborador Nº 2
- Colaborador Nº 3 - Colaborador Nº 3 - Colaborador Nº 3 - Colaborador Nº 3
- Colaborador Nº 4 - Colaborador Nº 4 - Colaborador Nº 4 - Colaborador Nº 4

INSCRIPCIONES
Otro factor importante que debemos realizar antes del campamento, es el proceso de inscripciones
y/o pre-inscripciones.
Entre los aspectos a tomar en cuenta en ese proceso de inscripción tenemos los siguientes:
- Es conveniente, para que los organizadores puedan cuantificar de manera cierta la cantidad
aproximada de asistentes al evento (scouts y dirigentes), para de esta manera lograr dimensionar
todos los parámetros del evento (cantidad de Sub-Campos, servicios generales, transporte,
alimentación, actividades, etc), que se abra un período de pre-inscripciones.
- En las pre-inscripciones, los participantes pudieran cancelar un porcentaje de la cuota (30% ó 50%)
de manera de fraccionar y facilitar el pago. Este sistema también tiene la ventaja que logra acelerar el
ingreso de fondos al arca.
- Las inscripciones definitivas, tanto para los beneficiarios como para los dirigentes, deberán hacerse
de acuerdo como lo establece en el Art. Nro. 5 y 6 del Reglamento de Eventos Distritales.
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- Un sistema que ayuda a la organización de las inscripciones es el de habilitar una cuenta Bancaria,
para que los participantes depositen el monto de la inscripción. De esta manera solo deberán anexar
copia del depósito a la planilla de inscripción.
- La Planilla de Inscripción deberá diseñarse de acuerdo al evento y datos que se necesiten para una
mejor organización (Ej. nombre de la patrulla, grupo, distrito y zona, nombre, DNI, teléfono,
adelanto, edad, religión, etc.). Esta planilla iría como anexo del Permiso de Acampe.

CARACTERÍSTICAS DEL LUGAR

En alto porcentaje el éxito de un campamento en general depende del lugar elegido para efectuar el
mismo. Entre los aspectos a tomar en cuenta para dicha elección están los siguientes:
- Existencia de agua potable constante y suficiente.
- Que exista espacio suficiente para que entren cómodamente los pequeños equipos, las unidades y
los sub-campos. Si realizamos un cálculo aproximado, en un campamento de esta categoría, una (1)
patrulla necesita aproximadamente treinta metros cuadrados (30 m2), por lo que una Unidad de
cuatro (4) patrullas necesitará aproximadamente de ciento cincuenta metros cuadrados (150 m2) y
un (1) sub-campo de cuatro (4) tropas setecientos cincuenta metros cuadrados (750 m2). Estos
números son aproximados y dependerán del tipo de terreno.
Adicionalmente al área de sub-campos deberá existir espacio suficiente para la ejecución de los
diferentes programas
- Debemos asegurarnos que el terreno sea suficientemente permeable, para evitar que en caso de
lluvia se anegue.
- Debe tener suficiente sombra.
- Verificar la existencia de centros asistenciales suficientes y adecuados para casos de emergencia. Sin
olvidar que dentro del campamento propiamente dicho deberá existir un área preparada para
primeros auxilios
- Que el lugar presente las condiciones necesarias para garantizar la seguridad del evento.
- Que el lugar se encuentra disponible durante la época en que lo necesitamos.
- Preferiblemente que presente facilidades de energía eléctrica, vías de comunicaciones apropiadas,
teléfono, etc.

PROGRAMA Y ACTIVIDADES
El programa y las actividades que realizarán los participantes durante un campamento, representan
la parte más importante del evento, ya que a través de ellas lograremos los objetivos educacionales
que nos hemos propuesto.
Un error típico que cometemos, es dar mucha importancia a la parte logística del evento y descuidar
de manera triste y lamentable el programa.
El programa del evento debe tener una relación directa con los objetivos particulares del
campamento, el lugar donde se desarrolla y a la cantidad y tipo de scouts asistentes.
Entre los aspectos a resaltar tenemos los siguientes:

LA COMPETENCIA
La competencia es un factor de vital importancia en el desarrollo de las actividades de las ramas
intermedias, ya que está íntimamente relacionada al desarrollo evolutivo del joven en esa edad.
Entre las alternativas que se han utilizado con éxito en este sentido, podemos resaltar las siguientes:
a) Que los equipos no compitan entre sí para tener un solo ganador, sino que todos compitan para
lograr una meta preestablecida. De esta manera todos, (o casi todos), los equipos podrán "GANAR" el
campamento. En esta alternativa es importante permitir el logro de la meta de maneras diferentes,
para que cada equipo utilice el camino que mejor se adapte a sus características.
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b) Que no exista un ganador absoluto de todo el evento, sino ganadores de actividades específicas
dentro del campamento. En este caso se debe procurar que existan pruebas que premien diferentes
aspectos dentro de los objetivos educativos de las ramas. Si se utiliza este sistema o cualquier otro
sistema de competencia, se debe tener especial cuidado en que las reglas estén claras para todos.
Finalmente, debemos velar que en todos los tipos de competencia que se realicen durante el
campamento exista un sistema de evaluación justo, y para esto debemos tomar en cuenta las
siguientes consideraciones:
- Todos los participantes conocerán con anterioridad los elementos sobre los que serán evaluados.
- La evaluación será lo más objetiva posible.
- Los dirigentes que evalúen serán los mismos, para así asegurar que el componente subjetivo de la
evaluación sea siempre el mismo.
- En lo posible la evaluación será realizada por un equipo de dos (2) o tres (3) personas que
compartirán sus criterios y evaluarán por consenso.

LA ROTACIÓN DE ACTIVIDADES (ACTIVIDADES POR SUB CAMPO)

La rotación de actividades puede organizarse de varias maneras, a continuación presentamos dos (2)
de ellas:

ROTACIÓN POR SUB-CAMPOS: Una manera de asegurar que todos puedan disfrutar de todo el
programa con la misma calidad, es organizando un programa de actividades rotativas, es decir, que
las actividades se realicen durante varios días, permitiendo que cada uno de los sub-campos tenga la
oportunidad de realizarla. Esta modalidad también tiene un positivo impacto sobre los costos del
evento, ya que solo debemos preparar la logística del evento en un solo lugar, el cual será utilizado
varias veces. De igual manera permite que la calidad de la actividad sea constante pues las personas
encargadas y los equipos a utilizar serán los mismos en todas las oportunidades.
Como carencia de este procedimiento es que no permite a los participantes elegir la actividad que más
les agrada.

ROTACIÓN POR GRUPOS PEQUEÑOS: Este tipo de rotación permite elegir a los PEQUEÑOS
GRUPOS la actividad que les parezca más atractiva, fomentando de esta manera la capacidad de los
equipos a tomar decisiones. Para este procedimiento se debe preparar con sumo cuidado una
estructura logística que permita reaccionar a diferentes balances en las inscripciones de los equipos.
Una manera de lograr esta organización con éxito consiste en que los equipos elijan las actividades
que prefieran en el momento de la inscripción, de esta manera contaremos con mayor tiempo para
organizar la logística de la rotación.
Estas actividades son organizadas por el Jefe de Programa por Sub-Campo o Jefe de Programa
Rotativo

LAS ACTIVIDADES GENERALES:

La mayoría de las actividades del evento, como se explicó anteriormente, serán programas para ser
realizadas por un Sub-Campo a la vez, esto ayuda sin duda a dimensionar los recursos necesarios para
las mismas.
Sin embargo, existen actividades que, deberán ser programas para ser realizadas por todos los
muchachos al mismo tiempo (inauguración, espectáculo de despedida, clausura, etc).
Para estas actividades se deberá tener especial cuidado en que el lugar y los recursos a utilizar sean
los adecuados para el éxito de la misma.
Estas actividades son organizadas por el Jefe de Programa General.

LA AMBIENTACIÓN:
No podemos perder de vista que la ambientación de las actividades es un factor de suma importancia
a ser desarrollado en las distintas secciones.
El tema de la ambientación debe ser elegido con especial cuidado para asegurar que tenga el efecto
deseado, y estará íntimamente ligado al marco de aventura que conforma el Marco Simbólico del
Programa en las unidades.

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Es altamente recomendado que la ambientación y todo lo relacionado con ella sea ampliamente
difundido entre los participantes antes del evento, esto con la intención de que logremos el ambiente
deseado en el menor tiempo posible.

LAS SALIDAS DEL LUGAR:

Trasladar a los muchachos a zonas diferentes a las de la localización de sus residencias, nos da la
oportunidad de permitirles conocer algo nuevo de nuestro País y/o Región, la cual no debemos
desaprovechar.
Sin embargo, debemos tomar todas las precauciones necesarias para que estas salidas sean un éxito,
recordemos que en esos momentos los participantes que estén en las calles son la imagen de nuestra
Asociación, por lo que deberán ponerla siempre en alto.
Recomendamos de manera muy especial que dichas salidas sean programadas por un equipo especial
de dirigentes que puedan controlar todos los detalles relacionados a ellas. Finalmente, la experiencia
nos indica que estas salidas deberán programarse con suficiente tiempo, para lograr realizarlas de
manera exitosa.

SERVICIOS RELIGIOSOS:
Dentro del esquema de formación integral que sirve de base al Programa Scout, uno de los aspectos
fundamentales es el desarrollo de la Espiritualidad por lo que los eventos institucionales deben
incluir la atención de este elemento en las actividades, no como un hecho aislado y complementario
sino como parte importante de los esfuerzos para reforzar los efectos educativos del Programa Scout
en los jóvenes.
En este orden de ideas, los organizadores deben prever la invitación a los jóvenes para que participen
en los servicios religiosos correspondientes a su religión. Se debe procurar tener información de los
credos más predominantes en la asistencia al campamento para preparar los oficios que a ellos
corresponde.
Es un error propiciar ceremonias que, queriendo ser universales, pueden confundir al joven en su
formación espiritual, lo que además contradice uno de los principios establecidos por Baden-Powell,
que el Escultismo debe afianzar en cada muchacho la vivencia de su Fe en su Iglesia, sin que por ello
se pretenda convertir a jóvenes de una religión a otra.
El carácter ecuménico del Movimiento Scout deben sentirlo los muchachos en las actividades que
incluya el programa del evento enfocadas al área espiritual, en las que puedan sentir la presencia de
Dios compartiendo diferentes religiones y sin requerir símbolos y rituales específicos. De esta
manera, los jóvenes participantes del campamento podrán vivenciar los preceptos de su fe en sus
oficios religiosos propios y, al mismo tiempo, vivenciar un crecimiento espiritual en el compartir
respetuosamente con compañeros de otras confesiones.

ALIMENTACIÓN
La alimentación de un campamento de grandes dimensiones la podemos dividir en tres grupos:
La Alimentación de los beneficiarios se puede organizar para que cada equipo se cocine sus propios
alimentos. Sin embargo, es responsabilidad del equipo organizador asegurar que el menú a preparar
por todos los asistentes sea acorde tanto con el programa como con el lugar del campamento. Para
esto podemos dar las siguientes alternativas:
a) Enviar un menú sugerido. Este menú deberá estar dietéticamente balanceado.-
b) Incluir dentro de la cuota del campamento el suministro de la comida. En este caso el equipo
de administración deberá asegurarse que todos reciban el menú de acuerdo al programa a desarrollar
ese día.
c) Organizar dentro de las instalaciones del campamento la infraestructura necesaria para que
exista una proveeduría en donde se puedan comprar los alimentos que van a consumir.

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La Alimentación también se puede organizar por sub-campos o centralizada. Tomando en cuenta el
número de participantes, la infraestructura y la logística necesaria para alimentar a todos los
participantes al mismo tiempo y en el mismo lugar serán realmente de grandes dimensiones.

La Alimentación del Staff del evento (Equipos de Dirigentes y de Servicio) se puede preparar de
manera centralizada, a parte de los beneficiarios, para esto se contará con un equipo de alimentación
y cocina que, dependiendo de la Administración, se encargue de la preparación de los alimentos.

Es importante no olvidar el suministro de hielo y agua fresca durante las actividades al aire libre.

SERVICIOS GENERALES
La eficiencia y eficacia en los Servicios Generales para el campamento en general, son la comodidad y
confort de los asistentes y por lo tanto están íntimamente ligados al éxito del evento. Por esta razón es
de vital importancia organizar los mismos al máximo, no dejando ningún aspecto al azar o a la
casualidad.
Entre los servicios más importantes a tomar en cuenta tenemos los siguientes:

TRANSPORTE: Las facilidades existentes para que los participantes se trasladen al lugar del evento
tienen una incidencia directa en la asistencia al evento. Por esto debemos tomar en cuenta las
siguientes variables:
a) Existencia de transporte público hacia y desde el lugar del evento.
b) Facilidad de estacionamiento para transportes contratados.
c) Facilidades para movilizarse entre el terminal de pasajeros más cercano y el lugar del evento.
d) Posibilidad de que alguna línea de transporte modifique su ruta habitual, para facilitar el
transporte.

BASURA:
Es importante tomar las medidas necesarias tanto para minimizar la producción de basura como para
la recolección, el manejo y destrucción de la misma. Entre las recomendaciones a este respecto
tenemos:
a) Realizar colectas diarias de la basura para evitar que se acumule.
b) Retirar en lo posible la basura del lugar del campamento todos los días. En caso de no ser posible
colocarla en algún lugar lo suficientemente alejado de los participantes.
Es conveniente contactar a la empresa encargada de la recolección de basura en la zona del
campamento para que coloque en el mismo un contenedor o caja sanitaria.
c) Instruir a los muchachos sobre las distintas formas de evitar el exceso de basura.
d) Informar en forma clara a los participantes de las reglas sobre este aspecto, e instruir a los jefes y
subjefes de Unidades para que estas se cumplan de manera eficiente.
e) Nunca debemos olvidar dejar el lugar mejor que como lo encontramos.

AGUA POTABLE:
Para que los muchachos puedan rendir de manera eficiente, debemos asegurarnos que estamos
cubriendo sus necesidades básicas indispensables, y el agua potable (tanto para tomar como para
cocinar) es una de las más indispensables.
Debemos calcular que una patrulla utiliza aproximadamente veinticinco litros de agua al día (25
1/día), y debemos asegurarnos que se disponga de esa cantidad de agua y que la misma esté en
condiciones sanitarias suficientes como para ser utilizada.

BAÑOS:
Debemos prever las instalaciones suficientes para que el baño de los participantes se pueda realizar
de manera práctica, limpia y eficiente. Para esto debemos tomar en cuenta los siguientes aspectos:

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a) Cada una de las instalaciones deberán ser lo suficientemente amplias como para que permitan ser
utilizadas por toda una Unidad al mismo tiempo .Así mismo debemos asegurarnos la existencia de
suficientes instalaciones para lograr minimizar el tiempo total de baño de manera que se realice
según lo previsto en el programa. Como medida de control podemos tomar que las instalaciones
permitan que todas los participantes del evento se bañen en tiempo no mayor a dos horas (2 hr).
b) Deberá preverse algún sistema para la recolección y eliminación de las aguas servidas (drenajes).
c) Se deberá prever la cantidad suficiente de agua para cada horario de baño previsto.
d) Tener en cuenta la presencia de participantes mujeres al evento.

LETRINAS:
Este es otro aspecto que debemos vigilar con especial cuidado para mantenerlo controlado. Hay que
prever, controlar y mantener en el campamento suficientes instalaciones sanitarias que garanticen las
condiciones de salubridad necesarias para su uso durante todo el evento. En este aspecto también es
importante tomar en cuenta la asistencia de mujeres al evento.

ENFERMERIA:
A fin de garantizar la salud de los participantes (Scouts y dirigentes) como para resolver cualquier
incidente que pudiera surgir durante el evento, debe instalarse una enfermería capaz de atender casos
de primeros auxilios y diagnósticos básicos de malestares y enfermedades.
Entre los aspectos a resaltar tenemos:
a) Debe estar dimensionada a la magnitud del evento.
b) Debe estar coordinada por personal calificado, preferiblemente un medico o un estudiante de
medicina.
c) El encargado deberá velar por la existencia de los suministros básicos de primeros auxilios y para
curar malestares comunes en este tipo de eventos insolación, malestar estomacal, dolor de cabeza,
cortaduras, quemaduras).
d) Debe estar coordinado el pronto traslado de los heridos que así lo requieran, al Hospital y/o Centro
de Salud más cercano. Para este se deberá tener un vehículo adecuado y en buen estado asignado
solamente a esta tarea durante todo el evento.
e) Se le deberá informar a las autoridades de los Hospitales y/o Centros de Salud cercanos del tipo de
evento que estamos realizando para que estén prevenidos.

PÚBLICO Y SEGURIDAD:
La seguridad en un evento de grandes proporciones es de vital importancia, por lo que se debe
designar un responsable de la misma, que en coordinación con el Staff Central pueda garantizar que
los muchachos, los dirigentes y el equipo en general se encuentre protegido durante todo el
campamento.
Es importante resaltar los siguientes aspectos de lo que debe ser la seguridad en un campamento de
esta categoría:
a) Todo lo relativo a las visitas (padres y/o representantes, autoridades, dirigentes de otras ramas,
otros) debe ser coordinado por el encargado de programa y el equipo de seguridad.
Deberán fijarse horarios y zonas de visita, los cuales se publicarán antes del evento, de manera de que
todos aquellos interesados en visitar el mismo puedan hacerlo sin interferir con el programa de los
muchachos. En todo caso se recomienda un solo día de visita, preferiblemente en horas diurnas.
Finalmente es importante recordar que la zona de campamento (rincones de patrulla, carpas, etc) en
todos los casos deberá estar restringida a las visitas de personas ajenas al evento.
b) Deberá existir un sistema de comunicaciones acorde con el lugar del evento, que garantice que en
todo momento las informaciones relacionadas con seguridad lleguen a los responsables del evento.
c) No recomendamos en ningún caso que sean los mismas scouts las que "hagan guardia" para cuidar
los rincones, los scouts deberán dormir para poder rendir al día siguiente y será personal elegido y
preparado para tal efecto el encargado de realizar (en caso de ser necesario) dichas guardias.

Guía para Organizar Eventos Locales y Distritales Página 15

d) Se debe tener especial cuidado cuando las características de la actividad que estén realizando los
muchachos, determine que uno o varios de los Sub-Campos, queden vacíos (salidas, excursiones, etc);
en esos casos se debe constituir un equipo encargado de la seguridad de los rincones de patrulla y que
supervise la llegada de las patrullas a los mismos.
e) Toda persona dentro del evento tendrá una labor específica a realizar y por lo tanto deberá reportar
a alguna de las líneas de mando antes nombradas. Aquellas personas que no tengan, ni se les pueda
asignar, alguna función dentro del campamento deberán ser consideradas visitantes y por lo tanto
respetaran los horarios establecidos para ellos.

PROPAGANDA E INFORMACIÓN
El éxito de un campamento de esta categoría depende en gran parte de que se haga una publicidad
acorde a la magnitud del mismo. Dicha publicidad debe estar dirigida a varios sectores, como son:
· Los Beneficiarios
· Para las autoridades
· Para Comunidad
· Para los Patrocinadores

VESTIMENTA
Los momentos para el uso del uniforme durante el evento serán reglamentados por el Jefe de
Programa, pero en general el uso del uniforme deberá solicitarse en los siguientes casos:

. Ceremonias.
· Llegada y salida del campamento.
· Visitas a la comunidad.
· Excursiones y salidas fuera del lugar de campamento.
· Otras en que el Staff Central lo considere necesario.
Queda claro que los dirigentes deberán exigir durante esos momentos, tanto a los scouts como al
resto de los participantes, el "CORRECTO USO DEL UNIFORME".

Bibliografía:
- Instructivo para Organizar Campamentos – Scouts de Venezuela.
- Reglamento de Eventos Distritales – Distrito Nº 2 –Zona Nº 23 “Córdoba Este” de Scouts de
Argentina.

Autora:
MS Andrea Sánchez

Revisión:
MS Diego Giaroli

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 REGLAMENTO DE EVENTOS DISTRITALES
Art. 1– Las disposiciones de este reglamento fueron creadas y diseñadas para su aplicación en el
ámbito territorial del Distrito Nº 2 de la Zona Córdoba Este Nº 23.
Art. 2- La responsabilidad de la realización de los eventos distritales planificados recae sobre los
Auxiliares Distritales de cada Sección y de los Grupos postulados, en caso de eventos de Sección; el
Comité Ejecutivo de Distrito será el responsable en otro tipo de eventos.
Art. 3- La fijación de la fecha del evento se hará en consenso con el Equipo Distrital de Sección y el
Consejo de Distrito.
Art. 4- El Distrito cobrara una cuota de participación a cada evento distrital, cuyo costo se establecerá
con la aprobación del presupuesto en la Asamblea Distrital Ordinaria de cada año.

Art. 5- Cada Grupo Scout deberá presentar al Director de Distrito la Autorización para Acampar
según lo dispuesto en el Acta Nº 60 del Consejo de Distrito del 14-12-2008.
- Para acantonamientos o campamentos de más de 3 noches de pernocte, el Jefe de Grupo deberá
presentar el formulario de “Autorización para Acampar” ante el Director de Distrito con 15 días de
anticipación.
- Para acantonamientos o campamentos de hasta 3 noches de pernocte, el Jefe de Grupo podrá enviar
el formulario “Autorización para Acampar” al Director de Distrito por correo electrónico con 15 días
de anticipación.
- Para salidas fuera del ejido urbano de 1 solo día, el Jefe de Grupo podrá dar aviso al Director de
Distrito por correo electrónico con 1 semana de anticipación.

Art. 6- Cada Grupo Scout deberá confirmar a los organizadores la cantidad de miembros,
beneficiarios y activos, que participarán del evento con siete días de anticipación.

Art. 7– Cada Grupo Scout deberá abonar el importe de la cuota de participación según los inscriptos
confirmados, según el Art. 6.
Art. 8- De producirse alguna baja en la participación del evento deberá informarse, a los
organizadores, con 48 horas de anticipación. Por estas bajas informadas se abonará una cuota,
definida por los organizadores, consistente en los gastos generados hasta ese momento. Las bajas
producidas dentro de las 48 horas antes del evento pagarán el total de la cuota de participación.
Art. 9- El Grupo Scout que sea anfitrión del evento tendrá a su cargo la planificación y organización
general del evento con el apoyo del Auxiliar Distrital de la sección correspondiente.
Art. 10- El Grupo Scout organizador del evento deberá realizar conjuntamente con el Auxiliar
Distrital el Cuadro de Ingresos y Gastos para presentar ante el Consejo de Distrito.
Art. 11- El Director de Distrito velará por la implementación del presente Reglamento, pudiendo
intervenir ante incumplimiento manifiesto.
Art. 12- El Consejo de Distrito tendrá las atribuciones para realizar modificaciones en el presente
Reglamento.

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NOTAS
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