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MARCO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

CUADERNOS PARA LA GESTIÓN MUNICIPAL:


2. INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

1
EL GOBIERNO MUNICIPAL

2
MARCO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

3
EL GOBIERNO MUNICIPAL

Serie: Miscelánea 13

Proyecto “Siembra democracia: Fortalecimiento de la institucionalidad democrática local en


Puno”, financiado por el Fondo Italo Peruano

© IEP INSTITUTO DE ESTUDIOS PERUANOS


Horacio Urteaga 694, Lima 11
.
Telf. (511) 332-6194 FAX (511) 332-6173
WEB: http://www.iep.org.pe
E-MAIL: publicaciones@iep.org.pe

© FIP FONDO ÍTALO PERUANO


Raymundo Morales de la Torre 144, Lima 27
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TELF.: (511) 421-0909 FAX: (511) 421-1715
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E-MAIL: secretaria@fondoitaloperuano.org

ISBN: 978-9972-51-210-0
ISSN: 1817-3187

Impreso en el Perú
Primera edición, mayo de 2008
600 ejemplares

Hecho el Depósito Legal


en la Biblioteca Nacional del Perú: 2008-06358

Registro de Proyecto Editorial


en la Biblioteca Nacional: N.° 11501130800386

Coordinación General: Mariel García


Cuidado de la Edición: Mercedes Dioses
Diagramación: Mercedes Dioses / Silvana Lizarbe
Diseño de Carátula: Rossy Castro
Asistencia: Alejandro Laos

Prohibida la reproducción total o parcial de las características gráficas de este libro


por cualquier medio sin permiso de los editores

RÍOS MORALES, Néstor, ed.


Cuadernos para la gestión municipal 2: Instrumentos de gestión. Marco Tulio
Gutiérrez, Raúl Portillo, Álvaro Orozco y Jorge Romero. Lima, IEP; Fondo Italo
Peruano, 2008. (Miscelánea, 13)
GESTIÓN MUNICIPAL; INSTRUMENTOS DE GESTIÓN; PLANES DE
DESARROLLO; MARCO LEGAL MUNICIPAL; GOBIERNO LOCAL; PERÚ
W/19.02.01/M/13

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MARCO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 7

ÍNDICE
TEXTO ÚNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
I. DEFINICIÓN ..................................................................................................... 9
II. OBJETIVOS ...................................................................................................... 10
III. ¿PARA QUÉ SIRVE? .......................................................................................... 10
IV. MARCO LEGAL ............................................................................................... 10
V. ¿CUÁLES SON LOS CONTENIDOS DEL TUPA? ..................................................... 11
VI. CRITERIOS A TENER EN CUENTA ...................................................................... 13
VII. ¿CÓMO SE ELABORA? ...................................................................................... 14
VIII. ¿QUÉ PASA CUANDO LAS MUNICIPALIDADES NO CUENTAN CON TUPA
PUBLICADO? .................................................................................................. 16
IX. ADECUANDO EL TUPA A LEY MARCO DE LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO .......... 16
X. EJEMPLO DE FIJACIÓN DE COSTOS ..................................................................... 18

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES


OBJETIVO DE LA CARTILLA ....................................................................................... 23
I. ¿QUÉ ES EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)? ................. 23
II. MARCO LEGAL .............................................................................................. 23
III. ¿PARA QUÉ SIRVE? ......................................................................................... 24
IV. ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS PARA SU ELABORACIÓN? ..................................... 25
V. LAS FUNCIONES POR NIVEL JERÁRQUICO .......................................................... 26
VI. ¿CÓMO SE ELABORA? ..................................................................................... 27
MODELO DE ESTRUCTURA ORGÁNICA: MUNICIPALIDAD-PEQUEÑA ............................. 33

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES


I. DEFINICIÓN ................................................................................................... 35
II. MARCO LEGAL ............................................................................................. 35
III. ¿PARA QUÉ SIRVE? ......................................................................................... 36
IV. CRITERIOS TÉCNICOS PARA ELABORAR EL MOF .............................................. 36
V. ACTUALIZACIÓN DEL MOF ........................................................................... 36
VI. ¿CÓMO SE ELABORA? ..................................................................................... 37

CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL (CAP)


I. DEFINICIÓN .................................................................................................... 41
II. MARCO LEGAL .............................................................................................. 41
III. ¿PARA QUÉ SIRVE? .......................................................................................... 41
IV. EL ÓRGANO RESPONSABLE DE SU ELABORACIÓN ............................................... 41
V. EL CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL Y EL PROCESO DE MODERNIZACIÓN
DEL ESTADO ................................................................................................. 42
VI. CRITERIOS PARA SU ELABORACIÓN ................................................................. 42
5
EL GOBIERNO MUNICIPAL

VII. MODIFICACIÓN ............................................................................................. 42


VIII. CONTENIDO .................................................................................................. 43
IX. A PROBACIÓN ................................................................................................ 43
X. PUBLICACIÓN ................................................................................................ 43
INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL - CAP ... 44
FORMATOS Y ANEXOS .............................................................................................. 45

PLAN DE DESARROLLO CONCERTADO Y


PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

PRESENTACIÓN ........................................................................................................ 49
PLAN DE DESARROLLO CONCERTADO ...................................................................... 49
I.¿ QUÉ ES EL PLAN DE DESARROLLO CONCERTADO? .......................................... 49
II. MARCO LEGAL ............................................................................................. 49
III. ¿PARA QUÉ SIRVE? .......................................................................................... 51
IV. ¿CUÁL ES SU CONTENIDO MÍNIMO? .................................................................. 51

PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL .................................................................... 52


I. ¿QUÉ ES EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL? ....................................... 52
II. MARCO LEGAL ............................................................................................. 52
III. ¿PARA QUÉ SIRVE? ......................................................................................... 52
IV. CONTENIDO MÍNIMO ...................................................................................... 53
V. ¿CÓMO SE ARTICULA CON EL PLAN DE DESARROLLO CONCERTADO? .............. 55
VI. QUIÉNES SE ENCARGAN DE ELABORAR EL PDI .................................................. 56
VII. APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN ......................................................................... 57

6
MARCO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

INTRODUCCIÓN

E
L SEGUNDO NÚMERO de los cuadernos de gestión municipal forma parte de un
conjunto de publicaciones que tienen como objetivo brindar información a las
autoridades y funcionarios municipales del Perú, que les sirva como herramien-
ta para mejorar la gestión en sus espacios locales, incidiendo en temas básicos como
las finanzas municipales, los principales instrumentos de gestión, el sistema de perso-
nal, y otros, para poder garantizar un manejo eficaz y transparente que fortalezca la
institucionalidad municipal y contribuya a mejorar la calidad de vida de la población.
En este segundo cuaderno titulado “Instrumentos de gestión”, le presentamos
el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA), el Reglamento de Organi-
zación y Funciones (ROF), Manual de Operación y Funciones (MOF), el Cuadro de
Asignación de Personal, y los Planes de Desarrollo Institucional y de Desarrollo
Concertado. Todos estos instrumentos de gestión son primordiales para el correcto
ejercicio de la función municipal. Cada uno de estos temas se encuentran explicados
de manera práctica y sencilla, partiendo de los conceptos básicos y el marco legal que
rigen el funcionamiento de las municipalidades.
La publicación de estos cuadernos forma parte de las actividades para el fortale-
cimiento de la capacidad de gestión y gobierno de las municipalidades que desarrolla
el proyecto Siembra Democracia: fortalecimiento de la institucionalidad de-
mocrática local, ejecutado por el Instituto de Estudios Peruanos - IEP en alianza
con la Asociación Servicios Educativos Rurales - SER, con el apoyo del Fondo Italo
Peruano.

7
TEXTO ÚNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

TEXTO ÚNICO DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS

I. DEFINICIÓN

El TUPA es un instrumento de gestión, aprobado por ordenanza municipal, publicado


obligatoriamente cada dos años y puesto en lugar visible, que organiza el conjunto de
procedimientos administrativos que los ciudadanos pueden realizar ante la Municipalidad.
Comprende:

1. Todos los trámites y procedimientos que es posible requerir en Municipalidad.


2. La descripción clara de todos los requisitos exigidos para la realización completa de
cada procedimiento, según sean de aprobación automática o requieran de calificación
previa.
3. En el caso de procedimientos de evaluación previa si el silencio administrativo
aplicable es negativo o positivo.
4. Los casos en que procede el pago de derechos de tramitación, con indicación de su
monto y forma de pago. El monto de los derechos se expresará con relación a la
Unidad Impositiva Tributaria (UIT).
5. Las vías de recepción adecuadas para acceder a los procedimientos contenidos en el
TUPA.
6. La autoridad competente para resolver en cada instancia del procedimiento y los
recursos a interponerse para acceder a ellas.
7. Los formularios que sean empleados durante la tramitación del respectivo
procedimiento administrativo.

El TUPA es de carácter descriptivo e informativo, orienta a los agentes económicos y


administrados en general sobre los procedimientos y servicios administrativos que realicen
o presten los órganos de línea de la entidad, y en determinados casos, los órganos de
apoyo. La fuente es la Ley N° 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General y en
especial los artículos del 30° al 49°.
En las Municipalidades, el TUPA debe ser aprobado por ordenanza municipal, ade-
más, cada dos años, la entidad está obligada a publicar el íntegro del TUPA, bajo res-
ponsabilidad de su titular, y lo puede hacer con antelación. Este instrumento organiza el
conjunto de procedimientos administrativos que los ciudadanos pueden realizar ante la
Municipalidad.
9
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

II. OBJETIVOS

— Garantizar la libre iniciativa y las inversiones privadas, efectuadas o en trámite de


realización en todos los sectores de la actividad económica y en cualquiera de las
formas empresariales o contractuales permitidas por la Constitución y las leyes.
— Regular derechos, garantías y obligaciones vinculantes a las personas naturales o
jurídicas, nacionales o extranjeras, que sean titulares de inversiones en el país.
— Normar con carácter vinculante para todas las entidades públicas, sean del gobierno
central, gobierno regional y gobiernos locales a todo nivel; organismos autónomos
constitucionalmente y organismos autónomos creados por ley. Así como dar las
reglas que permitan unificar, reducir y simplificar drásticamente los procedimientos
administrativos y servicios exclusivos que los administrados peticionan ante las
entidades públicas.
— Otorgar a las entidades la oportunidad para actuar dentro del marco legal y lograr la
excelencia al tramitar solicitudes o prestar servicio.

III. ¿PARA QUÉ SIRVE?

— Para uniformar los criterios para la creación, reducción o eliminación de procedi-


mientos y servicios administrativos que con el carácter de exclusivos, preste la entidad.
— Agiliza la realización de trámites y procedimientos administrativos.
— Racionaliza la cantidad de procedimientos y servicios. Sus requisitos son descritos
observando el marco legal vigente.
— Permite a la autoridad realizar una labor de control más eficaz.
— Otorga seguridad jurídica al procedimiento administrativo, al acto administrativo,
al derecho que contiene y al efecto jurídico que produce para ambos sujetos de la
relación.
— Facilita al administrado un mejor y mayor conocimiento del trámite.
— Informa eficazmente al administrado sobre el resultado del trámite de la solicitud
presentada y el tiempo en que será atendido.
— Permite a la autoridad decidir puntualmente las acciones administrativas para agilizar
la realización del procedimiento.
— Viabiliza la gestión administrativa.
— Evita la duplicidad de procedimientos administrativos que se realizan en la entidad
y los que se realizan entre las entidades.
— Elimina la presencia del abuso de autoridad.

IV. MARCO LEGAL

— Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, artículo 9°, inciso 3, referidos a las
atribuciones del Concejo municipal; artículo 20°, inciso 14 y los artículos 26° , 28°
38° y 40°.

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TEXTO ÚNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

— La Ley Marco para el crecimiento de la inversión privada, Decreto Legislativo Nº


757, su reglamento contenido en el Decreto Supremo Nº 94-92-PCM y su
modificatoria por la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General,
a través de su Sexta Disposición Final y Complementaria.
— La Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, artículo del 30° al
49° y en sus Disposiciones Transitorias, párrafo Tercero, que señala la obligatoriedad
de las entidades de la administración pública para adecuar sus TUPA.
— El Decreto Legislativo Nº 776, Ley de Tributación Municipal.
— La Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización del Estado, Capítulo II.
— La Resolución Jefatural N° 087-95-INAP/DTSA que aprueba la Directiva N° 001-
95-INAP, estableciendo las Pautas Metodológicas de Costos de los Procedimientos
Administrativos.
— La Ley N° 29060, Ley del Silencio Administrativo.
— El Decreto Supremo N° 079-2007-PCM, aprueba lineamientos para la elaboración
y aprobación del TUPA y establece disposiciones para el cumplimiento de la Ley del
Silencio Administrativo.
— La Ley N° 28976, Ley Marco de la Licencia de Funcionamiento.
— El Decreto Supremo N° 066-PCM, que aprueba el nuevo Reglamento de Inspecciones
Técnicas de Seguridad en Defensa Civil.
— Resolución Ministerial N° 293-2006-PCM, que aprueba el procedimiento para la
administración de la información de trámites y servicios TUPA de las entidades públicas
en el Portal de servicios al ciudadano y empresas conforme a lo dispuesto en el
Decreto Supremo N° 032-2006-PCM.

V. ¿CUÁLES SON LOS CONTENIDOS DEL TUPA?

Tasa

Las tasas municipales son los tributos creados por los concejos municipales cuya obligación
tiene como hecho generador la prestación efectiva por la Municipalidad de un servicio
público o administrativo, reservado a las Municipalidades, conforme se dispone en el artículo
69 de la Ley Orgánica de Municipalidades.1 Es mas, las tasas se encuentran estructuradas
dentro del presupuesto municipal como ingresos corrientes de acuerdo a las normas del
Sistema de Presupuesto para el Sector Público.
En la Ley de Tributación Municipal, cuyo texto fue aprobado mediante el Decreto
Legislativo Nº 776, se establece en el artículo 66° y 68º la definición de tasa por servicio
público o arbitrio como “las tasas que se deben pagar por la prestación o mantenimiento
de un servicio público individualizado en el contribuyente”.

1. Señala que son rentas municipales los tributos creados por ley a su favor (las contribuciones,
tasas, arbitrios, licencias y derechos) creados por su concejo municipal, los que contribuyen a sus
ingresos propios.

11
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

Las Municipalidades podrán imponer las siguientes tasas:

Tasas por servicios públicos o arbitrios


Son aquellas que se pagan por la prestación o mantenimiento de un servicio público
individualizado en el contribuyente.

Tasas por servicios administrativos o derechos


Son las tasas que debe pagar el contribuyente a la Municipalidad por concepto de tramita-
ción de procedimientos administrativos o por el aprovechamiento particular de bienes de
propiedad de la Municipalidad.

Tasas por las licencias de apertura de establecimiento


Todo contribuyente las debe pagar por única vez para operar un establecimiento industrial,
comercial o de servicios.

Tasas por estacionamiento de vehículos


Es el pago que debe efectuar todo aquel que estacione su vehículo en zonas comerciales de
alta circulación, conforme lo determine la Municipalidad del distrito correspondiente,
con los límites que determine la Municipalidad provincial respectiva y en el marco de las
regulaciones sobre tránsito que dicte la autoridad competente del Gobierno Central.

Tasas por transporte público


Son las tasas que debe pagar todo aquél que preste el servicio público de transporte en la
jurisdicción de la Municipalidad provincial para la gestión del sistema de tránsito urbano.

Tasas de limpieza pública


Comprenden el servicio de recolección, transporte, descarga y disposición final de los
residuos provenientes de los predios de un determinado distrito, entendiéndose como
predio a toda vivienda o unidad habitacional, local, oficina o terreno. Además, se incluye
el servicio de barrido y lavado de calles y locales públicos. Finalmente, comprende el
mantenimiento del espacio geográfico acondicionado para el tratamiento final de los residuos
(relleno sanitario).

Tasas de parques y jardines públicos


Son tasas que comprenden los servicios de implementación, mantenimiento y mejoras de
parques y jardines de uso público. No debe entenderse como el mantenimiento de los
jardines privados o al interior de las casas. Inclusive, algunas Municipalidades permiten un
mejor servicio al establecer dentro de los parques o jardines públicos zonas en las cuales los
vecinos puedan hacer la descarga de la maleza de la poda de sus jardines privados.

Tasas de Serenazgo
Comprenden el mantenimiento y mejora del servicio de vigilancia pública y protección
civil en procura de la seguridad ciudadana. No pretende reemplazar a la seguridad brindada
por la Policía Nacional del Perú, pero sí colabora con ella.

Otras tasas
Son las tasas que debe pagar todo aquél que realice actividades sujetas a fiscalización o
control municipal extraordinario, siempre que medie la autorización prevista.2

2. Así lo establece el artículo 68 del Decreto Legislativo N° 776, Ley de Tributación Municipal.

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TEXTO ÚNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

VI. CRITERIOS A TENER EN CUENTA

Cada entidad preparará su proyecto de TUPA3 según los siguientes criterios:


— El contenido y sustento legal y técnico. Para la elaboración del TUPA las entidades
deberán tener en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley del Procedimiento
Administrativo General, la Ley del Silencio Administrativo y los lineamientos de la
Comisión. Para ello se deberá identificar las normas que determinan las competencias
de la entidad y los procedimientos administrativos a su cargo que los administrados
pondrán en práctica. Para tal efecto, se identificará el sustento legal de cada proce-
dimiento y se evaluarán los requisitos que deben cumplir los administrados para la
tramitación de cada procedimiento.
Se debe considerar si los requisitos establecidos por cada trámite son necesarios,
aportan valor y suministran información indispensable al objetivo del trámite, así
como que cada requisito esté fundamentado en razones técnicas y legales respecto de
la regulación general materia del trámite.
— Al calificar cada uno de los procedimientos, se debe precisar si son de aprobación
automática o de evaluación previa y, en este último caso, el plazo máximo de tra-
mitación, y si corresponde la aplicación del silencio administrativo positivo o negativo.
Sólo en caso de procedimientos sujetos a plazos con aplicación del silencio
administrativo negativo se debe consignar una breve explicación que sustente dicha
calificación, teniendo en cuenta los supuestos a que se refiere la primera disposición
transitoria complementaria y final de la Ley Nº 29060.
— Identificación de los costos asociados a cada procedimiento o servicio prestado en
exclusividad y del monto resultante del derecho de tramitación a cobrar al
administrado. Para dicho efecto, las entidades deberán utilizar la metodología aproba-
da mediante Resolución Jefatural Nº 087-95-INAP/DTSA que aprueba la Directiva
Nº 001-95-INAP/DTSA “Pautas metodológicas para la fijación de costos de los
procedimientos administrativos” y llenar la información respectiva en el formato de
sustentación técnica a que se refiere el inciso 9 del presente artículo.
Se debe emplear el criterio de racionalidad que es el sustento para determinar
obligaciones por pagar, por concepto de tasas por servicios públicos o arbitrios.
Este criterio se refiere a aquellas opciones seleccionadas después de analizar varias
opciones sustentadas.
Para determinar el monto a pagar por el vecino, se debe realizar un análisis de varios
supuestos alternativos apoyados con datos provenientes de la realidad local del distrito
como:
— Tener un concepto claro de la situación actual: Es lo que comúnmente llamamos la
identificación del problema. Consiste en saber cómo distribuir el costo que significa
para la Municipalidad la prestación del servicio a la comunidad, con la correspondiente
claridad y transparencia. Este supuesto obliga a contar con una serie de informaciones
necesarias hasta interpretar con máxima certeza la situación actual del distrito. Se
requiere obtener información cierta acerca de la población, la superficie, densidad
poblacional, número de predios y la densidad predial. Resulta igualmente necesario

3. Artículo 37° y I del Título Preliminar de la Ley 27444.

13
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

ser creativos para encontrar otras alternativas de solución a los problemas identificados
y ser consciente de las posibles consecuencias de cada uno de ellos. Como ejemplo
de ello tenemos la capacidad de contribución de la población, el nivel de conciencia
tributaria alcanzado.
— La inexistencia de conflictos con proveedores: Para ello, la autoridad antes de
tomar una decisión debe tener una meta bien definida. La inexistencia de conflic-
tos permitirá orientar, sin sobresaltos, a los funcionarios hacia la meta pre defi-
nida como no tener inconveniente alguno durante el año para pagar al proveedor,
de manera que los niveles de pago se encuentren dentro de los niveles deseados y
previstos.
— La determinación del arbitrio debe estar basada en el costo que demande el ser-
vicio y su mantenimiento, y el beneficio individual prestado de manera real y/o
potencial.
— En la distribución del costo de las tasas por servicios públicos o arbitrios entre los
contribuyentes de un distrito, solo se deben utilizar aquellos criterios que resulten
validos para tal distribución, como por ejemplo el uso, tamaño y ubicación del
predio del contribuyente.
— El reajuste del valor de la tasa no debe exceder al porcentaje de variación del Índice
de Precios al Consumidor, IPC, precisado por el INEI.
— Tener cuidado en que la tasa de los arbitrios sean calculadas dentro del último
trimestre del año al de su aplicación.

VII. ¿CÓMO SE ELABORA?

Paso 1

Establecer la conducción del proceso de elaboración y formulación del TUPA, que estará a
cargo del órgano responsable de las funciones de planeamiento o quien haga sus veces,
órgano que tiene la responsabilidad de elaborar el sustento técnico de cada uno de los
procedimientos administrativos contenidos en el TUPA.

Paso 2

La unidad orgánica responsable de la preparación del proyecto de TUPA diseñará un formato


para el recojo de información y lo distribuirá entre todas las unidades orgánicas de la
entidad.
En el proceso de preparación del TUPA participarán todas las unidades orgánicas de
la entidad que tramitan procedimientos administrativos o prestan servicios en exclusividad.
Cada unidad orgánica que trámite procedimientos administrativos o preste servicios
en exclusividad definirá:

— Los procedimientos administrativos de iniciativa de parte y servicios prestados en


exclusividad a su cargo.
— La base legal que norma los mismos: i) las normas que otorgan competencia a la
entidad y su unidad orgánica para tramitar el procedimiento o prestar el servicio; y
ii) la norma que crea el procedimiento administrativo y sus requisitos.
14
TEXTO ÚNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

— Los requisitos del procedimiento o servicio prestado en exclusividad.


— Los plazos para emitir el acto administrativo o prestar el servicio. En el caso de los
procedimientos administrativos, salvo que una Ley o Decreto Legislativo establezca
un plazo diverso, el plazo máximo es de 30 días útiles (Art. 35 - Ley de Procedimientos
Administrativos Generales), pudiendo ser menor.
— La autoridad competente para resolver en cada instancia del procedimiento o prestar
el servicio en exclusividad.

La información recogida, será incluida en el formato que la unidad orgánica


responsable de la preparación del proyecto de TUPA ha diseñado y distribuido.
La unidad orgánica encargada de preparar el proyecto del TUPA integrará y consolidará
la información recibida de las diferentes unidades orgánicas. Si es necesario, solicitará
precisiones o información adicional de las diversas unidades orgánicas de la entidad.
Asimismo, completará el contenido del TUPA.

Paso 3

La oficina de Administración de cada entidad elaborará por si sola o coordinará la realización


de un inventario de todos los procedimientos administrativos que tengan relación con los
particulares y formulará el monto de los derechos de tramitación. Esta oficina es la
responsable de sustentar el monto de los derechos de tramitación de la entidad ante terceros.
Los derechos de tramitación deben haber sido creados como tasas por ordenanza municipal.
La entidad contará, para tal efecto, con un estudio de costo de todos y de cada uno de los
procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad que contenga el TUPA.
Se deberá proceder de la siguiente manera:

— Realizar un inventario de todos los procedimientos administrativos que tengan


relación con los particulares y que se siguen ante sus distintas dependencias.
— Eliminar los procedimientos administrativos y los requisitos que no cumplan con
los criterios de racionalidad y necesidad.
— Ordenar y clasificar los procedimientos que queden después de la depuración a que
se refiere el punto anterior conforme a los criterios establecidos.
— Tener en cuenta que cada procedimiento administrativo debe contar con la siguiente
información: a) la relación detallada de los requisitos, b) la existencia de formularios
para la realización del trámite, de ser el caso, c) si procede el pago de derechos de
tramitación y su monto, d) la autoridad competente para la aprobación del trámite,
e) los recursos impugnativos que procedan, con indicación de la dependencia a la
cual los usuarios se deben dirigir, la autoridad competente para resolverlos, sus
requisitos y los plazos para su presentación y resolución.

Paso 4

La oficina de Asesoría Jurídica de la Entidad, revisará el anteproyecto de TUPA. Esta unidad


orgánica es la responsable de sustentar ante terceros el cumplimiento de las normas de la
Ley N° 27444 y complementarias, en la parte referida a la legalidad de los procedimientos.
Así, le corresponde elaborar un informe sustentatorio de la legalidad de todos los
procedimientos (requisitos) y la base legal de los mismos que acompañará como sustento
al proyecto del TUPA.
15
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

Paso 5

Aprobación y publicación. Los nuevos montos de la tasa y arbitrios municipales deben ser
aprobados mediante Ordenanza Municipal la misma que debe ser publicada a más tardar el
31 de diciembre del ejercicio anterior al de su aplicación. En el caso de Municipalidades
distritales, las Ordenanzas que aprueben el TUPA deben ser ratificadas por las Municipalidades
provinciales de su circunscripción para su vigencia.

VIII. ¿QUÉ PASA CUANDO LAS MUNICIPALIDADES NO CUENTAN CON


TUPA PUBLICADO?

El artículo 49° de la Ley N° 27444, Ley de Pprocedimientos Administrativos, señala que


cuando una entidad no cumpla con publicar su Texto Único de Procedimientos Admi-
nistrativos, o lo publique omitiendo procedimientos, los administrados, sin perjuicio de
hacer efectiva la responsabilidad de la autoridad infractora, quedan sujetos a lo siguiente:

— Respecto de los procedimientos administrativos que corresponde ser aprobados


automáticamente, los administrados quedan liberados de la exigencia de iniciar ese
procedimiento para obtener la autorización previa de desarrollar su actividad
profesional, social, económica o laboral, sin ser pasibles de sanciones por el libre
desarrollo de tales actividades. La suspensión de esta prerrogativa de la autoridad
concluye a partir de la publicación del TUPA, sin efecto retroactivo.
— Respecto de las demás materias sujetas a procedimiento de evaluación previa, se
sigue el régimen previsto en cada caso por este Capítulo.

Todos los cobros de carácter tributario (tasas, contribuciones, arbitrios, derechos


y licencias) requieren una aprobación del concejo municipal y una ratificación del muni-
cipio provincial. Para cobrar legalmente, el municipio distrital debe acreditar la publicación
del Acuerdo del Consejo Provincial que ratifica el cobro. En el caso de los municipios
provinciales, no requieren ratificación pero sí que el tributo sea aprobado por el Concejo
Municipal y publicado mediante ordenanza.

IX. ADECUANDO EL TUPA A LA LEY MARCO DE LICENCIA DE


FUNCIONAMIENTO

La Licencia de Funcionamiento es una de las tasas o procedimientos administrativos


incluidos en el TUPA para su respectivo cobro. La Ley N° 28976, Ley Marco de Licencia de
Funcionamiento, establece el marco jurídico de las disposiciones aplicables al procedimiento
para el otorgamiento de la licencia de funcionamiento.
Esta licencia es la autorización que otorgan las Municipalidades para el desarrollo de
actividades económicas en un establecimiento determinado, en favor del titular de las mismas.
La Ley establece que podrán otorgarse licencias que incluyan más de un giro, siempre
que éstos sean afines o complementarios entre sí. Las Municipalidades, mediante ordenanza,
deben definir los giros afines o complementarios entre sí, para el ámbito de su circunscripción.
En el caso de que los sujetos obligados a obtener licencia de funcionamiento desarrollen
actividades en más de un establecimiento, deberán obtener una licencia para cada uno de
los mismos.
16
TEXTO ÚNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Los sujetos obligados a obtener licencia de funcionamiento son las personas naturales,
jurídicas o entes colectivos, nacionales o extranjeros, de derecho privado o público,
incluyendo empresas o entidades del Estado, regionales o municipales, que desarrollen,
con o sin finalidad de lucro, actividades de comercio, industriales y/o de servicios de
manera previa a la apertura, o instalación de establecimientos en los que se desarrollen tales
actividades.
Para el otorgamiento de la licencia de funcionamiento, la Municipalidad evaluará
los siguientes aspectos:

— Zonificación y compatibilidad de uso.


— Condiciones de seguridad en Defensa Civil, cuando dicha evaluación constituya
facultad de la Municipalidad.

Cualquier aspecto adicional será materia de fiscalización posterior. Asimismo el plazo


máximo para el otorgamiento de la licencia es de quince (15) días hábiles.4
Para el otorgamiento de la licencia de funcionamiento serán exigibles como máximo,
los siguientes requisitos:

1. Solicitud de Licencia de Funcionamiento, con carácter de declaración jurada, que


incluya:

— Número de RUC y DNI o carné de extranjería del solicitante, tratándose de


personas jurídicas o naturales, según corresponda.
— DNI o carné de extranjería del representante legal en caso de personas jurídicas, u
otros entes colectivos, o tratándose de personas naturales que actúen mediante
representación.

2. Vigencia de poder del representante legal, en el caso de personas jurídicas u otros


entes colectivos. Tratándose de representación de personas naturales, se requerirá
carta poder con firma legalizada.

3. Declaración Jurada de Observancia de Condiciones de Seguridad o Inspección Técnica


de Seguridad en Defensa Civil de Detalle o Multidisciplinaria, según corresponda.

4. Adicionalmente, de ser el caso, serán exigibles los siguientes requisitos:

— Copia simple del título profesional en el caso de servicios relacionados con la


salud.
— Informar sobre el número de estacionamientos de acuerdo a la normativa vigente,
en la declaración jurada.
— Copia simple de la autorización sectorial respectiva en el caso de aquellas actividades
que conforme a Ley la requieran de manera previa al otorgamiento de la licencia
de funcionamiento.
— Copia simple de la autorización expedida por el Instituto Nacional de Cultura,
conforme a la Ley Nº 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.

4. Lo precisa en el artículo 08 de la Ley N° 28976 Ley Marco de Licencia de Funcionamiento.

17
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

Verificados los requisitos señalados, se procederá al pago de la tasa a que hace referencia
el artículo 15° de esta Ley.

X. EJEMPLO DE FIJACIÓN DE COSTOS

La determinación de la metodología de los costos se encuentra fijada en los artículos 44° y


45° de la Ley N° 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General. Los elementos que
intervienen en el costo del procedimiento o del servicio son tres:

— Actividades dirigidas a analizar lo solicitado (mano de obra).


— Gastos de operación.
— Gastos de mantenimiento de la infraestructura asociada al procedimiento.

Por su parte, en la Directiva del INAP 5 se identifican cuatro elementos para calcular
el costo:

— Mano de obra del procedimiento: consiste en estimar los tiempos de cada paso del
procedimiento en los que interviene el trabajador, para efecto de calcular el costo de
la mano de obra.
— Costo de los materiales del procesamiento: determina los tipos de materiales y la
cantidad de los mismos que se utilizan en el procedimiento.
— Otros gastos y consumo variables: consiste en precisar los demás costos variables que
intervienen en el procedimiento y que no están considerados en los elementos
anteriores.
— Margen de contribución: es el aporte necesario de cada procedimiento para cubrir
los costos fijos, unitario o derecho de tramitación y el costo variable unitario.

5. Directiva N° 001-95 INAP/DTSA, Pautas metodológicas para la fijación de costos de los


procedimientos administrativos.

18
TEXTO ÚNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

CASO PRÁCTICO
CÁLCULO DE COSTO DEL PROCEDIMIENTO

Costo directo de mano de obra:

Nº NOMENCLATURA DE REMUNE- REMUNE- APORTES SERVICIOS TOTAL MINUTOS


CARGO RACIÓN RACIÓN PATRONALES ADICIONALES GENERAL TRABAJ .*
MENSUAL OCASIONAL M E S (1)

1 Técnico administrativo I 1.100,00 209,00 121,00 213,00 1.643,00 10.560


2 Secretaria II 1.000,00 191,00 110,00 213,00 1.514,00 10.560
3 Gerente 3.500,00 609,00 385,00 213,00 4.707,00 10.560
4 Técnico administrativo II 1.200,00 225,00 132,00 213,00 1.770,00 10.560
5 Secretaria I 900,00 175,00 99,00 213,00 1.387,00 10.560
6 Técnico administrativo II 1.200,00 225,00 132,00 213,00 1.770,00 10.560
7 Sub Gerente 2.700,00 475,00 297,00 213,00 3.685,00 10.560
8 Secretaria II 1.000,00 191,00 110,00 213,00 1.514,00 10.560
9 Gerente 3.500,00 609,00 385,00 213,00 4.707,00 10.560
10 Técnico administrativo II 1.200,00 209,00 132,00 213,00 1.754,00 10.560

(1) Minutos trabajados en el mes = 8 horas x 22 días laborables x 60 minutos por hora = 10,560
minutos (Nota: también 30 días /mes.
Nota: Fórmula para la determinación del costo de mano de obra por minuto.
Costo mano de obra por minuto = Remuneración total mensual + Minutos trabajados en el mes.
P.e 1,643+10,560 = 0.155871.
Costo de la mano de obra = Costo de mano de obra por minuto x tiempo (en minutos)de
operación que trabajador a dedicado al procedimiento.

Costos indirectos (Depreciación)*

CONCEPTO VALORACIÓN AÑO DE DEPRECIACIÓN

Equipo informático 28,000.00 4(1)


Muebles y enseres 10,590.00 10(1)

* Información contenida al 31 de diciembre a los órganos que intervienen en el tramite del


procedimiento.
(1) Plazo de depreciación del equipo mecánico en minutos = 60 x 8 x 22 x 12 x 4 = 506,880 minutos
Plazo de depreciación de muebles y enseres en minutos = 60 x 8 x 22 x 12 x 10 = 1’267,200
Nota:
Costo de depreciación por minuto para equipos informáticos 28,000.00 / 506,880 = S/.0.552398
Costo de depreciación por minuto para muebles y enseres = 10,590.00 /1’267,200 = S/. 0.0083570
Costo por depreciación de equipo informático = 0.0552398 x 132 = S/7.29
Costo por depreciación de muebles y enseres = 0.00083570 x 132 = S/.1.10

19
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

Gastos en material de oficina:

Material de oficina en general 12.000,00


Papeletas y afines 7.200,00
Material de impresión 13.200,00
Suministro de fotocopia y anillado 7.200,00
Material de computo 9.600,00
Total S/. 49.200,00

Nota:
Valor proyectado para el año 2007 = 49,200 x 103,50 = S/. 50, 922.00
100
Gasto proyectado promedio mensual = 50,922,00 = S/. 4, 243.50
12
Minutos trabajados en el mes por el persona de la entidad = 10,560 x 150 = 1,584,000 minutos
Gasto por minuto = 4,243,50 + 1,584,000,00 = S/. 0.0026789
Costo del material de oficina = 0,0026789 x 132 = 0,35

20
TEXTO ÚNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ANEXO 1
FORMATO DE SUSTENTACIÓN LEGAL Y TÉCNICA
DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONTENIDOS EN EL TUPA:
DETERMINACIÓN DE COSTOS DIRECTOS
Según lo establecido en la Directiva N° 001-95-INAP/DTSA “Pautas metodológicas para la fijación de costos
de los procedimientos administrativos”, aprobada por Resolución Jefatural N° 087-95-INAP/DTSA.

I. INFORMACIÓN BÁSICA DEL PROCEDIMIENTO


1. Denominación del Procedimiento Administrativo
Certificado de Autorización Municipal de Funcionamiento
2. Dependencia y Ubicación del Procedimiento
Gerencia servicios a la ciudad 3. Teléf. y fax…………………….

II. COSTO DIRECTO DE MANO DE OBRA


1. Costo de Mano de Obra (MO) por trabajador o funcionario que interviene
Costo MO por Minuto
Remuneración mensual + beneficios + aportaciones del empleador /8 horas * 30 minutos * 60 minutos

Lista de carga que interviene en el procedimiento Costo de MO por obra


1.1 Técnico Administrativo I 0.1555871
1.2 Secretaria II 0.1433712
1.3 Gerente 0.4457386
1.4 Tec. Administrativo II 0.1676136
1.5 Tec. Administrativo II 0.1313446
1.6 Tec. Administrativo II 0.1676136
1.7 Tec. Administrativo II 0.3489583
1.8 Secretaria II 0.1433712
1.9 Gerente 0.4457386
1.10 Tec. Administrativo II 0.1676136
2. Calculo del Costo Directo de la Mano de Obra
Paso Descripción corta del Paso Denominación de cargo Tiempo en Costo de Costo
N° según diagrama de bloques o diagrama de flujo del personal que efectúa minutos MO de asignado
el paso (a) obra por de MO
minuto(b) (a)*(b)
2.1 Recibe solicitud y verifica conformidad de requisitos Tec Administrativo I 0.1555871 13 2.02
1.2 Recepciona, verifica, da conformidad, firma cargo y registra en Secretaria II 0.1433712 7 1.00
sistema
2.3 Mediante proveído deriva a Tec. Adm. para verificar la Gerente 04457386 6 2.67
conformidad
2.4 Anota datos en el certificado de autorización y anexa al Tec. Administrativo II 0.1676136 10 1.67
expediente
2.5 Recepciona, verifica, da conformidad, conformidad, firma cargo Tec. Administrativo II 0.1313446 8 1.05
y registra
2.6 Elabora certificado de autorización ya sea (+ ) o (-) Tec. Administrativo II 0.1676136 60 10.05
2.7 Toma conocimiento del acta de inspección y autorización Tec. Administrativo II 0.3489583 2 0.69
2.8 Anota salida del expediente en sistema Secretaria II 0.1433712 7 1.00
2.9 Autoriza con firma Gerente 0.4457386 4 1.78
2.10 Realiza la inspección ocular al establecimiento Tec. Administrativo II 0.1676136 15 2.51
Costo total asignado de Mano de Obra 132 24.44
III. COSTO DIRECTO DE MATERIALES
1. Costo de Materiales
Registrar el costo unitario de material, tales como papel bond y otros, según información proporcionada por la oficina de Administración o la que haga las
veces.
Costo Unitario Cantidad Costo asignado de
Lista de material que interviene en el Procedimiento (a) Utilizada(b) (a)*(b)
1.1 Material de oficina y escritorio 0.0006534 132 0.09
1.2 Papelería y afines 0.0003914 132 0.05
1.3 Materiales de impresión 0.0007200 132 0.09
1.4 Suministro de fotocopiado y anillado 0.0003920 132 0.05
1.5 Material de cómputo 0.0005227 132 0.07
Costo total asignado de materiales 0.35
IV. DEPRECIACIÓN Y OTROS GASTOS Y CONSUMOS
El monto de Depreciación y de otros Gastos y Consumos se determinan en función al costo de mantenimiento o de depreciación de equipos, tales
como: fotocopiadoras, computadoras e impresoras entre otros, según la información proporcionada por la Oficina de Administración o la que haga
las veces.
Listado de Equipos que intervienen en el Procedimiento Depreciación anual Mantenimiento anual Costo proporcional asignado
Administrativo (a) (b) Deprec. y otros gastos y consumo
1.1 Equipo informático 0.0552398 132 7.29
1.2 Muebles y enseres 0.0083570 132 1.10
Costo total asignado de Depreciación y otros y consumos 8.39
Nombre, cargo y VB° del Titular de la Oficina de Administración o la que haga sus veces). 21
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN
ANEXO 2
FORMATO DE SUSTENTACION LEGAL Y TECNICA DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS CONTENIDOS EN EL TUPA:
DETERMINACION DE COSTOS FIJOS DEL PERIODO
Según lo establecido en la Directiva N° 001-95-INAP/DTSA «Pautas metodológicas para la fijación de costos de
los procedimientos administrativos», aprobada por Resolución Jefatural N° 087-95-INAP/DTSA.

1. Determinación de Costos Fijos (CF) de la Entidad


Registro del importe de los costos fijos del periodo según la información proporcionada por la Oficina de
Administración o la que haga las veces. Ejemplo: alquiler, seguridad, servicios de agua, servicio de luz,
servicio de telefonía, entre otros. El siguiente cuadro se registrará únicamente en el primer Procedimiento
Administrativo de la Entidad, en los subsecuentes se tomará la información que corresponda aplicar.

Cuadro – costos fijos del periodo –Ejercicio……….. Monto – S/.


1.1 Energía Eléctrica 7,200.00
1.2 Gastos en servicios de Saneamiento 600.00
1.3 Comunicación 1,920.00
1.4 Mantenimiento y Reparación 1,200.00
Total 10,920.00
2. Determinación del Margen de Contribución (MC) para gastos fijos
Para la determinación del margen de contribución por procedimiento administrativo se realizará el prorrateo
de los costos fijos de acuerdo al siguiente orden:

a) Determinación de CF por unidad orgánica (CF unidad): prorratear el total del CF entre el
número de unidades que comprende la Entidad (Se puede ponderar el costo fijo respecto del
número de personal para dar un mayor peso a las unidades orgánicas que comprenden una mayor
cantidad de personal).

b) Determinación del Margen de Contribución por Procedimiento Administrativo (MCPA):


Prorratear el costo fijo del procedimiento administrativo entre el número de trámites
correspondientes al mismo que se costea en cada unidad orgánica.

3. Cuadro de Costos Fijos por Procedimiento Administrativo según método de niveles de Demanda

N° de solicitudes del Costo fijo de Costo fijo del Margen de contribución para
N° Denominación del Procedimiento Proc..Adm. respecto al total la unidad Proced. Adm. gastos fijos por Proc.
Administrativo que brinda la unidad (a) (CF) (CFPA) (a)*(b) Adm.(MCPA)CFPA/ N° de
unidad(b) trámite
01 Licencia de funcionamiento 250 90,000.00 5,625.00 1.40

(Nombre, cargo y VB° del Titular de la Oficina de Administración o la que haga sus veces)

CÁLCULO DE MARGEN DE CONTRIBUCIÓN:

(1) Fuente: Área de Tramite Documentario


Total Solicitudes recepcionadas durante el año = 4,000.00

(2) Fuente: Área de Contabilidad


Documento: Estado de resultado del año
Costo fijo total = S/. 900,000.00
Costo asignado al trámite de expediente iniciados a instancia del administrado
= 10% de CF = 900,000.00 x 10 = S/. 90,000.00
100
(3) Cantidad de solicitudes tramitadas de renovación de certificado de Autorización Municipal = 250

(4) Participación relativa de solicitudes de renovación de certificado de Autorización Municipal = 250 x 100 = 6.25%
4,000.00

(5) Costo fijo para las solicitudes de renovación de certificado de Autorización Municipal = 6,25 x 90,000.00 = S/. 5,625.00
100

(6) Margen de contribución para el procedimiento de renovación de certificado de autorización municipal = 5,625.00 = S/. 1.40
4,000.00

22
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

REGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES

OBJETIVO DE LA CARTILLA

La presente cartilla se propone orientar la elaboración del Reglamento de Organización y


Funciones (ROF) que constituye una de las herramientas de significativa importancia para
la gestión administrativa de la Municipalidad.

I. ¿QUÉ ES EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)?

Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la estructura


orgánica de la Entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y
objetivos. Contiene las funciones generales de la Entidad y las funciones específicas de los
órganos y unidades orgánicas y establece sus relaciones y responsabilidades.

II. MARCO LEGAL

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL PERÚ DE 1993


CAPÍTULO XIV (TEXTO SEGÚN LEY N° 27680) DE LA DESCENTRALIZACIÓN, LAS REGIONES Y
LAS MUNICIPALIDADES

ARTÍCULO 195.- Los gobiernos locales promueven el desarrollo y la economía local, y la


prestación de los servicios públicos de su responsabilidad, en armonía con las políticas y
planes nacionales y regionales de desarrollo.
Son competentes para:

1. Aprobar su organización interna y su presupuesto.

LEY ORGÁNICA DE MUNICIPALIDADES 27972


SUBCAPÍTULO I. EL CONCEJO MUNICIPAL

ARTÍCULO 9.- ATRIBUCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL


Corresponde al Concejo Municipal:

3. Aprobar el régimen de organización interior y funcionamiento del gobierno local.

23
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

SUBCAPÍTULO II. LA ALCALDÍA

ARTÍCULO 20.- ATRIBUCIONES DEL ALCALDE


Son atribuciones del alcalde:

14. Proponer al Concejo Municipal los proyectos de reglamento interno del concejo
municipal, los de personal, los administrativos y todos los que sean necesarios para
el gobierno y la administración municipal.

TÍTULO III
CAPÍTULO I. LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
SUBCAPÍTULO I. LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

ARTÍCULO 26.- ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL


La administración municipal adopta una estructura gerencial sustentándose en principios
de programación, dirección, ejecución, supervisión, control concurrente y posterior. Se
rige por los principios de legalidad, economía, transparencia, simplicidad, eficacia, eficiencia,
participación y seguridad ciudadana, y por los contenidos de la Ley 27444 (Ley General del
Procedimiento Administrativo).

ARTÍCULO 28.- ESTRUCTURA ORGÁNICA ADMINISTRATIVA


La estructura orgánica municipal básica de la Municipalidad comprende en el ámbito
administrativo, a la gerencia municipal, el órgano de auditoria interna, la procuraduría
pública municipal, la oficina de asesoría jurídica y la oficina de planeamiento y presupuesto;
ella está de acuerdo a su disponibilidad económica y los límites presupuestales asignados
para gasto corriente.
Los demás órganos de línea, apoyo y asesoría se establecen conforme lo determina
cada gobierno local.

DECRETO SUPREMO Nº 043-2006-PCM


Norma que aprueba los Lineamientos para la elaboración y aprobación del Reglamento de
Organización y Funciones - ROF por parte de las entidades de la Administración Pública

DECRETO SUPREMO Nº 018-2007-PCM


Derogan Segunda Disposición Complementaria de los Lineamientos para la elaboración y
aprobación del Reglamento de Organización y Funciones por parte de las entidades de la
Administración Pública.

III. ¿PARA QUÉ SIRVE?

— Para establecer las funciones generales y específicas de los órganos y unidades orgánicas
que forman parte de la Municipalidad.
— Orientar el funcionamiento y la organización de la Municipalidad hacia la consecución
de la misión y los objetivos estratégicos.
— Establecer las relaciones de coordinación y control entre los órganos y unidades
orgánicas de la Municipalidad.
— Para identificar qué órganos de las Municipalidades son los responsables de cumplir
los objetivos y metas establecidas en el Plan de Desarrollo Concertado y el Plan de
Desarrollo Institucional.
24
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

IV. ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS PARA SU ELABORACIÓN?

Para la elaboración del ROF se deberá observar los siguientes criterios de diseño y estructura
de la administración pública:

a. Las disposiciones sobre creación, organización y funciones contenidas en las normas


que regulan el proceso de modernización y descentralización del Estado.
b. Diseñar la organización con criterios de simplicidad y flexibilidad que permitan el
cumplimiento de los fines del gobierno local, con mayores niveles de eficacia y una
mejor atención a los ciudadanos.
c. Observar el principio de especialidad conforme al cual se debe integrar las funciones
afines y eliminar posibles conflictos de competencia y cualquier duplicidad de
funciones entre sus órganos y unidades orgánicas o con otras entidades de la
Administración Pública. La especialidad se da:
— En razón de la tarea a cumplir: las tareas o funciones similares no deben ser
ejercidas por más de un órgano al interior de la entidad.
— En relación con el ámbito territorial en el cual se ejerce una función: una misma
función puede ser ejercida por más de un órgano pero en ámbitos territoriales
diferentes y claramente delimitados.
d. Observar el principio de legalidad de las funciones. Las funciones y actividades deben
estar plenamente justificadas y amparadas en las normas sustantivas y reflejarse en las
normas de organización y funciones.
e. Todas las funciones y competencias que las normas sustantivas establecen para el
gobierno local deben ser recogidas y asignadas a algún órgano de ésta.
f. Cuidar la coherencia entre asignación de competencias y rendición de cuentas. El
gobierno local debe tener claramente asignadas sus competencias de modo tal que
pueda determinarse la calidad de desempeño y el grado de cumplimiento de sus
funciones, sobre la base de criterios de medición que tiendan a ser objetivos.
g. La estructura orgánica del gobierno local debe guardar equilibrio entre las necesidades
de jerarquización de la autoridad y de coordinación entre órganos que se encuentre
debidamente justificados conforme al Informe Técnico Sustentatorio que se elabore
y hasta el tercer nivel organizacional, sólo en los casos que fuere necesario; tal como
se establece a continuación:

ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL GOBIERNO LOCAL

NIVELES NIVELES JERÁRQUICOS


ORGANIZACIONALES

1º Nivel Alta dirección


2º Nivel Órganos de línea Órganos de asesoramiento y
órganos de apoyo
3º Nivel Unidades orgánicas Unidades orgánicas de órganos de
de órganos de línea asesoramiento y de apoyo

Las unidades orgánicas del tercer nivel deben ser excepcionales y siempre que se
encuentren debidamente justificadas en el Informe Técnico Sustentatorio respectivo.
25
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

V. LAS FUNCIONES POR NIVEL JERÁRQUICO

Son funciones de cada nivel jerárquico, sin que esta enumeración sea taxativa, las siguientes:

1. Alta Dirección: Dirigir al gobierno local, supervisar sus actividades, reglamentar y


aprobar políticas públicas, en general ejercer las funciones de dirección política y
administrativa.
El ROF define la máxima autoridad administrativa, que forma parte de la Alta
Dirección y actúa como nexo de coordinación entre ésta y los órganos de ase-
soramiento y de apoyo. En los Gobiernos locales dicha función será ejercida por la
Gerencia Municipal.

2. Órganos de Asesoramiento: Orientar la labor de la Municipalidad y de los distintos


órganos de la entidad mediante actividades tales como planificación, la asesoría técnica
y la coordinación.
Los gobiernos locales contarán con órganos de asesoramiento denominados
“Oficina” para atender las funciones siguientes:
— Asesoría jurídica.
— Planeamiento y presupuesto, incluyendo las actividades de racionalización y
cooperación técnica internacional.
Atendiendo al volumen de trabajo, la naturaleza y el tamaño de la entidad, las
funciones referidas al planeamiento y presupuesto, incluyendo las actividades de
racionalización y cooperación técnica internacional, podrán ser desagregadas o
asignadas a otro órgano.

3. Órganos de Apoyo: Ejercer las actividades de administración interna que permiten


el desempeño eficaz de la Municipalidad y sus distintos órganos en el cumplimiento
de las funciones sustantivas.
Las Municipalidades contarán con una Oficina General de Administración como
órgano de apoyo a cargo de por lo menos las siguientes materias: contabilidad y
finanzas, adquisiciones, administración de personal y tecnología de la información.
Atendiendo al volumen de trabajo, la naturaleza y el tamaño de la entidad, las
funciones correspondientes a estas materias podrán ser desagregadas o asignadas a
otro órgano.

4. Órganos de Línea: Formular, ejecutar y evaluar políticas y en general realizar las


actividades técnicas, normativas y de ejecución necesarias para cumplir con los
objetivos del gobierno local en el marco de las funciones que las normas sustantivas
les atribuyen.

5. Órganos Desconcentrados: Son órganos del gobierno local con funciones específicas
asignadas en función de un ámbito territorial determinado. Actúan en representación
y por delegación de ésta dentro del territorio sobre el cual ejercen jurisdicción.

26
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

VI. ¿CÓMO SE ELABORA? 1

Hasta el momento hemos visto qué es el Reglamento de Organización y Funciones, el


marco legal y los criterios para su elaboración. Entramos ahora a tocar el cómo, un aspecto
sumamente importante pues nos brinda elementos para poder hacer el ROF en nuestras
Municipalidades.

Paso 1. Identificar funciones y estructura orgánica según el marco legal

Para ello se debe tener en cuenta el marco legal considerado en el segundo punto de esta
cartilla. Específicamente, conviene revisar las competencias y funciones de la Municipalidad,
tanto las generales como las específicas.
Resulta igualmente importante revisar atentamente los Lineamientos para la
elaboración y Aprobación del Reglamento de Organización y Funciones – ROF por parte
de las entidades de la Administración Pública. El Decreto Supremo que lo aprueba es el N°
043-2006-PCM.
En un terreno más específico conviene tomar en cuenta las normas que regulan los
Sistemas Administrativos como el Sistema Nacional de Presupuesto, el Sistema Nacional
de Tesorería, el Sistema Nacional de Contabilidad, el Sistema Nacional de Inversión Pública,
el Sistema Nacional de Control, el Sistema Nacional de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado, entre otras.
Revisadas las normas se deben precisar las funciones generales de la Municipalidad y
las funciones específicas. Las funciones específicas deben ser agrupadas de acuerdo a los
órganos que conforman la Municipalidad.
Un ejemplo puede darnos más luces:

FUNCIONES DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL

FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECÍFICAS

Zonificación
Catastro urbano y rural
Habilitación urbana
Planificar integralmente el desarrollo local y el Saneamiento físico legal de
ordenamiento territorial, en el nivel provincial asentamientos humanos
Acondicionamiento territorial
Infraestructura urbana o rural básica
Vialidad
Patrimonio histórico, cultural y
paisajístico

1. Este punto ha sido elaborado tomando como referencia el Manual para elaborar el Reglamento de
Organización y Funciones – ROF, publicado por la Presidencia del Consejo de Ministros, mayo
2007. El documento puede ser obtenido en versión electrónica ingresando al portal de la PCM:
www.pcm.gob.pe

27
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

Paso 2. Identificar las funciones y estructura orgánica según los objetivos estratégicos
considerados en el Plan de Desarrollo Institucional

Se trata de tomar en cuenta, además de las funciones generales y específicas, los objetivos
de mediano plazo de la Municipalidad. Para ello se deben revisar los instrumentos de
planeamiento como el Plan de Desarrollo Concertado y el Plan de Desarrollo Institucional.
Este paso debe ayudar a asociar las principales funciones con los objetivos de
desarrollo, de manera que haya correspondencia entre funciones, estructura orgánica y
objetivos.
Puede darse el caso, por ejemplo, que la Municipalidad se haya propuesto como
objetivo ampliar la cobertura de agua potable en los centros poblados y caseríos de la
localidad, pero que no haya establecido las funciones ni el órgano al interior de la
Municipalidad encargados de llevarlo a cabo. En este caso, tendrá que crear el órgano y las
funciones respectivas en torno al objetivo planteado.

Paso 3. Revisar el estado actual de las funciones y la estructura orgánica


de la Municipalidad

Para hacerlo es necesario leer el Reglamento de Organización y Funciones y revisar la


estructura orgánica actual. Este paso nos deben permitir conocer cómo está organizada y
cuáles son sus funciones generales y específicas.
En un segundo momento se debe recoger información para saber si la forma cómo
opera en la práctica la Municipalidad guarda relación con su Reglamento de Organización
y Funciones y su estructura orgánica. Así tendremos información referida a cómo vienen
operando los órganos, identificar si existen nuevas funciones que hayan sido asumidas, si
por el contrario existen funciones que no se están cumpliendo, conocer la posible duplicidad
de actividades y tareas, así como la manera cómo se coordinan las actividades.
Estos primeros tres pasos nos ayudan a elaborar el Informe Técnico Sustentatorio
(ver paso 8).

Paso 4. Definir las funciones y la estructura orgánica de la Municipalidad

La información obtenida deberá ser sometida a un ejercicio de comparación; así sabremos


lo que debe hacer y lo que realmente hace la Municipalidad. El resultado ayudará a definir
las funciones y la estructura orgánica de la Municipalidad.
Si encontramos que por ejemplo lo que realmente hace la Municipalidad no guarda
relación ni con las funciones generales ni con los objetivos estratégicos, entonces el desafío
será formular las nuevas funciones. Si encontramos que existe duplicidad de funciones,
entonces debemos precisar mejor las funciones actuales y los órganos encargados de
cumplirlas.
Hecho este ejercicio de comparación, podemos pasar a la redacción de las funciones,
para lo cual se recomienda tener presente las siguientes consideraciones:

— Que la descripción de cada función sea breve.


— Que no se usen adjetivos calificativos.
— Que la descripción de cada función se inicie con un verbo en infinitivo (por
ejemplo: Promover, Ejecutar, Establecer, Lograr, Identificar, etc.).

28
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Enseguida se deberá elaborar la matriz de funciones y áreas del proyecto de Reglamento


de Organización y Funciones. El criterio de agrupamiento debe ser identificar las funciones
similares y asociarlas a un órgano. Dicho de otra manera, las tareas y funciones similares no
deben ser ejercidas por más de un órgano al interior de la Municipalidad.

Paso 5. Diseñar el organigrama de la Municipalidad

Un organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de la


Municipalidad. Debe reflejar la posición de los órganos que la conforman: los niveles
jerárquicos, los canales formales de comunicación, las líneas de autoridad y sus respectivas
relaciones.
Para su elaboración es necesario identificar los órganos y unidades orgánicas que
integran la Municipalidad, su nivel jerárquico y las relaciones de coordinación existentes.

Paso 6. Análisis de viabilidad del Proyecto de Reglamento de Organización y Funciones

Se trata de analizar si la propuesta de ROF será viable. Para ello, siguiendo al Manual para
elaborar el Reglamento de Organización y Funciones, se deberán responder las siguientes
preguntas:

— ¿Todos los procedimientos administrativos considerados en el Texto Único de


Procedimientos Administrativos TUPA están considerados en las funciones previstas
en el ROF?
— ¿Será posible, bajo la nueva estructura, asignar e identificar a los responsables de
resolver dichos procedimientos administrativos?
— ¿Es posible tercerizar algunas de las labores de los órganos de asesoramiento o de
apoyo de la Municipalidad?
— ¿La nueva organización representará un cambio sustantivo en el Cuadro para la
Asignación de Personal?
— ¿Cuánto cuesta la nueva organización?
— ¿Puede ser financiada y con qué recursos?

Como podemos notar, la respuesta a estas preguntas nos dirán si el proyecto de


ROF elaborado puede ser o no viable.

Paso 7. Elaborar el documento de proyecto de ROF

En la página siguiente mostramos el contenido básico del Reglamento de Organización y


Funciones.

29
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

ESTRUCTURA DEL REGLAMENTO CONTENIDO BÁSICO


DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

TÍTULO PRIMERO: Naturaleza jurídica; entendida como las características de la


De las Disposiciones personería jurídica del Gobierno Local conforme a las dis-
Generales posiciones legales de organización y funciones.
Entidad de la que depende; de ser el caso y el tipo de depen-
dencia que existe (funcional, técnica y/o administrativa). En
el caso de las municipalidades, la Ley de Municipalidades la
define como órganos de gobierno local con autonomía polí-
tica, económica y administrativa en los asuntos de su com-
petencia.
Jurisdicción; estableciendo el ámbito territorial sobre el que
ejerce sus competencias.
Funciones generales del gobierno local; el conjunto de
acciones fundamentales o actividades que debe realizar la
Municipalidad para cumplir su misión y objetivos establecidos.
Base legal; que se refiere a las normas sustantivas que esta-
blecen las funciones del gobierno local.

TÍTULO SEGUNDO: En esta parte se detallará la estructura organizacional, las


De la Estructura Orgánica funciones generales y su base legal, las funciones específicas;
así como la interrelación interna y externa de cada uno de
los órganos y unidades orgánicas del gobierno local com-
prendidas hasta el tercer nivel organizacional en los casos
en que éste haya sido previsto.

CAPÍTULOS Y SUBCAPÍTULOS A cada tipo de órganos de la entidad le corresponde un código,


• Órganos de Alta Dirección que se desagregará en sus órganos y unidades orgánicas, de
• Órganos Consultivos acuerdo con el siguiente detalle:
• Órgano de Control • Órganos de Alta Dirección: Código 01 y se desagrega en
Institucional órganos 01.1, 01.2 y siguientes y sus unidades orgánicas 01.1.1,
• Órganos de Asesoramiento 01.1.2 y siguientes en el primer caso y 01.2.1, 01.2.2 y
siguientes.
• Órganos de Apoyo
• Sucesivamente y de la misma forma corresponden los
• Órganos de Línea
Códigos 02 a los Órganos Consultivos, 03 al Órgano de
• Órganos Desconcentrados Control Institucional, 04 a los Órganos de Asesoramiento,
05 a los Órganos de Apoyo, 06 a los Órganos de Línea y 07
a los Órganos Desconcentrados.

TÍTULO TERCERO En éste título se especificará la facultad que tiene el Gobierno


De las relaciones Local de mantener relaciones con otras entidades de la
institucionales Administración Pública cuyos objetivos sean concurrentes o
complementarios a los fines que persigue la entidad.

DISPOSICIONES Se detalla los aspectos organizacionales que se estime perti-


COMPLEMENTARIAS Y FINALES nentes para la aplicación del ROF. En tanto se apruebe el
nuevo régimen laboral del empleo público, el ROF incluirá
en una disposición complementaria el régimen laboral al
que su personal ésta sujeto.

ANEXO Organigrama estructural de la Municipalidad.

30
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Paso 8. Elaborar el Informe Técnico Sustentatorio del Reglamento de Organización y


Funciones

La aprobación del ROF deberá ampararse en un Informe Técnico Sustentatorio, el cual


contendrá:2

Sección 1. Justificación

Esta sección del informe deberá sustentar la necesidad de la existencia de la nueva estructura
y funciones de la Municipalidad. Para ello, se incluirá la siguiente información:

a. Análisis funcional: (i) identificación de las nuevas funciones establecidas en el ROF


propuesto así como de aquellas que han sido suprimidas o modificadas en relación
con el ROF vigente y sustento legal de cada una de estas funciones y (ii) Sustento
técnico de la inclusión, modificación o supresión de cada una de estas funciones,
según corresponda.
b. Análisis de estructura: (i) razones que sustenten la creación de cada uno de los órganos
y unidades orgánicas, cuando corresponda. Para estos efectos, deben desarrollarse
una explicación detallada de por qué las nuevas funciones no pueden ser asumidas
por los órganos existentes; (ii) El organigrama vigente y, (iii) el organigrama propuesto.
c. Análisis de no duplicidad de funciones, con énfasis en las funciones generales de la
entidad y en las de sus órganos de línea, en relación con otras entidades del sector
público que realizan funciones o actividades similares o que persiguen fines iguales o
semejantes.
d. En caso de que la nueva estructura implique cambios sustantivos en el Cuadro de
Asignación de Personal (CAP), se incluirá la propuesta del nuevo CAP. Se entiende
por cambios sustantivos el incremento, reducción o reubicación interna de al menos
quince por ciento (15%) del personal del municipio.
e. De ser el caso, se incluirá un acápite en el cual se explique la simplificación y opti-
mización de procesos, con detalle y justificación de cada uno y su especialización.
f. Siempre que se establezca la posibilidad de tercerizar determinadas labores de los
órganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluirá la identificación de
los órganos responsables de la supervisión de las actividades tercerizadas.

Sección 2. Análisis de consistencia

En esta sección del informe se debe sustentar la coherencia entre la estructura orgánica
propuesta y los objetivos institucionales contemplados en documentos de planeamiento
de carácter multianual y otros instrumentos que expresen las políticas locales.

2. Cuando la modificación parcial del ROF no represente cambios en la estructura orgánica o en el


presupuesto aprobado de operación y funcionamiento para el gobierno local mayores a un cinco
por ciento (5%) en el ejercicio presupuestal vigente, el Informe Técnico sólo versará sobre lo
contenido en los incisos a) de la sección primera y a) de la sección tercera del artículo 29 del
Decreto Supremo N° 043-2006-PCM que aprueba los lineamientos para la elaboración del ROF
por parte de las entidades de la administración pública.

31
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

Sección 3. Efectos presupuestales

En esta sección del informe se debe sustentar la coherencia entre la estructura orgánica
propuesta y el financiamiento con que cuenta la entidad con un horizonte de tres años.
Para ello se incluirá la siguiente información.

a. Cuadro comparativo de los gastos de operación de la estructura vigente y propuesta.


b. Cuando se haya previsto la tercerización de determinadas labores de los órganos de
asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluirá el análisis costo-beneficio que
sustenta esa decisión.
c. Por excepción, en el caso en que la nueva estructura orgánica represente un mayor
gasto corriente en la entidad, deberá de incluirse la sustentación del financiamiento
de éste así como la proyección del gasto corriente con un horizonte de tres años.

Paso 9. El Informe previo a la aprobación del Reglamento de Organización y Funciones

El Reglamento de Organización y Funciones Municipal requiere de un informe previo


favorable para su aprobación. El objetivo es la verificación del cumplimiento de los requisitos
técnicos previstos en el DS 043-2006-PCM y en la Ley de Modernización de la Gestión del
Estado (Ley 27658) y demás normativa vigente, para lo cual se remitirá a la Gerencia del
gobierno local:

— El proyecto de ROF.
— El proyecto de dispositivo legal aprobatorio del ROF.
— El Informe Técnico Sustentatorio.

Estos documentos deben estar debidamente visados por el órgano responsable de su


elaboración y el órgano de asesoría jurídica o el que haga sus veces.
Corresponde a la gerencia del gobierno local revisar que no exista duplicidad de
funciones entre los órganos de la entidad y entre ésta y las demás entidades públicas que
actúan en su circunscripción, luego de lo cual emitirá el informe previo.
Una vez hecho esto, se remitirá el Proyecto de ROF, el Informe Técnico Sustentatorio
y el Proyecto de Ordenanza Municipal correspondiente al gobierno local para que sean
sometidos a la aprobación del Concejo Municipal.

Paso 10. La publicación del ROF

Las Municipalidades provinciales deberán cumplir con publicar el dispositivo aprobatorio,


el texto integro de su ROF y el organigrama institucional en el Diario Oficial El Peruano.
La publicación del ROF deberá de realizarse, de tenerlo, en el portal electrónico de
la Municipalidad Provincial, dentro de los 5 días calendarios siguientes a la fecha de
publicación en el Diario Oficial El Peruano; bajo responsabilidad de los funcionarios
designados conforme a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Las Municipalidades distritales remitirán el texto integro de su ROF y el organigra-
ma institucional, así como el de sus Organismos Públicos Descentralizados si los tuvieren,
a la Secretaría de Descentralización de la Presidencia del Consejo de Ministros.

32
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

MODELO DE ESTRUCTURA ORGÁNICA:


MUNICIPALIDAD PEQUEÑA

CONCEJO MUNICIPAL COMISIÓN DE


REGIDORES

CLL

JUNTA DE DELEGADOS
ALCALDÍA
VECINALES

SECRETARÍA COMITÉ DE DEFENSA


GENERAL CIVIL

GERENCIA MUNICIPAL

OFICINA DE ASESORÍA
JURÍDICA
OFICNA GENERAL
DEADMINISTRACIÓN
OFICINA DE
PLANEAMIENTO Y
PRESUPUESTO

DIRECCIÓN DE DIRECIÓN DE SERVICIOS


DESARROLLO LOCAL PÚBLICOS

33
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES - MOF

I. DEFINICIÓN

El Manual de Organización y Funciones es un documento normativo y orientador de la


gestión municipal que describe de manera ordenada y detallada las funciones específicas a
nivel de cargo o puesto de trabajo de la Municipalidad.
En el plano operativo, el MOF detalla la estructura de la organización, las funciones
generales de los órganos y unidades orgánicas, las relaciones de coordinación, los niveles de
autoridad y de responsabilidad en estrecha relación con el Reglamento de Organización y
Funciones (ROF); además determina la ubicación de los cargos en sus respectivos órganos
así como las funciones específicas que les compete.1

II. MARCO LEGAL

— Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley N° 27658.


— Ley Marco del Empleo Público, Ley N° 28175.
— Ley Orgánica de Municipalidades N° 27972.
— DS N° 043-2006-PCM - Lineamientos para la elaboración y aprobación del
Reglamento de Organización y Funciones – ROF por parte de las entidades de la
Administración Pública.
— DS N° 043-2004-PCM - Lineamientos para la elaboración y aprobación del Cuadro
para Asignación de Personal CAP de las Entidades de la Administración Pública.
— Resolución Jefatural Nº 095-95-INAP/DNR, Directiva Nº 001-95-INAP/DNR,
Normas para la Formulación del Manual de Organización y Funciones.
— Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad que elabora el MOF.
— Cuadro para la Asignación de Personal de la Municipalidad que elabora el MOF.

1. Quispe Saravia, Esteban Miguel. Naturaleza Técnico Normativa de los Documentos de Gestión.
Asociación Civil Administración, Desarrollo y Cambio. Arequipa. Primera edición, abril 2007,
p. 126.

33
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

III. ¿PARA QUÉ SIRVE?

Sirve para:

— Determinar las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos


mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia.
— Proporcionar información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones
y ubicación dentro de la estructura general de la organización, y de las interrelaciones
formales que corresponda.
— Ayudar a institucionalizar la simplificación administrativa proporcionando infor-
mación sobre las funciones que le corresponde desempeñar al personal al ocupar los
cargos que constituyen los puntos de trámite en el flujo de los procedimientos; y
— Facilitar el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y orientación
del Personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y
responsabilidades del cargo a que han sido asignados así como aplicar programas de
capacitación.

IV. CRITERIOS TÉCNICOS PARA ELABORAR EL MOF

Se recomienda que los criterios se adecuen a las características del Manual de Organización
y Funciones (MOF), pues éste documento no es más que el desarrollo de las regulaciones
expuestas en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF). Debemos saber que el
MOF regula las características de los cargos o puestos de trabajo con los que debe operar
cada uno de los órganos y unidades orgánicas, mientras que el ROF regula las características
de los órganos y unidades orgánicas hasta el tercer nivel organizacional.

Los criterios a tener en cuenta son los siguientes:

— Debe elaborarse a partir de la estructura organizacional aprobada en el ROF.


— El contenido debe estar en concordancia con la Ley Orgánica de Municipalidades,
principalmente.
— Para el análisis se debe tomar en cuenta las necesidades y los requerimientos del Plan
Estratégico Institucional-PEI y Plan Operativo Institucional-POI.2

V. ACTUALIZACIÓN DEL MOF

El MOF deberá ser evaluado y revisado por lo menos una vez al año. También podrá ser
actualizado en los siguientes casos:

1. Por disposición de la Alta Dirección (Alcaldía y Gerencia Municipal).


2. A solicitud del gerente o jefe del órgano que solicita la actualización.

2. Quispe Saravia, op. cit. p. 145.

34
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

3. A solicitud de la Oficina de Racionalización o quien haga sus veces.


4. Cuando se apruebe o modifique una disposición que afecte las funciones generales y
atribuciones de la unidad orgánica respectiva y que haya ampliado la modificación
del ROF.

VI. ¿CÓMO SE ELABORA?

La formulación del MOF deberá efectuarse de acuerdo con la Directiva Nº 001-95-INAP/


DNR, “Normas para la Formulación del Manual de Organización y Funciones”, aprobada
por la Resolución Jefatural Nº 095-95-INAP/DNR.

A continuación describimos los principales pasos a seguir:3

Paso 1

Conformación del Comité de Elaboración del MOF

Este Comité debería estar conformado por el responsable de racionalización de la


Municipalidad o quien asuma tales funciones, de acuerdo al Reglamento de Organización
y Funciones de la Municipalidad. Además deberían integrar dicha Comisión los responsables
de cada órgano segundo nivel. Es necesario fijar un plazo para su elaboración.
Por otro lado, si la Municipalidad decide contratar los servicios de consultoría para
este trabajo, lo más apropiado sería que los consultores brinden asistencia técnica a la
Comisión y se encarguen de la formulación del proyecto del MOF.

Paso 2

Fijar el Plan de Trabajo

Los aspectos a ser considerados en el Plan son los siguientes:

— Establecer el cronograma respectivo.


— Establecer las características generales del MOF y la estructura general.
— Definir el material de referencia disponible: el Organigrama de la Municipalidad, el
Reglamento de Organización y Funciones, el Manual de Organización y funciones
anterior, en caso de contar con él, y de no ser el caso, algún manual de una
Municipalidad que tenga características similares.
— La distribución de responsabilidades y tareas entre los integrantes del Comité.
— La metodología de trabajo: tareas individuales, revisión de materiales, funciones
específicas de la asistencia técnica, de ser el caso.

3. Para la elaboración de esta parte se ha tomado como referencia la Guía para la Formulación del
Manual de Organización y Funciones de las Juntas de Usuarios. Ministerio de Agricultura. Convenio
Marco de Cooperación Interinstitucional INRENA – UCPCI, 2005. Para una información más
detallada se puede consultar en la siguiente dirección electrónica: www.inrena.gob.pe/irh/
pdf_varios/manuales/formulacion_mof_ju.pdf

35
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

— Frecuencia de reuniones, facilidades que deben contar los integrantes del Comité,
presupuesto.

Paso 3

Reuniones con las Unidades Orgánicas y elaboración del MOF

Es conveniente fijar reuniones a nivel de cada unidad orgánica de la Municipalidad, tras-


ladando la responsabilidad para que cada unidad elabore sus funciones, en base a las
orientaciones técnicas y metodología establecida por la Comisión, tomando como punto
de partida el correspondiente Cuadro Orgánico de Cargos, el mismo que se elabora en
base al CAP aprobado.
La Comisión encargada de la elaboración del MOF, dispondrá la recopilación de la
información relacionada con la ubicación, funciones, líneas de autoridad y responsabilidad
e información adicional sobre cada cargo o puesto de trabajo, a través del denominado
“Formulario de Descripción del Cargo”, para efectos del análisis, los mismos que deberán
ser elaborados a nivel de cada unidad orgánica.

La información recopilada podrá verificarse y complementarse a través de:

— la investigación documental en los archivos.


— entrevistas con los trabajadores; y
— la observación directa del desarrollo de los trabajos.

Una vez analizada la información, las funciones de los cargos serán descritas en HOJAS
DE ESPECIFICACIONES DE FUNCIONES individuales, teniendo en cuenta la acción a realizar por
el cargo, expresada en verbo infinitivo, el asunto sobre el que trata la acción; y el ámbito
formal del asunto cuando una mejor comprensión de la función lo haga necesario. Por
ejemplo:
Elaborar (acción) el Reporte Mensual de Denuncias en materia de violencia familiar
(asunto) en la DEMUNA (ámbito formal).

En la elaboración del MOF deberá buscarse que haya consistencia y coherencia de


las funciones específicas a nivel de cargo en relación a las denominaciones de los cargos
considerados en el CAP y a las funciones generales establecidas en el ROF.
Si existen cargos iguales en una misma unidad orgánica y con similares funciones,
bastará describir un solo cargo y anotar en la parte superior derecha de la hoja el total de
cargos. En caso de existir diferencia de funciones se sugiere describir cada uno por separado.

Paso 4

Desarrollar el contenido del MOF

Elaboradas las funciones de cada uno de los cargos estamos en condiciones de dar forma al
contenido del MOF, el mismo que deberá considerar lo siguiente:

1. Presentación. Se consignará la importancia del MOF, su alcance, los dispositivos legales


que sustentan su formulación y recomendaciones para su cabal aplicación.

36
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

2. Índice. Se registra la relación ordenada del contenido del MOF señalando su respectiva
ubicación con el número de página que corresponda.
3. Organigrama estructural del órgano. Representará al órgano, considerando el nivel de
Dirección del cual depende y las unidades sobre las que tiene mando, a efectos de
tener una visión general sobre la ubicación del órgano dentro de la estructura general
de la Municipalidad.
4. Cuadro orgánico de cargos. Consigna los cargos o puestos de trabajo comprendidos en
el CAP aprobado y vigente.
5. Descripción de funciones específicas a nivel de cargos. Se describirán las funciones específicas
de los cargos previstos y presupuestados, según orden de importancia. La última
función a asignarse será la siguiente: “Las demás que le asigne...” (poner el nombre
del cargo del jefe inmediato)

Paso 5

Aprobación del MOF

Formulado el proyecto de MOF, será enviado a la Oficina de Racionalización o la que haga


sus veces la que efectuará el análisis técnico correspondiente y formulará las recomendaciones
a que hubiera lugar y lo devolverá para su corrección final de ser el caso o para su aprobación.
El MOF será aprobado por Resolución de Alcaldía, con la opinión favorable de la
Oficina de Racionalización o quien haga sus veces.

Paso 6

Publicación del MOF

El MOF no requiere ser publicado en el Diario Oficial El Peruano; no obstante debe ser
difundido a nivel de todo el personal de la Municipalidad, de manera que se asegure su
cabal cumplimiento.

37
CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL

CUADRO DE
ASIGNACIÓN DE
PERSONAL - CAP

I. DEFINICIÓN

Es un documento de gestión institucional que contiene los cargos clasificados de la entidad


en base a la estructura orgánica vigente prevista en su Reglamento de Organización y
Funciones (ROF).

II. MARCO LEGAL

— Ley Orgánica de Municipalidades Nº 27972.


— Ley Nº 27658 – Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
— Decreto Supremo Nº 043-2004-PCM, mediante el cual se Aprueban los Lineamientos
para la elaboración y aprobación del Cuadro para Asignación de Personal – CAP de
las Entidades de la Administración Pública.
— Ley Nº 28175, Ley Marco del Empleo Público.
— Resolución Jefatural Nº 109-95-INAP/DNR.

III. ¿PARA QUÉ SIRVE?

Sirve para formalizar los cargos que corresponden a cada unidad orgánica de la entidad; en
base a la estructura orgánica, el Reglamento de Organización y Funciones y los principios
de racionalidad y austeridad del sector público.1

IV. EL ÓRGANO RESPONSABLE DE SU ELABORACIÓN

El proyecto de Cuadro de Asignación de Personal (CAP) deberá ser elaborado por la


unidad orgánica que tiene dentro de sus funciones la racionalización de la Administración
Municipal, de acuerdo con el ROF de la Municipalidad.

1. PRODES. Módulo de Fortalecimiento Institucional. Instructivo Cuadro de Asignación de Personal,


Lima – Perú, marzo 2005, p. 4.

41
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

V. EL CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL Y EL PROCESO DE


MODERNIZACIÓN DEL ESTADO

Los lineamientos para la elaboración y aprobación del Cuadro de Asignación de Personal


contenidos en el Decreto Supremo Nº 043-2004-PCM, señalan que las entidades ejecutarán
progresivamente actividades orientadas a impulsar el proceso de modernización de la gestión
pública, conforme a los siguientes criterios:

a. Orientarse en función a las necesidades contempladas en el Plan Estratégico


Institucional – PEI y el Plan Operativo Institucional – POI.
b. Realizar una adecuada clasificación y calificación de sus órganos y sus funciones, así
como de sus cargos y sus requisitos, evaluando de forma permanente su actualización.
c. Encuadrarse dentro de criterios de gestión que agilicen la toma de decisiones
supervisando el uso racional de los recursos municipales y promoviendo la generación
de ingresos propios.
d. Mejorar la eficiencia de la Administración Municipal en términos de costos y calidad
de servicios y de productos.

VI. CRITERIOS PARA SU ELABORACIÓN

Los criterios y disposiciones a tener en cuenta por las entidades del sector público, entre
ellas las Municipalidades, son los siguientes:

a. Se formula a partir de la estructura orgánica debidamente aprobada por el ROF de la


entidad.
b. Debe observar las disposiciones sobre clasificación de cargos que se encuentran
vigentes. Se recomienda tener presente los lineamientos y pautas metodológicas
establecidas en el Manual de Clasificación de Cargos de la Administración Pública,
aprobado por Resolución Suprema Nº 013-75 PM/INAP y sus modificatorias.
c. Se permite incluir cargos previstos (no cubiertos) con un límite del 10 % del total de
cargos cubiertos contenidos en el CAP.
d. Deberá consignar los cargos de confianza de conformidad con las disposiciones legales
vigentes.
e. La clasificación y número de los cargos asignados al Órgano de Control Institucional,
son determinados por el titular de la entidad con opinión de la Contraloría General
de la República en caso de variación.
f. Deben incluirse todos los cargos de las sedes u órganos desconcentrados de la entidad.
h. El CAP debe ser presentado con el resumen cuantitativo que consigna la clasificación
por grupos ocupacionales.

42
CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL

VII. MODIFICACIÓN

El Cuadro para Asignación de Personal deberá ser modificado en los siguientes casos:

a. Cuando la Municipalidad haya sufrido modificaciones en su ROF que conlleven


cambios en sus funciones o en su estructura organizacional o por motivo de una
acción de racionalización o mejoramiento de procesos.
b. Por motivo de reestructuración o reorganización aprobadas conforme a la normativa
vigente.
c. Por motivo de un reordenamiento de cargos que conlleve a una afectación de su
Presupuesto Analítico de Personal - PAP.

VIII. CONTENIDO

— Presentación. Se consignará la importancia del CAP, su alcance, los dispositivos legales


que sustentan su formulación y recomendaciones para su cabal aplicación.
— Índice. Se registra la relación ordenada del contenido del CAP señalando su respectiva
ubicación con el número de página que corresponda.
— Organigrama estructural de la Alcaldía. Se consignará la estructura orgánica contenida
en el ROF.
— Cuadro orgánico de cargos. Se consignarán los cargos por unidad orgánica.

IX. APROBACIÓN

El proyecto de CAP, debidamente visado por el órgano responsable de su elaboración, así


como por el órgano de asesoría jurídica, adjuntándose los informes técnico y legal respectivos,
el Reglamento de Organización y Funciones y su organigrama, debe ser remitido a la Oficina
de Presupuesto y Planificación de la Municipalidad, para el informe previo a su aprobación,
excepto en aquellos casos en que sea ella misma la que lo hubiera elaborado.
De acuerdo con el artículo 15º del Decreto Supremo Nº 043-2004-PCM y el artículo
9ª de la Ley Orgánica de Municipalidades, el CAP deberá ser aprobado por el Concejo
Municipal mediante Ordenanza.

X. PUBLICACIÓN

De acuerdo con el régimen de publicación de las ordenanzas que la Ley Orgánica de


Municipalidades establece, en el caso de las Municipalidades de Lima y Callao, la publicación
deberá efectuarse en el Diario Oficial El Peruano. En el caso de las que tienen portal
electrónico, la publicación debe realizarse dentro de los 3 días calendarios siguientes a la
fecha de publicación en el Diario Oficial El Peruano, bajo responsabilidad de los funcionarios
responsables conforme a la Ley de transparencia y acceso a la información pública.
En el caso de las Municipalidades ubicadas en la capital del Distrito Judicial, la
difusión de la ordenanza que aprueba el CAP deberá efectuarse en el diario encargado de
las publicaciones judiciales; y en las restantes la publicidad de la norma deberá efectuarse
con procedimientos y mecanismos que garanticen su adecuada difusión.
43
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN
INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL
CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL - CAP
Encabezado

a)

a. Nombre de la Entidad Ej. Ministerio,Gobierno Regional, Local, otros, consignar denominación completa.

b. Sector (Sólo en caso de entidades adscritas a Ministerios)

b) Se anotará el número de página desde el 001 el que será seguido del número total de páginas que contiene el CAP.

(I) Indicar el nombre del órgano según ROF Ej. Oficina General de Administración.

(I.1) De ser el caso indicar el nombre de la unidad orgánica que se desprende del órgano establecido en el ROF Ej. Oficina de Personal.

(1) N° DE ORDEN

En esta columna se colocará en forma correlativa el N° del Cargo. Ejemplo: 001, 002, 003, etc. Cuando se trate de dos o más cargos
similares se consignarán los números inicial y final. Ejemplo: 005/009, 0010/020, 0021/030, etc.

(2) CARGO ESTRUCTURAL

Esta columna debe contener la denominación del Cargo según clasificación y en orden de jerarquía de ser el caso.

(3) CÓDIGO

Se indicará el código del cargo el mismo que tendrá como máximo 8 dígitos.

Dicho código debe permitir identificar el número de pliego, órgano, unidad orgánica y clasificación.

(4) CLASIFICACIÓN

Se llenará consignando las siglas de acuerdo con la siguiente clasificación:

FP: Funcionario Público

EC: Empleado de Confianza

SP-DS: Servidor Público - Directivo Superior

DP-EJ: Servidor Público - Ejecutivo

SP-ES: Servidor Público - Especialista

SP-AP: Servidor Público - De Apoyo

RE: Régimen Especial:Aplicablea

(5) TOTAL

En esta columna se consignará el número de cargos considerando ocupados y previstos.

(6) y (7) SITUACIÓN DEL CARGO

Condición de: Ocupado (O) - Previsto (P) marcar con una «X» o indicar número de ser el caso.

(8) CARGO DE CONFIANZA

Marcar con «X» o indicar número de ser el caso.

(9) TOTAL UNIDAD ORGÁNICA

Se consignará el total de cargos de cada página por Unidad Orgánica.

(12) Total de cargos Ocupados (O) de cada página por Unidad Orgánica.

(11) Total de cargos Previstos (P) de cada página por Unidad Orgánica.

(9) Total de cargos de confianza de cada página por Unidad Orgánica.

Nota: Este formato debe llenarse por cada órgano y unidad orgánica de la Entidad.

ÓRGANOS

Son las unidades de organización que conforman la estructura orgánica de la Entidad.

UNIDAD ORGÁNICA

Es la unidad de organización en que se dividen los órganos contenidos en la estrucrura orgánica de la Entidad.

44
FORMATO N° 1

N° de Página 001 de OXX

CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL

ENTIDAD:
SECTOR:

I. DENOMINACIÓN DEL ÓRGANO:


I.1. DENOMINACIÓN DE LA UNIDAD ORGÁNICA:
SITUACIÓN
N° CARGO ESTRUCTURAL CÓDIGO CLASIFI- TOTAL CARGO DE
DEL CARGO
ORDEN CACIÓN CONFIANZA
O P
(1) (1) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

TOTAL UNIDAD ORGÁNICA

I. DENOMINACIÓN DEL ÓRGANO:


I.1. DENOMINACIÓN DE LA UNIDAD ORGÁNICA:
SITUACIÓN
N° CARGO ESTRUCTURAL CÓDIGO CLASIFI- TOTAL DEL CARGO CARGO DE
ORDEN CACIÓN O P CONFIANZA

TOTAL UNIDAD ORGÁNICA

45
CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

FORMATO N° 2
N° de Página 001 de OXX

RESUMEN CUANTITATIVO
DEL CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL
ENTIDAD:
SECTOR:
ÓRGANOS Y UNIDADES ORGÁNICAS CLASIFICACIÓN (2)
TOTAL (3)
(1) FP EC SP - DS SP - EJ SP - ES SP - AP RE
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
TOTAL (4) 0 0 0 0 0 0 0

(5) TOTAL OCUPADOS


(6) TOTAL PREVISTOS
(7) TOTAL GENERAL

INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL RESUMEN CUANTITATIVO


DEL CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL

Encabezado.
Nombre de la Entidad Ej. Ministerio, Gobierno Regional, Local otros, consignar
denominación completa.
Sector (Sólo en caso de entidades adscritas a Ministerios)
(1) Consignar el órgano o unidad orgánica de ser el caso
(2) Colocar el número de cargos por órgano o unidad orgánica de acuerdo a la clasificación
siguiente:
FP: Funcionario Público
EC: Empleado de Confianza
SP-DS: Servidor Público – Directivo Superior
SP-EJ: Servidor Público – Ejecutivo
SP-ES: Servidor Público – Especialista
SP-AP: Servidor Público – De Apoyo
RE: Régimen Especial: aplicable a magistrados, diplomáticos, docentes universitarios, personal
militar y policial.
(3) Colocar el total de cargos por órgano o unidad orgánica
(4) Colocar el total de cargos por clasificación
(5) Colocar el número total de cargos ocupados de la entidad
(6) Colocar el número total de cargos previstos de la entidad
(7) Colocar el total de cargos de la entidad que debe coincidir con la sumatoria de cargos
contenidos en el Cuadro para Asignación de Personal.

46
CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL

ANEXO 1

CONTRATOS SUJETOS A MODALIDAD

ENTIDAD:
SECTOR:
CLASIFICACIÓN (1)
FP EC SP - DS SP - EJ SP - ES SP - AP RE

TOTAL GENERAL (2) 0

INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL ANEXO 1 CONTRATOS SUJETOS A


MODALIDAD

Encabezado.
a. Nombre de la Entidad Ej. Ministerio, Gobierno Regional, Local otros, consignar
denominación completa.
b. Sector (Sólo en caso de entidades adscritas a Ministerios)
(1) Colocar el número de contratos por clasificación, de acuerdo a lo siguiente:

FP: Funcionario Público I


EC: Empleado de Confianza
SP-DS: Servidor Público – Directivo Superior
En
SP-EJ: Servidor Público – Ejecutivo
a.
SP-ES: Servidor Público – Especialista de
SP-AP: Servidor Público – De Apoyo b.

RE: Régimen Especial: Aplicable a magistrados, diplomáticos, docentes universitarios,


personal militar y policial. (1

FP
(2) Consignar el número total de contratos sujetos a modalidad en la entidad que equivale EC
a la suma de los valores señalados en el punto (1). SP
SP
SP
SP
RE

(2
su

47
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

ANEXO 2

CONTRATOS DE LOCACIÓN DE SERVICIOS CON PERSONAS NATURALES

ENTIDAD:
SECTOR:

NÚMERO DE
ÓRGANOS O UNIDADES ORGÁNICAS (1) CONTRATOS (2)

TOTAL GENERAL (3) 0

INSTRUCCIONES PARA LLENAR ANEXO 2


CONTRATOS DE LOCACIÓN DE SERVICIOS CON PERSONAS NATURALES

Encabezado.
a. Nombre de la Entidad Ej. Ministerio, Gobierno Regional, Local otros, consignar
denominación completa.
b. Sector (Sólo en caso de entidades adscritas a Ministerios)

(1) Identificar el nombre de cada uno de los órganos o unidades orgánicas de la Entidad
según estructura orgánica aprobada en su ROF.
(2) Consignar el número de contratos de locación de servicios vinculados a cada órgano o
unidad orgánica de la Entidad.
(3) Consignar el Total General de contratos de locación de servicios que equivale a la suma
de los valores señalados en el punto (2).

48
EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

EL PLAN DE
DESARROLLO
INSTITUCIONAL Y EL
PLAN DE DESARROLLO
CONCERTADO

PRESENTACIÓN

El punto de partida para elaborar un Plan de Desarrollo Institucional debe ser contar con
un Plan de Desarrollo Concertado actualizado. De esa manera, se estará en condiciones de
tener un marco de referencia para formular la misión y los objetivos estratégicos
institucionales de la Municipalidad en estrecha relación con la visión de futuro de cada
localidad.
La cartilla que se presenta a continuación ofrece los elementos y contenidos a tener
en cuenta para elaborar un Plan de Desarrollo Institucional de manera que los gobiernos
locales puedan contar con información básica de referencia para conocer qué es, el marco
legal, para qué sirve, y los contenidos mínimos de un PDI.
Hemos considerado necesario comenzar presentando los contenidos e importancia
del Plan de Desarrollo concertado, de manera que se pueda tener un conocimiento de
ambos instrumentos.

PLAN DE DESARROLLO CONCERTADO

I. ¿QUÉ ES EL PLAN DE DESARROLLO CONCERTADO?

Es un instrumento de base territorial y de carácter integral, orientador del desarrollo regional


o local y del presupuesto participativo, que contiene los acuerdos sobre la Visión de
Desarrollo y los Objetivos Estratégicos de mediano y largo plazo de la comunidad en
concordancia con los planes sectoriales y nacionales.1

II. MARCO LEGAL

Ley Orgánica de Municipalidades, Título Preliminar

ARTÍCULO IX. PLANEACIÓN LOCAL

El proceso de planeación local es integral, permanente y participativo, articulando a las


Municipalidades con sus vecinos. En dicho proceso se establecen las políticas públicas de

1. Instructivo para el Proceso de Presupuesto Participativo para el año fiscal 2008, publicado en el
Diario Oficial El Peruano el 11-04-2007.

49
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

nivel local, tendiendo en cuenta las competencias y funciones específicas exclusivas y


compartidas establecidas para las Municipalidades provinciales y distritales.
El sistema de planificación tiene como principios:

— La participación ciudadana a través de sus vecinos y organizaciones vecinales.


— La transparencia.
— Gestión moderna y rendición de cuentas.
— Inclusión.
— Eficiencia y eficacia.
— Equidad.
— Imparcialidad y neutralidad.
— Subsidiareidad.
— Consistencia con las políticas nacionales.
— Especialización de las funciones.
— Competitividad e integración.

Ley de Bases de la Descentralización

Capítulo V. Planes de desarrollo y presupuesto

ARTÍCULO 17.- PARTICIPACIÓN CIUDADANA

17.1 Los gobiernos regionales y locales están obligados a promover la participación


ciudadana en la formulación, debate y concertación de sus planes de desarrollo y pre-
supuestos, y en la gestión pública. Para ese efecto deberán garantizar el acceso de todos los
ciudadanos a la información pública, con las excepciones que señala la ley, así como la
conformación y funcionamiento de espacios y mecanismos de consulta, concertación,
control, evaluación y rendición de cuentas.

ARTÍCULO 18.- PLANES DE DESARROLLO

18.1. El Poder Ejecutivo elabora y aprueba los planes nacionales y sectoriales de desarrollo,
teniendo en cuenta la visión y orientaciones nacionales y los planes de desarrollo de nivel
regional y local, que garanticen la estabilidad macroeconómica.

18.2. Los planes y presupuestos participativos son de carácter territorial y expresan los
aportes e intervenciones tanto del sector público como privado, de las sociedades regionales
y locales y de la cooperación internacional.

18.3. La planificación y promoción del desarrollo debe propender y optimizar las inversiones
con iniciativa privada, la inversión con participación de la comunidad y la competitividad
a todo nivel.

50
EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

III. ¿PARA QUÉ SIRVE?

— Para que los diversos actores de un territorio decidan su futuro.


— Permite articular los distintos intereses de los actores en torno a objetivos comunes.
— Contribuye a generar compromisos interinstitucionales para el logro de los objetivos.
— Constituye la base para la formulación de otros instrumentos de gestión como el
presupuesto participativo y el Plan de Desarrollo Institucional.

IV. ¿CUÁL ES SU CONTENIDO MÍNIMO?

Todo Plan de Desarrollo debe tener el siguiente contenido, que a la vez constituye una
suerte de secuencia lógica de su elaboración.

Diagnóstico temático y territorial. Es el análisis de las necesidades, problemas, capacidades


y potencialidades, relacionadas con los aspectos económicos, sociales, culturales y am-
bientales, que deben permitir formular una propuesta de desarrollo integral de acuerdo a
cada realidad.
Visión compartida de futuro. Es la representación de lo que debe ser el futuro de nuestra
localidad. Se formula respondiendo la pregunta: ¿Qué queremos ser? Su fortaleza radica en
unir a la población en torno a una aspiración común y beneficiosa para todos.
Ejes y objetivos estratégicos. Los ejes estratégicos son los procesos y dimensiones prioritarias
que encontramos en la visión de futuro y que deben permitir alcanzar el desarrollo. En
estos procesos se concentran los esfuerzos de la Municipalidad y la población. Entre los
principales objetivos estratégicos tenemos:

— Desarrollo social

— Desarrollo económico

— Desarrollo institucional y de capacidades

Los objetivos estratégicos constituyen las propuestas de cambios que deseamos alcanzar
en un periodo de tiempo determinado, al interior de cada eje de desarrollo.
Programas. Son acciones de mediano y largo plazo que integran acciones temporales, es
decir proyectos de inversión pública, y servicios o actividades permanentes. Los programas
pueden ser organizados por ejes estratégicos. Por ejemplo, al interior del eje de desarrollo
social se puede organizar el Programa de Salud.
Indicadores. Los indicadores de desempeño son instrumentos que proporcionan información
cuantitativa sobre el desenvolvimiento y logros de una institución, programa, actividad o
proyecto a favor de la población u objeto de su intervención en el marco de sus objetivos
estratégicos y de su misión.
Metas de objetivos estratégicos y programas. Las metas son el valor esperado del cambio
esperado en determinado periodo de tiempo y a nivel de cada objetivo estratégico. Los
indicadores nos ayudan a medir el logro de las metas.
Financiamiento. El financiamiento debe reflejar el presupuesto del Plan de Desarrollo para
así gestionar los recursos. Es muy probable que el presupuesto municipal no alcance para

51
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

financiar las actividades y proyectos, por lo que se debe estimar el costo de todas las acciones
y establecer coordinaciones con las entidades públicas, privadas y de cooperación
internacional que tengan competencia para financiar las acciones y proyectos concertados.
Seguimiento y evaluación.- La Municipalidad y el conjunto de actores comprometidos en
hacer realidad los objetivos de desarrollo, deben reportar periódicamente el cumplimento
de sus responsabilidades en el logro de los objetivos. La evaluación es la medición de los
resultados obtenidos y el análisis de los cambios generados por los proyectos y actividades.

EL PLAN DE DESARROLLO CONCERTADO DEBE SER LA REFERENCIA


PRINCIPAL PARA ELABORAR LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE
MEDIANO Y LARGO PLAZO, PUES LA MUNICIPALIDAD DEBE
ADECUAR SUS OBJETIVOS, MISIÓN, FUNCIONES Y ORGANIZACIÓN
PARA HACER REALIDAD LA VISIÓN DE FUTURO Y LOS OBJETIVOS
DE DESARROLLO DE NUESTRAS LOCALIDADES.

PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

I. ¿QUÉ ES EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL?

Es un instrumento de gestión para el mediano plazo que articulado con la visión y los
objetivos estratégicos del Plan de Desarrollo Concertado, permite dar coherencia a la
formulación de los Planes Operativos Institucionales y los procesos anuales de programación
presupuestaria, estableciendo objetivos estratégicos institucionales que organicen y asignen
de forma adecuada los recursos municipales y orienten el funcionamiento de la mu-
nicipalidad.

II. MARCO LEGAL

Artículo 9, inciso 2 de la Ley Orgánica de Municipalidades que estable como una de las
atribuciones del Concejo Municipal: “Aprobar, monitorear y controlar el Plan de Desarrollo
Institucional y el programa de inversiones, teniendo en cuenta los Planes de Desarrollo
Municipal Concertados y sus Presupuestos Participativos”.

III. ¿PARA QUÉ SIRVE?

— Para orientar las acciones de la Municipalidad, en el ejercicio de sus competencias y


funciones.
— Para definir la misión de la Municipalidad en función a la promoción del desarrollo
local y la prestación de los servicios básicos.
— Para definir la mejor forma de organizar la Municipalidad y establecer sus principales
funciones.
52
EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

IV. CONTENIDO MÍNIMO

A manera de propuesta, el contenido mínimo de un Plan de Desarrollo Institucional debe


considerar los siguientes aspectos:

Misión

La misión de la Municipalidad establece su razón de ser, la justificación social de su existencia.


Si bien la Ley Orgánica de Municipalidades establece en su Título Preliminar los aspectos
generales de la misión de los gobiernos locales, esta debe ser adecuada a las particularidades
de cada localidad.
La formulación de la misión puede ser hecha contestando una serie de preguntas
como las que a continuación se indican:2

— ¿Quiénes somos?, ¿cuál es nuestro propósito?, ¿en qué actividad estamos?


— En general, ¿cuáles son las necesidades sociales básicas y cuáles son las políticas y
objetivos que cubrimos? o ¿cuáles son los problemas básicos sociales y los
objetivos que nos hemos trazado para resolverlos?
— En general, ¿qué queremos hacer para reconocer o anticipar y responder a estas
necesidades o problemas?
— ¿Qué nos hace distintivos?

Valores

Son los principios que definen la manera de actuar ante distintas situaciones y que deben
ser reflejados en la relación con la población. Son valores importantes a tomar en cuenta:
la vocación de servicio, transparencia, ejercicio democrático de la autoridad, puntualidad,
respeto a la población a quien se sirve.

Análisis estratégico

Se trata del análisis contextual y del análisis interno. Su principal utilidad radica en encontrar
tanto las oportunidades como las amenazas externas, como las fortalezas y debilidades
internas. Conviene entonces abordar de manera general el análisis FODA.
El FODA constituye uno de los principales estudios para el diagnóstico pues permite
conocer los factores claves. Conozcamos cada uno de los conceptos:3

— Una fortaleza es entendida como un recurso o capacidad que tiene la Municipalidad,


que puede y debe ser utilizada para el logro de su misión.
— Una oportunidad es cualquier situación, existente o potencial, que en el contexto
en el que funciona la institución favorezca al logro de su misión.

2. Esta parte ha sido desarrollada tomando como referencia el texto de Arellano David, Gestión
Estratégica para el sector público. Del pensamiento estratégico al cambio organizacional. Fondo de
Cultura Económica, primera edición 2004, p. 71.
3. Al igual que la parte referida a la misión, este punto ha sido desarrollado en base al texto de
Arellano, David.

53
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

— Una debilidad es una limitación, falla o defecto, que puede llegar a evitar que la
Municipalidad logre su misión u objetivos.
— Una amenaza es cualquier situación desfavorable a nivel del entorno, existente o
potencial, que puede dañar las posibilidades de éxito de la misión.

Objetivos estratégicos

Los objetivos estratégicos constituyen las propuestas de cambios deseados que esperamos
alcanzar en el mediano plazo. A nivel institucional los objetivos deben contribuir al logro
de la visión y los objetivos de desarrollo trazados en el Plan de Desarrollo Concertado de la
provincia o distrito.

Proyectos y actividades

Un Proyecto de Inversión Pública es toda intervención limitada en el tiempo que utiliza


total o parcialmente recursos públicos; tiene como fin crear, ampliar, mejorar, modernizar
o recuperar la capacidad productora de bienes o servicios. Sus beneficios se generan durante
toda la vida útil del proyecto.4
Una Actividad es un conjunto de tareas cuya finalidad es la operatividad y man-
tenimiento de los servicios públicos o administrativos existentes. Representa la producción
de bienes y servicios que la Municipalidad lleva a cabo de acuerdo a sus funciones y atri-
buciones, dentro de los procesos y tecnologías acostumbrados. Se caracteriza por ser
permanente y continua en el tiempo.
Se formula para cumplir objetivos y resultados que deben ser medidos a través de
indicadores pertinentes. Toda actividad está orientada a obtener resultados. Las actividades
incluyen acciones de operación y mantenimiento que surgen como resultado de la
culminación de los proyectos de inversión.
La ejecución de proyectos y actividades correctamente formulados permiten el logro
de los objetivos propuestos.

Fuentes de financiamiento

Definidos los proyectos y actividades, un PDI debe contener el costo total de las actividades
y proyectos priorizados para el mediano plazo. Hacerlo permitirá realizar las gestiones
correspondientes ante los diversos órganos del Estado a fin de lograr el financiamiento
correspondiente y definir qué proyectos y actividades serán financiados con recursos
municipales. Se trata de un aspecto y paso importante a ser tomado en cuenta.

Organización

Supone considerar la manera en que la Municipalidad debe ser organizada para cumplir
con la misión y objetivos propuestos y ejecutar eficiente y eficazmente las actividades y
proyectos. Un primer paso para hacerlo consiste en señalar las principales funciones que
cada una de las áreas de la Municipalidad deberá cumplir.

4. Guía de Orientación N° 01. Normas del Sistema Nacional de Inversión Pública. PRODES – Ministerio
de Economía y Finanzas, 2005, p. 29.

54
EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

La organización enfrenta el desafío de ser diseñada para una gestión por objetivos o
resultados. El cumplimiento de cada uno de los objetivos puede perfectamente ser encargado
a un órgano de línea u organizar la Municipalidad identificando los objetivos estratégicos
que cada órgano de línea deberá llevar adelante. Si esto es así, el Plan de Desarrollo
Institucional marca las pautas generales y sustantivas para la elaboración del Reglamento de
Organización y Funciones y la estructura orgánica municipal.

Seguimiento y evaluación

El seguimiento consiste en el acompañamiento constante y sistemático sobre el progreso


de las actividades y proyectos de modo que permitan observar y hacer ajustes en torno al
logro de los objetivos propuestos.
La evaluación por su parte puede ser entendida como el proceso en el cual se determina
si la misión y los objetivos estratégicos están siendo cumplidos de acuerdo a lo planificado.

V. CÓMO SE ARTICULA CON EL PLAN DE DESARROLLO CONCERTADO

Los Planes de Desarrollo Institucionales se articulan con los Planes de Desarrollo Concertados
a través de los objetivos estratégicos y las actividades y proyectos. Sin embargo, desde una
mirada de las Políticas Públicas, la articulación debe tener como marco de referencia las
políticas y objetivos nacionales.
Un ejemplo de articulación es el siguiente:5

ARTICULACIÓN DE OBJETIVOS

OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO ACCIONES


NACIONAL E STRATÉGICO ESTRATÉGICO
PDC INSTITUCIONAL ACTIVIDAD PROYECTO
PDI

Eliminar la Reducir la Elevar el nivel de Efectuar Construcción de


pobreza pobreza en la acceso a los promoción, desagüe en el
provincia servicios básicos supervisión y Centro Poblado
control sanitario San Pablo

Una mirada más general a la articulación la tenemos en el gráfico en el que podemos


observar entre el Plan de Desarrollo Concertado, el Plan de Desarrollo Institucional, llegando
hasta el Presupuesto Participativo y el Presupuesto Institucional. Veamos:6

5. El ejemplo ha sido tomado de la Guía de orientación para presupuestar en los Gobiernos


Locales. PRODES – Dirección Nacional del Presupuesto Público, MEF, 2007, p. 43.
6. Al igual que en el ejemplo anterior, el gráfico ha sido tomado de la Guía para presupuestar en los
gobiernos locales.

55
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

VI. QUIÉNES SE ENCARGAN DE ELABORAR EL PDI

La elaboración del PDI debe ser hecha tomando en cuenta la participación de los geren-
tes y trabajadores de la Municipalidad. También es conveniente contar con el aporte de
los representantes de la sociedad civil ante el Consejo de Coordinación Local, en la ló-
gica de articular los objetivos de desarrollo de la localidad con los objetivos estratégicos
institucionales.
La conducción para su elaboración debe estar a cargo de la Gerencia de Planeamiento
y Presupuesto. El punto de partida debería ser la conformación de una Comisión de Trabajo
aprobada por Resolución de Alcaldía.
En la elaboración del PDI se debe tener en cuenta de que su aplicación es un proceso
sistémico, flexible y participativo, coherente con las políticas institucionales, que a su vez
se convierte en derrotero para cada una de las unidades orgánicas de la administración
Municipal pues se trata de un instrumento para consolidar la acción municipal y su
formulación debe reflejar el compromiso de las autoridades locales en orientar las capacidades
institucionales en el logro de los propósitos que surgen de este interesante e imprescindible
ejercicio de planeación institucional.
56
EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

VII. APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN

De acuerdo con el artículo 9º de la Ley Orgánica de Municipalidades, corresponde al


Concejo Municipal la aprobación del Plan de Desarrollo Institucional, la que deberá efec-
tuarse por medio de una Ordenanza.
El régimen de publicación de las ordenanzas que la Ley Orgánica de Municipalidades
establece, consiste en que en el caso de las Municipalidades de Lima y Callao, la publicación
deberá efectuarse en el Diario Oficial El Peruano y en el caso de las Municipalidades ubicadas
en la capital del Distrito Judicial, la difusión de la ordenanza que aprueba el CAP deberá
efectuarse en el diario encargado de las publicaciones judiciales; y en las restantes la publicidad
de la norma deberá efectuarse con procedimientos y mecanismos que garanticen su adecuada
difusión.

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INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

Impreso en los talleres gráficos de


ERBA-GRÁFICA S.A.C.
Raúl Porras Barrenechea N° 1950 - Chacra Ríos Sur- Lima 1
.
Telfs.: (511) 425-8860 / 425-8865 Fax: (511) 425-7974
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