TROVA LA

VIA D’USCITA
PER I TUOI
PROGETTI

Project
Management.
La gestione
dei progetti
SOMMARIO

PROJECT MANAGEMENT
COSA È E A CHI SERVE PAG. 3

ELEMENTI E TIPOLOGIE
DEL PROGETTO PAG. 5

LO SVILUPPO DI NUOVI PROGETTI

ED I PROGETTI DI RINNOVAMENTO PAG. 6

L'IMPORTANZA DELLA PIANIFICAZIONE PAG. 8

I PRINCIPI FONDAMENTALI
NELLA GESTIONE DI UN PROGETTO PAG. 10

DEFINIZIONE DELL'OBIETTIVO PAG. 10

SEQUENZIALITÀ PAG. 11

LA CERTIFICAZIONE
DEI PROGETTI PAG. 14

CONCLUSIONI PAG. 15

TROVA LA VIA D'USCITA

2 PER I TUOI PROGETTI
PROJECT MANAGEMENT
COSA È E A CHI SERVE

Il Project Management è una disciplina fondamentale per gestire tutti

i tipi di progetti che ci si trova ad affrontare. Questo è infatti un tema con
caratteristiche molto differenti dalla gestione dei processi, con variabili,
metodologie ed indici di performance spesso molto diversi.
La gestione dei progetti o Project Management è una “disciplina” che serve
per gestire in modo efficace i progetti che le aziende si trovano ad affrontare.
Tutte le aziende infatti vivono (a volte inconsapevolmente) quotidianamente di
progetti di vario tipo: imparare a gestirli significa fornire alle aziende strumenti
fondamentali per aumentare l’efficacia (do the right things) e l’efficienza (do
the things right).

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PER I TUOI PROGETTI 3
 DEFINIZIONE DI PROGETTO:
“Il complesso di attività correlate
tra loro e finalizzate a creare
prodotti o a pubblicare servizi
rispondenti a obiettivi specifici
determinati” (Wikipedia).
Un progetto non è quindi
semplicemente il disegno di ciò che
devo andare a realizzare (che in
inglese si traduce con “Design”), ma
è l’insieme di attività che devo
TROVA LA VIA D'USCITA
4 PER I TUOI PROGETTI
svolgere per giungere ad un obiettivo
prefissato (in inglese “Project”).
È, in altre parole, lo svolgimento di
un “piano” studiato per raggiungere
una meta predefinita. Laddove c’è un
obiettivo da raggiungere, il progetto
è l’insieme di attività necessarie per
raggiungere tale obiettivo.
Da queste definizioni deriva
immediatamente una prima regola
fondamentale nella gestione dei
progetti: avere ben chiari gli obiettivi
del progetto.
ELEMENTI E TIPOLOGIE
DEL PROGETTO
Vediamo anche la definizione
di progetto fornita dal Project
Management Institute: “Un Progetto
è uno sforzo temporaneo sostenuto
per creare un prodotto o servizio unico”.
Quando ci si trova ad avere a che
fare con un “progetto”:
Temporaneità: un progetto è
tale (in senso stretto) se ha un
inizio e soprattutto una fine.
Detta in altri termini se non
riesco ad intravvederne la fine
probabilmente non sto parlando
di un progetto (magari di un
processo?).
Creazione: Un progetto è volto
a creare, realizzare qualcosa.
Unicità: L’oggetto della
creazione è unico, non ripetitivo.
Quindi in ambito aziendale quali
sono i progetti che ci si può trovare
ad affrontare?
Partiamo da quelli più “comuni” tipici di
ambiti di produzione “su commessa”:
Realizzazione di opere civili/
infrastrutturali (i.e. edifici).
Realizzazione di opere
infrastrutturali (i.e. nuovo ramo
di rete elettrica).
Costruzione di mezzi (i.e.
nave).
Realizzazione di impianti (i.e.
pozzo petrolifero).
Realizzazione di pezzi o
macchinari specifici (i.e.
Engineering to Order).
Tutti questi tipi di produzione possono
poi essere distinti in base al fatto che
la realizzazione venga effettuata su
disegno/specifica del cliente (e
quindi il progetto vedrà solo la parte
di realizzazione), o che il progetto
comprenda anche la parte di “design”
(detta anche fase di “progettazione”,
con qualche confusione a livello
terminologico).
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PER I TUOI PROGETTI 5
 LO SVILUPPO DI NUOVI PROGETTI
ED I PROGETTI DI RINNOVAMENTO

Vi è inoltre un’ulteriore importante avere una strutturazione molto ben

categoria di progetto che spesso viene
affrontato in azienda ed è lo sviluppo
di nuovi prodotti (NPD – New
Product Development).
Questa area ha infatti tutte le
connotazioni di un progetto e
come tale dovrebbe essere affrontata.
Spesso vista semplicemente come fase
“creativa”, mentre invece dovrebbe
definita.
Lo sviluppo di nuovi prodotti è un
tema che risponde pienamente
alla definizione di progetto in
quanto è un’azione temporanea
(finisce con la creazione o con la messa
in produzione del nuovo prodotto), è
ovviamente un'azione di creazione
ed è unica (pur potendo portare alla
produzione di molti pezzi).

In qualsiasi azienda nascono inoltre tutta un’altra serie di progetti

che spesso si è portati a sottovalutare o a non classificare e
a non gestire come tali.
Appartengono a questa categoria tutti i progetti di rinnovamento
aziendale quali:
• Modifiche organizzative (i.e. spostamento della produzione).
• Spostamento/apertura nuove sedi.
• Modifica di processi (produttivi e/o di gestione).
• Progetti IT.
• Formazione.

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6 PER I TUOI PROGETTI
Questi sono esempi di progetti che
spesso non vengono affrontati
con la giusta attenzione perché
ritenuti a basso impatto o non
direttamente coinvolti nel “core
business” aziendale. Se è vero
tuttavia che (a volte) i singoli progetti
di questo tipo non impattano in
maniera diretta nella vita aziendale,
molto spesso la loro sovrapposizione
(o il loro “intreccio”) condiziona
pesantemente il lavoro e la
gestione dell’azienda.
È importante quindi gestire bene
non solo i progetti derivanti da
commesse esterne, ma anche i
progetti “interni” il cui successo
spesso impatta in maniera sostanziale
sul successo aziendale.
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PER I TUOI PROGETTI 7
 L’IMPORTANZA
DELLA PIANIFICAZIONE
Il primo e forse più importante dei
“principi” di buona gestione dei
progetti è quello per cui è necessario
“pianificare prima di fare”.
Anche se può sembrare scontata
questa regola è in realtà molto spesso
ignorata, in particolare in ambienti dove
viene enfatizzato l’aspetto del “fare”
perché si ritiene che “pianificare”
o “gestire” siano attività che
sottraggono tempo ed energia alla
fase esecutiva.
In realtà le metodologie di Project
Management ci insegnano che
questi aspetti sono preponderanti
e fondamentali rispetto alla
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8 PER I TUOI PROGETTI
esecuzione del progetto, proprio in
virtù dell’unicità di questa esecuzione.
Nel mondo del Project Portfolio
Management si dice che vi sono due
risultati fondamentali da ottenere: “do
the right things” and “do the things
right”. Ma esattamente in quest’ordine:
è necessario prima essere sicuri
di fare le cose giuste, funzionali
all’obiettivo che ci si è preposti. Poi
però ci si deve assicurare di farle
nel modo corretto. Questo vale sia,
su scala più ampia, nella scelta dei
progetti da portare avanti; sia, nel
singolo progetto, nel decidere prima la
strategia di esecuzione, e poi nell'iniziare
l’esecuzione vera e propria.
Il PMBoK (Project Management
Body of Knowledge, uno dei testi di
riferimento sulla materia) cita tra i primi
processi da seguire per gestire un
progetto (in totale sono più di quaranta)
il “Develop Project Management
Plan”: anche il modo con cui si andrà
a gestire il progetto deve, infatti,
essere pianificato. E prima ancora di
pianificare il progetto stesso!
Questo approccio è notevolmente
diverso da quello con cui, soprattutto
in alcuni settori produttivi, si affrontano
le attività progettuali. Spesso si è
infatti portati a dare più (o totale)
importanza all’aspetto “esecutivo”,
considerando meno importante (o, nel
caso peggiore, addirittura una perdita
di tempo) la fase di pianificazione e
quella di gestione.
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PER I TUOI PROGETTI 9
 I PRINCIPI FONDAMENTALI
NELLA GESTIONE DI UN PROGETTO
DEFINIZIONE DELL’OBIETTIVO
La cosa più importante nella definizione
di un progetto è sempre la definizione
degli obiettivi che si intende
raggiungere. Che possono essere
differenti per ambito o per aspettative
dei vari interlocutori: cosa si aspetta
il cliente? Cosa si aspetta il team
di progetto? E l’azienda incaricata
del progetto?
Anche se può sembrare banale (e a
volte proprio per questo lo si dà per
scontato), la definizione degli obiettivi è
uno degli aspetti spesso più trascurati
nell’avvio di un progetto. E non è un
caso se tra le cause principali di
fallimento dei progetti, riportata in
tutte le statistiche di questo tipo (ce
ne sono moltissime), vi è sempre la
definizione imprecisa degli obiettivi del
progetto.
Si aggiunga, inoltre, che appartiene a
questo ambito anche la problematica
dei cambiamenti che, inevitabilmente,
intervengono durante la vita di
un progetto (“nessun progetto
termina come lo si era pianificato”
cita una delle massime più comuni in
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10 PER I TUOI PROGETTI
questo ambiente). Se si è ben definito
l’obiettivo di un progetto è molto facile
individuare un cambiamento e gestirlo
quindi come tale; in alternativa, vi
saranno dispute su ciò che si intendeva
“incluso” o “escluso” da un progetto.
La definizione chiara degli obiettivi
permette inoltre di misurare le
performance del progetto e del
team (compresa quella del “Project
Manager”), in modo da poter capire
gli eventuali errori e cercare di evitare
di compierli nel progetto successivo.
Infatti se, come abbiamo detto fin
dall’inizio, ogni progetto è unico, è vero
anche che un’azienda normalmente
effettuerà progetti in qualche modo
simili tra di loro e il processo di
gestione (come tutti i processi), può
e deve essere soggetto a revisione,
per verificare la possibilità di un
miglioramento continuo.
Tutto questo è possibile se l’obiettivo è
stato definito all’inizio o nelle primissime
fasi del progetto. In alternativa, è
impossibile misurarne il successo o,
addirittura, l’avanzamento.
 SEQUENZIALITÀ

• Time series: Forecast delle • Causal Analysis: Forecast delle

Unavendite
delledi prodotti esistenti
definizioni sulla
di progetto Edvendite di prodotti
è per questo che unoesistenti sulla
degli strumenti
base
date dello storico
all’inizio del venduto.
di questo articolo lo piùbase di interviste
utilizzati raccolte per di un
per la pianificazione
descrive come “un insieme di attività identificare
progetto è il i diagramma
driver degli andamenti
di Gantt
• Diffusion Model:
correlate…”; quindi Forecast delle
un progetto di mercato.
(dal nome del suo inventore, Henry
è vendite
un insiemeper nuovidi prodotti
“cose sulla base
da fare” Gantt), che rappresenta la dimensione
di analogie
(=attività), maconcheil non
comportamento
devono essere •
delTrial Rate:
tempo Forecast
nell’asse delledelle vendite
ascisse e le
considerate indipendentigià
di mercato di prodotti esistenti
una dall’altra, di nuovi prodotti sulla base di
attività da fare, con la loro sequenza,
e per i quali si ha a disposizione
bensì correlate tra di loro. Esiste, lo interviste
nelle raccolte
ordinate. La in occasione delle
lunghezza di
storico
quindi, una del venduto.delle attività che
sequenza preview
barre del prodotto.la durata di
rappresenta
caratterizza il progetto. Che pertanto, un’attività e la freccia che le collega è il
non è un semplice elenco di cose da “legame logico” che determina il tipo
fare, ma una sequenza precisa e una di sequenza (alcune attività possono
successione logica. essere in parallelo).

Diagramma di Gantt

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PER I TUOI PROGETTI 11
 Esiste una metodologia precisa (CPM
- Critical Path Method), che viene
utilizzata per determinare l’esatta
schedulazione delle attività, a partire
dalla durata, dai vincoli di sequenzialità
o dai cosiddetti “vincoli esterni”.
L’aspetto importante è, tuttavia,
legato al fatto che in una fase iniziale
del progetto (nota come fase di
“planning”) è necessario non solo
individuare le attività da fare, ma
TROVA LA VIA D'USCITA
12 PER I TUOI PROGETTI
anche riflettere su quale sia la
sequenza migliore (o in qualche
caso obbligata), che le stesse devono
avere, in modo da ottenere un piano
di cosa e quando si deve fare. Partire
con un progetto, senza avere definito
prima la sequenza delle cose da fare,
può portare a risultati disastrosi o, nel
migliore dei casi, a delle inefficienze
legate solo al fatto di non aver
dedicato il giusto tempo alla riflessione
sull’organizzazione del progetto.
Per fare un esempio pratico,
pensiamo al classico caso della
costruzione di un edificio e
proviamo ad immaginare se la prima
cosa che venisse portata in cantiere
- prima ancora degli scavi -, fossero le
finiture o le tegole del tetto…
Un'ulteriore riflessione sul tema della
sequenzialità, è legata al fatto che
tutte le attività di un progetto, in
un modo o nell’altro, hanno un costo
(che non significa necessariamente
una spesa…). Ed è quindi opportuno
collocare le attività nel tempo,
in modo da avere una corretta
distribuzione dei costi nel tempo:
nella maggior parte dei casi, oltre
alle inefficienze, sarebbe anche
estremamente dispendioso
iniziare subito tutte le attività.
Nell’esempio di prima, proviamo
a pensare al costo che avremmo
se facessimo arrivare tutti i
materiali necessari ad un cantiere
contemporaneamente, all’inizio dello
stesso!
La sequenza delle attività ha
molti altri risvolti, in quanto da questa
dipende la distribuzione dei costi
e dell’occupazione delle risorse
durante la vita del progetto, temi che
vengono approfonditi altrove.
TROVA LA VIA D'USCITA
PER I TUOI PROGETTI 13
 LA CERTIFICAZIONE
DEI PROGETTI
Vi sono molti istituti e associazioni che
oggi si occupano del tema del Project
Management, spesso affrontandolo
con approcci differenti. Molti di questi
istituti consentono agli iscritti di
conseguire una “certificazione”
ISTITUTO/ASSOCIAZIONE
PMI – Project Management
Institute
AXELOS
IPMA – International Project
Management Association
ISIPM – Istituto Italiano di Project
Management
ASSIREP – Associazione Italiana
Responsabili ed Esperti di
Gestione Progetto
Movimento Agile
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14 PER I TUOI PROGETTI
relativa alla gestione dei progetti.
Nella tabella seguente si riportano i
principali istituti e le certificazioni
fondamentali proposte, ognuna delle
quali si basa su una serie di prerequisiti,
su un percorso di studio e su un esame.
SITO PRINCIPALI CERTIFICAZIONI
www.pmi.org CAPM® - Certified Associate in Project
Management
PMP® - Project Management Professional
PgMP® - Program Management Professional
PfMP® - Portfolio Management Professional
PMI-SP® - Scheduling Professional
PMI-RMP® - PMI Risk Management
Professional
PMI-ACP® - Agile Certified Practitioner
Professional
PMI - PBA® - Professional in Business
Analysis
www.axelos.com Prince2® - PRoject IN Controlled Environment
MSP® - Managing Successful Programmes
M_o_R® - Management of Risk
MoP® - Management of Portfolios
P3O® - Portfolio, Programme and Project
Offices
MoV® - Management of Value
ipma.ch Project Management Professional – IPMA
level D
Certificated Project Manager – IPMA level C
Certificated Project Manager – IPMA level B
Certificated Project Director – IPMA level A
www.isipm.org Certificazione ISIPM-Base
ePMQ – European Project Management
Qualification
www.assirep.it Gestisce, pubblica e mantiene i seguenti
Elenchi:
Elenco Professionale PM_L7
Elenco Professionale PM_L6
www.agilealliance.org Insieme di metodologie (i.e. Scrum)
www.agileday.it
 CONCLUSIONI
La gestione di un progetto (che
comprende ma non si identifica con
la realizzazione), è una disciplina
molto vasta affrontata da varie
L'AUTORE
Maurizio Ciraolo
Responsabile di Horsa
Plan. PMP® – Prince2®
Practitioner - P3O® (Portfolio,
Programme and Project
metodologie. Vi sono alcuni principi
di fondo che vanno tenuti in profonda
considerazione, prima di affrontare un
qualsiasi progetto.
Offices) - Oracle Primavera
Implementation Specialist
- Change Management®,
AgilePM® - PMO Value
Ring® Practitioner , PMI-
PBA®.
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 Horsa Plan è la Business Unit di Horsa Group,
che supporta i clienti nel migliorare la gestione
dei progetti, attraverso attività di formazione,
di consulenza organizzativa e di fornitura e
integrazione di software dedicati.

A cura di Marketing
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16& Communication Dept.
PER I TUOI PROGETTI
Horsa Group www.horsa.com