Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
Sistem fail yang kemas dan teratur perlu diwujudkan bagi merekod dan menyimpan
segala maklumat SPBT dengan tepat dan terkini. Sistem fail yang kemas dan teratur
memudahkan pihak-pihak yang terlibat dengan SPBT membuat rujukan dan semakan
pada bila-bila masa yang diperlukan.
Fail Pertama - Fail senarai murid yang layak dan tidak layak mendapat
bantuan (Borang SPBT 1 dan Senarai Daftar Kelayakan
difailkan secara berasingan.)
Fail Kedua - Fail Borang Keperluan Buku Teks (BTBT 190/BTBT170) dan
Senarai Bekalan Buku Teks Sekolah (BTBTR 460 /
BTBTB460). Dokumen yang berkaitan dengan pengagihan dan
permohonan / pemesanan tambahan difailkan dalam fail ini.
Fail Ketiga - Fail salinan Sijil Akuan Penerimaan / Invois dan Nota
Serahan.
Fail Kelima - Fail surat-menyurat dengan BBT / JPN /PPB / PPD / JAIN
berkaitan dengan SPBT.
Fail Keenam - Fail Rekod Pinjaman Buku Teks (Borang SPBT G).
Fail Kesembilan - Fail Teguran / Aduan / Laporan Penyeliaan BBT / JPN / PPB
/ PPD / JAIN / Nazir / Audit / Ibu bapa.
Semua fail yang tersebut di atas hendaklah dilabelkan, dimnitkan dan dinomborkan
mengikut system fail sekolah. Semua fail ini disimpan di dalam pejabat untuk
memudahkan pihak yang berkenaan membuat rujukan dan semakan.
Pihak sekolah juga mewujudkan fail-fail tambahan mengikut keperluan. Antara fail yang
diwujudkan adalah:
Fail minit mesyuarat SPBT (agenda mesyuarat dan minit mesyuarat)
Fail Kelab SPBT (Senarai AJK, aktiviti kelab dan takwim)
1
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Fail Stor SPBT Daerah ( surat menyurat, pengambilan dan penghantaran buku teks
SPBT)
Fail Rayuan
Fail Memorandum Persefahaman Murid.
Bilik operasi SPBT bertempat di blok SHOSA. Bilik operasi SPBT sekolah diwujudkan
dengan konsep bilik ini hanya digunakan sebagai tempat untuk menguruskan SPBT
sekolah. Perkara-perkara yang dipertimbangkan dalam pengurusan Bilik Operasi SPBT
Sekolah ialah:
(i) Pelan Bilik Operasi SPBT Sekolah disediakan bagi menjalankan urusan yang
berkaitan dengan SPBT.
2
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
(iii) Bilik Operasi SPBT sekolah sentiasa dikunci dan kunci berada dengan guru
SPBT sesi pagi dan sesi petang. Bilik Operasi SPBT Sekolah berada di tempat
yang bebas daripada kawasan banjir. Bilik Operasi SPBT Sekolah sentiasa
kering dan bersih bagi mengelakkan serangan serangga.
(iv) Buku teks SPBT disusun dengan kemas dan teratur serta dilabelkan dengan
butir-butir berikut:
(a) Judul buku
(b) Tingkatan
(c) Jumlah buku
(d) Bilangan buku dikeluarkan
(e) Baki dalam simpanan.
(v) Buku-buku lain, CD daripada SPBT dan buku teks SPBT diletak secara
berasingan dan dilabelkan.
(vi) Semua buku teks SPBT dicap dengan cap SPBT mengikut format dan cara
yang ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran.
(vii) Pengetua atau Guru Penolong Kanan HEM atau Guru Penyelia Petang akan
menjalankan pemeriksaan fizikal terhadap stok buku teks dari semasa ke
semasa terutama pada akhir tahun setelah buku-buku telah dikutip daripada
murid, dan pada awal tahun setelah buku-buku teks diedarkan kepada murid.
Semua pemeriksaan fizikal yang dijalankan akan ditandatangani dan
dicatatkan tarikh pemeriksaannya.
(viii) Pengetua atau Guru Penolong Kanan HEM atau Guru Penyelia Petang juga
menjalankan pemeriksaan terhadap Bilik Operasi SPBT sekolah dari semasa
ke semasa.
(ix) Buku teks yang hendak dilupuskan akan diasingkan daripada buku teks yang
masih boleh digunakan. Untuk memudahkan pengiraan dalam proses
pelupusan, pihak sekolah akan mengikut buku teks dalam bilangan 10 – 20
naskah bagi setiap judul dan dilabelkan dengan judul buku, bilangan naskah
dan tandatangan guru yang membuat pengiraan. Bilangan naskah buku teks
yang hendak dilupuskan mestilah sama dengan rekod “bilangan buku rosak”
dalam ruangan catatan buku stok SPBT.
(x) Peraturan-peraturan dalam bilik operasi hendaklah dipaparkan di tempat yang
yang jelas. Antara peraturan-peraturan di dalam bilik operasi ialah:
1. Pelajar-pelajar tidak dibenarkan masuk tanpa kebenaran guru.
2. Pelajar tidak dibenarkan bermain-main dan membuat bising di dalam bilik
operasi.
3. Beg dan air minuman hendaklah diletakkan di luar bilik.
4. Pelajar tidak dibenarkan makan dalam bilik.
3
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Proses mengemas kini maklumat di dalam buku stok SPBT mengambil kira perkara
berikut:
(i) Semua maklumat buku teks direkodkan dengan lengkap dan betul sesudah
pemeriksaan fizikal dibuat.
(ii) Sekiranya buku teks SPBT dikeluarkan dari ataupun dimasukkan ke dalam
bilik operasi SPBT, segala perubahan maklumat perlu direkodkan dengan
tepat dalam buku stok dengan serta merta.
(iii) Baki buku teks SPBT yang tercatat dalam stok mestilah sama bilangannya
dengan jumlah yang ada di dalam bilik operasi SPBT manakala bilangan buku
yang rosak dicatatkan dalam ruangan catatan.
(iv) Buku stok disimpan bersama guru SPBT supaya mudah dirujuk pada bila-bila
masa.
(v) Buku stok dikemas kini oleh guru SPBT dan diperiksa dari semasa ke semasa
oleh guru penolong kanan HEM.
(vi) Buku stok (BT dan BLA) disediakan mengikut tingkatan. Buku stok khas
disediakan untuk merekod penerimaan BPG.
(vii) Maklumat tentang keluar / masuk buku teks SPBT hendaklah direkodkan
mengikut kelas.
(viii) Buku stok hendaklah ditutup selewat-selewatnya pada 31 Disember setiap
tahun.
4
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
5
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
AJK PIBG atau Guru Kelas dengan merujuk kepada Penyata Gaji / Borang
Pengakuan Pendapatan (Borang BPP-1).
4. Guru kelas menyerahkan borang yang telah lengkap diisi kepada Guru SPBT untuk
dipertimbangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kelayakan SPBT Murid.
5. Anak / tanggungan ibu bapa / penjaga daripada kalangan Pegawai Perkhidmatan
Pendidikan adalah layak menerima bantuan SPBT tanpa mengira jumlah pendapatan.
6. Kelulusan permohonan pada borang SPBT 1 hendaklah ditandatangani oelh
pengetua / guru besar dan pengerusi atau AJK PIBG.
7. Guru kelas menyediakan senarai kelayakan murid, setelah keputusan kelayakan
SPBT diputuskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kelayakan SPBT Murid.
8. Pihak sekolah melalui guru kelas hendaklah memaklumkan secara bertulis kepada
ibu bapa / penjaga berkenaan keputusan permohonan SPBT yang dibuat.
9. Pihak sekolah boleh membatalkan kelayakan permohonan SPBT sekiranya didapati
maklumat yang diberikan oleh ibu bapa / penjaga semasa memohon adalah maklumat
palsu.
6
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Mencetak borang-borang
Guru SPBT
Memberi taklimat dan mengedar borang kepada guru PK HEM / Guru SPBT
kelas
Tidak
LENGKAP? Guru Kelas
Ya
TAMAT 7
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
8
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
9
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Borang Pengakuan Pendapatan bagi ibu bapa / penjaga yang tiada penyata gaji (BPP-1)
10
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
11
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Disediakan oleh,
................................
( )
Guru Kelas
Tarikh:
12
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
13
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Tindakan
MULA
Mengenalpasti mata pelajaran baru / elektif dan jumlah PK HEM dan Guru
murid layak SPBT
Nama : ____________________________
Tandatangan : ____________________________
Tarikh : ____________________________
Nama : ___________________________
Tandatangan : ___________________________
Tarikh : ___________________________
15
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
16
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
17
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Nama Pengetua:…………...
Nota: Diberi secara anggaran jika belum dapat maklumat yang sebenar. Bagi tingkatan lain,
bilangan murid pada tahun 2000 boleh diperolehi daripada bilangan pelajar dalam tingkatan
setingkat rendah pada tahun 1999. Misalnya, jika bilangan pelajar beragama Islam di Tingkatan 2
pada tahun 1999 berjumlah 80, maka bilangan pelajar beragama Islam di Tingkatan 3 pada tahun
2000 ialah 80.
18
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
19
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
20
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
21
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Tindakan
MULA
Pengetua / PK HEM /
Menerima bekalan buku teks SPBT Guru SPBT
Hubungi
penerbit / Tidak
pembekal SEMAK
Ya
Pengetua / PK HEM /
Menandatangani SAP/invois Guru SPBT
Tidak
SELESAI
TERIMA?
Ya
TAMAT 22
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Borang BTBT460
23
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Laporan Penerimaan Bekalan Buku Teks / Salinan Invois / Nota Serahan. (dihantar ke
Jabatan Pendidikan Negeri sebaik sahaja setiap bekalan buku teks diterima)
24
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
25
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Borang LPBT1
Perhatian : Sila tandakan ( ) pada yang berkenaan dan lengkapkan maklumat yang
diperlukan dalam jadual di bawah:
a) Bekalan semua judul buku teks seperti tercatat dalam BTBTR 460 belum diterima
b)Bekalan beberapa judul buku teks telah diterima kecuali judul-judul tertentu
26
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
(iii) Nombor perolehan dan tarikh penerimaan buku teks perlu dicatatkan pada cap
berkenaan dalam setiap buku.
27
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
28
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
28 / 200 / 1997
(iv) Setiap buku teks SPBT (termasuk BLA dan BPG) yang diterima hendaklah
dicap di bahagian dalam kulit depan atau kulit belakang serta di mana-mana
muka surat kosong.
Pelajar yang layak menerima pinjaman buku teks mesti menerima buku pada minggu
pertama persekolahan.
Bagi kelas-kelas yang akan menduduki peperiksaan awam iaitu PMR dan SPM pada
tahun berikutnya, pihak sekolah boleh mengagihkan buku teks SPBT kepada murid
yang layak sebelum sesi persekolahan bermula; iaitu ketika pelajar ini masih berada
di Tingkatan 2 dan Tingkatan 4 pada tahun semasa dan bakal menduduki peperiksaan
awam tahun berikutnya.
29
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
30
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Tindakan
MULA
Memohon
buku teks Tidak
CUKUP?
dari stor
SPBT daerah
Ya
TAMAT 31
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
32
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Masa Kelas
7.30 pagi 2A1, 1A1
7.40 pagi 2A2, 1A2
7.50 pagi 2A3, 1A3
8.00 pagi 2A4, 1A4
8.10 pagi 2A5, 1A5
8.20 pagi 2A6, 1A6
8.30 pagi 2A7, 1A7
8.40 pagi 2A8, 1A8
8.50 pagi 2A9, 1A9
9.00 pagi P1, 1A10
9.10 pagi P2, P3, P4
Masa Kelas
7.30 pagi 3A1, 5S1
7.40 pagi 3A2, 5S2
7.50 pagi 3A3, 5S3
8.00 pagi 3A4, 5A1
8.10 pagi 3A5, 5A2
8.20 pagi 3A6, 5A3
8.30 pagi 3A7, 5A4
8.40 pagi 3A8, 5A5
Masa Kelas
7.00 pagi 4S1, 4S2
7.10 pagi 4A1, 4A2
7.20 pagi 4A3, 4A4
7.30 pagi 4A5
33
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
34
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
TAHUN : _______________
TINGKATAN : __________________
...................................... ..............................................
( ) ( )
35
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Borang G
36
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
37
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Guru SPBT mengedarkan fail SPBT kelas yang mengandungi bahan-bahan taklimat
kepada guru-guru kelas.
PK HEM / guru SPBT melaksanakan taklimat kepada guru-guru kelas.
38
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Menyerahkan fail SPBT kelas kepada guru SPBT setelah dilengkapkan segala
maklumat sebelum atau pada tarikh yang ditetapkan.
39
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Tindakan
MULA
TAMAT
40
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Tuan/Puan,
Dengan segala hormat dan sukacitannya dimaklumkan bahawa, pihak sekolah akan mula
Mengumpulkan semua buku teks SPBT seperti ketetapan berikut:
.........................................
(Tandatangan Pengetua)
41
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Tingkatan : ....................................................
Tarikh : ....................................................
............................................ .....................................
( Guru Kelas ) ( Guru SPBT )
42
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
………………………………….
Tuan/Puan,
..................................
(Pengetua) * Potong yang tidak berkenaan
43
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
44
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Pihak sekolah adalah disarankan untuk menggunakan kaedah dalam kategori pertama
bagi melaksanakan proses pelupusan buku teks SPBT. Sehubungan itu, tatacara
pelupusan bagi kategori ini adalah seperti berikut:
(i) Bagi melupuskan buku-buku dalam kategori ini Borang Kew. 300v hendaklah
disediakan oleh pihak sekolah dalam 7 salinan untuk diedarkan seperti berikut:
Salinan pertama (asal) hingga keenam diserahkan kepada JPN
Salinan ketujuh hendaklah disimpan oleh pihak sekolah.
(ii) Setelah memberi kelulusan, Jabatan Pelajaran Negeri akan mengembalikan
salinan pertama hingga kelima borang tersebut kepada pihak sekolah.
(iii) Setelah menerima kelulusan, pihak sekolah hendaklah menyediakan 5 salinan
Sijil Pelupusan Barang-Barang (Kew. 300-X).
(iv) Borang Lampiran E (5 salinan) perlu dilengkapkan berserta cap pengesahan
pengambilan buku teks SPBT oleh kontraktor.
(v) Sijil Saksi (5 salinan) hendaklah dikeluarkan oleh kontraktor dan disahkan
oleh pihak sekolah.
(vi) Pihak sekolah hendaklah menyimpan salinan kelima Borang Kew.300v dan
salinan kelima Borang Kew.300-X. Manakala 4 salinan Borang Kew.300v dan
Kew. 300-X hendaklah dihantar kepada Jabatan Pelajaran Negeri.
(vii) Pembahagian Borang Kew. 300v dan Borang Kew.300-X oleh Jabatan
Pelajaran Negeri hendaklah seperti berikut:
Salinan Pertama (asal) – Kepada Perbendaharaan
Salinan Kedua - Kepada Ketua Audit Negara
Salinan Ketiga – Kepada Ketua Pengarah Arkib
Salinan Keempat – Disimpan oleh Jabatan Pelajaran Negari
45
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Tindakan
MULA
Ya
Pengetua / PK
Mengawasi proses pengambilan buku teks SPBT oleh HEM / Guru
kontraktor SPBT
TAMAT 46
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
47
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
48
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
49
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
50
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Tindakan yang perlu diambil oleh pengetua setelah kehilangan berlaku / dikenalpasti:
(i) Melaporkan kehilangan buku teks SPBT kepada Polis.
(ii) Menyediakan laporan awal dengan menggunakan format Lampiran J Arahan
Perbendaharaan (AP316).
(iii) Mengaturkan siasatan dengan melantik pegawai atau pegawai-pegawai
penyiasat dengan menggunakan Lampiran I kepada Pekeliling
Perbendaharaan Bil.3/1990.
(iv) Pegawai atau Pegawai-pegawai Penyiasat hendaklah melaksanakan tugas-
tugas menyiasat seperti berikut:
Memeriksa sendiri tempat kejadian.
Memeriksa rekod-rekod
Meninjau peraturan kewangan dan peraturan Perbendaharaan
Meninjau dan mengenalpasti kelemahan dan kekurangan yang wujud.
Membuat laporan bertulis kepada Ketua Jabatan
Mengambil langkah khas/ keselamatan bagi mengelak kehilangan/
kecurian berulang/ berlaku.
(v) Pegawai Penyiasat menyediakan laporan akhir dengan menggunakan format
Lampiran K [Arahan Perbendaharaan AP317(b)].
(vi) Pegawai Penyiasat mengemukakan Laporan Akhir (Lampiran K) kepada
Pengetua.
(vii) Pengetua mengkaji Laporan Akhir, membuat syor dan ulasan serta
mengemukakan Laporan Akhir kepada JPN.
Bagi Kes-kes yang tidak melibatkan kecuaian mana-mana pihak, agensi kerajaan
(JPN) boleh meluluskannya dengan syarat nilai perolehan asal tidak melebihi
RM50,000.00 atau RM500,000.00nilai agregatnya. Jika melebihi nilai tersebut,
laporan hendaklah dikemukakan kepada Kementerian Kewangan untuk kelulusan.
51
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
Carta Aliran Proses Kehilangan Dan Hapus Kira Buku Teks SPBT
Tindakan
MULA
Pegawai Penyiasat
Mengemukakan laporan akhir (Lampiran K)
Tidak
LULUS? JPN
Ya
52
TAMAT
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
53
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
54
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart
55