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I PRINCIPI DEL PROJECT

MANAGEMENT
Vi sono dei principi di base che chiunque opera all’interno di un progetto deve conoscere e
applicare scrupolosamente, in questo modo sarà possibile evitare molti dei problemi che
normalmente si presentano durante la sua realizzazione.
Molti dei principi fondamentali del project management trattati in questa unità didattica verranno
analizzati ed affrontati dettagliatamente durante il corso, in questo capitolo vengono introdotti
allo scopo di presentare alcuni elementi fondamentali a cui si farà spesso riferimento già dall’inizio
e di cui è indispensabile avere un minimo di conoscenza.
Le metodologie di project management trattano e sviluppano tecniche e metodi basati su questi
principi. Le metodologie operano in modo proattivo, cioè cercano di affrontare e prevenire le
problematiche prima che si verifichino; l’attuazione di questi principi serve a prevenire le
problematiche o ad affrontarle adeguatamente quando si presentano.

Ciclo di vita di un progetto


Il “Ciclo di vita” di un progetto è la suddivisione di tutte le attività ad esso correlate in parti
autonome facilmente gestibili e, quindi, descrive le fasi necessarie che devono essere seguite per
portare a termine con successo il progetto. 
Esiste una struttura di base per la scomposizione di un progetto in parti, applicabile alla maggior
parte dei progetti, indipendentemente dal settore di applicazione; tale suddivisione prevede una
prima ripartizione di un progetto nelle seguenti fasi principali:
 pianificazione
 progettazione
 realizzazione e test
 dispiegamento (o implementazione)
 revisione finale.

Prima della pianificazione vi sono due altre fasi: 


concezione e definizione che, a seconda dei progetti, possono essere più o meno significative. Tali
fasi, come si può intuire dal nome, comprendono le attività iniziali in cui il progetto viene
concepito e successivamente definito negli obiettivi strategici.

Tutti i progetti seguono il percorso logico da cui derivano le fasi principali:


a) si inizia con il definire e pianificare che cosa si deve fare;
b) successivamente occorre individuare e definire (progettare) le soluzioni da realizzare;
c) quindi si passa alla realizzazione di quanto progettato;
d) infine si arriva alla messa a regime (implementazione o avvio) delle soluzioni;
e) alla fine si analizzano i risultati e si chiude il progetto (revisione finale).
Obiettivi semplici e intelligenti (SMART)
È buona norma, per tutti i progetti, fissare obiettivi semplici e intelligenti (SMART). Questo
principio è valido in ogni fase del progetto, vale per gli obiettivi generali e per i singoli prodotti di
progetto, per ogni attività giornaliera del gruppo di lavoro e per ogni compito individuale. Un
obiettivo, per poter essere definito semplice e intelligente, deve possedere le caratteristiche di cui
il termine smart è l’acronimo:
 Specific (specifico): gli obiettivi devono essere definiti in modo puntuale e dettagliato senza
lasciare margini a interpretazioni, deve essere chiaro qual è lo scopo, cosa comprende e
cosa non comprende.
 Measurable (misurabile): devono essere definiti i criteri di misurazione oggettiva dei
risultati o prodotti, quali test devono essere superati, quale formato deve assumere
l’output per poter essere accettato e utilizzato direttamente dagli altri.
 Achievable (raggiungibile): l’attività e tutti gli obiettivi che si propone di raggiungere
devono essere realmente fattibili e realizzabili nelle condizioni definite.
 Realistic (realistico): gli obiettivi devono essere realistici e coerenti.
 Time defined (tempo definito): per ogni attività deve essere definito il momento di avvio e
la durata, se tali elementi non vengono definiti l’attività acquisisce una bassa priorità e
rischia di non essere mai realizzata. Gli obiettivi smart facilitano l’identificazione della
direzione e dello scopo delle attività e aiutano il team di lavoro a svolgere i propri compiti
nel modo migliore.

Il software per il project management (PMIS)


Le principali esigenze del project manager sono:
 verificare se lo stato di avanzamento del progetto rispetta il piano in termini di obiettivi,
tempi e costi;
 prevedere sviluppi non desiderati del progetto con un anticipo tale da consentire azioni
correttive capaci di prevenirli.
Per soddisfare tali esigenze è necessario avere tutte le informazioni sullo stato di avanzamento del
progetto opportunamente strutturate e continuamente aggiornate tramite l’utilizzo di un sistema
informativo adeguato e disponibile online in ogni momento.
Per avere un quadro completo e continuamente aggiornato della situazione è opportuno che il
progetto sia pianificato e controllato con una base dati integrata in cui:
 siano comprese tutte le fasi del ciclo di vita del progetto;
 siano compresi tutte le informazioni necessarie: schedulazioni, risorse, costi, tempi, rischi,
aspetti tecnici, scostamenti, altro;
 siano disponibili tutte le informazioni in formati che permettano di essere analizzate e
valutate;
 siano gestibili tutte le funzionalità e informazioni attraverso sistemi web facilmente
accessibili.
 È indispensabile inoltre che il sistema informativo utilizzato sia completamente integrato e
che disponga di funzionalità di pianificazione e controllo tali da consentire di:
o definire e controllare sistematicamente gli obiettivi e lo scopo del progetto;
o valutare e gestire con anticipo i rischi del progetto;
o stimare il costo del lavoro, dei materiali e degli altri fattori associabili a tutti i
prodotti, attività e compiti di progetto;
o pianificare e controllare la sequenza e i tempi di scadenza per prodotti, attività e
compiti;
o autorizzare e controllare l’impiego dei fondi, del tempo lavorativo e delle altre
risorse necessarie alla realizzazione del progetto;
o fornire con puntualità e precisione ai vari responsabili le informazioni sullo stato di
avanzamento dei lavori, sull’assorbimento dei costi e sulle previsioni per il futuro;
o valutare costantemente l’avanzamento del progetto, individuare e prevenire per
tempo i problemi e i rischi.

I sistemi informativi di project management vengono generalmente chiamati PMIS (Project


Management Information Systems).