CONTROL DE DOCUMENTOS Revisión No.

0
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE
PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO Página 1 de 11

1. Objeto:

Establecer lineamientos para asegurar los procesos de selección de docentes y de personal administrativo de la empresa xxxxxxxxxxxxxxxx

2. Alcance:

Este documento está dirigido a todo el personal directivo responsable de llevar a cabo la gestión de selección de personal docente y administrativo
(secretarias, auxiliar contable y servicios generales)

3. Responsables:

Vicerrectoría Académica, Decanos, Decanos de División, Coordinador del CAU, Coordinadores Nacionales, Coordinadores de Programa, Personal
encargado del área de selección y desarrollo de la división de Talento Humano

4. Control de Cambios:

Documento Inicial

5. Referencias Normativas:

Documentación del SGC para elaborar procedimientos

ELABORO: FECHA: REVISO: FECHA: APROBO: FECHA:

MARZO 15 DE 2.020 MARZO 15 DE 2.020 MARZO 15 DE 2.020
DOCENTE PROGRAMA DE COORDINADOR DEL PROGRAMA DE DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y TECNOLOGÍAS DUAD
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PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO Página 2 de 11

6. Descripción de las Actividades:

6.1 Selección de Docentes:

Cuando se requiere hacer un cambio de docente bien sea por renuncia, terminación de contrato u otro factor, los pasos para hacer la solicitud son los
siguientes:

ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

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MARZO 15 DE 2.020 MARZO 15 DE 2.020 MARZO 15 DE 2.020
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INICIO
ELABORAR CARTA DE
SOLICITUD DOCENTE
Elaborar una carta dirigida a
vicerrectoría explicando el contexto
de la solicitud, la asignación
académica y la proyección a cumplir
del candidato

Adjuntar el formato de requisición

FORMATO DE docente Coordinación Académica del Formato de Requisición Docente
REQUISICION programa - Decanatura de División a
DOCENTE
la que pertenezca el programa

ENVIAR CORREO A
DECANATURA DE
DIVISIÓN PARA
HACER LAS FIRMAS

ENVIAR EN FISICO LA
DOCUMENTACIÓN A
VICERRECTORIA
ACADÉMICA

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ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

1

REVISAR LA
DOCUMENTACION
REMITIDA POR
DECANATURA DE
DIVISIÓN

NO

VICERRECTO
RÍA
ACADÉMICA
SI DA SU AVAL
Aval para dar continuidad al proceso Vicerrectoría académica
con talento humano
ENVÍA LA SOLICITUD A
COORDINACIÓN DE
SELECCIÓN Y DESARROLLO

ENVÍA AL DECANO DE CADA

FACULTAD LOS DOCUMENTOS
DE LOS CANDIDATOS

Coordinación de Selección y Hojas de vida de los candidatos

HOJAS DE VIDA DE LOS
CANDIDATOS
desarrollo Formato de Entrevista
FORMATO DE ENTREVISTA Formato de simulación docente
FORMATO DE SIMULACIÓN
DOCENTE
2

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ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

ENVIAR UN CORREO AL
Remitir al departamento de selección Decanatura de cada facultad
DEPARTAMENTO DE las hojas de vida de los candidatos,
SELCCIÓN CON LOS
DOCUMENTOS DE LOS
formato de entrevista y formato de
CANDIDATOS simulación docente vía correo
electrónico y en físico
ELABORAR LAS PRUEBAS
CORRESPONDIENTES Se aplican las pruebas al Docente Oficina de Selección Pruebas psicotécnicas, de
Candidato conocimiento

PRESENTAR LOS Se remiten a vicerrectoría académica Oficina de Selección

RESULTADOS DE LA
PRUEBA los resultados de la prueba

NO

EL CANDIDATO
Vicerrectoría académica da el aval Vicerrectoría académica
ES APTO PARA correspondiente para que el Docente
OCUPAR EL
CARGO? Candidato inicie el proceso de
contratación
SI

ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

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3
Después del aval final de
SE ENVÍA UN CORREO
vicerrectoría académica, se envía un Departamento de Selección
NOTIFICANDO EL CIERRE correo a la decanatura de división, a
DEL PROCESO Y LA
FECHA DE INICIO DEL
la coordinación nacional de los CAU
CONTRATO DEL NUEVO la novedad de contratación del nuevo
DOCENTE
docente

FIN

6.2 Selección de Administrativos

Cuando no se tiene secretaria, auxiliar contable o persona de servicios generales, bien sea por renuncia, terminación de contrato u otro factor, los pasos para
hacer la solicitud son los siguientes:

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INICIO

ELABORAR FORMATO
DE REQUISICIÓN

Se elabora el formato de requisición Coordinador

FORMATO DE
en el momento en que se entera de la
REQUISICION DE
TRABAJADORES vacante

Formato de requisición de
trabajadores
ENVIAR CORREO A
LA COORDINACIÓN
NACIONAL DE LOS
CAU

FIRMAR EL FORMATO
DE REQUISICIÓN El formato de requisición se debe Coordinador nacional
firmar para tener el aval y continuar Decanatura de División
con el proceso
1

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NO

LA
REQUISICIÓN
CUENTA CON
EL AVAL DE
FIRMAS?
SI
Enviar a la coordinación nacional del Coordinador Formato de requisición de
CAU al correo xxxxxxx trabajadores con firmas
ENVIAR LA REQUISICIÓN
CON FIRMAS AL
DEPARTAMENTO DE Envío digital al correo: xxxxxxxxxx
GESTIÓN DEL TALENTO
HUMANO

Se remiten las hojas de vida de los

ENVÍA HOJAS DE VIDA DE candidatos del proceso al Departamento Hojas de vida de los candidatos
CANDIDATOS
coordinador del CAU

HOJA DE VIDA DE LOS

CANDIDATOS

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ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

2
INFORMAR SOBRE LOS TRES
MEJORES PERFILES QUE SE
AJUSTAN A LA VACANTE
Se revisan las hojas de vida de los Coordinador Correo electrónico
candidatos y se informa al
departamento de selección,
escogiendo las tres mejores

ENVIO DEL FORMATO DE

ENTREVISTA Y EVALUACIONES

Despúes de haber seleccionado las Departamento de Selección Formato de entrevistas y

FORMATO DE tres hojas de vida se remite el evaluaciones
ENTREVISTAS Y formato de entrevistas y evaluaciones
EVALUACIONES al coordinador

ENTREVISTAR AL CANDIDATO Y Se realiza la entrevista y se Coordinador Formato de entrevista y evaluaciones

APLICAR FORMATOS
diligencian los formatos requeridos. aplicado al candidato
Para el caso de Auxiliar Contable se
requiere un proceso de seguridad con
3 empresa externa

ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

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EMITIR UN CONCEPTO Y
RECOMENDACIÓN PARA
OCUPAR LA VACANTE Se envía un correo a Decanatura de Coordinador Correo Electrónico
División informando el concepto y
NO recomendación del candidato para
ocupar la vacante
EL
CANDIDATO
ES APTO
SI PARA
OCUPAR LA
VACANTE

Se valida el correo enviado por el Decanatura de División

AVALAR LA FUTURA coordinador con la firma de Coordinación nacional
CONTRATACIÓN A TRAVÉS
DE CORREO ELECTRÓNICO decanatura de división y la
coordinación nacional
Correo electrónico impreso y firmado
REMITIR EL CORREO Se remite el documento impreso al Coordinación nacional
IMPRESO Y FIRMADO
departamento de selección

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ELABORO: FECHA: REVISO: FECHA: APROBO: FECHA:
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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y TECNOLOGÍAS DUAD

4
SE INFORMA EL CIERRE DEL
PROCESO Y LA FECHA DE INICIO
DEL NUEVO COLABORADOR
FIN
ELABORO:
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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
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Después de conocer el concepto
emitido por Decanatura de División y
la coordinación nacional del
departamento de selección envía un Departamento de Selección Correo electrónico
correo informando el cierre del
proceso y la fecha de inicio del nuevo
colaborador
FECHA: REVISO: FECHA: APROBO: FECHA:
MARZO 15 DE 2.020 MARZO 15 DE 2.020 MARZO 15 DE 2.020
COORDINADOR DEL PROGRAMA DE DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
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