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TRANSPORTES MONTEJO
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PROCEDIMIENTO DE POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN
Y CONDICIONES GENERALES DE COMPRA
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Pág.
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DESCRIPCIÓN..........................................................................................................1
ELABORÓ.................................................................................................................1
REVISÓ....................................................................................................................1
APROBÓ...................................................................................................................1
FECHA.....................................................................................................................1
APROBADO:_____________________............................................................................1
1. OBJETO................................................................................................................4
2. ALCANCE
4
3. PROCEDIMIENTO
4
3.2 CONFIRMACIÓN DEL RECIBO DE LA ORDEN DE PEDIDO O DE COMPRA
........................................................................................................................................
4
El encargado de compras de acuerdo con su criterio y/o la compra a realizar
confirmará el recibo de la orden de compra al vendedor mediante la solicitud de “un
fax de confirmación” o via “e-mail”. En caso de no recibirse, el encargado de compras
la realizará telefónicamente indicando en la orden de compra original la fecha, hora,
el nombre y el cargo de la persona que hace la confirmación. Posteriormente esta
orden de pedido o de compra se perfeccionará y entrará en vigencia una vez que sea
aceptada por el vendedor, quien podrá hacerlo en forma expresa o tácita de la
siguiente forma:
........................................................................................................................................
4
3.4 MODIFICACIONES A LA PRESENTE ORDEN DE PEDIDO O DE COMPRA
........................................................................................................................................
5
3.5 PLAZO DE ENTREGA
........................................................................................................................................
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3.6 CERTIFICADOS DE FABRICACIÓN Y/O CALIDAD
........................................................................................................................................
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PROCEDIMIENTO DE POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN
Y CONDICIONES GENERALES DE COMPRA
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PROCEDIMIENTO DE POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN
Y CONDICIONES GENERALES DE COMPRA
1. OBJETO
El objeto del presente procedimiento es el de definir y aplicar las políticas de contratación y las
condiciones de compra para productos y servicios.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a toda la Empresa Transportes Montejo, a todas las órdenes de pedido
o de compra (contrataciones) y subcontrataciones (de terceros) de cualquier índole.
3. PROCEDIMIENTO
La orden de pedido, orden de compra o (contrato) tiene por objeto regir todo lo relacionado con la
adquisición de material, insumos o equipo y/o la prestación de servicios por parte del proveedor en
adelante denominado VENDEDOR y TRANSPORTES MONTEJO, en adelante denominado
COMPRADOR. TRANSPORTES MONTEJO, reconocerá únicamente las órdenes de compra que
estén debidamente aprobadas por los siguientes cargos: Gerente General, Gerente Administrativo
y Financiero, Gerente Operativo, Gerente de Cartagena y Jefe de Compras.
El encargado de compras de acuerdo con su criterio y/o la compra a realizar confirmará el recibo
de la orden de compra al vendedor mediante la solicitud de “un fax de confirmación” o via “e-mail”.
En caso de no recibirse, el encargado de compras la realizará telefónicamente indicando en la
orden de compra original la fecha, hora, el nombre y el cargo de la persona que hace la
confirmación. Posteriormente esta orden de pedido o de compra se perfeccionará y entrará en
vigencia una vez que sea aceptada por el vendedor, quien podrá hacerlo en forma expresa o tácita
de la siguiente forma:
1. Que recibirá los insumos, repuestos, equipos o servicios descritos en la orden de compra,
de acuerdo con las cantidades, las especificaciones (requerimientos) y demás condiciones
estipuladas como alcance del suministro, incluyendo catálogos y/o manuales de operación y
mantenimiento.
2. Que los precios que figuran en esta orden de compra son los precios comerciales dados
por el vendedor y que éstos no violan ninguna regulación legal o reglamentaria sobre precios
autorizados para la fecha de esta orden o de su perfeccionamiento.
3. Que estos precios no serán aumentados o alterados en ninguna forma, ni les serán
agregados recargo u otras sumas, salvo en aquellos casos en los cuales el vendedor haya
establecido en sus cotizaciones u ofertas posibles variaciones de precio y/o recargos o que el
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precio esté dado en moneda extranjera y que se haya pactado con anterioridad que el precio al
cual se facturará será el correspondiente a la tasa de cambio de la fecha concertada.
5. Que los artículos objetos de esta orden de pedido o de compra cumplen a cabalidad con
las normas de calidad y referencian las mismas adjuntando cuando sea requerido los certificados
de calidad.
7. Que los repuestos, insumos y/o cualquier otro artículo y/o servicio sea de su especialidad
el vendedor directo y no un tercero.
3. Si el vendedor no se opone por escrito y dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la
fecha de notificación de la comunicación antes referida, se entenderá que éste ha aceptado
tácitamente las modificaciones y los ajustes propuestos por el comprador.
El plazo de entrega indicado en esta orden de pedido o de compra deberá ser estrictamente
cumplido por el vendedor, salvo en caso fortuito o fuerza mayor debidamente probados. Por lo
tanto, el vencimiento del plazo pondrá en mora al vendedor, sin necesidad de modificación judicial
o extrajudicial.
Si el vendedor incumple con su obligación de entregar los bienes (repuestos, cualquier tipo de
material etc.) o de prestar los servicios contratados en las condiciones y en la oportunidad aquí
estipulada, el comprador podrá elegir por si mismo entre las siguientes soluciones:
1. El vendedor garantiza que las mercancías y materiales a que se refiere este contrato son
de buena calidad, están libres de todo defecto y que en el proceso de su fabricación se ha
cumplido con las normas técnicas más exigentes, así como las de calidad establecidas por el
comprador, que el vendedor declara conocer y aceptar.
3. Dado el caso que los materiales, repuestos y/o equipos entregados por el vendedor no
coincidan exactamente con los ofertados y/o con las muestras presentadas y aprobadas en el
respectivo pedido, y/o con las especificaciones indicadas en la presente orden de compra, los
mismos serán rechazados.
En estos casos, los gastos de transporte de la mercancía así como los riesgos correspondientes,
serán a cargo del vendedor.
3.7 INSPECCIÓN
El comprador tendrá derecho, en cualquier tiempo y sin previo aviso, a realizar las inspecciones
que sean necesarias a su juicio para la comprobación de todo los datos relacionados con la
presente orden de pedido o de compra. Este derecho de inspección se extiende al proceso y
método de fabricación de la mercancía y/o prestación del servicio. Por tal motivo el vendedor
autoriza al comprador a realizar todas las visitas que sean necesarias y permitirá para ello el
acceso a su planta o almacenes y demás lugares de trabajo.
Queda entendido que tales inspecciones, de ninguna manera liberan al vendedor de sus
responsabilidades legales y/o contractuales.
1. Si el cumplimiento de esta orden de pedido o de compra implica la entrega por parte del
comprador de partes, piezas o equipos (Ej.: moldes, muestras, artes, fotografias, planos, etc.) el
vendedor será responsable, a partir del momento de su recepción, de cualquier daño que éstas
pudieran sufrir, producto de una incorrecta manipulación o utilización durante su traslado o uso por
el vendedor. Queda expresamente entendido que en todo caso los moldes o muestras, artes,
fotografias y demás prototipos suministrados por el comprador son de su exclusiva propiedad y por
lo tanto el vendedor no podrá alegar en ningún momento y por ninguna causa, propiedad sobre
éstos, ni reproducirlos o publicarlos para su uso particular.
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3. Cualquier modificación que el vendedor deseare efectuar en los bienes propiedad del
comprador deberán ser aprobados por éste. El vendedor se compromete a no utilizar dichos
bienes a fines distintos a los indicados en la presente orden de pedido o de compra y a no divulgar
los datos y especificaciones técnicas que a tal efecto le sean entregados.
4. Cualquier violación a las obligaciones señaladas en los puntos anteriores, dará derecho al
comprador a invalidar este contrato y a exigir en consecuencia la entrega inmediata de los moldes
y otros objetos suministrados, la devolución de las cantidades de dinero que se le hayan dado por
anticipado, más el pago del diez por ciento (10%) del monto de esta orden, por concepto de daños
y perjuicios.
3.9 EMBALAJE
Los gastos por el embalaje del material y/o equipo se entenderán incluidos en el precio, salvo
indicado lo contrario que conste en la orden de pedido o de compra. El vendedor será responsable
de todos los daños, averías y deterioros que pueda sufrir la mercancía por, embalajes impropios,
inadecuados o deficientes. No obstante, el comprador se reserva el derecho de exigir las
condiciones de embalaje que a su juicio se requieran.
3.10 TRANSPORTE
La recepción por parte del comprador de los materiales, materias primas, material de empaque e
insumos y/o equipos objeto de la orden de pedido o de compra en sus almacenes u oficinas, no
significa que hayan sido aceptados conformes.
La mercancía está sujeta a inspección previa a su aceptación, dentro de un plazo de cinco (5) días
hábiles contados a partir de su recepción. En caso de cualquier no conformidad con el material y/o
equipo, en virtud de no ajustarse a las condiciones estipuladas en la orden de pedido o de compra,
el comprador se reserva el derecho de proceder a su devolución del repuesto, insumo y/o equipo
como la correspondiente factura. En el documento de entrega de los materiales se consignará
como criterio de No Conformidad.
El despacho por parte del vendedor deberá venir acompanado de su remisión debidamente
identificada con mínimo los siguientes datos: NIT, nombre de la empresa, número de la orden de
compra, etc., la cual será entregada a la persona encargada de la bodega del comprador,
3.12 RECLAMACIONES
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podrá encargar la ejecución de ésta a terceros o la ejecutará él mismo, siempre por cuenta del
vendedor.
El precio de los materiales, repuestos, insumos, equipos y/o servicios estipulados en la orden de
compra, será cancelado por el comprador al vendedor, una vez que haya recibido la totalidad del
pedido a su satisfacción, de conformidad con las condiciones estipuladas en este contrato. Sin
embargo, con el consentimiento expreso del comprador, se podrán estipular anticipos y/o pagos
parciales del precio total y en este caso, las condiciones especiales de pago deberán estar
indicados en la orden de pedido o de compra o en correspondencia separada firmada por ambas
partes.
En todo caso, los pagos a realizar por parte del comprador se harán una vez transcurrido el lapso
que aparece en la orden de compra bajo "Forma de pago". El lapso será contado a partir de la
fecha que conste en el sello de recibo en la factura de Transportes Montejo, el vendedor deberá
entregar su factura con la copia de orden de compra y/o pedido.
El vendedor no podrá ceder o traspasar en todo o en parte la orden de Compra, sin autorización
expresa por parte del comprador.
éste queda obligado a avisar al comprador con anterioridad a la ejecución de esta orden, y el
comprador tendrá la plena libertad de realizar o no la orden de compra.
Indicación del número de la orden de pedido o de compra, el número que consta en la orden de
compra deberá ser indicada por el vendedor en toda la correspondencia, notas de entrega,
facturas, etc. que envíe al comprador.
Entrega de facturas: todas las facturas por suministro de material, material de empaque, insumos o
servicios, deberán ser presentadas para su tramitación y posterior cobro, únicamente en la
recepción de Transportes Montejo y deberán llenar los siguientes requisitos:
1. Facturas en original y copia, las cuales deberán estar enumeradas y fechadas y con el
NIT o cédula de ciudadanía, además de todos los requisitos comerciales y fiscales vigentes.
3. Entregar la remisión de entrega en original (ésta debe estar firmada y sellada por la
persona que recibió el material o el servicio).
4. RESPONSABILIDAD
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