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DE PROVEEDORES
PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE
Código PGC-0202
MANUFACTURA
3
CONTROL DE PROVEEDORES Versión
30/09/2010
EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Actualización
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVO
3. ALCANCE
4. MANTENIMIENTO
5. REVISIÓN
6. RESPONSABLE
7. PROCEDIMIENTOS
7.1 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES
7.1.1 Evaluación proveedores materias primas
7.1.2 Evaluación proveedores suministros y repuestos
7.1.3 Selección de proveedores
7.1.4 Verificación y reevaluación
7.1.5 Actualizaciones
7.2 CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES
7.2.1 Proveedores nacionales
7.2.2 Proveedores de materias primas e insumos.
7.2.3 Proveedores de suministros y repuestos.
7.3 REGISTRO DE PROVEEDORES
7.4 SOLICITUD DE COMPRAS
7.5 COTIZACIÓN DE ARTÍCULOS
7.5.1 Cotización
1. INTRODUCCIÓN
AGUA PURA LA CASCADA presenta este documento en cumplimiento de las normas sanitarias
vigentes, como entidad dedicada a la fabricación y venta de agua potable envasada; en el marco del
cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura el manejo dado a las materias primas y los
controles dispuestos para garantizar que estas sean inocuas al ingresar al proceso de envasado de
agua potable; es un paso álgido la calidad de los productos terminados.
2. OBJETIVO
Garantizar que todas las materias primas e insumos empleados en la fabricación del agua potable
envasada cumplan con los requisitos sanitarios para obtener la inocuidad de los productos.
3. ALCANCE
4. MANTENIMIENTO
5. REVISIÓN
El auditor externo es el encargado de revisar, validar y aprobar los cambios en este programa.
6. RESPONSABLE
7. DESARROLLO
Precios
Acuerdos de pago
Calidad del Producto
Fechas de Entrega: cumplimiento en entregas
Servicio
Calidad del producto: si el producto obtuvo del 90-100% de calidad en las pruebas de
laboratorio, máximo puntaje (40 puntos), si el producto obtuvo de 80 a 89% en la calidad
según laboratorio (30 puntos) y si alcanzó del 70 al 79% de calidad (20 puntos).
Precio: Si el producto tiene un precio competitivo + crédito de 30 a 60 días (25 puntos), si el precio
es competitivo + contado con descuento de 5-10% (15 puntos) y si el precio neto + crédito
menor a 8 días (5 puntos).
Los criterios especificados, no encasillan que un proveedor pueda ser calificado con un puntaje
diferentes a los estipulados puntualmente, pues existen situaciones que no se contemplan en estos
criterios.
Para las materias primas que se realizan análisis de laboratorio y no cumplen con los parámetros
establecidos se sancionaran restando 10 puntos. De acuerdo al criterio de control de calidad se
acepta o se rechaza.
b) El jefe de producción debe realizar la evaluación en los ítems Calidad y Cumplimiento, de acuerdo
a los criterios consignados en el formato Evaluación de Proveedores de suministros y repuestos.
d) Entregar al Director de Compras para que el realice la evaluación de los ítems Precio y
Condiciones de Pago, verificando que el responsable de la evaluación inicial halla firmado.
e) Una vez realizada la evaluación, el Director de Compras debe firmar y las evaluaciones.
Se aceptan los que obtengan un puntaje superior o igual a 70 puntos. Aquel o aquellos proveedores
que obtengan puntajes menores a 70 puntos, el jefe de compras, debe analizar que decisión toma si
seguir la relación comercial condicionalmente o finalizar la misma.
7.1.5 Actualizaciones
a) Solicitar periódicamente al proveedor los listados de precios y condiciones de negocios, así como
el envío de especificaciones técnicas vigentes cada vez que actualice sus productos.
b) Utilizar la información suministrada por los proveedores para el seguimiento y futura evaluación de
los mismos.
• Proveedor de laboratorio
• Proveedor de suministros para implementación de buenas practicas de manufactura
• Proveedor de repuestos para equipos del proceso de tratamiento y producción
• Proveedor de repuestos de vehículos
• Proveedor de papelería y artículos de oficina
b) Recibir una oferta sobre materia prima, suministro o repuesto con condiciones satisfactorias para
la empresa.
c) Recibir notificación de los proveedores interesados por medio de visita o vía fax, correo electrónico
y/o telefónicamente.
Si es materia prima:
e) Una vez se acepte el producto ya sea materia prima o suministros, se debe solicitar la siguiente
información:
g) Analizar y verificar la información suministrada por cada proveedor y los respectivos anexos.
Los jefes de producción y control de calidad deben diligenciar el formato de solicitud de compra de
materiales, suministros o repuestos, y entregar con la respectiva firma al departamento de compras.
Las compras deben estar justificadas y deben estar dentro del presupuesto para el periodo solicitado.
a) Determinar cuales artículos de las solicitudes de compras realizadas por los jefes de control de
calidad y de producción, se necesitan cotizar.
c) Solicitar mínimo dos cotizaciones de los posibles proveedores, diligenciando el formato Cotización
de Compras.
d) Enviar por fax o correo electrónico las solicitudes de cotización a los respectivos proveedores,
dentro de las 24 horas posteriores a la solicitud de compra.
a) Todo material, insumo o suministro necesario en la fabricación de los productos debe poseer
fichas técnicas donde se especifican las características de los mismos.
Elaborado: Revisado: Aprobado: Página de
Jefe de control de Jefe de control de Auditor externo
calidad calidad especialista en BPM
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CONTROL DE PROVEEDORES Versión
30/09/2010
EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Actualización
b) Solicitar fichas técnicas a materiales, suministros o insumos cuando se deba tomar la decisión de
rotarlos, adquirirlos por primera vez, o cuando no se tenga información acerca de las
especificaciones técnicas de los mismos.
a) Solicitar en la cotización de los productos los certificados de calidad que se tengan y los
documentos que los respalden.
b) Cuando la empresa este acreditada dentro un sistema de calidad nacional o internacional, se le
solicita la copia del certificado del sistema de calidad.
c) En el caso de las materias primas registradas ante el INVIMA, se debe solicitar copia del registro
sanitario, y verificar en la página Web del INVIMA la vigencia del mismo.
La cotización debe aclarar el tiempo de entrega de los productos y si asumen o no, el costo de
entrega en bodega.
Los materiales, insumos o repuestos se deben transportar con las precauciones y seguridad
necesarios, en caso de ser productos químicos se deben utilizar transportes especiales con sus
respectivas hojas de seguridad.
Los suministros para la producción que vayan a estar en contacto directo con los alimentos se deben
embalar en cajas de cartón con letreros alusivos al tipo de producto, protegido en el exterior con
polietileno u otro material impermeable.
a) Una vez se haya llegado a un acuerdo con el proveedor en los anteriores puntos, se diligencia el
formato de orden de compra y se envía al proveedor vía fax o correo electrónico.
b) Está solicitud se hace por correo electrónico, y una vez se envía el correo se confirma vía
telefónica.
c) La solicitud de cambio del rotulado del empaque o especificaciones técnicas del material, se debe
hacer previo estudio y con una antelación de tres meses a la fecha requerida en la empresa.
8. REGISTROS
9. VERIFICACIÓN
De acuerdo a la tendencia del comportamiento del proveedor y calidad de los productos se deben
realizar los seguimientos.
c) Hacer una prueba mensual para verificar calidad de materias primas, suministros e insumos, y
evaluar aquellos que se adquieran por primera vez.