DIPLOMADO

GERENCIA ESTRATEGICA EN EL SECTOR PÚBLICO

MODULO IX: FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
EN EL SECTOR PÚBLICO.

“Proyecto de Digitalización de Documentos del

Archivo Permanente de la Dirección de Control
de la Administración Descentralizada de la
Contraloría del Estado Carabobo”.

Profesor:
Orlando Chirivella

Integrantes:
Yetzy Belisario C.I 9.922.719
Monica Colls C.I. 11.940.281
Gilda Piñero C.I. 8.068.608
Jesus Flores C.I.16.579.103
Douglas Zulinda Rojas C.I. 8.550.832

Valencia, Marzo 2011.

RESUMEN EJECUTIVO

Nombre de las Entidades Responsables:

Dirección de Control de la Administración Descentralizada.

Nombre del Proyecto y Localización:

“Proyecto de Digitalización de Documentos del Archivo Permanente ubicado
en la Dirección de Control de la Administración Descentralizada de la
Contraloria del Estado Carabobo”,

Objetivos de Proyecto.

El presente Proyecto de Inversión busca lograr digitalizar la documentación e

información existente en el Archivo Permanente de la Dirección de Control de
la Administración Descentralizada, a fin de que los usuarios dispongan de
información en forma rápida, actualizada y confiable.

Situación Actual y Situación Posterior a la ejecución del Proyecto.

Actualmente la documentación existente en el archivo permanente de la

Dirección para el Control de la Administración Descentralizada está
desactualizada por la ausencia de mecanismos de control y adecuación entre
ellos de tiene: normativa internas, poca valoración a la documentación, falta
de coordinación con los entes a auditar, ineficiente inventario de la
documentación existente de los entes u organismos bajo el control del
Órgano de Control Externo.
Por lo expuesto, resulta pertinente la formulación y puesta en
marcha del presente proyecto de “Digitalización de documentos del
Archivo Permanente de la Dirección de Control de la Administración
Descentralizada”, que permitirá almacenar, administrar y consultar
grandes volúmenes de documentos en forma de imágenes digitales,
garantizando además la conservación de los mismos en óptimas
condiciones y la posibilidad de consulta independientemente de la
localización física de la documentación.

Beneficios y Población Objetivo.

La población objetivo beneficiarios directos del presente Proyecto lo

constituyen los funcionarios y auditores adscritos a la Dirección de Control de
la Administración Descentralizada población ésta compuesta por un (01)
Director, doce (12) auditores y cuatro (4) funcionarios de apoyo (Asistentes y
secretarias), los cuales con la implementación del proyecto contaran con los
siguientes beneficios:

1. Rápido acceso a la documentación, optimizando los tiempos de

búsqueda.
2. Ahorro de tiempo de tipeo.
3. Disponibilidad de la documentación para generar copias en papel a
través de impresoras comunes de computación, eliminado la
necesidad de realizar fotocopias.
4. Disponibilidad de la documentación para envío de e-mail y Fax.
5. Ahorro de espacio físico destinado al archivo y almacenaje de papel.
6. Preservación y resguardo de la documentación.

El proyecto en el ámbito institucional goza de la aceptación del organismo

por estar enmarcado dentro de sus lineamientos, ya que busca mejorar las
actuaciones de Control Posterior y proporcionar una herramienta de apoyo
importante para logro de su misión.
Indicadores de Evaluación de la Alternativa Seleccionada.
Digitalizar la información existente en el archivo permanente de la Dirección
de Control de la Administración Descentralizada de la Contraloría del Estado
Carabobo, permitirá dar respuesta oportunas y actualizadas a los usuarios
del servicio, permitiendo así el cumplimiento de la misión y objetivos como
organismos de control y fiscalización.
Esta alternativa es la más adecuada por cuanto minimiza los costos en
cuanto a:
• Almacenamiento de gran cantidad de imágenes, sin ocupar los
recursos de red (espacio del servidor).
• Disponibilidad de la documentación para consulta, visualización e
impresión desde cualquier parte de la Dirección.
• Disponibilidad de la documentación en forma instantánea.
• Cero (0) inversión en Hardware de Almacenamiento.
• Cero (0) costo de mantenimiento de Hardware y Sistemas.

Financiamiento del Proyecto:

El proyecto a ejecutar para ser desarrollado, luego de contar con el visto
bueno de las máximas autoridades del organismo, está sujeto a la
disponibilidad presupuestaria del año fiscal en que se planifique instalar, por
lo que se necesita realizar los ajustes en las provisiones presupuestarias,
para que el proyecto sea factible desde el punto de vista presupuestario y
pueda ser implementado.

Resumen del Análisis Institucional para la ejecución del Proyecto.

En el año de 1961 la Asamblea Legislativa Regional del momento, crea por
la ley estadal del 07 de julio a la Contraloría Regional del Estado Carabobo,
para el ejercicio del Control Fiscal. Desde 1961, fecha de su creación, hasta
el día de hoy ha sufrido cambios generados por el proceso de modernización
en la Administración Pública Nacional, culminando esta transformación en su
integración al Sistema Nacional de Control Fiscal y la apertura a la
participación ciudadana.

La Misión de la Contraloría General del Estado Carabobo, es

salvaguardar los intereses de la colectividad de la región, mediante el
ejercicio eficiente y oportuno del control, la vigilancia y fiscalización de la
gestión estadal, como Institución Constitucionalmente Autónoma, e
integrante del Sistema Nacional de Control Fiscal.

El objetivo del Órgano de Control fiscal externo, es ejercer funciones de

control posterior a los recursos, gastos, bienes y operaciones relacionadas
con éstos, mediante la evaluación de los sistemas de control interno
administrativos; aplicación de auditorias integrales, financieras,
presupuestarias, operativas, de gestión y de seguimiento a las observaciones
y recomendaciones de informes de auditorias realizadas con anterioridad..

El artículo 24 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y

del Sistema Nacional de Control Fiscal, incorpora a las Contralorías de los
Estados como componentes del mismo. De allí que, las Contralorías
Estadales (órganos de control fiscal externo), son parte integrante del
Sistema Nacional de Control Fiscal, y por lo tanto están sujetos a las
disposiciones fundamentales estatuidas en la citada ley.
 CAPÍTULO II

IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA Y PROPUESTA DE SOLUCIÓN.

La cantidad de documentos tangibles antiquísimos que se encuentran en el
archivo permanente de la Dirección de Control de la Administración
Descentralizada motivada a la falta de mecanismos de control por parte de
las personas encargadas del archivo aunado al mal manejo que se le ha
dado, ha generado no solo grandes demoras en la planificación de las
actuaciones fiscales, desconocimiento y poca valoración de la información
archivada sino también alto grado de incertidumbre a los funcionarios que
necesitan de información oportuna, veraz y actualizada. En general el
problema se manifiesta en la Desactualización del archivo permanente de la
Dirección de Control de la Administración Descentralizada de la Contraloria
del Estado Carabobo, siendo éste de permanente consulta de información,
por los funcionarios adscritos a la misma.

Proyecto “Digitalización del Archivo permanente de la Dirección de

Control de la Administración Descentralizada”

ARBOL DE PROBLEMAS
CAUSAS PROBLEMA EFECTOS
PRINCIPAL
Ineficiente Inventario de la Retardo en la ejecución
información existente Desactualización del de la Planificación de la
Archivo Permanente Actuaciones fiscales
Información Obsoleta de la dirección de Alto grado de
Control de la Incertidumbre
Administración
Débil coordinación con Descentralizada. Desconocimiento y poca
Entes e Instituciones valoración de la
auditadas. información.
 Limitado acceso a la Bajo nivel de Credibilidad
información.
ARBOL DE OBJETIVOS (FINES-MEDIOS)
Dentro de las acciones a tomar para dar solución a la problemática de la
Desactualización del Archivo Permanente de la Dirección de Control de la
Administración Descentralizada, se tomó la alternativa de la actualización
de la información, que se refiere a la recopilación de los documentos fijos
(Misión, Visión, Objetivos, Estructura Organizativa, etc) y las de constante
variación (Plan Operativo Anual, Presupuestos, Estados Financieros,
Ejecución Presupuestarias, Modificaciones Presupuestarias, Máximas
Autoridades del Ente, entre otras) de los entes y organismos sujeto a nuestro
control, y traspasarlos a un CD o DVD. Lo anterior es realizado con un
programa con criterios de búsqueda determinados, siendo lo más importante
la facilidad de uso y reducción de material físico en las instalaciones de la
Dirección.

En nuestro caso, con la Digitalización del Archivo Permanente de la

Dirección de Control de la Administración Descentralizada Contraloría del
Estado Carabobo, permitirá almacenar, administrar y consultar
grandes volúmenes de documentos en forma de imágenes digitales,
garantizando además la conservación de los mismos en óptimas
condiciones y la posibilidad de consulta independientemente de la
localización física de la documentación.
 Proyecto “Digitalización del Archivo permanente de la Dirección de
Control de la Administración Descentralizada

ARBOL DE OBJETIVOS (Medios-Fines)

Medios Fines Solución
Creciente niveles de Se reducen los márgenes Digitalización del Archivo
conciencia e importancia de incertidumbre. Permanente de la
del Archivo Permanente. Dirección de Control de
Aumento de la calidad de la Administración
Actualización de la los informes de auditorias. Descentralizada
Información. Contraloría del Estado
Incremento de los Carabobo lo que
Eficiente inventario de la conocimientos de la permitirá Elevar la
información existente. información contenida en el calidad de los informes
archivo permanente. de auditoria.
Establecimiento de
Normativa Interna Mejor rendimiento laboral.
Mayor acceso oportuno a la
información.
 CAPÍTULO III
POBLACION OBJETIVO.

La población objetivo es un subconjunto de la población total (población de

referencia) a la que están destinados los productos del proyecto. En nuestro caso
está delimitada a los funcionarios y auditores de la Dirección de Control de la
Administración Descentralizada compuesta por un (01) Director, doce (12) auditores
y cuatro (4) funcionarios de apoyo (Asistentes y secretarias).

ANALISIS DE LA OFERTA Y DEMANDA

En la actualidad el servicio que presta el Archivo Permanente de la Dirección

no satisface la demanda de los usuarios producto de la desactualización y
limitado acceso a la información originando, un déficit de información entre lo
demandado y lo ofertado.

Por tratarse de una necesidad relacionada con la información, partimos

asumiendo que la cantidad total de solicitudes constituye la demanda de tal
población hasta que esta es cubierta en un 100% al usuario solicitado. Es
decir, la demanda por el servicio está representada por el volumen de
solicitudes procesadas de acuerdo con los diferentes tipos de actuaciones.
 CAPÍTULO IV

ASPECTOS TÉCNICOS

Inicialmente la digitalización o escaneo de los documentos del Archivo

Permanente es un proceso similar a tomar una Fotografía de cada página de
la documentación, para luego poder verla en una computadora utilizando un
programa o aplicación específica. Una vez digitalizada la documentación, los
funcionarios y usuarios podrán obtener copias en papel, con la calidad de
una fotocopia, simplemente imprimiendo el documento que necesite.

Por cada documento digitalizado, se cargan en el sistema los datos

necesarios por cada ente u organismo auditado y para poder identificarlo se
les asigna un código a cada uno de ellos (índices). Esto permitirá realizar un
búsqueda rápida y eficiente de la documentación, encontrando el documento
buscado en segundos, simplemente presionando un botón.
Las actividades y tareas a realizar pueden ser desarrolladas de la siguiente
manera:
• Definir los criterios de selección de los documentos a digitalizar.
• Escanear los documentos en soporte papel transformándolos en
imágenes electrónicas.
• Identificar campos temáticos de los documentos escaneados.
• Elaborar índices temáticos o por carpetas de los Entes y organismos
sujetos al control de la Dirección.
• Transferir las imágenes y el índice con la información al sistema o CD
para su transporte, resguardo y/o consulta.
 • Designar perfiles de usuario para acceder a la documentación.
• Subir la información al sistema y página Web de la Contraloría.

CAPITULO V
FLUJO DE BENEFICIOS Y COSTOS.

Se estima una inversión de Bolivaresxxxx para implantare el Proyecto de

Sistematización del Archivo Permanente de la Contraloría del Estado
Carabobo.

Recursos Ítems Costo Total en Bs

Humano Personal Calificado
-Software de digitalización.
- Copiadora de CD que grabe y re-grabe
Tecnológico
(CD RW).
- Escáner que permita la lectura de
hojas tamaño oficio (36 x 22) con
resolución
2.400 DPI – 48 bit de colores
- CD vírgenes con estuche 100
- Computadora con lector/grabador de
CD/DVD.

Para minimizar los costos el recurso humanos a utilizar, se contaría con el

personal que actualmente realiza funciones en el archivo de la Dirección de
Control de la Administración Descentralizada, dedicada específicamente a la
digitalización de los documentos, resguardo de la información en CD y
página Web, definición de criterios de selección, identificación de campos
temáticos y elaboración de índices. En cuanto a la tecnología, ésta estará
basada en un equipo de scanners de alta velocidad y OCR en tiempo real.
CAPITULO VI
EVALUACION ECONOMICO -SOCIAL.

El proyecto a ejecutar para ser desarrollado, luego de contar con el visto

bueno de las máximas autoridades del organismo, está sujeto a la
disponibilidad presupuestaria del año fiscal en que se planifique instalar, por
lo que se necesita realizar los ajustes en las provisiones presupuestarias,
para que el proyecto sea factible desde el punto de vista presupuestario y
pueda ser implementado.
Consideramos que la alternativa seleccionada tiene probabilidad de ser
sostenible desde el punto de vista social y económico, pues contempla el
desarrollo de un proceso de participación activa de los funcionarios y
auditores afectados directamente cuyo fin ultimo es contribuir en la mejora
continua del servicio, el dar valor agregado al proceso de auditoría el cual
constituye el objetivo fundamental de los órganos de control fiscal y que al
final el resultado recae en la evaluación social o comunidad.
 CAPITULO VII
ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL Y OPERATIVA

La ejecución del proyecto estará a cargo de la Unidad Ejecutora, la Dirección

de Control de la Administración descentralizada conjuntamente con la
Dirección de Sistema la que cuenta con experiencia en sistemas tecnológico
y recursos humanos capacitados para ejecutar este proyecto. En este
sentido, la ejecución presupuestaria estará a cargo de la Dirección de
Administración de la Contraloría del Estado Carabobo,
El equipo tecnológico o esscaner que es uno de los componentes más
importantes de este proyecto, estará a cargo de una empresa privada
seleccionada por la Contraloría mediante proceso de concurso público. Los
otros componentes del proyecto serán ejecutados directa e íntegramente por
los funcionarios adscritos a la Contraloría del Estado Carabobo.
 CAPITULO VIII
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

1. El problema central identificado es la Desactualización del Archivo

Permanente de la Dirección de Control de la Administración
Descentralizada de la Contraloría del Estado Carabobo.
2. En el análisis se encontró suficiente justificación de la necesidad de
Digitalizar los documentos del Archivo permanente, basado en la
adquisición de equipos tecnológicos que proporcionar los
requerimientos necesarios para satisfacer la demanda de los usuarios
del archivo .Para ello se formuló y evaluó la alternativa técnicamente
viables como lo fue la actualización de todos los documentos allí
existente con segregación de funciones, establecimientos de criterios,
con aprovechamiento del capital humano de la misma dirección el cual
con inducción y proporcionará una herramienta necesaria para la
Dirección.
3. En cuanto a los costos a precios de mercado, en la fase de inversión
suman la cantidad de Bsxxxxxxx, en la Digitalización de documentos y
los costos de la fase de mantenimiento y operación suman XXXXX. En
resumen esta alternativa tiene un costo total de BsXXXXX, tanto en la
fase de inversión como en la fase de operación y mantenimiento en un
horizonte de 10 años.
4. Consideramos que la alternativa seleccionada tiene probabilidad de
ser sostenible desde el punto de vista social y económico, pues
contempla el desarrollo de un proceso de participación activa de los
funcionarios y auditores afectados directamente cuyo fin ultimo es
 contribuir en la mejora continua del servicio, el dar valor agregado al
proceso de auditoría el cual constituye el objetivo fundamental de los
órganos de control fiscal y que al final el resultado recae en la
evaluación social o comunidad.
5. La Contraloría General del Estado debe atender la urgencia y
necesidad que tiene la región, de contar con un organismo de control
que se fortalezca en la medida que la administración y los controles
administrativos lo requieran. Con una enorme capacidad preventiva y
actuaciones de control oportuno.
6. Bajo ese objetivo, se requiere implantar nuevas tecnologías, como el
planteado en el presente proyecto de manera sostenida realice los
cambios en los procesos internos, las competencias y su propia
estructura, para así poder precisar un marco en el cual sea posible la
digitalización de los documentos del Archivo permanente de la
Dirección de Control de la Administración Descentralizada lo cual
permitirá almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de
documentos en forma de imágenes digitales, garantizando además la
conservación de los mismos en óptimas condiciones y la posibilidad
de consulta independientemente de la localización física de la
documentación, logrando de esta forma, una Contraloría actualizada,
a la vanguardia de las nuevas exigencias tecnológicas que exige el
marco legal venezolano y que a su vez reclama la ciudadanía para
una mayor transparencia en la gestión de pública.