MANUAL DE PROCESOS DE APOYO MPA-02-P-12

FECHA VERSIÓN
GESTION ADMINISTRATIVA 27/08/09 2
ADMINISTRACIÓN DE HISTORIAS
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LABORALES
CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO

27/08/08 1 Versión Original

27/08/09 2 Ajuste del procedimiento.

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Piedad Yánez – Asesora Talento Hilda Cristina Torres Castellanos José Cáceres Caballero
Humano – Secretaria General Profesional Especializado – Subd. de Secretario General
Planeación y Fronteras

1. OBJETIVO: Administrar la documentación de los expedientes de Historias Laborales en forma

eficiente, ágil y oportuna, debidamente organizado, actualizado y disponible para el acceso y uso de los
Funcionarios (planta, supernumerarios, inactivos, contratistas) de la Corporación y/o autoridades
Judiciales, garantizando el derecho a la intimidad y conservación de los documentos.

2. ALCANCE: Aplica a todas las Historias Laborales de los Servidores Públicos y Contratistas de la
Corporación desde el momento del Ingreso hasta su retiro.

3. DEFINICIONES:

• Administración de Archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación,

dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano,
para el eficiente funcionamiento de los archivos.
• Almacenamiento de Documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en
espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
• Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos o como fuentes de la historia.
• Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
• Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o
datos en los archivos.
• Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.
• Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para
asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
• Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico,
político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de
archivo, preservando su integridad y estabilidad.
• Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
• Foliar: Acción de numerar hojas.
• Folio: Cada documento tiene un número que lo identifica y diferencia de los documentos similares.
Esta numeración individual recibe el nombre de folio.
• Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en
desarrollo de sus funciones o actividades.
• Formatos: Un formato de un archivo es una forma particular de codificar información para ser
almacenada.

Toda versión impresa de este documento se considera documento o copia no controlada

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LABORALES
• Historia Laboral: Archivo o conjunto de documentos donde se almacena toda la información
relevante de los datos que se relacionan con la vida laboral de un servidor público y los diferentes
puestos de trabajo ocupados por este.
• Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural

4. REALIZACIÓN:

ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE REGISTRO

Recibe del Asesor de Talento Humano
la Hoja de Vida con sus soportes.
1. RECEPCION DE
Revisa el estado e información básica de Secretario Ejecutivo Hojas de Vida
DOCUMENTOS los documentos. de Talento Humano con sus anexos

Organiza y clasifica los documentos
según las normas de archivo.

Verifica si existe un expediente laboral a
nombre del funcionario. Si la historia
laboral existe, continúa con el
2. APERTURA DE procedimiento. Si no existe, abre una
EXPEDIENTES DE nueva según las normas de archivo. Secretario Ejecutivo
Expedientes
HISTORIAS
Incorpora en la historia laboral los de Talento Humano
LABORALES documentos en orden cronológico, folia,
actualiza las hojas de registro
documental y ubica nuevamente la
carpeta en el archivo físico.

Realiza un inventario analítico de los
documentos que conforman el
expediente de la Historia Laboral.

Digita los datos específicos para cada
uno de los funcionarios en el formato Expediente
3. “Listado de documentos en el
Secretario Ejecutivo
DILIGENCIAMIENTO expediente”. Listado de
de Talento Humano
HOJA DE CONTROL
Esta hoja de Control debe ser adherida documentos en
en la parte interna de la solapa izquierda el expediente
de la carpeta que contiene el expediente
de la Historia Laboral de cada
funcionario y se actualiza a medida que
ingresen nuevos documentos.

Recibe solicitud escrita, en caso de ser
un ente de control o verbal cuando se
trata de un funcionario que necesita
copia de los documentos que reposan en Secretario General,
las historias laborales. Funcionarios, Auxiliar
4. EXPEDICION DE
Diligencia formato y firma autorizada Administrativo de Solicitud de
FOTOCOPIAS para el fotocopiado. Archivo, Secretario Fotocopias

Solicita fotocopiado de los documentos Ejecutivo Talento
solicitados. Humano

Entrega las fotocopias solicitadas y
archiva en el expediente los
documentos.

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LABORALES
ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE REGISTRO

Recibe la solicitud de préstamo o
consulta de historias laborales. Si el
expediente es requerido en préstamo, la
solicitud deberá efectuarse en forma
escrita. En caso contrario esta podrá
efectuarse verbalmente.

Si la solicitud es en préstamo se
diligencia la planilla de control de
préstamo de documentos, indicando el
número de expedientes, el nombre o
asunto, los folios, fecha de salida,
tomado por y firma,

Si es en calidad de consulta, se entrega
el expediente al funcionario interesado e
informa las condiciones de la consulta. Planilla control

Recibe expedientes, verifica el estado y prestamos de
Funcionarios,
5. CONSULTA DEL número de folios. documentos
Secretario Ejecutivo
EXPEDIENTE
Si el número de folios está incompleto,
Talento Humano
se solicita al peticionario verbalmente o Fotocopia de
por escrito según sea el caso, que Documentos
incorpore en el expediente los folios
faltantes, si por el contrario, ha
incorporado folios se le solicita que
informe por escrito las razones por las
cuales ha ingresado información al
expediente, se fija un plazo para que
subsane la situación, una vez el
expediente se encuentre en perfecto
estado registra en el control la fecha de
devolución y archiva.

Si no se subsana la situación, se informa
la novedad a la Oficina de Control
Interno Disciplinario, para los trámites
pertinentes.

Verifica que en cada expediente los
documentos se encuentren ordenados
atendiendo la secuencia propia de su
producción; y refleje el vínculo que se
establece entre el funcionario y la
6. CONTROL Y Entidad.
SEGUIMIENTO A
Asegura que los documentos de cada Expediente de
LOS EXPEDIENTES historia laboral estén archivados en Secretario Ejecutivo Historias
DE HISTORIAS unidades de conservación (legajo Talento Humano Laborales
LABORALES individual).

Verifica que en cada legajo esté
registrada la fecha, la dependencia, la
serie documental con sus respectivos
códigos y deben contener un máximo de
200 folios.

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LABORALES
ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE REGISTRO
Expedientes

Diligencia el inventario único
documental, donde registra los Historias
7. TRANSFERENCIA expedientes de Historias Laborales Secretario Ejecutivo Laborales
DOCUMENTAL inactivas para enviarlas al Área de Talento Humano Inactivas
Archivo y Correspondencia de acuerdo a
la tabla de retención documental. Inventario Único
Documental

Recibe la solicitud en forma verbal o
escrita, verifica datos y elabora la
certificación laboral para la firma del
Jefe de Personal.

Si la certificación es para un funcionario
activo, esta se elaborará dentro de las 24 MPA-02-F-05
horas. Si por el contrario es de un Solicitud
exfuncionarios, el tiempo de elaboración certificados
8. EXPEDICION DE será dentro de las 36 horas. Profesional laborales
CERTIFICACIONES
Si la solicitud es en forma escrita, esta Universitario
LABORALES debe radicarse en el Área de Archivo y Talento Humano Oficios
Correspondencia.

Si se trata de una constancia laboral con Certificación
destino a trámites pensionales, su Laboral
expedición se hace efectiva en los
formatos establecidos por el Ministerio
de Hacienda y de Protección Social y
tendrá un plazo para su elaboración de
15 días hábiles.
5. FLUJOGRAMA:
ADMINISTRACIÓN DE HISTORIAS LABORALES

Recepción de Documentos
Hojas de Vida con sus
anexos

Expedientes Apertura del Expediente

- Expediente
Diligenciar Hoja de Control - Listado de documentos
en expediente

Expedición de fotocopias Solicitud de fotocopias

- Planilla control prestamos

de documentos Consulta del expediente
- Fotocopias de documentos

Control y seguimiento de historias Expedientes de historias

laborales
laborales
- Expedientes
- Historias laborales Transferencia documental
Inactivas
- Solicitud Certificados
- Inventario único Doc
Laborales
Expedición de Certificados Laborales - Oficios
- Certificación laboral
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