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ARCHIVISTICA GENERALE 5

"Archivi e informatica" , Guercio, Pigliapoco, Valacchi

CONSERVAZIONE DI ARCHIVI DIGITALI


Nodi concettuali, vincoli, criticità organizzative  della conservazione risorse digitali
Doc prodotti in ambiente digitale considerati oggetti fisici durevoli , conservabili in forma originale in arco di
tempo lunga durata, aspetto rilevante: oggetto inalterato nella sua fisicità. Risorse digitali invece soggette a
un continuo processo di trasformazione, che implica rochi di perdite/manipolazioni. 

Smaterializzazione fonti documentarie è sia vantaggio che limite dimensione informatica nuove memorie.
Inevitabile limite intrinseco di materiali che richiedono molteplici mediazioni, strumenti, risorse per essere
utilizzati. 
Conservazione in ambiente digitale è funzione attiva e continua nel tempo: tempi intervento x mantenimento
memoria devono essere precoci; fragilità supporti, facilità manipolazione e rischi perdite x errori o distrazione
richiedono investimenti x controllo e sistemi sicurezza; conservazione digitale non compatibile con
trascuratezza relativa a sistema conservativo tradizionale; obsolescenza fenomeno irreversibile; indifferenza
mercato e legislatore per conservazione lungo periodo.

Evoluzione continua tecnologie porta a obsolescenza di hardware e software tale da chiedere interventi
modifica file. Soluzione individuata nei sistemi documentari nella fase di formazione dei documenti,
necessità di documentare interventi di modifica x assicurare: 
-trasmissione fedele documenti nel lungo periodo
-disponibilità tecnologie aggiornate per gestione e accesso
-tutela riservatezza.
Per automazione sistemi documentari servono standard, regole, procedure x due obiettivi: 
1) autenticità: identificazione e garanzia integrità
2) accesso di lungo periodo ai sistemi documentari 

Indispensabile circoscrivere analisi a strumenti che assicurano che doc informatici siano mantenuti
accessibili e utilizzabili nel lungo periodo, in un ambiente sicuramente diverso da quello originario. Funzione
conservativa è complesso articolato e dinamico di attività, strumenti, procedure che richiedono un quadro
normativo di riferimento. Non semplice far riferimento a una dimensione unitaria della questione .
Non solo contenuto non più legato al supporto (a differenza ambiente cartaceo), ma anche rapporti tra
contenuto e struttura ormai totalmente separabili: contesto documentario e sua descrizione sempre più
complessi da identificare.

Paradosso conservazione in relazione a duplicità richieste utenti: da una parte mantenimento forma
originaria, ma anche garanzia di un accesso dinamico e interattivo che inevitabilmente porta cambiamenti
forma doc. Necessario anticipare attività finalizzate a conservazione già dalla fase di formazione delle
risorse documentarie medesime; necessario intervenire sui modi in cui risorse vengono prodotte
originariamente. Indispensabile:
-definire la responsabilità per temuta documenti
-utilizzare formati standard sia per formazione e tenuta doc che per ordinamento e gestione.
Progettazione sistemi informatici dovrebbe affidata a personale esperto, in grado di operare in ambienti
multidisciplinari tenendo conto standard nazionali e internazionali da rispettare.

In assenza standard e politiche condivise, pericolo documenti che non si producono in contesto
organizzativo definito e controllato, soprattutto x ciò che concerne corrispondenza personale, materiali di
studio e discussione, prodotti ricerca scientifica.

Il quadro normativo
Normativa nazionale inadeguata per sua complessità e frammentarietà; legislatore disposizioni non sempre
coerenti e inserite spesso in modo confuso in un serie diversificata di disposizioni, orientate più
all'informatizzazione che non problemi di conservazione.

Testo unico sul doc amministrativo DPR 445/2000 alcune disposizioni su conservazione: 


-salvataggio periodico su supporti removibili, conservati in duplice copia in luogo sicuro
-informazioni rimosse dal sistema devono essere leggibili
-obbligatorio log del sistema (registrazione e verifica interventi degli utenti)
-dati di segnatura del protocollo
-requisiti doc informatici: identificabilità autore, sottoscrizione, idoneità della registrazione di protocollo,
accessibilità, leggibilità, interscambiabilità
-formati devono garantire non modificabilità strutture e contenuti
-obbligo di incorporare in modo irreversibile immagini, suoni, video, perché parti integranti doc digitale.

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DPR 68/2005 uso particolare della posta elettronica, cosiddetta posta elettronica certificata (PEC) da usare
non solo rapporti con pubblica amministrazione, ma tra privati cittadini, garantisce autenticazione mittente,
blocco comunicazioni che contengono virus, data certa di spedizione e consegna messaggi; inoltra avviso
mancato recapito, log messaggi, compatibilità posta elettronica ordinaria. Gestori sistemi posta elettronica
devono conservare traccia operazioni per trenta mesi. Utilizzo della PEC non è di per sé strumento capace
di garantire conservazione materiali documentari trattati.

D. Lgs 82/2005 approva il Codice dell'amministrazione digitale, testi in vigore per disciplina su doc
informatico e scambio comunicazioni digitali cittadino-pubblica amministrazione. Necessità che sistema dei
doc rispetti tali condizioni:
-integrità doc
-leggibilità e agevole reperibilità doc e informazioni identificative
-rispetto misure sicurezza
Sono affermazioni importanti ma generiche, non sufficienti a fornire assicurazioni concrete a amministrazioni.
Normativa regolamentare in via di definizione, nuovi principi delle regole tecniche prevedono che:
>conservazione doc digitali (così nati o digitalizzati) mediante uso di supporti standard
>ogni soggetto produttore definisca un vero e proprio sistema di conservazione, basato su responsabilità
specifiche, che definisca requisiti conservazione x diverse tipologie doc, gestisca procedure di sicurezza/
tracciabilità, renda disponibile descrizione archivio, adotti misure per sicurezza sistema, richieda presenza
pubblico ufficiale, verifichi periodicamente effettiva leggibilità doc conservati e attesti apposizione sua firma
digitale.
Prevista inoltre catena delle responsabilità per la custodia, che include possibilità delegare le funzioni di
conservazione.

Codice amministrazione digitale importanti principi anche in materia di conservazione:


-conservazione doc digit. mediante memorizzazione su supporti basati su sistemi di registrazione con
tecnologia laser
-garanzia integrità assicurata con apposizione del riferimento temporale e firma digitale del responsabile
conservazione o pubblico ufficiale
-consentita la delega: totale o parziale a una o più persone competenti, delega di esercizio non implica la
delega di responsabilità, che rimane a soggetto produttore; distruzione doc analogici consentita dopo
completamento procedura conservazione digitale. 
Evidente che sistemi di informatizzazione siano complessi e poco gestibili da enti di piccole dimensioni;
soluzione è costituzione di centri dedicati a funzione conservazione archivi digitali. In caso di delega
necessario figure professionali e idonee.

Problema conservazione doc digitali ancora privo soluzioni solide: legislatore soluzione uso firma digitale,
cioè meccanismo basato su verifica a lungo termine del flusso di bit. Firma digitale non costituisce strumento
idoneo a garantire persistenza nel tempo delle memorie informatiche (firma e certificato scadenza in 20 anni
e poi problemi obsolescenza tecnologica). Soluzione non è tecnologica ma organizzativa; necessario si
definiscano iniziative politiche di sensibilizzazione e strategie/policy comuni x istituzioni volte a
conservazione patrimonio culturale; necessità adottare procedure normalizzate che permettano creazione
depositi digitali affidabili, autenticità/accessibilità doc nel lungo periodo, definizione di responsabilità
verificabili, valutazione e contenimento costi.

Autenticità documenti digitali


Requisito fondamentale x conservazione è mantenimento autenticità, ma anche della leggibilità e
intelligibilità nel tempo della produzione documentaria. Obiettivo della conservazione 2 aspetti critici in
contraddizione: integrità e identificazione univoca e certa dei doc da un lato, capacità accedere ad essi
dall'altro. Identificazione univoca e certa dei doc coinvolge le relazioni documentarie, cioè appartenenza del
singolo al complesso documentario. Però continua evoluzione tecnologica porta instabilità e obsolescenza,
quindi impossibile garantire intangibilità dei documenti e loro uso nel tempo. Doc elettronici sottoposti a
continui  interventi di trattamento che li modificano. Problema di identificare quali siano modificazioni
accettabili; trovare punto equilibrio, stabilire quali componenti possono subire modificazioni e definire in cosa
consiste autenticità doc.

Progetto internazionale InterPARES approfondimento su requisiti autenticità: prima


conclusione=conservazione a lungo termine tradursi solo nella produzione di copie autentiche di doc digitali
autentici, dato che accesso alle fonti implica modifiche al flusso di bit. Problema autenticità richiede
definizione che tenga conto di distinguere tra:
-assicurazione di autenticità x doc ancora attivi presso sogg produttore e che subito processi di migrazione
-mantenimento autenticità x doc già versati in archivi storici e destinati a conservazione permanente
-verifica autenticità x doc nella fase di trasferimento da ambiente di produzione a quello di consultazione fini
di ricerca

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Conservazione di fonti informatiche oggetto di migrazione implica rinuncia garanzia di originalità doc
conservati in ambienti tradizionali: nei materiali cartacei originalità doc data dal vincolo e verificabile grazie a
segni fisici; in questo caso invece integrità garantita da custodia interrotta che gestisce le condizioni x
verifica e valutazione credibilità fonti stesse. 
Difficile situazione se fonte ha forma digitale e ha subito numerosi interventi di migrazione: a disposizione
utenti solo informazioni e documentazione relative a interventi migrazione. Non è neppure possibile
conservare in copia autentica un doc digitale, si può solo salvare capacità di riprodurlo.

Doc digitali, non più legati indissolubilmente al supporto originario e sottoposti a migrazioni, non contengono
di x sé attributi tradizionali che consentono verifica nel tempo dell'autenticità. Ispezione documento richiede
uso tecnologie anche sofisticate ma non permette di rilevare direttamente manipolazioni. Autenticità
documenti originali può essere soli presunta. Presunzione continua a sussistere se si conservano i requisiti
necessari; compito istituto di conservazione documentare tali condizioni: conservazione in ambiente digitale
richiede che sia documentata non solo la catena di custodia, ma anche sequenza di azioni conservative che
per esso salvaguardia fonte.
Autenticità richiede doc identificati con certezza, mantenuti integri, così come le informazioni. Necessaria
una metodologia capace di: definire schema generale elementi costitutivi doc e suo contesto produzione;
individuare procedure garanti integrità singola fasi doc. Identificare univocamente i doc si traduce
nell'esigenza di mantenere in forma leggibile e intellegibile i dati provenienza, componenti logiche interne,
registrazione con data certa, relazioni documentarie, impronta e certificato per uso firma digitale.
Informazioni devono essere espresse esplicitamente.

Verifica integrità- Condizioni e strumenti di cui struttura conservazione deve verificare esistenza:
-privilegi di accesso
-procedure protezione integrità documenti (sistemi tracciamento localizzazioni e coppie di sicurezza in
ambienti certificati)
-procedure protezione tecnologica
-definizione regole di validazione doc
-procedure per identificazione doc originale in caso esemplari  multipli
-documentazione relativa a rimozione e trasferimento oggetti digitali a fini conservazione
Istituto di conservazione assume proprie responsabilità e svolge funzioni assicurando procedure di controllo
che garantiscano identità/integrità versamento; dimostrando legame tra materiali ricevuti e quelli riprodotti;
descrivendo l'archivio.
Tutti strumenti elencati possono solo presupporre l'autenticità doc digitale. 
Produzione doc informatici si traduce nella conservazione a lungo termine esclusivamente di copie
autentiche di componenti digitali in grado di riprodurre i doc informatici; firma digitale garantisce verifica
autenticità solo nel breve termine; verifica autenticità doc nel medio-lumgo termine ricostruendo la storia del
documento medesimo e dell'archivio di cui è parte: indispensabile conservare documentazione relativa a
migrazioni.

Metadati x conservazione digitale


Metadati=dati che descrivono altri dati, informazioni necessarie a garantire possibilità tenuta, accessibilità,
autenticità e fruizione doc digitali. Accanto a tentativi di produrre insiemi standard di metadati, finalizzati a
conservazione digitale, sforzi per sviluppare strumenti x acquisizione automatica metadati stessi. 
Prima conclusione: indispensabile disporre di un adeguato modello architetturale, coerente con quello
proposto da standard OAIS. Esso stabilisce che informazioni di riferimento ai documenti debbano
organizzarsi per componenti funzionali=4 categorie di metadati:
-informazioni identificative del contenuto (reference information)
-informazioni di contesto x stabilire relazioni tra contenuto e ambiente di produzione (context information)
-informazioni di provenienza, trasformazioni subite (provenance information)
-informazioni di validazione x sancire integrità (fixity information)
Approfondimenti successivi progetto Premis: sviluppare insieme di elementi x conservazione sistemi
documentari digitali. Prodotto finale sono schema XML e un data dictionary, riguardano i metadati di
conservazione.

Depositi digitali
Creazione politiche e linee guida x predisposizione di depositi digitali certificati. Standard OAIS fornisce
anche in questo caso un modello di riferimento generale. Criteri identificati riconducibili a: 
-organizzazione interna
-cooperazione con i produttori e utenti finali
-gestione tecnica del sistema
-gestione tecnica degli oggetti digitali
Italia avviate esperienze a livello regionale con obiettivo di fornire servizi territoriali di conservazione digitale
per enti locali

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Conclusioni: criticità della transizione 
Implicazioni organizzative x funzione conservativa nei nuovi ambienti digitali riguardano in primis
l'individuazione di responsabilità e competenze interdisciplinari. Lati critici:
-complessità gestione unitaria nel caso di sistemi ibridi
-necessario controllo duplicazione archivi e sistemi (cartaceo e digitale)
-qualità processi di validazione e monitoraggio conservazione
-verifica leggibilità e intelligibilità contenuti
-garanzia di integrità e autenticità doc nel tempo
-formalizzazione regole di formazione e gestione sistema documentario
Atre considerazioni:
>disposizioni di legge frammentarie, insufficienti
>definire presto linee d'azione
>transizione al digitale essere governata, evitare rischi della concentrazione

GESTIONE INFORMATICA DOC, FORMAZIONE ARCHIVIO


Oggi convergenza di sistemi su comunicazione digitale: decennio fa esistevano 4 distinte tipologie di reti
(telefonica, radiofonica, rete dati e televisiva) e ciascuna suo terminale dedicato; oggi tale distinzione non ha
più senso, ogni contenuto che non nasce digitale, è digitalizzato alla fonte. 
Questa convergenza trova motivazione nella crescente esigenza delle organizzazioni di avere accesso, in
ogni luogo e momento, a informazioni e doc di cui bisogno e interagire con propri interlocutori. 
Interesse Governi Stati membri dell'UE x digitalizzazione comunicazioni e doc, vista come soluzione x ridurre
i costi e aumentare efficienza organizzazioni; immediato futuro aumento della quantità di doc informatici
prodotti e scambiati tra pubbliche amministrazioni e loro utenti. Numerosi progetti di dematerializzazione,
inoltre:
-n. Elevato enti pubblici attivato procedure di acquisto x via telematica
-Camere di Commercio gestiscono Registro Imprese solo su supporto digitale
-Ministero giustizia progettato il processo telematico
Piano di e-government 2012, quattro obiettivi prioritari:
1. Obiettivi settoriali  (riferiti a Amministrazioni centrali e a Università)
2. Obiettivi territoriali (riferiti a Regioni e capoluoghi)
3. Obiettivi di sistema (mirati a sviluppo infrastrutture)
4. Obiettivi internazionali (x sviluppo rete europea dell'innovazione)
Produzione grande quantità di doc informatici che si affiancheranno a quelli cartacei, sempre più complesse
attività inerenti a formazione, gestione, e conservazione archivi.

Firma elettronica digitale


Complesso norme su uso delle firme elettroniche poggia su Direttiva 93/CE/1999 stabilisce che:
-firma elettronica=strumento indispensabile x sviluppo commercio elettronico, contribuisce a accrescere
fiducia degli utenti nelle transazioni su base informatica
-carattere globale di internet, necessario approccio aperto a tecnologie e servizi che consentono
autenticazione elettronica
Per evitare incompatibilità tra stati membri UE, comitato per la firma elettronica, compiti di:
>definire requisiti relativi a certificati elettronici qualificati, a dispositivi x creazione di una firma sicura
>emanare le norme generalmente riconosciute relative a prodotti di forma elettronica
Specifiche tecniche per firme elettroniche sono definite e aggiornate a livello europeo; Stati membri devono
recepirle, adeguando periodicamente propria base normativa e regolamentare.
Disposizioni contenute in direttiva europea, possibile generare firme elettroniche con valenza giuridica e
forza probatoria diversa in base a livello affidabilità. 

D.lgs 82/2005, recante Codice dell'Amministrazione digitale, firma elettronica=metodo di identificazione


informatica, generabile con un qualsiasi dispositivo che permetta di applicare i dati x creazione della firma
elettronica. Essa può avere basso livello di sicurezza e affidabilità ("firma debole"), o le procedure di rilascio
dati personali tali da garantire sufficiente grado di attendibilità firme elettroniche , generate in base a
tipologia doc siglato. 

Firma elettronica qualificata=firma elettronica ottenuta attraverso procedura informatica che garantisce
connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali controllo esclusivo e collegata a dati di
riferimento in modo da rilevare manomissioni. È cioè una firma elettronica dotata di grado maggiore di
sicurezza/affidabilità. 
Certificatori=soggetti che prestano servizi di certificazione delle firme elettroniche; rilasciano a chi ne fa
richiesta i certificati elettronici. È qualificato se:
-dimostra affidabilità organizzativa e finanziaria
-personale dotato di conoscenze specifiche
-usa sistemi affidabili, prodotti da alterazioni 
-adotta misure contro contraffazione

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Un certificatore qualificato può inoltre essere accreditato dallo Stato.
Certificati elettronici=attestati elettronici che collegano a identità titolare i dati utilizzati per verifica firme.
Contengono:
~codice identificativo cel certificato
~nome, ragione, denominazione sociale del certificatore
~nome, cognome, cod. fiscale titolare certificato
~dati per verifica firma
~indicazioni termine iniziale e finale periodo validità
Per ragioni sicurezza, un certificato qualificato ha periodo di validità, che va da data pubblicazione suo
codice identificativo nella lista certificati emessi. Se titolare ritiene compromessa sicurezza dispositivo di
firma (furto, smarrimento, distruzione), può richiedere a certificatore la revoca/sospensione suo certificato
elettronico, tramite pubblicazione relativo codice liste di certificati revocati (CRL e CSL).
Certificato può essere in corso di validità, scaduto, sospeso o revocato. Certificatori qualificati obbligo ti
tenere registrazione di tutte informazioni relative a un certificato qualificato  per almeno vent'anni, al fine di
fornire prova in caso di eventuali procedimenti giudiziari.
Sintesi: x generare firma elettronica qualificata occorre un certificato elettronico qualificato, rilasciato da in
certificatore qualificato/accreditato, e utilizzare un dispositivo x creazione di una firma sicura (sul quale il
firmatario abbia controllo assoluto).

Firma digitale
Particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e
una privata, correlata tra loro; consente a titolare, tramite chiave privata, e a destinatario, tramite chiave
pubblica, di rendere manifesta e verificare provenienza e integrità di un doc informatico.
È risultato di algoritmo crittografico a chiavi asimmetriche (algoritmo RSA).
X generare forme digitali persona strumenti necessari, richiedendoli a un certificatore qualificato. Questo
identifica il soggetto, fornisce dispositivo di firma sicuro all'interno del quali due chiavi.

Documento informatico
È rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Non è semplicemente la
traslazione digitale del doc cartaceo: caratteristiche intrinseche oggetti digitali (contesto tecnologico è in
continua evoluzione) rendono i processi di produzione, gestione, conservazione dei doc informatici diversi
rispetto a doc cartacei.

Doc informatico può essere digitato su computer con aiuto software di office automation, oppure da
digitalizzazione di un doc analogico (scansione), o generato automaticamente da un apparato hardware o
software; doc informatico può essere modificato in qualsiasi momento, anche senza volontà esplicita autore.

Il doc informatico cui apposta firma elettronica su piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio. In
caso di contenzioso, giudice può stabilire validità doc sottoscritto con firma elettronica, valutando grado di
affidabilità che può essergli riconosciuto. 

Doc informatico sottoscritto con firma digitale/altra firma qualificata ha efficacia riconosciuta. A doc
informatico con firma digitale è attribuito valore giuridico equivalente a scrittura privata; onere x chi non
riconosce come propria la firma, di fornire prova esistenza manomissione. Apposizione firma digitale integra
e sostituisce apposizione sigilli.

X stabilire validità firma digitale apposta occorre accertare che il certificato elettronico firmatario non sia
inserito in CRL o CSL temute dal suo certificatore. Tuttavia un doc informatico piena valenza giuridica anche
se al momento verifica firma digitale, il certificato firmatario risulta scaduto o revocato o sospeso, purché al
momento sottoscrizione esso fosse valido. 
X attribuire a doc informatico una data certa, legislatore previsto marche temporali che permettono la
validazione temporale. Processo di generazione marca temporale in 4 fasi. Periodo minimo di conservazione
e quindi di validità marche temporali è 20 anni. In mancanza di marche temporali, possibile validazione
temporale tramite:
-riferimento temporale nella segnatura di protocollo 
-riferimento temporale ottenuto attraverso procedura di conservazione doc
-riferimento temporale ricavato da utilizzo PEC
-riferimento temporale ottenuto utilizzo marcatura postale elettronica

Firma digitale permette accertare integrità doc informatico e identificare sottoscrittore, però potenzialità
riconosciute per un periodo di tempo relativamente breve dalla sottoscrizione. In quanto strumento
tecnologico, anche firma digitale soggetta a obsolescenza. Necessario quindi temere registrazione di tutte
informazioni relative a certificato qualificato per almeno 20 anni.

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Alcuni formati elettronici (pdf) permettono di inserire sequenze di istruzioni che software esegue
automaticamente in fase di lettura. Possibile che doc sottoscritto digitalmente e archiviato con un sistema
che impedisca modifiche, si presenti a utente con contenuto diverso da quello originario a causa di queste
macroistruzioni, che dipendono da parametri esterni al doc stesso.
Da qui esigenza di utilizzare formati elettronici che:
-no contengano macroistruzioni
-siano aperti, standard e documentati
-siano indipendenti da piattaforme tecnologiche 
-siano conformi a disposizioni emanate da autorità competenti.

Posta elettronica certificata


Trasmissione e ricezione doc informatici avviene solitamente tramite posta elettronica convenzionale. Però
servizio che comporta rischi: virus informatici, lettura messaggi da parte sconosciuti (violazione privacy),
modifica messaggi, deviazione/annullamento messaggi. PEC nasce x eliminare tali rischi. Servizio di posta
elettronica certificata erogato solo da gestori inseriti in un elenco gestito da Centro nazionale x informatica
nella pubblica amministrazione (DigitPA), ad eccezione pubbliche ammin. a quali riconosciuta facoltà attivare
autonomamente PEC. Titolare di una casella al punto do accesso deve autenticarsi tramite user-id e
password. PEC assicura riservatezza comunicazioni, controlla presenza di virus. Gestore dopo aver
eseguito controlli si messaggio in ingresso, se non anomalie, invia a mittente ricevuta di accettazione, che
ha effetti probatori. Dopo emissione ricevuta, gestore del mittente genera una busta di trasporto (messaggio
originale+dati certificazione), la firma e la invia a destinatario. Se messaggio ricevuto contiene errori/
proviene da casella posta non certificata, punto ricezione non emette ricevuta ma genera una busta di
anomalia. Punto di consegna esegue stessi controlli punto di ricezione.
Possibile inviare messaggio da indirizzo di posta elettronica convenzionale a uno di PEC e viceversa.
Gestori del servizio di PEC devono tenere traccia operazioni effettuate x trasmissione messaggi in un
registro informatico=log dei messaggi, conservato x trenta mesi e riservato. Pubbliche amministrazioni e
imprese, professionisti iscritti agli albi devono avere una casella PEC; possibilità anche ai cittadini, per
rapporti con pubbliche amministrazioni. 
Altro servizio di comunicazione elettronica certificata è il CEC-PAC.

Carta d'identità elettronica e Carta nazionale dei servizi


Erogazione on line dei servizi delle puliche amministrazioni presuppone soggetti fruitori dotati di strumenti
tecnologici e dati personali che permettano identificazione in rete. 
CIE=documento di identità, munito di foto del titolare, rilasciato su supporto informatico da amministrazioni
comunali (x dimostrare identità anagrafica titolare); carta nata in sostituzione tradizionale cartacea. Può
registrare, a richiesta interessato, informazioni sensibili: gruppo sanguigno, dati biometrici escluso dna,
informazioni occorrenti x firma digitale. Valida fino a 10 anni da data emissione. Limitata diffusione tale carta
spinto il legislatore a introdurre altro strumento per identificazione in rete: 
CNS=carta nazionale dei servizi; in attesa carta identità elettronica, è e,essa da pubbliche amministrazioni
interessate. Contiene un certificato di autenticazione rilasciato da certificatore accreditato, con tutte
informazioni utili x identificazione in rete del titolare. Validità non superiore ai 6 anni. 
CIE contiene elementi esterni necessari x identificazione titolare anche senza ausilio computer, CNS meno
costosa e più facile da emettere; servizi erogabili si dividono in servizi standard e servizi qualificati. Istanze e
dichiarazioni presentate a pubbliche amministrazioni x via telematica valide se autore è identificato da
sistema informatico con uso CIE o CNS.

Gestione informatica documenti e formazione archivio


Introduzione doc informatico nel nostro ordinamento giuridico aggiunto nuovi elementi di complessità nei
processi di formazione e conservazione archivio. Digitalizzazione dei documenti produce benefici solo con
approccio progettuale che consideri aspetti tecnologici uniti a quelli organizzativi, archivistici e giuridici. 

Norma ISO 15489:2001, delineare migliori metodi operativi internazionali x gestione doc; si applica a
insieme operazioni finalizzate a controllo produzione, tenuta, uso e destinazione finale doc
indipendentemente supporto sul quale sono formati. Essa fornisce guida x progettazione/realizzazione di
sistemi documentali di qualità, concentrandosi su politiche, procedure, metodi operativi e responsabilità.
Metodologia imposta da norma è in 8 fasi:
-indagine preliminare
-analisi attività
-identificazione requisiti per documenti
-valutazione sistemi esistenti
-strategie per soddisfare requisiti
-progettazione sistema documentale
-implementazione sistema
-controlli e verifiche 

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Operazioni che permettono di identificare i documenti  e unità archivistiche sono:
1. Registro di protocollo
2. Classificazione
3. Formazione dei fascicoli
Registrazione di protocollo=operazione permette identificare/descrivere documenti ricevuti o spediti da un
ente, fissando data di ingresso e di uscita (Sistema nato in Germania e diffuso in Italia nell'Ottocento).
Registro di protocollo ha anche valenza giuridica, è un atto pubblico; collega il numero progressivo, estremi
cronologici, indicazione mittente o destinatario e descrizione oggetto.
Registrazione di protocollo è obbligatoria x doc ricevuti o spediti da pubblica amministrazione e in generale x
tutti i doc informatici. Dati obbligatori da inserire nella registrazione:
-numero si protocollo
-data di registrazione del protocollo
-mittente o destinatario doc 
-oggetto doc
-data e numero di protocollo del doc ricevuto
Registrazione di protocollo determina memorizzazione doc nell'archivio digitale: non più modificabili o
cancellabili. Ogni registrazione deve completarsi con segnatura di protocollo=apposizione o associazione
delle informazioni circa il doc sull'originale di quello stesso documento: per cartacei=timbro di protocollo, per
informatici=file contenenti informazioni di protocollo.
Registrazione di protocollo può essere annullata dal Responsabile del Servizio, ma non cancellata
fisicamente, restano memorizzate nel sistema. Se non possibile utilizzare sistema gestione informatica doc,
protocollo informatico va fatto su registri di emergenza. 
Registrazione di protocollo necessaria ma non sufficiente: permette descrivere sinteticamente doc, ma non
esplicitare vincolo o nesso archivistico (elemento costitutivo dell'archivio).
Operazioni che rendono evidenti relazioni esistenti tra doc archivio, sono classificazione e fascicolazione,
cioè creano vincolo archivistico. Fascicoli sono unità archivistiche base archivio: riuniscono in un unico
contenitore doc relativi a un procedimento amministrativo. Fascicolo può organizzarsi in sottofascicoli, e a
loro volta in inserti (in essi i doc in ordine cronologico di archiviazione). Formazione di fascicoli guidata dal
titolario di classificazione=strumento archivistico formato da insieme partizioni astratte (categorie, classi,
sottoclassi), gerarchicamente ordinate, che rispecchiano funzioni sogg produttore. Fascicoli sono elementi
terminali del titolario e si dispongono nelle partizioni precostituite in base a oggetto cui si riferiscono.
Classificare doc significa associarlo alla partizione del titolario che individua sua funzione;
fascicolazione=inserimento del doc nell'unità archivistica che raccoglie suoi precedenti o atti relativi stesso
oggetto/persona. Per ogni fascicolo indico:
-indice classificazione
-n.fascicolo
-oggetto fascicolo
-data di formazione
-data di chiusura
-ente/ufficio produttore
Estremi identificativi fascicoli riportati nel repertorio dei fascicoli=elenco ordinato in base partizioni titolario.

Standard internazionale ISO 15489 responsabilità personale in base mansione svolta; Responsabile per la
tenuta del protocollo informatico continuo aggiornamento manuale di gestione dei doc. Manuale deve essere
adottato come atto formale, reso pubblico e comunicato a tutto personale dell'ente. 
  
ARCHIVI STORICI, RISORSE TECNOLOGICHE
Articolato rapporto tra archivi storici e risorse tecnologiche, tale rapporto è diventato parte integrante della
disciplina. Ultimi anni forte incertezza semantica nell'uso di archivistica informatica, in essa man mano
ricomprese problematiche di produzione, gestione, conservazione di archivi informatici e anche le
applicazioni di tecnologia ed archivi prodotti in modo tradizionale e gestiti dall'informatica. Da un lato archivi
informatici=complessi documentari costituiti da doc elettronici, prevedono informatica x intero ciclo vitale;
dall'altro le applicazioni tecnologiche agli archivi, cioè utilizzo risorse tecnologiche x gestire fonti doc
sedimentatesi fuori ambito digitale.
Ultimi anni una costante evoluzione ha complicato il quadro; spinta a uso tecnologia ha determinato nel
nostro paese risposte spesso interessanti ma scomposte: quadro disorganico e insoddisfacente.
Forte frammentazione sistema archivistico digitale italiano, mancata capacità di fare "sistema".
Amministrazione archivistica ha creato almeno tre grandi sistemi informativi distinti (SIAS, SIUSA, Guida
generale) e tra questi non adeguata comunicazione. Debolezza organizzativa centrale vs grande vivacità
periferica, capace di produrre risultati eccellenti ma mai integrati in un sistema complessivo. Fatto nuovo e
importante è realizzazione Sistema Archivistico Nazionale (SAN) imperniato sul Portale Archivistico
Nazionale (PAN)=strumento di accesso comune ai diversi sistemi di descrizione patrimonio archivistico
realizzati dal Ministero beni culturali e altri soggetti.
Altra questione: informatizzazione degli archivi cosa intende? Particolarismi locali o sistema unitario? Nel
contesto digitale la normalizzazione totale è utopica e controproducente, necessario individuare però le linee

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guida. Sullo sfondo resta tema integrazione risorse archivistiche nel più ampio contesto dei sistemi integrati
dei beni culturali, che impone razionalizzazione contenuti specifici e interoperabilità. 
Ulteriore questione: uso del web a fini culturali e archivistici.

Archivi, standard e informatica: rapporto complesso e costruttivo


Non bisogna considerare in modo troppo strumentale le soluzioni tecnologiche disponibili, tentando di
sottometterle a immutabili canoni archivistici, ma valutare opportunità che informatica suggerisce a questioni
archivistiche. Percezione informatica come strumento di lavoro quotidiano ma ruolo centrale anche dibattito
di standardizzazione della descrizione archivistica. Non esiste un rapporto diretto tra standardizzazione della
descrizione e applicazione di informatica agli archivi: standard indipendenti da informatica. Proprio diffusione
della cultura degli standard ha spianato la strada a una corretta e diffusa applicazione dell'informatica agli
archivi. Salto di qualità circa capacità di comunicazione tra archivistica e informatica e su possibilità di
approcci interdisciplinari a progettazione. 
Standard intesi come strumento di analisi dei contesti e contenuti che caratterizzano descrizione archivistica,
capacità di tradurre i risultati di tale analisi in linguaggi condivisibili da comunità più ampie. Dibattito su
standardizzazione posto accento su una interpretazione della descrizione archivistica come strumento x
costruzione comunicazione di informazioni su archivi, sogg produttori, contesti storici produzione. Standard
di cui disponiamo molteplici e ognuno di essi agisce su specifici elementi descrittivi =utilizzazione
complessa, grande sforzo integrazione.
Inoltre standard scontrarsi con peculiarità sistemi archivistici nazionali o locali. Standard:
a - ISAD(G): standard base di descrizione archivistica, il più diffuso, dà indicazioni di ordine generale x
elaborazione descrizioni archivistiche che identifichino contesto e contenuto del materiale
b - ISAAR (CPF): descrivere e individuare soggetti produttori materiale
c - ISDF: descrive in forma normalizzata funzioni soggetti coinvolti produzione e gestione materiale
d - ISDIAH: descrive in modo normalizzato soggetti conservatori materiale
Standard di descrizione tendono a una progressiva specializzazione che comporta crescente complessità
d'uso. Accanto a standard di descrizione devono essere citati altri strumenti, standard di formato.

Tipologie di applicazioni tecnologiche a archivi storici


Molte risorse tecnologiche impattano in modo decisivo sulla mediazione culturale: ruolo dell'archivista è
supportare utenti nell'accesso complessità delle fonti archivistiche, ruolo svolto attraverso serie di attività;
diffusione strumenti telematico fa saltare questo rapporto, immettendo in rete archivi senza
archivisti=conseguenze su corretto utilizzo risorse archivistiche. Obiettivo è creare risorse in grado di offrire
utenti stesse opportunità.
Ricostruire in modo virtuale tutti elementi di contestualizzazione che garantiscono mediazione; strumenti
utilizzati devono costruire risorse che utente, anche senza competenze specifiche, possa usare in modo
corretto. Quindi x qualsiasi risorsa diventa decisiva la fase preliminare di analisi e progettazione, anche in
termini culturali. Mediare adeguatamente tra continuità e innovazione: uscire dalla nicchia propria specificità
professionale attraverso strumenti tecnologici. Evoluzione tecnologica incombe ma basi metodologiche,
standard, linee guida sono solidi. È al livello di consapevolezza e condivisione risorse che si manifestano
segnali di ritardo politico e culturale. 
Quale è approccio più corretto a risorse tecnologiche? Tecnologia non semplifica automaticamente processi
complessi, suo uso non esime da studio approfondito cui essa viene applicata. 
Applicazioni concrete riconducibili a tre tipologie, i cui confini sono labili , sono fortemente complementari.
Tre categorie:
1 - software di descrizione archivistica
2 - sistemi informativi archivistici
3 - risorse telematiche archivistiche
Sottesa a tutte le risorse è digitalizzazione, intesa come trasposizione di strumenti di ricerca da supporto
cartaceo a digitale, deve essere utilizzata con attenzione, uso consapevole.
Problema conservazione nel tempo dei prodotti digitali: tener conto aspetti conservativi ogni qual volta si
sviluppino applicazioni informatiche in ambito archivistico, per conservare nel tempo risorse affidabili. 

Software di descrizione archivistica: caratteristiche e funzionalità 


Caratteristiche: sono strumenti di lavoro concepiti x supportare intervento archivisti sul campo.
Essenzialmente orientati a produzione e gestione contenuti, descrizione e riordino, fruizione fondi archivistici
secondo modalità vicine a tradizionale lavoro archivistico, se non per formalizzazione procedure intervento.
Sono primo anello catena tecnologica in ambito archivi, punto partenza articolato sistema archivistico.
Software di questo tipo in Italia: Arianna, CEIAR, Gea, Sesamo, mentre ancora non piena disponibilità di
software archivistici open source. Consiglio internazionale degli Archivi: software open source ICA ATOM,
tuttavia più strumento di pubblicazione di descrizioni archivistiche che come applicativo x riordino fondi.
Software di cui si parla qui sono strumenti  pensati x supportare lavoro riordino e inventariazione: in loro
progettazione confluiscono concetti/tecniche archivistiche consolidate. Più deboli su restituzione descrizioni
generate, poiché fine è produrre inventari a stampa, o stampabili: limite; necessità esportazione banche dati
verso formati consultabili on line, modulo di restituzione deve essere preminente. 

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Essi supportano serie di attività routinarie: riordino cronologico schede, generazione aggregazioni logiche;
software non solo macchine calcolatrici di archivio ma garantiscono produzione descrizioni standardizzate.
Circa elementi descrittivi e linguaggio usato, essi non supportano molto: subentrano competenze
dell'archivista. Strumenti che presuppongono solide competenze archivistiche specifiche da parte operatore. 
Funzionalità: 
a - descrizione (generazione, descrizione, gestione entità complesso archivistico/soggetti produttori e
conservatori/unità archivistiche)
b - riordino 
c - produzione strumenti di corredo e accesso (generazione strumenti di corredo e modelli di restituzione
digitale)
Software permettono di gestire struttura del fondo nelle sue ripartizioni, creare e denominare diversi livelli
struttura e stabilire relazioni tra questi oggetti.
Fase di generazione e gestione della struttura si svolgono operazioni importanti x impostazione riordino
fondo; soggetti produttori e conservatori, essenziali x contestualizzazione, diversi applicativi ne garantiscono
descrizione, consentendo collegamento a rispettivi complessi archivistici. Generata la struttura, ogni
software consente descrivere e gestire singole unità archivistiche, proponendo per ognuna un tracciato
record modellato su indicazioni degli standard (cambiano in base a struttura che al numero e natura singoli
campi delle unità archivistiche). Descritta unità, la si deve collocare nella struttura del fondo prima generata.
Software permettono relazione unità e aggregazione logica di competenza e il riordino in essa. Efficacia
strumento dipende da competenza chi lo usa. 
Funzionalità produzione strumenti di corredo=consultazione banche dati secondo modalità/interfacce più
amichevoli: necessario distinguere tra immissione dati archivista e consultazione utenti. Funzionalità
inserimento implica possibilità di modificare i dati, ma concepita x sostenere lavoro in fase costruzione/
aggiornamento; funzionalità utenti non possono modificare dati, ma vogliono reperirli il più velocemente
possibile.
Dopo tutte operazioni descritte, banca dati stabile strutturata secondo volontà archivista (consente
aggiornamenti programmati e controllati): difficoltà sta nel fatto di renderla facilmente consultabile utenti, due
possibilità:
1. Produzione strumenti di corredo cartacei (elenchi, guide, inventari..) 
2. Consultazione digitale mediante strumenti resi disponibili dallo stesso software, in ambiente diverso da
quello dove inserimento dati (sempre però vincolato a software)
Terza ipotesi: svincolare consultazione delle banche dati da uso software con cui sono state prodotte:
generare formati e modelli liberi dal software natio. Soluzione più idonea è generazione di file XML 

Strumenti di corredo in contesto digitale: tradizione archivistica elaborato efficaci modelli di classificazione e
descrizione insieme strumenti di corredo archivistici. Classificazioni bisogno di essere rivisitate dinanzi a
nuovi modelli tecnici in cui sono generati e utilizzati strumenti corredo; stan cambiando sia modalità
costruzione questi strumenti che loro stessa natura (non significa comunque mettere in discussione
acquisizioni consolidate). Diffusione strumenti nuovi e cambio approccio a strumenti da parte ricercatori:
distinzione utenti in cercatori=caccia informazione ma no interesse x strutture in cui sono, e
navigatori=disposti a esplorare strutture. A seconda approcci cambiano strumenti di ricerca: utenti meno
archivisticamente condizionati verso archivi partendo da google e yahoo!. Ruolo strumenti ricerca archivistici
digitali è ora più quello di garanzia qualitativa: strumenti costruiti secondo corretti canoni archivistici sono
contenitori di informazioni qualificate.
Rassegna strumenti attualmente disponibili:
-strumenti cartacei (inventari, guide, elenchi)
-digitalizzazione strumenti cartacei (pdf, doc...)
-banche dati di descrizioni archivistiche off-line consultabili mediante software con cui stati prodotti
-banche dati e inventari digital born prodotti con software diversi: XML..
Tipici del contesto digitale:
-sistemi informativi archivistici
-siti web archivistici 
Nuovo concetto strumento di corredo come costruzione dinamica ottenuta da estrapolazione di dati interni ai
sistema cui esso si riferisce, superando limite storico dell'inventariazione archivistica classica. In archivio
informatico inventario non più strumento esterno al fondo (cioè una sua descrizione), ma diventa una sorta di
motore di ricerca che agisce dall'interno sul complesso archivistico. 

Allargare politiche di produzione strumenti di corredo in età digitale. Rapporto tra opportunità digitali e
tradizione descrittiva preesitente, tematiche legate a restituzione digitale dell'inventario tradizionalmente
inteso. 
Ricordare ricchezza e qualità della descrizione inventariale italiana, a questa ricchezza corrisponde
eterogeneità in modelli descrittivi che può costituire un limite. Tali strumenti sono il punto di accesso
quantitativamente più significativo al patrimonio documentario. Necessario ribadire importanza tradizione
descrittiva analogica: problema per molti di questi inventari è quello della reperibilità, e risorse digitali
possono essere contributo importante. Politica di progressiva digitalizzazione degli inventari cartacei e

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successiva immissione in rete dei medesimi attraverso siti istituzioni che ne han la titolarità. Restituzione
digitale degli strumenti di corredo sembra il modello di utilizzazione più praticabile nel processi di
digitalizzazione; nella pubblicazione inventari digitali o digitalizzati non bisogna perdere la struttura e
impianto descrittivo originali. 
Primo aspetto da verificare è la selezione: quali inventari opportuno digitalizzare? Problema affrontato
necessariamente x Archivi di Stato, si dovrà quindi privilegiare gli inventari che descrivono i fondi più
consultati e idonei. Individuati oggetti da digitalizzare, altro problema relativo a eterogeneità formati di
partenza: optare tra modelli di restituzione statici (pdf) o preferire modalità dinamiche (convertendo formati
nativi in XML). Caso limite: inventari prodotti con software descrizione archivistica, disponibili in formato
digitale ma pensati x una restituzione tradizionale, a stampa. 

Fino qui metodi e prospettive x recuperare nel digitale il patrimonio inventariale già esistente: traduzione di
strumenti di corredo analogici in formato digitale. Ora problema costruzione nuovi strumenti, del tutto digitali.
Prima questione è di govarnance culturale: privilegiare produzione di strumenti digitali o continuare a
pubblicare inventari? Linea generale orientata alla seconda ipotesi, più praticabile, ma x futuro privilegiare
produzione strumenti digitali. Riflessione su forma che inventari assumeranno: privilegiare pubblicazione di
inventari nel web utilizzando software di restituzione, indipendenti da formato originale. Potenziare
ulteriormente i software, portandoli ad essere strumenti di costruzione e pubblicazione di inventari digitali
conformi agli standard x consultazione on line. Evitare di adottare modelli che forzino strumenti esistenti,
adottare soluzioni capaci di rispettare diversità e applicabili ai singoli contesti. 

Sistemi infirmativi archivistici (SIA) : caratteristiche e finalità


Software=attrezzi di lavoro orientati a descrizione, riordino fondi e produzione strumenti di corredo
Sistemi informativi archivistici=nuova tipologia di strumento di corredo; restituire le risorse sotto forma di
descrizioni archivistiche di diverso livello, lo fanno tramite il web (SIA e risorse di rete sono in relazione).
Sono strumenti di orientamento x la ricerca, il risultato di uno forte elaborazione progettuale e culturale. Loro
principale obiettivo è consentire individuazione delle fonti archivistiche e dei contesti in cui prodotte,
garantendo a utente una mediazione virtuale, concretizzata in una ricostruzione del contesto. Possibile
utente a individuazione informazioni sempre più puntuali rispetto a oggetto ricerca. Un SIA deve consentire
di reperire il materiale che si sta cercando e di identificarlo in maniera univoca, poi deve permettere a utente
di selezionare ciò che è rilevante ai fini ricerca e ottenerlo. 
Architettura di un SIA: due ambienti distinti
1 - modulo di produzione: consente generare le entità informatiche e gestirne le descrizioni e reciproche
relazioni. Entità sono atomi della descrizione archivistica, combinati danno rappresentazione complesso
archivistico e suo contesto, ognuna descritta separatamente e poi messa in relazione con le altre secondo
un modello definito da standard descrittivi.
Entità essenziali in un SIA:
-complessi archivistici (profilo documentario, strumenti di corredo, bibliografia)
-soggetti produttori (profilo istituzionale, contesto politico/istituzionale, ambiti territoriali)
-soggetti conservatori 
Nel modulo di produzione si lavorano le informazioni, per cui si ha una restituzione la cui forte
contestualizzazione  garantita da corrette relazioni tra entità e loro descrizioni. Utilizzazione di questo
modulo presuppone competenze specifiche forti, tant'è che è gestito esclusivamente da archivisti:
inserimento dati è operazione complessa. 
Modulo produzione, finalizzato a costruzione risorse da rendere disponibili per ricerca, assolve funzioni
anche gestionali e amministrative, garantendo a sogg responsabili un adeguato monitoraggio.
2 - modulo di consultazione: ambiente pubblico che consente accesso a informazioni; deve consentire la
diversificazione dei percorsi di ricerca tramite diversi punti di accesso al sistema. A sistema informativo cosi
concepito spetta svolgere un ruolo che in ambiente cartaceo spetta alle guide, ma a maggiore potenza di
reperibilità. Questa maggior efficacia soprattutto nella possibilità di generare relazioni che collegano
dinamicamente le entità informative (fornisce panorama più completo). Resta tuttavia il problema del
passaggio da descrizioni generali a descrizioni analitiche dei singoli fondi, cioè del rapporto tra sistema
informativo e inventari; possibile soluzione è allargare le funzionalità sistema informativo anche a
restituzione di inventari archivistici. Ma di sovraccarica troppo il sistema informativo?. Altra soluzione:
sistema informativo arriva fino a bibliografia strumento di corredo, x sua restituzione si affida a sistemi
periferici o tematici: come esistono descrizioni separate possiamo immaginare le restituzioni separate.

Risorse di rete per la ricerca archivistica


Complesso tentare di classificare in modo rigido le risorse digitali applicate agli archivi. 
Rapporto rete-archivi: innanzitutto valutare conseguenze diffusione di risorse archivistiche all'interno di
strutture datate ma solide, come gran parte istituti di conservazione; valutazioni metodologiche rigorose,
consapevolezza archivistica dell'impatto che tecnologia ha. 
Se istituzioni archivistiche e archivisti intendono avvalersi della rete, devono conoscere le regole, tener
presente ambiente in cui si muovono. Nel momento in cui si rendono disponibili risorse archivistiche in rete,

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accettare il fatto che molti utenti possono chiedere di sviluppare modelli di comunicazione adeguati a
strumenti che utilizzano. 
Rete non è un supplemento facoltativo a strumenti di ricerca tradizionali, ma ricerca on line necessaria e
consolidata evoluzione della ricerca tradizionale; indagare cosa può restare invariato metodi di ricerca e
cosa debba cambiare. 
Occorre che archivisti sappiano trasferire loro competenze su rete, ma soprattutto che sappiano manifestare
esigenza di far ereditare a strumento il ruolo di mediazione, che fuori ambiente digitale egli esercita in prima
persona.
(Ricorso a risorse telematiche ormai obbligo x soggetti culturali che operano pubblica amministrazione).

Contenitori=insieme infrastrutture tecnologiche di diversa natura, progettate x comunicazione di informazioni


(strumenti per comunicare ciò che archivista produce)
Contenuti=complessi di risorse digitali, x descrivere/rendere fruibili archivi (ciò che archivista produce)
Combinazione dei due livelli generano affidabili sistemi di risorse; distinzione base tra archivi online e risorse
archivistiche online: 
a - archivi on line: fenomeno di grande complessità (digitalizzazione fondi archivistici o formazione fondi
archivistici digitali sul web); fonti primarie tendenzialmente svincolate dalle rispettive descrizioni e quindi
offerte a utenti al netto mediazione archivistica. 
b - risorse archivistiche: strumenti di diversa natura e profondità. Distinzione tra risorse meta informative e
risorse informative, a loro volta articolate. Confini tra una e altra tipologia possono essere labili.

1) contenuti: Risorse meta informative: tutte quelle risorse che consentono di individuare/valutare assetti
complessivi di un sistema, indirizzando verso risorse di natura informativa. Consentono a utente primo passo
verso ciò che gli interessa, e opportunità di capire organizzazione del sistema istituzionale culturale.
Principali tipologie:

A - portali generalisti sui beni culturali: descrivere organizzazione sistema beni culturali nel suo insieme e
orientarne utenti (esempi istituzionali: Culturaitalia, Internet culturale; Minerva).

B - portali dedicati a risorse archivistiche: non supportano direttamente la ricerca, contribuiscono però a
delimitare il panorama complessivo e guidare utente a sviluppare linee generali propria ricerca. Scopo di
contribuire a individuare risorse disponibili e catalogarle per favorirne il reperimento (portale archivi
UNESCO). In Italia, portale della Direzione Generale degli Archivi, portale Archivi: doppio ruolo di sito web
istituzionale Amministrazione archivistica e di punto accesso a risorse archivistiche nazionali, importante
riferimento per accedere ai più importanti istituti di conservazione; sito Istituto centrale degli archivi (ICAR);
sito OTEBAC, per notizie su alcuni istituti di conservazione. 
Limite principale questi strumenti è scarsa interoperabilità reciproca dalla carenza di organicità progettuale,
esorcizzata forse dal PAN. 

C - blog, forum: risorse meta informative di carattere non istituzionale; legati a specifici contesti didattici,
professionali o personali. 

2) contenuti: Risorse informative: tutte quelle risorse in grado di fornire a utente indicazioni rispetto
oggetto sua ricerca attraverso descrizioni archivistiche più o meno analitiche e mirate. Categoria molto
complessa, distinzione di massima tra:

a - siti web archivistici: sito web creato e mantenuto da un sogg culturale che se ne serve x facilitare
accesso a suoi fondi archivistici, valorizzare patrimonio documentario. Distinguo tra siti informativi di natura
archivistica=ininfluenti x ricerca, valenza di comunicazione ufficiale; siti web archivistici=supporto alla
ricerca. 
Sito archivistico nato per sostenere tutti aspetti ricerca, soggetti pubblici il sito web è parte integrante istituto
culturale. 
Rete italiana maggiore è quella Archivi di Stato; più complesso valutare sistematicamente i siti disponibili da
altre tipologie di sogg conservatori: offerta web in crescita ma caratterizzata da discrepanze qualitative e
politiche culturali incerte. 
Azione congiunta di sistemi informativi centrali (SIUSA) e di sistemi di risorse gestiti a livello locale (regioni e
soprintendenze), può garantire efficace informazione archivistica, sempre tenendo presente i requisiti di
qualità generalmente validi x il web. 
Modello importante progetto Minerva, Archivio&Web. 
Elementi essenziali per sito web archivistico scopo valorizzazione/fruibilità fonti conservate:
-descrizione soggetto
-descrizione patrimonio conservato
-servizi

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Una volta individuata una struttura e popolata con contenuti fruibili, problema manutenzione risorsa, costante
aggiornamento informazioni. Tale problema sotto due aspetti: 1. Preservare contenuti da obsolescenza
tecnologica; 2. far si che ad ogni aggiornamento non si azzeri la memoria telematica del soggetto. 
Valutare uso didattico e divulgativo sito web: uso efficace web moltiplicazione utenti; creare percorsi tematici
di supporto a ricerca o a didattica, cioè sezioni di sito destinate a det categorie di ricercatori (genealogisti)
Individuare una scala gerarchica dei servizi offerti: da indicazioni di minima x accesso a possibilità fruizione
diretta doc online.

b - risorse digitalizzate e web archivistico: risorse telematiche offrono anche opportunità di rendere
disponibili su siti istituzioni archivistiche gli stessi complessi documentari, accedere a inventari o singolo doc.
Accedere online a doc oggetto propria ricerca è forte semplificazione. Digitalizzazione=trasferimento di
supporto, non mera traduzione in digitale degli oggetti analogici, comporta rischi.
Motivi e obiettivi processo digitalizzazione, scelta modello di digitalizzazione documentaria che si intende
perseguire (trasposizione integrale di un fondo, digitalizzazione parziale doc). Processo digitalizzazione fonti
archivistiche non valutato solo su costi e benefici, occorre analisi approfondita contesto archivistico e
tecnologico e rigorosa programmazione attività. 
Va assecondata una forma armoniosa di integrazione tra risorse digitali e digitalizzate e risorse tangibili.

c - sistemi informativi archivistici: già visti, rilevanza ai fini orientamento ricerca. Quadro italiano molto
articolato ma distinzione tra sistemi centrali e sistemi locali o tematici. Talvolta anche tenuti presenti i
sistemi di restituzione degli inventari che interagiscono con i SIA.
Sistemi centrali: Amministrazione archivistica italiana lavorato x costruzione dei sistemi di descrizione
complessiva patrimonio documentario che rientra suoi ambiti di competenza. Guida generale/SIUSA e SIAS
SIAS- sistema informativo archivi di stato, effettuare ricerche sui complessi documentari conservati a Archivi
stato e inventari, informazioni generali , natura e consistenza complessi archivistici. 
SIUSA- punto accesso primario per consultazione e ricerca patrimonio archivistico non statale, conservato
fuori Archivi stato.
Rende disponibili descrizioni complessi archivistici, sogg produttori e conservatori  e strumenti di corredo.
Sistemi informativi varati autonomamente da alcuni archivi di stato: SIASFI (Firenze), archivi di Milano,
Venezia, Bologna, Roma, Napoli, Palermo. 
Sistemi locali e tematici: molteplicità progetti finalizzata a rendere disponibile online informazioni
archivistiche di diverso ordine e grado, secondo modelli differenziati. Progetti sviluppati da diverse Regioni
portato a crescente offerta di strumenti inventariali: DOC (Umbria), Rinasco (Lazio), Plain (Lombardia),
ognuno con filosofie e obiettivi diversi. Progetti tematici: Archivi del Novecento, rete archivistica dell'Istituto
Nazionale x la storia del movimento di liberazione in Italia (INSMLI), progetto Enelikon di ENEL, Archivio
storico degli economisti...cosiddetti archivi inventati: nuovi sistemi di fonti generati a partire da formati diversi.
Infine progetti di integrazione digitale risorse relative a beni culturali (dagli archivi, musei, biblioteche...):
Europeana, portale BAM.

Sguardo panorama internazionale


Spagna: poca attenzione al dettaglio soprattutto fase di restituzione, a vantaggio implementazione contenuti.
Modello che dà notevole importanza a trasferimento dei contenuti, sacrificando raffinatezza descrittiva. A
sistema spagnolo si accede innanzitutto attraverso portale del Ministerio de Cultura, sezione Archivos, rinvia
a pagine relative a archivi di stato. Siti singoli archivi sono pagine molto curate di presentazione archivi
statali e loro attività. PARES (portal de archivos espanoles)=strumento finalizzato alla rete che combina
diverse modalità di navigazione patrimonio documentario, accedere alle risorse agevolmente. Ivi trovano
soddisfazione sia i navigatori che i cercatori; in alcuni cadi il percorso porta fino alla visualizzazione dei doc
digitalizzati (equivale al SIAS italiano). Archivi conservati da altre tipologie soggetti descritti in Censo-guía de
los archivos espanoles (censimento delle risorse). 
Francia: forte penetrazione risorse digitali nel sistema di gestione e valorizzazione dei beni culturali nel loro
complesso. Sistema di risorse complesso e integrato, ben articolato. Si può accedere a manuali, piattaforme,
e standard solo per scambio di dati nell'ambito archivio digitale. X opportunità ricerca, modello francese
propone un sistema razionale, attenzione per esigenze diversificate utenti (BORA censimento archivi privati).
Ricchissimo patrimonio descrittivo e documentario digitale, siti web che fan largo uso di digitalizzazione,
forte integrazione meccanismi di ricerca. Forte strutturazione servizi, efficace rapporto centro-periferia nella
distribuzione risorse.
Danimarca: realtà archivisticamente meno articolata, restituzione strumenti di corredo è semplificata.
Canada: realtà complessa e articolata, uso della rete come principale strumenti di accesso a archivi, sistema
archivistico canadese online è un vero e proprio network. Risorse distribuite nella rete istituzionale in modo
agevole. Pfferta integrata da sistema archivistico della LAC, Library and archives of Canada. Diversificati i
meccanismi di ricerca, che offrono chiavi d'accesso alfabetiche, tematiche e per tipologia di supporto.
ArchiviaNet=strumento di ricerca online storico, attenzione anche a dimensione didattica. Sistema canadese
è ricchissimo. 

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