Manual Access 2007

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
Sede Sur, Bogotá.

Asignatura: SISTEMAS III, fundamentación de DBD
Página 1 de 33
Conceptos básicos del diseño de una base de datos1

Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada. Puesto que
un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo
que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la
base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse fácilmente.
En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué información
necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre sí. Debe leer este
artículo antes de crear la primera base de datos.
Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de los
libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que
sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener
una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre
clientes.
Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro es una
forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de
información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada
fila o registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría algún dato sobre ese producto,
como su nombre o el precio.
1
Fuente: Manual de ayuda MSAccess 2007. Ajustado. Doc. Ing. Julio César Castaño Hurtado
Sede Sur, Bogotá.
Página 2 de 33
¿Qué es una tabla?

Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla
contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como
un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los campos,
columnas.
Registro o fila
Campo o columna
La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema diferente. Cada
tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, números, fechas e imágenes.
En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones
Un catálogo de los productos en venta con precios e imágenes de cada artículo
Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos
Un inventario de equipo o stock disponible
Debe planear y diseñar la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseño correcto y evitar así
tener que realizar muchos cambios posteriormente.
Crear una tabla nueva

Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas bases de
datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de
contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas. Puede crear una tabla creando una nueva
base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro
origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un
archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente
una nueva tabla vacía. A continuación, puede escribir datos para empezar a definir los campos.
Crear una tabla en una nueva base de datos
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el
icono de carpeta para buscar la ubicación.
3. Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.
Crear una tabla en una base de datos existente
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 3 de 33
Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla

Para crear una tabla Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, tal vez desee partir de una de las plantillas de
tablas para estos temas que se incluyen en Office Access 2007. Las plantillas de tablas se diseñaron para que fueran
compatibles con las listas de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 del mismo nombre.

3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una de
las plantillas disponibles de la lista.
Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado.
Importar o vincular para crear una tabla

Puede crear una tabla importando o vinculando información almacenada en otro lugar. Por ejemplo, puede importar o
vincular a la información de una hoja de cálculo de Excel, una lista de SharePoint, un archivo XML, otra base de
datos de Access, una carpeta de Microsoft Office Outlook 2007 y otros orígenes distintos. Cuando se importa la
información, se crea una copia de la información en una nueva tabla de la base de datos actual. Sin embargo,
cuando se vincula a la información, se crea una tabla vinculada en la base de datos que representa un vínculo activo
a la información existente almacenada en otro lugar. Por tanto, cuando cambie los datos en la tabla vinculada, los
cambiará también en el origen, con algunas excepciones (vea la nota a continuación). Cuando se cambia la
información en el origen mediante otro programa, ese cambio queda reflejado en la tabla vinculada.
Nota En algunos casos, no puede realizar modificaciones en el origen de datos a través de una tabla vinculada,
especialmente si el origen de datos es una hoja de cálculo de Excel.
Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos

1. Para usar una base de datos existente, en el menú Archivo, haga clic en Abrir.
3. Para crear una nueva base de datos, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo.
En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la
ubicación, haga clic en el icono de carpeta.
Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.
4. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles.
5. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo.
Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de exploración.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 4 de 33
Crear la lista a partir de una plantilla

1. Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos.
2. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee
almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una descripción.
3. Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al
finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de verificación.
4. Haga clic en Aceptar.
Crear una nueva lista personalizada

1. Haga clic en Personalizado.
2. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee
almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una descripción.
3. Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al
finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de verificación.
Importar los datos de una lista existente

1. Haga clic en Lista de SharePoint existente.
2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que
contiene la lista.
3. Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.
4. Haga clic en Siguiente.
5. Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea importar.
Vincular a una lista existente

1. Haga clic en Lista de SharePoint existente.
2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que
contiene la lista.
3. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.
4. Haga clic en Siguiente.
5. Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea vincular.
Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (denominados
también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el apellido, el nombre, el número
de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos para el nombre del producto, el
identificador del producto y el precio.
Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar un
campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los
campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar
un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita
realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en
una columna independiente.
.
Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo
identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en consonancia con la información que
almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar,
así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene también un grupo
de opciones denominadas propiedades que definen las características formales o funcionales del campo. Por
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 5 de 33
ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué apariencia tendrá cuando
se muestre.
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un
campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla existente

3. En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.
4. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.
4. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información especificada para
reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006,
Office Access 2007 examina la información especificada, determina que se trata de una fecha y define el tipo de
datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la información
especificada, define el tipo de datos en Texto.
En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de datos.
Si escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:
Antonio Texto
http://www.contoso.com Hipervínculo
Puede utilizar cualquier prefijo válido de protocolo
de Internet. Por ejemplo, http://, https:// y mailto:
son prefijos válidos.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 6 de 33
50000 Número, entero largo

50.000 Número, entero largo
50.000,99 Número, doble
50000,389 Número, doble
31/12/2006 Fecha/Hora
Los formatos de fecha y hora reconocidos son los
de la configuración regional del usuario.
31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora
10:50:23 Fecha/Hora
10:50 a.m. Fecha/Hora
17:50 Fecha/Hora
12,50 $ Moneda
El símbolo de moneda reconocido es el de la
configuración regional del usuario.
21,75 Número, doble
123,00% Número, doble

3,46E+03 Número, doble
Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, según los datos que
especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato
como hora mediana.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada por
Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos.
Definir explícitamente el tipo de datos

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
2. Haga clic en el tipo de datos que desee.
Definir explícitamente el formato

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
2. Haga clic en el formato que desee.
Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar nuevo campo,
Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para el
primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable usar nombres de campo
más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en su
título y haciendo clic después en Cambiar nombre de columna en el menú contextual.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 7 de 33
Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios. Debe
procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos fácilmente cuando vea o edite
registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido, Dirección y Teléfono particular.
Agregar campos mediante plantillas de campos

Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo manualmente. Puede
utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista predefinida. Office Access 2007
incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear
campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos
y, a continuación, arrastrar y colocar una o varias plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos.
Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo. La
definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una configuración de la propiedad de
formato del campo y un número de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman un modelo que
sirve como punto de partida para crear un nuevo campo.
1. Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.

2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.
Aparece el panel Plantillas de campos.
3. Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando
aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
El campo aparece en la hoja de datos.
Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un nuevo
campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo. Además de crear un
nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo existente en otra tabla.
Agregar un campo de una tabla existente

Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De hecho, es muy
probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos relacional, la información se
almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen relaciones que proporcionan al sistema de
administración de bases de datos lo que necesita para reunir la información según se precise. Office Access 2007
permite crear un nuevo campo agregándolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para la que no se ha creado una
relación. El campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los campos disponibles de otras tablas de la
base de datos.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 8 de 33
Abrir el panel Lista de campos

3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
4. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 9 de 33
En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías.
Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categorías en el panel Lista de campos:
Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría
contiene todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relación. La segunda categoría contiene todas las
tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.
Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa
tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee del panel Lista de campos en la
tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo desde el panel Lista de campos

3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
4. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
5. Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.
6. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
7. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Se inicia el Asistente para búsquedas.
8. Siga las instrucciones para utilizar el asistente.
Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista Hoja de datos.
Nota Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después se utiliza el Asistente para
búsquedas, se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla de la Lista de campos y la tabla
abierta.
Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos

Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja de datos.
Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo, si tiene dos
identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un identificador numérico,
como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipos de datos
definirá un tipo de datos numérico para el campo. Sin embargo, sólo se deben utilizar tipos de datos numéricos para
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 10 de 33
los campos que participan en cálculos aritméticos. Normalmente, los identificadores como un identificador de
producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada por
Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Datos.
Definir explícitamente el tipo de datos
1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
2. Haga clic en el tipo de datos que desee.
Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.
Definir explícitamente el formato

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
2. Haga clic en el formato que desee.
En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2007.
Tipo de datos Almacena Tamaño
Texto Caracteres alfanuméricos Hasta 255 caracteres.

Se utiliza para texto o para texto y números que
no se emplean en cálculos, como Id. de producto.
Memo Caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2
de 255 caracteres) o texto con formato de texto gigabytes de almacenamiento (2
enriquecido. bytes por carácter), de los cuales
Se utiliza para texto que contiene más de 255 puede mostrar 65.535 caracteres
caracteres o que utiliza formato de texto en un control.
enriquecido. Las notas, las descripciones largas y
los párrafos con formato como negrita o cursiva
son ejemplos comunes de datos para los que se
utilizaría un campo Memo.
Número Valores numéricos (enteros o valores 1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes
fraccionarios). cuando se utiliza para Id. de
Se utiliza para almacenar números utilizados en réplica.
cálculos, salvo los valores monetarios, para los
que se utiliza el tipo de datos Moneda.
Fecha/Hora Fechas y horas. 8 bytes.
Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora.
Tenga en cuenta que cada valor almacenado
contiene un componente de fecha y otro de hora.
Moneda Valores monetarios. 8 bytes.
Se utiliza para almacenar valores monetarios
(importes).
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 11 de 33
Autonumérico Valor numérico único que Office Access 2007 4 bytes o 16 bytes cuando se
inserta automáticamente cuando se agrega un utiliza para Id. de réplica.
registro.
Se utiliza para generar valores exclusivos que se
puedan emplear como clave principal. Tenga en
cuenta que en los campos autonuméricos los
valores pueden aumentar secuencialmente en un
incremento especificado o aleatoriamente.
Sí/No Valores booleanos. 1 bit (8 bits = 1 byte).
Se utiliza para campos Verdadero/Falso que
pueden contener uno de dos valores posibles:
Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.
Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios. Hasta 1 gigabyte.
Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras
aplicaciones de Microsoft Windows.
Datos adjuntos Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos Para los datos adjuntos
de Office. comprimidos, 2 gigabytes. Para los
Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar datos adjuntos no comprimidos,
imágenes digitales y cualquier tipo de archivo alrededor de 700 k, según la
binario. capacidad de compresión de los
datos adjuntos.
Hipervínculo Hipervínculos. Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2
Se utiliza para almacenar hipervínculos y gigabytes de almacenamiento (2
proporcionar acceso con un solo clic a páginas bytes por carácter), de los cuales
Web a través de una dirección URL (localizador puede mostrar 65.535 caracteres
uniforme de recursos) o a archivos a través de un en un control.
nombre en formato UNC (convención de
nomenclatura universal). Puede crear también
vínculos a los objetos de Access almacenados en
una base de datos.
Asistente para En realidad no es un tipo de datos; inicia el Basado en una tabla o consulta: el
búsquedas Asistente para búsquedas. tamaño de la columna asociada.
Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas Basado en un valor: el tamaño del
y crear un campo que utilice un cuadro combinado campo Texto utilizado para
para buscar un valor de otra tabla, consulta o lista almacenar el valor.
de valores.
Sugerencia Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a utilizar en
cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número.
Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o el tipo de datos
estableciendo un valor en el cuadro de propiedad TamañoDelCampo.
Guardar una tabla

Después de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseño. Cuando guarde una tabla por primera vez,
asígnele un nombre que describa la información que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o números),
incluidos espacios. Por ejemplo, podría asignar a una tabla el nombre Clientes, Inventario de piezas o Productos.
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

O bien,
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 12 de 33
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en
Guardar en el menú contextual.
O bien,
Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

2. Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Definir la clave principal

La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequívocamente cada fila almacenada
en la tabla. Normalmente, hay un número de identificación exclusivo, como un número de Id., un número de serie o
un código que sirve de clave principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id.
de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal de la tabla.
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar
inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor).
En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para
reunir rápidamente los datos de varias tablas.
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave
principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene
un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna
un nombre de campo de Id. y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto en la vista Hoja de datos, pero se
puede ver en la vista Diseño.
Cambiar a la vista Diseño

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha del documento y, a continuación, haga clic en Vista
Diseño.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de tabla en el panel de exploración y, a continuación,
haga clic en Vista Diseño.
O bien,
Haga clic en Vista Diseño en la barra de estado de Access.
Para cambiar o quitar la clave principal, o para definir la clave principal de una tabla que aún no tiene ninguna, debe
utilizar la vista Diseño.
Establecer o cambiar la clave principal

1. Abra la tabla en la vista Diseño.
2. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
3. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 13 de 33
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.
Quitar la clave principal

2. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave
principal.
3. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.
Nota Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige Sí,
se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la
tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.
Definir las propiedades de los campos

Puede controlar la apariencia de la información, impedir que se especifiquen entradas incorrectas, especificar valores
predeterminados, agilizar las operaciones de búsqueda y ordenación y controlar otras características de la apariencia
y del funcionamiento definiendo propiedades de campo. Por ejemplo, puede aplicar formato a los números para
facilitar su lectura o puede definir una regla de validación que deba satisfacerse para la información especificada en
un campo.
El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. Por ejemplo, la propiedad SóloAnexar
sólo se aplica a un campo definido en el tipo de datos Memo. No se puede definir esta propiedad en un campo con
otro tipo de datos.
Access utiliza la definición de las propiedades de un campo al consultar y editar los datos. Por ejemplo, las
propiedades Formato, MáscaraDeEntrada y Título afectan al modo en que la información aparece en las hojas de
datos de tabla y consulta. Asimismo, todos los controles de los nuevos formularios o informes basados en los campos
de la tabla heredan de forma predeterminada la misma definición de propiedades. Para definir el valor
predeterminado de un campo o exigir que el usuario especifique un valor, se usan otras propiedades que Access
obliga a respetar cuando se agregan o se editan datos de la tabla.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos
1. Abra la tabla en la vista Hoja de datos.
2. Haga clic en el campo para el que desea definir la propiedad.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 14 de 33
3. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, seleccione uno de los siguientes
comandos:
Única define la propiedad Indizado .

Se requiere: activa o desactiva el valor de la propiedad Requerido. Si se ha definido en Sí, se
establece en No. Si se ha definido en No, se establece en Sí.
En la vista Hoja de datos, se pueden definir pocas propiedades de campo. Para definir otras propiedades de campo,
debe abrir la tabla en la vista Diseño.
Para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe utilizar la vista Diseño.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Diseño

2. En la parte superior de la cuadrícula de diseño de la tabla, haga clic en el campo para el que desea definir
propiedades (o desplácese a ese campo mediante las teclas de dirección).
3. Access muestra las propiedades de este campo en la parte inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla. El
tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir.
4. En la parte inferior de la ventana, bajo Propiedades del campo, haga clic en el cuadro de la propiedad del
campo que desea definir. También puede presionar F6 y desplazarse a la propiedad con las teclas de
dirección.
5. Especifique un valor para la propiedad o, si aparece una flecha en el margen derecho del cuadro de
propiedad, haga clic en la flecha para seleccionar un valor de una lista de valores de la propiedad.
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de campo disponibles.
Utilice esta propiedad

de campo Para
TamañoDelCampo Definir el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos Texto,
Número o Autonumérico.
Formato Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o imprime.
LugaresDecimales Especificar el número de posiciones decimales utilizadas al mostrar números.
NuevosValores Indicar si el valor de un campo Autonumérico aumenta o recibe un valor
aleatorio.
MáscaraDeEntrada Mostrar caracteres de edición como guía para la entrada de datos.
Título Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de los
formularios, informes y consultas.
ValorPredeterminado Asignar automáticamente un valor predeterminado a un campo cuando se
agregan nuevos registros.
ReglaDeValidación Proporcionar una expresión que debe ser verdadera cuando se agrega o
cambia el valor del campo.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 15 de 33
TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un valor infringe la expresión

ReglaDeValidación.
Requerido Exigir que se especifiquen datos en un campo.
PermitirLongitudCero Permitir que se especifique (estableciendo la propiedad en Sí) una cadena de

longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.
Indizado Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creación y utilización de
un índice.
CompresiónUnicode Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una gran
cantidad de texto (> 4.096 caracteres)
ModoIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.
ModoDeOracionesIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.
EtiquetasInteligentes Anexar una tarjeta inteligente al campo.

SóloAnexar Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad en Sí) de un campo
Memo.
FormatoDeTexto Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y permitir el
formato de texto enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para almacenar
sólo texto.
AlineaciónDelTexto Especificar la alineación predeterminada del texto dentro de un control.
Precisión Especificar el número total de dígitos permitidos, incluidos los que aparecen a
la derecha y a la izquierda de la coma decimal.
Escala Especificar el número máximo de dígitos que pueden almacenarse a la
derecha y a la izquierda de la coma decimal.
Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar la configuración de una propiedad en el cuadro de
propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom.
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
O bien,
O bien,
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

En la tabla siguiente se proporciona información adicional sobre las propiedades de campo TamañoDelCampo,
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 16 de 33
Formato y NuevosValores.
Propiedad
TamañoDelCampo Descripción
Texto Escriba un valor hasta un máximo de 255 caracteres. Los campos de texto pueden
tener entre 1 y 255 caracteres. Para campos de texto más grandes, utilice el tipo
de datos Memo.
Número Seleccione una de las opciones siguientes:

Byte: para valores numéricos comprendidos entre 0 y 255. El requisito de
almacenamiento es de un solo byte.
Entero: para valores numéricos comprendidos entre -32.768 y +32.768. El
requisito de almacenamiento es de dos bytes.
Entero largo: para valores numéricos comprendidos entre -2.147.483,648
y +2.147.483,647. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.
Sugerencia Utilice un entero largo para almacenar como clave externa el valor
que aparece en el campo Autonumérico de clave principal de otra tabla.
Simple: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -3,4
38 38
x 10 y +3,4 x 10 y hasta siete dígitos significativos. El requisito de
almacenamiento es de cuatro bytes.
Doble: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -
308 308
1,797 x 10 y +1,797 x 10 y hasta 15 dígitos significativos. El requisito
de almacenamiento es de ocho bytes.
Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario
para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en
cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la réplica.
27
Decimal: para valores numéricos comprendidos entre -9,999... x 10 y
27
+9,999... x 10 . El requisito de almacenamiento es de 12 bytes.
Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes:

Entero largo: para los valores numéricos exclusivos comprendidos entre 1
hasta +2.147.483.648 cuando la propiedad de campo NuevosValores se
ha establecido en Incremento, y entre -2.147.483,648 y +2.147.483,647
cuando la propiedad de campo NuevosValores se ha establecido en
Aleatoria. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.
Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario
para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en
cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la réplica.
Propiedad Formato
Texto Puede definir un formato personalizado.

Número Seleccione una de las opciones siguientes:
Número general: muestra el número tal como se escribe.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,789.
Moneda: muestra el número con el separador de miles y aplica la
configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del
Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y de
moneda y las posiciones decimales.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,789 $.
Euro: muestra el número con el símbolo de moneda de euro,
independientemente del símbolo especificado en las opciones de
configuración regional y de idioma.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 17 de 33
Fijo: muestra al menos un dígito y aplica la configuración de las opciones

de configuración regional y de idioma del Panel de control para los
importes negativos, los símbolos decimales y de moneda y las posiciones
decimales.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,79.
Estándar: muestra el número con el separador de miles y aplica la
configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del
Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y
las posiciones decimales. No muestra el símbolo de moneda.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,79.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y muestra el número con el signo
de porcentaje al final. Aplica la configuración de las opciones de
configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes
negativos, los símbolos decimales y las posiciones decimales.
Por ejemplo, 0,3456 aparece como 35%.
Científico: muestra el valor en la notación científica estándar.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3,46E+03.
Fecha/Hora Seleccione uno de siguientes formatos de presentación predefinidos:

Fecha general: muestra el valor mediante una combinación de la
configuración de fecha corta y hora larga.
Fecha larga: muestra el valor utilizando la configuración de fecha larga
definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel
de control.
Fecha mediana: muestra el valor mediante el formato dd-mmm-aa (14-jul-
06, por ejemplo).
Fecha corta: muestra el valor utilizando la configuración de fecha corta
definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel
de control.
Hora larga: muestra el valor utilizando la configuración de hora definida
en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de
control.
Hora mediana: muestra el valor utilizando el formato HH:MM PM., donde
HH es la hora, MM son los minutos y PM es a.m. o p.m. La hora puede
estar comprendida entre 1 y 12, y los minutos entre 0 y 59.
Hora corta: muestra el valor utilizando el formato HH:MM, donde HH es la
hora y MM son los minutos. La hora puede estar comprendida entre 0 y
23 y los minutos entre 0 y 59.
Sí/No Seleccione una de las opciones siguientes:
Verdadero/Falso: muestra el valor como Verdadero o Falso.
Sí/No: muestra el valor como Sí o No.
Activado/Desactivado: muestra el valor como Activado o Desactivado.
Nota En las opciones anteriores, Activado, Verdadero y Sí son equivalentes, y
Falso, No y Desactivado son también equivalentes.
Propiedad
NuevosValores
Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes (sólo para el tipo de datos
Autonumérico):
Incremento: inicia el valor en 1 y lo incrementa en 1 para cada nuevo
registro.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 18 de 33
Aleatorio: empieza con un valor aleatorio y asigna un valor aleatorio a

cada nuevo registro.
Definir las propiedades de las tablas

Además de las propiedades de campo, pude definir propiedades que se apliquen a toda la tabla y a todos los
registros. Estas propiedades se definen en la hoja de propiedades de la tabla.
Definir una propiedad de tabla
2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.

3. Haga clic en el cuadro de la propiedad que desea definir.
4. Escriba un valor para la propiedad.
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de tabla disponibles.
Utilice esta propiedad de tabla Para
Descripción Proporcionar una descripción de la tabla.

PresentaciónPredeterminada Definir la hoja de datos, la tabla dinámica o el gráfico dinámico como la
vista predeterminada al abrirse la tabla.
ReglaDeValidación Especificar una expresión que debe ser verdadera cuando se agregue o se
modifique un registro.
TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un registro infringe la expresión de
ReglaDeValidación.
Filtro Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas coincidentes
en la vista Hoja de datos.
OrdenarPor Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenación

predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.
NombreHojaSecundariaDeDatos Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de
datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar las filas
de la hoja secundaria de datos.
VincularCamposSecundarios Mostrar los campos de la tabla o consulta usada para la hoja secundaria de
datos que coinciden con el campo o los campos de clave principal de esta
tabla.
VincularCamposPrincipales Mostrar el campo o los campos de clave principal de esta tabla que
coinciden con los campos secundarios de la hoja secundaria de datos.
AltoHojaSecundariaDeDatos Indicar si se van a expandir y mostrar todas las filas disponibles de la hoja
secundaria de datos (valor predeterminado) al abrirse, o definir el alto de la
ventana de hoja secundaria de datos de modo que se muestre al abrirse.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 19 de 33
HojaSecundariaDeDatosExpandida Indicar si van a expandirse todas las hojas secundarias de datos al abrirse
la tabla.
Orientación Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a
derecha o de derecha a izquierda.
MostrarVistasEnSharePoint Indicar si los formularios e informes asociados a esta tabla deben estar
disponibles en el menú Ver de Windows SharePoint Services si la base de
datos se ha publicado en un sitio de SharePoint.
FiltrarAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro
(estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la vista Hoja de
datos.
OrdenarPorAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad

OrdenarPor (estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la
vista Hoja de datos.
Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar un valor en el cuadro de propiedad, presione
MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a definir la propiedad ReglaDeValidación en una expresión y desea
obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de propiedad ReglaDeValidación para mostrar el Generador
de expresiones..
5. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
O bien,
O bien,
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 20 de 33
¿Qué es un buen diseño de base de datos?

El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar
la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la
probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la
información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen
información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a
partir de esos informes estarán mal fundamentadas.
Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:
1. Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
2. Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se
precise.
3. Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.
4. Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.
El proceso de diseño
El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:
Determinar la finalidad de la base de datos

Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.
Buscar y organizar la información necesaria
Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o
los números de pedidos.
Dividir la información en tablas
Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema
pasará a ser una tabla.
Convertir los elementos de información en columnas
Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará
como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de
contratación.
Especificar claves principales
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar
inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.
Definir relaciones entre las tablas
Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a
las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.
Ajustar el diseño
Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo.
Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.
Aplicar las reglas de normalización
Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente.
Realice los ajustes necesarios en las tablas.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 21 de 33
Determinar la finalidad de la base de datos

Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para
una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como "La base de
datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la generación de
informes". Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un
entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo
va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que
sirva de referencia durante todo el proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los
objetivos a la hora de tomar decisiones.
Buscar y organizar la información necesaria

Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los
pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios en papel en un
archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada
casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la
información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno
de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha
podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno
de estos elementos representa una columna posible de una tabla.
Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que
se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.
A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por
ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe de
resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar cartas
modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en
su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de
cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 22 de 33
Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los elementos
que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de
inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir un listado de los que
han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna "Enviar correo electrónico" a la tabla de
clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí o No.
La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro elemento. Cuando
sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer también la dirección de correo
electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar una dirección de correo electrónico para
cada cliente.
Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita para crear
el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir
un saludo (por ejemplo, las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un saludo), tendrá que crear un
elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo "Estimado Sr. García", en lugar de
"Estimado Sr. Miguel Ángel García". Esto implicaría almacenar el apellido independientemente del nombre.
Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes lógicas
más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el nombre y
el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes estuviera
almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a partir de un
elemento de información, debe incluir ese elemento en su propio campo.
Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un
determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del
producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita
registrar.
Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.
Dividir la información en tablas

Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de buscar y
organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría ser similar a la
siguiente:
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 23 de 33
Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto,
parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los
proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no complete
la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseño correcto.
Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos ellos en una
sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación le explicaremos por
qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a continuación:
En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos del
mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse muchas veces, con lo que se
malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y
luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor.
Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor. Suponga, por
ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin
querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se resuelve
registrando la información del proveedor en un único lugar.
Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está repitiendo la
misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor, coloque esa información en
una tabla distinta.
Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese producto pero
conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la
información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos sobre
un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe dividir la
tabla en dos: una tabla para la información sobre los productos y otra tabla para la información sobre los
proveedores. Al eliminar un registro de producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los datos del
proveedor.
Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos
únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de productos. Como la
dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.
Convertir los elementos de información en columnas

Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre el tema representado por
la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sería Nombre, Dirección, Ciudad-
Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo electrónico. Cada registro de la tabla contiene el
mismo número de columnas, por lo que puede almacenar información sobre el nombre, dirección, ciudad-provincia-
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 24 de 33
código postal, envío de correo electrónico, saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la
columna de dirección podría contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendrá datos sobre un cliente
y el campo de dirección, la dirección de ese cliente.
Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor precisión las
columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos columnas distintas (el nombre y
el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la dirección consta en realidad
de cinco componentes distintos: dirección, ciudad, provincia, código postal y país o región, y parece lógico también
almacenarlos en columnas distintas. Si desea realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o
filtrado por provincia, necesita que la información de provincia esté almacenada en una columna distinta.
Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o internacional.
Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una columna Región en lugar de
Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias del propio país y regiones de otros países o regiones. De
igual forma, es más lógico incluir una columna Región en lugar de Comunidad Autónoma si va a almacenar
direcciones internacionales.
En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos.
No incluya datos calculados

En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En lugar de ello, puede
dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe
Productos bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada categoría de producto de la
base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La
tabla Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en un pedido de
cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal
propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla.
Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas

Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los nombres de
productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en un campo, será difícil recuperar
datos individuales más adelante. Intente dividir la información en partes lógicas. Por ejemplo, cree campos
distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre del producto, la categoría y la descripción.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 25 de 33
Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada tabla.
Especificar claves principales

Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente cada fila almacenada
en la tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número de identificador de empleado o un
número de serie. En la terminología de bases de datos, esta información recibe el nombre de clave principal de la
tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias tablas y reunir
automáticamente esos datos.
Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica inequívocamente
cada producto del catálogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la tabla, pero sólo si los valores
de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal.
Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es
muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre en la misma tabla.
Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o vacío
(porque no se conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como componente de una clave principal.
Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la clave
principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal cambia, el cambio
debe aplicarse también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que no
cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras tablas en las que se hace referencia a
ella.
A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido un
número de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido. Una vez asignado,
nunca cambia.
Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave principal,
considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Cuando se utiliza el tipo de
datos Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no
contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este tipo son perfectos para usarlos
como claves principales, ya que no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila, como un número
de teléfono o el nombre de un cliente, es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría
cambiar.
Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal. No hay dos
identificadores de producto iguales.
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla.
Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 26 de 33
clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se
denomina clave compuesta.
Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para cada una de las tablas
que funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla Pedidos, IdCliente para
la tabla Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.
Crear relaciones entre las tablas

Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma
provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 27 de 33
…La información de este formulario procede de la tabla Clientes...

... La tabla Empleados...
... La tabla Pedidos...
... La tabla Productos...
... y la tabla Detalles de pedidos.
Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la
información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones entre las tablas
para reunir la información según se precise.
Crear una relación de uno a varios

Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de productos. Un
proveedor puede suministrar cualquier número de productos y, por consiguiente, para cada proveedor representado
en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos representados en la tabla Productos. La relación entre la
tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación de uno a varios.
Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno"
de la relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este
caso, por ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos. Access
utilizaría entonces el número de identificador de proveedor de la tabla Productos para localizar el proveedor correcto
de cada producto.
La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave principal
de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa porque también es la clave
principal en la tabla Proveedores.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 28 de 33
El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves principales y
claves externas. Si no está seguro de las tablas que deben compartir una columna común, al identificar una relación
de uno a varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una columna compartida.
Crear una relación de varios a varios

Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.
Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos.
Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Y para cada
registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina
relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber
varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante
que considere ambas partes de la relación.
Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios. Esto presenta un problema.
Para comprender el problema, imagine qué sucedería si intenta crear la relación entre las dos tablas agregando el
campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por pedido, necesita más de un registro
en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendría que repetir la información de pedido para cada fila
relacionada con un único pedido, lo que daría lugar a un diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El
mismo problema aparece si coloca el campo Id. de pedido en la tabla Productos: tendría varios registros en la tabla
Productos para cada producto. ¿Cómo se soluciona este problema?
La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación de varios a varios en
dos relaciones de uno a varios. Insertaría la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla y, por
consiguiente, la tercera tabla registraría todas las apariciones o instancias de la relación.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 29 de 33
Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. La clave principal de la
tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id.
de pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios artículos de
línea. El identificador de pedido se repite para cada artículo de línea del pedido, por lo que el campo no contiene
valores únicos. Tampoco serviría utilizar solamente el campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en
varios pedidos. Pero los dos campos juntos producen un valor exclusivo para cada registro.
En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan directamente
entre sí, sino indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a varios entre los pedidos
y los productos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de uno a varios:
La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido tiene varios
artículos de línea, pero cada artículo está asociado a un único pedido.
La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada producto puede tener
varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia únicamente a un producto.
Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, así como todos
los pedidos de un determinado producto.
Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 30 de 33
Crear una relación de uno a uno

Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar información
complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo se aplica a unos pocos productos. Como no
necesita la información con frecuencia, y como almacenar la información en la tabla Productos crearía un espacio
vacío para todos los productos que no necesitan esa información, la coloca en una tabla distinta. Al igual que en la
tabla Productos, utiliza el identificador de producto como clave principal. La relación entre esta tabla complementaria
y la tabla Productos es una relación de uno a uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un único registro
coincidente en la tabla complementaria. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo
común.
Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir la información de las
dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo (quizás porque se crearía una gran cantidad de
espacio vacío), puede representar esa relación en su diseño guiándose por las pautas siguientes:
Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la misma clave principal
en ambas tablas.
Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas (cualquiera de
ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.
Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas correctas.
Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben compartir una o varias
columnas comunes. Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la
relación.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 31 de 33
Ajustar el diseño
Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con datos de
ejemplo y probar que funcionan con la información: creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le
permitirá encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvidó insertar durante la
fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados.
Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e informes
provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos duplicados
innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la duplicación.
Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas son algunas
comprobaciones que puede hacer:
¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las tablas existentes? Si
se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada elemento
de información que desee registrar. Si la información no se puede calcular a partir de otras columnas, es probable
que necesite una nueva columna para esa información.
¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un elemento de
información se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un descuento calculado a partir del
precio de venta al público), normalmente es preferible que se calcule en lugar de crear una nueva columna.
¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente tendrá que dividir la
tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.
¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos en cada registro?
En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que tenga menos campos y más
registros.
¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita generar informes,
ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya ese elemento en su propia columna.
¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene información sobre el tema
de la tabla, pertenece a una tabla distinta.
¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o mediante una tercera
tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a
varios requieren una tercera tabla.
Ajustar la tabla Productos

Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categoría general, como
bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que mostrara la categoría de cada
producto.
Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar una descripción de la
categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de categoría a la tabla Productos, tendría que repetir
la descripción de cada categoría para cada producto perteneciente a dicha categoría, lo cual no es una buena
solución.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 32 de 33
Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla y su propia
clave principal. A continuación, puede agregar la clave principal de la tabla Categorías a la tabla Productos como
clave externa.
Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede incluir varios productos,
pero un producto pertenece únicamente a una categoría.
Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo, considere una
tabla con las siguientes columnas:
1. Id. de producto
2. Nombre
3. Id1 de producto
4. Nombre1
5. Id2 de producto
6. Nombre2
7. Id3 de producto
8. Nombre3
Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás solamente por el número
agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe revisar el diseño.
Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo de número de productos.
En cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que supone
una tarea administrativa importante.
Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el número máximo
de productos, ya que las columnas adicionales quedarán en blanco. El defecto más grave de este diseño es que
muchas tareas son difíciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por identificador de producto o nombre.
Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir la tabla en dos. En el
ejemplo anterior, sería conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para productos, vinculadas por el
identificador de proveedor.
Aplicar las reglas de normalización

En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a veces
simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están estructuradas
correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de
datos o, simplemente, normalización.
La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de haber definido
un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las tablas
adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos
correctos para empezar a trabajar.
Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se conoce como
"forma normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma
normal. En este artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría de los
diseños de base de datos.
1
Sede Sur, Bogotá.
Página 33 de 33
Primera forma normal

La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y nunca una
lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se incluya más de un precio. Si
considera cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda sólo puede contener un valor.
Segunda forma normal

La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la clave principal
y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal formada por varias columnas.
Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e Id. de
producto forman la clave principal:
1. Id. de pedido (clave principal)

2. Id. de producto (clave principal)
3. Nombre de producto
Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de Id. de
producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto
de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).
Tercera forma normal

La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave principal, sino
también que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras.
O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más que de la
clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:
1. IdProducto (clave principal)

2. Nombre
3. PVP
4. Descuento
Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla infringe los
requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna Descuento, depende de otra
columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder cambiar
cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo
PVP, la columna Descuento cambiaría en consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento
debe moverse a otra tabla cuya clave sea PVP.
1

Manual Access 2007

Caricato da

Informazioni sul documento

Titolo originale

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Manual Access 2007

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

Sede Sur, Bogotá.

Conceptos básicos del diseño de una base de datos1

Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

¿Qué es una tabla?

Crear una tabla nueva

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado.

Importar o vincular para crear una tabla

Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos

5. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo.

Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de exploración.

Crear la lista a partir de una plantilla

Crear una nueva lista personalizada

Importar los datos de una lista existente

Vincular a una lista existente

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Si escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:

50000 Número, entero largo

123,00% Número, doble

Definir explícitamente el tipo de datos

2. Haga clic en el tipo de datos que desee.

Definir explícitamente el formato

Agregar campos mediante plantillas de campos

1. Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.

Aparece el panel Plantillas de campos.

El campo aparece en la hoja de datos.

Agregar un campo de una tabla existente

Abrir el panel Lista de campos

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Aparece el panel Lista de campos.

Agregar un campo desde el panel Lista de campos

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Aparece el panel Lista de campos.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

8. Siga las instrucciones para utilizar el asistente.

Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos

Definir explícitamente el tipo de datos

2. Haga clic en el tipo de datos que desee.

Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.

Definir explícitamente el formato

Tipo de datos Almacena Tamaño

Texto Caracteres alfanuméricos Hasta 255 caracteres.

Guardar una tabla

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Definir la clave principal

Cambiar a la vista Diseño

Establecer o cambiar la clave principal

3. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Quitar la clave principal

3. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Definir las propiedades de los campos

Única define la propiedad Indizado .

Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Diseño

En la tabla siguiente se muestran las propiedades de campo disponibles.