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Discipline dell'Organizzazione e della Gestione dello Spettacolo [ Area Disciplinare COCM03 ] Docente: Alessandro Daniele

IL BUDGET di PRODUZIONE IN AMBITO LIVE


Ammortamento, costi Fissi e Costi Variabili

il budget di produzione è un bilancio preventivo, un documento relativo alle previsioni di spesa del nostro evento\tour,
Nell’ambito del processo di programmazione economica e gestionale dell'evento o di un tour, la soglia di spesa
massima di un budget viene stabilita a monte, in genere sotto indicazione dalla direzione dell'agenzia in sede di
definizione del cachet di vendita del concerto; cosicché il settore di produzione si troverà a gestire un "budget
operativo", ovvero i costi sostenuti per il normale svolgimento delle attività. Accanto alla funzione di previsione, il
budget si può configurare anche come una bussola per la direzione dell’agenzia, permettendo di definire un percorso
da seguire.

E’ usuale che gli spettacoli distribuiti da un’agenzia di booking siano anche “prodotti” dalla stessa, essendo “la
produzione” una delle divisioni specializzate dell'agenzia di booking. Diversamente “la produzione” può far capo alla
società dell’Artista oppure alla società di un diverso sponsor di progetto.
La figura professionale che redige il budget è il Produttore Esecutivo che in genere segue più produzioni
contemporaneamente rendendo quindi necessario il subentro di una figura di supporto per la gestione quotidiana “on
the road” di ogni singola produzione, questa figura è conosciuta con il nome di Tour Manager che coordinerà le
attività al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati.

BUDGET di EVENTO UNICO

Un budget di produzione viene realizzato utilizzando le funzioni del programma excell, allocando i costi delle micro
voci su diversi fogli di calcolo(es: facchini, security, gestione casse).
Invece le macro voci, in genere, possono essere così suddivise:

1) COSTI PRODUZIONE (suddivisi in costi diretti dei vari fornitori o dei coproduttori, inc. costi di preproduzione)
2) LOCAL COSTS (Scheda Costi del local crew e dei servizi locali: security, facchini, di solito sono diretti del
Local Promoter che può partecipare all’evento come fornitore di servizi)

GLI INCASSI DI UN EVENTO UNICO \ CALCOLO NETTO

Gli incassi di un evento possono considerare, oltre alla biglietteria, la gestione di food end beverage, del merchandising ed altri
servizi di vendita all'interno della venue del concerto (es. vendita di tabacchi);
talvolta gli incassi di eventuali sponsor (ultimamente molto ridotti) e contributi provenienti da enti pubblici interessati allo
svolgimento nel proprio territorio di questo o quel concerto (ormai quasi inesistenti).
Concorrono agli incassi una percentuale del diritto di prevendita (il sovraprezzo pagato all’acquisto)
diviso tra: chi vende (Aggi) e l’organizzatore.
All'incasso si dovrà detrarre l’IVA, la SIAE; i costi di produzione e di eventuali agenzie.

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Discipline dell'Organizzazione e della Gestione dello Spettacolo [ Area Disciplinare COCM03 ] Docente: Alessandro Daniele

BUDGET IN TOUR

Nel redigere un BUDGET di TOUR o comunque di un evento che si ripete, è fondamentale conoscere il numero di
date sulle quali andremo ad ammortizzare i costi di allestimento! Quindi è imprescindibile un numero garantito di
concerti, soprattutto in occasione di produzioni esterne che devono offrire ad un’agenzia un pacchetto di
produzione equilibrato e che includa un corretto e garantito markup a favore della produzione stessa.

In un Budget di produzione in Tour i costi possono essere così organizzati:

1) SCHEDA COSTI ALLESTIMENTO\PREPRODUZIONE (Corrispondenti ai costi di Ammortamento)


2) SCHEDA COSTI DI PRODUZIONE IN TOUR

Nella scheda costi di produzione in tour vengono elaborati: COSTI IN AMMORTAMENTO, COSTI FISSI, COSTI VARIABILI.

I COSTI FISSI :
importi certi, una volta inseriti nel nostro budget possono essere anche moltiplicati in relazione al numero di eventi aggiunti ma il
costo unitario non subirà variazioni nel corso della produzione:
- compenso dell'Artista
- compensi dei musicisti per lo show
- compensi staff tecnico (fonico, backliners ecc ecc)
- noleggio impianto audio e luci
- noleggio palco e/o strutture

I COSTI VARIABILI
costi che possono subire delle variazioni in ordine ad imprevisti di varia natura:
-viaggi e trasporti (voli, treni, ncc, taxi ecc)
-vitto
-alloggio
-materiali di consumo,ecc.

COSTI DI AMMORTAMENTO
sono in genere la somma dei costi di "pre-produzione ed allestimento" che saranno ammortizzati su più eventi;
- sala prove strumentazione necessaria
- teatro\spazio per prove generali dello spettacolo
- costi dei musicisti per le prove inc. eventuali spese di trasporti, vitto e alloggio
- tecnici
- realizzazione scenografia;
- disegno luci;
- realizzazione arrangiamenti;
- certificazioni \ piani di sicurezza
- contratti e liberatorie
- costo del service audio\luci\video per prove generali

la somma indicata in questa scheda sarà ammortizzata nella scheda “costi produzione in tour” in relazione al numero di eventi in
programma, quindi più date saranno aggiunte allo stesso programma e più la quota di ammortamento si abbasserà e di conseguenza
anche il costo di produzione a data sarà più basso mentre il markup aumenterà.

La DATA ZERO: è un metodo per alleggerire i costi di ammortamento di un tour - questa si svolge in una località di provincia ed
è una formula in un cui l’agenzia e la Produzione regalano il primo concerto del tour ad un local promoter, il quale non dovrà
corrispondere alcun cachet ma dovrà supportare i costi vivi ed i servizi per ospitare la produzione per 8/12 giorni in occasione
dell'allestimento per le prove generali dello spettacolo.
Il promoter quindi si farà carico del Rider tecnico dell’evento per tutta la durata delle prove, incluso l’affitto della venue e
l’eventuale affitto del palco o del groud support, dei consumi di corrente, del gasolio per gruppo elettrogeno e del personale
tecnico locale (elettricisti, macchinisti, runner, facchini ecc) richiesti per tutto il periodo delle prove. Il promoter inoltre si farà
carico anche dei costi di vitto ed alloggio di tutto lo staff di produzione dell’evento.

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