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com ProjectLibre – Guida di Apprendimento Veloce

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ProjectLibre – Manuale per l’apprendimento veloce

L’alternativa OpenSource a Microsoft Project

Revisione 1.1 del 18 febbraio 2014

© Rosario Rizzo 2014

www.rinorizzo.com

Non è permessa la copia, duplicazione e diffusione in qualsiasi forma e mezzo senza l’autorizzazione scritta
dell’autore.

Rosario Rizzo

rino@rinorizzo.com

Dello stesso autore:

Microsoft Project 2007 - Guida di apprendimento Veloce

Microsoft Project 2010 - Guida di apprendimento Veloce

Microsoft Project 2010 – Fast Learning Handbook

Trademarks

Java™è un marchio registrato di Oracle Corporation

DISCLAIMER

L’autore declina ogni responsabilità sulla completezza/incompletezza delle informazioni contenute nella
presente guida e dell’utilizzo o mancato utilizzo che il lettore possa fare nell’utilizzo del software descritto.

Per segnalazioni di errori, refusi o argomenti che non risultassero chiari nell’esposizione, potete inoltrarli alla
seguente mail: rino@rinorizzo.com
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Sommario
1 INTRODUZIONE .................................................................................................................................... 6

1.1 PREMESSA ....................................................................................................................................... 6


1.2 USO DEL TUTORIAL ........................................................................................................................... 6
1.3 COSA È PROJECTLIBRE ..................................................................................................................... 6

2 INSTALLAZIONE DI PROJECTLIBRE .................................................................................................... 8

2.1 INSTALLAZIONE DEL SUPPORTO JAVA™ ............................................................................................... 8


2.2 INSTALLAZIONE APPLICAZIONE PROJECTLIBRE .....................................................................................10

3 CARATTERISTICHE PRINCIPALI DI PROJECTLIBRE .........................................................................15

3.1 COMPONENTI PRINCIPALI DELLO SCHERMO DI PROJECTLIBRE................................................................15


3.2 LO SCHERMO DI PROJECTLIBRE .........................................................................................................17
3.3 CREIAMO UN NUOVO PROGETTO ........................................................................................................20
3.4 INSERIRE LE DATE DI INIZIO E FINE PROGETTO ....................................................................................21
3.5 ALLEGARE DOCUMENTI AD UN FILE DI PROGETTO .................................................................................22
3.6 OPERAZIONI PRELIMINARI PER LA PIANIFICAZIONE ................................................................................23

4 VISUALIZZAZIONI DI PROJECTLIBRE .................................................................................................25

4.1 SPLITTING DELLE VISTE .....................................................................................................................25


4.2 ORDINARE LE INFORMAZIONI (SORT) ...................................................................................................29
4.3 RAGGRUPPARE INFORMAZIONI ...........................................................................................................30
4.4 FILTRARE INFORMAZIONI ...................................................................................................................31
4.5 UTILIZZARE LO ZOOM ........................................................................................................................33

5 LAVORARE CON I CALENDARI ...........................................................................................................36

5.1 SELEZIONARE UN CALENDARIO DI PROGETTO .......................................................................................36

6 LAVORARE CON LE ATTIVITÀ.............................................................................................................38

6.1 AGGIUNGERE UN’ATTIVITÀ .................................................................................................................38


6.2 CANCELLAZIONE DI UN’ATTIVITÀ .........................................................................................................39
6.3 AGGIUNGERE UN’ATTIVITÀ DI RIEPILOGO .............................................................................................39
6.4 SPOSTARE ATTIVITÀ .........................................................................................................................40
6.5 AGGIUNGERE UNA MILESTONE ...........................................................................................................40
6.6 ORGANIZZARE LE ATTIVITÀ IN FASI ......................................................................................................41
6.7 COLLEGARE LE ATTIVITÀ ...................................................................................................................43
6.8 RELAZIONI MULTIPLE TRA ATTIVITÀ .....................................................................................................45
6.9 SOVRAPPORRE E RITARDARE ATTIVITÀ ................................................................................................46
6.10 IMPOSTARE DEADLINES (SCADENZE) ..................................................................................................48
6.11 IMPOSTARE VINCOLI ..........................................................................................................................50
6.12 TIPI DI ATTIVITÀ ................................................................................................................................54
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6.13 ASSEGNARE UN CALENDARIO AD UN’ATTIVITÀ ......................................................................................56

7 GESTIONE DELLE RISORSE DI PROGETTO ......................................................................................60

7.1 INSERIRE RISORSE NEL PROGETTO .....................................................................................................60


7.2 INSERIRE RISORSE ATTREZZATURE .....................................................................................................63
7.3 INSERIRE RISORSE MATERIALI ............................................................................................................63
7.4 MODIFICARE IL CALENDARIO DI UNA RISORSA .......................................................................................64
7.5 UTILIZZARE LE NOTE SULLE RISORSE ..................................................................................................66
7.6 SCHEDULAZIONE BASATA SULLE RISORSE ...........................................................................................68
7.7 ASSEGNARE RISORSE ALLE ATTIVITÀ ..................................................................................................69
7.8 ASSEGNARE RISORSE MATERIALE ALLE ATTIVITÀ ..................................................................................71
7.9 ASSEGNARE RISORSE DI TIPO COSTO ALLE ATTIVITÀ .............................................................................72
7.10 DURATA DELLE ATTIVITÀ....................................................................................................................75
7.11 INSERIMENTO DELLA DURATA DELLE ATTIVITÀ ......................................................................................75
7.12 RITARDARE L’UTILIZZO DELLE RISORSE ...............................................................................................76
7.13 IMPOSTARE DATE DI DISPONIBILITÀ DELLE RISORSE ..............................................................................79
7.14 ASSEGNARE UN CALENDARIO AD UNA RISORSA ....................................................................................79

8 SOVRALLOCAZIONE E LIVELLAMENTO RISORSE ............................................................................81

8.1 SOVRALLOCAZIONE DELLE RISORSE ...................................................................................................81


8.2 BILANCIAMENTO MANUALE DEL CARICO RISORSE ..................................................................................83

9 LAVORARE CON I COSTI.....................................................................................................................86

9.1 INSERIMENTO DEI RATEI DI STRAORDINARIO .........................................................................................86


9.2 COSTI ORARI DIVERSI PER PERIODO LAVORATIVO .................................................................................87
9.3 APPLICARE COSTI ORARI DIVERSI PER UNA RISORSA .............................................................................88
9.4 UTILIZZO DI MATERIALI NELLE ATTIVITÀ ................................................................................................88
9.5 COSTI FISSI DELLE ATTIVITÀ ...............................................................................................................89

10 ESECUZIONE DEL PROGETTO .......................................................................................................91

10.1 SOSTITUZIONE DI RISORSE ................................................................................................................91


10.2 SALVARE LA BASELINE. .....................................................................................................................94
10.3 AGGIORNAMENTO DELL’INTERO PROGETTO .........................................................................................96
10.4 AGGIORNAMENTO VALORI ATTUALI DELLE ATTIVITÀ ...............................................................................99
10.5 AGGIORNAMENTO DELLE ATTIVITÀ IN PERCENTUALE ...........................................................................100
10.6 AGGIORNAMENTO DEL LAVORO EFFETTIVO ........................................................................................100
10.7 AGGIORNAMENTO DEI COSTI EFFETTIVI .............................................................................................101

11 ANALISI DELLE VARIANZE ............................................................................................................102

11.1 STATISTICHE DEL PROGETTO ...........................................................................................................102


11.2 VISUALIZZAZIONE DEI COSTI DI PROGETTO .........................................................................................103
11.3 VISUALIZZARE IL CAMMINO CRITICO ..................................................................................................103
11.4 VARIANZA DELLE DURATE ................................................................................................................104
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11.5 VARIANZA DEL LAVORO ...................................................................................................................104


11.6 VARIANZA DEI COSTI .......................................................................................................................105

12 LAVORARE CON I REPORTS.........................................................................................................106

12.1 REPORTS DISPONIBILI .....................................................................................................................106

13 INFORMAZIONI SULL’AUTORE......................................................................................................110

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1 Introduzione

1.1 Premessa
Dopo aver visto moltissimi partecipanti ai corsi di Microsoft Project che ho tenuto negli ultimi anni, e da
quest’anno anche di ProjectLibre, è emersa chiaramente una situazione che li accomuna quasi tutti,
ed è il fatto che quasi sempre mancano conoscenze di base e di terminologia di Project Management.
A meno che i partecipanti non abbiano già partecipato a corsi di Metodologia di Project Management o
che essi stessi applichino processi strutturati e formalizzati nella gestione dei progetti, tutti quanti
fanno fatica a seguire il flusso logico delle attività di un software di schedulazione.
Ritengo che per fare meno fatica, e per comprendere al meglio le potenzialità di ProjectLibre, sia
consigliabile avere applicato o almeno aver visto una metodologia formale di project management
(PMI, Prince2, ISIPM, APM).
Di conseguenza, chi ha buone conoscenze della metodologia, farà sicuramente meno fatica
nell’apprendimento di ProjectLibre e nell’applicare molti dei processi della metodologia con questo
strumento.

1.2 Uso del Tutorial


Questo tutorial è stato pensato come supporto per il partecipante ai corsi di ProjectLibre che tengo in
aula.
Il motivo per cui ho realizzato il tutorial è per colmare una lacuna nell’ambito dei testi su ProjectLibre
italiani. Al momento in cui sto scrivendo questo tutorial (dicembre 2013), ritengo che sia il primo testo
in italiano dedicato a ProjectLibre.
Quindi manca, ad oggi, un testo in italiano con un taglio leggero e discorsivo, con molte immagini ed
un linguaggio semplice ed essenziale.

1.3 Cosa è ProjectLibre


ProjectLibre e un software di Pubblico Dominio per la pianificazione e la gestione di progetti. Si tratta
di un ottimo strumento per gestire con efficacia il ciclo di vita di un progetto dall’inizio alla fine,
permettendo di tenere sotto controllo il budget di tempi e i costi definiti a inizio progetto.

ProjectLibre non è paragonabile come potenza e funzionalità a Microsoft Project, ma ne imita le


capacità di base permettendo un ottimo compromesso tra potenza e facilità d’uso, senza dimenticare
il fatto che è completamente gratuito.
Richiamando il Principio di Pareto (o regola dell’80/20), possiamo tranquillamente dire che
ProjectLibre mette a disposizione l’80% delle funzionalità normalmente utilizzate per progetti non in
ambito Multi-Progetto.
Da sottolineare, inoltre, che essendo ProjectLibre un software OpenSource, è completamente gratuito,
anche per un utilizzo in azienda. Questo permette di risparmiare circa € 1.200 per ogni licenza (e
scusate se è poco, soprattutto se si vuole cominciare ad utilizzarlo).
Ricordo, inoltre, che ProjectLibre è stato realizzato con tecnologia Java e quindi funziona sulle
piattaforme Windows, Linux e Mac OSX.

1.3.1 Ma a cosa serve ProjectLibre?


Fondamentalmente permette di definire le attività di progetto, di poterle mettere in sequenza di
esecuzione, assegnare risorse e quindi I costi alle attività, monitorarne l’esecuzione e tenere sotto
controllo l’esecuzione ed i costi del progetto.
Anche se ProjectLibre é uno strumento molto piú semplice di Microsoft Project, non dobbiamo
sottovalutarne le caratteristiche, in quanto per progetti anche abbastanza complessi, permette
un’ottima gestione rivelandosi molto utile e senza farci rimpiangere il prodotto di Microsoft.
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Nella videata seguente,possiamo vedere un semplice esempio di diagramma dei tempi di progetto,
comunemente chiamato GANTT, che mostra già le principali funzionalità di ProjectLibre, tanto per
dare una veloce idea di che cosa permette di fare.

Figura 1 - Un semplice progetto con ProjectLibre

Nella colonna Nome ho inserito il nome delle attività del progetto.


Come potete vedere, ho suddiviso le attività in cui viene eseguito del lavoro (identificabili dalle barre
rosse nella parte destra dello schermo), in due gruppi: Fase1 e Fase2 che rappresentano due fasi del
Ciclo di Vita del Progetto.
Da questo semplice esempio vediamo che ProjectLibre permette di gestire diverse cose.
In (1) abbiamo la colonna degli ID, ossia il numero progressivo delle attività.
Con (2) identifichiamo una milestone, ossia un’attività a durata zero, che rappresenta un momento
cardine del progetto (un punto di verifica o controllo o per indicare che ad una certa data ci aspettiamo
che termini una serie di attività).
In (3) abbiamo la colonna Durata che indica la durata, in giorni solari di un’attività (o una loro serie nel
caso di Attività di Riepilogo come Fase 1 o Fase 2).
In (4) abbiamo la data di inizio di un’attività.
In (5) abbiamo la data di fine dell’attività.
In (6) abbiamo una milestone di fine progetto.

Vi anticipo, ne parlerò dopo, che le attività che vedete in rosso, fanno parte del cammino critico
(Critical Path) che, tra le altre cose, ci fornisce la data di fine progetto.
Appare già chiaro come può esserci di aiuto ProjectLibre, ma questo è solo un assaggio.

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2 Installazione di ProjectLibre

ProjectLibre è sviluppato con la tecnologia Java™ che le dà la caratteristica fondamentale di essere


multipiattaforma (Windows, Mac OSX e Linux). In questo manuale le videate ed i comandi mostrati
sono quelli della versione Windows, ma il funzionamento è identico anche per le altre piattaforme e
l’aspetto è molto simile.
Vediamo in questo capitolo come si installa ProjectLibre su Microsoft Windows nell’ultima versione
disponibile (inverno 2013).

2.1 Installazione del supporto Java™


Qualora nel nostro PC non sia stato ancora installato il supporto Java necessario all’esecuzione di
tutte le applicazioni realizzate su questa piattaforma, la prima cosa da fare è scaricare ed installare
Java.
Per farlo apriamo il browser all’indirizzo:

http://www.java.com

Viene aperta la homepage del sito di Oracle dedicato a Java come in figura:

Figura 2 - Homepage per il supporto Java di Oracle

Dopo avere cliccato sul pulsante rosso Download gratuito di Java, viene richiamata una seconda
pagina:

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Figura 3 - Avvio download per l'installazione di Java

Dopo avere cliccato sul pulsante Accettate e avviate il download gratuito, viene aperta da Windows
la prima finestra del programma di installazione:

Figura 4 - Inizio del setup di installazione

Clicchiamo sul pulsante Installa per passare alla videata seguente:

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Figura 5 - Invito a installare la ASK bar

Il mio invito è di deselezionare i due checkbox che invitano all’installazione della barra di pulsanti di
Ask e Mozilla Firefox.Tali applicazioni sono valide, ma occupano spazio a video nella finsetra del
browser e non sono utili all’utilizzo di ProjectLibre. Oltretutto, se avete impostato Google, Bing o
Yahoo come motore di ricerca di default, questi saranno sostituiti dal motore di ricerca di Ask.
Cliccando sul pulsante Avanti, si avvierà il download del programma di scaricamento dei circa 55
megabytes del supporto Java, come in figura:

Figura 6 - Avvio del download del programma di installazione

Dopo il termine del download, occorre posizionarsi nella cartella di Download del proprio PC (o
almeno quella impostata nel browser) ed avviare il programma di Setup che può avere nomi diversi.
Nel caso di Chrome il nome del file generato sul mio PC è chromeinstall-7u45.exe
Avviate il programma di setup scaricato, seguite le indicazioni e confermate i valori di default di
installazione. Se tutto è andato bene, da questo momento potremo eseguire sul nostro PC tutte le
applicazioni Java.

2.2 Installazione applicazione ProjectLibre


L’installazione di ProjectLibre è piuttosto veloce e semplice.
Prima di tutto apriamo il sito di supporto ufficiale di ProjectLibre all’indirizzo http://www.projectlibre.org:

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Figura 7 - Sito ufficiale di ProjectLibre

Potete subito scaricare l’eseguibile cliccando sul link (3) Download now!!!! E poi seguire le istruzioni.
Vi consiglio di registrarvi sul sito per due motivi: il primo è che dimostrate che la comunità degli
utilizzatori di ProjectLibre cresce e cresce anche in Italia. Il secondo motivo è legato alla ricezione di
una mail informativa ogni qualvolta viene effettuato un rilascio di aggiornamenti di ProjectLibre. Poi
sarete liberi di installare o meno l’aggiornamento o eventualmente di cancellarvi dalla sottoscrizione
alla newsletter.
Quindi, se avete deciso di registrarvi utilizzando il modulo in (2), ritornate nella homepage e cliccate
sul link (3).

La videata seguente è quella che mi ha permesso di scaricare ProjectLibre. Potrebbe essere diversa
nel momento in cui lo fate voi. Ma comunque il “giro” è sempre quello di effettuare il Download.

Figura 8 - Sito di supporto per i download di ProjectLibre

Cliccate sul pulsante di Download e attendete pochi istanti in quanto l’eseguibile di ProjectLibre è
piuttosto piccolo (tutto il run-time è Java ed è già installato sul PC).

Al termine del download avviate il programma di setup scaricato (nel mio caso è projectlibre-
1.5.5.msi) che si presenterà così:

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Figura 9 - Messaggio di Windows per autorizzare l'esecuzione del setup

Clicchiamo sul pulsante Salva file per ottenere finalmente l’esecuzione del setup di installazione.

Figura 10 - Avvio del setup di installazione

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Figura 11 - Licenza d'uso di ProjectLibre

Dopo avere selezionato il check-box (1) I accept the terms in the License Agreement, clicchiamo
sul pulsante (2) Install per avviare l’installazione e registrazione del programma.

Figura 12 - Installazione del programma

Dopo una brevissima attesa avremo infine la notifica del completamento dell’installazione di
ProjectLibre

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Figura 13 - Completamento dell'installazione

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3 Caratteristiche principali di ProjectLibre

In questo capitolo vedremo l’interfaccia e i vari comandi di ProjectLibre, al fine di cominciare a


conoscere meglio il programma. Questa un’attività semplice e immediata.
La memorizzazione dei comandi e di dove questi si trovano verrà man mano che useremo
ProjectLibre.

3.1 Componenti principali dello schermo di ProjectLibre


Cominciamo con l’avviare ProjectLibre aprendo il menu Avvio di Windows cercando l’icona di
ProjectLibre, come in figura (che sarà sicuramente diversa dalla vostra):

Figura 14 - Avvio di ProjectLibre per Windows

Appena aperta la videata principale di ProjectLibre, prima di poter fare qualsiasi cosa, ci viene
mostrata la finestra Non tutti sanno che… la quale ci mostra un suggerimento su come usare
ProjectLibre. Se ci stanchiamo di visualizzare il suggerimento ogni qualvolta che avviamo
ProjectLibre, togliamo la spunta sul check-box Mostra all’avvio e non saremo più annoiati da questi
suggerimenti (siamo diventati bravi).

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Figura 15 - Suggerimento all'avvio di ProjectLibre

Dopo aver cliccato sul pulsante Chiudi avremo la visualizzazione di un’altra “finestrella” che reputo
veramente noiosa.
Nell’immagine seguente, ProjectLibre ci chiede se vogliamo creare un nuovo progetto (dialog box
Nuovo) o aprirne uno già esistente (Apri). Facciamo la scelta del caso.
Se scegliamo di creare un nuovo progetto avremo a video:

Figura 16 - Dati identificativi del nuovo progetto

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A differenza di Microsoft Project, in cui possiamo decidere dopo il nome del progetto e altre
informazioni, qui dobbiamo inserire subito almeno il Nome progetto (1), altrimenti non andiamo
avanti.
Il nome del progetto, che può essere cambiato successivamente, diventa anche il nome del file di
lavoro che sarà memorizzato estensione POD.

Gli altri campi significano:


(2) Nome del Responsabile del progetto, normalmente il Project Manager.
In (3) la Data di avvio del progetto se in (4) abbiamo selezionato Anticipo programmato. Avremo
invece la Data di chiusura se invece de-selezioniamo Anticipo programmato.
Cosa vuol dire questo?
ProjectLibre permette di pianificare un progetto “da oggi in avanti”, quindi con anticipo programmato
oppure “dalla data di fine progetto ad oggi” con Data di chiusura. Nel gergo del Project Management
parliamo rispettivamente di forward pass e di backward pass.
In (5) possiamo inserire delle semplici note di testo per documentare lo scopo del progetto.

Nella videata seguente potete vedere quello che ho inserito per il primo progettino (didattico) che
vedremo insieme.

Figura 17 - Principali informazioni del nuovo progetto

Finalmente, dopo avere cliccato su Ok, verrà visualizzato lo schermo di ProjectLibre.


Se clicchiamo sul pannello Attività, avremo la visualizzazione dei comandi disponibili quando
lavoriamo con le attività del progetto.

3.2 Lo schermo di ProjectLibre


Lo schermo di ProjectLibre mostra la nuova interfaccia che si ispira a quella di Microsoft Office 2007 e
2010. E’ quindi molto diversa da quella di OpenProj di cui ProjectLibre è una evoluzione.
Nell’immagine seguente vediamo le principali componenti dell’interfaccia di ProjectLibre.

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Figura 18 - Schermo di ProjectLibre

In (1) abbiamo I pulsanti per attivare il salvataggio veloce del file del progetto, e Annulla e Ripeti che
permettono rispettivamente di annullare l’ultima operazione effettuata o di riapplicarla.
In (2) abbiamo le etichette dei 4 Pannelli dei comandi di ProjectLibre. Vedremo a breve quali comandi
abbiamo a disposizione. Qusti pannelli compongono il cosidetto Ribbon (nastro).
In (3) abbiamo 5 pulsanti per attivare velocemente le viste:
 Istogramma
 Grafici
 Utilizzo attività
 Utilizzo risorse
 Nessuna sotto-finestra (per ritornare alla vista normale, come nella videata precedente)

In (4) abbiamo la visualizzazione dei comandi del pannello File.Il contenuto di questa “fascia” di
comandi varia in base al pannello correntemente attivo.
In (5) abbiamo l’area Tabella in cui inseriamo le attività.
In (6) abbiamo l’area Diagramma in cui vengono visualizzate in formato grafico le barre delle attività,
le relazioni ed altre informazioni.
In (7) abbiamo una lista che elenca I progetti che abbiamo aperto in memoria, molto utile per passare
da un progetto ad un altro velocemente.
Come tutte le applicazioni classiche di Windows, nel resto dello schermo troviamo gli altri classici
oggetti come barre di scorrimento, divisori e altro ancora.

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Figura 19 - Lo schermo del nuovo progetto

Cliccando sul pannello Risorsa, ProjectLibre ci mostra I comandi correlati.

Figura 20 - Visualizzazione elenco risorse

Come ultima sfilata di comandi, abbiamo quelli correlati alle viste e alla reportistica, cliccando sul
pannello Visualizza.

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Figura 21 - Comandi della vista Visualizza

Bene, adesso che ProjectLibre ci ha mostrato I suoi “muscoli”, nella prossima sezione vediamo come
iniziare ad impostare un nuovo progetto.

3.3 Creiamo un nuovo Progetto


Creare un nuovo progetto è un’operazione velocissima. Basta cliccare sul pannello File (1) e cliccando
poi su (2) Nuovo come in figura:

Figura 22 - Nuovo progetto

Avremo la visualizzazione della videata della Figura 6 che conosciamo bene. Inseriamo le
informazioni che ci servono, almeno il nome del progetto.

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Figura 23 - Salvare il file di progetto

Clicchiamo su Salva per salvare sul disco del PC il nuovo progetto.

3.4 Inserire le Date di Inizio e Fine Progetto


Possiamo inserire le date di inizio e fine progetto in qualsiasi momento.

Figura 24 - Apertura delle Informazioni di Progetto

Per farlo attiviamo il pannello File (1) e successivamente clicchiamo sul pulsante Informazioni (2).
Verrà visualizzata la seguente finestra:

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Figura 25 - Finestra Informazioni progetto

Abbiamo una videata ricca di campi che saranno impostati a più riprese durante la vita del progetto,
come nei box (6) e (7).
Argomento di questa sezione del manuale sono le date di inizio e fine progetto.
Ne abbiamo già parlato in precedenza, in (1) inseriamo il nome del progetto (obbligatorio). Se
abbiamo già salvato il progetto, la denominazione del file su disco rimarrà come stabilito in
precedenza mentre ciò che inseriamo in (1) sarà il Nome del progetto.
In (2) inseriamo il nome del Project Manager, facoltativo.
In (3) la data di inizio progetto se (5) è “checked” (forward pass).
In (4) la data di fine progetto da cui partiamo per pianificare le date delle attività del progetto, se (5) è
“uncheked” (backward pass).

3.5 Allegare documenti ad un file di progetto


ProjectLibre non fornisce la possibilità di inserire nel campo Note di una attività un file esterno o
incorporato (cosa che invece permette Microsoft Project).
L’unica funzionalità che ci mette a disposizione è quella di inserire un collegamento ipertestuale (link)
ad un file o pagina web esterna.
Se facciamo doppio click del mouse sull’attività che ci interessa, viene visualizzata la finestra
Informazioni attività.

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Figura 26 - Inserimento di un collegamento esterno nel campo Note di progetto

Nota:
Il protocollo file:// identifica l’indirizzo di un file memorizzato su un disco del PC.
Quando vorremo aprire il file il cui collegamento è inserito nella Nota dell’attività, basta copiarla ed
incollarla nella barra indirizzi di Windows Explorer o Internet Explorer, ed avremo l’apertura a video del
file con l’applicazione registrata nel nostro Windows per l’estensione del file.
Questa onestamente non è tanto una funzionalità quanto un work-around.
Se volessimo associare files e collegamenti a pagine web per il progetto nel suo complesso, basta
create un’attività di riepilogo che contiene al suo interno TUTTE le attività di progetto. Questa attività
di Riepilogo Progetto ha ID uguale a 1.

3.6 Operazioni preliminari per la pianificazione


La pianificazione di un progetto è cosa alquanto articolata e a volte complessa e costosa in termini di
tempo e risorse mentali.
Se utilizziamo ProjectLibre come supporto per la pianificazione e controllo di un progetto, abbiamo
una serie di attività che sono previste per qualsiasi progetto indipendentemente dalle dimensioni,
durata, settore e difficoltà.
Ovviamente per progetti piccoli e più semplici lo sforzo richiesto sarà minore.
Nella tabella seguente riassumiamo le attività iniziali che comunque dobbiamo eseguire per lavorare
con ProjectLibre.

Tabella 1- Operazioni iniziali per la schedulazione di un progetto

Creare un file di Creare un nuovo file di progetto nel modo descritto


progetto precedentemente

Inserire la data di inizio Occorre inserire le date di inizio e fine. Esistono due modalità
e fine progetto di schedulazione (forward e backward pass)

Inserire le proprietà del Questa operazione è opzionale ma è buona pratica inserire i

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progetto dati del progetto

Allegare documenti del E’ possibile inserire dei link a documenti esterni contenenti
progetto informazioni utili alla stesura della schedulazione del progetto

Selezionare il Selezionare il Calendario di Progetto o effettuare delle


Calendario modifiche allo stesso

Impostare i giorni Prima di cominciare la schedulazione delle attività e


lavorativi e festivi nel l’assegnazione delle risorse è necessario rendere attuali ed
calendario aggiornati i calendari che useremo

La prima operazione da fare è quella di creare un nuovo progetto.

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4 Visualizzazioni di ProjectLibre

Pur non potendo competere con gli strumenti di visualizzazione e di reportistica di Microsoft Project,
ProjectLibre mette a nostra disposizione un cospicuo numero di viste e reports.
Proviamo a fare una carrellata sulle visualizzazioni a nostra disposizione.
Per prima cosa, come mostrato nella figura seguente, clicchiamo su (1) Visualizza.

Figura 27 - Viste disponibili in ProjectLibre

Possiamo individuare velocemente alcuni gruppi di comandi di visualizzazione, e precisamente:

(2) Viste attività: Gantt, Network, WBS e Uso delle attività.


(3) Viste risorsa: Risorse, RBS, Uso delle risorse.
(4) Altre viste: Progetti, Report.
(5) Sotto-viste: Istogramma, Grafici, Uso delle attività, Uso delle risorse, Nessuna sottofinestra.
(7) Pulsanti rapidi di visualizzazione

In (6) abbiamo la possibilità di applicare dei Filtri alle informazioni presenti nelle viste. Abbiamo anche a
disposizione alcuni ordinamenti e raggruppamenti. Fate alcune prove su questi tre combo-box per prenderci la
mano e vedere quali sono i risultati.

DI seguito vediamo in dettaglio le visualizzazioni che otteniamo sul nostro progetto cambiando tipologie
di viste.

4.1 Splitting delle viste


Spezzare una vista, la traduzione in italiano di “splitting views” sembra evocare un atto violento, mentre
è invece uno strumento potente che ProjectLibre ci mette a disposizione per gestire e visualizzare
informazioni.

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Lo splitting di una vista si ottiene facilmente a partire dalla vista principale di ProjectLibre (sia nella
vista attività che in quella delle risorse), richiamando dal pannello Visualizza il comando Uso delle
Attività (oppure Uso Risorse).

Figura 28 - Splitting della finestra di ProjectLibre

Il risultato sarà simile a quello nella figura precedente

Mentre per le risorse avremo

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Figura 29 - Vista delle risorse splittata

Nel primo caso è come se avessimo una relazione 1-N tra le attività e le risorse a loro assegnate
mentre nel secondo caso una relazione 1-N tra le risorse e le attività in cui sono coinvolte.
Una vista splittata in sintesi visualizza informazioni di diverso tipo aggiornando istantaneamente i dati
visualizzati nella finestra inferiore ogni qualvolta ci spostiamo sulle informazioni della finestra
superiore.

Nota: se facciamo click destro del mouse in (1) nella finestra inferiore, come in figura, ProjectLibre
visualizzerà un menu contestuale con l’elenco delle viste che è possibile visualizzare nella finestra
inferiore

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Figura 30 - Viste disponibili nella finestra inferiore

Se infatti clicchiamo sulla voce Costo avremo

Figura 31 - Nuova vista inferiore

Se vogliamo chiudere la finestra inferiore e tornare allo schermo di ProjectLibre standard sempre dal
pannello Visualizza selezioniamo Nessuna sotto-finestra (il quadrato bianco evidenziato in (2) come
nell’immagine seguente:

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Figura 32 - Ritorno alla visualizzazione a schermo intero

4.2 Ordinare le informazioni (sort)


Nella vista Gantt, le attività sono elencate esattamente nello stesso ordine di inserimento, con l’ID
progressivo a partire da 1.
E’ possibile ordinare le attività anche in base ad altri criteri, e li troviamo nel pannello Visualizza e
poi, Durata nel campo Ordinamento (2) come in figura seguente:

Figura 33 - Menu di ordinamento attività

Il risultato sarà la visualizzazione delle attività del progetto ordinate in modo decrescente in base alla loro
durata (prima l’ordine decrescente è applicato alle attività di riepilogo e successivamente alle attività di
dettaglio).

Selezionando “per costo” otterremo un nuovo ordinamento delle attività

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Figura 34 - Attività ordinate per costocrescente

In questa nuova vista le attività saranno elencate dalle meno costose a quelle più costose. Per
tornare alla visualizzazione normale impostare l’ordinamento per “Nessun ordinamento”.

4.3 Raggruppare informazioni


Quando abbiamo a che fare con un progetto molto vasto e con numerose risorse umane e materiali, la
lettura (comprensione) del piano stesso diventa difficoltosa.
ProjectLibre ci mette a disposizione uno strumento molto utile sia per analizzare le attività che le
risorse.
Nella figura seguente vediamo come richiamare lo strumento “raggruppamento” per le attività del
piano (in realtà piuttosto banale, ma rende l’idea).

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Figura 35 - Selezione del raggruppamento per nome risorsa

Questo tipo di raggruppamento può essere molto utile per vedere l’impegno di una singola risorsa
nell’intero progetto.

4.4 Filtrare informazioni


Sempre per il solito motivo della complessità del piano e quindi della difficoltà di coglierne il significato
nel suo insieme, torna molto utile lo strumento “filtro” di ProjectLibre disponibile sia sulle attività che
sulle risorse.

Facciamo un esempio. Nel caso in cui vogliamo visualizzare solo le milestones in modo da avere a
video le date ed i rilasci più importanti del nostro progetto. In questo modo otteniamo una milestones
chart.

Dal pannello Visualizza del ribbon selezioniamo l’elenco a discesa del filtro di ProjectLibre come nelle
figure seguenti

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Figura 36 - Impostazione nuovo filtro

Il risultato sarà il seguente:

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Figura 37 - Attività cardine filtrate

Un sinonimo di milestones è Attività Cardine.

4.5 Utilizzare lo zoom


Le visualizzazioni disponibili nello schermo di ProjectLibre sono diverse, e vanno dalla vista di Gantt
alla vista Istogramma, da Gestione attività ad Utilizzo risorse, etc.
Nella parte destra della vista vengono visualizzate le barre (di Gantt) o diagrammi di carichi risorse o
ancora le cosiddette timetable, qualcosa di simile ad un foglio di lavoro di Excel. Per essere chiari
vediamo alcuni particolari

Figura 38 – Diagramma di Gantt


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Figura 39 –Carico risorse

Figura 40 – Utilizzo risorse (timetable)

Per tutte queste tipologie di visualizzazioni, nella parte destra è visualizzata la scala cronologica

Figura 41 - Scala cronologica

Per aumentare o diminuire il dettaglio della scala cronologica (giorni, settimane, trimestri, semestri)
cliccare sulle due icone a forma di lente di ingrandimento (2) come in figura:

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Figura 42 - Modifica del dettaglio della scala cronologica

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5 Lavorare con i Calendari

Programmi come ProjectLibre hanno la caratteristica di gestire diverse tipologie di Calendari, e quindi
di Schemi di Orario che le risorse possono seguire. Dinamicamente, in base al calendario che
definiamo, ProjectLibre distribuisce l’effort previsto (Lavoro Previsto) delle risorse in modo automatico
e correttamente.
In ProjectLibre distinguiamo tre tipi di calendario:

 Calendari di Progetto

 Calendari di Risorse

 Calendari di Attività

Ogni progetto ha un suo calendario di riferimento, normalmente quello Standard o suoi derivati. Ma
contemporaneamente possiamo avere Risorse Umane o Attrezzature che hanno un calendario anche
decisamente diverso.
In ultimo anche le attività possono avere un proprio calendario.
Ma queste eccezioni le vedremo tra un po’.

5.1 Selezionare un calendario di progetto


La selezione del calendario di progetto, e se non esiste, la sua creazione, è una delle prime attività
che devono essere fatte nella durante la stesura di un piano temporale di progetto (o schedulazione o
cronoprogramma).
E’ importante farlo, poichè, se assegnamo prima le risorse alle attività e dopo definiamo il calendario,
il “povero” ProjectLibre va in confusione, o meglio, non riaggiorna i calcoli sulle date e ore di lavoro
che ha previsto in modo da riflettere il nuovo calendario.
Per selezionare un calendario e associarlo al progetto procediamo nel seguente modo:

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Figura 43 - Finestra Informazioni del progetto

Richiamiamo il pannello File (1) e clicchiamo su (2) Informazioni, verrà visualizzata la finestra
Informazioni progetto come nella figura precedente.
La lista Calendario di base elenca I calendari disponibili all’interno del file di progetto su cui stiamo
lavorando. Scegliamo il calendario che ci interessa tra quelli elencati e confermiamo cliccando sul
pulsane Chiudi.
Fatto!.

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6 Lavorare con le Attività

In questa sezione vediamo come si lavora con le attività di ProjectLibre. Proviamo ad inserire in un file
di ProjectLibre alcune attività come in figura:

Figura 44 - Alcune attività di progetto

6.1 Aggiungere un’attività


Per aggiungere un’attività occorre selezionare l’attività già esistente al di sopra della quale vogliamo
inserire la nuova attività. Dobbiamo cliccare sulla cella in grigio dove viene visualizzato il numero (ID)
dell’attività in modo che TUTTA la riga venga selezionata.

Figura 45 - Selezione di un'attività

A questo punto cliccare con il tasto destro del mouse sull’attività selezionata, verrà visualizzato un
menu contestuale con alcuni comandi che possiamo eseguire:

Figura 46 - Inserimento di un'attività

Dopo aver cliccato su Nuovo la nuova situazione sarà la seguente:

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Figura 47 - Nuova attività inserita

Inserire il nome nella cella Nome il nome dell’attività.


Notare in (2) che ProjectLibre non ha ancora aggiornato l’ID dell’attività, Lo fara quando daremo
conferma con Invio.

6.2 Cancellazione di un’attività


Cancellare un’attività in ProjectLibre è molto semplice: basta selezionare l’attività come abbiamo visto
al punto precedente e poi premere il tasto Delete della tastiera o cliccare con il tasto destro del mouse
e selezionare Cancella.
Dopo avere cancellato l’attività verificare che le dipendenze tra le attività successori e predecessori
siano a posto (non l’abbiamo ancora visto).
In caso di cancellazione di un’attività di riepilogo, ProjectLibre lo farà senza chiederci nessuna
conferma, anche se l’attività contiene al suo interno alre attività.

Nel caso NON si vogliano eliminare le sotto-attività, occorre prima far rientrare le sotto attività allo
stesso livello dell’attività di riepilogo facendole diventare “fratelli” di quest’ultima.

Figura 48 - Rientro negativo di sotto-attività

Il pulsante con la freccina verde a sinistra (Diminuisci rientro) permette di aumentare di livello le
attività, mentre la freccina verde a destra (Aumenta rientro) fa l’opposto, permette cioè di creare
sottolivelli alle attività.

6.3 Aggiungere un’attività di riepilogo


Un’attività di riepilogo può quindi essere creata cliccando la freccina verde a destra nel pannello
Attività come mostrato nella figura precedente.
Nella figura seguente è visualizzato il risultato della trasformazione del Task 2 in attività di riepilogo
con tre attività “figlie”.

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Figura 49 - Attività di riepilogo creata

Quello che abbiamo fatto è di selezionare le tre attività che diventeranno figlie e cliccare sul pilsante
Aumenta rientro. Quello che abbiamo fatto è in pratica la creazione di una Fase di progetto.

6.4 Spostare attività


Lo spostamento delle attività è molto semplice. Per prima cosa dobbiamo selezionare (cliccando e
trascinando il mouse sulla colonna ID) la/e attività che vogliamo spostare.
Subito dopo “tagliamo” con CTRL+X le attività selezionate.
Clicchiamo sull’attività al di sopra della quale vogliamo inserire le attività tagliate.
Incolliamo le attività tagliate con CTRL+V (incolla).
Le attività che abbiamo tagliato verranno inserite da ProjectLibre al di sopra dell’attività corrente.

6.5 Aggiungere una Milestone


Un’attività definita Milestone, indica un momento di verifica (review) o di completamento di un
deliverable nella vita del Progetto. Un deliverable è un prodotto intermedio o finale (il progetto stesso)
misurabile e tangibile.
Come esempio di deliverable possiamo ricordare, ad esempio:

 Analisi funzionale

 Analisi tecnica

 Test completati

 Modulo software completato

Per definire un’attività come Milestone, occorre inserire 0 (zero), come Durata. ProjectLibre
automaticamente visualizza l’attività come un diamante nero.
Ad un’attività Milestone NON assegneremo mai né risorse, né calendari e né costi.
Il suo scopo è quello di definire un momento di attenzione o di raggiungimento di un risultato.

Buona pratica: i nomi che assegneremo alle Milestones devono indicare chiaramente dei momenti di
rilascio (deliverable) o di verifica, ed useremo il tempo participio passato. Es

 Analisi completata

 Integration Test completato

 Carpenteria completata
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 Trasloelevatori consegnati

Figura 50 - Creazione di una Milestone

Un’attività Milestone è caratterizzata graficamente da un piccolo rombo (o diamante) al posto della


barra attività).

Buona pratica: non siate parsimoniosi nell’utilizzare le Milestones, sono molto utili e rendono più
leggibile un piano di progetto. E’ possibile, ad esempio, utilizzando una colonna personalizzata,
definire le Milestones come Review o come Deliverable. Creando un filtro sulla colonna (vedremo
come si crea un filtro personalizzato in seguito) potremo visualizzare, ad esempio, una Milestones
Chart che indichi chiaramente solo le attività di verifica o di rilascio di deliverables.

6.6 Organizzare le attività in fasi


Se abbiamo a che fare con un progetto complesso, il numero di attività sarà piuttosto elevato e la
leggibilità e comprensibilità del progetto sarà più difficile,
Abbiamo bisogno di organizzare le attività in Fasi e Sottofasi, in cui inseriremo le varie attività.

Figura 51 - Elenco di attività prima

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Inserendo opportunamente attività di riepilogo avremo:

Figura 52 - Elenco attività dopo

Come mostrato nella figura precedente, è di immediata comprensione il fatto che le attività da Task 1
a Task 4 verranno eseguite nella prima fase, mentre le attività Task 5 fino a Task 8 saranno eseguite
nella seconda fase.
Sono state inserite anche due attività Milestones.
Fino a questo punto non abbiamo ancora parlato di relazioni e dipendenze tra attività e come si vede
dalle figure precedenti, sembra che tutte le attività comincino lo stesso giorno.
Per far si che un’attività diventi “figlia” di un’altra (quindi ad un livello più basso), basta selezionare
l’attività cliccando sull’ID dell’attività stessa, in modo che tutta la riga diventi con sfondo nero.
Successivamente clicchiamo sul pulsante Aumenta rientro (Indenta)

Figura 53 - Indenta attività

(la freccina a destra verde) e la nostra attività diventerà figlia, mentre l’attività “padre” diventerà di
Riepilogo visualizzata come una barra orizzontale nera, al di sotto della quale ci sarà la nostra attività
figlia.
L’attività di Riepilogo può essere definita come Fase o Sottofase del Ciclo di Vita del Progetto.

Figura 54 - Risultato della creazione di una fase

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Nota: Il termine inglese di Indentare (freccina a destra) è Promoting, mentre quello di Deindentare è
Demoting (freccina a sinistra). Tramite l’utilizzo di questi due pulsanti è possibile modificare le
gerarchie delle attività.

6.7 Collegare le attività


Dopo avere inserito TUTTE le attività nel nostro piano (ricavate naturalmente dalla WBS di progetto),
ed avere valorizzato le durate delle attività (almeno a livello di stime), è il momento di collegare tra di
loro le Attività stesse.
Occorre stabilire una corretta sequenza di esecuzione delle attività sia per dare significato alle attività
sia per ottimizzare il lavoro di progetto in modo da evitare attese e rinvii inutili delle attività stesse.

In ProjectLibre esistono quattro tipi di relazione tra attività e precisamente:

Tabella 2 - Tipi di Relazioni tra attività

Tipo Relazione Formato di visualizzazione


Fine-Inizio (Finish-to-Start)

Inizio-Inizio (Start-to-Start)

Fine-Fine (Finish-to-Finish)

Inizio-Fine (Start-to-Finish)

Le relazioni di dipendenza indicano che l’attività che dipende da un’altra, può essere eseguita dopo il
completamento dell’altra.
Facciamo un esempio, nel caso della relazione Fine-Inizio, l’attività Task2 deve essere eseguita
quando viene completata l’attività Task1.
Nella relazione Inizio-Inizio, che indica l’esecuzione in parallelo, tutte e due le attività deveno
cominciare contemporaneamente. Vedremo in seguito come poter aggiungere ritardi ed anticipi
all’esecuzione delle attività.
Nella relazione Fine-Fine, tutte e due le attività devono finire contemporaneamente.
Nella relazione Inizio-Fine, l’attività Task2, che dipende da Task1, deve finire prima che cominci
l’attività Task2 stessa.

Vediamo come si collegano tra di loro le attività di ProjectLibre.


Esistono diversi modi in ProjectLibre per collegare tra di loro due o più attività, vediamo subito quella
più comoda e diretta.

Selezioniamo le attività (tenendo premuto il tasto CTRL+click del tasto sinistro del mouse) che
vogliamo collegare.

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Figura 55 - Selezione delle attività da collegare

Dopo avere selezionato le due attività (1) clicchiamo sul pulsante Inserisci collegamento (2).

Il risultato finale sarà quello di avere le due attività collegate tra loro da un link.

Figura 56 - Le due attività sono collegate

Per scollegare due o più attività già collegate, basta selezionarle come abbiamo già visto e cliccare
sul pulsante Elimina collegamento.

Figura 57 - Pulsante per scollegare due attività

Per collegare un’attività a due o più altre attività (caso molto frequente), vediamo un’altra modalità di
collegamento.

Nell’area Tabella dello schermo di ProjectLibre, mostriamo la colonna Predecessori cliccando e


tenendo premuto il mouse sulla barra di separazione dello schermo di ProjectLibre fino a scoprire la
colonna Predecessori come in figura:

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Figura 58 – Colonna Predecessori di ProjectLibre

Nella cella in prossimità della colonna Predecessori dell’attività Task 2, scriviamo 1, diamo invio e
inseriamo 2. Infine in prossimità di Task 4 inseriamo 3.
Nella colonna Predecessori si inseriscono gli ID delle attività che precedono quella corentemente
selezionata. Graficamente, nella parte dello schermo a destra ProjectLibre visualizzerà i legami tra le
attività predecessori e successori.
Il risultato è identico alla selezione multipla delle attività e al successivo click del mouse sul pulsante
Inserisci collegamento.

6.8 Relazioni multiple tra attività


Per inserire relazioni multiple tra attività è sufficiente inserire nella colonna Predecessori un elenco di
ID di attività “separati da punto-e-virgola” da cui dipende l’attività corrente come in figura:

Figura 59 - Inserimento di relazioni multiple

In questo esempio l’attività Task3 sarà eseguita al completamento sia del Task1 che del Task2 e il
Task 4 sarà eseguito dopo il completamento del Task 2 e del Task 3..

Tutto quello che abbiamo visto finora sulle attività fa parte del gruppo di processi della pianificazione
del progetto. A prima vista potrebbe essere sufficiente per definire tutto il piano temporale di progetto
e cominciarne l’esecuzione, ed in parte è vero.
ProjectLibre ci mette a disposizione, però, altri strumenti per facilitarci la vita soprattutto durante
l’esecuzione delle attività
Vedremo adesso cosa si intende per tipo attività, cosa sono le deadlines ed i vincoli.

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6.9 Sovrapporre e ritardare attività


In quasi tutti i progetti, indipendentemente dalle tipologie, dimensioni e durate, esistono molte attività
che possono essere eseguite in paralleloe che non devono necessariamente avere inizio al termine
delle attività predecessori.
Mettere in parallelo le attività aiuta a comprimere i tempi di progetto e, naturalmente, massimizzare
l’utilizzo delle risorse umane e non.

Per mettere in parallelo due attività occorre effettuare un doppio click del mouse proprio sulla linea di
collegamento tra l’attività predecessore e l’attività successore.

Figura 60 - Doppio click del mouse sul collegamento

Se siamo precisi verrà visualizzata la dialog box Dipendenza attività

Figura 61 - Gestione delle relazioni tra attività

Con questa dialog box si possono gestire diverse cose.


Prima di tutto è possibile eliminare la relazione tra due attività cliccando sul pulsante Rimuovi.
E’ possibile cambiare il tipo di relazione tra attività (ricordate Fine-Inizio, Inizio-Inizio etc.?). Per farlo è
sufficiente cliccare sull’elenco a discesa Tipo e saranno visualizzati i quattro tipi di relazioni

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Figura 62 - i quattro tipi di relazioni

Per mettere quindi in parallelo due attività selezionare la voce Inizio-Inizio (Start-to-Start o SS) e
confermare su OK.

Il risultato sulla relazione delle due attività sarà

Figura 63 - Risultato della relazione Inizio-Inizio

Come si vede dall’immagine le due attività devono iniziare lo stesso giorno, sempre ammesso che la
logica delle due attività e la disponibilità delle risorse lo permetta.
Se invece la logica delle due attività non permette un parallelismo completo ma parziale, c’è la
possibilità di mettere un lead time o anticipo che permette di guadagnare lo stesso del tempo
prezioso. Nella terminologia del Project Management questa tecnica viene detta fast tracking.

Facciamo l’esempio di un progetto di sviluppo software. Non si può cominciare a scrivere codice
sorgente se l’analisi funzionale (e tecnica) non è completa. Non sempre (o meglio, mai) è possibile
aspettare il completamento dell’analisi ( a volte è un processo che dura mesi, anche dopo l’inizio della
stesura del codice e dei primi rilasci!!!) e quindi si deve cominciare a sviluppare i programmi con il
rischio di riscrivere parte dei programmi realizzati (rework) con relativo aumento di costi.
Supponiamo di voler cominciare a scrivere il codice quando l’attività di stesura dell’analisi è arrivata al
50%. Come ci viene in aiuto ProjectLibre?

Richiamiamo la dialog box Dipendenza attività

Figura 64 - Anticipo tra attività in percentuale

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Come si vede dall’immagine abbiamo inserito “-50%” nel campo ritardo e assegnato Fine-Inizio (FI)
come tipo relazione. Possiamo anche inserire un ritardo in valore assoluto, cioè in giorni (es: -3g
come nella figura seguente:

Figura 65 - Anticipo tra attività in giorni

Il valore negativo sul ritardo fa si che questo diventi un anticipo. Il risultato sul diagramma di Gantt
sarà

Figura 66 - Parallelismo parziale (relazione Finish-to-Start)

Il ritardo positivo permette di far cominciare un’attività successore con un ritardo rispetto al
completamento dell’attività predecessore.
Pensiamo ad esempio all’attività di “disarmo impalcature” che viene eseguita dopo il getto di
calcestruzzo di un solaio. Dobbiamo aspettare circa quindici giorni affinché il cemento si asciughi
completamente. In ProjectLibre nel campo Ritardo inseriremo “+15 giorni”.
Inserire un ritardo tra attività è uno dei capisaldi della pianificazione dinamica con ProjectLibre, in
questo modo si evita di mettere dei vincoli prefissati (Iniziare non prima del) alle attività e quindi
rendere più agevole la gestione del piano.

6.10 Impostare deadlines (Scadenze)


Le Deadlines (scadenze) sono uno strumento molto utile che ProjectLibre ci mette a disposizione per
tenere sotto controllo l’esecuzione delle attività.
Una deadline è in pratica un aiuto visivo che mette in evidenza quando scadrà l’esecuzione di
un’attività o il ritardo della stessa.
Inoltre, a differenza dei vincoli sulle date delle attività, non vincola ProjectLibre nell’applicazione
delle sue regole di schedulazione e non impatta assolutamente sul piano dei tempi di progetto.

Richiamiamo la dialog box Informazioni attività e attiviamo il pannello Avanzato.

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Figura 67 - Inserimento di una deadline

Confermando l’inserimento del 17/12/2013 nel campo Scadenza abbiamo creato una deadline che
sarà visualizzata da ProjectLibre come un rombo giallo (più un colore senape a dir il vero) in
corrispondenza della data di fine attività.

Figura 68 - Deadline assegnata al 17 dicembre

Se una deadline non viene rispettata (l’attività non si chiude come pianificata), ProjectLibre ci
visualizzerà nella colonna Indicatori una X rossa.

Figura 69 - Deadline non rispettata

Ma l’uso più pratico ed utile delle deadlines è quello di inserire la colonna Scadenza prima del Nome
attività. Come nella figura seguente:

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Figura 70 - Applicazione del filtro Attività con scadenze

Per inserire una colonna si clicca col tasto destro del mouse sul nome della colonna alla cui sinistra
vogliamo aggiungerne una nuova.
Scegliere Inserisci colonna dal piccolo menu contestuale che viene visualizzato e selezionare il
nome del campo (colonna) che ci interessa. Nel nostro esempio

Figura 71 - Inserimento della colonna Scadenza

è Scadenza come nella figura precedente.


Il risultato, nel nostro piano di progetto di esempio è che nella colonna Scadenza vedremo una data
se esiste una scadenza, altrimenti il campo è vuoto.

L’utilizzo delle deadlines è utile anche quando abbiamo a che fare con attività (o deadlines) con
relazioni di tipo esterno, le più rischiose per un Project Manager, in quanto non ha controllo
sull’operato di fornitori esterni.
Inserire deadlines (con date anticipate) su attività tipo “consegna server”, “consegna modulo ordini”
eseguite da fornitori esterni, è una buona polizza di assicurazione per il Project Manager che potrà
verificare con anticipo presso il fornitore se il lavoro di progetto e le consegne procedono per il verso
giusto.

6.11 Impostare vincoli


Difficilmente un progetto non ha nessun vincolo temporale sulle sue attività, sarebbe bello non averne
proprio di vincoli.
ProjectLibre permette di inserire diversi tipi di vincoli definiti flessibili, semi-rigidi e rigidi e sono elencati
nel pannello Avanzato della dialog box Informazioni attività nell’elenco a discesa Tipologia di
vincolo.
Bisogna fare MOLTA attenzione nell’inserire vincoli in un piano di progetto, in quanto si rischia di
imbrigliare ProjectLibre e non poter più applicare i suoi algoritmi di schedulazione basate sulle risorse.
E’ ovvio che qualche vincolo dovrà essere messo. Ad esempio sulla data di fine progetto e/o quella di
inizio progetto, in prossimità di rilasci parziali (deadlines invalicabili) o momenti di verifica del progetto.

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Figura 72 - Tipologie di vincolo

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Nella tabella seguente riassumiamo i tipi di vincolo a disposizione

Tabella 3- Tipi di vincolo

Tipo vincolo Descrizione


Prima possibile L’attività può cominciare appena possibile,
vincolo di default per pianificazione forward
Flessibile

pass
Più tardi possibile L’attività può cominciare il più tardi possibile,
vincolo di default per pianificazione backward
pass
Non iniziare prima di L’attività non deve iniziare prima di una certa
data

Non iniziare dopo il L’attività non deve cominciare dopo una certa
data
Semi-rigido

Non terminare prima di L’attività non deve finire prima di una certa
data

Non terminare dopo di L’attività non può finire oltre una certa data

Deve terminare il L’attività deve finire obbligatoriamente in una


certa data
Rigido

Deve iniziare il L’attività deve iniziare obbligatoriamente in


una certa data

Vediamo cosa può succedere quando inseriamo un vincolo rigido.

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Figura 73 - inserimento di un vincolo rigido

Nell’esempio abbiamo impostato al Task 1 il vincolo rigido Deve terminare il. Se diamo conferma
ProjectLibre non ci dice assolutamente nulla e visualizza però una nuova icona nella colonna
Indicatori.

Figura 74 - Avviso del vincolo sull'attività

Vi è capitato di aver visto/gestito un progetto con tantissime icone di avviso di vincolo nella colonna
Indicatori?
Se si, avrete notato che la gestione del piano è diventata difficile.
Bene, se avete vissuto una simile situazione avete avuto a che fare con un piano di progetto tutt’altro
che dinamico, il che vi ha spinto a (o tentato di) abbandonare il piano di progetto di ProjectLibre e di
gestire tutto a mano, vero?
La morale di questo discorso è la seguente: bisogna utilizzare i vincoli semi-rigidi e rigidi con molta
cautela e inserirli solo quando davvero necessario (principalmente per quanto riguarda i vincoli rigidi).

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6.12 Tipi di attività


Nell’applicazione dei suoi algoritmi di schedulazione, ProjectLibre applica sempre un’equazione a tre
variabili:

DURATA = LAVORO / UNITÀ

Il tipo di attività determina come ProjectLibre calcola la durata, il lavoro (Effort) e le unità delle risorse
(in %).

Figura 75 - Tipi di attività

In ProjectLibre abbiamo 3 tipi di attività: a Durata Fissa, a Lavoro Fisso e a Unità Fissa.
Per default dalle impostazioni iniziali di ProjectLibre, il tipo di attività è ad Unità Fissa e Basata sulle
Risorse (Impegno guidato).

Attenzione: purtroppo la traduzione dall’inglese all’italiano in questo caso lascia a desiderare. Da qui
in poi parleremo sempre di Basato sulle risorse al posto di Impegno guidato (!). In letteratura si
parla sempre di “basato sulle risorse”.

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Tabella 4 - Tipi di Attività

Durata Fissa Se un’attività è a Durata Fissa, ProjectLibre mantiene fissa la


durata e può modificare il lavoro e l’unità. Il flag su Basata sulle
risorse è importante al fine del ricalcolo

 Se modifichiamo il Lavoro ProjectLibre ricalcola l’Unità


 Se modifichiamo l’unità delle risorse associate
all’attività, ProjectLibre ricalcola il lavoro
 Se modifichiamo la durata, ProjectLibre ricalcola il
lavoro
Lavoro Fisso Se un’attività è a Lavoro Fisso, ProjectLibre mantiene fisso la
lavoro e può modificare la durata e l’unità. Il flag su Basata sulle
risorse è disattivato in quanto senza significato

 Se modifichiamo la durata ProjectLibre ricalcola l’Unità


 Se modifichiamo l’unità delle risorse associate
all’attività, ProjectLibre ricalcola la durata
 Se modifichiamo il Lavoro, ProjectLibre ricalcola la
durata

Unità Fissa Se un’attività è a Unità Fissa, ProjectLibre mantiene fissa l’Unità e


può modificare il lavoro e la durata. Il flag su Basata sulle risorse
è importante al fine del ricalcolo

 Se modifichiamo il Lavoro ProjectLibre ricalcola la


durata
 Se modifichiamo la durata, ProjectLibre ricalcola il
lavoro
Se modifichiamo l’unità delle risorse associate all’attività,
ProjectLibre ricalcola la durata

La tipologia di attività è uno degli argomenti più ostici di ProjectLibre ed ha impatti notevoli durante il
tracking del progetto.

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6.13 Assegnare un calendario ad un’attività


E’ abbastanza frequente avere in un progetto vincoli relativi a quando è possibile eseguire un’attività
particolare. Pensiamo ad esempio al rilascio di software in un ambiente di produzione in un’azienda.
Quasi certamente esisterà il vincolo da parte dei cointeressati al progetto (o da parte della Proprietà)
di non interrompere l’operatività lavorativa dell’organizzazione.
Come risultato di questo vincolo dobbiamo eseguire l’attività Rilascio in produzione durante il week-
end.
Per far questo dobbiamo “forzare” un nuovo calendario all’attività in questione.
Abbiamo già visto come si copia e modifica un calendario salvandolo con un nome diverso. Quello
che dobbiamo appunto fare è creare il calendario Rilasci software in cui i giorni lavorativi sono i
sabati e le domeniche.
Dopo aver creato il calendario, facciamo doppio click sull’attività in questione e nel pannello Avanzate
della dialog box Informazioni attività impostiamo il nuovo calendario all’attività.

Figura 76 - Creazione del nuovo calendario

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Figura 77 - Modifica della settimana lavorativa standard

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Figura 78 - Orario della nuova settimana

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Figura 79 - Assegnazione del nuovo calendario all’attività

E’ molto importante lasciare spuntato il campo Ignora calendaro risorse, poiché ProjectLibre
applicherà il calendario alle risorse umane associate all’attività bypassando il loro calendario.

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7 Gestione delle Risorse di Progetto

Le risorse di progetto servono, ovviamente, per eseguire tutte le attività previste nel piano. Le risorse
di ProjectLibre si suddividono in:

 Risorse Umane (Lavoro)

 Materiali ed Attrezzature

L’inserimento delle risorse nel progetto è importante per svariate ragioni.


ProjectLibre, in base alla disponibilità ed al numero delle risorse, presenta degli scenari su come
potrebbe evolvere il progetto; in sostanza, l’applicativo ci supporta in una sorta di analisi “What-if”, che
consente di osservare come variano le attività ed i costi di progetto aggiungendo e togliendo risorse
alle attività stesse.
Difficilmente avremo a che fare con progetti senza vincoli di tempi, costi e attività da realizzare, avere
quindi uno strumento che ci aiuti a simulare i diversi scenari a cui potremo andare incontro è una cosa
molto utile. Purtroppo dobbiamo pagare lo scotto di alimentare ProjectLibre con una serie di
informazioni al fine di metterlo in condizioni di operare e darci di ritorno moltissime informazioni per
capire lo stato di salute del nostro progetto.
In questo capitolo vedremo come associare e gestire le assegnazioni di risorse alle attività di progetto.

7.1 Inserire risorse nel progetto


Prima di cominciare ad associare risorse alle attività dobbiamo censire tutte le risorse che potranno
servirci.
A differenza di Microsoft Project, che possiede un database di risorse, denominato Pool di Risorse,
nel quale vengono censite tutte le risorse (umane e materiali) disponibili a più progetti, in ProjectLibre
è necessario censire le risorse sistematicamente PER OGNI file di progetto e ciò risulta cosa limitante
e alquanto scomoda.

Figura 80 - Apertura vista Risorse

Cliccando su Elenco Risorse verrà visualizzata la Tabella risorse come in figura:

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Figura 81 - Tabella Elenco Risorse

Nella tabella visualizzata possiamo cominciare ad inserire le nostre risorse.


In ProjectLibre è possibile, per diversi scopi, inserire oltre alle risorse umane ben individuate (con
nome e cognome), anche nomi di risorse sotto forma di figure professionali generiche e prendono il
nome di Risorse generiche.

Buona pratica: quando non si sa a priori chi saranno le risorse fisiche a svolgere le singole attività, o
quando vogliamo salvare il nostro piano di progetto come modello (Template), è meglio utilizzare il
titolo della professione, come ad esempio Analista Funzionale, Project Manager, Tester, Engineer,
etc.

Proviamo ad inserire alcune risorse generiche in modo da vedere alcune proprietà dell’oggetto
Risorsa di ProjectLibre.

Per inserire il nome di una risorsa basta posizionarsi su una cella della colonna Nome e scriverne il
nome. Proviamo ad inserirne qualcuno.

Figura 82 - Vista Elenco Risorse

A seconda della tipologia di progetto, avremo a che fare di più con risorse umane o con risorse
materiali. Ad esempio, nel caso di un progetto IT, la componente risorse materiali è normalmente
risibile rispetto a quella delle risorse umane, e viceversa, in progetti di impiantistica il 60-80% delle
risorse (costi) di progetto è dato dai materiali.

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Vediamo il significato di alcune colonne della tabella risorse.

Tabella 5 - Significato campi risorse

Campo Significato
Tipo Indica la tipologia di risorsa (Lavoro, Materiale), in base alla
selezione vengono attivate/disattivate altre colonne della
tabella
Gruppo E’ possibile assegnare ad un gruppo specifico una o più
risorse. Molto utile se il progetto è grosso e con tante risorse,
si possono creare filtri sui Gruppi e aggregazioni gerarchiche
Unità massime Indica in percentuale quanta disponibilità ha la risorsa a
lavorare sul progetto. Il 100% indica full time rispetto al
calendario di progetto o della risorsa (se ne è stato creato
uno). Es: se una risorsa fa un orario part time di 4 ore al
giorno, il 100% di Unità massima indica che lavora sul
progetto tutte le 4 ore
Tasso standard Costo orario della risorsa sia di tipo Lavoro che Materiale /in
questo caso per singola unità d’uso)
Tasso straordinari Se impostata valorizza il costo della risorsa Lavoro per le ore
eccedenti le ore normali di lavoro
Costo per utilizzo Ha significato per le attrezzature. Ad esempio, se utilizziamo
un bulldozer per 3 giorni, oltre al costo orario di utilizzo
(comprensivo di autista) dovremo magari pagare il trasporto
della macchina. Da considerare come costo una-tantum
Maturano al Informa ProjectLibre se valorizzare i costi della risorsa su
un’attività devono essere calcolati subito all’Inizio dell’attività,
in percentuale rispetto all’avanzamento lavoro dell’attività, o
al completamento.
Calendario di base Indica quale calendario deve essere associato per default ad
una risorsa, per un part time indichiamo il suo calendario,
per i turnisti quello denominato Turno di notte

Buona pratica:nel caso non avessimo a disposizione il costo orario delle risorse umane, cosa
frequente nelle aziende e nelle organizzazioni pubbliche, è consigliabile inserire 1 € alla Tasso
standard (Tariffa standard) in modo da avere almeno il conteggio delle ore previste ed effettive
durante la vita del progetto e poter usufruire della reportistica (non contiamo i soldi ma contiamo le
ore).

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7.2 Inserire risorse attrezzature


Le risorse di tipo Attrezzatura, si comportano diversamente da quelle umane anche se vengono
definite di tipo Lavoro, sia su come vengono assegnate alle attività sia su come vengano schedulate.
Le risorse attrezzature non hanno un orario simile a quello delle persone, in quanto, se disponibili,
possono essere utilizzate continuamente.
Non dobbiamo censire come risorse tutto quello che è equipaggiamento, attrezzatura e così via, ma
solo quello che costa al progetto o attrezzature che devono essere condivise da più attività anche in
concorrenza.
Facciamo un esempio.

Supponiamo che nel nostro progetto eseguiamo alcune attività di cablaggio di cavi di rete. Al termine
del cablaggio si deve effettuare il collaudo dei cavi, delle torrette e dei connettori. Per fare questo
mestiere occorre un’apparecchiatura piuttosto costosa e normalmente se ne ha a disposizione solo
una (o anche nessuna e viene acquisita in noleggio).
Inseriamo il tester come risorsa attrezzatura.

Figura 83 - Risorsa attrezzatura

Nell’esempio vediamo che il tester costa 160 euro (€ 20 x 8 ore) al giorno di noleggio (non è di nostra
proprietà) e che è disponibile per tutto il giorno al nostro progetto.

E’ importante, ai fini di tenere bassi i costi di noleggio dell’attrezzatura, schedulare bene le attività ed
eseguirle nei tempi pianificati.

7.3 Inserire risorse materiali


Le risorse di tipo Materiale sono di diverso tipo in base al tipo di progetto.
Per un progetto IT, se non è previsto l’acquisto di hardware, praticamente non esistono materiali da
consumare. Per un progetto di costruzione di un immobile, c’è l’imbarazzo della scelta (ferro,
cemento, sabbia, laterizi, pavimenti, etc…).
Inserire i materiali è importante se si vogliono gestire i costi di progetto con ProjectLibre, in alternativa
nelle organizzazioni di norma sono presenti applicativi ERP in cui sono codificati i materiali (in Distinta
Base) e gestiti sia nella fase di pianificazione che di approvvigionamento ed utilizzo.
Supponiamo che nel nostro progetto IT faremo un discreto utilizzo di DVD vergini per salvataggi e
dimostrazioni. Inseriamo nell’Elenco Risorse anche la risorsa DVD Bulk.

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Figura 84 - Risorsa di tipo materiale

Notare che per le risorse di tipo Materiale sono disabilitati i campi Unità max e Tariffa Straordinaria.
Abbiamo inserito il costo di 50 euro ogni 100 DVD allocati al progetto. Vedremo come si associano
alle attività tra un po’.

7.4 Modificare il calendario di una risorsa


Abbiamo visto che nell’inserimento delle risorse avevamo la possibilità di assegnare ad ognuna di
esse il Calendario di Base nella colonna stessa. Questo indica a ProjectLibre che per tutta la durata
del progetto la risorsa lavorerà con quello schema di orario. Ma ci sono sempre le eccezioni.
Supponiamo che la risorsa Paolo Rossi debba lavorare anche il XXV Aprile che in Italia è festa
nazionale, indipendentemente dal giorno della settimana.
Per non creare un calendario specifico solo per Paolo Rossi, abbiamo la possibilità di gestire
un’eccezione.
Facciamo doppio click del mouse sulla risorsa Paolo Rossi, verrà richiamata la scheda Informazioni
risorsa come in figura:

Figura 85 - Scheda Informazioni risorsa

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Nella scheda abbiamo una zona su cui agire. Si attiva cliccando sul pannello Disponibilità risorsa,
Possiamo indicare gli intervalli temporali (dal/a) in cui la risorsa è disponibile sul progetto e con quale
disponibilità (Unità massime), quindi potremmo inserire un periodo di part time facilmente.
Se invece vogliamo creare delle eccezioni (utili ad esempio se la risorsa si assenterà per malattia,
corsi di formazione, etc.), dopo avere richiamato la gestione delle risorse (1) e (2) facciamo doppio
click del mouse sulla riga della risorsa per richiamare la finestra Informazioni risorsa.
Cliccando sul pulsante (4), verrà richiamata una finestra che abbiamo già visto e da qui modificare il
calendario della singola risorsa (2), cioè l’Ingegnere nell’esempio della figura successiva.

Figura 86 - Dialog box Modifica orario di lavoro

Vediamo come rendere lavorativo il XXV Aprile per Paolo Rossi.


Nel calendario cerchiamo il mese di Aprile.
Lo facciamo come mostrato nella figura seguente:

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Figura 87 - Modifica del calendario di una risorsa

I due pulsanti (1) servono ad andare indietro e avanti nel calendario.


Dopo avere trovato il mese di Aprile 2014 (2), clicchiamo per evidenziare il giorno 25
Dopo di che clicchiamo sul radio button (4) Non-working time ed il gioco è fatto. La risorsa Ingegnere
non lavorerà il XXV aprile 2014.

7.5 Utilizzare le note sulle risorse


Così come per le attività, anche per le risorse è possibile inserire delle note. E’ utile inserire
annotazioni sulla disponibilità delle risorse, eccezioni, verifiche da effettuare e così via.
In un grosso progetto o con tante risorse la nota sulla risorsa è il posto giusto in cui il Project Manager
può inserire annotazioni utili anche per tutti gli altri che utilizzano il piano di progetto.
Per inserire una nota basta fare doppio click del mouse sul nome della risorsa, quando compare a
video la dialog box Informazioni risorsa cliccare sul pannello Note ed inserire il testo.

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Figura 88 - Campo Nota della risorsa

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7.6 Schedulazione basata sulle risorse


Siamo quasi pronti ad assegnare le risorse alle attività del progetto. Occorre però capire come ragiona
ProjectLibre quando deve calcolare le date di inizio e fine delle attività.
ProjectLibre applica un’equazione basata su tre variabili e precisamente:

Lavoro = Durata x Unità max

Quando si effettuano i calcoli sulla durata delle attività, ProjectLibre applica il concetto di lavoro
“basato sulle risorse”.
Vediamo di fare un esempio per capire cosa si intende.

Se ad esempio dobbiamo dare il bianco alle pareti di una casa con cinque camere ed un imbianchino
ci mette un giorno di lavoro a stanza avremo:

Lavoro = 5 giorni (di 8 ore) x 100% (tempo pieno) = 40h

Quindi il nostro imbianchino ci metterà 40 ore per completare il suo lavoro.

ProjectLibre sa che ci vogliono 40 ore, cosa succede se aggiungiamo un secondo imbianchino?

40 h = 20h x 200 %

ProjectLibre divide il lavoro di 40 ore per il 200% di unità lavorativa disponibile, quindi dimezza la
durata dell’attività.

Se invece specifichiamo a ProjectLibre che l’attività NON è basata sulle risorse, il calcolo che viene
effettuato dà come risultato il Lavoro = 80 ore, cioè tutti e due gli imbianchini lavorano ognuno 40 ore
(quindi raddoppiando le ore) ma la durata rimane sempre la stessa (5 giorni).

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Figura 89 – Impostazione “Basata sulle risorse” dell’attività

7.7 Assegnare risorse alle attività


Molti Project Managers o Responsabili Funzionali utilizzano ProjectLibre senza assegnare le risorse
alle attività di progetto. Questo è chiaramente possibile e molti progetti vengono realizzati con
successo anche senza gestire le risorse nel piano di progetto di ProjectLibre.

Allora perché dobbiamo complicarci la vita e gestire le risorse nel piano di progetto?

La risposta è semplice, senza l’assegnazione e la giusta gestione delle risorse sulle attività, non è
possibile ottenere in ProjectLibre, nessuna previsione realistica sui tempi e nessuna previsione dei
costi da sostenere, sulle sovrallocazioni delle risorse e sui rischi derivanti dalla scarsezza di risorse
critiche. In pratica si rinuncia inoltre alla reportistica messa a disposizione da ProjectLibre.

Vediamo come si assegnano le risorse alle attività (ProjectLibre mette a disposizione diversi metodi).

Selezioniamo l’attività a cui associare le risorse cliccandoci sopra.


Dopodiché clicchiamo sul pulsante Assegna risorse

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Figura 90 - Richiamo finestra Assegna Risorse

Viene richiamata la dialog box Assegna risorse

Figura 91 - Selezione e assegnazione delle risorse ad un'attività

Da questa finestra è possibile associare anche più di una risorsa all’attività selezionata (1) cliccando
sui singoli nomi (2) ed infine cliccare sul pulsante Assegna (3). Chiudere la finestra per terminare
l’assegnazione delle risorse. Nella colonna Unità è possibile confermare il 100% proposto da
ProjectLibre (a tempo pieno) o inserire una percentuale diversa di Unità massima per la risorsa.

Nella figura seguente si può vedere l’effetto dell’assegnazione del Project Manager e dell’Analista
Funzionale all’attività Task1.

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Figura 92 - Assegnazione di più risorse all'attività

7.8 Assegnare risorse materiale alle attività


E’ importante assegnare alle attività anche le risorse materiali impiegate, al fine di moritorarne
correttamente il bisogno ed il costo di impiego
L’assegnazione delle risorse materiali è molto simile a quello delle risorse umane, l’unica differenza è
che invece di inserire la disponibilità della risorsa (Unità massima) si inserisce direttamente la
quantità necessaria. Vediamo come.

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Figura 93 - Assegnazione risorse materiali

L’assegnazione di 50 unità di DVD significa che prevederemo di consumare 50 DVD al costo di € 1


ciascuno per un totale di € 50 di costo dell’attività.

7.9 Assegnare risorse di tipo costo alle attività


L’assegnazione dei costi alle attività è molto semplice in ProjectLibre. Li consideriamo come dei
materiali.

Se vogliamo ad esempio assegnare ad un’attività il costo di un biglietto aereo ( € 300) e di un noleggio


auto ( € 80) di un viaggio del nostro Project Manager per l’attività Task 2, avremo:

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Figura 94 - Assegnazione costi

Passiamo a vedere velocemente la tabella costi per il Task 2

Click destro del mouse sulla cella (1) Seleziona tutto (in grigio in corrispondenza dell’intersezione
delle righe e delle colonne della Tabella Attività). Verrà visualizzato il menu contestuale come in (2) e
scegliamo la voce Costo.

Figura 95 - Visualizzazione di una nuova vista tabella

Avremo finalmente:

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Figura 96 - Vista Tabella Costi

Gli 880 euro del Task 2 sono la somma di :

20 ore x € 25 + € 300 di volo aereo + € 80 di noleggio auto = € 880

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7.10 Durata delle attività


Dopo aver inserito le attività del piano, il passo successivo è quello di inserire la durata delle stesse.
Se non sappiamo o non siamo certi di quanto dura (in ore, in giorni, settimane etc.) un’attività,
possiamo limitarci inizialmente ad inserire una STIMA. In ProjectLibre, nella colonna Durata, nel
momento in cui viene inserita una nuova attività, vedremo sempre “1 giorno?”, dove il punto
interrogativo indica il valore di un giorno come stima.
ProjectLibre utilizza le impostazioni del Calendario di Progetto per fare i suoi calcoli e definire
l’effettiva durata in giorni solari discriminando i giorni lavorativi da quelli festivi e del sabato e
domenica.
Se associamo all’attività un suo proprio calendario (Calendario di Attività), allora ProjectLibre calcolerà
l’effettiva durata in base all’orario lavorativo impostato nel Calendario dell’Attività.
Successivamente, se una o più risorse associate all’attività hanno un proprio calendario diverso da
quello di Progetto, allora ProjectLibre calcolerà la durata effettiva in base all’orario lavorativo della/e
risorse.

Buona pratica: per definire la durata delle attività del GANTT, al fine di ottenere un buon
compromesso tra dettaglio (e quindi di controllo del suo avanzamento) ed il costo in termini di tempo
da parte del Project Manager per raccogliere informazioni di avanzamento dei lavori ed
aggiornamento del piano, sarebbe utile applicare il metodo 1-10.
Il metodo 1-10 ci suggerisce di definire la durata delle attività da un minimo dell’1 percento ad un
massimo del 10 percento della durata dell’intero progetto.
Per esempio, se il Progetto dura 100 giorni, la durata suggerita per le attività è compresa tra 1 giorno
e 10 giorni (tipicamente 1-2 giorni o 1 settimana).

7.11 Inserimento della durata delle attività


Dopo aver definito la stima delle durate delle attività (processo normalmente eseguito con le risorse
del progetto durante la definizione della WBS), passiamo ad inserire la durata nella colonna Durata.
Questo è il modo più veloce e comodo.

Figura 97 - Inserimento durate nella colonna Durata

Un altro modo per inserire la durata è quella visualizzare la finestra Informazioni attività facendo un
doppio click di mouse sull’attività.

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Figura 98 - Richiamo della scheda Informazioni attività

Notare la casella (4) di spunta (check box) Previsto, attivarne il valore (segno di spunta) equivale a
far comparire il punto interrogativo a destra del valore della durata in ore o giorni nella colonna
Durata.

Abbiamo già visto che è possibile gestire un progetto senza inserire le risorse ed i costi. Per una
corretta e proficua gestione di progetto con ProjectLibre è però necessario gestire alcune informazioni
essenziali sulle risorse, come ad esempio il loro tipo, i loro calendari, tariffe orarie, materiali ed
attrezzature utilizzate.
Adesso vedremo alcune caratteristiche delle risorse e come utilizzarle al meglio nel nostro piano di
progetto.

7.12 Ritardare l’utilizzo delle risorse


Può verificarsi il caso che una o più risorse comincino un’attività qualche tempo dopo che altre risorse
hanno iniziato il loro lavoro; se non vogliamo gestire due attività diverse possiamo fare in modo che
una risorsa possa entrare in gioco nell’attività qualche tempo dopo.

Dalla barra dei pulsanti posta in alto a destra, Utilizzo attività (1). Il risultato sarà come in figura:

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Figura 99 - Vista Gestione Attività

Nella parte inferiore dello schemo di ProjectLibre avremo la visualizzazione di una vista (2) definita
Timetable, poiché nella parte destra al posto delle barre di Gantt visualizza una tabella con cronologia.
Abbiamo isolato l’attività Task 1 a cui partecipano sia il Project Manager sia l’Analista Funzionale per
cinque giorni. Se vogliamo che l’Analista Funzionale cominci a lavorare sull’attività dal terzo giorno,
lasciando al Project Manager i primi due giorni di attività, dobbiamo intervenire inserendo un ritardo
nell’assegnazione.
Basta inserire la colonna Ritardo nell’assegnazione nella parte inferiore della vistacome mostrato
nella figura seguente:

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Figura 100 - Inserimento della colonna Ritardo nell’assegnazione

Il risultato è il seguente:

Figura 101 - Inizio ritardato di due giorni per l'Analista Funzionale

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Abbiamo inserito 2 giorni (1) di ritardo nell’assegnazione dell’Analista Funzionale all’attività Task 1.
Come si può vedere dall’immagine, ProjectLibre non può fare altro che allungare la durata dell’attività
e pianificare la data di completamento dell’attività stessa due giorni dopo.

7.13 Impostare date di disponibilità delle risorse


Per indicare a ProjectLibre la disponibilità di una risorsa in termini di quante ore al giorno può
dedicarsi al progetto, abbiamo già visto sia il calendario di una risorsa, sia il concetto di Unità
massima disponibile per la risorsa nell’omonimo campo della Tabella Risorse.
Se invece vogliamo specificare disponibilità variabile in base a periodi diversi durante la vita del
progetto, per ogni risorsa, utilizziamo uno strumento disponibile nella dialog box Informazioni
risorsa.
Nel riquadro Disponibilità risorsa abbiamo la possibilità di indicare degli intervalli di disponibilità della
risorsa che indicano a ProjectLibre di sovrascrivere sul calendario della risorsa ed alla sua Unità
Massime la nuova disponibilità.
Proviamo ad inserire un paio di periodi di diversa disponibilità.

Figura 102 - Disponibilità variabile della risorsa sul progetto

7.14 Assegnare un calendario ad una risorsa


Così come possiamo assegnare un calendario specifico ad un’attività, così possiamo farlo anche per
una risorsa. Alla creazione della risorsa nell’Elenco risorse, viene associata a quest’ultima il
calendario di base del progetto (quello indicato in File / Informazioni / Calendario di base).

Per assegnare un nuovo calendario ad una risorsa apriamo la dialog box Informazioni risorsa
(doppio click del mouse sulla riga della risorsa) e clicchiamo sul pulsante (3) Calendario di base.

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Figura 103 - Richiamo della modifica orario di lavoro

Dall’elenco a discesa Calendario di base selezioniamo il nuovo calendario da assegnare alla risorsa
(nell’esempio Turno di notte).

Confermiamo con Chiudi la finestra ed il risultato sarà come in figura (ho trascinato l’ultima colonna a
destra Calendario di base accanto al Nome della risorsa.:

Figura 104 - Nuovo calendario per la risorsa

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8 Sovrallocazione e livellamento risorse

Difficilmente un progetto di media complessità non presenta problemi di sovraccarico di risorse.


Abbiamo anche detto che si può gestire un piano senza gestirne le risorse umane e materiali,
relegando ProjectLibre al ruolo di semplice planner. Quest’ultimo ci dà un grande aiuto nell’individuare
discrepanze e criticità nell’uso delle risorse nel nostro progetto. In questo capitolo vedremo come
gestire i sovraccarichi di lavoro ed introdurre il concetto di livellamento risorse.

8.1 Sovrallocazione delle risorse


L’iter logico della pianificazione in ProjectLibre è quello di generare la WBS di progetto, stimare le
durate delle attività, individuarne le risorse (umane e materiali) che le eseguiranno, assegnarne
l’allocazione alle attività e definire le relazioni di dipendenza tra le attività.
A questo punto il Project Manager si rende conto della schedulazione dell’intero progetto ( quindi della
data di fine progetto).
Con buona probabilità egli dovrà lavorare sul piano per parallellizzare le attività (fast tracking) e/o peri
comprimerne altre (crashing) al fine di rispettare le date di rilascio (parziali e finale).
Bene, giunto fin qui, il Project Manager deve valutare se esistono attività in cui le risorse associate
abbiano assegnazioni superiori al 100% della loro disponibilità (8 ore al giorno, normalmente).
Si può verificare il caso che le risorse abbiano punte di allocazione giornaliera del 200%, 300% o
addirittura superiore.
Il compito del Project Manager è di rendere (livellare) l’assegnazione delle risorse prossima al 100%.
ProjectLibre permette al Project Manager di poter agire manualmente per eliminare la sovrallocazione
(non fornisce le funzionalità di livellamento automatico come Microsoft Project).
Vediamo come individuare le risorse sovrallocate.

Splittiamo la vista di Gantt (pannello Visualizza / istogramma (Doppia visualizzazione)).


La vista viene modificata come segue:

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Figura 105 - Vista per la ricerca delle sovrallocazioni

La vista precedente è la più adatta per andare a caccia di sovrallocazioni, risorsa per risorsa.
Nell’immagine precedente si vede l’Analista Funzionale sovrallocato al 200% per la giornata del
venerdì e lunedì e al 150% il martedì..

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8.2 Bilanciamento manuale del carico risorse


Viadiamo un semplice esempio per comprendere il concetto di bilanciamento manuale del carico delle
risorse.

Supponiamo di avere la seguente situazione:

Figura 106 – La risorsa Project Manager è sovrallocata

Se attiviamo la vista Istogramma avremo:

Figura 107 - Vista Istogramma risorse per evidenziare la sovrallocazione

“Il povero PM” deve lavorare 16 ore al giorno per l’intera settimana al fine di terminare le due attività
entro i tempi previsti.
Apriamo la vista Uso risorse e splittiamo lo schermo come in figura

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Figura 108 - Vista Utilizzo risorse e dettaglio risorsa

Come si vede dall’immagine, il totale delle ore giornaliere per il PM è di 16 ore, ben oltre il limite delle
ore di straordinario sostenibili dalla risorsa.
Proviamo ad inserire per le attività Task 1 e Task 2 il valore 50% (1) come Unità massima per il PM
e impostare sempre 40 ore sia per il Task 1 che per il Task 2 (2).
Il risultato sarà il seguente

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9 Lavorare con i costi

I costi delle attività sono uno dei lati del triangolo dei vincoli di progetto (tempi, costi e qualità) e sono
un argomento molto sensibile, soprattutto nel mercato del lavoro dei nostri tempi.

Figura 110 - Triangolo dei vincoli di progetto

ProjectLibre mette a disposizione del Project Manager diversi strumenti per poter assegnare il budget
dei costi, per poterlo monitorare durante l’esecuzione del progetto ed avere una buona reportistica per
le analisi delle varianze.
Ricordiamo che ProjectLibre non è né un ERP (Enterprise Resource Planning) né un software
specializzato di controllo di gestione e non avremo mai il costo preciso del progetto, in quanto
difficilmente si possono e, soprattutto conviene, inserire costi indiretti e costi di struttura
dell’organizzazione. Del resto, considerato il carico di lavoro ed i problemi a cui far fronte da parte dei
Project Managers, chiedere loro di gestire al centesimo di euro i costi di progetto sarebbe chiedergli di
affrontare una mission impossible.
Riassumendo, è conveniente gestire in ProjectLibre i costi diretti del progetto, in particolar modo i
costi delle risorse e dei materiali consumati.

9.1 Inserimento dei ratei di straordinario


Abbiamo già visto nella Tabella risorse l’esistenza di due colonne Tasso standard e Tasso
straordinario, rispettivamente costo orario standard e costo orario straordinario.
Per quanto riguarda i costi di risorse esterne, umane o materiali, abbiamo il valore preciso ricavato dai
contratti stipulati con i fornitori. Per le risorse aziendali interne non abbiamo normalmente valori
precisi, ma solo approssimati al costo industriale medio delle risorse o addirittura possiamo non
averli completamente (per alcune definizioni dei costi aziendali consulta la pagina
http://bit.ly/classificazione-costi).
In alcune organizzazioni le Policies interne escludono o limitano fortemente il ricorso al lavoro
straordinario, soprattutto per limitare i costi dei progetti. Quando invece se ne ha la possibilità, il
Project Manager sia in fase di definizione del budget che di esecuzione di progetto, può fare ricorso a
prestazione d’opera con tariffe di orario straordinario.
Vediamo come.

Apriamo la vista Elenco risorse

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Figura 111 - Campo costo orario straordinario

Basta posizionarsi nella cella relativa alla risorsa che può fare straordinario ed inserirne il costo orario.

9.2 Costi orari diversi per periodo lavorativo


E’ abbastanza normale avere, per una stessa risorsa umana o materiale, costi orari (o d’uso) differenti
in base a periodi temporali diversi. Normalmente avviene per accordi contrattuali con fornitori esterni o
aumenti retributivi previsti per le risorse interne dell’organizzazione che esegue il progetto.

Apriamo la dialog box Informazioni risorsa con un doppio click del mouse sulla riga della risorsa
(siamo sempre nella vista Elenco risorse), o cliccando su Informazioni (2).

Figura 112 - Assegnazione costi orari diversi per una risorsa

Nel pannello A (predefinita), possiamo inserire i ratei orari per periodi diversi impostando nella
colonna Data effettiva la data fino alla quale il costo da applicare è quello delle colonne tariffa della
stessa riga.

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Come si vede dall’immagine, in ProjectLibre abbiamo fino a 5 tariffe diverse per ogni risorsa. La
spiegazione potrebbe essere quella di pagare una risorsa umana in base al tipo di attività che svolge.
Se abbiamo un consulente che lavora sul progetto con mestieri diversi (es. analista e sviluppatore),
nelle attività in cui è coinvolto possiamo pagarlo con ratei orari diversi. Vediamo come nel prossimo
paragrafo.

9.3 Applicare costi orari diversi per una risorsa


Vediamo adesso come applicare costi orari diversi per una risorsa.
Apriamo la vista Utilizzo risorse

Figura 113 - Vista Utilizzo risorse

Selezioniamo la risorsa Project Manager, e vediamo che ha due assegnazioni (Task 1, Task 2)
come attività lavorative dirette (non solo di coordinamento).
In (2) è possibile scegliere tra le cinque tabelle (da A a E) di costi definiti per ogni risorsa.
Da questo momento ProjectLibre applicherà costi diversi alle attività svolte dal Project Manager.

9.4 Utilizzo di materiali nelle attività


Quando un’attività consuma materiali, se il costo previsto è significativo, è opportuno assegnarli alle
attività in modo che abbiamo un budget definito e poterne controllare i costi in fase di esecuzione del
progetto
Vediamo come poter assegnare 1000 DVD ad un’attività del progetto.
Come costo della risorsa DVD vergini abbiamo € 1 cadauno, quindi dobbiamo inserire 1000 unità di
materiale (1000 x €1=€ 1.000).
Selezioniamo l’attività Task 2 e richiamiamo la dialog box Assegna risorse che abbiamo già visto.

Selezioniamo la riga della risorsa DVD vergini e nella cella Unità inseriamo 1000. Dopo aver cliccato
sul pulsante Assegna avremo la situazione seguente

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Figura 114 - Assegnazione di materiale ad un'attività

9.5 Costi fissi delle attività


In ProjectLibre il costo fisso di un’attività è indipendente dalla sua durata. E’ un costo che può essere
assegnato ad ogni attività lavorativa (no milestones o di riepilogo).
Per poterlo assegnare ritorniamo alla vista diagramma di Gantt.
Click destro del mouse su Seleziona tutto e scegliamo Costo come nella videata seguente:

Figura 115 - Richiamo della Tabella costi

Proviamo ad inserire € 2000 di costi fissi per l’attività Task 2


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Figura 116 - Inserimento di un costo fisso

E’ possibile inserire un solo valore di costo fisso per ogni attività. Quindi, se abbiamo tre costi fissi per
un’attività possiamo inserirne il costo totale. Occorre inserire nel campo Note un commento su come è
composto il costo fisso per quell’attività.

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10 Esecuzione del progetto

Siamo pronti per iniziare ad eseguire le attività pianificate del progetto.


Abbiamo inserito le attività, le durate stimate, le risorse, i costi.
Prima però di eseguire il progetto dobbiamo salvare la baseline di progetto.

Quando si è in mare e si vuole navigare in modo sicuro, occorre aver tracciato una rotta da seguire ed
avere a bordo strumenti, come il GPS o la bussola e sestante, per conoscere l’esatta posizione della
barca e valutare se stiamo navigando come programmato o dobbiamo fare delle correzioni di rotta.
Quindi anche per un giro in barca abbiamo bisogno di una rotta tracciata e nei nostri progetti questa
rotta si chiama baseline.
Definiamo come baseline: l’istantanea del progetto in un dato momento (tipicamente all’inizio) prima di
eseguire qualsiasi attività.
La baseline sarò utile come termine di paragone per capire se le performances del progetto sono
soddisfacenti o meno.
Nelle organizzazioni strutturate con un PO (Project Office) o PMO (Project Management Office)
esistono delle regole precise su come si definiscono i progetti, modalità di uso delle risorse e
allocazione dei budgets.
A volte è il PMO stesso che salva la baseline e al Project Manager non è permesso di modificarla
senza previa autorizzazione.
Vediamo in questo capitolo le attività che il Team di Progetto e il Project Manager devono compiere, in
particolare durante l’esecuzione del progetto ed i momenti di verifica.

10.1 Sostituzione di risorse


Supponiamo che il lavoro di pianificazione ci abbia portato a definire il piano seguente

Figura 117 - Piano di progetto definitivo

Come si vede dall’immagine abbiamo ancora a che fare con le risorse generiche. E’ giunto il momento
di sostituire le risorse fisiche, con nome e cognome, alle risorse generiche. Potrebbero venir fuori

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nuove sorprese in termini di risorse sovrallocate (magari impegnate in altri progetti), ma supponiamo
che non esista sovrallocazione.
Per sostituire le risorse generiche con quelle fisiche si procede nel modo seguente.
Per comodità di calcolo e comprensione ho impostato il costo orario di tutte le risorse, generiche e
fisiche, a € 25 all’ora.

Richiamiamo la dialog box Assegna risorse

Figura 118 - Risorse generiche assegnate all'attività

Selezioniamo Analista Funzionale e clicchiamo sul pulsante Rimpiazza.

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Figura 119 - Scelta della risorsa fisica

Se Cristina (4) è la nostra Analista Funzionale (2) clicchiamo su Ok (se scegliamo due risorse, tutte
e due vengono assegnate al posto della risorsa generica).

Facciamo lo stesso per il Project Manager (Daniele)e avremo

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Figura 120 - Risorse generiche sostituite da persone fisiche

E così via per tutte le altre risorse generiche del progetto.

Nota: Nella sostituzione delle risorse, nel corso dell’esecuzione del progetto, occorre fare attenzione
al fatto che per la risorsa sostituita non esistano ore consuntivate, altrimenti ProjectLibre sommerà le
ore già consuntivate a quelle della nuova risorsa, poiché per quest’ultima viene considerata l’intera
attività dall’inizio. Occorre provvedere manualmente impostando a zero, rispettivamente:

 per la risorsa sostituita le ore programmate e non eseguite


 per la risorsa che subentra, le ore già consuntivate dalla risorsa sostituita (il pregresso).

Sembra difficile ma non è così. Occorre lavorare nella vista Utilizzo attività nella parte destra dello
schermo (timetable).

10.2 Salvare la Baseline.


Dal pannello File scegliere Salva Baseline come nell’immagine seguente

Figura 121 - Salvataggio della baseline


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Viene infine visualizzata la dialog box Salva Baseline

Figura 122 - Parametri per salvare la baseline

In ProjectLibre vengono gestite 11 baselines diverse più il piano di progetto corrente ed è possibile
quindi confrontare l’andamento attuale del progetto con fino a 11 versioni precedenti (spero che non vi
accada mai!). Questo vorrebbe dire che probabilmente il progetto attuale non ha più niente a che
vedere con il progetto originale a causa di continui changes di progetto da parte del cliente o da parte
dell’organizzazione che esegue il progetto.
La Baseline viene salvata nel file stesso del piano di progetto (estensione POD).
Le informazioni salvate riguardano:

 Attività (Data Inizio e Fine, Durata, Lavoro, Costo, Lavoro e Costo Programmato
(timephased))

 Risorse (Lavoro, Costo, Lavoro timephased, Costo timephased)

 Assegnazioni (Data Inizio e Fine, Lavoro, Costo, Lavoro e Costo Programmato


(timephased))

 Le informazioni del piano della baseline sono archiviate nei campi, Avvio previsto, Termine
previsto, Lavoro previsto, Durata prevista ed i campi Costi previsti

Per vedere gli effetti del salvataggio della baseline guardiamo l’immagine seguente:

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Figura 123 – Baseline salvata

Come si vede dal nuovo Gantt, ogni attività è visualizzata nel Gantt come due barre sovrapposte. La
barra inferiore, sempre in grigio, rappresenta le attività come salvate nella baseline, la barra superiore,
rossa o blu a seconda che si tratti di attività nel cammino critico o no, rappresenta l’attuale
pianificazione (programmazione).

10.3 Aggiornamento dell’intero progetto


Se l’esecuzione del progetto prosegue esattamente come pianificato, il tracking del progetto risulta
piuttosto semplice ed il carico di lavoro per il Project Manager è abbastanza ridotto. Egli deve limitarsi
a raccogliere dalle risorse di progetto l’avanzamento lavori e le eventuali eccezioni, rischi ed issues.
I passi da seguire per l’aggiornamento sono:

ATTENZIONE !!!
Considerate le scarse capacità di annullare i comandi eseguiti e tornare indietro (Annulla o CTRL-Z) di
ProjectLibre, CONSIGLIO VIVAMENTE di effettuare un salvataggio con nome di file diverso
(progressivo)al termine di ogni comando di aggiornamento del PROGETTO. Questo per evitare brutte
sorprese e buttare via ore di lavoro.

Step 1 – Visualizzare la vista Tabella Tracking.


Facendo un click destro del mouse sulla cella Seleziona tutto (ricordate?) scegliamo la tabella
Tracking, il risultato sarà:

Figura 124 - Vista Tabella Tracking per aggiornare un progetto

Per aggiornare un’attività indicando quanta percentuale di completamento è stata raggiunta, basta
inserire nella colonna Percentuale di completamento il valore (da 0 a 100%).
Nel nostro esempi inseriremo 100% per il Task 1 e 50% per il Task 2.

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Figura 125 - Aggiornamento delle Attività

Step 2 – aprire dal pannello File del ribbon la dialog box Informazioni ed impostare la Data corrente
(al momento in cui si vuole aggiornare il progetto, normalmente “oggi”) e la Data stato (Status Date)
che rappresenta la data di verifica del progetto (la data per cui abbiamo le informazioni di
avanzamento lavori).

Figura 126 - Date impostate per l'aggiornamento del progetto

Nell’esempio precedente le date si riferiscono ad un SAL (Stato Avanzamento Lavori) a cadenza


quindicinale (ciclo di verifica).

Step 3 – Apriamo la dialog box Aggiorna progetto dal pannello File (1) del ribbon e poi cliccando sul
pulsante Aggiorna (2)

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Figura 127 - Impostazioni per aggiornare il progetto

Impostiamo i valori come nell’immagine precedente e diamo conferma. Il piano di progetto sarà
aggiornato come segue

Figura 128 - progetto aggiornato

Siamo già in ritardo !!!


L’attività Task 1 è stata eseguita come pianificata. Nella parte superiore della sua barra vediamo una
linea nera interna che rappresenta la percentuale di attività svolta e nella colonna Indicatori il simbolo
di spunta che indica il 100% dell’esecuzione dell’attività.
Il Task 2 invece è in ritardo, anche se di poco. Essendo questa attività posta nel cammino critico
occorre intervenire subito in modo da non trasferire il suo ritardo all’intero progetto.

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Figura 129 - attività in ritardo rispetto alla baseline

Step 4 – in caso di attività che si scostano dalla pianificazione (baseline) occorre ripianificare
l’attività per recuperare il ritardo o diminuirne i costi.

10.4 Aggiornamento valori attuali delle attività


Se l’esecuzione del progetto non prosegue nei tempi pianificati il Project Manager deve applicarsi di
più all’aggiornamento delle attività per non farsi cogliere impreparato davanti a spiacevoli sorprese.
Una maggiore applicazione implica informazioni tempestive da parte delle risorse su come stanno
andando avanti i lavori.
In momenti di crisi del progetto,questo reporting può essere giornaliero.
Per aggiornare il piano di progetto ProjectLibre ci mette a disposizione la dialog box Aggiorna attività
molto efficace.
Dal pannello Attività clicchiamo su Aggiorna (2) come nella figura seguente

Figura 130 – Dialog box Aggiorna attività

Con questa dialog box è possibile inserire le date di inizio e fine effettive delle attività e di effettuare
stime a finire con le risorse di progetto. ProjectLibre aggiorna in tempo reale le attività così come
vengono modificati i campi Durata attuale, Inizio attuale, Durata rimanente e Termine attuale,
dando al Project Manager la reale percezione di come stanno andando i tempi di progetto. E’ qui che il
Project Manager può fare insieme allo Sponsor ed ai suoi superiori delle simulazioni su come
intervenire sul progetto e recuperare l’eventuale ritardo.

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10.5 Aggiornamento delle attività in percentuale


Questo è il metodo più comodo di aggiornare il piano di progetto anche se il meno preciso e con
qualche rischio sulla potenziale perdita di controllo su attività in ritardo.
L’aggiornamento consiste nell’impostare la percentuale di lavoro svolto. ProjectLibre valuta questa
percentuale rispetto alla durata delle attività ed aggiorna il piano.
Vediamo un esempio.

Figura 131 - Aggiornamento in percentuale di un'attività

Nella figura, abbiamo impostato come completata al 50% l’attività Task 2. Diamo conferma e, se
aggiorniamo il progetto con i parametri degli esempi precedenti avremo lo stesso risultato della Figura
128.
Applicando tale modalità di aggiornamento al progetto, è come se dicessimo a ProjectLibre “ripianifica
il progetto così come si trova” e l’eventuale intervento sulla pianificazione futura non inciderebbe sul
piano così come potrebbe accadere consentendo dei recuperi (in poche parole, non vedremmo
tornare indietro sull’asse cronologico attività che iniziano dopo e delle quali, in qualche modo, siamo
riusciti ad anticiparne l’inizio)”.

10.6 Aggiornamento del lavoro effettivo


Se vogliamo aggiornare il progetto inserendo le ore effettive di lavoro svolte (Actuals) è bene sapere
che, sebbene ProjectLibre ci permette di farlo, andiamo incontro a carichi di lavoro non indifferenti in
caso di progetto complesso e con tante risorse.
In questo modo si utilizza ProjectLibre come se fosse uno strumento di timesheet con l’inserimento del
dettaglio ore giornaliero.
Così facendo si ha effettivamente il controllo completo dei tempi e dei costi di progetto ma tutto deve
essere ben bilanciato con il sovraccarico di lavoro che si genererebbe e che avrebbe effetto sul Team
di Progetto. Questo è il “prezzo da pagare” per gestire diligentemente e disciplinatamente un piano di
progetto.
Per aggiornare gli actuals delle attività richiamiamo la vista Utilizzo attività (1) nella figura seguente.
Facciamo click destro del mouse in (2) nella cella grigia nella parte destra dello schermo (timephased)
ed abilitiamo il campo Lavoro attuale (3)

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Figura 132 - Visualizzazione degli actuals

Figura 133 - Nuovo formato tabella ore

Ricordiamo che la riga Lavoro (1)rappresenta le ore pianificate mentre Lavoro attuale (2)
rappresenta gli Actuals, cioè le ore effettivamente lavorate. Purtroppo ProjectLibre non ci permette di
ridimensionare le colonne ed il nome dei campi è troncato.

10.7 Aggiornamento dei costi effettivi


A differenza di Microsoft Project, ProjectLibre non ci permette di aggiornare manualmente i Costi
attuali poiché li calcola in automatico.
Questa è purtroppo una forte limitazione in quanto i costi delle attività coincideranno esattamente con i
costi previsti e non ci è possibile inserire eventuali sovracosti o risparmi.
In ProjectLibre vedremo le celle contenente i valori dei Costi attuali sempre in grigio in cui non ci è
permesso inserire valori manualmente.

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11 Analisi delle varianze

ProjectLibre ha a disposizione diversi strumenti per fornirci informazioni utili sull’andamento del
progetto in termini di tempi e costi, utilizzo delle risorse, scadenze, criticità, etc.
Affinché possa fornirci informazioni affidabili e tempestive occorre fornire da parte nostra dati corretti
ed aggiornati frequentemente. Si richiede quindi a tutto il Team di Progetto di fornire dati corretti e
aggiornati sull’andamento delle attività assegnate e del progetto nel suo insieme.
In questo capitolo vedremo gli strumenti principali che ProjectLibre ci offre per analizzare la situazione
del progetto.

11.1 Statistiche del progetto


Man mano che aggiorniamo il progetto è possibile vedere un’istantanea dei dati statistici essenziali
sullo stato del progetto, riepilogati in una videata di facile lettura.
Dal pannello File (1) del Ribbon scegliamo il comando Informazioni (2). Clicchiamo sul pulsante
Statistiche (3) e viene visualizzata la seguente dialog box (dati di prova, naturalmente).

Figura 134 - Statistiche di progetto

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11.2 Visualizzazione dei costi di progetto


Per avere informazioni di maggior dettaglio rispetto alle statistiche di progetto, visualizziamo la vista
Tabella Costo, ormai sappiamo come fare.

Figura 135 Dettaglio dei costi delle attività

Questa vista dà in un colpo d’occhio la situazione dei costi di progetto. Anche qui possiamo applicare
dei filtri (dal pannello Visualizza / Filtri) e affinare la ricerca delle attività che più ci interessano.

11.3 Visualizzare il cammino critico


Il cammino critico o critical path è costituito da tutte le attività il cui ritardo si riflette in un
corrispondente ritardo nelle altre attività del cammino e nella data di completamento del progetto.
Le attività critiche non hanno né anticipi né ritardi (leads e floats).
Nel diagramma di Gantt le barre delle attività critiche hanno colore rosso mentre quelle non
appartenenti al camino critico sono blu.

Dal pannello (1) Visualizza ci concentriamo su gruppo Filtri. Scegliamo il filtro Attività critiche (1)
come nella figura seguente.

Figura 136 - Attivazione del filtro per visualizzare le attività critiche

Il risultato sarà quello di vedere nel Gantt solo le attività critiche (in rosso) e vengono nascoste quelle
non critiche (quelle blu).

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11.4 Varianza delle durate


Se vi ricordate che cosa è la baseline e perché l’avevamo salvata, adesso è il momento di vedere
come può aiutarci a comprendere come sta andando avanti il progetto.

Cambiamo la vista richiamando la Tabella Variazione (click tasto destro del mouse sulla cella
Seleziona tutto e scegliere Variazione), avremo a video

Figura 137 - Tabella Variazione per l'analisi delle varianze

Anche qui il Project Manager può cogliere a colpo d’occhio come si sta evolvendo il progetto rispetto
alla baseline salvata. Le colonne Baseline degli avvii e Baseline delle scadenze rappresentano,
rispettivamente le date di inizio e fine della baseline originale.

Per Varianza si intende la differenza tra il valore attuale ed il valore di baseline e lo vediamo nelle due
colonne a destra Start offset e Differenza finale (purtroppo le traduzioni in italiano dell’interfaccia in
inglese non sono il massimo).

11.5 Varianza del lavoro


Così come la varianza sulle durate, possiamo analizzare la varianza del Lavoro, cioè lo scostamento
alla data Data stato tra il Lavoro attuale (Actual) ed Baseline del lavoro (baseline).

Cambiamo la vista richiamando la tabella Lavoro con il tasto destro del mouse su Seleziona tutto
(ricordate la cella grigia nel vertice sinistro della zona tabella?).

Figura 138 - Analisi della Varianza Lavoro

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La colonna Baseline del lavoro indica il lavoro salvato nella baseline, Lavoro attuale indica i valori
effettivi alla data Data stato, Lavoro rimanente indica quante ore abbiamo ancora a disposizione
rispetto alla baseline.

11.6 Varianza dei costi


Anche per i Costi ProjectLibre ci permette di analizzare la situazione sempre alla data Data stato.
Come in precedenza apriamo la tabella della varianza dei costi (Tabella Costo), che abbiamo già
visto in precedenza.
Avremo a video

Figura 139 - Analisi della varianza dei costi

Avevamo visto prima che la colonna Costi fissi permetteva l’inserimento dei costi fissi per le attività.
La colonna Baseline dei costi rappresenta il costo di baseline, Costo attuale sono valori affettivi
(Actuals) calcolati da ProjectLibre o inseriti a mano, Costi rimanenti quanto costo è ancora previsto
in base all’attuale pianificazione.

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12 Lavorare con i reports

Finora il Project Manager ha inserito nel piano di progetto tantissime informazioni di schedulazione,
stime, risorse, ha aggiornato il piano con i dati forniti dalle risorse sull’avanzamento del lavoro, ha
verificato i rischi e le issues e altro ancora.
E’ giunto il momento di chiedere a ProjectLibre di fare il suo lavoro e di fornirci tutte le informazioni
che ci servono per verificare lo stato di salute del progetto e per poter comunicare con tutti gli
Stakeholders.
In questo capitolo vedremo i principali reports e come poterli utilizzare al meglio.

12.1 Reports disponibili


In ProjectLibre abbiamo a disposizione quattro famiglie di reports che possono esserci di aiuto. Quella
dei reports è un’area un po’ lacunosa, a mio modesto parere, tra tutte le funzionalità gratuite messe a
disposizione da ProjectLibre, e mi riferisco soprattutto alla mancanza di esportazioni verso Excel o
altri formati facilmente utilizzabili con altri programmi.
Poter salvare un progetto in formato XML, è insufficiente ai fini di analisi statistica.
Personalmente, la mancanza della funzione di esportazione verso Excel, e quindi non poter utilizzare
lo strumento delle Tabelle Pivot di Excel, è un vero handicap nell’uso di ProjectLibre come soluzione
alternativa a Microsoft Project o altri strumenti più evoluti.
In realtà ProjectLibre permette di esportare molte informazioni di progetto anche in Excel, e vedremo
tra un po’ come si fa. Ma non si tratta di una vera e propria esportazione (magari potendo scegliere le
colonne che ci servono).
L’esportazione in formato Excel viene fatta da Jasper Reports che è la più popolare libreria di
reporting OpenSource, utilizzata da ProjectLibre, (vedi
http://community.jaspersoft.com/project/jasperreports-library) che ha nel suo formato di esportazione
Excel.
Per poter effettuare delle statistiche sui dati esportati occorre intervenire manualmente sul foglio di
Excel per ripulirlo e adattarlo all’inserimento di formule e funzioni.

Vediamo quali sono i reports forniti da projectLibre.

Figura 140 - Tipologie di reports di ProjectLibre

12.1.1 Report: Project Details


In Project Details abbiamo un solo report di sintesi dell’intero progetto come mostrato nella prossima
immagine:

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Figura 141 - Report Project Details

Cliccando su (1) attiviamo il pannello Visualizza del Ribbon per poter selezionare con (2) la gestione
dei Reports.
In (3) abbiamo la possibilità di scegliere una delle quattro macro categorie di reports disponibili.
Cliccando su Project Details avremo la figura precedente con le informazioni di sintesi dell’intero
progetto.

In (4) abbiamo alcuni pulsanti utili per modificare la visualizzazione del report. Vi invito a fare alcune
prove per comprenderne il significato.
Molto utile il pulsante (5) con l’icona del dischetto. Cliccandoci sopra possiamo salvare il report in
formati diversi come mostrato in figura:

Figura 142 - Vari formati di esportazione di un report

Disponibili per l’esportazione i formati Acrobat PDF e Microsoft Excel.

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12.1.2 Report: Resource Information


Questo tipo di Report visualizza le informazioni sulle risorse utilizzate nel progetto.
Esistono diversi formati di colonne (campi) raggruppati per tipologie di informazioni.
Nella prossima figura abbiamo l’elenco dei formati disponibili per le risorse:

Figura 143 - Formati colonne disponibili per le risorse

Un esempio di report per le risorse Earned Value – Costi è il seguente:

Figura 144 - Earned Value per le risorse del progetto

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12.1.3 Report: Task Information


Anche per le Attività del progetto abbiamo a disposizione diversi formati di colonne. E precisamente:

Figura 145 - Formati di reports disponibili per le Attività

Nell’immagine precedente vediamo l’elenco dei formati disponibili e come esempio di dati quelli che si
riferiscono ai costi delle singole attività e del progetto in generale.

12.1.4 Report: Who Does What


Nella figura seguente vediamo un esempio dell’ultima tipologia di reports, e precisamente il Who
Does What (chi fa cosa) che nelle sue varie configurazioni riesce a dare tantissime informazioni sulle
assegnazioni delle attività del progetto.
Trovo questo tipo di reports molto utile nell’assegnazione delle attività alle risorse, in quanto
stampando il report e consegnandolo alle risorse (o semplicemente affiggendolo alla parte dell’ufficio
o ancora meglio pubblicandolo in un sito di collaborazione), queste hanno la visibilità delle attività in
essere e di quelle pianificate.
Provate a fare un po’ di prove di stampa scegliendo le varie configurazioni di campi (colonne)
disponibili.

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13 Informazioni sull’autore

Rosario Rizzo, PMP, Prince2, ISIPM, MCTS Project 2007 e 2010


Mi sono sempre occupato di Software e di Project Management. Svolgo un’intensa attività di formazione e di consulenza e
sono specializzato su MS Project e sui tools di collaborazione nei progetti come ProjectLibre.
Mi sono occupato di Analisi e Sviluppo software per oltre vent’anni, ricoprendo tutte le figure professionali del settore fino a
gestire gruppi di lavoro su progetti di sviluppo e di organizzazione.
Dal 2003 mi sono certificato nelle metodologie di Project Management del PMI che applico costantemente sui miei clienti.

Svolgo l’attività di formazione e consulenza nelle implementazioni di sistemi informativi di Project Management affiancando
le risorse del cliente per applicare al meglio strumenti e metodologie di PM.
I corsi progettati ed erogati da me hanno un taglio pratico derivati da anni di esperienza sul campo e si basano nel far
comprendere ed assimilare le best practices da adottare nell’utilizzo quotidiano dei software di project management.
Maggiori informazioni sulle mie competenze ed esperienze potete trovarle su LinkedIN
(http://www.linkedin.com/in/rosariorizzo) e le mie passioni ed interessi (Getting Things Done, Evernote, Personal
Kanban) sul mio blog (www.rinorizzo.com)

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