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PROVINCIA DI VARESE

SERVIZIO BIBLIOTECHE

Progetto “Nuova Rete Bibliotecaria Provinciale”

Manuale di buone pratiche

Guida all’uso del software Q Series

Gennaio 2009

A cura di
Elisabetta Bertani – Servizio Biblioteche della Provincia di Varese
Ilaria Guzzetti – Sistema Bibliotecario di Saronno
Gruppo di lavoro provinciale “Procedure software”

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Premessa: buone pratiche generali

1. Creare l’icona di collegamento al Server remoto

2. Connessione a Q Series

3. Fine della sessione di lavoro: disconnessione

4. Accodamento
4.1. accodare le novità
4.2. accodare riedizioni, ristampe, classici (nuovi acquisti)
4.3. accodare il pregresso

5. Iscrizione utenti
5.1. iscrivere un utente
5.2. iscrivere rappresentanti di Enti
5.3. cancellare una scheda utente errata o di prova
5.4. aggiornamento indirizzo

6. Circolazione dei documenti

7. Biblioteche di Gallarate, Varese e altre


7.1. Biblioteca di Gallarate
7.2. Biblioteca civica di Varese
7.3. altre Biblioteche
7.4. registrare un documento di Biblioteche non afferenti alla
Nuova rete bibliotecaria della provincia di Varese

8. Servizi on line
8.1. l’utente
8.2. il bibliotecario
8.3. l’utente non ricorda la password

9. Report

10. Assistenza

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PREMESSA: BUONE PRATICHE GENERALI

Il rispetto di queste indicazioni in modo uniforme in tutte le Biblioteche è necessario per


garantire il buon funzionamento generale della rete di cooperazione, la trasparenza e la
certezza del servizio per tutti gli utenti.

Iter dei documenti


Timbrare e applicare sempre l’etichetta barcode sui documenti non accodabili inviati al
Centro di Catalogazione provinciale.

Documenti in giacenza
Trattenere al massimo 15 giorni i libri in transito in attesa di essere ritirati dagli utenti, poi
restituirli alla biblioteca proprietaria scaricando il prestito e mettendo i libri in transito sulla
nostra biblioteca.

Trattenere al massimo 7 giorni i materiali multimediali in transito in attesa di essere


ritirati dagli utenti, poi restituirli alla biblioteca proprietaria scaricando il prestito e mettendo
i documenti in transito sulla nostra biblioteca.

Numero documenti prestati


Non superare il numero di documenti concessi in prestito dal Regolamento: all’arrivo dei
documenti richiesti o prenotati in prestito interbibliotecario il bibliotecario addetto al prestito
si deve accertare che l’utente sia in regola con il numero di prestiti e con le restituzioni.

Status dei documenti


Non richiedere documenti con status “introvabile”, “non prestabile” o “in catalogazione”.
Aggiornare tempestivamente lo status dei documenti.

Circolazione
I documenti restituiti alla biblioteca proprietaria tramite servizio di prestito interbibliotecario
viaggiano sempre senza cedolino: i cedolini devono essere distrutti (D. Lgs. 196/2003,
Codice Privacy).

Gestione del contenzioso con gli utenti


In caso di gravi, irriducibili ed eccezionali controversie con gli utenti in merito alla
restituzione di documenti, dopo aver svolto approfonditi controlli in Biblioteca e aver
chiesto all’utente di fare altrettanto a casa propria, sarà possibile chiudere la transazione
utilizzando l’apposito modulo.
Per tutto il tempo necessario per queste verifiche l’utente rimane escluso dal prestito in
quanto insolvente.

Aggiornamento indirizzo utente


L’ utente che cambia indirizzo dovrà compilare un nuovo modulo di iscrizione, il
bibliotecario aggiornerà i dati nella banca dati provinciale e distruggerà la vecchia scheda
cartacea (D. Lgs. 196/2003, Codice Privacy).
Se il primo modulo di iscrizione è stato compilato in un’altra Biblioteca della rete il
bibliotecario segnalerà al collega la necessità di distruggere la vecchia scheda cartacea.

Solleciti
Devono essere effettuati (per telefono o lettera) ogni 15 giorni (massimo ogni 30 giorni).

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Messaggio “l’utente ha documenti in ritardo” e “l’utente ha superato il numero di
documenti”
In ottemperanza a quanto previsto dal Regolamento in presenza di questi messaggi e/o
del semaforo giallo il bibliotecario non autorizzerà ulteriori transazioni.

Semaforo rosso
Può essere utilizzato solo in casi estremi e in accordo con il Responsabile del Servizio
biblioteche provinciale segnalando sempre le motivazioni del provvedimenti (si configura
infatti una sospensione di pubblico servizio!)

Registrazione provvisoria in caso di problemi di connessione


in caso di problemi di connessione è necessario registrare provvisoriamente i prestiti
predisponendo un foglio di excel: una colonna per i barcode utenti e una per i barcode
documenti.
E’ possibile inserire i dati leggendo i barcode con il lettore ottico.
I prestiti dovranno essere inseriti in banca dati Q Series a cura del bibliotecario al
ripristino della connessione.
Per quanto riguarda i restituiti è preferibile accantonarli e scaricarli in un secondo
momento, alla ripresa del collegamento per evitare confusione in caso di prenotazioni.

Data
codice fiscale utente barcode documento

Ultimo barcode al 31/12


Ai fini della corretta compilazione del Questionario banca dati anagrafe biblioteche della
Regione Lombardia alla fine di ogni anno ciascun bibliotecario dovrà prendere nota
dell’inventario dell’ultimo documento inserito in catalogo.

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1. CREARE L’ICONA DI COLLEGAMENTO AL SERVER REMOTO

Per lavorare con il software di gestione della Nuova rete bibliotecaria della Provincia di
Varese è necessario connettersi con il Server in cui sono ospitati il catalogo provinciale e i
dati degli utenti e creare un’icona di collegamento sul proprio desktop procedendo come
segue:

Start / Programmi/ Accessori/ Comunicazioni/ Connessioni desktop remoto


Opzioni
Generale:
inserire i dati forniti dal Servizio biblioteche provinciale
computer: indirizzo Server
nome utente: user name
dominio: log on to
Attenzione: non inserire la password e non salvarla!

Experience:
selezionare modem 56 kbps

Visualizza:
colori: selezionare 256 colori

salva con nome: salvare sul desktop con il proprio nome

con questa procedura è stata creata l’icona per la connessione al server remoto,
cliccando sull’icona compare un messaggio di benvenuto
OK
Compare una maschera in cui inserire la password di primo accesso fornita dal Servizio
biblioteche provinciale

Attenzione: al primo accesso la password deve essere cambiata, la nuova


password deve essere di 8 caratteri e deve contenere almeno 3 di questi segni:
maiuscolo, minuscolo, numero, segno di interpunzione.
Ogni 3 mesi un messaggio segnalerà la necessità di cambiare la password.

Si raccomanda ai sensi del Decreto Legislativo 196/2003 (Codice Privacy) di non


divulgare la propria password: è necessario richiedere al Servizio biblioteche della
Provincia di Varese password individuali per ogni operatore di Biblioteca, compresi
volontari o personale con incarichi temporanei.
E’ inoltre necessario dare tempestiva comunicazione della cessazione di incarichi al
Servizio biblioteche della Provincia di Varese, che provvederà alla dismissione delle
relative password.

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2. CONNESSIONE A Q SERIES

Cliccare sull’icona del Server remoto creata sul nostro desktop


Compare un messaggio di benvenuto
OK
Compare una maschera in cui inserire la password personale
OK
Cliccare sull’icona di Q Series
Si apre un maschera in cui troviamo
Login ID (biblioteca di appartenenza.iniziali del bibliotecario cognome nome)
Password: inserire iniziali cognome nome in maiuscolo
Ambiente: Varese
OK
Spell check
OK

Attenzione:
INSERIRE IL BLOCCO DELLE MAIUSCOLE,
ENTRATI IN Q CLICCARE SEMPRE UNA VOLTA SOLA

La prima schermata ci presenta le seguenti opzioni:

RICERCA
CATALOGAZIONE
PRESTITO
PERIODICI
ACQUISTI

Cliccando sulle relative icone è possibile accedere ai singoli moduli del software

3. FINE DELLA SESSIONE DI LAVORO: DISCONNESSIONE

CHIUDERE TUTTE LE SCHERMATE DI Q SERIES CLICCANDO SU X


si apre una maschera: vuoi chiudere Q?
OK

Attenzione:
PER USCIRE DALLA CONNESSIONE CON IL SERVER REMOTO
E’ NECESSARIO EFFETTUARE SEMPRE IL LOGOUT COME SEGUE:

START
CHIUDI SESSIONE o SHUT DOWN
DISCONNETTI
OK

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Attenzione:
nelle procedure di accodamento e circolazione dei documenti
e di iscrizione di nuovi utenti
per evitare errori è indispensabile l’utilizzo del lettore ottico di barcode.
Eseguendo alcune operazioni descritte in questo manuale
la necessità di dare conferma cliccando su OK
dipende dal settaggio del lettore ottico

4. ACCODAMENTO

Il catalogo collettivo delle biblioteche appartenenti alla Nuova rete bibliotecaria della
Provincia di Varese contiene i dati relativi al patrimonio librario e documentario di tutte le
biblioteche ed è costantemente incrementato dal Centro di catalogazione provinciale che
cataloga le novità inviate dalle biblioteche secondo le modalità stabilite dal Servizio
biblioteche.
Ciascun bibliotecario fornito di password provvede ad accodare la propria copia alla
scheda catalografica elaborata dal Centro di catalogazione

Attenzione:
considerare sempre i dati riportati sul frontespizio del documento da accodare:
è necessario accertarsi che la propria copia sia identica a quella inserita in catalogo

4.1. accodare le novità:

CATALOGAZIONE
CATALOGO
SCORRI LISTA: ISBN
leggere con il lettore ottico il codice ISBN riportato sulla copertina del documento,
se l’ISBN è presente nella lista

INVIO O OK VEDI
EasyMARC

Facendo scorrere le pagine della scheda selezionata (frecciona in basso a sinistra)


verificare la corrispondenza dei seguenti elementi:
titolo, autore, formato, pagine, illustrazioni, collana

Trascrivere sul frontespizio del documento la CDD attribuita dal Centro di catalogazione
provinciale

Cliccare su COPIE

Si apre una maschera con l’elenco delle Biblioteche che possiedono il libro con alcuni
elementi identificativi.

SELEZIONARE UNA COPIA:


Attenzione alla collocazione della copia che si seleziona: alcune biblioteche
adottano collocazioni che non corrispondono alla CDD attribuita dal Centro di
catalogazione provinciale e che rispondono esclusivamente a esigenze locali

OK SELEZIONA

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Attenzione:
NON SOVRASCRIVERE LA COPIA SELEZIONATA
PER L’ACCODAMENTO CLICCARE SEMPRE SU
AGGIUNGI
si apre una scheda in cui il campo barcode è vuoto:
aggiungiamo la nostra copia inserendo:

nella prima pagina:

Barcode
Collocazione
Biblioteca proprietaria
Status: nell’apposito menù a tendina selezionare lo status appropriato
Sistema bibliotecario
Tipo di supporto: nell’apposito menù a tendina selezionare il supporto appropriato
Tipo di collezione: nel menù a tendina verificare che la collezione sia corretta:
narrativa adulti; narrativa ragazzi; saggistica adulti; ecc.: è importante per
l’estrapolazione dei dati per le statistiche.
Se il campo è vuoto provvedere all’inserimento.

e nella seconda pagina


numero di inventario
e
modalità di accessione: segnalare se per dono o dono del Sistema: è importante per le
statistiche regionali
per i documenti esclusi dal prestito: togliere il check da □ prestabile
Attenzione:
 per le novità editoriali il barcode coincide con l’inventario
 il barcode è costituito da una stringa alfanumerica di 11 caratteri formata
dalla sigla della biblioteca proprietaria in maiuscolo seguita da un numero
progressivo con un numero appropriato di zeri di riempimento (es.
SAR00098573, SAR00105678)
 per indicazioni sulla stampa dei barcode fare riferimento al coordinatore del
proprio Sistema bibliotecario
 il barcode viene utilizzato per tutte le procedure di circolazione del
documento: leggerlo sempre con il lettore ottico
 inserire sempre la biblioteca proprietaria nell’apposito campo per evitare
errori nel registro cronologico d’entrata

Se è tutto a posto, per confermare


OK
Torna alla 1° pagina della scheda, di nuovo
OK

Se il documento non è presente in banca dati


dovrà essere inviato al Centro di catalogazione
con le modalità stabilite dal Servizio biblioteche della Provincia di Varese
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4.2. accodare riedizioni, ristampe, classici (nuovi acquisti)

non è sempre efficace la ricerca per ISBN, è opportuno verificare l’accodabilità cercando
anche nella lista “tutti i titoli “ (riporta anche le collane) e/o “ tutti gli autori” (riporta anche
traduttori, curatori, ecc.).

Se nel catalogo ci sono più edizioni del documento da accodare è necessario


prestare particolare attenzione alla scelta della scheda:
è corretto accodare se autore, editore, collezione (collana), formato sono identici,
altrimenti il documento dovrà essere inviato al Centro di catalogazione

Attenzione:
in caso di schede uguali si accoda alla scheda con più copie aggregate

Se il documento non è presente in banca dati


dovrà essere inviato al Centro di catalogazione
con le modalità stabilite dal Servizio biblioteche della Provincia di Varese

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4.3. accodare il pregresso

Si intende con Pregresso il materiale acquistato dalle biblioteche prima dell’avvio del
servizio di catalogazione centralizzata provinciale: questi documenti non sono presenti nel
catalogo provinciale. E’ però possibile che copie possedute da altre biblioteche siano state
catalogate: in questo caso è necessario accodare la propria copia tenendo presente che la
procedura di accodamento del materiale pregresso presenta alcune specificità.

Attenzione:
In fase di attivazione del progetto Nuova rete bibliotecaria della provincia di Varese
si è deciso di snellire per quanto possibile le operazioni di recupero del pregresso.
Il numero di barcode attribuito a questi documenti pertanto non corrisponde
necessariamente al loro inventario: i barcode per l’accodamento del pregresso
hanno il seguente formato SARP1, CISP567, ORGP12430 senza zeri di riempimento.
Indicazioni per la stampa possono essere richieste al coordinatore del proprio
Sistema bibliotecario.

Per questo tipo di materiale è necessario verificare l’accodabilità cercando nelle liste “tutti i
titoli” che comprende anche le collane e/o “tutti gli autori”, che comprende anche
traduttori, curatori, ecc.: la ricerca per ISBN non è efficace.

Se nel catalogo ci sono più edizioni del documento da accodare è necessario


prestare particolare attenzione alla scelta della scheda: è corretto accodare se
autore, editore, collezione (collana), formato sono identici, se tutti questi elementi
coincidono, ma l’anno e/o il numero di edizione sono diversi è possibile accodare,
segnalando nel campo nota pubblica il numero e/o l’anno di edizione della nostra
copia

Attenzione:
in caso di schede uguali si accoda alla scheda con più copie aggregate

APPLICARE IL BARCODE AL DOCUMENTO


SOLO DOPO AVER VERIFICATO LA SUA ACCODABILITA’
e
ACCODARE CON LA STESSA PROCEDURA
UTILIZZATA PER L’ACCODAMENTO DELLE NOVITA’

Se il documento non è presente in banca dati


dovrà essere accantonato come pregresso non accodabile.

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5. ISCRIZIONE UTENTI

Per iscriversi alla Nuova rete bibliotecaria della Provincia di Varese l’utente dovrà
compilare l’apposito modulo cartaceo e prendere visione dell’informativa D. Lgs.196/2003.
Non è previsto il rilascio di tessere di iscrizione: l’utente verrà identificato mediante lettura
ottica del Codice fiscale riportato sulla Carta regionale dei servizi.

5.1. iscrivere un utente

PRESTITO
GESTIONE UTENTI
NUOVO RECORD

È necessario compilare accuratamente due maschere, che seguono lo schema del


modulo cartaceo compilato dall’utente.

Attenzione: scrivere tutto in maiuscolo

Prima maschera
UTENTE:
inserire i dati anagrafici
nel campo barcode inserire il codice fiscale leggendo con il lettore ottico il barcode
riportato sulla Carta regionale dei servizi.

Attenzione: se compare il messaggio “barcode già esistente” significa che l’utente è


già inserito in banca dati: verificare la lista e non inserire C.F. di fantasia!

Selezionare la biblioteca presso cui si effettua l’iscrizione

Seconda maschera
INDIRIZZO:
scrivere l’indirizzo correttamente e in modo accurato (inserire anche via, piazza, ecc),
compilare tutti i campi:
 è possibile inserire più numeri telefonici: scrivere un solo numero telefonico su ogni
riga
 inserire con attenzione l’indirizzo e mail: è possibile inserire un solo indirizzo e mail
 se l’utente ha un domicilio diverso dalla residenza è necessario inserire in banca
dati entrambi gli indirizzi

Per salvare
SALVA o OK

Attenzione:
 per gli utenti con domicilio diverso dalla residenza è necessario selezionare
la destinazione più opportuna per l’invio di comunicazioni (es. solleciti): di
solito è più opportuno inviare al domicilio.
 la residenza deve essere comunque inserita
 non inserire professione e titolo di studio per esteso, ma utilizzare i codici
ISTAT riportati sul modulo di iscrizione cartaceo

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5.2. iscrivere rappresentanti di enti

Non è possibile iscrivere ai servizi della Nuova rete bibliotecaria della Provincia di Varese
persone giuridiche: è possibile iscrivere solo persone fisiche in rappresentanza di enti (es.
insegnanti, bibliotecari …): la responsabilità dei documenti presi in prestito è sempre
della persona fisica.
L’utente che si iscrive in qualità di rappresentante di una scuola, associazione, biblioteca
compilerà l’apposito modulo che dovrà essere sottoscritto dal responsabile dell’Ente;
oltre alle maschere UTENTE (inserendo nel riquadro tra nome e cognome la parola
ENTE) e INDIRIZZO sarà in questo caso necessario compilare anche la maschera ENTE
selezionando il tipo di Ente (associazione, scuola, biblioteca) e inserendone l’indirizzo

Attenzione:
iscrivendo un utente come rappresentante di Ente è necessario compilare sempre la
schermata con l’indirizzo privato dell’utente: a questo indirizzo verranno infatti
inviate eventuali comunicazioni (es. solleciti: le scuole chiudono 3 mesi in estate, gli
insegnanti cambiano sede … ma sono comunque responsabili dei documenti che hanno
preso in prestito).

Attenzione:
L’utente iscritto come rappresentante di Ente accederà al prestito utilizzando
l’apposita tessera fornita dal coordinatore di ciascun Sistema bibliotecario:
non utilizzare codici di fantasia

La tessera per gli utenti rappresentanti di Enti è in cartoncino arancione e riporta su un lato
il logo della Provincia di Varese e sull’altro un barcode composto dalla sigla VA seguita dal
numero attribuito al Sistema bibliotecario e da un numero progressivo: es. VA 60000042)

1 Sistema bibliotecario dei Laghi


2 Sistema bibliotecario Valli dei Mulini
3 Sistema bibliotecario urbano di Varese
4 Consorzio bibliotecario “Panizzi” di Gallarate
5 Sistema bibliotecario di Busto Arsizio - Valle Olona
6 Sistema bibliotecario di Saronno

Attenzione:
L’utente iscritto in quanto rappresentante di Ente potrà prendere in prestito fino a
un massimo di 40 libri: per altre tipologie di documenti e per tutti gli altri aspetti del
servizio valgono le modalità previste per le altre categorie di utenti

5.3. cancellare una scheda utente errata o di prova

Prestito
Gestione utenti
Aprire la scheda utente da cancellare
File
Cancella record

Attenzione:
non è possibile cancellare schede di utenti che hanno documenti in prestito o
prenotazioni

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5.4. aggiornamento indirizzo

Se un utente già iscritto alla Rete Bibliotecaria cambia indirizzo deve compilare un nuovo
modulo d’iscrizione con i propri dati aggiornati. Il modulo cartaceo aggiornato sarà
conservato a norma di legge, il precedente modulo d’iscrizione con i dati obsoleti dovrà
essere distrutto.
Se il nuovo modulo di iscrizione viene compilato in una biblioteca diversa da quella della
prima iscrizione, il bibliotecario dovrà conservare il modulo di iscrizione aggiornato e
segnalare al bibliotecario della prima biblioteca la necessità di distruggere il vecchio
modulo.

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6. CIRCOLAZIONE DEI DOCUMENTI
Prestito
Banco del prestito
PRESTO UN DOCUMENTO DELLA MIA BIBLIOTECA
Prestito o F3
Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sulla Carta regionale dei servizi
Se l’utente ha dimenticato la Carta regionale dei servizi:
scorri lista
digito cognome, nome dell’utente
OK
Se l’utente è rappresentante di un ente utilizzerò l’apposita tessera arancione
fornita dal coordinatore del Sistema bibliotecario
Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento/i
Attenzione:
caricati tutti i documenti all’utente corrente cliccare su CAMBIA UTENTE o CHIUDI per
evitare di attribuire per errore altri documenti a questo utente.
UN UTENTE MI RESTITUISCE UN DOCUMENTO DELLA MIA BIBLIOTECA
Restituzione o F4
Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento/i
Il documento può essere riposto a scaffale
Attenzione:
scaricati tutti i documenti all’utente corrente cliccare su CHIUDI per ritornare alla
maschera Banco del prestito
RINNOVO IL PRESTITO DI UN LIBRO
Rinnovi o F7
Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sulla Carta regionale dei servizi
Seleziono il libro da rinnovare
OK rinnova
Attenzione:
dopo aver rinnovato i prestiti cliccare su CHIUDI per ritornare alla maschera Banco del
prestito;
i libri sono rinnovabili una sola volta per 30 giorni solo se non sono stati prenotati da altri
utenti. Il prestito del materiale multimediale non è rinnovabile.
Prestito interbibliotecario
RICHIEDO UN DOCUMENTO A UN’ALTRA BIBLIOTECA
Prenotazione o F6
Scorri lista:
seleziono il documento desiderato utilizzando la lista “titoli principali” o “barcode
documento”
oppure,
dopo aver individuato nel modulo Ricerca il documento desiderato dall’utente, ne
seleziono il barcode, premo contemporaneamente i tasti “Ctrl” e “ C “, apro il modulo
prestito-prenotazione, seleziono la lista barcode e, premendo contemporaneamente i tasti
“Ctrl” e “ V”, copio il barcode del documento scelto nell’apposito campo alla base della
schermata
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OK
seleziono la copia più vantaggiosa (con meno prenotazioni e/o posseduta da una
biblioteca con passaggio del servizio di prestito interbibliotecario più funzionale)
OK prenota: viene visualizzata la lista delle prenotazioni
Aggiungi
Scorri lista
Seleziono l’utente inserendo il cognome nome o leggendo con il lettore ottico il barcode
riportato sulla Carta regionale dei servizi
Indico sempre la destinazione del documento
OK prenota oppure salva modifiche SI’

Attenzione:
 selezionare sempre una copia, anche se in catalogo c’è solo una copia del
documento desiderato
 indicare sempre la biblioteca di destinazione del documento prenotato, anche
se è la mia Biblioteca

ATTENZIONE ALLE PRENOTAZIONI AL TITOLO:


verificare la presenza dell’asterisco davanti al nome dell’utente nella lista delle
prenotazioni: se l’asterisco manca, la prenotazione è al titolo e deve essere
cancellata e rifatta correttamente come prenotazione alla copia.
Controllare periodicamente il report “Prenotazioni al titolo”: se nella lista compare la mia
biblioteca è necessario rettificare la prenotazione.
Le prenotazioni al titolo non compaiono nel report “Documenti restituiti prenotati”,
quindi non possono essere soddisfatte e creano fastidiose ridondanze nella
gestione delle transazioni.
Ricordarsi infine di selezionare sempre la biblioteca di destinazione

come cancellare una prenotazione al titolo


Prenotazioni o F6
Scorri lista
Selezionare il titolo prenotato
OK
Selezionare una copia
OK prenota
Viene visualizzata la lista delle prenotazioni
Selezionare la prenotazione da cancellare
Cancella
OK

oppure:
Gestione utenti
Seleziono l’utente per cui ho prenotato il documento dalla lista utenti o barcode
OK
Visualizza
Sommario prenotazioni
Seleziono la prenotazione da cancellare
Cancella prenotazione
OK

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PRESTO UN DOCUMENTO A UN’ALTRA BIBLIOTECA
Ho stampato il report “Documenti disponibili richiesti” (selezionando la mia biblioteca) e
cercato il libro a scaffale
Inserisco il talloncino nel libro
Prestito o F3
Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sul talloncino di richiesta
Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento
Opzioni: in transito verso la Biblioteca indicata sul talloncino come destinazione
In questo modo cancello la prenotazione e metto il libro in transito
Metto il documento nella cassa per l’incaricato del prestito interbibliotecario
Attenzione: se non metto il documento in transito viene impropriamente caricato
all’utente che ne è responsabile senza averlo ricevuto e vede ridotti i giorni di
prestito

Se mi sono dimenticato di mettere in transito un documento destinato a un’altra


biblioteca posso correggere così
Prestito
Banco del prestito
Consultazione
Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento
OK consulta
Opzioni: in transito verso la Biblioteca indicata sul talloncino come destinazione
se non trovo il libro richiesto a scaffale
correggo la situazione in banca dati modificando lo status del documento:
catalogazione
catalogo
seleziono il documento
seleziono la mia copia
seleziono nel menù a tendina introvabile.
Giro la prenotazione a un’altra Biblioteca inserendo nell’apposito campo del modulo
di prenotazione la seguente nota: “prenotazione girata”, se la prenotazione era
stata fatta da un utente on line inserirò la nota “prenotazione @ girata”.
Se la prenotazione sulla copia introvabile era stata fatta da un utente on line (@)
inserisco inoltre un messaggio nello spazio personale dell’utente come segue:
prestito
gestione utenti
selezionare l’utente leggendo il codice fiscale riportato sul modulo di
richiesta/prenotazione con il lettore ottico
opzioni
messaggio utente
messaggio inviato via OPAC
scrivere un messaggio che contenga almeno questi elementi fondamentali:
“ Luogo e data. La copia del documento titolo e barcode di proprietà della
Biblioteca di xxxx è introvabile: abbiamo girato la Sua prenotazione alla copia di
proprietà della Biblioteca di xxx, riceverà il documento presso la Biblioteca di xxx
da Lei indicata. Cordiali saluti. Si ricordi di cancellare questo messaggio”
OK

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All’arrivo del documento il bibliotecario della biblioteca destinataria inserirà come di
consueto l’avviso di disponibilità nello spazio personale dell’utente

Se non esiste un’altra copia in banca dati telefono all’utente per avvertirlo.
RICEVO UN DOCUMENTO DA UN’ALTRA BIBLIOTECA
all’interno del documento c’è il talloncino con tutte le informazioni sulla transazione
Ripongo il libro sull’apposito palchetto: se sul talloncino c’è l’immagine del telefono,
telefono all’utente per avvertirlo della disponibilità del documento richiesto
Quando l’utente viene a ritirarlo
Prestito o F3
Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sulla Carta regionale dei servizi
Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento
Così ho cancellato il transito: il documento è in carico all’utente, da questo momento si
conteggiano i giorni di prestito
Attenzione:
se il libro non fosse stato messo in transito, risulterebbe già in carico all’utente che
ne sarebbe responsabile senza averlo ricevuto e vedrebbe ridotti i giorni di prestito

Correggere la situazione:
Se il bibliotecario della Biblioteca proprietaria del documento si è dimenticato di
mettere in transito un documento destinato alla mia biblioteca posso correggere
così
Consultazione in sede
Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento
OK consulta
Opzioni: in transito sulla mia Biblioteca
in questo modo garantisco certezza del servizio e non penalizzo l’utente per un
errore commesso da un collega

L’UTENTE MI RESTITUISCE UN DOCUMENTO RICEVUTO IN PIB DA UN’ALTRA


BIBLIOTECA: IL DOCUMENTO NON E’ DELLA MIA BIBLIOTECA
Restituzione o F4
Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento
Opzioni: In transito sulla mia Biblioteca
In questo modo segnalo al sistema informatico che il documento al momento si trova
presso la mia biblioteca.
Metto il documento nella cassa per l’incaricato del prestito interbibliotecario senza
talloncini

Attenzione: non è necessario che il documento ritorni alla biblioteca cui appartiene
per poter essere di nuovo prestato. Si evitano così giri a vuoto e tempi morti
aumentando la potenzialità di circolazione dei documenti.

L’INCARICATO DEL PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO MI RESTITUISCE UN MIO


DOCUMENTO CHE HO PRESTATO AD UN’ALTRA BIBLIOTECA IN PIB
Il documento non ha il talloncino
Restituzione o F4
Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento
Così ho cancellato il transito. Il documento può essere riposto a scaffale

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L’UTENTE MI RESTITUISCE UN DOCUMENTO PRENOTATO E DESTINATO A
UN’ALTRA BIBLIOTECA
Nel momento in cui scarico il documento mi compare il messaggio “documento prenotato”
seguito da nome e numero di telefono dell’utente:
scarico il documento, non lo metto in transito, lo accantono e, nel corso della
giornata stampo il report “Documenti restituiti e prenotati” nel quale troverò il
talloncino che riporta i dati del documento, dell’utente richiedente e della Biblioteca di
destinazione
Prestito o F3
Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sul talloncino
Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento
Opzioni: in transito verso la Biblioteca indicata sul talloncino come destinazione
In questo modo cancello la prenotazione e metto il libro in transito
Metto il documento nella cassa per l’incaricato del prestito interbibliotecario

L’UTENTE MI RESTITUISCE UN DOCUMENTO PRENOTATO DA UN ALTRO UTENTE


DELLA MIA BIBLIOTECA
Nel momento in cui scarico il prestito mi compare il messaggio “documento prenotato”
seguito da nome e numero di telefono dell’utente:
scarico il documento, non lo metto in transito, lo accantono e, nel corso della
giornata stampo il report “Documenti restituiti e prenotati” : nel quale troverò il
talloncino che riporta i dati del documento, dell’utente richiedente e della Biblioteca di
destinazione (in questo caso la mia)
Prestito o F3
Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sul talloncino
Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento
Opzioni: in transito sulla MIA Biblioteca
Accantono il libro e telefono all’utente (in questo caso è d’obbligo),
quando viene a ritirarlo
Prestito o F3
Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sulla Carta regionale dei servizi
Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento/i

In questo modo cancello la prenotazione e consegno il documento all’utente: da questo


momento si conteggiano i giorni di prestito

RICHIESTE E PRENOTAZIONI ON LINE


Ho stampato i report “Documenti richiesti” e Documenti restituiti e prenotati” selezionando
la mia Biblioteca.
Alcuni talloncini presentano il simbolo @: si tratta di richieste e prenotazioni effettuate on
line dagli utenti della rete provinciale.
Una volta trovati a scaffale i documenti richiesti e i restituiti prenotati inserisco il talloncino
nel documento
Prestito o F3
Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sul talloncino
Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento
1) Se la destinazione è un’altra Biblioteca
Opzioni: in transito verso la Biblioteca indicata sul talloncino come destinazione
In questo modo cancello la prenotazione e metto il libro in transito
Metto il documento nella cassa per l’incaricato del prestito interbibliotecario
18
2) Se la destinazione è la mia Biblioteca
Opzioni: in transito verso la MIA Biblioteca
Inserisco inoltre un avviso di disponibilità nello spazio personale dell’utente come segue:
Opzioni
messaggio temporaneo
messaggio utente
messaggio inviato via OPAC
scrivere un avviso di disponibilità che contenga almeno questi elementi fondamentali:
“dal giorno data presso la Biblioteca di xxx è disponibile il documento da lei richiesto:
titolo e barcode. Rimarrà a sua disposizione per 7 giorni se è un documento
multimediale, per 15 giorni se è un libro, poi verrà restituito alla Biblioteca proprietaria.
Cordiali saluti. Si ricordi di cancellare questo messaggio”
OK
Attenzione: è possibile salvare questo testo, con le opportune modifiche, sul
desktop Q Series e fare “copia incolla” nello spazio personale dell’utente
richiedente inserendo di volta in volta i dati del documento.
Il documento dovrà essere accantonato in attesa del ritiro da parte dell’utente.
E’ buona prassi telefonare agli utenti che dopo qualche giorno dall’arrivo del documento
non provvedono al ritiro.

E’ possibile inserire l’avviso di disponibilità nello spazio personale dell’utente anche in un


secondo momento come segue:
prestito
gestione utenti
selezionare l’utente leggendo con il lettore ottico il codice fiscale riportato sul modulo di
richiesta/prenotazione
opzioni
messaggio utente
messaggio inviato via OPAC
inserire l’avviso.
Attenzione: è il bibliotecario della Biblioteca di destinazione che inserisce l’avviso
di disponibilità, non quello della Biblioteca che presta.
Se l’avviso di disponibilità viene inserito dalla biblioteca proprietaria si dà
un’informazione errata all’utente, che non è tenuto a conoscere tempi e itinerari del
servizio di prestito interbibliotecario.

19
7. BIBLIOTECHE DI GALLARATE, VARESE E ALTRE

Le Biblioteche di Gallarate e Varese non utilizzano il software Q Series: entrambe


aderiscono alla rete SBN.
Il patrimonio della Biblioteca di Gallarate non è inserito nel catalogo collettivo della
Provincia di Varese, il patrimonio della Biblioteca di Varese è inserito solo fino a
marzo 2006.
Le transazioni da e per queste Biblioteche andranno gestite in modo particolare.

7. 1. Biblioteca di Gallarate
Prestare un documento alla Biblioteca di Gallarate
La Biblioteca di Gallarate inserisce i propri utenti che vogliono accedere al prestito
interbibliotecario provinciale nella banca dati della Provincia di Varese e utilizza il modulo
di circolazione di Q Series. Pertanto la procedura per la gestione dei prestiti
interbibliotecari con destinazione Gallarate sarà quella consueta: i documenti saranno
attribuiti all’utente richiedente e messi in transito verso la Biblioteca di destinazione. I
documenti verranno consegnati dagli incaricati del servizio di prestito interbibliotecario
provinciale.

Richiedere e restituire un documento alla Biblioteca di Gallarate


Il patrimonio della Biblioteca di Gallarate è visibile nell’OPAC SBN regionale all’indirizzo
http://www.biblioteche.regione.lombardia.it/OPACRL/catleg/SF selezionando la Biblioteca
di Gallarate nel menù a tendina.
Per richiedere documenti è necessario inviare un’e mail all’indirizzo prestito@sbgallarate.it
I documenti verranno consegnati gratuitamente dagli incaricati del servizio di prestito
interbibliotecario provinciale.
Per l’inserimento dei documenti appartenenti alla Biblioteca di Gallarate e la
registrazione dei relativi transiti si utilizza la procedura descritta in 7.4.
Al momento della restituzione apporre il timbro della propria Biblioteca con la data sulla
scheda di richiesta che accompagna il documento
Attenzione: i documenti della Biblioteca di Gallarate sono rinnovabili solo previa
autorizzazione della biblioteca stessa

7.2. Biblioteca civica di Varese


Prestare un documento alla Biblioteca civica di Varese
Il direttore della Biblioteca civica di Varese, Chiara Violini, è stato inserito nella Banca
dati provinciale come ente “superutente” con particolari diritti.
Come registrare un prestito a Varese - Violini Chiara Ente
La Biblioteca di Varese non utilizza il software Q Series, pertanto effettuerà le richieste di
prestito interbibliotecario utilizzando l’apposito modulo cartaceo.
Le richieste devono essere evase registrando il prestito a Violini Chiara Ente come
utente finale senza mettere i documenti in transito: la Biblioteca di Varese registrerà il
prestito utilizzando il proprio software di gestione SBN.
I documenti verranno consegnati dagli incaricati del servizio di prestito interbibliotecario
provinciale.

Richiedere e restituire un documento alla Biblioteca civica di Varese


Il patrimonio della Biblioteca civica di Varese è visibile nell’OPAC SBN regionale
all’indirizzo http://www.biblioteche.regione.lombardia.it/OPACRL/catleg/SF selezionando
la Biblioteca di Varese nel menù a tendina.

20
La Biblioteca di Varese non utilizza il software Q Series, pertanto le richieste di prestito
interbibliotecario dovranno essere effettuate utilizzando l’apposito modulo cartaceo.
Al momento della restituzione i documenti viaggeranno senza talloncini
I documenti verranno consegnati gratuitamente dagli incaricati del servizio di prestito
interbibliotecario provinciale.

Attenzione:
 Il patrimonio della Biblioteca civica di Varese è inserito nel catalogo
provinciale solo fino a marzo 2006;
 Il patrimonio della Biblioteca civica di Varese è visibile solo lato staff: non è
visibile nell’OPAC;
 Per registrare prestiti e restituzioni dei documenti inseriti in banca dati si
utilizzano le consuete procedure.
 Per l’inserimento dei documenti non presenti in banca dati (successivi al
marzo 2006) e la registrazione dei relativi transiti si utilizza la procedura
descritta in 7.4.
 I documenti della Biblioteca di Varese sono rinnovabili solo previa
autorizzazione della biblioteca stessa

7.3 Altre Biblioteche


Richieste di prestito a Biblioteche non appartenenti alla Nuova rete bibliotecaria della
provincia di Varese dovranno essere gestite secondo le modalità previste da ciascuna
Biblioteca o rete di Biblioteche, ad es. SBN

7.4. Registrare un documento di Biblioteche non afferenti alla Nuova rete


bibliotecaria della provincia di Varese
Utilizzando la funzione F9 del software Q Series si inseriscono provvisoriamente in
carattere maiuscolo i dati del documento ricevuto e non presente in catalogo:

Prestito
F9 Nuovo record
Inserire almeno autore (cognome, nome) e titolo (senza articolo!)
Volumi
Inserire nel campo barcode l’inventario del documento
Inserire inoltre negli appositi campi:
Collocazione
Biblioteca proprietaria
OK

utilizzando la funzione F3 si registra il prestito all’utente e in seguito con la funzione F4 si


scaricherà il documento restituito.
ATTENZIONE! alla chiusura della transazione i dati del documento provvisoriamente
inserito in banca dati con la funzione F9 verranno cancellati.

Per cancellare un record inserito provvisoriamente in F9


Prestito
F9
Selezionare e aprire la scheda del documento (ricerca per titolo o per barcode)
File
Cancella record
OK

21
8. SERVIZI ON LINE

8.1. l’utente

L’utente regolarmente iscritto in qualsiasi Biblioteca della Nuova rete bibliotecaria


provinciale può utilizzare i servizi on line come segue: da qualsiasi PC collegato a internet
http://webopac.bibliotecheprovinciavarese.it
servizi on line
login: codice fiscale
password di primo accesso: codice fiscale
e-mail: inserire quella utilizzata con maggiore frequenza
per motivi di sicurezza al primo accesso il sistema informatico chiede di cambiare la
password
Una volta registrato, l’utente può prenotare fino a 5 documenti (di cui massimo 3
multimediali) selezionando la Biblioteca presso la quale desidera siano recapitati, può
inoltre rinnovare autonomamente per una sola volta il prestito dei documenti non scaduti
e non prenotati.
All’arrivo dei documenti riceverà un messaggio nel proprio spazio personale: dovrà
pertanto consultare regolarmente il proprio spazio personale nell’OPAC e ritirare i libri
richiesti entro 15 giorni e i multimediali entro 7 giorni dall’inserimento dell’Avviso di
disponibilità.
L’utente provvederà inoltre alla cancellazione dei messaggi

8.2. il bibliotecario

Fornisce agli utenti consulenza sulle procedure sopra sintetizzate.


Stampando i report “Documenti disponibili richiesti” e “Documenti restituiti prenotati” potrà
distinguere i documenti richiesti e prenotati on line dagli utenti, contrassegnati dal simbolo
@
Il bibliotecario dovrà avvisare l’utente dell’arrivo dei documenti richiesti e/o prenotati
inserendo un avviso di disponibilità nello spazio personale dell’utente come segue:
prestito
gestione utenti
selezionare l’utente leggendo il codice fiscale riportato sul modulo di
richiesta/prenotazione con il lettore ottico
opzioni
messaggio utente
messaggio inviato via OPAC

scrivere un avviso di disponibilità che contenga almeno questi elementi fondamentali:


“dal giorno data presso la Biblioteca di xxx è disponibile il documento da lei richiesto:
titolo e barcode. Rimarrà a sua disposizione per 7 giorni se è un documento
multimediale, per 15 giorni se è un libro, poi verrà restituito alla Biblioteca proprietaria.
Cordiali saluti. Si ricordi di cancellare questo messaggio”
OK

Attenzione: è possibile salvare questo testo, con le opportune modifiche, sul


desktop Q Series e fare “copia incolla” nello spazio personale dell’utente
richiedente inserendo di volta in volta i dati del documento.

22
Il documento dovrà essere accantonato in attesa del ritiro da parte dell’utente: inserire
come di consueto il relativo talloncino nel documento. E’ buona prassi telefonare agli utenti
che dopo qualche giorno dall’arrivo del documento non provvedono al ritiro.
Il tempo massimo previsto per la giacenza dei libri è di 15 giorni e dei materiali
multimediali è di 7 giorni, poi dovranno essere restituiti alla biblioteca proprietaria
mettendoli in transito sulla propria biblioteca.
Non inserire il modulo di richiesta/prenotazione nel libro restituito.

Attenzione: è il bibliotecario della Biblioteca di destinazione che inserisce l’avviso


di disponibilità, non quello della Biblioteca che presta.
Se l’avviso di disponibilità viene inserito dalla biblioteca proprietaria si dà
un’informazione errata all’utente, che non è tenuto a conoscere tempi e itinerari del
servizio di prestito interbibliotecario.

8.3. l’utente non ricorda la password

Il bibliotecario, nel rispetto della privacy dell’utente, dovrà riabilitare la password di primo
accesso (Codice fiscale) procedendo come segue:

Prestito
Gestione utenti
Seleziono la scheda dell’utente (dalla lista nomi o barcode)
maschera UTENTE: seleziono il Codice fiscale dell’utente control C (copia)
Maschera MESSAGGI: seleziono la password d’accesso control V (incolla)
OK
Salvo le modifiche? SI’

L’utente potrà ora accedere ai servizi on line utilizzando come password il codice
fiscale: dovrà modificare la password al primo accesso.

23
9. REPORT

I Report sono uno strumento indispensabile per il regolare funzionamento dei servizi,
consentono ad esempio la gestione del prestito interbibliotecario, la stampa del Registro
cronologico e topografico, la stampa dei solleciti, l’estrapolazione di dati statistici.
Mensilmente sul desktop Q Series nell’apposita cartella vengono inseriti a cura di
Mediatech i dati relativi ai prestiti.

come eseguire i report


Gestione report
Seleziona il report
Selezionare il report desiderato nel menù a tendina
OK

una volta visualizzato un report è possibile stamparlo cliccando sull’icona della stampante
sulla barra degli strumenti.

01P Doc. disponibili richiesti


Fornisce la lista di tutti i documenti di proprietà della mia Biblioteca attualmente
disponibili a scaffale richiesti da altre Biblioteche (prestito interbibliotecario) o dall’utente
web (servizi on line)

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina


OK

Viene visualizzato il report richiesto, che contiene i talloncini dei documenti posseduti dalla
mia Biblioteca attualmente disponibili a scaffale e richiesti in prestito interbibliotecario o da
un utente on line. Per facilitare il lavoro di ricerca i talloncini sono in ordine di collocazione.

Ogni talloncino riporta i seguenti dati:

documento: utente:

titolo nome
collocazione Codice Fiscale alfanumerico
inventario Telefono
biblioteca Data di prenotazione
Codice a barre dell’utente
Biblioteca di destinazione

Se il documento è stato richiesto da un utente on line il talloncino riporta il simbolo @.


Attenzione: questo report è fondamentale per la gestione del servizio di prestito
interbibliotecario e dei servizi on line agli utenti.
Va stampato tutti i giorni, anche più volte al giorno per procedere tempestivamente
alla ricerca dei documenti e al loro trattamento.

24
È possibile che alcuni cedolini riportino nell’apposito riquadro la scritta: “non disponibile
perché restituito a xxxxx “ :

In questo caso il documento prenotato, di proprietà della Biblioteca di Saronno, è stato


restituito a Turate: la prenotazione comparirà anche nel report stampato dalla Biblioteca di
Turate che caricherà il documento all’utente richiedente, lo metterà in transito verso la
biblioteca destinataria e lo consegnerà all’incaricato del Servizio di prestito
interbibliotecario provinciale.

25
02P Doc. restituiti prenotati
Fornisce la lista di tutti i documenti restituiti nella mia Biblioteca e prenotati dalla mia
biblioteca, da altre biblioteche o dall’utente web: non comprende solo i documenti di
proprietà della mia biblioteca, ma anche quelli di altre biblioteche

Seleziono la mia Biblioteca


Seleziono l’intervallo di date tra le quali voglio effettuare la ricerca
OK

Viene visualizzato il report richiesto che contiene i talloncini dei documenti posseduti dalla
mia biblioteca e rientrati dal prestito nell’intervallo di date definito che risultano prenotati
per l’interprestito o da utenti on line. Il report visualizza anche i documenti di altre
biblioteche restituiti presso la mia biblioteca nell’intervallo di date definito che risultano
prenotati per l’interprestito o da utenti on line.

I talloncini si presentano come quelli del report “Documenti disponibili richiesti”, in più
hanno il simbolo del telefono per ricordare al bibliotecario di avvertire telefonicamente
l’utente dell’arrivo del documento.
Attenzione: in questo caso la telefonata è obbligatoria!
Questo report è fondamentale per la gestione del servizio di prestito
interbibliotecario e dei servizi on line agli utenti.
Va stampato tempestivamente per procedere al trattamento dei documenti.

03P Prenotazioni al titolo


Fornisce la lista delle prenotazioni al titolo raggruppate per Biblioteca di destinazione
Il report visualizza l’elenco delle biblioteche che hanno effettuato erroneamente
prenotazioni al titolo, non hanno cioè selezionato una copia in fase di prenotazione.

Se nell’elenco compare la mia Biblioteca


Clicco sulla mia biblioteca:
Il report visualizza le prenotazioni al titolo effettuate dalla mia Biblioteca
Stampo il report selezionando la pagina che corrisponde alla mia Biblioteca

Attenzione: è necessario cancellare le prenotazioni al titolo e rifarle correttamente


come prenotazioni alla copia

Come cancellare una prenotazione al titolo


Prenotazioni o F6
Scorri lista
Selezionare il titolo prenotato
OK
Selezionare una copia
OK prenota
Viene visualizzata la lista delle prenotazioni
Selezionare la prenotazione da cancellare
Cancella
OK

Oppure:
Gestione utenti
Seleziono l’utente per cui ho prenotato il documento dalla lista “utenti” o “barcode”

26
OK
Visualizza
Sommario prenotazioni
Seleziono la prenotazione da cancellare
Cancella prenotazione
OK

Attenzione: le prenotazioni al titolo non compaiono nel report “Documenti restituiti


prenotati”, quindi non possono essere soddisfatte e creano fastidiose ridondanze
nella gestione delle transazioni.

04P Lista prenotazioni biblio


Fornisce la coda di prenotazioni dei documenti di una biblioteca.

05P Coda prenotazioni copia


Fornisce la coda di prenotazioni di tutte le copie di un documento: se si verifica una coda
di prenotazioni troppo lunga e quindi non accettabile per alcuni documenti, è buona norma
acquistarne altre copie: l’attenzione per l’acquisto di più copie è raccomandata in
particolare alle Biblioteche Centro sistema e significative, che svolgono importanti funzioni
all’interno della Rete provinciale.

06P Coda prenotazioni utente


Fornisce l’elenco dei documenti prenotati da un utente.

07R Lettere di sollecito


Consente di stampare le lettere di sollecito: ciascuna Biblioteca sollecita la restituzione
dei propri documenti (anche quelli prestati a utenti iscritti presso altre biblioteche)

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina


Seleziono la data da cui voglio partire nei solleciti:
(la Nuova rete bibliotecaria della Provincia di Varese è operativa dal 4/6/2007)
Data fine
OK

Attenzione: è buona prassi effettuare i solleciti con regolarità ogni 15 giorni.

08R Lista dei ritardi


Fornisce l’elenco dei documenti in ritardo di proprietà di una Biblioteca

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina


Inserisco l’intervallo di date tra le quali voglio effettuare la ricerca
OK

Questo report è utile per effettuare solleciti telefonici

Attenzione: è buona prassi effettuare i solleciti con regolarità ogni 15 giorni.

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09D Documenti scartati, perduti, introvabili, in catalogazione
Fornisce l’elenco dei documenti con status “in catalogazione” “introvabile” “perduto” e
“scartato” di proprietà della Biblioteca selezionata

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina


Seleziono lo o gli status di cui desidero la lista
Clicco sulla freccia > tra le due finestre (Add o aggiungi)
OK

10D Documenti in transito


Fornisce l’elenco dei documenti della mia Biblioteca che risultano in transito

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina


OK

Per ciascun documento il report segnala: se è in transito verso la mia Biblioteca o verso
altre Biblioteche (e quindi se sta tornando o sta uscendo in prestito), la data dell’ultima
transazione, dell’ultimo prestito o dell’ultima restituzione.

11D Documenti in transito: destinazione


Fornisce l’elenco dei documenti (di proprietà di altre Biblioteche e della mia Biblioteca) in
transito verso la mia Biblioteca.

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina


OK

E’ evidente che: se sono documenti di proprietà di un’altra Biblioteca stanno arrivando a


seguito di richiesta PIB o di utente Web, se sono documenti della mia Biblioteca stanno
rientrando.

12E Etichette dorsali per inventario


Permette di stampare le etichette dorsali in formato 50x30mm a partire dalla selezione
dell’intervallo di numeri di inventario (es. da SAR00098500 a SAR00099000).

13E Etichette dorsali per data


Permette di stampare le etichette dorsali in formato 50x30mm a partire dalla selezione
dell’intervallo di date di inserimento in banca dati (es. da 1/9/2008 a 30/9/2008).

14N Bollettino novità


Fornisce l’elenco per Autore delle nuove acquisizioni della Biblioteca selezionata,
articolato per supporto (es CD, DVD, Testo a stampa) e tipologia di collezione in un
intervallo di date

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina


Seleziono il supporto
Clicco sulla freccia > tra le due finestre (Add o aggiungi)
Seleziono il tipo di collezione
Clicco sulla freccia > tra le due finestre (Add o aggiungi)
Seleziono l’intervallo di date all’interno del quale voglio effettuare la mia ricerca
OK

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15N Bollettino novità: titoli
Fornisce l’elenco per titolo delle nuove acquisizioni della Biblioteca selezionata, articolato
per supporto (es CD, DVD, Testo a stampa) e tipologia di collezione in un intervallo di
date

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina


Seleziono il supporto
Clicco sulla freccia > tra le due finestre (Add o aggiungi)
Seleziono il tipo di collezione
Clicco sulla freccia > tra le due finestre (Add o aggiungi)
Seleziono l’intervallo di date all’interno del quale voglio effettuare la mia ricerca
OK

16R Registro cronologico


Consente di elaborare e stampare il Registro cronologico d’ingresso della Biblioteca
selezionata.

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina


Posso selezionare una singola collezione e un intervallo di numeri di inventario.
Se desidero il cronologico di tutto il mio patrimonio inserirò sia nel campo collezione
sia nel campo barcode TUTTI.
OK

Attenzione: a volte all’inizio e alla fine del Registro cronologico di una Biblioteca si trova
l’indicazione di documenti con barcode di un’altra Biblioteca (es. nel cronologico della
Biblioteca di Saronno il primo documento ha barcode ORG00028749).
Questo si verifica quando una biblioteca accoda un documento senza modificare la
biblioteca proprietaria.
Per correggere:

catalogazione
catalogo
lista barcode documenti
inserisco il barcode del documento (es.ORG00028749)
OK vedi
copie
seleziono la copia da correggere
correggo la Biblioteca (es. seleziono Origgio nel menù a tendina)
OK

In caso di dubbio o di altre casistiche è necessario contattare la biblioteca coinvolta per


concordare le migliori modalità di intervento per la soluzione del problema.

17R Registro cronologico (Excel)


Registro cronologico il dato è esportato formattando su 1 sola riga per documento (file
excel)
Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina
Seleziono la collezione: tutte, adulti o ragazzi
OK
Clicco sull’icona in alto a sinistra (Export report)
Seleziono il formato

29
Seleziono la destinazione
OK
Posso esportare l’intero report o alcune pagine

Il file in formato excel è modificabile: per esempio è possibile eliminare righe e colonne.

18R Registro topografico


Consente di elaborare e stampare il registro topografico di una sezione opportunamente
identificata del patrimonio della Biblioteca selezionata.

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina


Inserisco la collocazione del primo e dell’ultimo documento della sezione di cui
desidero stampare il registro topografico (es. 100 e 199.99)
OK

Ottengo l’elenco ordinato per collocazione di tutti i documenti delle sezione selezionata.
Il report riporta per ciascun documento, oltre a CDD e Titolo/autore l’inventario e lo status
(es. disponibile, introvabile, scartato, in prestito, in transito, non prestabile)
questo report è utile per effettuare l’inventario di singole sezioni del patrimonio di
una Biblioteca.

19S Statistiche giorno-mese


Fornisce il numero di prestiti effettuati da una Biblioteca suddiviso per giorno e collezione.
Include prestiti, rinnovi, prestito interbibliotecario

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina


Inserisco l’intervallo di date tra cui intendo effettuare la ricerca
OK

20S Statistiche giorno-ora


Fornisce il numero di prestiti effettuati da una Biblioteca in una giornata: il dato è ripartito
ora per ora. Include prestiti, rinnovi, prestito interbibliotecario.

21S Statistiche mese-Biblioteca


Fornisce il numero di prestiti effettuati da una Biblioteca in un intervallo di date
selezionato. Il dato è ripartito per Biblioteca e mette in evidenza la destinazione dei
documenti prestati. Include prestiti, rinnovi, prestito interbibliotecario.

22S Statistiche Acquisti/Prestiti


Mette in relazione i prestiti effettuati da una Biblioteca con l’anno di inserimento dei
documenti nella banca dati provinciale. I documenti sono suddivisi per collezione.

23S Statistiche aggregazioni (collezioni)


Fornisce le nuove aggregazioni in rete effettuate dalle singole biblioteche secondo la
collezione di appartenenza del documento. E’ possibile selezionare per data.

24S Statistiche aggregazioni (supporti)


Fornisce le nuove aggregazioni in rete effettuate dalle singole biblioteche secondo il
supporto del documento. E’ possibile selezionare per data.

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25S Statistiche mese-collezione
Fornisce il numero di prestiti effettuati da una Biblioteca in un intervallo di date
selezionato. Il dato è ripartito per collezione
Include prestiti, rinnovi, prestito interbibliotecario.

26S Statistiche transazioni (tipo)


Conteggio delle transazioni effettuate in biblioteca, con scelta della tipologia (prestiti,
prenotazioni, rinnovi e restituzioni) e dell’intervallo di tempo.

27S Storia di un documento


Elenca tutte le transazioni effettuate su un documento a partire dal suo inserimento in
banca dati fino alla data di esecuzione del report.

28U Storia di un utente


Elenca tutte le transazioni effettuate per un utente a partire dalla sua iscrizione alla Nuova
rete bibliotecaria della Provincia di Varese fino alla data di esecuzione del report.

29U Utenti iscritti


Fornisce il numero degli utenti iscritti alla Nuova rete bibliotecaria della Provincia di Varese
suddiviso per Biblioteca, con l’indicazione dell’anno di effettuazione dell’ultimo prestito.
Il Servizio biblioteche provinciale stampa questo report ogni mese e alla fine
dell’anno per la compilazione del Questionario banca dati anagrafe biblioteche.

30U Utente prestiti in corso


Fornisce l’elenco dei documenti in carico a un utente. E’ richiesto l’inserimento del barcode
dell’utente.

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10. ASSISTENZA

Per problemi e dubbi relativi al funzionamento dei servizi


rivolgersi al Coordinatore del Sistema bibliotecario

Per problemi di hardware e connessione:


 il computer non funziona correttamente
 non si riesce ad accedere a Internet
rivolgersi al CED del vostro Comune

Per problemi di malfunzionamento del software:


 il computer funziona correttamente ed è possibile accedere a Internet ma non si
riesce ad accedere a Q series,
 si riesce ad accedere a Q Series ma alcune funzioni non sono operative
rivolgersi a Mediatech

Mediatech
Via Isonzo 50 Rozzano (MI)

tel. 0290420016 e 0290422257

info@mediatechgroup.it

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